CN1920861A - 电子签核系统及方法 - Google Patents

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刘夺
谢冠宏
连文钏
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Abstract

一种电子签核系统及方法，其中，该方法包括如下步骤：提供多个签核选项，每一签核选项对应一签核规则；设定签核流程、签核人及签核完后的待通知人；同时发送文件至所有签核人；接受每一签核人对签核选项的设定；获取所有签核人的签核选项，并分析该签核选项及签核规则，生成一分析结果，该分析结果包括签核人可进行签核、签核人无需进行签核、若可进行签核则确定的下一签核人；根据该分析结果判断当前签核人是否可以进行签核；及如果可进行签核，则进行签核，并根据该分析结果发送签核信息至下一签核人。本发明可节省签核时间，增强签核过程的弹性。

Description

电子签核系统及方法
【技术领域】
本发明涉及一种企业电子化知识管理平台，尤其涉及一种电子签核系统及方法。
【背景技术】
随着网络时代的来临，为了追随环境变迁的脚步，企业电子化的需求也就越来越迫切，为了提高企业经营的效率，节省企业经营的成本，建立企业内部完整的电子化知识管理平台，似乎已是当前企业迈向下一网络知识经济时代的必由之路。
在企业内部的日常作业当中，签核一直是件非常重要的工作，举凡企业内部大大小小的事情，几乎都与签核相关，也正因为如此，签核任务的生成、签核任务的发送以及签核任务的回复……都必须涵盖到企业所有的层面。长久以来签核大都以人工的方式处理，而签核的逐级层转的时效性一直是行政效率不高的瓶颈，成为企业改善内部管理所面临的难题。
传统的公文签核方式需要很多人力，而电子化的作业可减少人力并降低流程所需时间，因此出现了一些电子化签核方法。然，这些电子签核方法采用设定签核流程后，依据签核流程顺序流动，当第一层级签核人签核完毕的后再发送给第二层级签核人进行签核，第二层级签核人签核完毕后再发送给第三层级签核人进行签核等等，每一签核人在接收到文件后再进行浏览，这样浪费大量时间，使得签核时间过长；此外，在签核过程中，签核人员无法进行沟通，致使签核没有弹性。
故，需要提供一种电子签核系统及方法，其可以同时分发签核文件至所有签核人，且有多项签核选项供签核人进行选择，以便进行沟通，所有签核人签核完毕后自动发送文件至待通知人，从而节省签核时间，增强签核过程的弹性，并减少手工操作。
【发明内容】
本发明提供一电子签核系统，该系统通过一网络与多个电子装置相连，签核人通过该电子装置登录该电子签核系统对文件进行签核。该系统包括一服务器及一数据库。该数据库存储多个签核选项，每一签核选项对应一签核规则。该服务器包括：一签核任务设定模块，用于设定签核流程、每一层级签核人及签核完后的待通知人；一发送模块，用于同时分发文件至所有签核人，并发送签核信息至下一签核人；一签核选项设定模块，用于接受所述每一签核人对签核选项的设定；一签核选项分析模块，用于获取每一签核人的签核选项，对该签核选项及签核规则进行分析，并生成一分析结果，该分析结果包括签核人进行签核、签核人无需进行签核、若签核人进行签核则确定的下一签核人；一签核执行模块，用于执行文件签核作业；及一签核判断模块，用于根据签核选项分析结果判断当前签核人是否可以进行文件签核，并判断签核人是否为最后一签核人，如果该签核人为最后一签核人，则发送模块自动分发文件至所有待通知人。
本发明还提供一电子签核方法，该方法包括如下步骤：(a)设定签核流程、每一层级的签核人及签核完成后的待通知人；(b)同时发送文件至所有签核人；(c)接受每一签核人对签核选项的设定；(d)获取所有签核人的签核选项，并分析该签核选项及签核规则，生成一分析结果，该分析结果包括签核人进行签核、签核人无需进行签核、若签核人进行签核则确定的下一签核人；(e)根据该签核选项分析结果判断当前签核人是否可以进行签核；(f)如果该签核人可以进行签核，则进行签核，签核完后并根据该签核选项分析结果发送签核信息至下一签核人；及(g)当最后一签核人签核完毕，则自动发送签核文件至所有待通知人。
利用本发明可实现同时分发签核文件至所有签核人，且有多个签核选项供签核人进行选择，以便进行沟通，所有签核人签核完毕后自动发送文件至待通知人，从而节省签核时间，增强签核过程的弹性，并减少手工操作。
【附图说明】
图1是电子签核系统应用环境的结构示意图。
图2是电子签核系统的硬件架构图。
图3是电子签核方法的作业流程图。
【具体实施方式】
请参阅图1所示，是电子签核系统1应用环境的结构示意图。该电子签核系统1通过一网络2与多个电子装置3连接，使得位于电子装置3的申请签核人员或签核人员通过该网络2登录该电子签核系统1，申请文件签核作业或对已提出的文件进行签核，并发送签核完成的文件至待通知人的电子装置3。其中，该网络2可为一有线网络或一无线网络，在本实施例中，其为一种有线网络，可为企业内部网(Intranet)、互联网(Internet)或其它类型网络。该电子装置3可为个人计算机(PC)、笔记本电脑(NB)、电子书、手机、个人数字助理等。
请参阅图2所示，是电子签核系统1的硬件架构图。该系统包括一服务器10及一数据库11。该服务器10通过一连接12与该数据库11连接。其中，该连接12是一种数据库连接，如开放式数据库连接(Open DatabaseConnectivity，ODBC)，或者Java数据库连接(Java Database Connectivity，JDBC)等。该数据库11用于存储签核申请及设定流程规则、签核人的多个签核选项，其中，一签核流程包括多个签核层级，每一签核选项对应一签核规则。该签核选项包括要求会签、授权签核、等待上一层级签核、直接评述、不发表意见、直接签核(Yes/No)、增加签核人、减少签核人等。该要求会签对应的签核规则为要求所有人共同进行签核；授权签核对应的签核规则为授权给另一人进行签核，签核完毕后将其签核信息传送至下一签核人；直接评述对应的签核规则为不等待其前的签核信息直接评述，签核完毕的后发送给下一签核人；不发表意见对应的签核规则为上一签核人将签核完毕的文件直接发送至其下一签核人；直接签核对应的签核规则为不等待其前的签核信息，直接进行签核，并将签核文件发送至下一签核人；增加签核人对应的签核规则为在该层级增加签核人，其签核完毕之后再进行签核；减少签核人对应的签核规则为在减少其前的签核人。
该服务器10包括一签核任务设定模块100、一发送模块101、一签核选项设定模块102、一签核选项分析模块103、一签核执行模块104及一签核判断模块105。其中，该签核任务设定模块100用于设定签核流程、每一层级的签核人及签核完后的待通知人。该发送模块101用于同时分发文件至所有签核人，并发送签核信息至下一签核人。该签核选项设定模块102用于随时接受每一签核人对签核选项的设定。该签核选项分析模块103用于获取每个层级的签核人的签核选项，对签核人的签核选项进行分析，并生成一签核选项分析结果，该分析结果包括签核人进行签核、签核人无需进行签核、若签核人进行签核则确定的下一签核人，该签核人可为一个或多个，其中，当分析一签核人直接签核，则其前所有层级签核人无需签核。该签核执行模块104用于执行文件签核作业。该签核判断模块105用于根据签核选项分析结果判断当前签核人是否可以进行签核，并判断签核人是否为最后一签核人，如果该签核人为最后一签核人，则发送模块101自动分发文件至所有待通知人。
请参阅图3所示，是电子签核方法的作业流程图。首先，申请人通过一电子装置3申请签核文件(步骤S300)，签核任务设定模块100根据该申请签核文件，设定签核流程、每一层级的签核人及签核完成后的待通知人(步骤S301)。接着，发送模块101同时发送该文件至所有签核人(步骤S302)，签核人接收该文件(步骤S303)。签核选项设定模块102随时接受每一签核人对签核选项的设定(步骤S304)，签核选项分析模块104获取所有签核人的签核选项，分析所有签核选项及其对应的签核规则，并生成一签核选项分析结果，其中，该分析结果包括签核人进行签核、签核人无需进行签核、若签核人进行签核则确定的下一签核人，该签核人可为一个或多个(步骤S305)。签核判断模块105根据该签核选项分析结果判断当前签核人是否可以进行签核(步骤S306)，如果当前签核人无需进行签核，则进入下一签核(步骤S307)；如果当前签核人可以进行签核，则通过签核执行模块104进行签核(步骤S308)。签核判断模块105判断该签核人是否为最后一签核人(步骤S309)，如果该签核人非最后一签核人，则发送模块101根据签核选项分析结果发送签核信息至下一签核人(步骤S310)，接着执行步骤S307；如果该签核人是最后一签核人，则发送模块101发送签核文件至所有待通知人(步骤S311)。

Claims (10)

1.一种电子签核系统，其通过一网络与多个电子装置相连，签核人通过该电子装置登录该电子签核系统对文件进行签核，该系统包括一服务器及一数据库，其特征在于：
该数据库存储多个签核选项，每一签核选项对应一签核规则；
该服务器包括：
一签核任务设定模块，用于设定签核流程、每一层级的签核人及签核完后的待通知人；
一发送模块，用于同时分发文件至所有签核人；
一签核选项设定模块，用于接受所述每一签核人对签核选项的设定；
一签核选项分析模块，用于获取每一签核人的签核选项，对该签核选项及签核规则进行分析，并生成一分析结果；
一签核判断模块，用于根据签核选项分析结果判断当前签核人是否可以进行文件签核；及
一签核执行模块，用于执行文件签核作业；
其中，发送模块可根据签核选项分析结果发送签核信息至下一签核人。
2.如权利要求1所述的电子签核系统，其特征在于，所述网络可为有线网络或无线网络。
3.如权利要求1所述的电子签核系统，其特征在于，所述签核选项包括要求会签、授权签核、等待上一签核、直接评述、不发表意见、直接签核、增加签核人、减少签核人。
4.如权利要求1所述的电子签核系统，其特征在于，所述分析结果包括签核人进行签核、签核人无需进行签核、若签核人进行签核则确定的下一签核人。
5.如权利要求1所述的电子签核系统，其特征在于，所述签核判断模块还可用于判断签核人是否为最后一签核人，如果该签核人为最后一签核人，则发送模块自动分发文件至所有待通知人。
6.一种电子签核方法，其应用于一电子签核系统，该系统通过一网络与多个电子装置相连，签核人通过该电子装置登录该电子签核系统对文件进行签核，其特征在于，该方法包括如下步骤：
提供多个签核选项，每一签核选项对应一签核规则；
设定签核流程、每一层级的签核人及签核完成后的待通知人；
同时发送文件至所有签核人；
接受每一签核人对签核选项的设定；
获取所有签核人的签核选项，并分析该签核选项及签核规则，生成一分析结果；
根据该签核选项分析结果判断当前签核人是否可以进行签核；及
如果该签核人可以进行签核，则进行签核，签核完后并根据上述签核选项分析结果发送签核信息至下一签核人。
7.如权利要求6所述的电子签核方法，其特征在于，所述网络可为有线网络或无线网络。
8.如权利要求6所述的电子签核方法，其特征在于，所述签核选项包括要求会签、授权签核、等待上一签核、直接评述、不发表意见、直接签核、增加签核人、减少签核人。
9.如权利要求6所述的电子签核方法，其特征在于，所述分析结果包括签核人进行签核、签核人无需进行签核、若签核人进行签核则确定的下一签核人。
10.如权利要求6所述的电子签核方法，其特征在于，还包括步骤：判断签核人是否为最后一签核人，如果该签核人为最后一签核人，则发送签核文件至所有待通知人。
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