CN1525364A - 档案管理方法以及系统 - Google Patents

Abstract

一种档案管理方法以及系统，令一电子表单生成模块依据使用者借助一网络终端装置通过一网络通讯系统所输入的身分识别数据及检索条件自一储存有档案管理相关数据的数据库中检索出允符该数据及条件的电子表单供使用者通过该网络终端装置进行档案内容的设定；其次，令一档案管理模块依据使用者通过该网络终端装置所输入的档案内容及档案储存模式设定进行档案的建置；以及最后，令一数据传签模块依据使用者所输入的电子表单内容进行档案的发行及传签的工作。通过该档案管理方法以及系统得提供使用者更有效率的档案管理。

Description

档案管理方法以及系统

技术领域

本发明涉及一种档案管理方法以及系统，更详而言之，涉及一种通过网络终端装置借助一网络通讯系统执行档案上传与传签的档案管理方法与系统。

背景技术

随着经济全球化时代的来临，现今的公司或企业为增加本身的竞争力，通常都会引进许多增加工作效率的管理方法，藉以提升公司员工的工作效率，不论是业务部门、研发部门、行销部门以及客服部门等，只要和公司企业营运有关的各个部门及其所属员工，其工作内容都必须要求符合效率，因为唯有每一个工作环节都符合效率，才有可能真正的提升整体的竞争力。

就以档案管理为例，无论是使用者执行简单的文书处理工作所完成的文件档案，如.DOC格式档案等，或是内容包含有图片、声音或影像的多媒体数据文件，如.WAV或.AVI等格式档案，亦或是通过网络终端装置所建立的电子表单，如X.400格式的档案等。该些档案无论是采用何种格式建立，最后都必须将其储存于一后端系统中，更进一步言，储存于该后端系统的数据库系统中，其目的在于通过集中储存档案于一以上的数据库系统中，以供数据管理者统一管理数据以提升数据利用的效率。

现有关于档案管理的技术，仅在于将档案分门别类的加以储存，此种方式固然得以增加档案数据检索时的速度，然于实际上，档案数据于使用者进行再检索浏览的过程中，因应不同的使用者应该会有不同的检索浏览权限，要言之，一般员工可能仅能够检索浏览与自己本身职权或工作内容相符的档案，相较之下，职务等级愈高的主管职人员，其得以进行检索浏览的档案范围就愈广泛，甚至得以针对档案的内容进行增删修改。

另一方面，关于档案储存的方式现有的档案储存是将档案的内容储存到数据库，并由使用者将该文件名称定义之后，以该文件名称加以分类管理，使用者与数据库系统均是以该文件名称为档案管理与检索的标的。前述现有的档案数据库建立的方式表面上观的虽得由使用者直接以文件名称来识别档案内容，然而由于文件名称通常有一定字数的限制，当相类似的档案内容数量到达某程度时，因文件名称通常较为抽象化，极易出现文件名称相同或相类似而无法借助文件名称进行档案数据管理或检索的工作。

再者，关于使用者将档案上传的过程，现有的档案管理方法以及系统仅是将数据通过网络通讯系统由使用者所在的前端终端装置传送至后端的数据库服务器系统，于数据上传的过程中并无进一步审查签核的工作流程，由于欠缺审查签核的流程，该上传的档案内容是否有所缺失或该档案的公开程度为何等，均无法于档案上传的过程中预先进行处理。

综上所述，如何能够提供使用者一具有档案内容设定、档案上传模式设定以及档案签核功能的档案管理方法以及系统，乃亟待解决的问题。

发明内容

为解决上述现有技术的缺点，本发明的主要目的在于提供一种档案管理方法以及系统，用以提供使用者借助网络终端装置通过网络通讯系统执行档案内容的设定。

本发明的另一目的在于提供一种档案管理方法以及系统，用以提供使用者借助网络终端装置通过网络通讯系统执行档案上传模式的设定。

本发明的又一目的在于提供一种档案管理方法以及系统，用以提供使用者借助网络终端装置通过网络通讯系统执行档案传送签核的流程。

为达成上述目的，本发明的档案管理系统包含有：一用以储存至少包含有使用者身分识别码及其对应的使用者权限数据、电子表单数据、文件档案内容数据、文件名称数据、签核负责人员数据的数据库；一用以依据使用者通过该网络终端装置所输入的使用者权限及检索条件自该数据库中检索出对应的电子表单数据，以生成电子表单画面于该网络终端装置的电子表单生成模块；一用以依据使用者所输入的档案储存模式进行包含文件名称、档案目录及档案存取路径建置的档案管理模块；一用以依据使用者通过该网络终端装置所输入的电子表单数据，自该数据库中检索出允符该电子表单数据内容的档案上传签核主管与单位数据，以据的进行该档案传签工作的数据传签模块。

通过该档案管理系统，进行该档案管理方法系：首先，令该电子表单生成模块依据使用者借助该网络终端装置通过该网络通讯系统所输入的身分识别数据及检索条件自该数据库中检索出允符该数据及条件的电子表单供使用者通过该网络终端装置进行档案内容的设定；其次，令该档案管理模块依据使用者通过该网络终端装置所输入的档案内容及档案储存模式设定进行档案的建置；以及最后，令该数据传签模块依据使用者所输入的电子表单内容进行档案的发行及传签的工作。

相较于现有的档案管理方法以及系统，本发明的档案管理方法以及系统得提供使用者借助网络终端装置通过网络通讯系统执行包含档案内容及档案储存模式的设定以及档案传送签核流程的执行。

附图说明

图1为一应用结构方块示意图，用以显示本发明的档案管理系统的应用结构；

图2为一系统结构方块示意图，用以显示本发明的档案管理系统的系统结构；

图3为一流程图，用以显示本发明的档案管理方法的流程；以及

图4(A)至4(J)为应用示意图，用以显示本发明的档案管理方法以及系统执行时的网页画面。

图中符号说明：

1    档案管理系统

2    网络通讯系统

200  网络服务器

210  数据库

220  电子表单生成模块

230  档案管理模块

240  数据传签模块

3    网络终端装置

4    网络终端装置

401  网页画面

402  网页画面

403  网页画面

404  网页画面

405  网页画面

406  网页画面

407  网页画面

408  网页画面

409  网页画面

410  网页画面

具体实施方式

请参阅图1，如图所示，于本实施例中，本发明的档案管理系统1系应用于一现有的主从结构网络通讯系统2中，又该档案管理档案管理系统1建构于该网络通讯系统2的一伺服端，用以提供具有网络连结功能的网络终端装置3及网络终端装置4的客户端使用者借助一浏览器应用程序通过该网络通讯系统2与建构于该伺服端的档案管理系统1相互连结以进行包括档案上传储存、文件名称及目录等数据管理及档案传签流程在内的数据传送接收工作。其中，该网络通讯系统2可为一因特网(Internet)、企业内部网(Intranet)或外联网(Extranet)；该网络终端装置3及网络终端装置4得为一个人计算机(PC)、笔记本型计算机(NB)或工作站(Workstation)；该浏览器应用程序则得为微软的网络探险家(Internet Explorer)或是网景的领航员(Netscape Navigator)等。前述的主从结构网络通讯系统2、该网络终端装置及该浏览器应用程序均为现有的软硬件构，故于此不另为文赘述。

请参阅图2，其中显示本发明的档案管理系统1的系统结构，如图所示，该档案管理系统1搭配至一网络服务器200，该网络服务器200系提供该档案管理系统1通过该网络通讯系统2与网络终端装置3及网络终端装置4相互连结并提供该网络终端装置3及网络终端装置4响应使用者的指令或其它需求以进行数据存取之用。于本实施例中，该网络终端装置3及网络终端装置4，利用各该网络终端装置上的网络浏览器应用程序，如前述的微软的IE或是网景的Navigator，通过网络通讯系统2经由该网络服务器200与该档案管理系统1相互连结，以进行档案管理相关的工作。而该档案管理系统包含有：一数据库210、一电子表单生成模块220、一档案管理模块230以及一数据传签模块240。

该数据库210提供该档案管理系统1用以储存使用者借助该网络终端装置通过该网络终端系统2所输入至少包含有使用者身分识别码及其对应的使用者权限数据、电子表单数据、文件档案内容数据、签核负责人员数据等。于本实施例中，为增加数据查询及检索的效率，该数据库210可为一关系型数据库。其中，该使用者身分识别码及其对应的使用者权限数据表至少包含有使用者姓名、使用者编号、使用者所属部门、使用者职称及对应该部门与职称的使用者权限等数据字段；该电子表单数据表至少包含有各该电子表单编号及各该电子表单格式的档案等数据字段；该文件档案内容数据表至少包含有使用者所输入的相关档案数据如档案编号、源文件名称、系统定义文件名称、档案存放网址、档案内容叙述、档案类型、档案日期、档案签核内容等数据字段；该签核负责人员数据表则至少包含有各该执行签核负责人员的姓名、职称、员工编号、部门名称及电子邮件地址等数据字段。通过此种关系型数据库的建立，当使用者输入上述数据的任一种时，该档案管理系统1即可快速的找寻到其对应的数据。但须特别说明的是，前述的各该数据字段及其所属的数据表仅为例举而已，于实际情况下，其内容应更为明确详细。此外，各该数据字段的内容亦有可能包含有其它的数据字段或是数据列表，但碍于篇幅所限及陈述上的简洁，故仅显示与本发明的档案管理方法以及系统1有关的部分数据。另一方面，该关系型数据库的系统结构亦有多种，得视使用者需要加以建构，故亦不另为文述。

该电子表单生成模块220是用以依据使用者通过该网络终端装置所输入的身分识别数据及电子表单检索数据，自该数据库210中检索出允符该身分识别数据及电子表单检索条件的电子表单数据，并据之生成电子表单画面于该网络终端装置的显示单元上，供使用者通过该网络终端装置的输入单元，如键盘或鼠标等，输入欲进行档案管理的档案相关内容。

该档案管理模块230用以依据使用者通过该网络终端装置所输入的档案储存模式，进行对应该档案储存模式的系统定义文件名称设定、档案目录的建置及档案存放路径的管理。于本实施例中，档案数据的储存模式有二，其一是以档案上传亦即将欲储存的档案自客户端的终端装置通过该网络通讯系统2传送至该伺服端的网络服务器200，通过该网络服务器200将数据传送至该数据库210中加以储存，使用者得通过文件名称或其它档案相关数据进行档案的检索；其二是由使用者通过客户端网络终端装置输入完整的档案存放网址，如URL地址等，再借助该网络通讯系统2将该网址传送至该伺服端的该网络服务器200，再通过该网络服务器200将该网址数据储存至该数据库210中，使用者得通过超级链接(Hyperlink)的功能，通过网络通讯系统2连结至该档案存放地址处进行档案开启或下载的工作。须特别说明的是，该档案管理模块230可提供使用者一通过该网络终端装置选择该不同档案储存模式的使用者接口，以利使用者一其实际需要进行储存模式的选择。此外，该档案管理模块230可提供使用者一最适化档案储存模式，亦即由该档案管理系统1依据如网络通讯系统或数据库伺服系统等的负载状况加以判断，何一档案储存模式效率最佳。

承前所述，使用者得选择以何种模式进行档案的上传，若选择以前者即档案上传的模式进行档案储存，则该档案管理模块230会依据如随机编码、日期字符串、时间字符串、会议识别码及该源文件名称等数据重新设定一系统定义文件名称，并以该系统定义文件名称上传档案，而源文件名称则作为显示用，该源文件名称与该系统定义文件名称的则储存于该数据库210中。若选择以后者即输入档案储存网址的模式进行档案储存，则该档案管理模块230会于始欲者上传该网址时进行验证，以确定该网址所连结的档案数据是否存在。若不存在则发送一信息告知上传档案的使用者。

该数据传签模块240是用以依据使用者通过该网络终端装置的输入单元所输入的电子表单传签内容，自该数据库210中检索出允符该电子表单传签内容的档案签核负责人员数据，以据之进行该电子表单的传签工作。于本实施例中，设该电子表单格式中包括由使用者填写的相关档案签核负责人员数据，则该数据传签模块240，会依据该使用者所输入的相关档案签核负责人员以及预设的传签顺序，自该数据库210中检索出该相关档案签核负责人员的传签相关数据，如电子邮件地址等，再依据该预设的传签顺序执行传签工作。须特别说明的是，该传签顺序可由使用者预先依据不同的使用者其职称、所属部门或档案内容描述的关键词句等建立相对应的不同档案传签流程，用以提供该数据传签模块240据的进行档案的传送签核工作。

请参阅图3，其中显示通过前述的档案管理系统1，于实施该档案管理方法的步骤，如下所述。

于步骤S301中，首先，令该电子表单生成模块220依据使用者借助该网络终端装置通过该网络通讯系统2所输入的身分识别数据及检索条件自该数据库210中检索出允符该数据及条件的电子表单供使用者通过该网络终端装置进行档案内容的设定。

请参阅图4(A)的使用者登入网页画面401，其中具有使用者名称及识别码输入字段令使用者输入姓名及对应的识别码；接着请参阅图4(B)的档案管理选项网页画面402，使用者通过该网络终端装置得选择所欲进行档案管理的功能选项。于确认并送出后，该电子表单生成模块220随即依据使用者所输入的身分识别数据及检索条件自该数据库210中检索出允符的电子表单网页画面数据，并通过该网络通讯系统2传送至该网络终端装置以供使用者输入档案相关设定内容。

请参阅图4(C)的工作计划状况定义电子表单网页画面403、图4(D)的工作计划类型定义电子表单网页画面404及图4(E)的工作计划发行设定电子表单网页画面405。使用者可通过该网络终端装置于前述所显示的各该网页画面下输入所欲设定的工作计划内容以建立一包含有工作计划相关内容的档案。接着进行步骤S302。

其次，于步骤S302中，令该档案管理模块230依据使用者通过该网络终端装置所输入的档案内容及档案储存模式设定进行档案的建置。承前所述，当使用者输入相关的工作计划内容后欲将该档案上传至该伺服端的数据库210中加以储存，其得进入一如图4(F)的档案管理画面406，使用者可进入该档案管理画面进行上传档案的选择及编辑，当使用者点选新增档案时，则会进入如图4(G)所示的新增档案网页画面407，使用者可选择以档案传送的方式或网址传送的方式进行档案上传，此外使用者还可选择是否要将该档案公开等功能。于使用者设定完成后，若其选择以前者即档案上传的模式进行档案储存，则该档案管理模块230会依据如随机编码、日期字符串、时间字符串、会议识别码及该源文件名称等数据重新设定一系统定义文件名称，并以该系统定义文件名称上传档案，而源文件名称则作为显示用，该源文件名称与该系统定义文件名称间的对应关系则储存于该数据库210中。若选择以后者即输入档案储存网址的模式进行档案储存，则该档案管理模块230会于始欲者上传该网址时进行验证，以确定该网址所连结的档案数据是否存在。若不存在则发送一信息告知上传档案的使用者。接着进行步骤S303。

最后，于步骤S303中，令该数据传签模块240依据使用者所输入的电子表单内容进行档案的发行及传签的工作。承前所述，当使用者完成包含档案上传的内容或方式设定后，可进入如图4(H)所示的档案发行设定网页画面408，其系依据使用者所设定的条件将允符该条件档案加以胪列，使用者可选择欲提出发行申请的档案，确定送出后，随即进入如图4(I)所示的档案发行申请网页画面409，使用者可进行欲发行的档案选择，并填写发行原因及签核负责人员等数据。于确认送出后，该数据传签模块240依据使用者所输入的电子表单内容进行档案的发行及传签，如第4(J)图所示的档案签核网页画面410，当签核负责人员接收到档案签核电子表单后，可于该网页画面410中进行签核意见及签核原因的输入。

以上所述仅为本发明的档案管理方法以及系统的较佳实施例，非用以限定本发明的实质技术内容的范围。本发明的档案管理方法以及系统其实质技术内容广义地定义于所附的权利要求书中，任何他人所完成的技术实体或方法，若与所附的权利要求书完全相同，或为等效的变更，均将被视为涵盖于此专利范围之中。

Claims (12)

1.一种档案管理方法，用以提供使用者借助一网络终端装置通过一网络通讯系统执行档案内容与档案储存模式的设定以及档案传送签核流程的处理，该档案管理数据储存于一数据库中，该档案管理方法包含：

令一电子表单生成模块依据使用者借助该网络终端装置通过该网络通讯系统所输入的身分识别数据及检索条件，自该数据库中检索出允符该数据及条件的电子表单，供使用者通过该网络终端装置进行档案内容的设定；

令一档案管理模块依据使用者通过该网络终端装置所输入的档案内容及档案储存模式设定进行档案的建置；以及

令一数据传签模块依据使用者所输入的电子表单内容进行档案的发行及传签的工作。

2.如权利要求1所述的方法，其特征在于，该档案储存模式可为通过该网络通讯系统传送档案数据至该数据库以及传送数据储存的网络地址至该数据库其中任一者。

3.如权利要求1所述的方法，其特征在于，该档案储存模式可为使用者设定模式以及最佳化设定模式其中任一者。

4.如权利要求1所述的方法，其特征在于，该档案管理模块于通过该网络通讯系统传送档案数据至该数据库时，会依据使用者所设定的源文件名称及特定的参数设定一系统定义文件名称。

5.如权利要求1所述的方法，其特征在于，该特定参数可为随机编码、日期字符串、时间字符串、文文件类型以及原始附文件名称其中任一者。

6.如权利要求1所述的方法，其特征在于，该传签内容可为签核意见、签核原因、档案信息以及签核状况其中任一者。

7.一种档案管理系统，用以提供使用者借助一网络终端装置通过一网络通讯系统执行档案内容与档案储存模式的设定以及档案传送签核流程的处理，该档案管理系统包含：

一数据库，其用以提供该档案管理系统储存档案管理数据；

一电子表单生成模块，其用以依据使用者通过该网络终端装置所输入的使用者权限及检索条件自该数据库中检索出对应的电子表单数据，以生成电子表单画面于该网络终端装置；

一档案管理模块，其用以依据使用者所输入的档案储存模式进行包含档案名称、档案目录及档案存取路径建置；以及

一数据传签模块，其用以依据使用者通过该网络终端装置所输入的电子表单数据，自该数据库中检索出允符该电子表单数据内容的档案上传签核主管与单位数据，以据之进行该档案传签工作。

8.如权利要求7所述的系统，其特征在于，该档案储存模式可为通过该网络通讯系统传送档案数据至该数据库以及传送数据储存的网络地址至该数据库其中任一者。

9.如权利要求7所述的系统，其特征在于，该档案储存模式可为使用者设定模式以及最佳化设定模式其中任一者。

10.如权利要求7所述的系统，其特征在于，该档案管理模块于通过该网络通讯系统传送档案数据至该数据库时，会依据使用者所设定的源文件名称及特定的参数设定一系统定义文件名称。

11.如权利要求7所述的系统，其特征在于，该特定参数可为随机编码、日期字符串、时间字符串、文文件类型以及原始附文件名称其中任一者。

12.如权利要求7所述的系统，其特征在于，该传签内容可为签核意见、签核原因、档案信息以及签核状况其中任一者。

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