CN1790221A - 多功能外围设备及限制其使用的方法 - Google Patents

Abstract

一种多功能外围设备(MFP)及限制使用多功能外围设备的方法。根据用户的输入注册用户ID和口令；根据注册用户设置可访问的功能；以及甚至认证用户也被限制于仅仅使用设置的功能。因此，可根据特定注册用户限制使用MFP和MFP的特定功能。

Description

多功能外围设备及限制其使用的方法

技术领域

本发明涉及多功能外围设备(MFP)。本发明尤其涉及将多功能外围设备(MFP)的使用限制到注册用户的方法。

背景技术

常规多功能外围设备(MFP)如打印机、扫描仪或者传真机不仅能够仅仅用作办公机器，而且在MFP具备多媒体功能时还可以接收电子邮件并且访问因特网站点。MFP包括通信装置30以便通过驱动适当的应用程序，例如web(环球网)浏览器程序或者电子邮件程序，连接到如因特网的外部网络并且使用相关功能。此外，电子邮件内容和有关网站的信息可使用MFP的打印机功能打印出来。

图1显示常规MFP。如图1所示，MFP 10包括计算机应用，通过如因特网80的网络使用邮件服务器90启用电子邮件功能。MFP 10包括包含存储介质的存储单元50，如硬盘驱动器(HDD)，以在其中记录用户信息，电子邮件地址、因特网站点和电话号码的目录，以及用于存储用于打印的打印任务的文件。MFP的各种功能可由特定用户通过经由显示单元22操作操作面板20为使用而设置。

更具体地，MFP 10包括操作面板20、显示单元22、存储单元50和控制单元70。操作面板20用作为用于输入使用因特网站点的统一资源定位符(URL)的地址并且设置分类的功能的输入装置。显示单元22显示通过操作操作面板20选择的功能和MFP的工作状态。存储单元50存储有关操作面板20的输入信号、一般打印工作文件和扫描数据的信息。存储单元50还存储用户和该设备的管理者的信息以及电子邮件地址、因特网站点和电话号码的目录。控制单元70通过通信装置30与因特网80连接，并且从网站读出网上文档以将该文档输出到打印单元60。控制单元70还可执行扫描到电子邮件(scan-to-e-mail)功能来将由扫描单元40扫描的数据经由电子邮件发送到某地点。

通信装置30使用从控制单元70发送的电子邮件地址通过因特网80将网上文档发送到邮件服务器90。这样的通信装置30可包括网络接口卡，如调制解调器或者局域网(LAN)卡，其能够发送电子邮件和处理信号。

因为常规MFP用在办公室中，通过网络互联，同一网络上的任何用户都可无限制地访问常规联网的MFP。换言之，不仅对少数被认可的用户使用某联网的MFP没有任何限制，而且对使用该联网的MFP的特定功能也没有限制。

这种未授权用户对MFP的无限制使用或者对MFP未授权功能的无限制使用可增加资源浪费。

发明内容

本发明的一方面是至少解决上述问题和/或缺点并且至少提供下面描述的优点。因此，本发明的一方面是提供一种多功能外围设备(MFP)设备，其能够根据希望使用该设备的特定用户和特定用户可访问的特定功能，分开管理该设备的使用权，并且提供一种用于该设备的方法。

为了实现本发明的上述方面，提供一种限制使用多功能外围设备(MFP)设备的方法，其中仅仅允许认证用户使用MFP。根据请求使用MFP的用户的认证限制MFP的各功能。

MFP的各功能包含打印、扫描、复印、传真和电子邮件的至少一个。通过认证用户ID和用户口令，允许使用MFP的不同功能。

根据本发明的另一个方面，提供一种限制使用MFP的功能的方法，包含以下步骤：注册用户；认证该用户的注册；以及仅仅允许在认证步骤中的认证用户使用MFP。所述方法还可包含甚至认证用户也被限制于使用被允许使用的功能。

MFP的各功能包含打印、扫描、复印、传真和电子邮件的至少一个。

所述注册步骤包含以下步骤：根据用户输入用户标识(ID)和口令；以及根据用户ID和口令的输入，设置要求认证的各功能，并且在MFP中注册所述各功能。所述认证步骤还包含以下步骤：显示用户认证程序用于输入用户ID和口令；以及在输入的用户ID和口令对应于被注册使用MFP的那些用户时，认证该用户。

为了实现本发明的上述各方面，提供一种MFP，其能够根据用户限制其使用，所述MFP包含：用户管理单元，被配置用于用户注册和用户认证；以及控制单元，用于在通过用户管理单元认证该用户时，控制MFP的各功能。

所述用户管理单元包含：用户注册部件，用于通过用户ID和口令注册用户，并且根据注册用户注册允许的功能；以及用户认证部件，用于显示用户认证程序用于便于输入用户ID和口令。

对于用户注册，根据用户ID和口令，设置和注册允许的功能。控制单元控制MFP，使得甚至认证用户也被限制于允许使用的功能。

附图说明

通过参考附图详细描述本发明的示范实施例，本发明的上述方面和其它特征将变得更明显，附图中：

图1是常规多功能外围设备(MFP)的框图；

图2是根据本发明的一实施例的MFP的框图；

图3是根据本发明的一实施例说明注册用户的过程的流程图；

图4根据本发明的一实施例说明用于MFP的用户注册程序的例子；

图5是根据本发明的一实施例的用于认证用户的示范过程的流程图；

图6是根据本发明的一实施例说明认证用户的另一示范过程的流程图；以及

图7是说明根据文档的安全级认证用户的另一过程的流程图。

应该明白，在所有附图中，相同的附图标记指相同的特征、结构和元件。

具体实施方式

下文将参考附图详细描述本发明的某些示范实施例。

提供描述中定义的事项，如详细构造和元件来帮助综合理解本发明。为了清楚简明省略了公知的功能或者构造的描述。

图2是包括根据本发明的一实施例的多功能设备(MFP)的系统的框图。该系统包括MFP 100、因特网200、邮件服务器210和管理客户端220。

MFP 100最好包括操作面板120、通信装置130、扫描单元140、存储单元150、打印单元160、控制单元170和用户管理单元180。

操作面板120包括键矩阵和显示单元122。键矩阵包括多个数字键和功能键，用于根据菜单设置功能，以便输入统一资源定位符(URL)，设置各种功能并且根据本发明的实施例请求注册用户。操作面板120用作为输入装置，用于将由键操作产生的键数据提供给控制单元170。显示单元122显示通过操作面板120选择的功能和MFP的工作状态。

通信装置130通过因特网200连接到作为外部设备的邮件服务器210和管理客户端220，以相互应用通信接口。通信装置130通过因特网200通过从控制单元170发送的电子邮件地址向邮件服务器210通知网上文档。而且，在管理客户端220通过因特网200请求用户注册时，控制单元170控制存储在用户注册部件182中的用户注册程序(图4)的显示。通信装置130可包括网络接口卡，如调制解调器或者局域网(LAN)卡。

在设置数据发送模式或者复印模式以用作为传真或者复印机时，扫描单元140通过控制单元170的调整，读出插入的文档，将读出的文档转换为图像数据并且将该图像数据发送回控制单元170。

存储单元150包括只读存储器(ROM)和随机访问存储器(RAM)。ROM是非易失性存储器，存储数据传输协议和用于执行MFP 100的各种功能的各种控制程序，如用于将由扫描单元140扫描的数据转换为图像数据的控制固件。RAM是易失性存储器，存储在MFP 100的操作期间产生的各种数据，还暂时存储从外部设备通过通信装置130接收的传真数据和扫描的数据。

打印单元160通过通信装置130与因特网200连接，以从对应的站点读取和输出网上文档，或者输出由控制单元170指定的文档。

用户管理单元180包括用户注册部件182和用户认证部件184。非易失性存储器可用于用户管理单元180。用户注册部件182注册MFP 100的用户，还根据允许注册用户使用的功能，注册使用MFP 100的各功能的用户权限。为此，用户注册部件182包括MFP用户注册程序。参照图4，MFP用户注册程序的示范图形用户界面400最好被配置来输入用户的标识(ID)和口令以及根据注册用户的请求允许使用的检查框功能。最好，用户注册程序具有地图结构以便易于一般用户注册。口令在用户要求使用MFP 100时用于用户认证。通过仅仅勾选特定功能，甚至认证用户对MFP 100的任何功能的访问也可限制到勾选的特定功能。在图4所示的示范图形用户界面400中，可勾选打印、扫描、扫描到电子邮件、传真(FAX)和复印功能的至少一个以便允许基于用户的使用。在通过因特网200从管理客户端220请求用户注册时，通过通信装置130由控制单元170的控制可实现通过MFP用户注册程序的用户注册。

在MFP 100或者管理客户端220请求使用MFP 100时，用户认证部件184通过显示单元122向用户呈现用户认证程序，以便用户使用操作面板120输入用户ID和口令。用户认证程序界面(未显示)可具有与用户注册程序图形用户界面400相同的配置，或者可被配置仅仅输入用户ID和口令。在输入的用户ID或口令错误时，控制单元170控制以通过显示单元122呈现错误消息。在用户ID和口令被正确输入时，控制单元170认证用户的身份，并且如果用户请求使用某些功能，如复印和传真功能，就检查是否允许该用户使用请求的功能。在不允许该用户使用请求的功能时，控制单元170发送信号通过显示单元122呈现错误消息。错误消息可包括可听的消息以及可视的消息。另一方面，在允许该用户使用请求的功能时，控制单元170控制MFP 100执行请求的功能。

用户管理单元180可由内置在一般MFP 100内的存储单元150实现，代替如在本实施例中使用的非易失性存储器。

控制单元170根据存储在存储单元150内的控制程序调整MFP 100的全面操作。在打印模式、扫描模式、传真模式、复印模式和电子邮件发送模式之一，控制单元170通过操作面板120的键信号操作MFP 100。此外，根据本发明的一实施例，控制单元170通过管理客户端220或者MFP 100启用用户注册和用户认证。最好，在包括通过认证用户在MFP 100的各种模式之间切换的模式转换期间，控制单元170可仅仅在允许的功能中启用模式转换。

邮件服务器210包括预定的应用程序和硬件，用于通过通信装置130将从控制单元170接收的电子邮件发送到各地址。

管理客户端220作为网络程序，可包括一般应用或者网页，用于注册用户到MFP 100。最好，用户注册可仅仅通过管理客户端220实现。

下文将根据本发明的另一实施例描述限制使用MFP 100的方法。

现在将参照图3的流程图描述注册用户的过程。控制单元170确定是否通过操作面板120或者管理客户端220请求用户注册(S210)。在步骤S210请求用户注册时，控制单元170通过显示单元122呈现MFP用户注册程序(图4)(S220)。在设置用户ID、口令和允许的功能后，根据在步骤S230通过显示的MFP用户注册程序的用户选择，控制单元170在用户注册部件182中存储用用户ID、口令和使用各功能的权限注册的MFP用户注册程序，从而完成用户注册过程(S240)。

下文，将参照图5的流程图描述完成用户注册过程后的用户认证的过程。在由某用户通过操作面板120或者通信装置130请求使用MFP 100时，控制单元170从用户认证部件184读出用户认证程序界面并且通过显示单元122显示(S310)。这里，用户认证程序可具有与MFP用户注册程序(图4)相同的配置或者被配置仅仅输入用户ID和口令。

在通过操作面板120输入用户ID和口令后，控制单元170确定输入的用户ID和口令是否对应于在用户注册部件182中注册的用户ID和口令，从而执行用户认证(S320)。在用户在步骤S320未被认证时，控制单元170呈现错误消息(S322)。在用户被认证时，请求要使用的某些功能(S330)。错误消息可通告用户未被认证。控制单元170根据在用户注册部件182中用户的注册，检查用户是否具有使用各功能的权限，以确定请求的功能的使用是否允许由用户使用(S340)。如果请求的功能的使用允许由用户使用，控制单元170控制执行请求的功能(S350)，而如果不，就呈现错误消息并且重复步骤S330(S360)。这里，错误消息可通知用户请求的功能不允许由请求用户使用，以致只能执行允许的功能。

根据该实施例，在用户认证后，根据用户的注册检查一功能的使用权限。然而，在用户第一次通过输入用户ID和口令希望使用MFP 100的某些功能时，可检查一功能的使用权限。更具体地，如图6所示，在请求执行MFP 100的某些功能时(S410)，控制单元170呈现用户认证程序以便使用用户ID和口令输入(S420)。在输入用户ID和口令时，控制单元170确定请求的功能是否对输入的用户ID和口令的用户允许(S430)。如果用户被认证并且允许使用该功能，控制单元170控制MFP 100执行请求的功能(S450)。如果作为步骤S430做出的确定结果不允许该用户使用该功能，控制单元170就通过显示单元122呈现错误消息并且重复步骤S410。

虽然用户ID和口令在本发明的该实施例中对于用户认证都是需要的，但用户认证可仅仅通过输入用户ID或者口令之一来实现。

从上述说明中可知，通过根据用户的注册限制使用MFP 100的各功能，可更有效地管理MFP 100。

通过根据本发明的各实施例的MFP 100和用于控制MFP 100的方法，可防止通过MFP 100的未授权信息公开以及无限制使用造成的消耗品浪费。

图7是说明根据文档的安全级认证用户的另一过程的流程图。

据此，一定安全级，如绝密、机密和普通级，被分配给该文档，使得根据文档的安全级以及MFP的各功能的使用权限可访问MFP的各功能。

例如，在分配绝密级给文档时，限制使用MFP的所有功能，在分配机密级给文档时，只有一般复印被启用，而在分配普通级给文档时，所有功能均可访问。

如图7所示，在请求执行MFP 100的某些功能时(S510)，控制单元170显示用户认证程序界面以便使用用户ID和口令输入(S520)。在输入用户ID和口令时，控制单元170确定请求的功能是否对输入的用户ID和口令的用户允许(S530)。

在作为步骤S530的结果不允许该用户使用该功能时，控制单元170通过显示单元122呈现错误消息(S540)并且重复步骤S510。

在作为步骤S530的结果允许该用户使用该功能时，控制单元170确定对应文档的安全级(S550)。

因此，控制单元根据从对应文档复印的数据检测不可见的水印，从而读出安全级，如绝密、机密和默认级。因为这种过程一般通过扫描或者复印执行，这里将省略其详细说明。

根据在步骤S550读取的文档的安全级，控制单元170确定对应文档的安全级是否允许被认证的功能(S560)。

因为根据安全级，甚至被认证的用户也被限制于允许的功能，如复印、传真和扫描，所以需要步骤S560。

在上述步骤中使用允许由用户使用的功能未被文档的安全级允许时，控制单元170可呈现错误消息通告该功能不可用，以便引起用户注意(S580)。

在允许的功能也被文档的安全级允许时，控制单元170执行对应的功能并且结束操作(S570)。

如上所述，根据基于本发明的实施例的MFP及其控制方法，通过根据特定用户和分配给文档的安全级限制使用MFP的各功能，可防止信息通过MFP无意地公开。而且，可防止无限制使用造成的消耗品浪费。

虽然参照其某些实施例已经显示和说明了本发明，但本领域的技术人员将会理解，在不偏离如权利要求限定的本发明的精神和范围的情况下，其中在形式和细节上可进行各种改变和修饰。

Claims (18)

1.一种限制使用多功能外围设备的功能的方法，包含以下步骤：

使用关联于多功能外围设备的用户界面注册用户；

认证该用户的注册；以及

允许在认证步骤中认证的注册用户使用多功能外围设备。

2.根据权利要求1所述的方法，其中所述注册步骤包含以下步骤：

输入对应于特定用户的用户标识(ID)和口令；以及

根据输入的用户ID和口令，设置要求认证的多功能外围设备的各功能，并且在多功能外围设备中注册设置的功能。

3.根据权利要求2所述的方法，还包含以下步骤：限制认证用户仅仅使用在设置步骤中设置的功能。

4.根据权利要求2所述的方法，其中多功能外围设备的各功能包含打印、扫描、扫描到电子邮件、复印、传真和电子邮件的至少一个。

5.根据权利要求4所述的方法，其中所述认证步骤还包含以下步骤：

显示用户认证程序界面用于输入用户ID和口令；以及

在输入的用户ID和口令对应于在多功能外围设备中注册的输入的用户ID和口令时，认证该用户。

6.一种多功能外围设备，能够根据用户限制其使用，所述多功能外围设备包含：

用户管理单元，被配置便于用户注册和用户认证；以及

控制单元，用于在通过用户管理单元认证该用户并且用户已经注册使用请求的功能后，控制由用户请求的多功能外围设备的各功能。

7.根据权利要求6所述的多功能外围设备，用户管理单元包含：

用户注册部件，用于通过用户ID和口令注册用户，并且注册用户使用多功能外围设备的各功能的至少一个；以及

用户认证部件，用于显示用户认证程序用户界面用于输入用户ID和口令。

8.根据权利要求6所述的多功能外围设备，其中多功能外围设备的各功能包含打印、扫描、扫描到电子邮件、复印、传真和电子邮件的至少一个。

9.根据权利要求6所述的多功能外围设备，其中根据用户ID和口令，设置和注册各多功能外围设备功能的至少一个的使用。

10.根据权利要求9所述的多功能外围设备，其中控制单元控制多功能外围设备，使得甚至认证用户也被限制于仅仅使用在用户注册期间设置的功能。

11.一种包含指令的计算机可读介质，所述指令用于控制计算机执行包含以下步骤的方法：

使用关联于多功能外围设备的用户界面注册用户；

认证该用户的注册；以及

允许在认证步骤中认证的注册用户使用多功能外围设备。

12.根据权利要求11所述的包含指令的计算机可读介质，其中所述注册步骤包含以下步骤：

输入对应于特定用户的用户标识(ID)和口令；以及

根据输入的用户ID和口令，设置要求认证的多功能外围设备的各功能，并且在多功能外围设备中注册设置的功能。

13.根据权利要求12所述的包含指令的计算机可读介质，其中所述方法还包含以下步骤：限制认证用户仅仅使用在设置步骤中设置的功能。

14.根据权利要求12所述的包含指令的计算机可读介质，其中多功能外围设备的各功能包含打印、扫描、扫描到电子邮件、复印、传真和电子邮件的至少一个。

15.根据权利要求14所述的包含指令的计算机可读介质，其中所述认证步骤还包含以下步骤：

显示用户认证程序界面用于输入用户ID和口令；以及

在输入的用户ID和口令对应于在多功能外围设备中注册的输入的用户ID和口令时，认证该用户。

16.一种方法，用于根据分配给文档的安全级限制使用多功能外围设备的功能，该方法包含以下步骤：

注册用户；

认证用户的注册；

确定文档的安全级；以及

允许在认证步骤中的认证用户仅仅使用由安全级允许的多功能外围设备的功能。

17.根据权利要求16所述的方法，其中所述注册步骤包含以下步骤：

根据用户输入用户标识(ID)和口令；以及

根据输入的用户ID和口令，设置要求认证的各功能，并且在多功能外围设备中注册所述各功能。

18.根据权利要求17所述的方法，其中所述认证步骤还包含以下步骤：

显示用户认证程序界面用于输入用户ID和口令；以及

在输入的用户ID和口令对应于在多功能外围设备中注册的用户ID和口令时，认证该用户。

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