CN1601543A - 工作流管理设备及方法 - Google Patents

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CN1601543A CN200410087451.XA CN200410087451A CN1601543A CN 1601543 A CN1601543 A CN 1601543A CN 200410087451 A CN200410087451 A CN 200410087451A CN 1601543 A CN1601543 A CN 1601543A
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山本研策
今乡诏
黑瀬博靖
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Abstract

公开了一种计算机可读记录介质，该介质存储工作流功能添加程序，以促使计算机运行一方法，该方法包括以下步骤：(a)在有关电子邮件程序的屏幕上显示工作项目的列表；以及(b)改变在所述步骤(a)中所显示的工作项目的列表的显示状态。

Description

工作流管理设备及方法
技术领域
一般来说，本发明涉及工作流管理，特别是涉及一种用于存储工作流功能添加程序的记录介质，存储电子邮件程序的记录介质，用于存储工作流管理程序的记录介质，用户终端单元，工作流管理设备，工作流处理方法，以及工作流管理方法。
背景技术
近几年，工作流系统变得众所周知，当多人通过网络工作时，这种工作流系统管理并且使从一个人到另一个人的文档流或消息流自动化，以便使他们的工作变得便利。已公开的这样的系统，例如在：Haruo Hayami；“Expanding Workflow Management System：1(扩充工作流管理系统：1)”IPSJ(日本消息处理协会)期刊，第39卷，第11号，第1160-1165页(1998)；Haruo Hayami，Toshiaki Sakaguchi以及Ryoichi Shibuya；“ExpandingWorkflow Management System：2(扩充工作流管理系统：2)”IPSJ期刊，第39卷，第12号，第1258-1263页(1998)；Haruo Hayami，Ryoichi Shibuya，TakaoSuzuki，Junichi Ikoma，Yosuke Terashita，Naoki Ueno，Satoshi Kaneo以及Kiyoshi Hayashi；“Expanding Workflow Management System：3(扩充工作流管理系统：3)”IPSJ期刊，第40卷，第5号，第507-513页(1999)；“Standards(标准)”<http：//www.wfmc.org/standards/stanards.htm>(检索日期：2003年7月3日)；“Workflow Management Coalition，The Workflow Reference Model(工作流管理联合，工作流参考模型)”< http：//www.wfmc.org/ standards/docs/tc003v11.pdf>(检索日期：2003年7月3日)；以及“WorkflowManagement Coalition，Terminology & Glossary(工作流管理联合，术语&词汇表)”< http：//www.wfmc.org/standards/docs/TC-1011 term glossary v3.pdf>(检索日期：2003年7月3日)。
根据常规的工作流管理系统，与工作流相关的处理的通知通常是由电子邮件完成的。工作流参与者启动电子邮件软件，然后确认与工作流相关的处理的通知。接着，工作流参与者启动工作流管理系统专用的应用程序，再打开与电子邮件软件的屏幕分离地屏幕以执行与工作流相关的处理，然后执行与工作流相关处理的操作。
然而，这里却有问题，就是与工作流相关的处理被分成两个操作，即启动电子邮件软件、然后确认与工作流相关的通知邮件；以及新启动工作流管理系统专用的应用程序、然后执行与工作流相关的处理的操作。
进一步，在电子邮件软件屏幕上同等地处理来自工作流管理系统的通知消息和常规电子邮件消息。因此，这里有问题，如果与工作流相关的通知消息未经阅读，就很难在大量收到的电子邮件消息中找到那些未经阅读的通知消息。
这里还有问题，就是应该为工作流管理系统新安装用户管理系统以及/或用户身份验证系统。
发明内容
相应地，本发明的总目的是提供工作流管理，其中可以消除上述缺点。
本发明的更特定的目的是提供用于存储工作流功能添加程序的记录介质，用于存储电子邮件程序的记录介质，用于存储工作流管理程序的记录介质，用户终端单元，工作流管理设备，工作流处理方法，以及工作流管理方法，此工作流管理方法可以防止忘记执行与工作流相关的处理以及有效率地进行与工作流相关的处理。
本发明上述的目的通过计算机可读取的、用于存储工作流功能添加程序的记录介质来实现，其中工作流功能添加程序用于促使计算机执行一方法，此方法包括这些步骤：(a)在有关电子邮件程序的屏幕上显示工作项目的列表；以及(b)改变在步骤(a)中显示的工作项目的列表的显示状态。
本发明的上述目的也可以通过计算机可读取的、存储电子邮件程序的记录介质来实现，其中电子邮件程序用于促使计算机执行一方法，此方法包括这些步骤：(a)在有关电子邮件程序的屏幕上显示工作项目的列表；以及(b)改变在步骤(a)中显示的工作项目列表的显示状态。
本发明的上述目的也可以通过计算机可读取的、用于存储工作流管理程序的记录介质来实现，其中工作流管理程序用于促使计算机执行一方法，此方法包括这些步骤：(a)响应于工作流功能添加程序获得格式模板的请求，提供包含在涉及工作流的进程实例中的格式模板；以及(b)响应于工作流功能添加程序记录格式实例的请求，记录格式实例，该格式实例包括用户输入的数据。
本发明的上述目的也可以通过计算机可读取的、用于存储工作流管理程序的记录介质来实现，其中工作流管理程序用于促使计算机执行一方法，此方法包括这些步骤：(a)响应于电子邮件程序的第一电子邮件消息，而提供包含在涉及工作流的进程实例中的格式模板，所述第一电子邮件消息请求获得该格式模板；以及(b)响应于来自电子邮件程序的第二电子邮件消息，而记录包括用户输入的数据的格式实例，所述第二电子邮件消息请求记录该格式实例。
本发明的上述目的也可以通过用户终端单元来实现，此单元包括包含工作流功能添加部分的电子邮件部分，其被配置为添加与工作流相关的功能，其中工作流功能添加部分在涉及电子邮件部分的屏幕上显示工作项目列表。
本发明的上述目的也可以通过用户终端单元来实现，此单元包括包含工作列表处理部分的电子邮件部分，其被配置为执行涉及工作项目列表的处理，其中工作列表处理部分在涉及电子邮件部分的屏幕上显示工作项目的列表。
本发明的上述目的也可以通过工作流管理设备来实现，此设备包括工作流管理部分，其被配置为管理涉及工作流的进程，其中工作流管理部分响应于用户终端单元的工作流功能添加部分获取格式模板的请求，而提供格式模板，该格式模板包括在与工作流相关的进程实例中，并且工作流管理部分响应于工作流功能添加部分记录格式实例的请求，而记录包含用户输入的数据的格式实例。
本发明的上述目的也可以通过工作流管理设备来实现，此设备包括工作流管理部分，其被配置为管理涉及工作流的进程，其中为响应从用于电子邮件发送的发送服务器所接收的第一电子邮件消息，工作流管理部分发送包括格式模板的第二电子邮件消息给发送服务器，该第一电子邮件消息请求获得该格式模板，该格式模板包括在与工作流相关进程的实例中。
本发明的上述目的也可以通过在用户终端单元内处理工作流的方法来实现，其中用户终端单元包括电子邮件部分和工作流功能添加部分，这个方法包括以下步骤：(a)工作流功能添加部分在涉及电子邮件部分的屏幕上显示工作项目列表；以及(b)工作流功能添加部分改变步骤(a)中显示的工作项目列表的显示状态。
本发明的上述目的也可以通过在用户终端单元内处理工作流的方法来实现，其中用户终端单元包括电子邮件部分，此电子邮件部分又包括执行涉及工作项目列表的处理的工作列表处理部分，此方法包括以下步骤：(a)工作列表处理部分在涉及电子邮件部分的屏幕上显示工作项目列表；以及(b)工作列表处理部分改变步骤(a)中显示的工作项目列表的显示状态。
本发明的上述目的也可以通过在工作流管理设备中管理工作流的方法来实现，其中工作流管理设备用于管理涉及工作流的进程，这个方法包括以下步骤：(a)响应于用户终端单元的工作流功能添加部分获得格式模板的请求，提供包括在与工作流相关的进程实例中的格式模板，以及(b)响应于工作流功能添加部分记录格式实例的请求，而记录包括用户输入的数据的格式实例。
本发明的上述目的也可以通过在工作流管理设备中管理工作流的方法来实现，其中工作流管理设备用于管理涉及工作流的进程，这个方法包括以下步骤：(a)响应于来自用户终端单元的电子邮件部分的第一电子邮件消息，而提供包括在与工作流相关的进程实例中的格式模板，所述第一电子邮件消息请求获取该格式模板；以及(b)响应于来自电子邮件部分的第二电子邮件消息，而记录包含用户输入的数据的格式实例，所述第二电子邮件消息请求记录该格式实例。
根据本发明，有可能防止忘记执行与工作流相关的处理，以及可以有效率地执行与工作流相关的处理。
附图说明
当结合附图一起阅读以下详细说明时，本发明的其它目标、特征和优点会更加明显，其中：
图1是显示根据本发明的第一实施例的系统配置的示意图；
图2是显示根据本发明的第一实施例的客户端PC硬件配置的框图；
图3是显示根据本发明的第一实施例的工作流管理服务器硬件配置的框图；
图4是显示根据本发明的第一实施例的系统功能配置的框图；
图5是说明根据本发明的第一实施例的MUA工作列表显示屏幕的示意图；
图6是说明根据本发明的第一实施例、考虑到时间限制的工作列表显示的示意图；
图7是说明根据本发明的第一实施例、考虑到时间限制的另一工作列表显示的示意图；
图8是说明根据本发明的第一实施例、在MUA屏幕上的工作项目处理区域显示的示意图；
图9是说明根据本发明的第一实施例的与工作流启动相关的屏幕的示意图；
图10是根据本发明的第一实施例说明以下情况的处理示意图，其中工作流功能添加模块没有结合在MUA中；
图11是说明根据本发明的第一实施例的邮件标题的示意图；
图12是根据本发明的第一实施例的工作流启动的顺序图；
图13是根据本发明的第一实施例、显示基于SOAP的进程模板列表的数据范例示意图；
图14是说明根据本发明的第一实施例的进程模板的图；
图15是说明根据本发明的第一实施例的进程实例的图；
图16是根据本发明的第一实施例的工作流处理的顺序图；
图17是说明根据本发明的第一实施例的格式模板获取请求发送操作的流程图；
图18是显示根据本发明的第二实施例的系统功能配置的框图；
图19是根据本发明的第二实施例的工作流启动的顺序图；
图20是根据本发明的第二实施例的工作流处理的顺序图；
图21是显示根据本发明的第三实施例的系统功能配置的框图；
图22是显示根据本发明的第四实施例的系统功能配置的框图；
图23是显示根据本发明的第五实施例的系统配置的图；和
图24是显示根据本发明的第五实施例的系统功能配置的框图。
具体实施方式
下面参考附图，给出本发明实施例的说明。
[第1实施例]
图1是显示根据本发明的第一实施例的系统配置的示意图。
图1的系统包括工作流管理服务器1和至少一个客户端PC 2，它们之间通过网络100而连接。
工作流管理服务器1包括POP(邮局协议)服务器3、SMTP(简单邮件传送协议)服务器4、工作流管理系统5、工作流DB(数据库)6、邮件DB7、以及身份验证DB 8，以下都参考图4而给出说明，并且工作流管理服务器1执行与工作流相关的处理。
客户端PC 2包括电子邮件软件(为了简化说明，在下文称为MUA[邮件用户代理])9以及下面说明的工作流功能添加模块10，它结合在MUA9中。工作流功能添加模块10显示工作列表以及一区域，用于处理在MUA9的屏幕上的工作项目。这里，工作项目涉及一步骤，该步骤形成与工作流相关的进程，其中在这里，此步骤应该由工作流参与者执行。工作列表是这种工作项目的列表。进程是一系列涉及到文档等的工作操作的流。
如下述第二个和第四个实施例所示，客户端PC2可以包括工作流专用MUA14，其中在MUA14里，从一开始就提供了工作流功能添加模块10的功能。
POP服务器3、SMTP服务器4、工作流管理系统5、工作流DB6、邮件DB7、以及身份验证DB 8，并不总是要包含在相同的服务器中。然而，在下面的说明中，为了简化说明，则假设上述的部件3到8，都包含在工作流管理服务器1中，除非另有说明。
参考图2，下面给出客户端PC2的硬件配置说明。图2是显示客户端PC2硬件配置的框图。
参考图2，客户端PC2的硬件配置包括输入单元22、显示单元23、驱动单元24、硬盘26、存储器单元27、处理器20、以及接口单元21，它们通过总线而相互连接。
输入单元22包括用于操作客户端PC2的键盘或鼠标，并且用于将多种操作信号输入到客户端PC2。显示单元23显示客户端PC2操作所需要的多种窗口和数据。接口单元21是这样接口，它用于将客户端PC2连接到网络100，并将其它设备连接到客户端PC2。接口单元21是由以下部件组成：例如NIC(网络接口卡)、调制解调器、以及USB(通用串行总线)。
用于促使客户端PC2进行操作的程序、以及相应于MUA9、工作流功能添加模块10、以及专用MUA14(图18和22)的程序，通过如CD-ROM的记录介质25而提供、或是通过网络100下载上述的程序。记录介质25在驱动单元24中设置，以便数据、程序、以及相应于MUA9、工作流功能添加模块10、以及专用MUA14的程序，都通过驱动单元24，从记录介质25而安装在硬盘26中。或者，那些包括相应于MUA9、工作流功能添加模块10、以及专用MUA14的程序，可以预安装在客户端PC2中。
硬盘26存储数据、程序、以及相应于MUA9、工作流功能添加模块10、以及专用MUA14的程序。硬盘26也存储例如接收到的电子邮件消息、工作项目列表、以及格式模板。当客户端PC2启动时，存储器单元27从硬盘26读取包括那些相应于MUA9，工作流功能添加模块10，以及专用MUA14的程序，并存储读出的程序。处理器20依照存储在存储器单元27中的程序而执行处理。
接着，参考图3，给出工作流管理服务器1硬件配置的说明。图3是显示工作流管理服务器1的硬件配置的框图。
参考图3，工作流管理服务器1的硬件配置包括输入单元42、显示单元43、驱动单元44、记录介质45、硬盘46、存储器单元47、处理器40、以及接口单元41，它们通过总线而相互连接。
输入单元42包括键盘和鼠标，用于操作工作流管理服务器1，并且用于将多种操作信号输入到工作流管理服务器1。显示单元43显示工作流管理服务器1操作所需要的多种窗口和数据。工作流管理服务器1可以不用配置输入单元42和显示单元43。
接口单元41是这样接口，它用于将工作流管理服务器1连接到网络100，并将其它设备连接到工作流管理服务器1。接口单元41是由以下部件组成：例如NIC、调制解调器、以及USB。
例如，用于操作整个工作流管理服务器1的工作流管理服务器程序(或是用于促使单独系统和/或服务器进行操作的工作流管理系统程序和/或SMTP服务器程序和/或POP服务器程序)，是通过如CD-ROM的记录介质45而提供的，或是通过网络100而下载的。记录介质45在驱动单元44中设置，以便数据以及工作流管理服务器程序(或是用于促使单独系统和/或服务器进行操作的工作流管理系统程序和/或SMTP服务器程序和/或POP服务器程序)通过驱动单元44，从记录介质45而安装在硬盘46中。或者，工作流管理服务器程序(或是用于促使单独系统和/或服务器进行操作的工作流管理系统程序和/或SMTP服务器程序和/或POP服务器程序)可以预安装在工作流管理服务器1中。
硬盘46存储数据以及工作流管理服务器程序(或是用于促使单独系统和/或服务器进行操作的工作流管理系统程序和/或SMTP服务器程序和/或POP服务器程序)。硬盘46也存储例如工作流DB6、邮件DB7、以及身份验证DB8。当工作流管理服务器1启动时，存储器单元47从硬盘46读取工作流管理服务器程序(或是用于促使单独系统和/或服务器进行操作的工作流管理系统程序和/或SMTP服务器程序和/或POP服务器程序)，并存储工作流管理服务器程序(或是用于促使单独系统和/或服务器进行操作的工作流管理系统程序和/或SMTP服务器程序和/或POP服务器程序)。处理器40依照存储在存储器单元47中的工作流管理服务器程序(或是用于促使单独系统和/或服务器进行操作的工作流管理系统程序和/或SMTP服务器程序和/或POP服务器程序)而执行处理。
接着，参考图4，给出依照本发明第一实施例的系统功能配置的说明。图4是显示根据第一实施例的系统的功能配置的框图。
参考图4，工作流管理服务器1包括POP服务器3、SMTP服务器4、工作流管理系统5、工作流DB6、邮件DB7、以及身份验证DB8。
POP服务器3是用于接收电子邮件消息的服务器。当POP服务器3接收电子邮件消息时，POP服务器3将接收到的电子邮件消息分发到相应的个人邮件账户，并且将电子邮件消息存储在邮件DB7中。在接收电子邮件消息的情况下，MUA 9的用户使用MUA9而连接到POP服务器3，然后提供她/他的账户名和密码给POP服务器3。POP服务器3基于MUA9所提供的账户名，参考身份验证DB8，并确定账户名和密码是否构成了正确的结合。如果POP服务器3确定账户名和密码构成了正确的结合，则MUA9的用户使用MUA9，从邮件DB7中，提取出收信人是此用户的电子邮件消息。
在说明书中被简单说明为“POP”的POP服务器3，也可以是下述两个之一：相应于邮件接收协议POP3的服务器，或是相应于另一个邮件接收协议IMAP4的服务器。在下文中，为了简化说明，称POP服务器3为POP。
SMTP服务器4是用于发送电子邮件消息的服务器。当SMTP服务器4接收合约用户的MUA9发送的电子邮件消息时，SMTP服务器4在目标用户的网络上找到运行的SMTP服务器，然后向该处发送电子邮件消息。为了接收电子邮件消息，目标用户调用接收服务器(POP服务器)，然后使接收服务器发送由SMTP服务器接收到的电子邮件消息。
工作流管理系统5是管理与工作流相关的进程的管理系统。工作流DB6存储例如关于工作流参与者的信息，以及与工作流相关的进程模板。
例如，当工作流管理系统5接收到来自工作流功能添加模块10的进程模板列表搜索请求时，工作流管理系统5就搜索工作流DB6，并为工作流功能添加模块10提供进程模板列表，即搜索结果。
进一步，如图4所示，客户端PC2包括MUA9，以及工作流功能添加模块10。工作流功能添加模块10包括工作列表处理部分11，格式处理部分12，以及通信处理部分13。
如上所述，MUA9是电子邮件软件，工作流功能添加模块10是用于在MUA9的屏幕上执行与工作流相关的处理的模块(插件程序)。
工作列表处理部分11执行涉及与工作流相关的进程的步骤(工作项目)的列表(工作列表)的处理，其中在这里，这些步骤应由工作流参与者执行。
格式处理部分12执行处理，此处理涉及代表与工作流相关的用户接口的格式。
基于预定的协议(例如，SOAP[简单对象访问协议])，通信处理部分13执行与工作流管理服务器1的工作流管理系统5的通信。
接着参考图5，给出MUA 9的工作列表显示屏幕的说明。图5是说明MUA9的工作列表显示屏幕的图示。
如图5所示，工作流功能添加模块10在MUA9的屏幕上显示工作列表。例如，MUA9的用户从显示在MUA9的屏幕上的工作列表的未经处理的工作项目(UNPROCESSED列)列中，选择一个工作项目，并处理所选择的工作项目。
如图5所示，通过在MUA9屏幕上显示工作列表，就可以防止忘记执行与工作流相关的处理。
接着，参考图6，给出考虑时间期限的工作列表显示的说明。图6是说明了考虑到时间限制的工作列表显示的示意图。
如图6所示，超过时间限制的工作项目(过期的工作项目)，可以显示在独立的窗格里。如上所述，工作流功能添加模块10引用由包括在邮件标题中的X-WF-Limit(限制)所指示的时间限制，将该时间限制与工作流功能添加模块10或MUA9的时钟进行比较，然后将过期的工作项目显示在独立的窗格里。
如图6所示，通过工作流功能添加模块10将过期的工作项目显示在独立的窗格里，就可以防止MUA9的用户忘记处理过期的工作项目。
接着，参考图7，给出考虑时间限制的另一个工作列表显示的说明。图7是说明考虑到时间限制的另一个工作列表显示的图。
如图7所示，可以标记出过期的工作项目。如上所述，工作流功能添加模块10引用由包括在邮件标题中的X-WF-Limit所指示的时间限制，将该时间限制与工作流功能添加模块10或MUA9的时钟进行比较，然后标记出过期的工作项目。
如图7所示，通过工作流功能添加模块10标记出过期的工作项目，就可以防止MUA9的用户忘记处理过期的工作项目。
接着，参考图8，给出在MUA9的屏幕上的工作项目处理区域显示的说明。图8是说明在MUA9的屏幕上的工作项目处理区域显示的示意图。
如图8所示，当MUA9的用户从MUA9屏幕上显示的工作列表中选择一个工作项目时，工作流功能添加模块10就从工作流管理系统5得到相应的格式模板，并在MUA9的屏幕上显示用于处理工作项目的区域31(工作项目处理区域)。
如图8所示，通过在MUA9的屏幕上显示工作项目处理区域31，就可以在不划分与工作流相关的处理的情况下而处理在MUA9的屏幕上的工作项目。
接着，参考图9，给出与工作流启动相关的屏幕说明。图9是说明与工作流启动相关的屏幕图示。
如图9所示，将启动工作流的MUA9的用户，在“文件”菜单上点击“新建”，然后接着点击“工作流”。
如果确定MUA9的用户点击了“工作流”，工作流功能添加模块10就发送与工作流相关的进程模板列表搜索请求到工作流管理系统5，然后从工作流管理系统5获得与工作流相关的模板列表。接着，基于与工作流相关的模板列表，工作流功能添加模块10显示与工作流相关的进程的列表，如图9中所示的Travel Expense Application(旅行支出应用程序)、Purchase Application(购买应用程序)、Proposal Drafting(A)(建议起草(A))、以及Proposal Drafting(B)(建议起草(B))。
MUA9的用户选择进程，用户将从所显示的与工作流相关的进程列表中启动所选择的进程。如果确定MUA9的用户已经选择了进程，工作流功能添加模块10就发送生成进程实例的请求到工作流管理系统5。
参考图9的说明，MUA9的用户可以通过使用MUA9来选择并启动与工作流相关的进程。
接着参考图10，给出工作流功能添加模块10没有结合在MUA9中的情况下的处理的说明。图10是说明以下情况的处理示意图，其中工作流功能添加模块10没有结合在MUA9中。
首先，工作流管理服务器1将包含工作流功能添加模块检测程序51的电子邮件消息50，发送到客户端PC2。
工作流功能添加模块检测程序51由客户端PC2的MUA9启动，并确定工作流功能添加模块10是否结合在MUA9中。
如果工作流功能添加模块检测程序51检测到工作流功能添加模块10，工作流功能添加模块检测程序51就将带有这个结果的电子邮件消息返回到工作流管理服务器1。另一方面，如果工作流功能添加模块检测程序51没有检测到工作流功能添加模块10，工作流功能添加模块检测程序51就将带有这个结果(错误消息)的电子邮件消息返回到工作流管理服务器1。
如果工作流管理服务器1收到错误消息，此消息报告说没有从工作流功能添加模块检测程序51检测到工作流功能添加模块10，则工作流管理服务器1就发送电子邮件消息给客户端PC2，此电子邮件消息包含工作流功能添加模块10。
通过执行如图10所示的处理，工作流管理服务器1可以确定工作流功能添加模块10是否合并在工作流参与者的MUA9中，如果工作流功能添加模块10没有合并在其中，则工作流功能添加模块10可以被分配并合并到MUA9中。
另外，工作流功能添加模块检测程序51可以包括检测工作流功能添加模块10版本的功能。在这种情况下，当工作流功能添加模块检测程序51检测到工作流功能添加模块10时，工作流功能添加模块检测程序51就检测工作流功能添加模块10的版本，并将带有这个结果的电子邮件消息(包括工作流功能添加模块10的版本)返回到工作流管理服务器1。
工作流管理服务器1检测包括在接收到的电子邮件消息中的工作流功能添加模块10的版本，如果所检测的是旧版本，则工作流管理服务器1将包括最新版工作流功能添加模块10的电子邮件消息发送到客户端PC2。
通过执行这样的处理，如果工作流功能添加模块10合并在工作流参与者的MUA9中，则工作流管理服务器1就能检测工作流功能添加模块10的版本，以及如果所检测的是旧版本，则工作流管理服务器1可以通过分配最新版的工作流功能添加模块10，而更新工作流功能添加模块10的版本。
接着，参考图11，给出与工作流相关的电子邮件消息的邮件标题范例的说明。图11是说明邮件标题的示意图。下述的字段和/或存储在字段中的值，通过工作流管理系统5而添加到邮件标题。
如图11所示，涉及工作流的电子邮件消息的邮件标题包括两个字段，X-WF-Status(状态)和X-WF-Limit(限制)，这是为了使工作流功能添加模块10执行与工作列表相关的处理。
X-WF-Status存储相应工作项目的状态。例如，如果相应的工作项目未被处理，则X-WF-Status存储N，以及如果经过处理，则存储O。
工作流管理服务器1最初在电子邮件消息的X-WF-Status中存储N，然后将电子邮件消息发送到工作流参与者的客户端PC2。工作流功能添加模块10引用该状态，并且如果X-WF-Status的值是N，则工作流功能添加模块10就在工作列表的UNPROCESSED(未处理)列中显示相应的工作项目。如果MUA9的用户(工作流参与者)处理了该工作项目，那么工作流功能添加模块10就将X-WF-Status的值从N改变为O，并且在工作列表的PROCESSED(已处理)列中显示该工作列表。
另一方面，X-WF-Limit存储相应工作项目的处理时间限制。例如，如关于图6和7的说明，工作流功能添加模块10引用存储在X-WF-Limit中的工作项目的时间限制，并且将该时间限制同它自己的或MUA9的时钟进行比较。然后，工作流功能添加模块10在独立的窗格里显示或标记出过期的工作项目。
进一步，如图11所示，与工作流相关的电子邮件消息的邮件标题也包括四个字段，分别是：X-WF-Server(服务器)，X-WF-ID，X-WF-UID，以及X-WF-Creator(创建器)，这些是为了使工作流功能添加模块10执行与格式相关的处理。
X-WF-Server存储服务器的主机名，它包括工作流管理系统5(这个实施例中的工作流管理服务器1)。例如，工作流功能添加模块10引用存储在X-WF-Server中的主机名，并且与该主机名(这个实施例中的工作流管理服务器1)所识别的服务器建立连接。
X-WF-ID存储进程ID，该ID用于识别与工作流相关的进程。例如，工作流功能添加模块10引用存储在X-WF-ID中的进程ID，并获取用于在这个步骤从工作流管理系统5处理由该进程ID识别的进程的格式模板，。
X-WF-UID存储MUA9的用户的用户ID(邮件账户)。
X-WF-Creator存储申请工作流的申请者(创建者)的用户ID(邮件账户)。
接着，参考图12，给出有关工作流启动的顺序的说明。图12是工作流启动的顺序图。
首先，MUA9的用户启动MUA9。然后，在步骤S10，已经启动的MUA9将包括邮件账号的用户身份验证请求发送到POP服务器3，并接收身份验证结果。
在步骤S11，当MUA9从POP服务器3接收身份验证结果时，工作流功能添加模块10引用由MUA9获得的身份验证结果，并使用该身份验证结果作为它自身的身份验证结果。
通过工作流功能添加模块10采用MUA9使用邮件账号执行的身份验证，作为它自身的身份验证，可以在系统中不安装新的用户身份验证系统(服务器)的情况下构造与工作流相关的系统，用于工作流认证。
接着，如关于图9的说明，MUA9的用户在MUA9屏幕上的“文件”菜单中点击“新建”，接着点击“工作流”，从而生成获得进程模板列表的请求。下面将参照图14描述进程模板列表的范例。
在步骤12，当MUA9确定用户已经在MUA9的屏幕上点击了“工作流”时，MUA9为工作流功能添加模块10提供与工作流相关的进程模板列表搜索请求。
在步骤S13，当工作流功能添加模块10从MUA9接收进程模板列表搜索请求时，工作流功能添加模块10将与工作流相关的进程模板列表搜索请求发送到工作流管理系统5。
当工作流管理系统5从工作流功能添加模块10接收与工作流相关的进程模板列表搜索请求时，响应该请求，工作流管理系统5搜索工作流DB6，并且为工作流功能添加模块10提供与工作流相关的进程模板列表，此列表就是搜索结果。这里，如上所述，基于例如SOAP，工作流功能添加模块10执行与工作流管理系统5的通信。图13显示了进程模板列表的数据范例，它从工作流管理系统5被发送到工作流功能添加模块10。
然后，在步骤S14，如关于图9的说明，基于所获得的与工作流相关的进程模板列表，工作流功能添加模块10在MUA9的屏幕上显示与工作流相关的进程列表，如Travel Expense Application、Purchase Application、ProposalDrafting(A)、以及Proposal Drafting(B)。
接着，通过选择用户将要从所显示的与工作流相关的进程列表中启动的进程，MUA9的用户选择进程模板。
当在步骤S15，工作流功能添加模块10通过MUA9确定用户已经选择了进程模板时，在步骤S16，工作流功能添加模块10将生成MUA9的用户所选择的进程模板的实例的请求发送到工作流管理系统5。
从工作流功能添加模块10接收到生成由MUA9的用户所选择的进程模板实例的请求后，响应此请求，工作流管理系统5生成所选择的进程模板的实例，并将该生成的实例存储到例如工作流DB6中。下面将参考图15说明进程实例的范例。
接着，在步骤S17，工作流功能添加模块10将一请求发送给工作流管理系统5，其中该请求是要获得包括在进程模板的实例中的格式模板，该进程模板的实例由在步骤S16中发送的生成请求而生成。
接收到来自工作流功能添加模块10的格式模板获取请求之后，响应该请求，工作流管理系统5获得包含在所生成的进程模板格式实例中的格式模板，例如，工作流DB6，并为工作流功能添加模块10提供格式模板。
接着，在步骤S18，基于所获取的格式模板，工作流功能添加模块10在MUA9的屏幕上显示用于创建进程的区域(屏幕)。MUA9的用户在所显示的区域中输入涉及进程创建或启动的数据，然后按“继续处理”按钮或“发送”按钮，从而请求进程的继续。
在步骤S19，工作流功能添加模块10通过MUA9，从MUA9的用户接收到进程继续请求，然后在步骤S20，工作流功能添加模块10将记录格式实例的请求发送到工作流管理系统5，其中，格式实例包括MUA9的用户输入的数据。
从工作流功能添加模块10接收到格式实例记录请求之后，响应该请求，工作流管理系统5将在存储于例如工作流DB6中的相应进程实例中记录所获得的格式实例。
进一步，在步骤S21，工作流功能添加模块10将继续该进程的请求发送到工作流管理系统5。
在步骤S22，从工作流功能添加模块10接收到进程继续请求之后，响应于该请求，工作流管理系统5发出关于相应工作项目的处理的通知电子邮件消息，给SMTP服务器4。
如图12所示，MUA9的用户可以使用MUA9的屏幕来启动工作流。
图13是显示基于SOAP的进程模板列表的数据范例图示。
如图13所示，工作流功能添加模块10和工作流管理系统5基于预定的协议，如SOAP，而相互通信。
接着参考图14，给出进程模板的说明。图14是说明进程模板的图。
从包含在属性里的“title(题目)”而确定图14所示的进程模板是用于关于PURCHASE APPLICATION(购买应用程序)的进程的模板。
进一步，图14的进程模板在信息项目“sequence(序列)”中包括ACTIVITYTEMPLATE(动作模板)1、ACTIVITY TEMPLATE 2、以及ACTIVITYTEMPLATE 3，其定义CREATION(创建)动作、EXAMINATION(检查)动作，以及APPROVAL(批准)动作将按顺序执行。这里，动作是指工作流的步骤。动作和工作项目之间的关系是：由人员处理的动作是工作项目。
进一步，图14的进程模板包括FORM TEMPLATE(格式模板)1，FORMTEMPLATE 2，以及FORM TEMPLATE 3。例如，在FORM TEMPLATE 1中定义用于CREATION的屏幕格式，在FORM TEMPLATE 2中定义用于EXAMINATION的屏幕格式，以及在FORM TEMPLATE 3中定义用于APPROVAL的屏幕格式。
接着参考图15，给出相应于图14的进程模板的进程实例的说明。图15是说明进程实例的示意图。
图15所示的进程实例是进程实例的范例，其中格式实例是在图12的顺序的步骤S20中输入的。
对照图14所示的进程模板，例如，在图15的进程实例中，编号被加入到“title”里，并且工作流参与者的用户ID(邮件账户)被作为创建者以及属性而被加入，其中工作流参与者创建了该进程实例。
如图15所示，进程实例包括动作模板的实体的副本，以便即使当进程在进行中的时候进程的定义被改变，也预防进程受影响。
进一步，图15的进程实例在信息项目“sequence”中包括ACTIVITY 1作为动作实例。在ACTIVITY 1中，工作流创建者的用户ID(邮件账户)作为属性而被加入“participant(参与者)”。在“date Time(日期时间)”中，加入工作流创建的日期和时间。进一步，在“participant 2”中，加入工作流参与者(检查者)的用户ID(邮件账户)。一时间限制被加入作为“limit(限制)”，其中参与者(检查者)应该在此时间限制之前完成检查。
如图15所示，进程实例包括格式模板的实体的副本，以便即使当进程在进行中的时候进程定义被改变，也能预防进程受影响，。
图15所示的进程实例包括FORM(格式)1作为格式实例。在FORM1中，加入工作流创建者的名字而作为在“string(字串)1”中的属性。进一步，在“string 2”的“comment(注释)”中，加入了由工作流创建者在MUA9的屏幕上输入的注释。
接着参考图16，给出关于工作流的处理的顺序的说明。图16是工作流处理的顺序图。
首先，MUA9的用户启动MUA9。接着，在步骤S30，已经启动的MUA9将包括邮件账户的用户身份验证请求发送到POP服务器3，然后接收身份验证结果。
当MUA9从POP服务器3接收到身份验证结果时，在步骤S31，工作流功能添加模块10引用由MUA9保持的身份验证结果，然后采用该身份验证结果作为它自身的身份验证结果。
通过工作流功能添加模块10采用MUA9用邮件账户执行的身份验证，作为它自身的身份验证，可以在不安装新的用户身份验证系统(服务器)的情况下，在用于工作流身份验证的系统中构造与工作流相关的系统。
接着，MUA9的用户生成请求以获得邮件列表。当MUA9确定MUA9的用户已经做出要获取邮件列表的请求时，在步骤S32，MUA9就将该邮件列表获取请求发送到POP服务器3，然后获得邮件列表。
在步骤S33中，如参考图5到7的说明，工作流功能添加模块10基于由MUA9所获得的邮件列表，而在MUA9的屏幕上显示工作列表。例如，工作流功能添加模块10引用由MUA9所获得的、并存储在例如硬盘26中的邮件标题，然后确定相应的电子邮件消息是否与工作流相关，如果工作流功能添加模块10确定电子邮件消息与工作流相关，工作流功能添加模块10就基于邮件标题的信息，而在MUA9的屏幕上显示工作列表。
MUA9的用户使用MUA9的屏幕，从工作流管理系统5中选择与工作流相关的电子邮件消息。
在步骤S34，MUA9将要获取与工作流相关的电子邮件消息的请求发送到POP服务器3，其中工作流相关的电子邮件消息是由MUA9的用户选择的，然后MUA9就获取相应的电子邮件消息。
接着，在步骤S35，工作流功能添加模块10发送一请求到工作流管理系统5，该请求是要获得相应于与工作流相关的通知电子邮件消息的格式模板，其中通知电子邮件消息是由MUA9获得的。
从工作流功能添加模块10接收到格式模板获取请求之后，响应该请求，工作流管理系统5就获取相应的格式模板，其中的格式模板包括在相应的、例如工作流DB6的进程模板格式的实例中，然后工作流管理系统5为工作流功能添加模块10提供所获得的格式模板。
在步骤S36，如参考图8的说明，基于所获得的格式模板，工作流功能添加模块10在MUA9的屏幕上显示工作项目处理区域31。
MUA9的用户在所显示的区域(屏幕)3 1上输入注释，通过点击EXAMINE(检查)或DISAPPOVE(不批准)按钮，而处理工作项目，并且请求进程的继续。
当在步骤S37，工作流功能添加模块10通过MUA9而从MUA9的用户接收到继续进程的请求之后，在步骤S38中，工作流功能添加模块10将记录格式实例的请求发送到工作流管理系统5，其中格式实例包括用户输入的注释。
从工作流功能添加模块10接收到格式实例记录请求之后，响应于该请求，工作流管理系统5在存储于例如工作流DB6中的相应进程实例中记录所获得的格式实例。
进一步，在步骤S39，工作流功能添加模块10将继续进程的请求发送到工作流管理系统5。
从工作流功能添加模块10接收到进程继续请求之后，在步骤S40，响应该请求，工作流管理系统5发出关于相应工作项目的处理的通知电子邮件消息给SMTP服务器4。
另一方面，在步骤S41，工作流功能添加模块10改变在MUA9的屏幕上显示的工作列表的显示状态。例如，工作流功能添加模块10在MUA9的屏幕上将经过处理的工作项目从未处理列移动到已处理列，或者从工作列表中删除经过处理的工作项目。
通过执行图16所示的处理，MUA9的用户可以使用MUA9的屏幕处理工作流。
接着，参考图17，给出格式模板获取请求的发送操作说明。图17是说明格式模板获取请求的发送操作的流程图。
在图17的S100，工作流功能添加模块10确定由MUA9获取的电子邮件消息的邮件标题是否包括如图11所示的X-WF-Status字段。如果工作流功能添加模块10确定由MUA9获取的电子邮件消息的邮件标题包括X-WF-Status字段(即，步骤S100中的“是”)，则工作流功能添加模块10进行到步骤S110，以及如果工作流功能添加模块10确定由MUA9获取的电子邮件消息的邮件标题不包括X-WF-Status字段(即，步骤S100中的“否”)，工作流功能添加模块10就结束操作。
在步骤S110，从由MUA9所获得的电子邮件消息的邮件标题的X-WF-Status字段中，工作流功能添加模块10获得工作流管理服务器1的主机名。
接着，在步骤S120，工作流功能添加模块10基于在步骤S110中获得的主机名，与工作流管理服务器1建立连接。
接着，在步骤S130，从所获得的电子邮件消息的邮件标题的X-WF-ID字段，工作流功能添加模块10获得用于识别与工作流相关的进程的进程ID。
接着，在步骤S140，工作流功能添加模块10将获得格式模板的请求发送到工作流管理系统5，该格式模板相应于所获得的、与工作流相关的通知电子邮件消息，该请求包括在步骤S130中获得的进程ID。
接着，在步骤S150，工作流功能添加模块10从工作流管理系统5获得该格式模板。
通过执行图17所示的处理，工作流功能添加模块10可以从工作流管理系统5获得格式模板，该格式模板相应于由MUA9获得的电子邮件消息。
[第二实施例]
在第一实施例中，给出了将工作流功能添加模块10结合在通用MUA9中的情况说明。或者，通过采用工作流处理专用的MUA14(在下文中也称为专用MUA14)，也能有效地执行与工作流相关的处理，其中从一开始，MUA14就包括如图4所示的工作列表处理部分11和格式处理部分12。
接着参考图18，给出根据本发明的第二实施例的系统的功能配置的说明。图18是显示根据本发明的第二实施例的系统的功能配置的框图。
参考图18，工作流管理服务器1包括POP服务器3、SMTP服务器4、工作流管理系统5、工作流DB6、邮件DB7、以及身份验证DB8。
例如，当工作流管理系统5通过SMTP服务器4，从专用MUA14接收进程模板列表搜索请求的电子邮件消息时，工作流管理系统5就搜索工作流DB6，并通过SMTP服务器4而向专用MUA14提供进程模板列表，即搜索结果。
进一步，如图18所示，客户端PC2包括专用MUA14，并且专用MUA14包括工作列表处理部分11和格式处理部分12。如上所述，专用MUA14是仅用于工作流的电子邮件软件。
工作列表处理部分11执行有关与工作流相关的进程的步骤列表(工作列表)的处理，其中的步骤应该由工作流参与者在这里执行。
格式处理部分12执行有关格式的处理，其中格式代表与工作流相关的用户界面。
接着参考图19，根据第二实施例，给出关于工作流启动顺序的说明。图19是工作流启动的顺序图，它根据本发明的第二实施例。
首先，专用MUA14的用户启动专用MUA14。然后，在图19的步骤S50，使用专用MUA14的邮件账户，已经启动的MUA14将包括邮件账户的用户身份验证请求发送到POP服务器3，然后接收身份验证结果。
通过使用专用MUA14的邮件账户而执行用户身份验证，可以在不安装新的用户身份验证系统(服务器)的情况下，在系统中构造与工作流相关的系统。
接着，如参考图9的说明，专用MUA14的用户在专用MUA14的屏幕上的“文件”菜单上点击“新建”，然后点击“工作流”，从而生成获得进程模板列表的请求。
当专用MUA14确定用户点击了专用MUA14屏幕上的“工作流”时，在步骤S5 1中，专用MUA14的用户为SMTP服务器4提供与工作流相关的进程模板列表搜索请求的电子邮件消息。
接着，在步骤S52，SMTP服务器4向工作流管理系统5提供进程模板列表搜索请求的电子邮件消息。
接收到进程模板列表搜索请求的电子邮件消息之后，在步骤S53，响应于该请求，工作流管理系统5搜索工作流DB6，并为SMTP服务器4提供进程模板列表电子邮件消息，它包括与工作流相关的进程模板列表，即搜索结果。
SMTP服务器4将接收到的进程模板列表电子邮件消息存储在例如邮件DB7中。
在步骤S54，专用MUA14通过POP服务器3，获得存储在例如邮件DB7中的相应的进程模板列表电子邮件消息。
接着，在步骤S55，如图9所示，基于所获得的与工作流相关的进程模板列表，专用MUA14在专用MUA14屏幕上显示与工作流相关的进程的列表，如Travel Expense Application、Purchase Application、Proposal Drafting(A)，以及Proposal Drafting(B)。
接着，通过选择用户将要从所显示的与工作流相关的进程列表中启动的进程，专用MUA14的用户选择进程模板。
在步骤S56，专用MUA14将请求生成进程模板实例的电子邮件消息发送到SMTP服务器4，其中进程模板实例是专用MUA14的用户所选择的。
在步骤S57，SMTP服务器4为工作流管理系统5提供该进程实例生成请求电子邮件消息。
接收到该进程实例生成请求电子邮件消息之后，响应于该请求，工作流管理系统5生成所选择的进程模板的实例，并将所生成的实例存储在例如工作流DB6中。
接着，在步骤S58，专用MUA14将一请求的电子邮件消息发送到SMTP服务器4，该请求是要获得包括在步骤S56中发送的生成请求所生成的进程模板实例中的格式模板。
在步骤S59中，SMTP服务器4为工作流管理系统5提供格式模板获取请求的电子邮件消息。
接收到格式模板获取请求的电子邮件消息之后，在步骤S60中，响应该消息，工作流管理系统5从例如工作流DB6获得包括在生成的进程模板实例中的格式模板，并为SMTP服务器4提供包含该格式模板的电子邮件消息。
SMTP服务器4将接收到的格式模板电子邮件消息存储在例如邮件DB 7中。
在步骤S61中，专用MUA 14通过POP服务器3，获得存储在例如邮件DB7中的相应的格式模板电子邮件消息。
接着，在步骤S62中，基于所获得的格式模板，专用MUA14在专用MUA14屏幕上显示用于进程创建的区域(屏幕)。
专用MUA14的用户在所显示的区域输入有关进程的创建或启动的数据，并通过按CONTINUE PROCESS(继续进程)按钮或TRANSMIT(发送)按钮而请求进程的继续。
接收到专用MUA14的用户的进程继续请求之后，在步骤S63中，专用MUA14将请求记录格式实例以及进程继续的电子邮件消息发送到SMTP服务器4，其中格式实例包括专用MUA14的用户输入的数据。
在步骤S64，SMTP服务器4为工作流管理系统5提供请求格式模板记录以及进程继续的电子邮件消息。
接收到请求格式实例记录以及进程继续的电子邮件消息之后，在步骤S65，响应该请求，工作流管理系统5将获得的格式实例记录在相应的进程实例中，其中进程实例存储在例如工作流DB6中，接着工作流管理系统5发出关于相应工作项目处理的通知电子邮件消息给SMTP服务器4。
如图19所示，专用MUA14的用户可以使用专用MUA14的屏幕来启动工作流。
接着参考图20，依照第二个实施例，给出关于工作流处理顺序的说明。图20是工作流处理的顺序图。
专用MUA14的用户启动专用MUA14。然后，在图20的步骤S70，使用专用MUA14的邮件账户，已经启动的专用MUA14将包括邮件账户的用户身份验证请求发送到POP服务器3，然后接收身份验证结果。
通过使用专用MUA14的邮件账户执行用户身份验证，可以在不安装新的用户身份验证系统(服务器)的情况下，在系统中构造与工作流相关的系统。
接着，专用MUA14的用户做出获得邮件列表的请求。当专用MUA14确定专用MUA14的用户做出了要获得邮件列表的请求时，在步骤S71，专用MUA14就将邮件列表获取请求发送到POP服务器3，然后获得邮件列表。
在步骤S72，如参考图5到7的说明，基于所获得的邮件列表，专用MUA14在专用MUA14屏幕上的显示工作列表。例如，专用MUA14引用接收到的并存储在例如硬盘26中的邮件标题，然后确定相应的电子邮件消息是否与工作流相关。如果专用MUA14确定电子邮件消息与工作流相关，则专用MUA14基于该邮件标题的信息，在专用MUA14屏幕上显示工作列表。
专用MUA14的用户使用专用MUA14的屏幕，从工作流管理系统5中选择与工作流相关的电子邮件消息。
在步骤S73，专用MUA14将一请求发送到POP服务器3，其中该请求是要获得与工作流相关的电子邮件消息，该电子邮件消息是由专用MUA14的用户所选择的，然后专用MUA14获得相应的电子邮件消息。
接着，在步骤S74，专用MUA14将一请求的电子邮件消息发送到SMTP服务器4，以获得格式模板，该格式模板对应于所获得的与工作流相关的通知电子邮件消息。
在步骤S75，SMTP服务器4向工作流管理系统5提供格式模板获取请求的电子邮件消息。
接收到格式模板获取请求的电子邮件消息后，在步骤S76，响应于该消息，工作流管理系统5从例如工作流DB6中获得相应的格式模板，该格式模板包括在相应进程模板的实例中，然后工作流管理系统5为SMTP服务器4提供包括所获得的格式模板的格式模板电子邮件消息。
SMTP服务器4将收到的格式模板邮件存储在例如邮件DB7中。
在步骤S77，专用MUA14通过POP服务器3，获得存储在例如邮件DB7中的相应的格式模板电子邮件消息。
在步骤S78，如参考图8的说明，基于所获得的格式模板，专用MUA14在专用MUA14的屏幕上显示工作项目处理区域31。
专用MUA14的用户在所显示的区域(屏幕)31上输入注释，通过点击EXAMINE或DISAPPOVE按钮而处理工作项目，并且请求进程的继续。
当专用MUA14的用户请求专用MUA14继续进程时，在步骤S79，专用MUA14将请求记录格式实例以及继续进程的电子邮件消息发送到SMTP服务器4，其中格式实例包括专用MUA14的用户输入的注释。
在步骤S80，SMTP服务器4为工作流管理系统5提供格式实例记录和进程继续的电子邮件消息。
接收到请求格式实例记录以及继续进程的电子邮件消息后，在步骤S81，响应该消息，工作流管理系统5将所获得的格式实例记录在相应的进程实例中，其中该进程实例存储在例如工作流DB6中，接着工作流管理系统5发出关于处理相应工作项目的通知电子邮件消息给SMTP服务器4。
另一方面，在步骤S82，专用MUA14改变在专用MUA14屏幕上显示的工作列表的显示状态。例如，专用MUA14在专用MUA14屏幕上将经过处理的工作项目从未处理列移动到已处理列，或者从工作列表中删除经过处理的工作项目。
通过执行如图20所示的处理，专用MUA14的用户可以使用专用MUA14的屏幕处理工作流。
[第三实施例]
在第一实施例中，工作流功能添加模块10包括通信处理部分13，并且工作流功能添加模块10基于如SOAP的预定协议，通过通信处理部分13，直接与工作流管理系统5通信。或者，与工作流管理服务器1的通信可以使用MUA9的邮件功能来执行。
参考图21，根据本发明的第三实施例，给出系统的功能配置说明。图21是显示根据本发明的第三实施例的系统的功能配置的框图。
参考图21，工作流管理服务器1包括POP服务器3、SMTP服务器4、工作流管理系统5、工作流DB6、邮件DB7、以及身份验证DB8。
例如，当工作流管理系统5通过SMTP服务器4，从MUA9接收到进程模板列表搜索请求的电子邮件消息时，工作流管理系统5就搜索工作流DB6，并通过SMTP服务器4，为MUA9提供进程模板列表，即搜索结果。
进一步，如图21所示，客户端PC2包括MUA9以及工作流功能添加模块10，而工作流功能添加模块10包括工作列表处理部分11以及格式处理部分12。
如上所述，MUA9使用它自身的邮件功能，与工作流管理服务器1进行通信。
[第四实施例]
在第二实施例中，专用MUA14通过使用它的邮件功能，与工作流管理服务器1进行通信。或者，专用MUA14可以包括第一实施例(图4)所示的工作流功能添加模块10的所有功能，以便使用通信处理部分13与工作流管理系统5进行通信。
参考图22，依照本发明的第四实施例，给出系统的功能配置的说明。图22是显示根据本发明第四实施例的系统的功能配置的框图。
参考图22，工作流管理服务器1包括POP服务器3、SMTP服务器4、工作流管理系统5、工作流DB6、邮件DB7、以及身份验证DB8。
例如，当工作流管理系统5从专用MUA14的通信处理部分13接收到进程模板列表搜索请求时，工作流管理系统5就搜索工作流DB6，并通过通信处理部分13，为专用MUA14提供进程模板列表，即搜索结果。
进一步，如图22所示，客户端PC2包括专用MUA14，而专用MUA14包括工作列表处理部分11、格式处理部分12、以及通信处理部分13。
如上所述，专用MUA14基于如SOAP的预定协议，通过通信处理部分13，直接与工作流管理系统5进行通信。
[第五实施例]
在上述的各个实施例中，POP服务器3、SMTP服务器4、工作流管理系统5、工作流DB6、邮件DB7、以及身份验证DB8都包括在同一服务器(工作流管理服务器1)中。然而，如上所述，所有如上所述的部件3到8，并不总是要包括在同一服务器中。
在第五实施例中，将上述实施例中的工作流管理服务器1的功能和配置划分成工作流管理服务器1和邮件服务器15。
图23是显示根据本发明第五实施例的系统配置的图。图23的系统包括工作流管理服务器1、邮件服务器15、以及客户端PC 2，它们通过网络100连接。邮件服务器15的硬件配置等同于图3所示的工作流管理服务器1。邮件服务器15的处理器依照邮件服务器程序(或是POP服务器程序和/或SMTP服务器程序)而执行处理。
接着参考图24，根据本发明的第五实施例，给出系统的功能配置的说明。图24是显示根据本发明的第五实施例的系统功能配置的框图。
参考图24，工作流管理服务器1包括工作流管理系统5和工作流DB6。邮件服务器15包括POP服务器3、SMTP服务器4、邮件DB7、以及身份验证DB8。
进一步，如图24所示，客户端PC2包括MUA9以及工作流功能添加模块10。进一步，工作流功能添加模块10包括工作列表处理部分11、格式处理部分12、以及通信处理部分13。
如在第五实施例中所示，POP服务器3、SMTP服务器4、工作流管理系统5、工作流DB6、邮件DB7、以及身份验证DB8，并不总是要包括在同一服务器中。
工作流管理服务器1可以是工作流管理设备，而其中程序可以是工作流管理程序。工作流管理系统5也可以是工作流管理设备，而其中程序也可以是工作流管理程序。MUA9可以是客户端PC2的电子邮件部分，而相应于MUA9的程序可以是电子邮件程序。专用MUA14也可以是客户端PC2的电子邮件部分，而相应于专用MUA14的程序也可以是电子邮件程序。
本发明并不局限于这些具体公开的实施例，可以在不偏离本发明的范围的情况下进行改变和修改。
本申请基于在2003年8月26日申请的编号为2003-301777，和2004年8月9日申请的编号为2004-232296的日本优先权专利申请，这里结合它们的全文作为参考。

Claims (26)

1.一种计算机可读记录介质，用于存储工作流功能添加程序，以促使计算机运行一方法，该方法包括以下步骤：
(a)在关于电子邮件程序的屏幕上显示工作项目的列表；以及
(b)改变在所述步骤(a)中所显示的工作项目的列表的显示状态。
2.如权利要求1所述的计算机可读记录介质，其中所述步骤(a)依照处理每个工作项目的时间限制，在关于电子邮件程序的屏幕上显示工作项目的列表。
3.如权利要求1所述的计算机可读记录介质，其中该方法进一步包括步骤(c)：基于从管理关于工作流的进程的工作流管理系统获得的格式模板，在关于电子邮件程序的屏幕上显示一区域，该区域用于处理工作项目中的相应的一个。
4.如权利要求1所述的计算机可读记录介质，其中该方法进一步包括步骤(c)：响应于关于工作流的通知电子邮件消息，从管理关于工作流的进程的工作流管理系统获得相应于该电子邮件消息的格式模板，该格式模板包括在与工作流相关的进程的实例中。
5.如权利要求4所述的计算机可读记录介质，其中与工作流相关的通知电子邮件消息的标题包括关于工作流的字段。
6.如权利要求1所述的计算机可读记录介质，其中工作流功能添加程序使用该电子邮件程序的邮件账户来执行用户管理。
7.如权利要求1所述的计算机可读记录介质，其中该方法进一步包括步骤(c)：在关于电子邮件程序的屏幕上显示与工作流的启动有关的菜单。
8.一种存储电子邮件程序的计算机可读记录介质，其中：
该电子邮件程序包括如权利要求1所述的工作流功能添加程序。
9.一种计算机可读记录介质，用于存储电子邮件程序，以促使计算机运行一方法，该方法包括以下步骤：
(a)在有关电子邮件程序的屏幕上显示工作项目的列表；以及
(b)改变在所述步骤(a)中所显示的工作项目的列表的显示状态。
10.如权利要求9所述的计算机可读记录介质，其中所述步骤(a)依照处理每个工作项目的时间限制，在关于电子邮件程序的屏幕上显示工作项目的列表。
11.如权利要求9所述的计算机可读记录介质，其中该方法进一步包括步骤(c)：基于从管理关于工作流的进程的工作流管理系统获得的格式模板，在关于电子邮件程序的屏幕上显示一区域，该区域用于处理工作项目中的相应的一个。
12.如权利要求9所述的计算机可读记录介质，其中该方法进一步包括步骤(c)：响应于关于工作流的通知电子邮件消息，从管理关于工作流的进程的工作流管理系统获得相应于该电子邮件消息的格式模板，该格式模板包括在与工作流相关的进程的实例中。
13.如权利要求12所述的计算机可读记录介质，其中与工作流相关的通知电子邮件消息的标题包括关于工作流的字段。
14.如权利要求9所述的计算机可读记录介质，其中该方法进一步包括步骤(c)：在关于电子邮件程序的屏幕上显示与工作流的启动有关的菜单。
15.一种计算机可读记录介质，用于存储工作流管理程序，以促使计算机运行一方法，该方法包括以下步骤：
(a)响应于来自工作流功能添加程序以获取格式模板的请求，提供包括在进程实例中的格式模板，其中该进程与工作流有关；以及
(b)响应于来自工作流功能添加程序以记录该格式实例的请求，记录包括用户输入的数据的格式实例。
16.如权利要求15所述的计算机可读记录介质，其中该方法进一步包括步骤(c)：响应于来自工作流功能添加程序以继续与工作流相关的进程的请求，发出通知电子邮件消息，此电子邮件消息与工作流相关进程的步骤处理有关。
17.一种计算机可读记录介质，用于存储工作流管理程序，以促使计算机运行一方法，该方法包括以下步骤：
(a)响应于来自电子邮件程序的第一电子邮件消息，提供包括在与工作流有关的进程的实例中的格式模板，所述第一电子邮件消息请求获取格式模板；以及
(b)响应于来自所述电子邮件程序的第二电子邮件消息，记录包括用户输入的数据的格式实例，该第二电子邮件消息请求记录格式实例。
18.如权利要求17所述的计算机可读记录介质，其中该方法进一步包括步骤(c)：响应于来自电子邮件程序以继续与工作流相关的进程的请求，发出通知电子邮件消息，此电子邮件消息与工作流相关进程的步骤处理有关，其中该请求包括在来自电子邮件程序的第二电子邮件消息中。
19.一种用户终端单元，包括：
电子邮件部分，包括工作流功能添加部分，其被设置为添加与工作流相关的功能，
其中工作流功能添加部分在与电子邮件部分有关的屏幕上显示工作项目的列表。
20.一种用户终端单元，包括：
电子邮件部分，它包括工作列表处理部分，其被配置为执行关于工作项目的列表的处理，
其中该工作列表处理部分在与电子邮件部分有关的屏幕上显示工作项目的列表。
21.一种工作流管理设备，包括：
工作流管理部分，其被设置为管理关于工作流的进程，
其中响应于来自用户终端单元的工作流功能添加部分、以获取格式模板的请求，所述工作流管理部分提供包括在与工作流相关的进程实例中的格式模板，以及
响应于来自工作流功能添加部分、以记录格式实例的请求，所述工作流管理部分记录包括用户输入的数据的格式实例。
22.一种工作流管理设备，包括：
工作流管理部分，其被设置为管理关于工作流的进程，
其中响应于从用于电子邮件发送的发送服务器接收的第一电子邮件消息，工作流管理部分将包括格式模板的第二电子邮件消息发送到该发送服务器，其中该第一电子邮件消息请求获得该格式模板，该格式模板包括在与工作流相关的进程的实例中。
23.一种方法，用于处理在用户终端单元中的工作流，该用户终端单元包括电子邮件部分和工作流功能添加部分，该方法包括以下步骤：
(a)工作流功能添加部分在有关电子邮件部分的屏幕上显示工作项目的列表；以及
(b)工作流功能添加部分改变在所述步骤(a)中所显示的工作项目的列表的显示状态。
24.一种方法，用于处理在用户终端单元中的工作流，该用户终端单元包括电子邮件部分，其中：
该电子邮件部分包括工作列表处理部分，用于执行与工作项目的列表有关的处理；以及
该方法包括以下步骤：
(a)工作列表处理部分在有关电子邮件部分的屏幕上显示工作项目的列表；以及
(b)工作列表处理部分改变在所述步骤(a)中所显示的工作项目的列表的显示状态。
25.一种方法，用于管理在工作流管理设备中的工作流，其中该工作流管理设备用于管理与工作流有关的进程，该方法包括以下步骤：
(a)响应于来自用户终端单元的工作流功能添加部分、以获取格式模板的请求，提供包括在与工作流相关的进程实例中的格式模板；以及
(b)响应于来自工作流功能添加部分、以记录该格式实例的请求，记录格式实例，其中格式实例包括用户输入的数据。
26.一种方法，用于管理在工作流管理设备中的工作流，其中工作流管理设备用于管理与工作流有关的进程，该方法包括以下步骤：
(a)响应于来自用户终端单元的电子邮件部分的第一电子邮件消息，提供包括在与工作流相关的进程实例中的格式模板，该第一电子邮件消息请求获取该格式模板；以及
(b)响应于来自电子邮件部分的第二电子邮件消息，记录包括用户输入的数据的格式实例，该第二电子邮件消息请求记录该格式实例。
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