CN1479233A - 电子邮件发送方法以及系统 - Google Patents

Abstract

一种电子邮件发送方法以及系统，在实施电子邮件发送时，预先建立一用以储存收件者基本资料及电子邮件地址的数据库；其次，令一资料检索模块每日定时自该数据库中检索收件者的基本资料，用以判断是否有收件者于该日出生；再者，令一电子邮件内容生成模块通过该资料检索模块自该数据库中检索出祝贺生日的文字与图片并将其转换成超文件标示语言(HTML)格式；最后，令一网络资源服务器(IIS)所提供的简易邮递传输协议(SMTP)与该电子邮件相结合，并通过一动态服务器网页(ASP)程序将该电子邮件传送至当日过生日的收件者的电子邮件信箱中。

Description

电子邮件发送方法以及系统

技术领域

本发明涉及一种电子邮件发送方法以及系统，更详而言之，本发明涉及一种通过定时检索是否有于当天生日的收件者并自动生成生日祝贺电子邮件的电子邮件发送方法以及系统。

背景技术

随着电子信息科技的一日千里，现今的公司行号企业团体为了达到增加员工的工作效率或是产品生产制造的效率，纷纷将电子化及网络化的信息设备导入到工作环境或是生产线上，其中较为常见的就是网际网络(Internet)企业网络(Intranet)或企业间网络(Extranet)，通过前述各种网络通讯系统的建立，公司企业在商业文件的传递上或是生产制造过程的流程管理上，均可以通过网络通讯系统来进行资料数据的传输，中间的过程较以往的纸上作业以及邮寄或传真更为迅速简便。

承前所述，除了商业文件或其它资料数据的往来传送以外，大部分架构有网络通讯系统的公司或企业均会以电子邮件作为主管和部属或是员工与员工相互之间信息传递的工具。而在电子邮件发送的流程中，首先必须通过人工的方式将信件中的文字或图像等内容加以生成，再将完成内容制作的电子邮件通过例如微软的exchange服务器传送给收件者。此种电子邮件发送的方式不但麻烦而且时常会有挂万漏一的情形，可能是发信者忘记在一定时刻发送邮件或是收信者有许多人而漏掉了其中部分的人，而该电子邮件的内容很可能是重要的会议通知或是如同电子生日贺卡等祝福的信息内容，若为前者则会影响到会议顺利的进行；若为后者则会让部分应该收到祝福信息的员工产生不被重视或尊重的感觉。

发明内容

为解决上述现有技术的缺点，本发明的主要目的在于提供一种电子邮件发送方法以及系统，用以提供使用者预先设定发送信件的时间及对象等发送条件，并定时自动检索是否有符合该等条件的收件者存在，若有则自动将电子邮件传送至该收件者的电子邮件信箱的功能。

本发明的另一目的在于提供一种电子邮件发送方法以及系统，用以提供使用者只需预先设计好电子邮件的相关内容并加以储存于一数据库后，该电子邮件发送系统即会自动检索出该相对应的电子邮件内容并加以生成为完整的电子邮件内容格式的功能。

为实现以上所述的目的，本发明的电子邮件发送系统包括：一可以与一个以上的后端服务器系统相互连接用以储存该后端服务器系统所传送的收件者相关个人资料以及电子邮件内容的数据库；一用以提供该电子邮件发送系统定时自该数据库中检索是否有符合发送电子邮件条件的收件者存在及检索发送电子邮件内容功能的资料检索模块；一提供该电子邮件发送系统将该资料检索模块所检索出的电子邮件内容转换成为一电子邮件传送的格式用以进行电子邮件发送的电子邮件生成模块；以及一用以提供该电子邮件发送系统将该电子邮件生成模块所制作完成的电子邮件与一电子邮件传送协议相互结合的网络信息伺服系统。

通过该电子邮件发送系统，在实施电子邮件的发送时，首先，令一后端的数据处理伺服系统以及一交换伺服系统将收件者的个人基本资料、电子邮件内容以及电子邮件地址储存至该数据库中；其次，令该资料检索模块定时自动检索该数据库中是否有符合发送电子邮件条件的收件者存在，若有则自该数据库中检索出相对应于该使用者的电子邮件内容及电子邮件地址；再者，令该电子邮件生成模块将该资料检索模块所检索出的电子邮件内容转换成电子邮件传送的格式；最后，令该网络信息伺服系统将该电子邮件生成模块所生成的电子邮件内容与电子邮件传送协议相互结合将该电子邮件发送至使用者的电子邮件地址。

通过该电子邮件发送方法以及系统，用以提供使用者预先设定发送信件的时间及对象等发送条件，并定时自动检索是否有符合该等条件的收件者存在，若有则只需将储存于该数据库中的预先设计好的电子邮件内容生成为完整的电子邮件内容格式并将该电子邮件传送至该收件者的电子邮件信箱的功能。

附图说明

本发明的实质技术内容及其实施例已用图解方式详细揭示绘制于本说明书的附图中。附图内容简述如下：

图1为一系统方块示意图，其中显示本发明的电子邮件发送系统的系统基本架构；

图2为一系统方块示意图，其中显示该数据库于进行资料存取工作的系统基本架构；

图3(A)及图3(B)为数据库示意图，其中显示该数据库资料表格的内容；

图4为一应用示意图，其中显示通过本发明的电子邮件发送方法以及系统所生成的电子邮件内容；以及

图5为一流程图，其中显示实施本发明的电子邮件发送方法的流程。【图号说明】1   电子邮件发送系统           2   网络通讯系统3   终端装置                   4   终端装置10  数据库                     20  资料检索模块30  电子邮件生成模块           40  网络信息伺服系统50  数据处理伺服系统           60  交换伺服系统100 员工个人数据资料文件       101 电子邮件内容资料文件

具体实施方式

第一实施例

请参阅图1，其中显示本发明的电子邮件发送系统1运用于一具有网络通讯的企业的系统基本架构，用以提供该企业能够定时的将电子邮件形式的生日祝贺卡按时传送给生日的员工，以表达企业关怀员工的美意。该电子邮件发送系统1包括：一数据库10、一资料检索模块20、一电子邮件生成模块30以及一网络信息伺服系统40。在本实施例中，该电子邮件发送系统1通过一网络通讯系统2与终端装置3及终端装置4相互连接并进行资料的传送接收。该网络通讯系统可为网际网络(Internet)企业网络(Intranet)及企业间网络(Extranet)中的任一种，设本实施例中的网络通讯系统为一企业网络(Intranet)，而该企业网络的架构又可为一以太网络(Ethernet)以及快速以太网络(FastEthernet)中的任一种。因为该网络通讯系统的系统架构是现有技术，与本发明的电子邮件发送系统1无涉的部分则不予为文赘述。而该终端装置3及终端装置4，其可为一具有网络连接功能的计算机设备，在本实施例中该计算机设备至少具有一用以收发电子邮件的应用程序，如微软的OUTLOOK EXPRESS。该计算机设备还具有的其它功能与本实施例无关，故不再另作叙述。

该数据库10，其用以提供该电子邮件发送系统1与一个以上的后端服务器系统相互连接用以储存该后端服务器系统所传送的收件者相关个人资料以及电子邮件内容。在本实施例中，该数据库10的系统架构为一关系型数据库系统架构，通过关系型数据库的建立可以让该电子邮件发送系统1于资料的储存及检索工作上可以进行的更有效率。请参阅图2，其中显示该数据库10于进行资料存取工作的系统基本架构，该数据库10的资料来源来自于一个以上的后端服务器系统，其中可包括一用以处理员工的姓名、员工编号及出生年月日等资料的数据处理伺服系统50，如IBM的AS400；以及一至少储存有员工的电子有件地址用以处理员工电子邮件传送的交换伺服系统60，如微软的EXCHANGE服务器系统。系统管理者可以通过该关系型数据库的程序语言自该数据处理伺服系统50及该交换伺服系统60中导入所需要的员工资料，也可通过一数据处理工作站(未图标)将祝贺生日的电子邮件内容如文字及图片等加以储存至该数据库20中。

请参阅图3(A)，其中显示一员工个人数据资料文件100，该员工个人数据资料文件100包括有一用以储存员工姓名的员工姓名字段、一用以储存员工编号的员工编号字段、一用以储存员工出生日期的出生日期字段及一用以储存员工电子邮件地址的电子邮件地址字段。请参阅图3(B)，其中显示一电子邮件内容资料文件101，该电子邮件内容资料文件101包括有一用以储存祝贺文句的祝贺内文字段、一用以储存祝贺图档的图档1字段以及图档2字段。通过前述关系型数据库系统的建立，用以提供该电子邮件发送系统1得以更有效率地检索资料。

该资料检索模块20，其用以提供该电子邮件发送系统1定时自该数据库10中检索是否有符合发送信件的收件者存在及检索发送电子邮件内容。在本实施例中，该电子邮件发送系统1用于按时发送电子邮件生日贺卡给生日的员工，故该资料检索模块20则每日定时自该数据库10中的员工个人数据资料文件100的出生日期字段检索是否有在当日过生日的人，若顾及周休二日员工周六及周日均不上班的情况，则可预先设定该资料检索模块20于星期五执行检索工作时，除检索是否有当日过生日的员工外，再检索是否有于后一日及后二日过生日的员工存在。而实际检索上只需检索出生的月份及日期即可，年份可不予考虑。当然，除了出生日期之外，若其它个人的识别号码如身分证字号或员工编号中包含有出生日期者，则也可以在该员工个人数据资料文件100的员工资料中建立该等识别码的字段，在令该资料检索模块20进行检索工作时，依据该等识别码所显示的出生日期规则进行生日员工的检索。

此外，该资料检索模块20，还具有自该数据库10中检索出电子邮件生日贺卡内容的功能，在本实施例中，该电子邮件生日贺卡的内容包括有祝贺的文字以及图文件，该资料检索模块20会自该电子邮件内容资料文件101种检索出电子邮件生日贺卡的祝贺内文及图档。

该电子邮件生成模块30，其用以提供该电子邮件发送系统1将该资料检索模块20所检索出来的电子邮件生日贺卡的祝贺内文及图文件内容转换成电子邮件发送的格式。在本实施例中，该电子邮件的发送格式可为超文件标示语言(HTML)格式。

该网络信息伺服系统40，其用以提供该电子邮件发送系统1将该电子邮件生成模块30所制作完成的电子邮件与一电子邮件传送协议相互结合，用以通过该处理员工电子邮件传送的服务器系统60，如微软的EXCHANGE服务器系统，将该电子邮件生日贺卡传送至该生日员工的专属或公用电子邮件地址，以利该生日员工收取阅读该电子邮件生日贺卡。

通过该电子邮件发送系统1在实施电子邮件发送时：

首先，令一后端的数据处理伺服系统50以及一交换伺服系统60将收件者的个人基本资料、电子邮件内容以及电子邮件地址储存至该数据库10中。在本实施例中，该数据库10预先储存有该员工个人数据资料文件100，该员工个人数据资料文件100包括有姓名字段、员工编号字段、出生日期字段及电子邮件地址字段。此外，还包括该电子邮件内容资料文件101，该电子邮件内容资料文件101包括有祝贺内文字段、图档1字段及图档2字段。通过该数据库10的建立，用以提供该电子邮件发送系统1与一个以上的后端服务器系统相互连接用以储存该后端服务器系统所传送的收件者相关个人资料以及电子邮件内容。

其次，令该资料检索模块20定时自动检索该数据库10中是否有符合发送电子邮件条件的收件者存在，若有则自该数据库10中检索出相对应于该使用者的电子邮件内容及电子邮件地址。在本实施例中，该电子邮件发送系统1用以提供使用者定时检索是否有于当天生日的员工并将电子邮件生日贺卡自动发送给生目的员工，故该资料检索模块20须每日定时在该数据库10中检索该员工个人数据资料文件100中相对应于员工的出生日期字段是否与检索当日的月份日期相同，若顾及到周休二日员工周六及周日均休假可能无法收到电子邮件生日贺卡则于星期五进行检索时同时检索是否有于当日的次一日与再次一日生日的员工，若有则一并检索出来作为发送电子邮件生日贺卡的依据。因该电子邮件生日贺卡的内容包括有祝贺的文字以及图文件，故该资料检索模块20也会自该电子邮件内容资料文件101中检索出电子邮件生日贺卡的祝贺内文及图文件，用以作为电子邮件生日贺卡生成之用。

再者，令该电子邮件生成模块30将该资料检索模块20所检索出的电子邮件内容转换成电子邮件传送的格式。承前所述，该电子邮件生日贺卡的内容包括有文本文件及图形档案，只是以电子邮件形式作为传送资料的媒介时，该电子邮件须符合一定的传送格式，如超文件标示语言(HTML)格式，该电子邮件生成模块30及用以将该文本文件及图形档案转换成超文件标示语言(HTML)格式，用以进行电子邮件的发送。

最后，令该网络信息伺服系统40将该电子邮件生成模块30所生成的电子邮件内容与电子邮件传送协议相互结合将该电子邮件发送至使用者的电子邮件地址。在本实施例中，所采用的电子邮件传送协议为简单邮递传输协议(SMTP)，其属于传输控制协议/网际网络协议(Transmission Control Protocol/Internet Protocol；TCP/IP)中的一种协议，故该网络信息伺服系统40将该电子邮件与该简单邮递传输协议相结合，再通过一动态服务器网页(ASP)程序将该电子邮件传送至当日过生日的收件者的电子邮件信箱中，以利使用者收取并阅读该电子邮件的内文与图档。

请参阅图4，其中显示由该电子邮件发送系统1所生成的电子邮件生日贺卡的应用示意图。当生日员工收取电子邮件并展开时，即会看见祝贺的文字及图片。

请参阅图5，其中显示该电子邮件发送方法在实施电子邮件发送时的流程：

预先建立一可以与一个以上的后端服务器系统相互连接用以储存该后端服务器系统所传送的收件者相关个人资料以及电子邮件内容的数据库10，接着进行步骤S201。

在步骤S201中，令一后端的数据处理伺服系统50以及一交换伺服系统60将收件者的个人基本资料、电子邮件内容以及电子邮件地址储存至该数据库10中，接着进行步骤S202。

在步骤S202中，令该资料检索模块20定时自动检索该数据库10中是否有符合发送电子邮件条件的收件者存在，若有则进行步骤S203；若无则进行结束本流程。

在步骤S203中，自该数据库10中检索出相对应于该使用者的电子邮件内容及电子邮件地址，接着进行步骤S204。

在步骤S204中，令该电子邮件生成模块30将该资料检索模块20所检索出的电子邮件内容转换成电子邮件传送的格式，接着进行步骤S205。

在步骤S205中，令该网络信息伺服系统40将该电子邮件生成模块30所生成的电子邮件内容与电子邮件传送协议相互结合将该电子邮件发送至使用者的电子邮件地址。

通过该电子邮件发送方法以及系统，用以提供使用者预先设定发送信件的时间及对象等发送条件，并定时自动检索是否有符合该等条件的收件者存在，若有则只需将储存于该数据库中的预先设计好的电子邮件内容生成为完整的电子邮件内容格式并将该电子邮件传送至该收件者的电子邮件信箱的功能。

第二实施例

承前所述，本发明的电子邮件发送方法以及系统除可应用于定时发送电子邮件形式的生日贺卡外，也可以适用于电子邮件形式的开会通知发送。其只需预先将应参与会议的员工姓名或是员工编号等识别项目输入，在设定该电子邮件发送系统1提前于一定的时间于该数据库10中进行符合参与会议员工的检索，并依据检索的结果将预先储存在该数据库10的开会通知内文或附加档案制作成电子邮件的格式进行电子邮件会通知的传送。通过前述的方法以及系统，使用者即无需一一发信，不但有效率，而且更有准确性。

以上所述仅为本发明的电子邮件发送方法以及系统的较佳实施例而已，并非用以限定本发明的实质技术内容的范围。本发明的电子邮件发送方法以及系统其实质技术内容广义地定义于本发明的权利要求中，任何他人所完成的技术实体或方法，若与权利要求所定义的完全相同，或为等效的变更，均将被视为涵盖于权利要求的保护范围之中。

Claims (16)

1.一种电子邮件发送方法，其特征在于：其可通过一电子邮件发送系统，利用网络通讯系统将自动生成的电子邮件发送给收信者；在实施该电子邮件发送方法时，预先建立一可以与一个以上的后端伺服系统相互连接用以储存该后端伺服系统所传送的收件者相关个人资料以及电子邮件内容的数据库，该电子邮件发送方法包含：

令一后端的数据处理伺服系统以及一交换伺服系统将收件者的个人基本资料、电子邮件内容以及电子邮件地址储存至该数据库中；

令一资料检索模块定时自动检索该数据库中是否有符合发送电子邮件条件的收件者存在，若有则自该数据库中检索出相对应于该使用者的电子邮件内容及电子邮件地址；

令一电子邮件生成模块将该资料检索模块所检索出的电子邮件内容转换成电子邮件传送的格式；以及

令一网络信息伺服系统将该电子邮件生成模块所生成的电子邮件内容与电子邮件传送协议相互结合将该电子邮件发送至使用者的电子邮件地址。

2.如权利要求1所述的方法，其特征在于：当该资料检索模块定时自动检索该数据库中未检索出有符合发送电子邮件条件的收件者存在时则结束该电子邮件发送方法的流程。

3.如权利要求1所述的方法，其特征在于：该电子邮件发送系统包含有：

一资料检索模块，其用以提供该电子邮件发送系统定时自该数据库中检索是否有符合发送信件的收件者存在及检索发送电子邮件内容功能；

一电子邮件生成模块，其用以提供该电子邮件发送系统将该资料检索模块所检索出来的电子邮件生日贺卡的祝贺内文及图文件内容转换成电子邮件发送的格式；以及

一网络信息伺服系统，其用以提供该电子邮件发送系统将该电子邮件生成模块所制作完成的电子邮件与一电子邮件传送协议相互结合，并通过一用以处理员工电子邮件传送的交换伺服系统，将该电子邮件生日贺卡传送至该生日员工的专属或公用电子邮件地址。

4.如权利要求1所述的方法，其特征在于：该网络通讯系统可为网际网络(Internet)、企业网络(Intranet)以及企业间网络(Extranet)中的任一种。

5.如权利要求1所述的方法，其特征在于：该后端伺服系统可为后端的数据处理伺服系统以及交换伺服系统中的任一种。

6.如权利要求5所述的方法，其特征在于：该后端的数据处理伺服系统可为AS400伺服系统。

7.如权利要求5所述的方法，其特征在于：该交换伺服系统可为EXCHANGE伺服系统。

8.如权利要求1所述的方法，其特征在于：该电子邮件传送的格式为超文件标示语言(HTML)格式。

9.如权利要求1所述的方法，其特征在于：该电子邮件传送协议为简单邮递传输协议(SMTP)。

10.一种电子邮件发送系统，其特征在于：其可以通过一电子邮件发送方法，利用网络通讯系统将自动生成的电子邮件发送给收信者，该种电子邮件发送系统包括：

一数据库，其用以提供该电子邮件发送系统与一个以上的后端服务器系统相互连接用以储存该后端服务器系统所传送的收件者相关个人资料以及电子邮件内容；

一资料检索模块，其用以提供该电子邮件发送系统定时自该数据库中检索是否有符合发送信件的收件者存在及检索发送电子邮件内容功能；

一电子邮件生成模块，其用以提供该电子邮件发送系统将该资料检索模块所检索出来的电子邮件生日贺卡的祝贺内文及图文件内容转换成电子邮件发送的格式；以及

一网络信息伺服系统，其用以提供该电子邮件发送系统将该电子邮件生成模块所制作完成的电子邮件与一电子邮件传送协议相互结合，并通过一用以处理员工电子邮件传送的交换伺服系统，将该电子邮件生日贺卡传送至该生日员工的专属或公用电子邮件地址。

11.如权利要求10所述的系统，其特征在于：该网络通讯系统可为网际网络(Internet)、企业网络(Intranet)以及企业间网络(Extranet)中的任一种。

12.如权利要求10所述的系统，其特征在于：该后端伺服系统可为后端的数据处理伺服系统以及交换伺服系统中的任一种。

13.如权利要求12所述的系统，其特征在于：该后端的数据处理伺服系统可为AS400伺服系统。

14.如权利要求12所述的系统，其特征在于：该交换伺服系统可为EXCHANGE伺服系统。

15.如权利要求10所述的系统，其特征在于：该电子邮件传送的格式为超文件标示语言(HTML)格式。

16.如权利要求10所述的系统，其特征在于：该电子邮件传送协议为简单邮递传输协议(SMTP)。

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