CN1477570A - 自动化签核方法以及系统 - Google Patents

Abstract

一种自动化签核方法以及系统，其令窗体生成模块依据使用者通过网络终端装置输入的签核功能选项自一储存有签核窗体、签核规则等资料的数据库中检索出允符该签核功能选项的签核窗体资料并据之生成于该终端装置上；其次，令数据存取模块将使用者通过该终端装置输入的签核窗体资料储存至该数据库中并依据该资料自该数据库中检索出对应该资料的签核负责单位后发送信息至窗体传签模块；再者，令该窗体传签模块于接受该存取模块所传送的签核负责单位信息后据之将签核窗体传送至该签核负责单位进行签核；最后，令一签核监控模块于该窗体签传模块进行签传的过程中针对与签核流程内容相关的数据资料进行监控及记录，供使用者可随时掌控签核的内容及其流程。

Description

自动化签核方法以及系统

技术领域

本发明涉及一种自动化签核方法以及系统，更详而言之，本发明涉及一种提供使用者通过网络通讯系统自动化文件签核流程及签核监控的方法与系统。

背景技术

21世纪是电子商务(e-Commerce)的世纪，更是电子化管理(e-Management)的世纪，因此企业无不为顺应此潮流，而积极展开其电子化的营运与管理。随着科技的日新月异，在掌握信息就等于掌握竞争优势的前提下，企业唯有以电子化管理，才能在竞争环境中不断地提高。

电子化管理的观念发展至今，已不仅止于企业主体内部的计算机化、与网际网络连接的环境、与电子邮件的收发等，尤其是数字化办公室的建立，亦即将行政作业平台架设在网际网络上，而能不受空间、时间限制下上网处理业务；其内容主要是将信息传递、电子布告栏、内部资源共享，以及公文签核等办公行政等事务移至网络上，通过浏览器存取或进行业务操作，希望通过此网际网络及档案资源可互相分享的特性，提高工作效率并降低成本，更进一步提高企业竞争力。

在传统的企业管理中，虽以具有易于书写及携带等优点的纸面文件为主，但其也同时存在有档案整合、保存及备份不易，以及储存空间成本高等问题。在电子化的趋势下，使得企业得以通过电子化而强化内部作业的管理，解决了上述纸面文件等作业方式的缺点，同时可通过公文的数字化，迅速从数据库中调阅出所需要的公文资料，使资源得以共享，进而使办公室成为一座信息宝库，更形成企业内部作业管理重要的一环。

在电子化管理中，以签核系统为其中最重要部分，即部属将前述公文签核等办公行政事务，通过电子化签核系统，而交由主管核定的系统。在以往，公文是企业对内对外互动沟通的重要工具，但长久以来公文的处理大都以人工的方式处理，而公文的逐级层转，在时效性及处理品质上也一直成为行政效率的瓶颈，制约了企业竞争力的提高，更成为企业改善内部管理作业的首要课题。

有鉴于传统的公文签核方式往往会动用到不少的人力，因此通过电子化的作业，以降低人力并降低流程所需时间，让欲通过公文签呈核定人员，直接在内部网络甚至不分时空，以上网联机方式，将该份公文转呈给相关主管核签，并结合电子交换技术将签核完成的文件转送至相关单位，即成为企业有效节省人力、提高企业竞争力的重要关键。而且随着网际网络在近年来急遽的发展，带动组织作业流程及运作方式的变迁，更使得企业能够通过网际网络的传递，不分时空地快速完成公文签核与获得相关信息，而提高公文签核处理效率。

然此现有的电子化签核系统，虽能较传统的纸面文件，节省大量的人力成本，然由于其未具有可自行订制各部分的接口以及可扩充及调整的特性，故受限于系统的既定规范，一旦面临须设置各个流程的签核规则、公用的签核页面及统一的处理规则时，反而须大费周章同步配合调整修改并进行系统测试等作业，使得该系统不能如传统文件般具有可随时订制、修订或调整的弹性。

故在电子化管理时代，如何运用一种签核系统及方法，以提供企业窗体流程电子化，并使该电子化管理的文件窗体管理，能更具整合性、时效性、安全性及扩充性，同时发展出更具有弹性，又能兼具传统公文特色的签核系统，实现能够让用户方便灵活而且有效地设置各个流程的签核规则、公用的签核页面及统一的处理规则，成为企业在签核系统管理中亟待解决的一项重要课题。

发明内容

为解决上述现有技术的缺点，本发明的主要目的在于提供一种自动化签核方法以及系统，藉以让企业集团分散于各地的使用者均可通过网络通讯系统，以自动化执行文件窗体签核的工作。

本发明的另一目的在于提供一种自动化签核方法以及系统，藉以让使用者于执行文件窗体签核的过程中可针对签核内容与签核流程进行监控，以达到实时掌握签核进度的目的。

为实现上述的目的，本发明的自动化签核系统包含有：一用以提供该自动化签核系统通过一网络通讯系统与网络终端装置相互连接并提供该网络终端装置进行资料存取的网络伺服系统；一用以储存由使用者通过一终端装置所输入至少包括有签核窗体生成资料、签核规则设置资料、业务单位层级资料、签核负责主管资料及签核流程记录资料等资料的数据库；一依据使用者通过该网络终端装置所输入的签核功能选项内容自该数据库中检索出对应该签核功能选项的窗体生成资料，藉之生成相关的签核窗体网页画面以供使用者通过该网络终端装置选择窗体签核功能与输入签核窗体内容的窗体生成模块；一用以将使用者通过该网络终端装置所输入的签核功能选项及签核内容数据资料储存至该数据库中，并依据该签核窗体内容自该数据库中检索出对应的签核负责单位及其主管资料的数据存取模块；一依据该数据存取模块所检索出对应该签核窗体的签核负责单位及其主管资料，将该签核窗体依序传送至相关的签核负责单位及其主管处，以供该签核负责主管通过该网络终端装置进行签核的窗体传签模块；以及一用以于该窗体传签模块执行窗体签传的过程中针对使用者通过该网络终端装置所输入的签核内容及签核流程进行监控，藉以提供使用者随时得以掌握签核情况的签核监控模块。

通过该自动化签核系统，进行自动化签核的方法为：首先，令该窗体生成模块依据使用者通过一网络终端装置所输入的签核功能选项自该数据库中检索出允符该签核功能选项的签核窗体资料并据之生成一网页画面于该终端装置上；其次，令该数据存取模块将使用者通过该网络终端装置所输入的签核窗体资料储存至该数据库中并于依据该签核资料自该数据库中检索出对应该签核资料的签核负责单位后发送一信息至该窗体传签模块；再者，令该窗体传签模块于接受该数据存取模块所传送的签核负责单位信息后据之将签核窗体传送至该签核负责单位进行签核；以及最后，令该签核监控模块于该窗体传签模块进行签核窗体传签的过程中针对与签核流程内容相关的数据资料进行监控及记录，供使用者可随时掌控签核的内容及其流程。

相较于现有的窗体签传技术，本发明的自动化签核方法以及系统，藉以让身处于各地的使用者均可通过网络通讯系统，以自动化执行文件窗体签核工作。此外，还可以让使用者于执行文件窗体签核的过程中得针对签核内容与签核流程进行监控，达到实时掌握签核进度的目的。

附图说明

以下，将以较佳实施例，配合所附图式，进一步详细说明本发明的特点及功效：

图1为一应用架构方块示意图，用以显示本发明的自动化签核系统的应用架构；

图2为一系统架构方块示意图，用以显示本发明的自动化签核系统的系统架构；

图3(A)至图3(D)为一应用示意图，用以显示本发明的自动化签核系统其数据库数据域位的架构；

图4(A)至图4(H)为一应用示意图，用以显示本发明的自动化签核系统于使用者进行签核时的网页画面；以及

图5为一流程图，用以显示本发明的自动化签核方法的流程。【图号说明】1    自动化签核系统        2    络通讯系统3    络终端装置            4    网络终端装置5    网络终端装置          200  网络伺服系统210  数据库                220  窗体生成模块230  数据存取模块          240  窗体签传模块250  签核监控模块          300  签核窗体生成资料表310  签核规则设置资料表    320  签核负责主管资料表330  签核流程记录资料表    400  网页画面410  网页画面              420  网页画面430  网页画面              440  网页画面450  网页画面              460  网页画面470  网页画面

具体实施方式

请参阅图1，其显示本发明的一与具有网络连接功能的网络终端装置3、网络终端装置4及网络终端装置5相互连接。该网络通讯系统2可为一网际网络(Internet)企业网络(Intranet)或企业间网络(Extranet)。而该网络通讯系统2的通讯模式可为有线模拟、有线数字或无线通讯模式；该网络终端装置3、网络终端装置4及网络终端装置5则用以通过该网络通讯系统2与该自动化签核系统1相互连接以进行资料传送的工作，其可为一个人计算机(PC)、笔记本型计算机(NB)或工作站(Workstation)，在本实施例中，该网络终端装置3为一个人计算机，而该网络终端装置4则为一笔记本型计算机，该该网络终端装置5则为一工作站。前述的网络通讯系统2的系统架构是现有的，故不另为文赘述。

请参阅图2，其显示本发明的自动化签核系统1的系统架构，如图所示，该自动化签核系统1包含有一网络伺服系统200、一数据库210、一窗体生成模块220、一数据存取模块230、一窗体签传模块240以及一签核监控模块250。

该网络伺服系统200提供该自动化签核系统1通过该网络通讯系统2与该网络终端装置3、网络终端装置4及网络终端装置5相互连接并提供该网络终端装置3、网络终端装置4及网络终端装置5响应使用者的指令或其它需求以进行资料存取之用。在本实施例中，该网络终端装置3、网络终端装置4及网络终端装置5，利用该网络终端装置上的网络浏览器(如微软的Internet Explorer或是网景的NetscapeNavigator)通过网络通讯系统2经由该网络伺服系统200与该自动化签核系统1相互连接。

该数据库210提供该自动化签核系统1用以储存使用者自一网络终端装置所输入的签核窗体生成资料、签核规则设置资料、业务单位层级资料、签核负责主管资料及签核流程记录资料等资料。在本实施例中，为增加资料查询及检索时的效率，该数据库210可为一关系型数据库。其架构的例举得如图3(A)所示的签核窗体生成资料表300，其包含有窗体编号及窗体内容等数据域位；或如图3(B)所示的签核规则设置资料表310，其包含有签核窗体编号、签核级别类型、签核级别名称、签核顺序、签核负责主管及是否须审核等数据域位；或如图3(C)所示的签核负责主管资料表320，其包含有签核负责主管及负责部门等数据域位；亦或如图3(D)所示的签核流程记录资料表330，其包含有签核窗体编号、窗体类型、申请人、申请时间、内容摘要、签核历史、签核中及等待时间等数据域位。惟须特别说明者，系前述的各该数据域位及其所属的资料表仅为例举而已，在实际情况中，其内容可更为明确详细。此外，各该数据域位的内容也有可能包含有其它的数据域位或是资料列表，碍于篇幅所限，及考虑陈述上的简洁，故仅显示与实时管理有关的部分资料。另一方面，该关系型数据库的系统架构也有多种，其如何建立是现有的技术，故也不另为文叙述。

该窗体生成模块220用以依据使用者通过该网络通讯系统所输入的签核功能选项，自该数据库210中检索出对应于该签核功能选项的相关字段资料，并据之生成对应该功能选项内容的签核窗体网页画面，藉以提供使用者依循该窗体的各字段通过该网络终端装置输入相关的签核数据或资料。在本实施例中，设使用者通过该网络终端装置输入一选择一签核级别及人员设置功能选项，则该窗体生成模块220于接受到输入信号后随即自该数据库210的签核窗体生成资料表300中检索出该窗体编号「01」窗体内容为「签核级别及人员设置页面窗体」的窗体资料，而该窗体内容中则包括有对应于该「签核级别及人员设置页面窗体」的「级别类型」、「级别名称」、「级别内容描述」及「级别成员」等相关数据域位，藉以提供使用者针对该窗体内容进行浏览及增删修改等操作。

该数据存取模块230用以将使用者通过该网络终端装置所输入的签核功能选项及签核内容数据资料储存至该数据库210中，并依据该签核窗体内容自该数据库210中检索出对应的签核负责单位及其主管资料，藉以提供自动化签核系统1的相关模块依据该资料进行自动化签核的工作流程。

该窗体传签模块240依据该数据存取模块230所检索出对应该签核窗体的签核负责单位及其主管资料，将该签核窗体依序传送至相关的签核负责单位及其主管处，以供该签核负责主管通过该网络终端装置进行签核。承前所述，在本实施例中，设使用者依据该窗体生成模块220所生成的签核窗体数据域位的内容，通过该网络终端装置输入相关签核的内容，当该窗体传签模块240接收到该数据存取模块230所传送的对应该签核窗体内容的签核负责单位及其主管资料后，随即依据该资料的内容将该签核窗体传送至相关的签核负责主管，该签核负责主管于签核工作完成后将该签核窗体送出，该窗体传签模块240随即将该签核窗体传送至下一位签核负责主管供其进行签核工作，依此类推直至签核工作完成。须特别说明的是，该窗体传签模块240的签传模式并非限定于仅有一固定的先后顺序的传签流程，其包括如以多向平行的方式同时进行签传工作亦无不可。

该签核监控模块250用以于该窗体传签模块240执行窗体签传的过程中针对使用者通过该网络终端装置所输入的签核内容及签核流程进行监控，藉以提供使用者随时得以掌握签核情状。承前所述，在本实施例中，该签核监控模块250执行签核监控的方式是该窗体传签模块240执行传签的过程中，会将签核的内容及进度储存于该数据库210中，则该签核监控模块250每当该窗体传签模块240执行签核内容及进度的储存动作时，即发送一信号驱动该签核监控模块250自该数据库210中检索出该执行签核内容及进度，藉以提供使用者可随时进行签核内容及流程的查询。

通过前述的自动化签核系统1，于实施该自动化签核方法的步骤，系如下所述。

首先，令该窗体生成模块220依据使用者通过一网络终端装置所输入的签核功能选项自该数据库210中检索出允符该签核功能选项的签核窗体资料并据之生成一网页画面于该终端装置上。请参阅图4(A)的签核功能选项网页画面400，如图所示，设使用者通过该网络终端装置进入该网页画面400后点选该「签核级别及人员设置」功能选项，则该窗体生成模块220随即自该数据库210中检索出该功能选项的网页画面资料，并据之生成如图4(B)所示的签核级别及人员设置网页画面410，该网页画面则包含有「级别类型」、「级别名称」、「级别内容描述」及「级别成员」等相关数据域位供使用者通过该网络终端装置进行资料浏览。若使用者欲就该签核级别成员的内容加以编辑修正，其可在选择欲做编辑修正的签核窗体内容后点选「编辑」选项，则该窗体生成模块220于接收到使用者输入的信号后随即自该数据库210中检索出对应的网页画面资料，并据之生成如图4(C)所示的为指定的级别及人员选定成员的网页画面420，使用者则可通过该网络终端装置输入欲修正的签核窗体内容。依此类推，则其它的签核窗体相关网页画面的生成方式一如上述。

其次，令该数据存取模块230将使用者通过该网络终端装置所输入的签核窗体资料储存至该数据库中并于依据该签核资料自该数据库中检索出对应该签核资料的签核负责单位后发送一信息至该窗体传签模块240。在本实施例中，设使用者通过该网络终端装置于该网页画面400中选择一「流程设置」功能选项后，该该窗体生成模块220随即生成一如图4(D)所示的流程设置网页画面430，该网页画面430包含有「流程名称」、「是否须签核」、「是否须审核」及「签核级别」等数据域供使用者通过该网络终端装置进行浏览。此外，始用者还可选择任一流程名称并点选该网页画面430中的「维持」功能选项以进入如图4(E)所示的流程设置网页画面440，于该网页画面440中，使用者可通过该网络终端装置进行「是否须签核」、「是否须审核」及「签核级别」等签核流程内容的设置，并可在设定完成后加以储存。承前所述，当使用者完成「签核级别及人员设置」及「流程设置」的设定后，该数据存取模块230即会将使用者通过该网络终端装置所输入的签核流程相关资料加以储存。之后，若使用者欲就该「品管稽核」流程进行传签，其可在该网页画面400中点选「传签流程选择」功能选项，则该窗体生成模块220随即生成一如图4(F)所示的传签流程选择网页画面450，该网页画面450包含有「签核窗体编号」及「签核级别名称」等数据域位，设使用者欲进行该签核窗体编号为「000002 」签核级别名称为「品管稽核」的传签时，该数据存取模块230随即自该数据库210中检索出对应该签核窗体编号为「000002」签核级别名称为「品管稽核」的传签相关资料，并将的传送至该窗体传签模块240以执行传签。

再者，令该窗体传签模块240于接受该数据存取模块230所传送的签核负责单位信息后据之将签核窗体传送至该签核负责单位进行签核。承前所述，在本实施例中，设该签核窗体编号为「000002」签核级别名称为「品管稽核」的签核负责主管为「CCC、DDD及EEE」则该窗体传签模块240于接受该数据存取模块230所传送的签核负责单位信息后据之将签核窗体依序传送至该签核负责单位进行签核，其签核窗体画面则得如图4(G)所示的公用签核网页画面460，其中包括有「签核选项」、「申请人」、「申请时间」、「申请摘要」及「传签历史」等数据域位以供签核负责主管通过该网络终端装置进行签核。

最后，令该签核监控模块250于该窗体传签模块240进行签核窗体传签的过程中针对与签核流程内容相关的数据资料进行监控及记录，供使用者可随时掌控签核的内容及其流程。承前所述，当该窗体传签模块240进行该签核窗体编号为「000002」签核级别名称为「品管稽核」的签核窗体传签工作时，该签核监控模块250会随时记录如该签核窗体目前的传签进度与处理状况，则当使用者于该网页画面400终点选一「监控页面」功能选项，则该窗体生成模块220随即生成一如图4(H)所示的监控页面网页画面470，该网页画面470则包含有「签核窗体编号」、「窗体类型」、「申请人」、「申请时间」、「内容摘要」、「签核历史」、「签核中」及「等待时间」等数据域位，以供使用者通过该网络终端装置随时的查询签核窗体的签核流程状况藉以掌握签核的进度。

请参阅图5，其显示本发明的自动化签核方法的流程。该自动化签核系统1建立有用以提供该自动化签核系统1通过网络通讯系统与网络终端装置相互连接并提供该网络终端装置进行资料存取的网络伺服系统200及用以储存至少包括有签核窗体生成资料、签核规则设置资料、业务单位层级资料、签核负责主管资料及签核流程记录等资料的数据库210，接着进行步骤S501。

在步骤S501中，令该窗体生成模块220依据使用者通过一网络终端装置所输入的签核功能选项自该数据库210中检索出允符该签核功能选项的签核窗体资料并据之生成一网页画面于该终端装置上，接着进行步骤S502。

在步骤S502中，令该数据存取模块230将使用者通过该网络终端装置所输入的签核窗体资料储存至该数据库中并于依据该签核资料自该数据库中检索出对应该签核资料的签核负责单位后发送一信息至该窗体传签模块240，接着进行步骤S503。

在步骤S503中，令该窗体传签模块240于接受该数据存取模块230所传送的签核负责单位信息后据之将签核窗体传送至该签核负责单位进行签核，接着进行步骤S504。

在步骤S504中，令该签核监控模块250于该窗体传签模块240进行签核窗体传签的过程中针对与签核流程内容相关的数据资料进行监控及记录，供使用者可随时掌控签核的内容及其流程。

通过前述本发明的自动化签核方法以及系统，藉以让身处于各地的使用者均可通过网络通讯系统，以自动化执行文件窗体签核的工作。此外，还可以让使用者于执行文件窗体签核的过程中可针对签核内容与签核流程进行监控，达到实时掌握签核进度的目的。

以上所述仅为本发明的自动化签核方法以及系统的较佳实施例，并非用以限定本发明的实质技术内容的范围。本发明的自动化签核方法以及系统其实质技术内容广义地定义于权利要求中，任何他人所完成的技术实体或方法，若与本发明的权利要求所定义的完全相同，或为等效的变更，均将被视为涵盖于此权利要求的范围之中。

Claims (10)

1.一种自动化签核方法，其特征在于：其提供使用者以网络终端装置通过一网络通讯系统进行自动化的签核工作，该签核工作资料储存于一数据库中，该自动化签核方法包含：

令一窗体生成模块依据使用者通过一网络终端装置所输入的签核功能选项自该数据库中检索出允符该签核功能选项的签核窗体资料并据之生成一网页画面于该终端装置上；

令一数据存取模块将使用者通过该网络终端装置所输入的签核窗体资料储存至该数据库中并依据该签核资料自该数据库中检索出对应该签核资料的签核负责单位后，发送一信息至一窗体传签模块；

令该窗体传签模块于接受该数据存取模块所传送的签核负责单位信息后将签核窗体传送至该签核负责单位进行签核；以及

令一签核监控模块于该窗体传签模块进行签核窗体传签的过程中针对与签核流程内容相关的数据资料进行监控及记录，供使用者可随时掌控签核的内容及其流程。

2.如权利要求1所述的方法，其特征在于：该网络终端装置可为个人计算机、笔记本型计算机、个人数字助理(PDA)以及移动电话其中任一种。

3.如权利要求1所述的方法，其特征在于：该网络通讯系统可为网际网络(Internet)、企业网络(Intranet)、企业间网络(Extranet)以及无线通讯系统其中任一种。

4.如权利要求1所述的方法，其特征在于：该网络通讯系统可为有线通讯系统以及无线通讯系统其中任一种。

5.如权利要求1所述的方法，其特征在于：该数据库为关系型数据库。

6.一种自动化签核系统，其特征在于：其提供使用者以网络终端装置通过一网络通讯系统进行自动化的签核工作，该自动化签核系统包含：

一网络伺服系统，用以提供该自动化签核系统通过该网络通讯系统与一网络终端装置相互连接并提供该网络终端装置进行资料存取；

一数据库，用以提供该自动化签核系统储存使用者自一网络终端装置所输入的签核工作资料；

一窗体生成模块，用以依据使用者通过该网络通讯系统所输入的签核功能选项，自该数据库中检索出对应于该签核功能选项的相关字段资料，并据之生成对应该功能选项内容的签核窗体网页画面，藉以提供使用者依循该窗体的各字段通过该网络终端装置输入相关的签核数据或资料；

一数据存取模块，用以将使用者通过该网络终端装置所输入的签核功能选项及签核内容数据资料储存至该数据库中，并依据该签核窗体内容自该数据库中检索出对应的签核负责单位及其主管资料，藉以提供自动化签核系统的相关模块依据该资料进行自动化签核的工作流程；

一窗体传签模块，用以依据该数据存取模块所检索出对应该签核窗体的签核负责单位及其主管资料，将该签核窗体依序传送至相关的签核负责单位及其主管，以供该签核负责主管通过该网络终端装置进行签核工作；以及

一签核监控模块，用以于该窗体传签模块执行窗体签传的过程中针对使用者通过该网络终端装置所输入的签核内容及签核流程进行监控，藉以提供使用者随时得以掌握签核情况。

7.如权利要求6所述的系统，其特征在于：该网络终端装置可为个人计算机、笔记本型计算机、个人数字助理(PDA)以及移动电话其中任一种。

8.如权利要求6所述的系统，其特征在于：该网络通讯系统可为网际网络(Internet)、企业网络(Intranet)、企业间网络(Extranet)以及无线通讯系统其中任一种。

9.如权利要求6所述的系统，其特征在于：该网络通讯系统可为有线通讯系统以及无线通讯系统其中任一种。

10.如权利要求6所述的系统，其特征在于：该数据库为关系型数据库。

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