CN1452115A

CN1452115A - 二维条码文件管理自动服务系统

Info

Publication number: CN1452115A
Application number: CN 02116137
Authority: CN
Inventors: 黄庆祥
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 2002-04-19
Filing date: 2002-04-19
Publication date: 2003-10-29

Abstract

一种二维条码文件管理自动服务系统包含文件管理生命周期的三阶段：(1)数字化前处理模块，内含文件管理自动产生模块、文件管理自动输入模块；(2)数字化处理模块，内含文件管理自动扫描模块、文件管理自动识别模块、文件管理自动索引模块、文件管理自动分类模块、文件管理自动加密模块、文件管理自动解密模块、文件管理自动认证模块、文件管理自动储存模块；(3)数字化后处理模块，内含文件归档上架模块、文件调阅查询模块、文件盘点模块。本发明是在文件管理自动服务系统开始启动时，将欲处理的文件经由数字化前、数字化、数字化后处理模块等三个阶段，依序完成文件管理的自动服务，本系统特别是指以二维条码为核心技术的文件管理自动服务系统。

Description

二维条码文件管理自动服务系统

技术领域

本发明涉及一种文件管理自动服务系统，特别涉及一种具有二维条码的文件管理自动服务系统。

背景技术

企业经营与政府管理都会产生大量的文件(Document)，由计算机产生的文件因为已经是数字化(Digitalized)的数据，故可借由信息科技进行文件的自动搜寻、自动索引、自动校核、自动加密、自动解密、自动认证等信息加值工作，但对非数字化文件(Non-digitalized，包括非计算机产生的文件、或计算机产生的文件但已无电子文档)，则无法进行类似的信息加值工作，因此非数字化文件的管理成为亟待突破的问题。

非数字化文件(Non-digitalized)的管理，传统的已知技术是先以微缩影拍摄机处理，用微缩胶片(Micro-film)的方式来储存，再用微缩影阅读复印机来阅读和打印，文件的信息加值只限于储存、查阅、复印，不会产生新的知识加值。早期的微缩胶片是模拟影像(Analog)数据，近期的微缩胶片已进步到数字影像(Digital)数据；然而这种进步也无法让微缩胶片免于被淘汰的命运，微缩胶片已由数字影像处理(Digital Image Process)逐渐取代。

非数字化文件的管理现在已知的技术是数字影像处理，但是这种技术一般仅应用在文件扫描(Scanning)，并未将非数字文件的整个管理操作流程整合起来；换言之，一个非数字化(Non-digital ized)的实体文件输入、实体文件扫描(Digitalized)、数字文件索引(Digitalized)、数字文件分类(Digitalized)、数字文件识别(Digitalized)、数字文件加密(Digitalized)、数字文件解密(Digitalized)、数字文件认证(Digitalized)、数字文件储存(Digitalized)、实体文件归档上架(Non-degitalized)、实体文件调阅查询(Non-degitalized)、实体文件借出归还(Non-degitalized)、实体文件盘点(Non-degitalized)等管理操作流程中，数字影像处理技术只是应用在非数字文件(Non-degitalized)转换为数字文件(Digitalized)的扫描工作(Scanning)，文件管理操作流程中的其他工作仍需创新突破，以提高文件管理的整合性、方便性和信息加值性。

为解决数字影像处理技术在文件管理整个操作流程的不足，近几年已有文件影像处理系统(Document Image Management System)引进条码，先由文件管理数据库印出一维条码，粘贴在即将扫描的每份非数字文件上(Non-digitalzed)，经由数字影像扫描后，转换为数字文件(Digtalized)，并依该条码所代表的文件类别，自动将数字文件转存入文件管理数据库。但是这种以一维条码为主的文件影像处理系统(Document Image Management System)有下列缺点：(1)一维条码只能储存文件分类代号(仅是有限的英文字和数字)，不能储存文件更详细的基本数据(中文字)；(2)一维条码经扫描后就没有再使用的机会，缺乏信息再利用的附加价值；(3)只解决文件自动分类存入文件管理数据库的问题，文件管理操作流程中的其他工作，例如文件加密、文件解密、文件认证、文件上架、文件盘点等仍待创新突破。

若从文件管理的生命周期分析，一份文件的数字化管理周期大致分为三个阶段：(1)数字化前处理阶段，包括实体文件整理、实体文件的登录；(2)数字化处理阶段，利用影像处理将实体文件数字化，包括实体文件输入、实体文件扫描(Digitalized)、数字文件识别、数字文件索引、数字文件分类、数字文件加密、数字文件解密、数字文件认证、数字文件储存；(3)数字化后处理阶段，经过数字化后又回归实体文件的管理，包括实体文件归档上架、实体文件调阅查询、实体文件借出归还、实体文件盘点等管理操作。综观现行已知的文件影像处理系统(Document Image Management System)，其处理范围仍仅限于第二阶段(数字化处理阶段)的一小部分，对第一阶段的前处理及第三阶段的后处理很少提供信息加值整合功能。

发明内容

鉴于上述已知技术“非数字化微缩胶片”及“数字化影像处理”的缺点，本发明的目的为提供一种含括“文件管理生命周期”的“二维条码文件管理自动服务系统”，以解决实体文件(非数字文件)和数字文件的管理服务，特别是指以“二维条码”为主的自动管理服务。

本发明的另一目的是提供一种可改善现行“一维条码文件影像处理系统”的缺点，并对“文件管理生命周期”各阶段操作方法，提出以二维条码为核心技术的创新性文件管理自动服务系统。

本发明的又一目的是提供一种具有自动识别、自动索引、自动加密、自动解密、自动认证的“二维条码影像档案文件管理自动服务系统”，使影像档案文件的管理能更快速和更安全。

为实现上述目的，本发明提供了一种具有“文件管理生命周期”三阶段自动服务功能的“二维条码文件管理自动服务系统”，其是利用一数字化前处理模块来处理数字化前的实体文件自动管理，再通过一数字化处理模块，来进行数字文件的相关加值处理，最后再利用一数字化后处理模块来处理数字化后的实体文件自动管理和服务。

附图说明

图1是本发明的二维条码文件管理自动服务系统的基本流程图。

图2A和图2B是本发明的二维条码文件管理自动服务系统的模块示意图。

图3是本发明的较佳实施例一：“文件管理生命周期”第一阶段的数字化前处理(二维条码档案分类表暨二维条码文件索引表)

图4本发明的较佳实施例二：“文件管理生命周期”第二阶段的数字化处理(实体文件扫描暨数字文件识别)

图5本发明的较佳实施例三：“文件管理生命周期”第三阶段的数字化后处理(归档上架)

具体实施方式

如图1所示，本发明的二维条码文件管理自动服务系统包含一数字化前处理模块11、一数字化处理模块12、及一数字化后处理模块13。

其中，如图2所示，属于第一阶段的数字化前处理模块11包括：一二维条码文件自动产生模块111、一二维条码文件自动输入模块112。

该二维条码文件自动产生模块111是利用二维条码编码器(2D Encoder)在产生端的计算机(含主机Mainframe/Workstation或个人计算机PC或个人数字助理PDA或信息家电IA或手机Mobile Phone等信息设备)自动产生一具有二维条码的“文件”，例如档案分类表或文件索引表等等，做为数字影像处理时文件跟踪(Document Tracking)之用。另外，该二维条码文件自动产生模块111所产生的“二维条码文件”是多元的，可包含不同型式的二维条码(TwoDimensional Code，2D Code)，不限于现行已知的PDF417、Maxicode、Datacode、QR-Code等二维条码而已。

该二维条码文件自动输入模块112是利用一自动传感器(Auto-Sensor)进纸机(Auto-Feeder)将实体文件自动输入接收端计算机(含主机Mainframe/Workstation或个人计算机PC或个人数字助理PDA或信息家电IA或手机Mobile Phone等信息设备)，亦做为数字影像处理之用。

此外，如图2所示，属于第二阶段的数字化处理模块12包含一实体文件扫描模块121、一数字文件识别模块122、一数字文件索引模块123、一数字文件分类模块124、一数字文件加密模块125、一数字文件解密模块126、一数字文件认证模块127、及一数字文件储存模块128。

该实体文件扫描模块121用以将自动输入的实体文件扫描转换为数字化的影像档。

该数字文件识别模块122是用以识别经影像技术处理过的数字文件的特征和意义，又自动识别可以是彩色的影像或灰阶黑白影像，此自动识别模块的功能亦包括特征和意义的自动校核。

该数字文件索引模块123用以将数字文件自动索引，自动索引的技术可以是“智慧型语意处理”或“自然语言处理”等文意分析技术，另外自动产生的索引可以是关键字或图形索引或其他形式的索引。

该数字文件分类模块124用以将数字文件自动分类，自动分类的演算法可以是范本分类(Catalog by Example)或规则分类(Rule-based)或其他具人工智慧的自动分类演算法。

该数字文件加密模块125是于数字文件需要加密时，用以将数字文件加密，加密方式包括电子式的逻辑运算加密或化学式的隐藏不可见特殊墨水材料加密。

该数字文件解密模块126是在数字文件需要解密时，用以将已加密的数字文件解密，让数字文件的数据得以识别；解密方式包括电子式的逻辑运算解密或化学式的隐藏不可见特殊墨水材料的复原。

该数字文件认证模块127是在数字文件需要认证时，此自动认证模块可根据数字文件的密码，再行自动产生一组或多组文件凭证(Certificate)，以做为该数字文件的身分认证之用。此自动认证模块的功能包括文件凭证的产生和文件凭证的认证。

该数字文件储存模块128用以将数字化处理阶段所完成的数字文件储存至影像数据库，此数据库的储存介质可以是硬盘、软盘、光盘或其他形式的储存介质。

再者，如图2所示，本发明的二维条码文件管理自动服务系统的第三阶段的数字化后处理模块13包含一实体文件归档上架模块131、一实体文件调阅查询模块132、一实体文件盘点模块133。

其中，该实体文件归档上架模块131用以自动产生一个或多个二维条码，贴在实化文件或归档架，以自动控管实体文件的归档上架。此模块是整合“二维条码”与“文件管理”的新观念，现行“文件档案管理系统”尚无此观念，本模块具有创新性和独特性。

该实体文件调阅查询模块132用以自动扫描及记载实体文件借出、归还、查询的相关讯息，减少人工登录的时间和错误率。

该实体文件盘点模块133用以自动扫描及盘点实体文件，减少人工盘点的时间和错误率。此模块是将“二维条码”及“库存盘点”的观念应用到“文件档案管理”，现行“文件档案管理系统”尚无此观念，本模块具有创新性和独特性。

如上所述，本发明首创应用“文件管理生命周期”的新观念法来设计文件管理的自动服务系统，现行已知技术并无“文件管理生命周期”的观念。

另外，本发明首创应用“二维条码的特殊功能”在影像档案的自动化管理，现行已知技术并无应用条码或只应用一维条码。

此外，本发明首创应用“二维条码的特殊功能”在实体文件的自动归档上架、自动调阅查询、自动盘点，现行已知技术并无这种创新应用。

另外，本发明提供的文件管理自动服务系统是一个“整合型”的文件管理服务，包括实体的文件和非实体的文件，包括非数字化阶段、影像处理阶段、数字化阶段等三个阶段的文件管理服务，有别于现行已知技术并无这种“整合型”文件管理服务的功能。

再者，本发明是将现有的二维条码发明专利，延伸应用到“文件管理”的自动化服务，专利申请人现有二维条码相关专利：(1)具机器可读信息的名片及名片读取机(黄庆祥，台湾发明第067267号)；(2)具机器可读信息的条码化表单及表单条码薄(黄庆祥，台湾新型第119348号)；(3)具机器可读信息的条码化表单产生器(黄庆祥，台湾发明第127094号)。

为进一步说明本发明，以下参照相关附图来说明本发明的二维条码文件管理自动服务系统的较佳实施例。

实施例一

如上所述，本发明的二维条码文件管理自动服务系统包含一数字化前处理模块11、一数字化处理模块12、及一数字化后处理模块13。其中，如图3所示，该数字化前处理模块11用以处理“文件管理生命周期”第一阶段数字化前的各项实体文件，包括档案夹的处理、扫描条码、分件、建档、文件破损(影印)、交间完整(汇整)等功能。此一阶段由该二维条码文件自动产生模块11自动产生一具有二维条码的“文件”，例如图3所称的档案分类表或文件索引表等等，再由该二维条码文件自动输入模块112将欲做影像扫描的文件、分类表、索引表等汇整后，利用自动传感器(Auto-Sensor)、进纸机(Auto-Feeder)将实体文件自动输入平台式影像扫描器，进入“文件管理生命周期”第二阶段的数字化处理模块12。

在此较佳实施例中，因首创应用“二维条码的特殊功能”，产生二维条码文件(例如分类表、索引表等等)，通过二维条码文件的快速分类和索引，大幅提高了影像档案处理的速度，现行已知技术并无应用条码或只应用一维条码，故具创新性。

实施例二

前述实施例一中，仅说明“文件管理生命周期”第一阶段数字化前的各项实体文件的处理情形，尚未包括“文件管理生命周期”第二阶段的数字化处理说明，因此再以图4来说明较佳实施例二。

图4的实施步骤包括：(1)实体文件扫描，用平台式影像扫描器将欲扫描的文件、二维条码分类表、二维条码索引表等实体文件扫描转换为数字化的影像档；(2)数字文件识别，用影像处理技术进行数字化影像档的自动索引、自动分类。数字文件自动索引的技术包括“光学字元识别OCR”或“自然语言处理NLP”等文意分析技术，数字文件自动分类的技术则可以是“范本分类(Catalog by Example)”或“规则分类(Rule-based)”或其他具人工智慧的自动分类演算法。本较佳实施例子中，应用“二维条码的特殊功能”与数字文件自动索引及自动分类的技术相整合，使本发明具创新性和实用性。

实施例三

图5是用以说明“文件管理生命周期”第三阶段的数字化后的实体文件的处理情形。

图5的实施步骤包括：(1)已扫描文件整理装订；(2)已扫描文件装卷入夹；(3)已扫描文件卷夹上架。这三个步骤所处理的文件及卷夹皆应用“二维条码的特殊功能”，特别是在卷夹脊背上贴有二维条码，可做为而后档案文件的调阅查询和自动盘点，使本发明具创新性和实用性。

以上所述三个实施例子，仅为说明本发明的较佳实施例，而非用以限制本发明。在不脱离本发明的精神与范畴的前提下，可对本发明的影像文件管理系统进行的若干修饰或改变均应包含在本发明的权利要求所限定的范围内。

Claims

1.一种二维条码文件管理自动服务系统，包含：

一数字化前处理模块，用以在实体文件数字化前(第一阶段)，自动产生一二维条码文件，并将该二维条码文件输入一信息设备中；

一数字化处理模块，用以将该实体文件扫描转化为数字化文件(第二阶段)；及

一数字化后处理模块，用以于数字化后(第三阶段)，进行二维条码实体文件归档上架、二维条码实体文件调阅查询与二维条码实体文件盘点。

2.一种二维条码文件管理自动服务系统，在传统的文件影像处理系统再加上二维条码的特殊技术，让文件影像处理和管理更自动化。

3.如权利要求1所述的二维条码文件管理自动服务系统，其中，该数字化前处理模块包含一二维条码文件自动产生模块及一二维条码文件自动输入模块，其中，该二维条码文件自动产生模块用以产生不同的“二维条码文件”，该“二维条码文件”用来储存将被影像处理的文件内容的分类和索引；该二维条码文件自动输入模块用以将欲做影像扫描的文件、分类表、索引表汇整后，利用一自动传感器、进纸机自动识别这些文件、分类表、索引表等数据是否完整，再将这些实体文件自动输入平台式影像扫描器，进入“文件管理生命周期”第二阶段的“数字化处理”。

4.如权利要求1所述的二维条码文件管理自动服务系统，其中，该数字化处理模块系统包含一实体文件扫描模块、一数字文件识别模块、一数字文件索引模块、一数字文件分类模块、一数字文件加密模块、一数字文件解密模块、一数字文件认证模块、及一数字文件储存模块。

5.如权利要求4所述的二维条码文件管理自动服务系统，其中，该实体文件扫描模块用以将自动输入的实体文件扫描转换为数字化的影像档。

6.如权利要求4所述的二维条码文件管理自动服务系统，其中该数字文件识别模块用以对经扫描进入计算机的二维条码影像和文件影像加以处理识别。

7.如权利要求4所述的二维条码文件管理自动服务系统，其中，该数字文件索引模块是利用文意分析技术，将经由该数字文件识别模块所识别后的二维条码内容和文件影像加以自动索引。

8.如权利要求4所述的二维条码文件管理自动服务系统，其中，该数字文件分类是利用文意分析技术，将经由该数字文件索引模块所处理后的二维条码内容和文件影像加以自动分类。

9.如权利要求4所述的二维条码文件管理自动服务系统，其中，该数字文件加密模块是用以将二维条码影像和文件影像加密，其加密方式包括电子式的逻辑运算加密或化学式的隐藏不可见人工手写特殊墨水材料加密。

10.如权利要求4所述的二维条码文件管理自动服务系统，其中，该数字文件解密模块是用以将已加密的二维条码影像和文件影像加以解密。

11.如权利要求4所述的二维条码文件管理自动服务系统，其中，该数字文件认证模块的认证方式为在操作影像处理系统时自动产生一组或多组身分凭证，用以认证二维条码影像和文件影像的真伪，其功能包括文件身分凭证的产生和文件身分凭证的认证。

12.如权利要求4所述的二维条码文件管理自动服务系统，其中，该数字文件储存模块用以储存数字化处理过程中二维条码影像和文件影像的各项记录。

13.如权利要求12所述的二维条码文件管理自动服务系统，其中，该等记录包括扫描、识别、索引、分类、加密、解密、认证记录。

14.如权利要求1所述的二维条码文件管理自动服务系统，其中，该数字化后处理模块包含一实体文件归档上架模块、一实体文件调阅查询模块、及一实体文件盘点模块。

15.如权利要求14所述的二维条码文件管理自动服务系统，其中，该实体文件归档上架模块用以产生二维条码档案夹，并将二维条码档案夹上架。

16.如权利要求14所述的二维条码文件管理自动服务系统，其中，该实体文件调阅查询模块用以自动扫描及记载二维条码档案夹借出、归还、查询的相关讯息。

17.如权利要求14所述的二维条码文件管理自动服务系统，其中，该实体文件盘点模块用以自动扫描及盘点二维条码档案夹。