CN103870557A - 基于数据库的电子档案存储系统 - Google Patents

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Abstract

本发明公开一种基于数据库的电子档案存储系统，包括：存储档案电子档的电子档数据库、索引模块、实体档案数据库、电子档案检索模块、实体档案检索模块。采用数据库存储的模式，实现电子档案的存储；并且通过内存流的模式实现档案的展现，从而使档案数据更加安全，避免了通过文件模式展现时数据泄露的可能。同时将电子档案与实体档案数据通过电子档案检索模块及实体档案检索模块相互对应，方便通过电子档案查找对应的实体档案。

Description

基于数据库的电子档案存储系统
技术领域
本发明涉及数据库应用领域。
背景技术
随着网络时代的到来，给人类提供了一个更加有效的传播信息的途径，同时人们对于信息的需求也到了一个新的层次；而档案机构作为信息的提供与传播一直以来只是作为一个信息的“存储器”而存在，其存储的大量信息由于多种原因一直不能为大众所使用。其中一个重要的原因就是因为档案信息的传播途径过于单一与繁琐，人们只能到档案馆才能浏览需要的信息，这样就使很大一部分在地理上与档案馆较远的用户不能够及时、有效、方便的得到信息。这种情况是对信息资源的极大浪费。电子档案的产生、网络技术的发展与成熟为档案信息的传播创造了更好的途径，这种传播方式消除了用户与档案机构地理上的距离；而电子档案自身的特殊性决定了其对于电子档案管理系统的依赖性，因此设计、开发出效率更高、功能更强大的电子档案管理系统并使其服务于群众是整个社会的要求，也是档案实现自身发展的要求。
当前国内的档案管理系统中，虽然已经有人开始了对电子档案管理系统的研究，但是从其研究内容上分析，其研究角度主要是从技术层面出发，二忽视了电子档案管理系统其本身所应该具备的档案学属性。虽然这些研究能够应用到实际，但是总体来说只是为了开发系统而开发系统，并没有将系统开发与档案学理论研究紧密结合到一起正是因为，电子文件档案有着众多的特性，目前国内研制的档案管理软件也呈现出一些不足之处：多是对纸质档案的计算机辅助管理；多是针对某一特定种类档案的管理，不具备通用性；多是对已经归档的档案进行管理，忽略了归档过程的自动化；有些人员即使实现了通过网络进行归档，但没有考虑到电子文件由许多元数据也要一并归档，否则电子文件就成了无本之木，即国际档案界提出的电子文件管理前端控制理论；另外很重要的一点是很多软件对电子档案的管理多采用目录文件管理的模式，这在很大程度上限制的对电子档案的高效利用。
故，需要一种新的技术方案以解决上述问题。
发明内容
本发明目的是提供一种基于数据库的电子档案存储系统，能够使实体档案与电子档案相互对应；日常档案管理中的快速入库、定位、检索等。
为实现上述发明目的，本发明基于数据库的电子档案存储系统采用如下技术方案：
一种基于数据库的电子档案存储系统，包括：
存储档案电子档的电子档数据库，该电子档数据库中包括long raw或blob类型的字段用以存储电子档案转换成的二进制数据；
索引模块用以存储每个电子档案的索引信息及每个电子档案的md5编码；
实体档案数据库，该实体档案数据库中记录每个实体档案的信息，包括档案号、存储位置、档案状态、档案袋/盒规格、档案类型；
电子档案检索模块，设置每个档案号对应电子档案的md5编码，通过输入档案号获取电子档案的二进制数据，并转换成数据流的模式，在计算机输出界面显示；
实体档案检索模块，通过档案类型计算出实体档案位于档案室特定档案类型区域，同时通过档案袋/盒规格的数据计算出放置该规格的档案袋/盒的档案存放架规格，所述档案类型区域、档案存放架规格、档案号三种数据对应一个存储位置数据；
所述实体档案检索模块通过档案号与电子档案检索模块产生映射关系。
本发明采用数据库存储的模式，实现电子档案的存储；并且通过内存流的模式实现档案的展现，从而使档案数据更加安全，避免了通过文件模式展现时数据泄露的可能。同时将电子档案与实体档案数据通过电子档案检索模块及实体档案检索模块相互对应，方便通过电子档案查找对应的实体档案。另外，本发明使用简单，能快速构建档案管理系统，实现档案数据的电子化。
具体实施方式
下面结合和具体实施例，进一步阐明本发明，应理解这些实施例仅用于说明本发明而不用于限制本发明的范围，在阅读了本发明之后，本领域技术人员对本发明的各种等价形式的修改均落于本申请所附权利要求所限定的范围。
本发明公开一种基于数据库的电子档案存储系统，包括：
存储档案电子档的电子档数据库，该电子档数据库中包括long raw或blob类型的字段用以存储电子档案转换成的二进制数据。如果是图片形式的电子档案，对电子档案的扫描分成三种模式：一种是直接通过计算机外接设备（如数码相机、扫描仪等）直接获得电子数据；第二种是针对大批量数据的，采用按文件、按目录方式，进行批量入库；第三种是不经过扫描，直接将单张图片入库。
索引模块用以存储每个电子档案的索引信息及每个电子档案的md5编码（MD5码是message-digest algorithm5的缩写，被广泛用于加密和解密技术上，它可以说是文件的“数字指纹”。任何一个文件，无论是可执行程序、图像文件、临时文件或者其他任何类型的文件，也不管它体积多大，都有且只有一个独一无二的MD5信息码，并且如果这个文件被修改过，它的MD5码也将随之改变）。
实体档案数据库，该实体档案数据库中记录每个实体档案的信息，包括档案号、存储位置、档案状态、档案袋/盒规格、档案类型（档案类型由不同的档案室要求自行分类）。
电子档案检索模块，设置每个档案号对应电子档案的md5编码，通过输入档案号获取电子档案的二进制数据，并转换成数据流的模式，在计算机输出界面显示；这里可以增加导出功能用以将一份档案中离散的多张图片，在一个文件中展现并导出。
实体档案检索模块，通过档案类型计算出实体档案位于档案室特定档案类型区域，同时通过档案袋/盒规格的数据计算出放置该规格的档案袋/盒的档案存放架规格，所述档案类型区域、档案存放架规格、档案号三种数据对应一个存储位置数据，这样在不能确定档案号的情况下，可以通过档案类型以及档案袋/盒规格找到对应的档案存放架，以缩小查找范围，有利于通过该系统尽快找到未知档案号的实体档案；而在得知档案号的情况下则可以快速准确的找到实体档案的存放未知。所述实体档案检索模块通过档案号与电子档案检索模块产生映射关系。
本发明采用数据库存储的模式，实现电子档案的存储；并且通过内存流的模式实现档案的展现，从而使档案数据更加安全，避免了通过文件模式展现时数据泄露的可能。同时将电子档案与实体档案数据通过电子档案检索模块及实体档案检索模块相互对应，方便通过电子档案查找对应的实体档案。另外，本发明使用简单，能快速构建档案管理系统，实现档案数据的电子化。

Claims (3)

1.一种基于数据库的电子档案存储系统，其特征在于，包括：
存储档案电子档的电子档数据库，该电子档数据库中包括long raw或blob类型的字段用以存储电子档案转换成的二进制数据；
索引模块用以存储每个电子档案的索引信息及每个电子档案的md5编码；
实体档案数据库，该实体档案数据库中记录每个实体档案的信息，包括档案号、存储位置、档案状态、档案袋/盒规格、档案类型；
电子档案检索模块，设置每个档案号对应电子档案的md5编码，通过输入档案号获取电子档案的二进制数据，并转换成数据流的模式，在计算机输出界面显示；
实体档案检索模块，通过档案类型计算出实体档案位于档案室特定档案类型区域，同时通过档案袋/盒规格的数据计算出放置该规格的档案袋/盒的档案存放架规格，所述档案类型区域、档案存放架规格、档案号三种数据对应一个存储位置数据；
所述实体档案检索模块通过档案号与电子档案检索模块产生映射关系。
2.根据权利要求1所述的基于数据库的电子档案存储系统，其特征在于：对电子档案的扫描分成三种模式：一种是直接通过计算机外接设备直接获得电子数据；第二种是针对大批量数据的，采用按文件、按目录方式，进行批量入库；第三种是不经过扫描，直接将单张图片入库。
3.如权利要求1或2所述的基于数据库的电子档案存储系统，其特征在于：检索出电子档案后，增加导出功能用以将一份档案中离散的多张图片，在一个文件中展现并导出。
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