CN102968426A - 档案综合管理系统 - Google Patents
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Abstract
本发明公开了一种档案综合管理系统，包括用于存储纸质档案的自动化纸质档案存储模块、将纸质档案转化为电子档案的数据转化模块、用于存储电子档案的自动化电子档案存储模块、以及用于控制及管理自动化电子档案存储模块和自动化纸质档案存储模块的综合控制模块，所述数据转化模块包括图像获取设备、图像处理模块、数据识别模块以及数据处理模块；各模块通过控制模块的软件实现本发明涉及的一种档案综合管理系统，实现了对纸质档案和电子档案的统一管理，使得纸质档案的保存与电子档案的管理紧密联系。
Description
技术领域
本发明属于存储设备领域，具体涉及一种文件、资料或档案的档案综合管理系统。
背景技术
伴随着日益庞大的信息量更新，纸质、电子文件的日趋增加对当下传统的档案管理系统提出了日益严峻的要求。档案室或图书馆在存储档案文件时采用人工编序存放，调取时需要找到原先存储时的编号，根据编号依次找到相应的档案文件，在存储的纸质文件和电子文档数量较多，信息量过大时，这种管理方式在资料的录入、存储、管理以及调阅方面需要耗费大量的工作量，极其不具备灵活性，难以达到档案系统简单、省时的目的。现今亦有一些档案管理系统是利用计算机的一些功能，完成纸质文档的编码存储。但是在面临如大型图书馆或者学校档案馆的大量纸质或电子文档时，很难完成不同类别、不同层次的分类，以及管理的前期工作。在资料的调阅方面大多数市面上的系统还是人工调阅。市面上亦有许多档案管理软件，但大多是管理电子版文件的录入，归档以及调阅，必须要把纸质文件进行扫描才能录入系统。同样面临许多档案必须保留原件的问题。综上所述，一种可以完成纸质和电子文档的录入、存储、管理以及便于调阅，并且方便利用计算机控制的自动化档案管理系统是现今信息化时代档案管理系统的需求。
发明内容
本发明的目的是为了解决现有技术的不足，提供一种较为先进的档案管理系统，以满足日益庞大的档案数据与软件系统配合管理的需求。
为实现上述目的，本发明提供了一种档案综合管理系统，采用以下技术方案：一种档案综合管理系统，包括用于存储纸质档案的自动化纸质档案存储模块、将纸质档案转化为电子档案的数据转化模块、用于存储电子档案的自动化电子档案存储模块、以及用于控制及管理自动化电子档案存储模块和自动化纸质档案存储模块的综合控制模块，所述综合控制模块还包括将电子档案分类存储的分类模块、用于管理纸质档案的纸质档案管理模块、用于管理电子档案的电子档案管理模块，所述数据转化模块与分类模块连接，分类模块与自动化电子档案存储模块连接，纸质档案管理模块与自动化纸质档案存储模块连接，电子档案管理模块与自动化电子档案存储模块连接。
所述综合管理模块还包括纸质档案调取模块、电子档案检索模块、以及用于记录文件存储信息的信息记录模块，纸质档案调取模块与纸质档案管理模块及自动化纸质档案存储模块连接，电子档案检索模块与电子档案管理模块和自动化电子档案存储模块连接，信息记录模块与电子档案检索模块及电子档案存储模块连接。
所述信息记录模块记录档案的名称、编码、归档时间、调取时间、及电子档案的初预览。
所述数据转化模块包括用于获取纸质档案的电子文件的图像获取设备、用于对电子文件进行处理获取图像文件的图像处理模块、用于将图像文件识别为元数据的数据识别模块、以及用于将元数据填入自动化电子档案存储模块的数据处理模块。
所述电子档案管理模块还包括光盘刻录机以及打印设备，用于将存储与自动化电子档案存储模块中的电子文档刻录或打印出来。
所述图像获取设备包括扫描仪和高拍仪，数据识别模块包括OCR识别系统。
所述自动化纸质档案存储模块还包括条形码读写设备，条码读写设备与电子档案管理模块连接，用于记录纸质档案在自动化纸质档案存储模块中的位置。
所述综合控制模块为安装有控制软件的计算机终端。
所述自动化纸质档案存储模块为自动化档案柜，可根据所取文件的编码信息自行将文件移至取阅位置。
所述综合控制模块还包括远程端口，方便内部人员远程管理。
有益效果：计算机技术和软件的发展为解决传统档案系统管理方式、信息处理方式以及信息量的管理方式提供了一系列的智能解决方案。以新型软件和档案管理硬件相结合的先进方式，形成了大型管理系统可以在处理大量信息的录入、分类、存储、调阅、归档等方面提供更快、更便捷的解决途径，与传统档案管理系统相比其工作速度大为提高，且减少了人力、物力，更减少了因人为操作导致信息丢失、档案破损等问题。在纸质文件方面，利用文件的扫描完成录入功能；电子文档方面，利用软件进行分类存储；最终利用控制系统实现档案的归类管理以及调阅功能。整个装置方便、灵活、可靠性高，减少了档案管理人员的工作量，提升了档案管理人员的工作效率。
附图说明
图1是本发明的所述档案综合管理系统组成框图。
具体实施方式
为了加深对本发明的理解，下面将结合实施例和附图对本发明作进一步详述，该实施例仅用于解释本发明，并不构成对本发明保护范围的限定。
参见图1所示，本发明设计了一种档案综合管理系统，包括用于存储纸质档案的自动化纸质档案存储模块、将纸质档案转化为电子档案的数据转化模块、用于存储电子档案的自动化电子档案存储模块、以及用于控制自动化电子档案存储模块和自动化纸质档案存储模块的综合控制模块，综合控制模块还包括将电子档案分类存储的分类模、用于管理纸质档案的纸质档案管理模块、用于管理电子档案的电子档案管理模块，数据转化模块与分类模块连接，纸质档案管理模块与自动化纸质档案存储模块连接，电子档案管理模块与自动化电子档案存储模块连接。
其中，数据转化模块包括用于获取纸质档案电子档的电子文件的图像获取设备、用于对电子文件进行处理获取图像文件的图像处理模块、用于将图像文件识别为元数据的数据识别模块、以及用于将元数据填入自动化档案存储模块的数据处理模块。
电子档案管理模块还包括光盘刻录机以及打印设备，用于将存储与自动化电子档案存储模块中的电子文档刻录或打印出来。
在实际应用过程当中，图像获取设备使用的是扫描仪和高拍仪，数据识别模块使用的是OCR识别系统，采用光学字符识别技术，通过获取图像文件上的文字图像信息，利用不同的识别算法来分析文字形态特征，判断出汉字的标准编码，并采用通用格式存储在文本文件中。
综合管理模块还包括纸质档案调取模块、电子档案检索模块、以及用于记录文件存储信息的信息记录模块，纸质档案调取模块与纸质档案管理模块及自动化纸质档案存储模块连接，电子档案检索模块与电子档案管理模块和自动化电子档案存储模块连接，信息记录模块与电子档案检索模块及电子档案存储模块连接。
信息记录模块是对记录电子档案的简要信息，包括名称、编码、归档时间、调取时间、及电子档子档案的初预览等。
所述自动化纸质档案存储模块还包括条形码读写设备，条码读写设备与电子档案管理模块连接，用于记录纸质档案在自动化纸质档案存储模块中的位置。
所述综合控制模块为安装有控制软件的计算机终端。
所述自动化纸质档案存储模块为自动化档案柜，可根据所取文件的编码信息自行将文件移至取阅位置。
所述综合控制模块还包括远程端口，方便内部人员远程管理。
本发明设计的一种档案综合管理系统在实际应用过程当中，包括纸质档案管理和电子档案管理，其中新档案的录入包括如下步骤：
步骤1.采用图像获取设备获取纸质档案的电子文件；
步骤2.采用图像处理模块对电子文件进行图像处理并获得图像文件；
步骤3.采用数据识别模块将图像文件识别为元数据；
步骤4.采用数据处理模块将元数据填入自动化电子档案存储模块；
步骤5.确认是否需要存储纸质档案，是则进入下一步，否则结束；
步骤6.设置纸质档案的存储目录并将存储位置记录入自动化电子档案存储模块，生成电子标签纸，贴在纸质档案上；
步骤7.自动化纸质档案存储模块根据指定存储目录存放纸质档案，同时，综合控制模块根据电子标签纸对纸质档案的存储进行监控。
其中纸质档案的调取包括如下步骤：
步骤1.通过综合控制模块查询自动化电子档案存储模块是否存在所需调取档案的电子档案，是则进入下一步，否则提示错误结束；
步骤2.再通过综合控制模块查询自动化电子档案存储模块是否存在所需调取档案的纸质档案，是则显示纸质档案所在自动化纸质档案存储模块中的位置，否则提示错误结束；
步骤3.自动化纸质档案存储模块根据查询到的存储位置，自动调取所需调取的纸质档案，管理员通过条形码读写设备对其电子标签纸进行扫码，所述综合控制终端根据扫码结果对纸质档案的调取进行监控。
本发明设计的一种档案综合管理系统，加装UPS备用电源保证了整个系统的安全稳定运行；同时设置多种图像获取设备，保证了图像的获取质量；加之配合光盘刻录机和打印设备，使档案的调取变得更加人性化以及方便；而且设置身份识别模块，为档案的保存提供了更好安全性。
以上所述仅为本发明的较佳实施例而已，并不用以限制本发明，凡在本发明的精神和原则之内，所作的任何修改、等同替换、改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。
Claims (10)
1.一种档案综合管理系统，其特征在于：包括用于存储纸质档案的自动化纸质档案存储模块、将纸质档案转化为电子档案的数据转化模块、用于存储电子档案的自动化电子档案存储模块、以及用于控制及管理自动化电子档案存储模块和自动化纸质档案存储模块的综合控制模块，所述综合控制模块还包括将电子档案分类存储的分类模块、用于管理纸质档案的纸质档案管理模块、用于管理电子档案的电子档案管理模块，所述数据转化模块与分类模块连接，分类模块与自动化电子档案存储模块连接，纸质档案管理模块与自动化纸质档案存储模块连接，电子档案管理模块与自动化电子档案存储模块连接。
2.根据权利要求1所述的档案综合管理系统，其特征在于：所述综合管理模块还包括纸质档案调取模块、电子档案检索模块、以及用于记录文件存储信息的信息记录模块，纸质档案调取模块与纸质档案管理模块及自动化纸质档案存储模块连接，电子档案检索模块与电子档案管理模块和自动化电子档案存储模块连接，信息记录模块与电子档案检索模块及电子档案存储模块连接。
3.根据权利要求2所述的档案综合管理系统，其特征在于：所述信息记录模块记录档案的名称、编码、归档时间、调取时间、及电子档案的初预览。
4.根据权利要求1所述的档案综合管理系统，其特征在于：所述数据转化模块包括用于获取纸质档案的电子文件的图像获取设备、用于对电子文件进行处理获取图像文件的图像处理模块、用于将图像文件识别为元数据的数据识别模块、以及用于将元数据填入自动化电子档案存储模块的数据处理模块。
5.根据权利要求1所述的档案综合管理系统，其特征在于：所述电子档案管理模块还包括光盘刻录机以及打印设备，用于将存储与自动化电子档案存储模块中的电子文档刻录或打印出来。
6.根据权利要求4所述的档案综合管理系统，其特征在于：所述图像获取设备包括扫描仪和高拍仪，数据识别模块包括OCR识别系统。
7.根据权利要求1所述的档案综合管理系统，其特征在于：所述自动化纸质档案存储模块还包括条形码读写设备，条码读写设备与电子档案管理模块连接，用于记录纸质档案在自动化纸质档案存储模块中的位置。
8.根据权利要求1所述的档案综合管理系统，其特征在于：所述综合控制模块为安装有控制软件的计算机终端。
9.根据权利要求1所述的档案综合管理系统，其特征在于：所述自动化纸质档案存储模块为自动化档案柜，可根据所取文件的编码信息自行将文件移至取阅位置。
10.根据权利要求1所述的档案综合管理系统，其特征在于：所述综合控制模块还包括远程端口，方便内部人员远程管理。
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