CN1389809A

CN1389809A - 电子公文表示方法和系统

Info

Publication number: CN1389809A
Application number: CN 01114774
Authority: CN
Inventors: 管正学
Original assignee: SHENZHEN LIMING NETWORK SYSTEMS CO Ltd
Current assignee: SHENZHEN LIMING NETWORK SYSTEMS CO Ltd
Priority date: 2001-06-04
Filing date: 2001-06-04
Publication date: 2003-01-08

Abstract

一种在计算机系统中的电子公文表示方法和系统,通过以下手段实现电子公文在计算机中的表示:制备公文式样底图;根据公文式样底图制备脚本描述语言的公文模板并加以存储;调出预存的公文式样底图,读取脚本描述语言文件并根据其中的信息,在公文式样底图上生成控件和其中的内容,最后形成电子公文。这种电子公文表示方法和系统,提供了公文格式和内容很好的灵活性,表现在修改、增加和流转上的容易实现和低成本,与应用程序关联小。

Description

电子公文表示方法和系统

本发明涉及计算机技术，更具体地说，涉及一种电子公文在计算机系统中的组织结构即在计算机中表示电子公文的方法和基于这种表示方法的电子公文系统。

在网络环境下的办公自动化系统中，有个重要的业务是电子公文的流转审批，这就涉及公文在计算机中如何进行表示的技术问题。在常见的办公自动化系统中，展示在用户面前的任何一种具体电子公文103均由数据库表中固定字段的公文信息表101(的一个或若干个记录)和固定的应用程序界面102一起构成，表示如图1。在图1中，公文信息表101里存放了电子公文的数据信息，比如一个请假条的电子公文中，该表中可能存放了请假人、请假原因、请假时间、上司审批意见、人力资源部意见等固定字段的信息。与之对应的固定程序的界面102则与具体开发工具有关，界面的安排与用户的喜好有关。采用这种方式只可以表示固定格式的一类公文，一旦软件开发商与用户协商好，电子公文的式样就固定下来。如果用户的喜好变了，他希望调整电子公文的式样，软件开发商必须相应修改代码。更为严重的是，如果企业在工作中在电子公文方面有了新的业务需求，企业不得不再次同软件开发商联系，让软件开发商为其再开发一套具有另一类程序界面和相应业务信息的公文系统。同样的道理，如果这个企业存在N个业务需要在网上办公审批，企业需要软件开发商为他开发N类电子公文，企业为此承担的应用成本负担急剧增加。这种实现方式极大地限制了办公自动化产品的推广和使用。著名的办公自动化产品Lotus采用了这样的原理满足用户使用公文系统的应用要求，但同样存在上述缺乏灵活性和将之投入实用以及进行适应性维护成本过高的缺点。

本发明的目的在于，提供一种在计算机系统中的电子公文表示方法，可以取代现有电子公文的表示方法，使得公文的形式和内容与具体的应用软件无关，真正实现灵活的格式，方便的修改和很好地支持电子公文在办公系统中的流转，同时在生成和修改电子公文方面，有较低的实现成本。

本发明的另一目的在于，提供一种在计算机系统中的电子公文表示系统，在很好地支持电子公文流转的同时，实现最大限度的可维护性和最广泛的适用性，同时只需要很低的开发成本。

本发明的一个目的是这样实现的，构造一种在计算机系统中的电子公文表示方法，包括以下步骤：制备公文式样底图；根据所述公文式样底图制备脚本描述语言的电子公文模板并加以存储；调出预存的所述公文式样底图，读取所述脚本描述语言文件并根据其中的信息，在所述公文式样底图上生成控件和其中的内容，形成电子公文。

在按照本发明提供的在计算机系统中的电子公文表示方法中，所述制备公文式样底图包括以下步骤：通过编辑工具在计算机上编辑形成与公文内容对应的格式文本文件；将所述编辑完成的格式文本文件转换成图片格式的公文式样底图；将所述公文式样底图存储起来。

在按照本发明提供的在计算机系统中的电子公文表示方法中，所述制备脚本描述语言的电子公文模板包括以下步骤：新建一个模板；确定模板名称；设定该类模板的文件管理员；选定模板类别；选出与模板对应的底图；在调出的所述底图上添加并编辑输入框，并对每个输入框设置名称、位置、大小、权限、初始内容。

在按照本发明提供的在计算机系统中的电子公文表示方法中，所述存储电子公文模板包括以下步骤：以脚本描述语言形式存储包含以下内容的模板信息表：模板标号、底图索引、模板类别、模板名称、管理员帐号、制作日期、备注、脚本语言文件字段；存储包含应用标识、输入框个数的全局信息，以及存储每个输入框的标号、性质、相对底图位置、框的大小尺寸、写权限信息、内容初始值。

在按照本发明提供的在计算机系统中的电子公文表示方法中，所述图片文件可以是以下格式的图形文件中的一种；WMF、JPG、BMP和GIF图片格式文件。

在按照本发明提供的在计算机系统中的电子公文表示方法中，所述脚本描述语言可以是以下之一：可扩展标记语言、配置文件。

在按照本发明提供的在计算机系统中的电子公文表示方法中，所述输入框可以是以下的一种或几种：单行文本框、多行文本框、会签框和图片框。

本发明的另一目的是这样实现的，构造一种在计算机系统中实现的电子公文表示系统，包括：公文底图生成装置，用于将与公文内容对应的文本文件转换成图片文件格式的公文式样底图；电子公文模板制作装置，用于根据公文式样底图制备成电子公文模板并将之以脚本描述语言形式加以存储；以及电子公文信息处理装置，用于调出预存的所述公文式样底图，读取脚本描述语言文件并根据其中的信息，在所述公文式样底图上生成控件和其中的内容，形成电子公文。

在按照本发明提供的在计算机系统中实现的电子公文表示系统中，还包括公文文本编辑装置，用于对公文内容进行编辑并以文本格式存储，并提供给所述公文底图生成装置。

在按照本发明提供的在计算机系统中实现的电子公文表示系统中，还包括以电子公文模板信息为记录的公文信息数据库。

在按照本发明提供的在计算机系统中实现的电子公文表示系统中，所述电子公文模板制作装置包括系统初始化模块、模板处理模块、用于将增加或修改后的模板记录信息写入XML文件操作的模板保存模块和用于进行系统退出的清理操作的系统退出模块。

在按照本发明提供的在计算机系统中实现的电子公文表示系统中，所述模板处理模块包括模板增加模块、模板修改模块和模板删除模块，所述系统初始化模块用于进行系统安全验证、读取系统配置、初始化系统和显示系统界面操作。

在按照本发明提供的在计算机系统中实现的电子公文表示系统中，还包括与所述电子公文模板制备装置连接的电子公文存储装置，用于存储包含以下内容的模板信息表：模板标号、底图索引、模板类别、模板名称、权限帐号、制作日期、备注、描述语言文件字段、应用标识、输入框个数、每个输入框的标号、性质、相对底图位置、框的大小尺寸、写权限信息、内容初始值。

实施本发明提供的电子公文表示方法和系统，提供了公文格式和内容很好的灵活性，表现在修改、增加和流转上的容易实现和低成本，和应用程序关联小。

结合附图和实施例，进一步说明本发明的特点，附图中：

图1是传统电子公文构成的常见方式；

图2是本发明电子公文的表示方法的示意简图；

图3是本发明中电子公文表示的生成过程示意简图；

图4是本发明中的电子公文表示系统构成模型的示意简图。

图5是具体实现本发明中的电子公文表示系统的功能模块组织示意简图。

图6是说明增加电子公文模板过程的示意流程图。

图7是说明存储电子公文模板过程的示意流程图。

为解决在计算机中的电子公文的表示问题，本发明提供了一种如图2所示的表示电子公文的方法。按这种表示方法，一份用户可见到的实际电子公文203由公文模板201和对象描述信息202组成。为说明本发明的电子公文表示过程，参见图3，图2所示的公文模板由图3所示步骤制作而成，说明如下：

在框301中，公文管理员用Word字处理器软件制作一份满足一项业务要求内容和格式式样的Word文件，以doc扩展名保存该文件；上述步骤中对公文内容进行编辑的格式文本编辑工具除了WORD外还可以是TXT、PPT等格式文本文件的编辑工具，在转换过程302中，利用底图转换工具将步骤301中生成的doc文件转换为一张wmf格式(此处称这个以wmf为扩展名的图片文件为底图，也叫公文底图)的公文式样底图文件303，这里选定转换成wmf格式的原因是这种矢量图伸缩性好，占用空间小，各类开发工具都能方便地调阅这种格式的图形。该底图文件303也可以是其他图形格式的文件，例如，公文式样底图还可以使用的图片文件的种类包括：JPG、BMP、GIF等格式的文件；其中，前述转换过程302中使用的底图转换工具可以是自己开发的，也可以采用现成的软件工具如Powerpoint等，如采用Powerpoint做为底图转换工具，可以在Powerpoint中插入一个编辑好的WORD文件，然后选择菜单“文件”-＞“另存为”，在保存类型中选择“微软图元文件wmf”，确定即可。在转换过程304中，利用模板制作工具将公文式样底图303转换为电子公文模板305，具体地说，利用我们提供的业务模板制作工具制作电子公文模板305，其制作方法为：先新建一个模板，为该模板取一个与某类业务相关的名称，如“公司请假条模板”，设定将来管理该类模板的文件管理员(或业务处理员，通常角色为公司秘书或一类业务负责人，角色依具体应用情形而定)，选定模板类别。

首先为该模板选定按步骤2制作成的满足这类业务的一张底图，该底图立即被业务模板制作工具调阅出来。接下来可以依据将来的应用要求在底图上加上相应的输入框，输入框可以是单行文本框、多行文本框、会签框、图片框等，可以随意调整输入框的位置大小，还能设置每个输入框的写权限、初始内容等信息；保存模板，模板记录信息都保存写入一个标准格式的可扩展标记语言(简称XML)文件，将整个XML文件作为模板信息表的一部分写入数据库，一个公文模板就制作完成了。对于模板记录信息也可以采用其他的脚本描述语言格式的文件来保存，比如配置文件(简称为INI)。

其中，模板信息表中可以包含模板标号、底图索引、模板类别、模板名称、管理员帐号、制作日期、备注、XML文件字段等信息。

其中，XML文件中包含应用标识、输入框个数模板等全局信息，还包含了每个输入框的标号、性质(单行文本框、多行文本框、会签框还是图片框)、相对底图的位置(记录左、上像素)、大小(记录宽、高像素)、写权限信息(记录可写用户帐号)、内容初始值等，一个标准的XML文件例子如下：

　　＜？xml version＝＂1.0＂encoding＝＂gb2312＂standalone＝＂no＂？＞

　　＜？xml-stylesheet href＝＂ssedoc.xsl＂type＝＂text/xsl＂？＞

　　＜ssedoc＞

　　  ＜common＞                          　　   公用信息

　　    ＜doctitle>工程部设备申购单＜/doctitle＞　    //公

　　文标题

　　    ＜controlnum＞3＜/controlnum＞            输/入框数

　　＜/common＞

　　＜controls＞                           输入框信息描述
				
				<dp n="d7"/>
＜control＞                         第一个输入框
  ＜type＞tedit＜/type＞              输入框类型
  ＜right＞gzx；fq＜/right＞          有权写入的帐号
  ＜name姓名＜/name＞                输入框名称
  ＜width＞121＜/width＞              输入框宽
  ＜height＞22＜/height＞             输入框高
  ＜left>168＜/left＞                输入框左
  ＜top＞238＜/top＞                  输入框顶
  ＜content>管正学＜/content＞       输入框中的内容
＜/control＞
＜control＞                         第二个输入框
  ＜type＞tedit＜/type＞
  ＜right＞gzx；fq＜/right＞
  ＜name>审批事宜＜/name＞
  ＜width＞121＜/width＞
  ＜height＞22＜/height＞
  ＜left＞268＜/left＞
  ＜top＞338＜/top＞
  ＜content＞

　　Hello，world
  ＜/content＞
＜/control＞
				
				<dp n="d8"/>
　　        ＜control＞                     第三个输入框

　　          ＜type＞tedit＜/type＞

　　          ＜right＞gzx；fq＜/right＞

　　          ＜name>总经理意见＜/name＞

　　          ＜width＞121＜/width＞

　　          ＜height＞22＜/height＞

　　          ＜left＞168＜/left＞

　　          ＜top＞238＜/top＞

　　          ＜content>同意＜/content＞

　　        ＜/control＞
　　      ＜/controls＞

　　    ＜/ssedoc＞

图3中框306是记录对象信息，转换过程307的作用是通过程序生成的方式，将电子公文模板304和记录对象信息306进行组合，形成一份正式的电子公文308。

在办公系统中，用户起草一份公文时需要选择符合业务的模板，办公过程中，一份电子公文需要拷贝对应的模板的信息进入对应的公文信息表。用户查看一份公文的过程，实际上通过应用程序是先调出对应公文的底图303，再根据对应XML文件中的记录在底图303上生成控件和其中的内容(框307)，这样就形成一件完整的电子公文。每个审批过程实际上是修改或追加某些控件的内容，保存后重新生成新的XML文件写入数据库。采用这种方法，还可以记录每个审批过程中的不同记录，便于审查。

应用本发明的公文表示系统的一个例子，如图4所示，该公文表示系统至少应该包含三个模块：

1)底图转换工具402，用于将满足业务要求的Word文档401转

换成wmf格式的图片，并存入数据库403；

2)电子公文模板制作工具404，用于从数据库403中调出wmf图

片，以该图片为参照，通过人工操作405加入将来会填充内容

的输入框，形成一个公文业务模板，模板保存时，由本程序模

块负责将输入框信息组织起来以XML的形式写入数据库403；

3)电子公文信息处理装置406，负责解释和处理以wmf图片和

XML文件组合成的电子公文。该处理装置调出公文式样底图，

由各类开发工具如VC、VB、Delphi等读取脚本描述语言文件

并根据该脚本描述语言文件中的信息在公文式样底图上生成

控件和其中的内容，形成电子公文。其中，存储公文模块信息

的脚本描述语言可以是XML、INI格式文件。

其它公文发布系统407不是必须的模块，因为本发明创建

的电子公文的主要内容都可以由XML表示出来，XML符合国

际标准，方便其他形式的外挂系统阅读电子公文的内容。

在图5示出的一个具体实现本发明使用的电子公文模板制作工具的结构示意图中，模板制作工具501包括系统初始化模块502，用于进行系统安全验证、读取系统配置、初始化系统、显示系统界面操作；模板处理模块503，可进一步划分为模板增加504、模板修改505和模板删除506三个子模块。模板删除506进行对废弃的模板的删除操作，模板修改505和模板增加504在主要的操作上类似，模板保存模块506：主要用于将增加或修改后的模板记录信息写入XML文件操作。还有系统退出模块508用于系统退出的清理操作，如果有模板没有保存，提示用户保存模板。

在图6示出的增加电子公文模板的流程图中，在框601中，模块开始；在框602中，选择一张底图，在框603中，指定输入框类型，增加输入框；在框604中，设置输入框的名称、位置、大小、权限、内容等属性，在框605中，判断还要增加其他输入框吗，如是返回框601、3中，否则到框606结束。

图7示出了电子公文模板保存模块的流程图，如图所示，在框701中，模块开始，在框702中，建立或打开一个XML文件；在框703中，写入XML文件头，在框704中，读输入框的名称、位置、权限、内容等属性信息，将其写入XML文件；在框705中，判断还要输入其它框吗，如要继续输入，返回框703，否则进到框706，在框706中，写入XML文件尾，在框707中，模块结束。

Claims

1、一种在计算机系统中的电子公文表示方法，其特征在于，包括以下步骤：制备公文式样底图；根据所述公文式样底图制备脚本描述语言的电子公文模板并加以存储；调出预存的所述公文式样底图，读取所述脚本描述语言文件并根据其中的信息，在所述公文式样底图上生成控件和其中的内容，形成电子公文。

2、根据权利要求1所述电子公文表示方法，其特征在于，所述制备公文式样底图包括以下步骤：通过编辑工具在计算机上编辑形成与公文内容对应的格式文本文件；将所述编辑完成的格式文本文件转换成图片格式的公文式样底图；将所述公文式样底图存储起来。

3、根据权利要求1所述电子公文表示方法，其特征在于，所述制备脚本描述语言的电子公文模板包括以下步骤：新建一个模板；确定模板名称；设定该类模板的文件管理员；选定模板类别；选出与模板对应的底图；在调出的所述底图上添加并编辑输入框，并对每个输入框设置名称、位置、大小、权限、初始内容。

4、根据权利要求1所述电子公文表示方法，其特征在于，所述存储电子公文模板包括以下步骤：以脚本描述语言形式存储包含以下内容的模板信息表：模板标号、底图索引、模板类别、模板名称、管理员帐号、制作日期、备注、脚本语言文件字段；存储包含应用标识、输入框个数的全局信息，以及存储每个输入框的标号、性质、相对底图位置、框的大小尺寸、写权限信息、内容初始值。

5、根据权利要求1所述电子公文表示方法，其特征在于，所述图片文件可以是以下格式的图形文件中的一种：WMF、JPG、BMP和GIF图片格式文件。

6、根据权利要求1所述电子公文表示方法，其特征在于，所述脚本描述语言可以是以下之一：可扩展标记语言、配置文件，所述输入框可以是以下的一种或几种：单行文本框、多行文本框、会签框和图片框。

7、一种在计算机系统中实现的电子公文表示系统，其特征在于，包括：公文底图生成装置，用于将与公文内容对应的文本文件转换成图片文件格式的公文式样底图；电子公文模板制作装置，用于根据公文式样底图制备成电子公文模板并将之以脚本描述语言形式加以存储；以及电子公文信息处理装置，用于调出预存的所述公文式样底图，读取脚本描述语言文件并根据其中的信息，在所述公文式样底图上生成控件和其中的内容，形成电子公文。

8、根据权利要求7所述电子公文表示系统，其特征在于，所述电子公文模板制作装置包括系统初始化模块、模板处理模块、用于将增加或修改后的模板记录信息写入XML文件操作的模板保存模块和用于进行系统退出的清理操作的系统退出模块。

9、根据权利要求8所述电子公文表示系统，其特征在于，所述模板处理模块包括模板增加模块、模板修改模块和模板删除模块，所述系统初始化模块用于进行系统安全验证、读取系统配置、初始化系统和显示系统界面操作。

10、根据权利要求8所述电子公文表示系统，其特征在于，还包括与所述电子公文模板制备装置连接的包括电子公文模板信息的电子公文信息存储装置，用于存储包含以下内容的模板信息表：模板标号、底图索引、模板类别、模板名称、权限帐号、制作日期、备注、描述语言文件字段、应用标识、输入框个数、每个输入框的标号、性质、相对底图位置、框的大小尺寸、写权限信息、内容初始值。