CN1270680A - 一种电脑化的编制报告的方法 - Google Patents

Abstract

一种从储存的模板信息中编制报告的方法,该方法包括:建立模板数据库以储存用户定制的模板信息;为显示储存的模板信息提供显示装置,使其中所有或部分的模板信息可以被选入所编制的报告;建立报告数据库,以储存由全部或部分的所选模板信息组合而制成的报告,其中每个报告可以包括来自模板数据库的模板信息的、用户定制的集或子集,并使之可以显示模板信息以及从所选的模板信息组合而成的一个或多个报告。

Description

一种电脑化的编制报告的方法

本发明涉及从用户定义的模板信息中编制报告的电脑化的方法。

本发明使用了这样的方法，在储存的模板信息进行制作报告的时候，可以在屏幕上作编辑。最好将可编辑的报告装配在屏幕上分割窗口的一部分，而将报告的所挑选的可编辑、可选择的模板信息装配在分割窗口的另一部分。最佳的方法是报告和选定的可选择模板信息同时出现在屏幕两边。

大多数的人和机构在工作中所作的，往往是在报告、评估和其它文件中频繁地使用、重新使用和扩展现有的知识、专长、事实、策略和其它信息。例如，学校的教师和大学讲师花大量的时间评改学生大量的作业。医生和其他保健专业人员编写患者的评估或报告。工程师、质量管理员和审计员花大量的时间进行视察、审计或评估，以及写审计报告。

在以上所有的情况中，人们使用同样的知识来编写每份报告或评估。例如，教师在批改学生作文时可能要对文章结构提供反馈。关于这些结构的一个评语可能是：

“你的作文缺少适当的导言。您的导言应该至少概括您将在正文使用的主要论点。”

一般情况下，老师会亲手将这个评语写在学生的作文上，或者将反馈打到报告里。这样做既耗费时间又容易出错。况且，可能需要很多时间来编写的有效的用语不可以储存供以后使用。

另外，在改分时，要从一开始就建立一个公平的评分标准往往是不可能的。通常要等到所有的作文都已经评改完之后才能做到。这就可能要求重新看开始时批改的作文。其它的评分工作也有类似的问题。

本发明目的在于减轻至少一个上述的缺点，并在某一方面，致力于提供更加高效率地制作报告的方法。

就本发明的应用而言，电脑这个词包括如图6所示的一般类型的机器。一个典型的电脑包括一个或多个选择装置，可以是键盘输入或指向装置、多个显示装置、大量储存装置、打印装置、联网通信装置、一个输入输出控制器、主存储器和多个中央处理器和可能与之相连的超高速存储器，由通信装置或总线相连接。

根据上述说明，可以说，本发明实际上是由储存的模块信息编制报告的方法；这个方法包括：

建立一个模板数据库以储存用户定义的模板信息；

提供展示装置来显示储存的模板信息，其中全部或部分的模板信息可以被选择用于编制的报告中；

建立一个报告的数据库，来储存所选的模板信息的全部或部分编制的报告，其中每个报告可以包括用户定义的、来自模板数据库的模板信息的集或子集，以及

使能够显示模板信息以及一个和多个用所选的模板信息编制的报告。

模板信息可以是预先定义的信息，但是模板信息最好是用户定义的信息，而最理想的是可编辑的用户定义的信息。另外，最好在启动显示的同时能展示模板信息以及一个或多个用所选模板信息制作的报告，而最理想的是在单个屏幕显示，並且适当地将模板信息展示在分割窗口的一边，而将相应的所挑选的模板信息所制作的报告显示在分割窗口的另一边。另外，模板信息的显示最好是模板信息的可搜索视图。

该方法最好包括：

为编辑模板信息和/或编制报告提供编辑装置；

建立模板和报告数据库之间的关联，从而：

对模板信息所作的改变自动地更新储存在报告数据库的报告中的相应的、未编辑的模板信息，和/或

对报告数据库的报告信息所作的改变不影响相应的模板数据库里的模板信息。这样，如果一个用户将一个模板信息成分选入报告里，一个相应的成分将作为报告里的一个报告信息成分而出现。假如这个相应的报告信息在报告里一直没有被编辑，以后对模板信息成分的编辑将会反映在未被编辑过的、相应的报告信息成分里。相反，以后对报告信息成分的编辑则不会改变模板信息成分。

将包含在一个报告里和储存在报告数据库里的模板信息与储存在模板数据库里的相应的模板信息相关联的一个较好的方法是：

将模板信息提供为结构化的信息集；

将储存在模板数据库的模板信息集的每个成分独个识别，和

只储存报告数据库里的每个制作的报告相应的模板信息标识。一个将模板和报告信息相关联的较好的方法是使用传统的数据库“外来”(foreign)关键字，如图8所示。通过使用这种关联方法，对报告数据库所作的改动不会影响模板信息，因为储存在报告数据库里的只有外来关键字索引，而不是实际的模板信息。

另外，对模板信息所作的任何改动可以自动反映在报告数据库里，因为报告数据库外来关键字引用(访问)模板信息。

这个方法还可以包括-：

为缩略用户定义的模板信息建立缩略方法，和

提供显示定制装置，从而用户可以选择显示模板信息或者缩略的模板信息以使屏幕显示的模板信息量达到最少。这样可以同时显示来自模板数据库的更多的可选择的模板信息成分，以便在编制的一个或多个报告里充分组合。

这个发明的更好的应用方法还包括：

为关联用户定义的操作属性和模板信息提供关联方法，这样，可以将评价作为用户定义的属性加到每个模板信息，以便能够在详细的报告中自动生成评估分数或诸如此类的等级评分。

关联操作属性和模板信息的一个有效的方法是使用传统的数据库技术来将额外的一个字段或纵列增加到模板信息数据库里，以储存合适的操作属性，正如图2所示的评价属性一样，或者通过增加一个BLOB(二进制大对象字段)以储存多个操作属性。通过用模板信息数据库里的模板信息来储存操作属性，並且使用上述模板和报告数据库的关联方法，对一个操作属性所作的改动，例如一个评价，将意味着所有包含所评价的信息的报告将会自动被更新。

另外，这种方法最好包括根据先前选择的报告信息成分而约束报告中模板信息使用的约束方法。要约束的模板信息最好是用户定义的。通过提供回应先前使用的模板信息所选择的特点的约束方法，呈献给终端用户和供其使用的只有与他们目前的报告有关的模板信息。图11显示根据选择而约束可供使用的模板信息的结果。约束的应用与图2“响应模板信息成分图表”的“约束列单”相应。

例如，当进行的调查包括说明性别的模板信息时，约束是有益的。只有那些与所选的性别有关的模板信息会被显示进入所编制的报告。

另外，以上方法最好包括这样一个条件，让最终用户定义和储存为某一可能的选择显示模板信息的顺序。这个模板信息如图2“响应模板信息成分图表”的“上卷到身份”所示。

通过容许最终用户定义“流览信息”和用模板信息储存它，最终用户可以简单地指出选择某些其它先前的模板信息的下一个合适的模板信息成分。这就容许模板信息的“自动上卷”以提高使用模板信息编制可编辑报告的效率。这还意味着最终用户不必使用标准的卷动机制来前往下一个可选的模板信息成分。

另外，以上编制报告的方法最好还提供按用户指定的格式输出和交流报告的方法。例如，模板信息可能是多种媒体格式，包括但不限于文本、印刷图表、声音、动画和视频。要达到这些要求，只需将报告分割窗口的内容或报告数据库输送到一个或多个可以制作终端用户指定格式的装置。

提供使用上述方法，用户可以制作一个或多个报告，每个报告包括模板信息的编组。每个制作的报告可以根据要求被显示、启用和/或编辑。每个报告中的模板信息的任何部分都可以通过更改相应的模板信息而自动更改。评估员可使用上述方法增加、修改或删除模板信息数据库里的某个模板信息，并且，如果想要的话，自动更新先前制作的报告里所有相应的模板信息，而无需逐个挑选先前制作的报告来更新。这些对模板信息的增加、修改或删除可以在制作报告之前、之中和之后进行。

虽然可以用传统的数据库或平面文件结构或类似的方法建立模板和报告数据库，但这未必是最有效的方法。模板和/或报告数据库最好用我们称之为ALPHA的数据库，即我们和本专利一起申请的澳大利亚专利申请PCT/AU98\00162中所描述的那个类型的数据库实现。

它优于传统的数据库结构之处在于用户定义的信息可以更简易地进行重新构造和延伸；其优于平面文件结构之处在于用户定义的信息可以更简易地和有效地搜索和管理，正如本发明所要求的。

在另一个方面，本发明实际上是用储存的模板信息进行编制报告的方法，该方法包括：

建立一个储存用户定义模板信息的模板数据库；

提供一种显示装置以便在分割窗口的一边显示储存的模板信息提供显示方法，而模板信息的全部或部分可以被选入所编制的报告，以及

提供一种管理装置以便同时、有选择地在分割窗口的一边显示全部或部分储存的模板信息，而将通过选择模板信息编制的一个或多个报告显示在所述分割窗口的另一边。

从这个方面来说，此方法最好包括：

建立一个报告数据库来储存由全部或部分所选模板信息编写的报告，而每个报告可以包括一个用户定义的、来自模板数据库的模板信息集或子集；

提供一种编辑装置以便编辑模板信息和/或编制的报告；

在模板和报告数据库之间建立关联，从而：

对模板信息所作的改动自动更新储存在报告数据库里的编写的报告中相应的、未编辑的模板信息，和/或

对报告数据库里的报告信息所作的改动不会影响模板数据库里相应的模板信息。

前述使用本发明的较好的方法也是下述另外的方面较好的方法。

而且，本发明的另外一个方面实际上是用储存的可编辑信息编制可编辑的报告的方法，此方法包括：

建立一个模板数据库来储存用户定义的模板信息；

提供选择装置以便显示可搜索的储存信息示图，从而所有或部分所选的模板信息可以被选入一个编写的报告，和

通过编辑所有或部分所选的模板信息而建立一个报告。

为了本发明可以容易明白和使用，对附图说明如下：

图1是典型的本发明的实施例的概览；

图1A说明进一步的分割屏幕，是对用简化的模板信息编写的报告的分割屏幕扩大的显示；

图2是模板信息数据库的一个例子；

图3是模板信息和编制的报告分割窗口的说明；

图4显示分割窗口的模板信息数据库的算法；

图5显示一台电脑；

图6说明电脑的特点；

图7显示由所选的模板信息编制的报告的算法；

图8是报告数据库的例子；

图9是“关于选择”算法的模板信息的例子；

图10是“约束”关于选择的模板信息的算法例子；

图11说明约束模板信息的结果；

图12是“关于未选择”算法的模板信息的例子；

图13是没有被选择之后“解除约束”模板信息的样板算法；

图14是计算报告评分的算法例子；

图15说明修改模板信息特性的界面(a)；

图16说明修改模板信息特性的界面(b)；

图17说明修改模板信息特性的界面(c)；

图18说明作为本发明的实施例的用户应用界面。

根据图1模板信息#1.1的实施例，图2和图3被储存在模板信息数据库#1.2和图2的一个模板信息数据库里，并且根据图4的算法检索和显示在窗口#1.3和图3的模板窗口，以供一个终端用户使用图5和6所示的电脑和选择装置作出选择，以便编入编写的报告#3.2，图1A显示该报告根据图7的算法显示在报告窗口#1.4和图3，并储存在报告数据库#1.5中，作为报告记录#1.6和图8。

请注意，图2和图8所示的数据库计划是依照与我们一起申请的澳大利亚专利申请PCT\AU98\00162所述的ALPHA数据库的结构。

当终端用户使用图5和6所示的电脑和选择装置选择模板信息#3.1的时候，图9所示的选择算法最好与图10和图11的约束算法一同使用，详细说明约束算法的结果。当用户选择模板信息成分时，自动上卷的算法也被使用。这个算法使用响应模板信息成分图表中“上卷到身份号码”纵列的值来决定下一个要显示的模板信息成分，然后在应用图4中的算法时，将这个新的模板信息成分用作“第一个”值。

相应地，当一个终端用户使用图5和6所示的电脑和选择装置，不选择模板信息#3.1的时候，图12的不选算法就与图13的约束算法一同使用。

而且，每当所编制的报告通过使用图7的算法显示出来时，报告的得分也应该用图14的算法进行计算，并相应地显示出来，如#3.3所示。模板信息得分#15.1，连同其它任何模板信息特性，可以用图15、16和17描述的窗口输入，并储存起来，如图2所示。特别地，终端用户可以维持缩略模板信息、预设模板信息选择、详细模板信息和模板信息约束，如分别在15.2、#15.3、#16.1和图17所示，并可以把它们储存在模板信息数据库，如图2所示。图17.1详细说明了目前约束的模板信息，图17.2详细说明了可供约束的模板信息。

图18通过本发明的典型的实施例，概述了本发明的一项典型应用程序，详细说明了相关模板信息成分的结构#18.1、用来创建新的模板信息的工具#18.2和评估窗口#18.3，包括可选择的模板信息窗口和编写报告窗口。

以下的例子着重说明本发明在学术评估方面的应用。然而，请注意本发明的应用不限于学术评估的范围，而是在任何一个集中、收集、储存、分析、报告或以某种方式运用的领域，都可以应用本发明。

例子：

假设一名评估员必须对一批学生的作业作评估、评分和给予反馈。在评估的过程中，评估员经常察觉很多学生的作业要么犯类似的错误，要么需要给予类似的评语。评估员无需将相同或类似的评语反反复复的写；取而代之的是，评估员可以：

i)将共同的评语和反馈定义为图15、16和17的模板信息，以便根据#18.1的结构而组建于模板信息分割窗口#1.3、#3.1和#18.3，然后

ii)在评估的过程中，只需选择所需的、在模板信息分割窗口#1.3和#18.3的所需的模板信息#3.1，以便让系统将所选的模板信息放置在报告分割窗口#1.4、#3.2和#18.3；在那里可对之进行编辑和或按需要特别对学生使用#3.4。

通过在模板信息分割窗口#3.1的为学生的评估输入和选择相关的模板信息，可以在报告分割窗口1.2建立报告，以后可以将学生作业的评语进行打印、传真或发电子邮件给学生。

对于其内容可以规定为模板信息的报告，本发明在简化其过程，生成报告的工作中提供了独特的好处，因为报告的内容只是简单地从模板信息中作出选择即可，而无需对每个报告重新建立。

本发明让模板信息变成可见的，并直接供用户使用，这样，每个报告适当的模板信息的选择过程效率非常高。

本发明提供了一个机制，将不同的人制作的报告的内容标准化。例如，当需要批改大批的学生作业、而这些作业被分派给几个老师的时候，本发明通过让所有的评估员使用相同的模板信息，提供用来评估学生的标准化的条件。本发明可以将专家知识提供给通常没有这种知识的人士使用。例如，一名教授可以将详细的评估标准制作成模板信息，然后此模板信息就可以让在这方面知道得较少的人员在评估学生作业时候使用。

应用本发明的系统让系统的用户可以在工作的时候看到报告的构造过程，并可对之进行编辑。而在其它很多系统里，不可以在构造报告的同时显示和编辑所编制的报告。

因为本发明容许对模板信息进行的添加、修改和删除自动应用到报告信息，本发明容许模板信息随着时间的推移而改善，而无需重新制作现存的报告。因此，对于那些需要收集、储存、编写、制作和报告的信息内容和结构在建立时尚未全部知道或确定的行业，本发明特别有用。

例如，进行评估和调查、大量使用笔记、需要作出判断、或者提供引用语、估计和类似文件的行业，可以使用本发明所实施的系统。同样地，任何信息结构和内容是易变的领域都可以广泛使用本发明所实施的系统。

当然，应该意识到以上仅仅是为了说明本发明所举的例子，所有内行人容易看得出来的的修改和变化都被视作属于下面附带权利要求书所规定的广泛范围之内。

Claims (20)

1.一种容许从储存的模板信息中编制报告的方法，包括以下步骤：

为储存用户定义的模板信息建立模板数据库；

为显示储存的模板信息提供显示装置，而模板信息的全部或部分可以被选入所编制的报告；

建立报告数据库以储存通过集中所有或部分所选模板信息而产生的报告，其中每个报告可以包括用户定义的、来自模板数据库的模板信息集或子集，以及

建立模板信息的显示以及一个或多个由所选的模板信息组合的报告。

2.如权利要求1所述的方法，包括容许同时显示模板信息以及一个或多个由所选的模板信息组合的报告。

3.如权利要求1或2所述的方法，包括为编辑模板信息和/或所编制的报告提供编辑装置；

在模板和报告数据库之间建立关联：

对模板信息所作的更改自动更新相应的、未被编辑的、储存在报告数据库的所编制报告的模板信息，和/或

对报告数据库里的报告信息所作的更改不会影响模板数据库里相应的模板信息。

4.如权利要求1至3中任一项的方法，包括：

以结构化的信息集合的形式提供模板信息；

以独有的方式识别储存在模板数据库里的每一个模板信息组的成分，并且

在每一个储存的报告数据库里的编制的报告，只储存相应的模板信息身份。

5.如前述任何一条权利要求所要求的方法，包括：

为缩略用户定义的模板信息提供缩略装置，以及

提供显示定制装置，让用户可以选择显示模板信息或者缩略的模板信息，以使所显示的屏幕上的模板信息量最少。

6.如前述任一权利要求所述的方法，包括提供附属装置，让用户定义的操作特性附属于模板信息。

7.如前述任一权利要求所述的方法，包括：

根据先前选择的报告模板信息，提供方法将板信息的使用约束为使用相关的模板信息。

8.如前述任一权利要求所述的方法，其中显示方法提供可搜索的、储存模板信息以及屏幕上正在被组合的报告的视图。

9.如前述任一权利要求所述的方法，包括：

提供可编辑的流览信息为模板信息，以及

使用所提供的流览信息来提供流览装置，以决定在用户选择一些其它的信息成分之后下一个将要显示的信息。

10.一种容许从储存的模板信息编制报告的方法，其方法包括：

建立一个储存用户定义的模板信息的模板数据库；

为在分割窗口的一边显示储存的模板信息提供显示装置，而模板信息的全部或部分可以被选入一个编制的报告，以及

提供管理装置，以求在分割窗口的一边，同时而有选择性地显示所有或部分的储存模板信息，并将正在组合的一个或多个报告显示在所述分割窗口的另一边。

11.如权利要求10所述的方法，包括：

建立一个报告数据库来储存由组合所有或部分所选的模板信息而产生的报告，其中每个报告可以包括一个用户定义的、来自模板数据库的、模板信息集或子集；

为编辑模板信息和/或所编制的报告提供编辑装置；

在模板和报告数据库之间建立关联：

对模板信息所作的更改自动更新相应的、为被编辑的、储存在报告数据库的所编制报告的模板信息，和/或

对报告数据库里的报告信息所作的更改不会影响模板数据库里相应的模板信息。

12.如权利要求10或11所述的方法，包括：

以一组结构化的信息的形式提供模板信息；

以独有的方式识别储存在模板数据库里的每一个模板信息组的成分，并且

在每一个储存的报告数据库里的编制的报告，只储存相应的模板信息身份。

13.如权利要求10至12中任何一条所要求的方法，包括：

为缩略用户定义的模板信息提供缩略装置，和

提供度身定做的显示装置，让用户可以选择显示模板信息或者缩略的模板信息，以使所显示的屏幕上的模板信息量最少。

14.如权利要求10至13中任何一条所要求的方法，包括提供附属装置，让用户定义的操作特性附属于模板信息。

15.如权利要求10至14中任何一条所要求的方法，包括：

根据先前选择的报告模板信息，提供方法将板信息的使用约束为使用相关的模板信息。

16.如权利要求10至15中任何一条所要求的方法，其中显示装置提供可搜索的、储存模板信息以及屏幕上正在被组合的报告的视图。

17.如权利要求10至16中任何一条所要求的方法，包括：

提供可编辑的流览信息为模板信息，和

使用所提供的流览信息来提供流览装置，以决定在用户选择一些其它的信息成分之后下一个将要显示的信息。

18.一种容许从储存的模板信息编制可编辑的报告的方法，其方法包括：

建立一个储存用户定义的模板信息的模板数据库；

为显示储存的模板信息提供显示一个可搜索的视图的选择装置，而模板信息的全部或部分可以被选入一个编制的报告，和

建立一个有全部或部分所选的模板信息组合而成的报告。

19.如权利要求2、10、18中任何一条所要求的方法，包括：

提供可编辑的评价为模板信息，和

使用所提供的评价提供算术装置，以计算所编制的报告的衡量评估分数或得分之类。

20.如前述任何一条权利要求所要求的一个方法，包括：

将模板和或报告信息储存在各自的ALPHA数据库。

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