CN115080822A - 一种用于办公档案管理的物联网系统 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种用于办公档案管理的物联网系统，本申请通过对纸质档案进行修复，再进行电子档案的转化，得到的电子档案能完整呈现出原始纸质档案的内容，且根据纸质不同的问题，对得出的电子档案进行标记，出现问题时，从而方便管理人员追溯问题根源。通过对转换后的电子档案图像进行筛选，提高了用户对电子档案的观赏性，且其反应的内容更加清晰。通过将电子柜中纸质档案的位置标记添加到储槽的传感器和电子档案中，当用户查询到电子档案时，根据位置标记该储槽自动开启，提供所需纸质档案，便捷程度大大提高。通过根据电子档案机密程度采用不同加密方式，使得系统整体适应性更好，电子档案机密适配性更强。

Description

一种用于办公档案管理的物联网系统

技术领域

本申请涉及电子档案管理技术领域，更具体地，涉及一种用于办公档案管理的物联网系统。

背景技术

以往办公档案管理时，均采用纸质版档案进行储存，但是经常出现纸质文件因时间过长，导致文件不完整、残缺，无法从中获取完整信息，不便档案管理工作及后续流程进行。

现有的档案信息管理电子化技术中，虽然使得纸质版档案信息录入到系统中，但是需要纸质版档案信息时，还得根据档案编号对纸质版档案信息一一进行查找，费时费力。且存储电子但档案信息时，企业按照各个部门进行划分，即一个部门的档案只存储在该部门内，各个部门之间不能相互联通，当外部门的人需要调看档案时，还需对应部门内部的人员进行查阅，调看非常不方便，违背了档案信息管理电子化技术的便捷性。针对不同级别档案，均采用同一种加密方式，使得电子档案安全性较低。且纸质档案因时间过长，导致转换成电子档案时，内容无法准确、完整的呈现。

因此，如何将电子档案与纸质档案位置关联在一起，针对不同档案选择合适加密方式，是目前有待解决的技术问题。

发明内容

本发明提供一种用于办公档案管理的物联网系统，用以解决现有技术中纸质档案与电子档案位置无联系、不同部门间档案查询困难、不同档案加密方式相同导致机密性低等技术问题。该系统包括：

包括收集模块、鉴定模块、扫描仪、图像模块、电子柜、编码模块、加密模块和储存模块；

所述收集模块用于：

将所有纸质档案收集在一起，从中挑选出具有保存价值的所述纸质档案，根据各个部门的工作性质来判断所述纸质档案是否具有保存价值；

所述鉴定模块用于：

鉴定具有保存价值纸质档案的纸质情况，根据纸质情况选择复原手段进行修复；

所述扫描仪用于：

将修复成功后的所述纸质档案转换成电子档案；

所述图像模块用于：

检查所述电子档案是否符合预设合格条件，若所述电子档案符合预设合格条件则将其保存至数据库中；

所述电子柜中开设有若干个储槽，每个所述储槽内放置有一个所述纸质档案，每个所述储槽内装设有传感器，所述电子柜用于：

接收到开启指令时，打开对应的储槽；

所述编码模块用于：

根据所述纸质档案放入所述储槽的位置情况生成位置标记，并将所述位置标记输入到所述传感器中，将符合预设合格条件的电子档案进行编码并储存到数据库中；

所述加密模块用于：

基于档案机密级别对数据库中的电子档案设置加密方式，根据所述加密方式用户输入对应密码打开所述电子档案。

本申请一些实施例中，所述系统还包括检索模块，所述检索模块用于：

所述用户根据档案名称或档案编码或关键词在所述数据库中检索所需电子档案。

本申请一些实施例中，所述系统还包括开放模块，所述开放模块用于：

赋予外部人员权限，所述外部人员根据权限等级调阅电子档案。

本申请一些实施例中，所述开放模块，具体用于：

若外部人员权限等级为一级权限，则调阅绝密档案和普密档案；

若外部人员权限等级为二级权限，则调阅普密档案；

若外部人员权限等级为三级权限，则调阅某部分或特定的档案。

本申请一些实施例中，所述系统还包括日志模块，所述日志模块用于：

记录档案每次变动的时间生成时间信息，并将所述时间信息上传至储存模块，所述变动包括查询和调取。

本申请一些实施例中，所述鉴定模块，具体用于：

若具有保存价值的纸质档案完好，则不需修复，直接通过所述扫描仪转换成电子档案；

若具有保存价值的纸质档案纸面折皱或不平，则通过压平设备进行压平修复，修复成功后通过所述扫描仪转换成电子档案，对所述电子档案做不平标记；

若具有保存价值的纸质档案破损，则采用修复手段修复，修复成功后通过所述扫描仪转换成电子档案，对所述电子档案做破损标记。

本申请一些实施例中，所述图像模块，具体用于：

所述预设合格条件包括所述电子档案图像顺序与所述纸质档案一致、所述电子档案图像不存在漏扫或重张或黑边现象、所述电子档案图像折角、偏斜度、清晰度和失真度不超过阈值，以上条件同时满足时为符合预设合格条件。

本申请一些实施例中，所述加密模块，具体用于：

所述档案机密级别为绝密档案或普密档案；

若所述档案机密级别为绝密档案，则采用动态密码对所述绝密档案加密，所述用户根据令牌或短信密码来打开所述绝密档案，其中所述令牌包括硬件令牌、手机令牌和软件令牌；

若所述档案机密级别为普密档案，则采用固定密码对所述普密档案加密，所述用户根据固定密码打开所述普密档案。

本申请一些实施例中，所述系统还包括校验模块，所述校验模块用于：

当需要将所述纸质档案和所述电子档案对比时，查询到所需电子档案，根据对应的位置标记，向所述电子柜发送开启指令，获取对应纸质档案，将所需电子档案和对应的纸质档案进行对比。

通过应用以上技术方案，本系统包括收集模块、鉴定模块、扫描仪、图像模块、电子柜、编码模块、加密模块和储存模块；所述收集模块用于：将所有纸质档案收集在一起，从中挑选出具有保存价值的所述纸质档案，根据各个部门的工作性质来判断所述纸质档案是否具有保存价值；所述鉴定模块用于：鉴定具有保存价值纸质档案的纸质情况，根据纸质情况选择复原手段进行修复；所述扫描仪用于：将修复成功后的所述纸质档案转换成电子档案；所述图像模块用于：检查所述电子档案是否符合预设合格条件，若所述电子档案符合预设和条件则将其保存至数据库中；所述电子柜中开设有若干个储槽，每个所述储槽内放置有一个所述纸质档案，每个所述储槽内装设有传感器，所述电子柜用于：接收到开启指令时，打开对应的储槽；所述编码模块用于：根据所述纸质档案放入所述储槽的位置情况生成位置标记，并将所述位置标记输入到所述传感器中，将符合预设条件的电子档案进行编码并储存到数据库中；所述加密模块用于：基于档案机密级别对数据库中的电子档案设置加密方式，根据所述加密方式用户输入对应密码打开所述电子档案。本申请通过对纸质档案进行修复，再进行电子档案的转化，得到的电子档案能完整呈现出原始纸质档案的内容，且根据纸质不同的问题，对得出的电子档案进行标记，出现问题时，从而方便管理人员追溯问题根源。通过对转换后的电子档案图像进行筛选，提高了用户对电子档案的观赏性，且其反应的内容更加清晰。通过将电子柜中纸质档案的位置标记添加到储槽的传感器和电子档案中，当用户查询到电子档案时，根据位置标记该储槽自动开启，提供所需纸质档案，便捷程度大大提高。通过根据电子档案机密程度采用不同加密方式，使得系统整体适应性更好，电子档案机密适配性更强。

附图说明

为了更清楚地说明本申请实施例中的技术方案，下面将对实施例描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本申请的一些实施例，对于本领域技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。

图1示出了本发明实施例提出的一种用于办公档案管理的物联网系统的结构示意图。

具体实施方式

下面将结合本申请实施例中的附图，对本申请实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本申请一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本申请中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本申请保护的范围。

本申请实施例提供一种用于办公档案管理的物联网系统，如图1所示，该系统包括：

收集模块101、鉴定模块102、扫描仪103、图像模块104、电子柜105、编码模块106、加密模块107和储存模块108；

所述收集模块101用于：

将所有纸质档案收集在一起，从中挑选出具有保存价值的所述纸质档案，根据各个部门的工作性质来判断所述纸质档案是否具有保存价值；

所述鉴定模块102用于：

鉴定具有保存价值纸质档案的纸质情况，根据纸质情况选择复原手段进行修复；

所述扫描仪103用于：

将修复成功后的所述纸质档案转换成电子档案；

所述图像模块104用于：

检查所述电子档案是否符合预设合格条件，若所述电子档案符合预设合格条件则将其保存至数据库中，不符合的重新扫描，直至合格为止。

所述电子柜中开设有若干个储槽，每个所述储槽内放置有一个所述纸质档案，每个所述储槽内装设有传感器，所述电子柜105用于：

接收到开启指令时，打开对应的储槽；

所述编码模块106用于：

根据所述纸质档案放入所述储槽的位置情况生成位置标记，并将所述位置标记输入到所述传感器中，将符合预设合格条件的电子档案进行编码并储存到数据库中；

所述加密模块107用于：

基于档案机密级别对数据库中的电子档案设置加密方式，根据所述加密方式用户输入对应密码打开所述电子档案。

所述储存模块108用于：

储存档案的变动时间信息。

为了提高电子档案使用的便捷性，本申请一些实施例中，所述系统还包括检索模块，所述检索模块用于：

所述用户根据档案名称或档案编码或关键词在所述数据库中检索所需电子档案。

本实施例中，可以通过SQL建立数据库与用户间的查询联系，所述用户根据档案名称或档案编码或关键词在所述数据库中检索所需电子档案，结构化查询语言（StructuredQuery Language）简称SQL，是一种特殊目的的编程语言，是一种数据库查询和程序设计语言，用于存取数据以及查询、更新和管理关系数据库系统。

结构化查询语言是高级的非过程化编程语言，允许用户在高层数据结构上工作。它不要求用户指定对数据的存放方法，也不需要用户了解具体的数据存放方式，所以具有完全不同底层结构的不同数据库系统, 可以使用相同的结构化查询语言作为数据输入与管理的接口。结构化查询语言语句可以嵌套，这使它具有极大的灵活性和强大的功能。

本申请一些实施例中，所述系统还包括开放模块，所述开放模块用于：

赋予外部人员权限，所述外部人员根据权限等级调阅电子档案。

为了提高各部门间档案联系性，本申请一些实施例中，所述开放模块，具体用于：

若外部人员权限等级为一级权限，则调阅绝密档案和普密档案；

若外部人员权限等级为二级权限，则调阅普密档案；

若外部人员权限等级为三级权限，则调阅某部分或特定的档案。

本实施例中，所述外部人员为该部门以外的人员，比如，行政部的人员可以根据权限等级调阅财务部的档案，此处指电子档案和纸质档案。上述某部分或特定的档案，指的是与外部人员职位相对应的几个或一个档案。

可以理解的是，外部人员的权限等级设置缘由可以根据实际需求进行调整或改变。

本申请一些实施例中，所述系统还包括日志模块，所述日志模块用于：

记录档案每次变动的时间生成时间信息，并将所述时间信息上传至储存模块，所述变动包括查询和调取。

本实施例中，档案为纸质档案和电子档案，即记录纸质档案和电子档案变动的时间，其中变动包括但不限于查询和调取。

本申请一些实施例中，所述鉴定模块，具体用于：

若具有保存价值的纸质档案完好，则不需修复，直接通过所述扫描仪转换成电子档案；

若具有保存价值的纸质档案纸面折皱或不平，则通过压平设备进行压平修复，修复成功后通过所述扫描仪转换成电子档案，对所述电子档案做不平标记；

若具有保存价值的纸质档案破损，则采用修复手段修复，修复成功后通过所述扫描仪转换成电子档案，对所述电子档案做破损标记。

本实施例中，修复失败则不将该纸质档案转换为电子档案，并对该纸质档案标记。

为了提高电子档案图像准确性，本申请一些实施例中，所述图像模块，具体用于：

所述预设合格条件包括所述电子档案图像顺序与所述纸质档案一致、所述电子档案图像不存在漏扫或重张或黑边现象、所述电子档案图像折角、偏斜度、清晰度和失真度不超过阈值，以上条件同时满足时为符合预设合格条件。

本实施例中，某些重要文件需要全文检索的，则扫描图像处理完毕后需要使用专业的识别软件对数字图像进行全文 OCR。若使用者对识别成功率有严格要求，还需另加手工校对，校对结束后，添加到数据库中。

可以理解的是，上述专业的图像识别软件，本申请不对其做具体限定，只要能完成全文OCR的软件，均处于本申请的保护范围之内。

OCR （Optical Character Recognition，光学字符识别）是指电子设备（例如扫描仪或数码相机）检查纸上打印的字符，通过检测暗、亮的模式确定其形状，然后用字符识别方法将形状翻译成计算机文字的过程；即，针对印刷体字符，采用光学的方式将纸质文档中的文字转换成为黑白点阵的图像文件，并通过识别软件将图像中的文字转换成文本格式，供文字处理软件进一步编辑加工的技术。

本申请一些实施例中，所述加密模块，具体用于：

所述档案机密级别为绝密档案或普密档案；

若所述档案机密级别为绝密档案，则采用动态密码对所述绝密档案加密，所述用户根据令牌或短信密码来打开所述绝密档案，其中所述令牌包括硬件令牌、手机令牌和软件令牌；动态密码是随时变化的密码，由于每次输入的密码都不固定，所以即使一次密码被盗也不会带来损失。

短信密码，短信密码以手机短信形式请求包含6位随机数的动态密码，身份认证系统以短信形式发送随机的6/8位密码到客户的手机上，客户在登录或者交易认证时候输入此动态密码，从而确保系统身份认证的安全性，短信动态密码认证技术被认为是能够最有效解决用户的身份认证方式之一，可以有效防范黑客木马盗窃用户账户密码、假网站等多种网络问题，导致用户的财产或者资料的损失。

硬件令牌，当前最主流的是基于时间同步的硬件口令牌，它每60秒变换一次动态口令，动态口令一次有效，它产生6位/8位动态数。

若所述档案机密级别为普密档案，则采用固定密码对所述普密档案加密，所述用户根据固定密码打开所述普密档案。

本申请一些实施例中，所述系统还包括校验模块，所述校验模块用于：

当需要将所述纸质档案和所述电子档案对比时或需要纸质档案时，可以通过查询所需电子档案，根据对应的位置标记，向所述电子柜发送开启指令，获取对应纸质档案，将所需电子档案和对应的纸质档案进行对比。

通过应用以上技术方案，本系统包括收集模块、鉴定模块、扫描仪、图像模块、电子柜、编码模块、加密模块和储存模块；所述收集模块用于：将所有纸质档案收集在一起，从中挑选出具有保存价值的所述纸质档案，根据各个部门的工作性质来判断所述纸质档案是否具有保存价值；所述鉴定模块用于：鉴定具有保存价值纸质档案的纸质情况，根据纸质情况选择复原手段进行修复；所述扫描仪用于：将修复成功后的所述纸质档案转换成电子档案；所述图像模块用于：检查所述电子档案是否符合预设合格条件，若所述电子档案符合预设和条件则将其保存至储存模块中；所述电子柜中开设有若干个储槽，每个所述储槽内放置有一个所述纸质档案，每个所述储槽内装设有传感器，所述电子柜用于：接收到开启指令时，打开对应的储槽；所述编码模块用于：根据所述纸质档案放入所述储槽的位置情况生成位置标记，并将所述位置标记输入到所述传感器中，将符合预设条件的电子档案进行编码并储存到数据库中；所述加密模块用于：基于档案机密级别对数据库中的电子档案设置加密方式，根据所述加密方式用户输入对应密码打开所述电子档案。本申请通过对纸质档案进行修复，再进行电子档案的转化，得到的电子档案能完整呈现出原始纸质档案的内容，且根据纸质不同的问题，对得出的电子档案进行标记，出现问题时，从而方便管理人员追溯问题根源。通过对转换后的电子档案图像进行筛选，提高了用户对电子档案的观赏性，且其反应的内容更加清晰。通过将电子柜中纸质档案的位置标记添加到储槽的传感器和电子档案中，当用户查询到电子档案时，根据位置标记该储槽自动开启，提供所需纸质档案，便捷程度大大提高。通过根据电子档案机密程度采用不同加密方式，使得系统整体适应性更好，电子档案机密适配性更强。

本领域技术人员可以理解实施场景中的系统中的模块可以按照实施场景描述进行分布于实施场景的系统中，也可以进行相应变化位于不同于本实施场景的一个或多个系统中。上述实施场景的模块可以合并为一个模块，也可以进一步拆分成多个子模块。

为了进一步阐述本发明的技术思想，现结合具体的应用场景，对本发明的技术方案进行说明。

本申请中系统包括收集模块101、鉴定模块102、扫描仪103、图像模块104、电子柜105、编码模块106、加密模块107、储存模块108、检索模块、开放模块、日志模块和校验模块。

本申请系统的具体流程为：

步骤1，将所有纸质档案收集在一起，从中挑选出具有保存价值的所述纸质档案，根据各个部门的工作性质来判断所述纸质档案是否具有保存价值。

步骤2，鉴定具有保存价值纸质档案的纸质情况，根据纸质情况选择复原手段进行修复。

步骤3，将修复成功后的所述纸质档案转换成电子档案；检查所述电子档案是否符合预设合格条件，若所述电子档案符合预设和条件则将其保存至数据库中。

步骤4，所述电子柜中开设有若干个储槽，每个所述储槽内放置有一个所述纸质档案，每个所述储槽内装设有传感器，接收到开启指令时，打开对应的储槽。

步骤5，根据所述纸质档案放入所述储槽的位置情况生成位置标记，并将所述位置标记输入到所述传感器中，将符合预设条件的电子档案进行编码并储存到数据库中。

步骤6，所述用户根据档案名称或档案编码或关键词在所述数据库中检索所需电子档案。记录档案每次变动的时间生成时间信息，并将所述时间信息上传至储存模块，所述变动包括查询和调取。赋予外部人员权限，所述外部人员根据权限等级调阅电子档案。

步骤7，基于档案机密级别对数据库中的电子档案设置加密方式，根据所述加密方式用户输入对应密码打开所述电子档案。

通过以上的实施方式的描述，本领域的技术人员可以清楚地了解到本发明可以通过硬件实现，也可以借助软件加必要的通用硬件平台的方式来实现。基于这样的理解，本发明的技术方案可以以软件产品的形式体现出来，该软件产品可以存储在一个非易失性存储介质（可以是CD-ROM，U盘，移动硬盘等）中，包括若干指令用以使得一台计算机设备（可以是个人计算机，服务器，或者网络设备等）执行本发明各个实施场景所述的流程。

最后应说明的是：以上实施例仅用以说明本申请的技术方案，而非对其限制；尽管参照前述实施例对本申请进行了详细的说明，本领域的普通技术人员当理解：其依然可以对前述各实施例所记载的技术方案进行修改，或者对其中部分技术特征进行等同替换；而这些修改或者替换，并不驱使相应技术方案的本质脱离本申请各实施例技术方案的精神和范围。

Claims (9)

1.一种用于办公档案管理的物联网系统，其特征在于，包括收集模块、鉴定模块、扫描仪、图像模块、电子柜、编码模块、加密模块和储存模块；

所述收集模块用于：

将所有纸质档案收集在一起，从中挑选出具有保存价值的所述纸质档案，根据各个部门的工作性质来判断所述纸质档案是否具有保存价值；

所述鉴定模块用于：

鉴定具有保存价值纸质档案的纸质情况，根据纸质情况选择复原手段进行修复；

所述扫描仪用于：

将修复成功后的所述纸质档案转换成电子档案；

所述图像模块用于：

检查所述电子档案是否符合预设合格条件，若所述电子档案符合预设合格条件则将其保存至数据库中；

所述电子柜中开设有若干个储槽，每个所述储槽内放置有一个所述纸质档案，每个所述储槽内装设有传感器，所述电子柜用于：

接收到开启指令时，打开对应的储槽；

所述编码模块用于：

根据所述纸质档案放入所述储槽的位置情况生成位置标记，并将所述位置标记输入到所述传感器中，将符合预设合格条件的电子档案进行编码并储存到数据库中；

所述加密模块用于：

基于档案机密级别对数据库中的电子档案设置加密方式，根据所述加密方式用户输入对应密码打开所述电子档案。

2.如权利要求1所述的系统，其特征在于，所述系统还包括检索模块，所述检索模块用于：

所述用户根据档案名称或档案编码或关键词在所述数据库中检索所需电子档案。

3.如权利要求1所述的系统，其特征在于，所述系统还包括开放模块，所述开放模块用于：

赋予外部人员权限，所述外部人员根据权限等级调阅电子档案。

4.如权利要求3所述的系统，其特征在于，所述开放模块，具体用于：

若外部人员权限等级为一级权限，则调阅绝密档案和普密档案；

若外部人员权限等级为二级权限，则调阅普密档案；

若外部人员权限等级为三级权限，则调阅某部分或特定的档案。

5.如权利要求1所述的系统，其特征在于，所述系统还包括日志模块，所述日志模块用于：

记录档案每次变动的时间生成时间信息，并将所述时间信息上传至储存模块，所述变动包括查询和调取。

6.如权利要求1所述的系统，其特征在于，所述鉴定模块，具体用于：

若具有保存价值的纸质档案完好，则不需修复，直接通过所述扫描仪转换成电子档案；

若具有保存价值的纸质档案纸面折皱或不平，则通过压平设备进行压平修复，修复成功后通过所述扫描仪转换成电子档案，对所述电子档案做不平标记；

若具有保存价值的纸质档案破损，则采用修复手段修复，修复成功后通过所述扫描仪转换成电子档案，对所述电子档案做破损标记。

7.如权利要求1所述的系统，其特征在于，所述图像模块，具体用于：

所述预设合格条件包括所述电子档案图像顺序与所述纸质档案一致、所述电子档案图像不存在漏扫或重张或黑边现象、所述电子档案图像折角、偏斜度、清晰度和失真度不超过阈值，以上条件同时满足时为符合预设合格条件。

8.如权利要求2所述的系统，其特征在于，所述加密模块，具体用于：

所述档案机密级别为绝密档案或普密档案；

若所述档案机密级别为绝密档案，则采用动态密码对所述绝密档案加密，所述用户根据令牌或短信密码来打开所述绝密档案，其中所述令牌包括硬件令牌、手机令牌和软件令牌；

若所述档案机密级别为普密档案，则采用固定密码对所述普密档案加密，所述用户根据固定密码打开所述普密档案。

9.如权利要求1所述的系统，其特征在于，所述系统还包括校验模块，所述校验模块用于：

当需要将所述纸质档案和所述电子档案对比时，查询到所需电子档案，根据对应的位置标记，向所述电子柜发送开启指令，获取对应纸质档案，将所需电子档案和对应的纸质档案进行对比。

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