CN114580590B - 一种快速分配存取的报告管理方法 - Google Patents

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Abstract

本发明公开了一种快速分配存取的报告管理方法，包括：搭建报告管理系统、报告生成及分配、报告计划单存放和报告输出。本发明通过向中控系统输入报告上的唯一编号或扫描报告上的二维码，即可快速查询到报告存放的报告盒，并且对应指示灯点亮，提醒报告管理人员报告盒所在位置，极大地方便了报告管理人员。将不同时间返回的若干个报告原始单和相对应的报告计划单整合到一起，并监控整理的状态，报告齐全后，指示灯以不同的方式点亮，提醒报告管理人员及时取出报告，递交到下一工序，省略了人工核对报告原始单数目的过程，节约时间，降低人工成本，效率和准确率高。

Description

一种快速分配存取的报告管理方法
技术领域
本发明涉及智能化办公领域，具体是一种快速分配存取的报告管理方法。
背景技术
目前，进行一种试样的若干项检测时，该试样对应的报告由一个报告计划单和若干个报告原始单组成，每个报告计划单和报告原始单上都有唯一确定的报告编号，工作人员将具有相同编号的报告计划单和从实验室返回的报告原始单放在一起。当报告计划单上要求的报告原始单的数量与实际报告原始单的数量相同时，即组成了一份齐全的报告，将报告计划单和所有报告原始单整理好，递交给下一工序。
目前报告整理工作还存在着一些不足：第一，目前报告整理工作主要由人工完成，速度慢，成本高。第二，报告较多时，对于存取报告，只能依靠人工快速翻阅，效率低，易出错。第三，针对报告原始单数目齐全、需要递交下一工序的报告，只能人工核对报告数目，极大的增加了人工成本，效率低，不适用于快速存取。因此，针对于上述现有技术的不足，提出一种用于报告快速存取、分类的报告管理方法是很有必要的。
发明内容
针对现有技术的不足，本发明拟解决的技术问题是，提供一种快速分配存取的报告管理方法。
本发明解决所述技术问题的技术方案是，提供一种快速分配存取的报告管理方法，其特征在于，该方法包括以下步骤：
步骤1、搭建报告管理系统：所述报告管理系统包括报告计划单存放柜1、中控系统2、二维码扫描装置、报告原始单存放柜3和电气控制系统6；
报告计划单存放柜1和报告原始单存放柜3均包括存放柜架体和报告盒4；存放柜架体内设置有若干个报告盒安装槽5，每个报告盒安装槽5中滑动安装有一个报告盒4；每个报告盒4上设置有一个与其对应的二维码；每个报告盒安装槽5内均设置有指示灯7；中控系统2通过电气控制系统6与指示灯7通讯连接，控制指示灯7是否点亮及其点亮方式；二维码扫描装置与中控系统2通讯连接，识别二维码中的信息并将信息传输到中控系统2中，中控系统2进行信息处理并显示相关信息；
步骤2、报告生成及分配：接单人员接到某一个检测订单后，生成与该检测订单对应的一组报告，该组报告由一个报告计划单和若干个报告原始单组成；一个报告计划单和若干个报告原始单设置有相同的二维码和编号；再将报告计划单送至报告管理人员处，同时将若干个报告原始单分别送至需求检测的项目对应的各个检测部门；
同理，完成其他检测订单的报告生成及分配；
步骤3、报告计划单存放：报告管理人员将收到的所有报告计划单按编号大小排序整理，然后顺序放入报告计划单存放柜1的若干个报告盒4中，并通过扫描二维码建立起某一报告盒4和其中存放的所有报告计划单的联系并记录在中控系统2中，直至所有的报告计划单存放完成；
步骤4、报告输出：当某一个检测项目结束后，该检测项目对应的报告原始单返回到报告管理人员处，报告管理人员通过二维码扫描装置扫描该报告原始单的二维码或在中控系统2输入其编号，然后中控系统2判断该报告原始单在其检测订单中的所有报告原始单中的返回顺序：
若是其检测订单中第一个返回的报告原始单，则中控系统2上显示报告计划单存放柜1中存放该报告原始单对应的报告计划单的报告盒4的所在位置，并通过电气控制系统6控制来点亮该报告盒4上的指示灯7；然后报告管理人员从该报告盒4中找出相同编号的报告计划单，与该报告原始单一同放入报告原始单存放柜3中某一空置的报告盒4中，并通过扫描二维码建立起报告原始单存放柜3中的该报告盒4和该组报告的联系并记录在中控系统2中；
若是其检测订单中从第二个返回的报告原始单至倒数第二个返回的报告原始单中的某一个，则中控系统2上显示报告原始单存放柜3中已经存放有和该报告原始单为同一组报告的报告盒4的所在位置，并通过电气控制系统6控制来点亮该报告盒4上的指示灯7；报告管理人员将该报告原始单放入该报告盒4即可；
若是其检测订单中最后一个返回的报告原始单，则中控系统2上显示报告原始单存放柜3中已经存放有和该报告原始单为同一组报告的报告盒4的所在位置，并通过电气控制系统6控制以不同的方式点亮该报告盒4上的指示灯7，告知报告管理人员该组报告已经全部集齐；或/和中控系统2以显示相应内容的方式提示报告管理人员该组报告已经全部集齐；报告管理人员将该报告盒4中所有的报告计划单和报告原始单取出，连同最后一个返回的报告原始单传递到下一道工序。
与现有技术相比，本发明有益效果在于：
1、本发明通过一整套管理方法实现报告的生成、分配、存放和输出，适应所有需要分类保存的报告管理工况，具有快速存取、分类迅速、查询方便、功能完善、容量大的特点。
2、本发明通过向中控系统输入报告上的唯一编号或扫描报告上的二维码，即可快速查询到报告存放的报告盒，并且对应指示灯点亮，提醒报告管理人员报告盒所在位置，极大地方便了报告管理人员。
3、本发明将不同时间返回的若干个报告原始单和相对应的报告计划单整合到一起，并监控整理的状态，报告齐全后，指示灯以不同的方式点亮，提醒报告管理人员及时取出报告，递交到下一工序，省略了人工核对报告原始单数目的过程，节约时间，降低人工成本，效率和准确率高。
4、报告计划单存放柜的报告盒中能够存放多个检测订单的不同报告计划单，大大减小柜体的占地面积。
附图说明
图1为本发明的报告管理系统的立体图；
图2为本发明的报告管理系统的局部放大图。
图中，1、报告计划单存放柜；2、中控系统；3、报告原始单存放柜；4、报告盒；5、报告盒安装槽；6、电气控制系统；7、指示灯。
具体实施方式
下面给出本发明的具体实施例。具体实施例仅用于进一步详细说明本发明，不限制本申请权利要求的保护范围。
本发明提供了一种快速分配存取的报告管理方法(简称方法)，其特征在于，该方法包括以下步骤：
步骤1、搭建报告管理系统：所述报告管理系统包括报告计划单存放柜1、中控系统2、二维码扫描装置(图中未画出)、报告原始单存放柜3和电气控制系统6；
所述中控系统2安装于上位机中，本实施例为计算机；所述报告计划单存放柜1和报告原始单存放柜3的结构相同，均包括存放柜架体和报告盒4；存放柜架体内设置有若干个报告盒安装槽5，每个报告盒安装槽5中滑动安装有一个报告盒4；每个报告盒4上设置有一个与其对应的二维码；每个报告盒安装槽5内均设置有指示灯7，用于指示报告所在位置；中控系统2通过电气控制系统6与指示灯7通讯连接，控制指示灯7是否点亮及其点亮方式；二维码扫描装置与中控系统2通讯连接，识别二维码中的信息并将信息传输到中控系统2中；中控系统2进行信息处理并显示相关信息，以及控制指示灯7是否点亮及其点亮方式；
优选地，所述电气控制系统6采用PLC控制系统。
优选地，所述指示灯7为LED灯。
优选地，所述报告盒4的前端设置有把手，便于将报告盒4从报告盒安装槽5中抽出。
优选地，所述报告盒4的前端外壁上设置有标签槽，用于放置识别标签，识别标签用于指示报告盒的位置和报告盒中存放的报告的基本信息。
优选地，报告计划单存放柜1和报告原始单存放柜3的数量为至少一个。
优选地，每两个报告盒安装槽5之间等距离设置。
步骤2、报告生成及分配：接单人员接到某一个检测订单后，生成与该检测订单对应的一组报告，该组报告由一个报告计划单和若干个报告原始单组成；一个报告计划单和若干个报告原始单设置有相同的二维码和编号；再将报告计划单送至报告管理人员处，同时将若干个报告原始单分别送至用户需求检测的项目对应的各个检测部门；同理，完成其他检测订单的报告生成及分配；
优选地，步骤2中，若干个报告原始单连同与之数量相同的纺织品试样分别送至用户需求检测的项目对应的各个检测部门。
优选地，步骤2中，报告原始单的数量与检测项数匹配，且报告计划单上显示有报告原始单的数量。
优选地，报告计划单连同纺织品试样一同送至报告管理人员处，便于作为原始纺织品试样进行保留。
步骤3、报告计划单存放：报告管理人员将收到的所有报告计划单按编号大小排序整理，以便后续在报告计划单存放柜1的一个报告盒4中包含的多个报告计划单中快速找出需要的某一个，然后按顺序放入报告计划单存放柜1的若干个报告盒4中，并通过扫描二维码建立起某一报告盒4和其中存放的所有报告计划单的联系并记录在中控系统2中，直至所有的报告计划单存放完成；
优选地，步骤3中，放入时，二维码扫描装置扫描报告计划单存放柜1的某一报告盒4上的二维码以及每一个准备放入该报告盒4中的报告计划单上的二维码，并将二维码数据传输到中控系统2中，通过中控系统2建立起某一报告盒4和其中存放的所有报告计划单的联系并记录在中控系统2中；然后将扫描后的所有报告计划单顺序放入该报告盒4中；
步骤4、报告输出：当某一个检测项目结束后，该检测项目对应的报告原始单连同纺织品试样一起返回到报告管理人员处，报告管理人员通过二维码扫描装置扫描该报告原始单的二维码或在中控系统2输入其编号，然后中控系统2判断该报告原始单在其检测订单中的所有报告原始单中的返回顺序：
若是其检测订单中第一个返回的报告原始单，则中控系统2上显示报告计划单存放柜1中存放该报告原始单对应的报告计划单的报告盒4的所在位置，并通过电气控制系统6控制来点亮该报告盒4上的指示灯7；然后报告管理人员从该报告盒4中找出相同编号的报告计划单，与该报告原始单及相关纺织品试样一同放入报告原始单存放柜3中某一空置的报告盒4中，并通过扫描二维码建立起报告原始单存放柜3中的该报告盒4和该组报告的联系并记录在中控系统2中；
优选地，步骤4中，放入时，二维码扫描装置扫描该报告盒4上的二维码以及报告计划单或第一个返回的报告原始单上的二维码，并将二维码数据传输到中控系统2中，通过中控系统2建立起该报告盒4和该组报告的联系并记录在中控系统2中；然后将扫描后的报告计划单和第一个返回的报告原始单放入该报告盒4中；
若是其检测订单中从第二个返回的报告原始单至倒数第二个返回的报告原始单中的某一个，则中控系统2上显示报告原始单存放柜3中已经存放有和该报告原始单为同一组报告的报告盒4的所在位置，并通过电气控制系统6控制来点亮该报告盒4上的指示灯7；报告管理人员将该报告原始单顺序放入该报告盒4即可；
若是其检测订单中最后一个返回的报告原始单，则中控系统2上显示报告原始单存放柜3中已经存放有和该报告原始单为同一组报告的报告盒4的所在位置，并通过电气控制系统6控制以不同的方式点亮该报告盒4上的指示灯7，告知报告管理人员该组报告已经全部集齐；同时中控系统2也会以文字和图形的方式提示报告管理人员该组报告已经全部集齐；报告管理人员将该报告盒4中所有的报告计划单和报告原始单取出，连同最后一个返回的报告原始单传递到下一道工序，至此完成一组报告的所有管理过程。
优选地，步骤4中，由于检测内容的不同，因此某一个检测订单中的所有检测项目所用时间也不相同，同一个报告计划单对应的若干个报告原始单返回的时间不完全相同，因此将同一报告计划单对应的报告原始单根据返回的前后顺序分为三种：第一个返回的报告原始单、从第二个返回的报告原始单至倒数第二个返回的报告原始单中的某一个、最后一个返回的报告原始单。
优选地，步骤4中，不同的方式点亮是指示灯闪亮或点亮不同的颜色来告知报告管理人员该组报告已经全部集齐。
本发明未述及之处适用于现有技术。

Claims (10)

1.一种快速分配存取的报告管理方法，其特征在于，该方法包括以下步骤：
步骤1、搭建报告管理系统：所述报告管理系统包括报告计划单存放柜(1)、中控系统(2)、二维码扫描装置、报告原始单存放柜(3)和电气控制系统(6)；
报告计划单存放柜(1)和报告原始单存放柜(3)均包括存放柜架体和报告盒(4)；存放柜架体内设置有若干个报告盒安装槽(5)，每个报告盒安装槽(5)中滑动安装有一个报告盒(4)；每个报告盒(4)上设置有一个与其对应的二维码；每个报告盒安装槽(5)内均设置有指示灯(7)；中控系统(2)通过电气控制系统(6)与指示灯(7)通讯连接，控制指示灯(7)是否点亮及其点亮方式；二维码扫描装置与中控系统(2)通讯连接，识别二维码中的信息并将信息传输到中控系统(2)中，中控系统(2)进行信息处理并显示相关信息；
步骤2、报告生成及分配：接单人员接到某一个检测订单后，生成与该检测订单对应的一组报告，该组报告由一个报告计划单和若干个报告原始单组成；一个报告计划单和若干个报告原始单设置有相同的二维码和编号；再将报告计划单送至报告管理人员处，同时将若干个报告原始单分别送至需求检测的项目对应的各个检测部门；
同理，完成其他检测订单的报告生成及分配；
步骤3、报告计划单存放：报告管理人员将收到的所有报告计划单按编号大小排序整理，然后顺序放入报告计划单存放柜(1)的若干个报告盒(4)中，并通过扫描二维码建立起某一报告盒(4)和其中存放的所有报告计划单的联系并记录在中控系统(2)中，直至所有的报告计划单存放完成；
步骤4、报告输出：当某一个检测项目结束后，该检测项目对应的报告原始单返回到报告管理人员处，报告管理人员通过二维码扫描装置扫描该报告原始单的二维码或在中控系统(2)输入其编号，然后中控系统(2)判断该报告原始单在其检测订单中的所有报告原始单中的返回顺序：
若是其检测订单中第一个返回的报告原始单，则中控系统(2)上显示报告计划单存放柜(1)中存放该报告原始单对应的报告计划单的报告盒(4)的所在位置，并通过电气控制系统(6)控制来点亮该报告盒(4)上的指示灯(7)；然后报告管理人员从该报告盒(4)中找出相同编号的报告计划单，与该报告原始单一同放入报告原始单存放柜(3)中某一空置的报告盒(4)中，并通过扫描二维码建立起报告原始单存放柜(3)中的该报告盒(4)和该组报告的联系并记录在中控系统(2)中；
若是其检测订单中从第二个返回的报告原始单至倒数第二个返回的报告原始单中的某一个，则中控系统(2)上显示报告原始单存放柜(3)中已经存放有和该报告原始单为同一组报告的报告盒(4)的所在位置，并通过电气控制系统(6)控制来点亮该报告盒(4)上的指示灯(7)；报告管理人员将该报告原始单放入该报告盒(4)即可；
若是其检测订单中最后一个返回的报告原始单，则中控系统(2)上显示报告原始单存放柜(3)中已经存放有和该报告原始单为同一组报告的报告盒(4)的所在位置，并通过电气控制系统(6)控制以不同的方式点亮该报告盒(4)上的指示灯(7)，告知报告管理人员该组报告已经全部集齐；或/和中控系统(2)以显示相应内容的方式提示报告管理人员该组报告已经全部集齐；报告管理人员将该报告盒(4)中所有的报告计划单和报告原始单取出，连同最后一个返回的报告原始单传递到下一道工序。
2.根据权利要求1所述的快速分配存取的报告管理方法，其特征在于，步骤1中，中控系统(2)安装于上位机中。
3.根据权利要求1所述的快速分配存取的报告管理方法，其特征在于，所述报告计划单存放柜(1)和报告原始单存放柜(3)的结构相同。
4.根据权利要求1所述的快速分配存取的报告管理方法，其特征在于，步骤1中，所述电气控制系统(6)采用PLC控制系统。
5.根据权利要求1所述的快速分配存取的报告管理方法，其特征在于，步骤1中，所述指示灯(7)为LED灯。
6.根据权利要求1所述的快速分配存取的报告管理方法，其特征在于，步骤1中，所述报告盒(4)的前端设置有把手，便于将报告盒(4)从报告盒安装槽(5)中抽出。
7.根据权利要求1所述的快速分配存取的报告管理方法，其特征在于，步骤1中，所述报告盒(4)的前端外壁上设置有标签槽。
8.根据权利要求1所述的快速分配存取的报告管理方法，其特征在于，步骤1中，报告计划单存放柜(1)和报告原始单存放柜(3)的数量为至少一个。
9.根据权利要求1所述的快速分配存取的报告管理方法，其特征在于，步骤3中，放入时，二维码扫描装置扫描报告计划单存放柜(1)的某一报告盒(4)上的二维码以及每一个准备放入该报告盒(4)中的报告计划单上的二维码，并将二维码数据传输到中控系统(2)中，通过中控系统(2)建立起某一报告盒(4)和其中存放的所有报告计划单的联系并记录在中控系统(2)中；然后将扫描后的所有报告计划单顺序放入该报告盒(4)中。
10.根据权利要求1所述的快速分配存取的报告管理方法，其特征在于，步骤4中，放入时，二维码扫描装置扫描该报告盒(4)上的二维码以及报告计划单或第一个返回的报告原始单上的二维码，并将二维码数据传输到中控系统(2)中，通过中控系统(2)建立起该报告盒(4)和该组报告的联系并记录在中控系统(2)中；然后将扫描后的报告计划单和第一个返回的报告原始单放入该报告盒(4)中。
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