FR2641734A1 - Procede pour le classement et la gestion de dossiers administratifs et systeme de classement utilisant ce procede - Google Patents

Abstract

Le procédé consiste à élaborer un numéro de code de classement du dossier, numérique ou alphanumérique, qui comprend plusieurs groupes d'au moins deux chiffres et/ou lettres, dans le but d'élaborer une codification chronologique du dossier qui traduise simultanément l'emplacement physique de ce dossier. On transforme ledit numéro de code en code-barre et on réalise simultanément au moins une étiquette sur laquelle on imprime ledit code-barre et que l'on colle, de manière visible extérieurement, sur le dossier correspondant ou sur un support portatif caractéristique du dossier.

Description

La présente invention concerne un procédé pour le classement et la gestion de dossiers administratifs ou analogues
L'invention vise également un système de classement de dossiers utilisant le procédé précité.

Le développement des techniques modernes , telles l'informatique , le vidéo disque ou analogues , n'exclut pas la nécessité ou l'obligation de conserver des documents sous forme imprimée et par conséquent de classer ces documents . En effet, les techniques précitées nécessitent la saisie de données d'informations A l'origine, ces données sont générées sur des documents imprimés , compte tenu en particulier de l'utilisation obligatoire de factures, courriers ou rapports diagnostiques .Pour des raisons légales ou de sécurité (contrats, bordereaux de livraison , etc..) la conservation des documents originaux est également souvent nécessaire
Dans les organisations telles que Administrations, Sociétés de tailles importantes, Hopitaux , de tels documents sont regroupés sous forme de dossiers administratifs clients, malades, etc... qu'il convient de classer pour les retrouver rapidement avec des moyens manuels.

Chacun de ces dossiers constitue un stockage d' informa- tions pour l'entité qu'il représente . En fait,de tels dossiers sont vivants , c'est-à-dire que des documents nouveaux vont s'ajouter au fur et à mesure de l'exploitation des dossiers . Cette exploitation conduit à de nombreuses sorties de dossiers qui sont suivies du classement de ces dossiers. Il en résulte un important travail manuel , fastidieux et source d'erreurs de reclassement ou d'identification , et un contrôle des retours pratiquement impossible à réaliser.

Certains de ces dossiers vont ne plus être exploités, et donc ne plus vivre à partir d'un jour "J". Le moment où se produit cet arrêt d'exploitation n'est pas toujours connu. Il en est ainsi notamment des dossiers me- dicaux qui ne sont plus exploités dès lors que les individus qu'ils concernent ont recouvré la santé . Le plus souvent , on ne peut pas dire à l'avance, dans ce cas, si un individu particulier est définitivement guéri et s'il reviendra . Le dossier reste par conséquent classé et il encombre inutilement la zone de classement correspondante.

Si le nombre de dossiers est important ( plusieurs milliers ou dizaines , voir centaines de milliers)le stockage correspondant est inactif, c'est-à-dire qu'il bloque inutilement une surface de stockage qui est la plupart du temps très coûteuse . Il rend aussi plus difficile l'ensemble des manipulations de dossiers dès lors que la masse de stockage est plus importante.

Dans un système de classement de dossiers il y a plusieurs problèmes fondamentaux à résoudre et en particulier l'extraction ou le reclassement dans un délai très court de chaque dossier, la sécurité du bon reclassement a une place définie à l'avance pour chaque dossier la connaissance de la position physique d'un dossier qui a été sorti, la détermination soit par connaissance exacte d'une évolution, soit sur des bases statistiques de l'état actif ou inactif de chacun des dossiers , pour déplacer ces dossiers en zones inactives d'archivage , la maîtrise des zones ou linéaires de classement pour éviter la saturation et prévoir l'évolution de ces zones, et enfin le suivi de certains éléments statistiques selon les besoins propres à chaque organisation.Les problèmes précités sont généralement mal maîtrisés , compte tenu en particulier des frais de main d'oeuvre que toutes ces opérations entraînent
On connaît déjà différents systèmes de classement qui font appel soit à des moyens entièrement manuels, soit à une association de moyens informatiques pour réaliser une certaine gestion des dossiers. En général, ces systèmes n'apportent que des solutions partielles qui demandent un travail important de saisie d'informations et une rigueur d'exécution absolue, sous peine de ne plus pouvoir maîtriser le résultat final.

Le but de l'invention est donc d'apporter des so- lutions nouvelles aux problèmes précités, en proposant un procédé et un système de classement et de gestion de dossiers qui permettent en particulier de valoriser et faciliter le travail d'exploitation et de réduire les frais d'exploitation correspondants.

La présente invention s'applique aussi bien aux classements centralisés qu'à ceux qui sont décentralisés c'est-à-dire éclatés physiquement entre plusieurs unités d'exploitation
Ainsi, le procédé conforme à l'invention est ca ractérisé en ce qu'il consiste à élaborer un numéro de code de classement et de gestion numérique ou alphanumérique du dossier qui comprend plusieurs groupes d'au moins deux chiffres ou lettres,dans le but d'élaborer une codification chronologique du dossier qui traduise simultanément l'emplacement physique du dossier et d'enregistrer des paramètres déterminés de mouvement du dossier en vue de sa gestion
Le numéro de code précité comprend de préférence sept groupes de chiffres et/ou lettres indicatifs respectivement de l'année de création du dossier , de sa zone de classement dite "casier de classement" , de son rang dans cette zone de classement , de son année de réactualisation, de sa dernière semaine de sortie, de sa semaine de retour et du service destinataire de ce dossier.

La codification précitée permettra d'assurer si nécessaire un classement chronologique des dossiers et en même temps de définir précisément sa zone de rangement tout en assurant simultanément la gestion et le contrôle des volumes de classement
Selon une première caractéristique avantageuse du procédé selon l'invention, on attribue à chaque zone ou casier de classement précité ou casier un volume de classement déterminé en rapport avec le nombre de dossiers à classer et de leur épaisseur moyenne, connue ou estimé, afin d'assurer à partir de ces unités de classement la maîtrise automatique des linéaires de classement, préoccupation permanente de toutes les organisations importantes.

Selon une autre caractéristique avantageuse de
l'invention , on transforme ledit numéro de code en code
barre et on réalise simultanément au moins une étiquette
sur laquelle on imprime ledit code-barre et que l'on colle,
de manière visible extérieurement , sur le dossier corres
pondant ou sur un support portatif caractéristique du dos
sier
De préférence, ladite étiquette est une étiquette
autocollante protégée par des moyens de protection
Selon encore une autre caractéristique avantageuse
de l'invention, on utilise des moyens informatiques pour
mémoriser le code de classement et lesdits paramètres de
gestion et on programme lesdits moyens informatiques de ma
nière qu'après un nombre déterminé de semaines après la
dernière semaine de mouvement ou de création du dossier,
ils génèrent automatiquement un ordre de création d'un nou
veau dossier qui porte un code identique au ou différent du
dossier d'origine
De préférence, on programme également lesdits
moyens informatiques pour qu'ils génèrent automatiquement
un ordre de création de bordereaux de sortie et/ou d'entrée
des dossiers
L'invention vise également un système de classe
ment de dossiers , utilisant le procédé précité,et caracté
risée en ce que chaque dossier est muni d'une étiquette sur
laquelle est imprimée un code-barre indicatif d'un numéro
de code de classement de ce dossier, cette étiquette étant
apposée sur le dossier.

De préférence, chaque dossier présente en outre, de manière visible après classement, une échelle graphique permettant le positionnement , selon une codification déterminée,d'étiquettes ou d'index de signalisation en couleur indicatifs dudit code de classement du dossier et pouvant être lus à distance.

Selon une caractéristique avantageuse du système précité , ladite échelle comprend plusieurs cases superposées pour recevoir sélectivement une étiquette numérotée ou non et indicative respectivement au moins de la durée d'archivage du dossier , de son année de création,du numéro de son casier de classement et de son rang dans ledit casier.

D'autres caractéristiques et avantages de l'invention ressortiront encore de la description qui va suivre d'exemples de réalisation non limitatifs de l'invention et faite en référence aux figures 1 et 2 annexées qui représentent un organigrame illustrant de manière schématique le procédé selon l'invention et à la figure 3 annexée qui représente l'échelle graphique selon l'invention
Selon une première caractéristique de l'inventiotl, on élabore, pour chaque dossier , un numéro de code composé d'une part d'un numéro d'identification de classement et d'autre part d'une série de paramètres hebdomadaires de mouvements ou "destinataires". Le terme destinataire est à prendre dans un sens large, c'est-à-dire utilisateur, gestionnaire, détenteur, etc..

Ainsi conçu, le numéro précité comprend de préférence sept groupes d'au moins deux chiffres ou lettres qui traduisent respectivement
-l'année de création du dossier (deux chiffres),
- le numéro chronologique de la zone de classement, dit NO de casier (deux ou trois chiffres ou lettres)
- le rang dans le casier (deux ou trois chiffres ou lettres),
- l'année de réactualisation du dossier (deux chiffres ),
- la dernière semaine de sortie ( deux ou trois chiffres),
- la semaine de retour (deux ou trois chiffres),
- le service destinataire (un à quatre chiffres ou lettres
L'ensemble ou partie du code précité peut bien entendu être indifféremment numérique , alphanumérique ou alphabétique selon les nécessités du logiciel d'exploitation du procédé selon l'invention ou pour aider à une meilleure compréhension des utilisateurs.

Le premier groupe de deux chiffres destiné à identifier l'année de création du dossier est obtenu en utilisant les deux derniers chiffres du millésime correspondant , c'est-à-dire par exemple 88 pour l'année 1988. Il en est de même de l'année de réactualisation. Le casier de classement correspond à une réalité physique de rangement.Le numéro correspondant peut être créé selon un ordre numérique croissant et suivi ou correspondre à un ordre logique de position de casiers selon la disposition et la répartition des meubles de classement destinés à recevoir les dossiers.Par exemple, on utilise la série 000 pour le rang au sol, la série 100 pour le second rang au-dessus, la série 200 pour le rang suivant , etc..On comprend que le numéro indicatif de la zone de classement du dossier peut traduire aussi bien le rang que l'étage ou tout autre élément permettant d'identifier un positionnement de casier dans un ensemble. De même , l'importance numérique de chaque groupe n'est pas figée mais deux ou trois chiffres suffisent en général pour solutionner la plupart des cas.

Le numéro qui traduit le rang de classement à l'intérieur d'un casier est normalement chronologique mais peut être aussi discontinu. La codification précitée permet donc d'assurer un classement chronologique , par exemple, et définit en même temps précisément la zone de rangement du dossier de manière à permettre la gestion et le contrôle des volumes de classement .Un code uniquement chronologique pourrait bien entendu aussi être utilisé ,en le traitant par tranches de dizaines, centaines, milliers, etc...

Dans le but de faciliter les opérations de rangement et d'assurer la maîtrise des linéaires de classement qui constitue une préoccupation permanente des organisations importantes, une seconde caractéristique de l'invention prévoit d'attribuer au niveau du classement physique , c'est-à-dire dans les meubles de classement , un linéaire fixe pour chaque ensemble de casiers objets du deuxième groupe précité du code de classement, en rapport avec le nombre de dossiers qui seront rangés dans chaque casier, et en tenant compte de l'épaisseur moyenne de chacun de ces dossiers .Par exemple, si on décide de ranger cent dossiers par casier et que l'épaisseur moyenne de chaque dossier est de 10 mm, le linéaire de classement attribué par casier sera de 1 mètre
Par casier, il convient d'entendre ici un volume de rangement prédéterminé qui sera l'unité de rangement "casier" pouvant représenter aussi bien 1 mètre linéaire que 2, 3, 4, 5, 10, 20 mètres ou plus. En procédant de cette manière, l'utilisateur aura l'assurance de pouvoir ranger uniformément le même nombre de dossiers par casier et par voie de conséquence de stocker sans problème la totalité des dossiers prévus , en fonction du linéaire disponible, sans perte de place . Cette unité de rangement pourra également être éclatée entre plusieurs points géographiques sans nuire à l'efficacité de l'invention.Par exemple, dans un hopital, il sera possible de classer pour un même malade un dossier distinct par service ayant assuré une hospitalisation ou des soins ,les casiers , dans ce cas, étant répartis entre les services
Cette caractéristique de l'invention apporte trois avantages importants
- Le numéro de code de classement traduisant un ordre chronologique , l'ordre de rangement est également chronologique , même si les dossiers ne reviennent pas au service des dossiers, dans ce même ordre,
- Du fait de cet ordre chronologique, le volume du classement augmente toujours par la fin,
- Par voie de conséquence, l'immobilisation de la place nécessaire au stockage se fait au fur et à mesure des besoins réels , ce qui n'est pas le cas , si on utilise un code construit sur la date de naissance par exemple, ou un classement alphabétique.

Une organisation de classement génère de nombreux problèmes de gestion et de contrôle qui deviennent impossible à résoudre à partir de moyens manuels ou informatiques dès lors que le travail de saisie conduit à des frais élevés de main-d'oeuvre compte-tenu du très grand nombre de mouvements des dossiers.

Ainsi, pour pallier cet inconvénient , selon une autre caractéristique avantageuse de l'invention ,on prévoit la transformation et l'enregistrement ou la mémorisation du numéro de code précité, avec un matériel approprié , sous forme de code-barre et l'émission d'une étiquette autocollante plastifiée ou métallique , et protégée par tous moyens de protection appropriés contre la détérioration du codebarre par frottement ou rayure . Ladite étiquette est imprimée avec le code-barre précité et est destinée à être collée sur le dossier auquel ce numéro a été préalablement attribué de manière à constituer un moyen d'identification solidaire du dossier
Il est connu que les codes-barre sont d'une lecture instantanée et d'une fiabilité absolue lorsqu'on utilise des crayons optiques ou douchettes laser reliés à des moyens informatiques appropriés. On comprend ainsi l'intérêt particulier du code-barre qui devient le vecteur de toute une sé rie d'opérations de gestion et de contrôle impossibles à réaliser avec une saisie informatique manuelle
Ainsi, la rapidité et la fiabilité de la lecture du code-barre permettent d'enregistrer tous les mouvements entrées - sorties et par conséquent d'assurer une gestion complète et aussi poussée que les nécessités d'exploitation le demandent en gérant , par exemple les mouvements entréessorties , identité du destinataire dans le cas d'une sortie
nombre de sorties d'un même dossier , éditions journaliètres , hebdomadaires , ou mensuelles des états de mouvements, contrôle des retours de dossiers, statistiques médicales etc..Il apparaît donc que la codification du code de classement selon l'invention par l'utilisation du code barre est la seule solution qui permette une gestion complète s'accompagnant de coûts d'exploitation très bas.

Grâce à l'utilisation du code-barre , il est possible de prévoir aussi l'émission d'une seconde étiquette qui permet de créer , dans le cas d'une application aux établissements hospitaliers , une "carte malade" qui lors de chaque retour de ce dernier à n'importe quel moment , aura le très grand avantage de permettre l'identif.cation instantanée du malade et simultanément de savoir où se trouve son dossier et , dans le cas d'un classement décentralisé , le service où il est conservé .Cette même carte pourrait être utilisée pour toute identification de dossier, tel que l'assurance, la sécurité sociale, etc...Outre sa fiabilité, elle fait gagner un temps important.

L'utilisation du code-barre et de moyens informatiques appropriés peut être également appliquée , par une programmation adéquate desdits moyens informatiques , a l'élaboration automatique de bordereaux de sortie et/ou d'entrée des dossiers.

Une autre caractéristique de l'invention est de permettre, grâce à la lecture instantanée du code d'identification ou de classement du code précité au moyen du code-barre, la gestion de l'ensemble des dossiers d'une société , d'une administration ou d'un établissement hospitalier à partir d'un point centralisateur tout en permettant leur rangement et leur exploitation par des utilisateurs situés en diverses zones géographiques
Par exemple, dans le cas d'un hopital , on peut créer à la fois un classement centralisé des dossiers retournés par les services au terme d'une période déterminée de six mois ou un an ou plus et un classement décentralisé pour les services utilisateurs.

Un problème important est celui de la maîtrise des volumes .La codification selon l'invention permet de transposer une gestion prévisionnelle physique en linéaires de classement de sorte qu'on pourrait penser que le problème est résolu. Toutefois, dans la pratique, certains dossiers épaissiront plus que d'autres et sensiblement plus que la moyenne . Il y a donc risque de saturation en volume et impossibilité de continuer le classement dans un casier donné.C'est pourquoi, selon l'invention , on prévoit dans ce cas d'attribuer instantanément un nouveau numéro de code de la série en cours, à un moment donné , à un ou plusieurs dossiers considérés, afin de les classer dans un autre casier et éviter ainsi la saturation en mettant en oeuvre la rapidité de lecture du code-barre.Conjointement , de nouvelles étiquettes code-barre sont collées sur les dossiers ainsi déplacés qui se verront du même coup attribuer automa- tiquement par l'émission de cette étiquette du code-barre, leur nouvel emplacement de classement, c'est-à-dire en particulier le numéro du casier de classement correspondant et le rang dans le casier . L'ensemble de ces informations étant enregistré par les moyens informatiques précités, lesdits changements seront automatiquement enregistrés sur le fichier alphabétique du malade.

L'identification par l'entrée alphabétique habituelle ne change pas . La recherche se fait de la même ma ni ère par interrogation alphabétique du fichier qui indique le nouveau numéro de code de classement. L'ancien numéro est cependant conservé au fichier pour toute recherche ou vérification éventuelle ultérieure . De même , pour une même entité de dossiers, il peut être attribué autant de numéros que de dossiers différents ?par exemple par services commerciaux, par services d'hospitalisation etc.., sans empêcher pour autant le rapprochement de ces différents dossiers si besoin est
Pour les impératifs d'une bonne gestion de classement, il faut pouvoir distinguer les dossiers actifs des dossiers devenus inactifs afin d'alléger les linéaires de classement .A cet effet, une autre caractéristique de l'invention consiste à enregistrer sur les moyens informatiques précités, au moment de la création de chaque dossier, le numéro de la semaine au cours de laquelle l'opération a été faite . Ce numéro peut être attribué sur les 52 semaines de l'année, c'est-à-dire de 1 à 52 , ou selon la période de gestion à envisager sur un nombre de semaines correspondant au nombre d'années de gestion à couvrir . Par exemple, si la gestion doit contrôler cinq années, cela correspond à 260 semaines et il faut mettre en oeuvre une numérotation de 1 à 260 en ayant soin de respecter la concordance calendaire en attribuant ces numéros. Ce numéro de semaine est appelé "semaine de création " et est conservé en mémoire des moyens informatiques ,sur le fichier.

Le numéro de la dernière semaine de mouvement est également enregistré selon un principe identique lors de chaque sortie de dossier . Ce numéro est effacé lors de chaque nouvelle opération pour être remplacé par le numéro de la semaine au cours de laquelle est exécuté un nouveau mouvement
Toutes ces opérations à partir des semaines de création ou de mouvements peuvent être entièrement automatisées par des moyens informatiques qui enregistrent les numéros de semaines et définissent les interventions de façon également automatique
Une autre préoccupation de l'utilisateur d'un système de classement est de concilier la notion de dossier actif ou inactif avec la maîtrise du linéaire de classement pour éviter la saturation de ces linéaires.C'est pourquoi, en fonction de la nature des dossiers classés , les numéros de semaines enregistrés comme indiqué ci-dessus, pourront être utilisés de la manière suivante
S'il s'agit de dossiers de clients , la gestion se fait de préférence sur les 52 semaines calendaires et le retour à la semaine N01 en début d'exercice , entraîne automatiquement la création d'un sous dossier qui peut conserver le même numéro de classement si le volume du casier correspondant a été prévu en conséquence . Cette opération prépare automatiquement l'archivage partiel des dossiers au fur et à mesure de leur vieillissement
S'il s'agit par contre de dossiers médicaux , le statut de dossier actif ou inactif ne peut être, dans la majorité des cas , défini qu'à partir de données statistiques.

Dans cette hypothèse , deux cas de figure peuvent se pré- senter selon qu'il s'agit de dossiers d'accident ou de santé, ou qu'il s'agit de dossiers de malades chroniques revenant régulièrement :
Dans le premier cas, une période de X semaines est déterminée d'un commun accord, période au-delà de laquelle le dossier est considéré comme devenu inactif . Dans ce cas de figure , les moyens informatiques mis en oeuvre dans le cadre de l'invention seront programmés pour que la semaine de dernier mouvement plus X semaines génère automatiquement la création d'un nouveau dossier pour le malade considéré quand ce dossier est demandé au-delà de cet intervalle de temps. Le nouveau numéro de dossier est créé comme spécifié précédemment dans le cas de saturation de volume . Le numéro du dossier d'origine est conservé sur le fichier et peut toujours être identifié si nécessaire.

Dans le second cas, et pour éviter qu'un même dossier ne grossisse indéfiniment, les moyens informatiques sont programmés pour que 52 semaines après la semaine de création du dossier, ils génèrent automatiquement l'attribution d'un nouveau numéro qui identifie le dossier qui devient en fait un sous dossier du dossier d'origine.

Cette opération peut se renouveler à chaque échéance de cycle de 52 semaines.

La procédure précitée ne gêne en rien les utilisateurs qui sont toujours assurés d'obtenir une information complète sous forme de un ou plusieurs dossiers. En outre, le gestionnaire du classement est assuré de libérer des linéaires de classement au profit de dossiers actifs et sans intervention de celui - ci.

Lorsque le volume total de stockage des dossiers créés au cours d'une période de X années arrive à saturation, il apparaît clairement qu'il est facile de demander aux moyens informatiques d'éditer la liste des dossiers de l'année de création la plus ancienne qui n'ont pas subi de mouvement X semaines après la dernière demande de chacun des dossiers considérés. Il est alors facile pour le personnel d'exploitation de sortir les dossiers figurant sur ce listing et de les envoyer aux archivages pour assurer la conservation des documents selon les durées légales prévues. La codification conforme à l'invention peut bien sûr être utilisée pour cet archivage dans la mesure où elle permet de définir automatiquement l'ordre de rangement suivant l'ordre croissant de cette codification.

Il est également clair que ce retrait de dossiers peut se faire à tout moment pour libérer de la place. Il est en effet possible de retirer les dossiers en les sélectionnant par périodes d'inactivité les plus anciennes c est-à-dire par exemple retirer tous les dossiers ayant été déplacés entre la semaine n x et la semaine n0 y. De telles sorties peuvent se faire par sélection successive, par tranche de vieillissement
En pratique , chaque dossier existant est classé et appelé à être sorti pour que soient effectuées des consultations de documents ou pour une nouvelle tranche ou période d'exploitation au terme de laquelle ce dossier doit entrer à nouveau dans le classement . Il en résulte des mouvements manuels journaliers importants. Ces mouvements doivent être rapides et sûrs .C'est pourquoi ,l'invention a également prévu , de manière avantageuse , l'utilisation d'une signalisation optique couleur , associée le cas échéant à une numérotation, pour un repérage instantané de chaque dossier dans son casier de classement . Cette signalisation, connue en elle-même , apporte une sécurité absolue de classement.

Toute erreur de rangement génère ainsi la détection optique immédiate d'une couleur dans une zone différente de la sienne
Pour la mise en oeuvre de cette signalisation, on prévoit , selon l'invention, des pochettes ou dossiers de classement munis en leur partie visible après classement d'une échelle graphique pour le positionnement d'étiquettes de codification en couleur
L'échelle graphique ou de signalisation précitée peut être indifféremment le pli antérieur d'une pochette une languette en pied ou en tête d'un dossier ou le dos d'un dossier pourvu que cette partie reste apparente extérieurement quelle que soit la forme ou la position de classement prévue pour celui-ci.

L'échelle précitée est utilisée pour définir un emplacement rigoureux d'étiquettes ou d'index de signalisation destinée à traduire de manière simple le code numérique de classement selon l'invention à l'aide d'un nombre réduit d'étiquettes .

En effet, si chaque chiffre composant le code en question devait être traduit individuellement l'utilisateur aurait une quantité importante d'étiquettes à positionner , ce qui nécessiterait un temps long et couteux comme dans les systèmes connus et exploités.

L'échelle est ainsi constituée de cases positionnées les unes au-dessus des autres, et dont les dimensions de hauteur et de largeur peuvent varier en fonction des formats des étiquettes utilisées comme le montre la figure 3.

Une première case (1) est intitulée " archivage" pour répondre aux régles légales de conservation des documents selon leur nature et en vigueur dans chaque pays
Cette signalisation est réalisée à partir d'une couleur classique, selon un code déterminé ou indéterminé en fonction de la règle appliquée selon la nature du document considéré. Par exemple, on peut utiliser le vert pour des dossiers commerciaux à conserver cinq années , le rouge pour des dossiers comptables à conserver dix années , etc... tout en respectant la législation en vigueur par branche professionnelle et par pays . Bien que l'ordinateur soit capable d'enregistrer cette donnée, sa signalisation optique donne une fiabilité absolue pour des manipulations manuelles.

Une deuxième case 2 s'intitule " année de création" et permet de signaler l'unité du millésime de l'année, au cours de laquelle le dossier a été ouvert. Cette signalisation est réalisée à partir d'une étiquette de couleur, selon un code numérique couleur, connu en lui-meme.

Par exemple, si le code adopté est le suivant : o = jaune, 1 = vert, 2 = rouge , 3 = noir , 4 = bleu clair, etc. l'année 1990, est signalée par une étiquette jaune, pour O et l'année 1991 est signalée par une étiquette verte pour 1 tandis que l'année 1992 sera signalée par une étiquette rouge pour 2.

Il est prévu ensuite une série 3 de six cases, intitulée "Numéro de casier". En allant du haut vers le bas, une première case définit la position de signalisation des centaines de la série 3, par l'utilisation d'une étiquette dont le code couleur correspond à la valeur numérique de la centaine concernée. Ensuite, cinq cases respectivement numérotées 0-5, 1-6, 2-7, 3-8, et 4-9 , permettront grâce à une étiquette de couleur positionnée sur l'une de ces cases, selon le code couleur précité, d'indiquer la dizaine par sa couleur et l'unité par sa position, chaque case désignant tour à tour et de haut en bas l'unité inscrite en premier puis en second, c'est-à-dire 0, 1, 2, 3, 4 , 5, 6, 7, 8, 9.

Par exemple, le numéro de casier 347 sera représenté selon le code précité en plaçant une étiquette noire dans la case centaine et une étiquette bleue dans la case repérée 2-7.

La disposition précitée permet de signaler deux chiffres (dizaines et unités) avec une seule étiquette non numérotée et de créer successivement deux échelles décalées côte à côte d'une même couleur dont la traduction se fait en escalier . Aucune confusion ne peut se produire entre chacune des unités d'une meme case puisque le numéro suivant est chronologique par rapport au premier . Toute erreur se signale automatiquement grâce au code de couleur et à l'échelle utilisés.

La numérotation des casiers peut être croissante et continue ou définir une position physique des casiers. Par exemple, la centaine O peut indiquer la rangée au sol , les centaines 1, 2, 3, 4 etc ..indiquant les rangées positionnées les unes au-dessus des autres.

Les six cases 4 suivantes , intitulées " rang dans le casier ",définissent selon la même symbolisation le rang du dossier à l'intérieur du casier . La combinaison des groupes de cases à double numérotation disposés verticalement évite toute erreur de reclassement en interdisant tout chevauchement d'un même chiffre ou d'une même couleur entre deux codes distincts. De même, lorsqu'un local de stockage a été entièrement utilisé et est arrivé à saturation de volume, la réutilisation des mêmes casiers après mise en archives des dos siers inactifs, ne pose aucun problème puisque la couleur de l'année de création interdit tout chevauchement.

La présente invention a été élaborée à partir d'un code numérique traduisant à la fois un ordre chronologique et un ordre de classement. Dans le cadre de l'invention, ce code peut tout aussi bien être simplement croissant et continu ne traduisant ainsi qu'un ordre chronologique . De même , l'échelle de signalisation précitée peut simplement comporter une case d'indexation des centaines de mille une série de cinq cases pour indiquer par une seule étiquette les dizaine de mille et milliers. La même disposition est utilisable pour les centaines, les dizaines et les unités.

Une série de cinq cases par groupe de deux chiffres peut également être utilisée.

La présente invention apporte une solution inédite à un problème complexe . Les avantages de l'élaboration du code numérique sont exploités à l'aide des possibilités techniques du code-barre . L'exploitation manuelle des dossiers est ainsi particulièrement facilitée et allégée grâce à la gestion informatique précitée et l'utilisation d'étiquettes en couleur comme indiqué précédemment procure la possibilité de retrouver très rapidement et en toute sécurité les dossiers sans frais d'exploitation élevés

Claims (6)

REVENDICATIONS l.Procédé pour le classement et la gestion de dossiers administratifs ou analogues , caractérisé en ce qu'il consiste à porter sur chaque dossier un code numérique ou alphanumérique, comprenant plusieurs groupes d'au moins deux chiffres et/ou lettres , ledit code permettant à la fois de caractériser chronologiquement le dossier et de situer l'emplacement physique de celui-ci, ce code étant notamment indicatif de la zone de classement du dossier et de son rang dans cette zone de classement, et à mémoriser à l'aide de moyens informatiques ou analogues ledit code de classement en vue d'enregistrer des paramètres de mouvement déterminés du dossier pour en assurer la gestion automatique.
1. 2.Procédé selon la revendication 1, caractérisé en

   ce qu'avant de porter ledit code sur chaque dossier, on transforme ce code en code-barre , et en ce qu on réalise simultanément au moins une étiquette sur laquelle on imprime ledit code-barre et que l'on colle, de manière visible extérieurement, sur le dossier correspondant ou sur un support portatif caractéristique du dossier.
2. 3.Procédé selon la revendication 2, caractérisé en ce que l'étiquette est une étiquette autocollante protégée par des moyens de protection translucides.
3. 4.Procédé selon l'une des revendications précédentes, caractérisé en ce qu'on utilise des moyens informatiques pour mémoriser le code de classement.
4. 5.Procédé selon la revendication 4,caractérisé en ce qu'on programme lesdits moyens informatiques de manière qu'après un nombre déterminé de semaines après la dernière semaine de mouvement ou de création d'un dossier , ils génèrent automatiquement un ordre de création d'un nouveau dossier qui porte un code identique au ou différent du dossier d'origine
5. 6.Procédé selon la revendication 4 ou 5, caractérisé en ce qu'on programme lesdits moyens informatiques pour qu'ils génèrent automatiquement un ordre de création de bordereaux de sortie et/ou d'entrée des dossiers.

   7 Système de classement de dossiers utilisant le procédé selon l'une des revendications précédentes, caractérisé en ce que chaque dossier est muni d'une étiquette sur laquelle est imprimée un code-barre indicatif d'un numéro de code de classement de ce dossier, cette étiquette étant disposée sur le dossier de manière à être accessible de l'extérieur après classement du dossier

   8 Système selon la revendication 7 ,caractérisé en ce que chaque dossier présente en outre, de manière visible après classement, une échelle graphique permettant le positionnement , selon une codification déterminée, d'étiquettes ou d'index de signalisation en couleur indicatifs dudit code de classement du dossier et pouvant être lus à distance.
6. 9.Système selon la revendication 8 ,caractérisé en ce que ladite échelle comprend plusieurs cases superposées comportant chacune une étiquette numérotée ou non ,et indicatives respectivement au moins de la durée d'archivage du dossier, du numéro de son casier de classement et de son rang dans ledit casier.