CN114240311A - 一种发文管理方法及系统 - Google Patents

Abstract

本发明适用于办公系统领域，提供了一种发文管理方法及系统，其中拟稿端用于编辑公文草稿，为公文添加基础信息、正文、附件以及选用编辑公文模板；审稿端用于对公文进行审核、修改；发文会签端用于对审核后的公文进行会签；发文签发端用于接收会签后的公文，还用于接收企业领导签发的意见以及领导签名；公文编号模块用于对签发后的公文自动生成公文编号；公文下发模块用于将公文在企业内部的各个部门间下发以及将公文外发给其他单位；公文归档模块用于将发送完成的公文保存到档案库中。这种系统能够让员工尽快的熟悉公文编辑的各种格式，整个流程自动化电子化，在各个部门之间建立良好的沟通和流动，公文及时传达，提高公文处理时效性。

Description

一种发文管理方法及系统

技术领域

本发明属于办公系统领域，尤其涉及一种发文管理方法及系统。

背景技术

在科学技术迅猛发展、企业竞争日趋激烈和信息时代高速发展的今天，企业公文已成为政府机关、企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用，公文写作的好坏直接影响企业对外的品牌形象，对内的信息传达；企业公文是记录企业运营的信息载体，是企业沟通力、执行力的重要保障因素；高效规范严谨的企业公文，已经成为现代企业管理水平的标志，同时也是衡量评价员工任职能力的重要尺度之一，是管理者不可忽视的基本功；因此，公文写作值得企业及职业者的高度重视。

随着企业的发展，公文的样式和规范并不是一成不变的，根据企业本身的需求、公文应用场景的不同等，需要对公文的格式进行变动，当企业内部的员工发生离职调岗等流动的时候，标准的公文往往很难掌握其格式，字体，排版等，对于新的负责管理企业公文撰写以及公文发文流程的员工来说，需要花费较多的精力进行学习和培训，在这期间会出现各种问题，例如公文的关键特色在于时效性，每一份公文都要求有非常高的时效性，只有在相应的时间段，才可以体现公文的价值。可以说，公文时效性的强弱对企业的工作效率将产生直接的影响。对于公文运行而言，由于每一天公文收发比较复杂繁琐，处理方法和程序不当、文秘自身的因素等都会造成难以实时处理公文。

发明内容

本发明实施例提供一种发文管理方法及系统，旨在解决现有企业公文处理时效性不高，由于人员变动，在适应期内会出现较多的问题。

本发明实施例是这样实现的，一种发文管理系统包括：

拟稿端，用于编辑公文草稿，为公文添加基础信息、正文、附件以及选用编辑公文模板；

审稿端，用于对公文进行审核、修改；修改发文的基础表单信息和正文、附件等信息，对修改内容的操作痕迹进行保留；

发文会签端，用于对审核后的公文进行会签；所述发文会签端开放给各个相关部门；在会签过程中，接收各个部门会签反馈的信息，并将反馈的信息及会签后的公文发送给拟稿端；

发文签发端，用于接收会签后的公文，还用于接收企业领导签发的意见以及领导签名；

公文编号模块，用于对签发后的公文自动生成公文编号；

公文下发模块，用于将公文在企业内部的各个部门间下发以及将公文外发给其他单位；

公文归档模块，用于将发送完成的公文保存到档案库中。

作为本发明的一种改进方案：所述拟稿端具体包括：

基础信息填写单元，用于填写公文标题、拟稿部门、紧急程度以及拟稿环节需要填写的基础信息，形成基础信息表单；并且在填写的过程中支持从数据字典中选择相关数据；

编辑单元，用于编辑正文和附件内容；并且在编辑正文的时候，编辑单元支持自动定时保存功能；

版本回溯单元，用于调用自动保存的临时缓存公文，将编辑内容回溯到历史版本；

签报审批签报单元，用于在起草发文的同时，自动拾取基础信息表单中的信息，形成签报公文，发送给相关审批端；

节点控制单元，用于选择拟稿公文传送的流程节点；包括选择指定审稿端、发文会签端以及发文签发端。

作为本发明的又一种改进方案：所述拟稿端还包括：

会签模式切换单元，用于选择公文的会签传送方式；所述会签传送方式包括串行会签和并行会签；串行会签时公文只能根据选择的会签部门逐一传送给部门对应的发文会签端进行会签；并行会签时公文可以同时送至多个部门对应的发文会签端进行会签，多个发文会签端可以同时打开公文进行办理。

修改权限设定单元，用于设置流程节点上的操作端是否对公文具有修改的权限；

会签回收单元，用于在并行会签时拟稿端可以从多个发文会签端收回一个或多个发文会签端接收到的公文，该发文会签端被强制结束会签流程，其他发文会签端不受影响，可以继续会签。

作为本发明的另一种改进方案：所述发文会签端具体包括：

公文接收单元，用于接收拟稿端发送的公文，并对接收到的公文进行提醒；

会签修改单元，用于对接收到的公文进行修改、批注以及增减附件；并对修改后的公文进行签名。

作为本发明的进一步方案：所述发文签发端具体包括：

公文管理单元，用于接收会签后的公文，并识别公文的紧急程度以及接收时间，对公文进行排序；

公文签字单元，用于获取领导手写的签名，并将手写的签名添加到公文正文指定区域。

作为本发明的再进一步方案：所述公文编号模块具体包括：

自定义编号单元，用于按照公文管理中对公文编号的生成规则，自行定义公文编号，并将自动生成的公文编号添加到基础信息表单中；

跳号单元，用于将指定的公文编号预留保存，当其他公文编号与该预留编号相同时，其他公文的编号后移；

重号验证，用于对公文编号进行重复验证；当基础信息表单中已存在公文编号时，拾取公文编号与历史用过的公文编号进行查重。

作为本发明的优化方案：所述公文下发模块具体包括：

公文内发单元，用于调用数据库中存储的企业内部部门的接收超链接，从调用的数据中拾取添加需要下发公文的部门；

公文外发单元，用于调用数据库中存储的企业外部单位的接收超链接，从调用的数据中拾取添加需要下发公文的外部单位；

发送结果提醒单元，用于对发送的公文是否到达指定部门或单位进行确认，并生成提醒信息。

作为本发明的又一种方案：所述系统还包括：

关联公文调用模块，用于各个操作端对数据库中的公文进行调用，以便于公文的拟稿、审核以及签发工作；

代录处理模块，用于接收发文签发端上传的签发任务转移指令，根据签发任务转移指令将签发权转移到预设的操作端。

另一方面，一种发文管理方法包括：

编辑公文草稿，为公文添加基础信息、正文和附件；

对公文的审核、修改；修改发文的基础表单信息和正文、附件等信息，对修改内容的操作痕迹进行保留；

对审核后的公文进行会签；

接收企业领导签发的意见以及领导签名；

对签发后的公文自动生成公文编号；

将公文在企业内部的各个部门间下发以及将公文外发给其他单位；

将发送完成的公文保存到档案库中。

本发明的有益效果：通过在系统内设置拟稿端、审稿端、发文会签端、发文签发端、公文编号模块、公文下发模块以及公文归档模块。其中拟稿端用于编辑公文草稿，为公文添加基础信息、正文、附件以及选用编辑公文模板；审稿端用于对公文进行审核、修改；发文会签端用于对审核后的公文进行会签；发文签发端用于接收会签后的公文，还用于接收企业领导签发的意见以及领导签名；公文编号模块用于对签发后的公文自动生成公文编号；公文下发模块用于将公文在企业内部的各个部门间下发以及将公文外发给其他单位；公文归档模块用于将发送完成的公文保存到档案库中。这种系统能够让员工尽快的熟悉公文编辑的各种格式，而且当需要对公文格式进行修改的时候，只需要在原有模板的基础上进行编辑和另存就能够产生新的模板；整个流程自动化电子化，减少人员的奔波和纸张的浪费，在各个部门之间建立良好的沟通和流动，使得公文及时传达，提高企业公文处理时效性。

附图说明

图1是一种发文管理系统的内部结构示意图；

图2是一种发文管理系统中的拟稿端内部结构示意图；

图3是一种发文管理系统中的公文编号模块内部结构示意图；

图4是一种发文管理系统中的公文下发模块内部结构示意图；

图5是一种发文管理系统中公文内发选择界面；

图6是一种发文管理系统中公文外发选择界面

图7是一种发文管理方法的简要流程示意图。

具体实施方式

为了使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚明白，以下结合附图及实施例，对本发明进行进一步详细说明。应当理解，此处所描述的具体实施例仅仅用以解释本发明，并不用于限定本发明。

本发明通过在系统内设置拟稿端、审稿端、发文会签端、发文签发端、公文编号模块、公文下发模块以及公文归档模块。其中拟稿端用于编辑公文草稿，为公文添加基础信息、正文、附件以及选用编辑公文模板；审稿端用于对公文进行审核、修改；发文会签端用于对审核后的公文进行会签；发文签发端用于接收会签后的公文，还用于接收企业领导签发的意见以及领导签名；公文编号模块用于对签发后的公文自动生成公文编号；公文下发模块用于将公文在企业内部的各个部门间下发以及将公文外发给其他单位；公文归档模块用于将发送完成的公文保存到档案库中。这种系统能够让员工尽快的熟悉公文编辑的各种格式，而且当需要对公文格式进行修改的时候，只需要在原有模板的基础上进行编辑和另存就能够产生新的模板；整个流程自动化电子化，减少人员的奔波和纸张的浪费，在各个部门之间建立良好的沟通和流动，使得公文及时传达，提高企业公文处理时效性。

图1示出了本发明实施例的一种发文管理系统的内部结构示意图，所述发文管理系统包括：

拟稿端100，用于编辑公文草稿，为公文添加基础信息、正文和附件；

审稿端200，用于对公文进行审核、修改；修改发文的基础表单信息和正文、附件等信息，对修改内容的操作痕迹进行保留；发文审稿环节可以实现对公文发文的审核、修改过程，审稿人可以修改发文的基础表单信息和正文、附件等信息，修改的内容支持痕迹保留。发文审稿环节的其他功能与拟稿环节基本一致。审稿环节支持强制意见填写。发文修改痕迹保留包含两个方面：对Word等附件类文档的修改痕迹保留，该功能通过文档编辑控件实现，可以记录所有用户在审批过程中对文件的改动痕迹，包括修改人、修改时间、修改方式，以及被修改内容的前后变化；对表单中关键字段的修改痕迹保留，管理员可以在浏览器中通过配置的方式，为每一条业务流程配置其在运转过程中，用户对某一个关键字段的修改痕迹保留。例如对于表单中“金额”字段的修改记录。

发文会签端300，用于对审核后的公文进行会签；所述发文会签端开放给各个相关部门；在会签过程中，接收各个部门会签反馈的信息，并将反馈的信息及会签后的公文发送给拟稿端；

发文签发端400，用于接收会签后的公文，还用于接收企业领导签发的意见以及领导签名；

公文编号模块500，用于对签发后的公文自动生成公文编号；

公文下发模块600，用于将公文在企业内部的各个部门间下发以及将公文外发给其他单位；

公文归档模块700，用于将发送完成的公文保存到档案库中。

在本实施例的一种情况中，所述系统还包括：

关联公文调用模块800，用于各个操作端对数据库中的公文进行调用，以便于公文的拟稿、审核以及签发工作；

代录处理模块900，用于接收发文签发端上传的签发任务转移指令，根据签发任务转移指令将签发权转移到预设的操作端。考虑到公司领导工作繁忙，文件处理量大，系统提供了领导秘书先对发给领导的文件进行初步判别筛选，可以对文件缓急、人员失误等情况进行判别后有针对性的向领导传送文件，另外，如果遇到领导出差、事务繁忙可通过传真、电话确认后，替领导代录批示意见。领导无法在线批办文件时，线下请示领导后，可由文书代录领导意见。

系统支持流程退回功能，在审核节点，如审核未通过，审核人员可选择未完成项所对应的办理节点，注明完善需求后，将文件退回到指定节点，由相应负责人进行完善后重新提交，直至通过综合审核。

发文管理系统可以实现单位中针对各级组织内部和组织之间的公文流转功能，实现从拟稿到红头文件下发的一个完整流程的控制。不同级别的单位根据系统的设计可以在一定的权限范围内发送文件。发文管理涵盖了行政发文、党务发文、会议纪要、签报、便函等不同类型的发文，通过平台的工作流模块可实现为每个发文类型建立独立的流程。发文过程主要包括起草、审核、会签、签发、成文、分发、接收、存档等主要环节。系统管理员可以根据具体业务流程进行灵活定制流程的走向与流程筛选条件。在发文过程中可以实现文件的批注、意见(提供常用语定义，方便输入意见)、流程跟踪、流程的中断处理、以及正式发文。拟发文全过程可显示和打印正文和附件中修改人姓名和修改内容。发文过程中最后确定发文模版，并可实现公司发文和部门发文可以互换。

在本实施例的一种情况中，所述发文会签端300具体包括：

公文接收单元310，用于接收拟稿端发送的公文，并对接收到的公文进行提醒；

会签修改单元320，用于对接收到的公文进行修改、批注以及增减附件；并对修改后的公文进行签名。

在本实施例的一种情况中，所述发文签发端400具体包括：

公文管理单元410，用于接收会签后的公文，并识别公文的紧急程度以及接收时间，对公文进行排序；

公文签字单元420，用于获取领导手写的签名，并将手写的签名添加到公文正文指定区域。公文在领导审批完毕后，系统将领导的手写电子签名进行解密上传并生成到发文处理单中，这样避免再次打印纸质发文单让领导手写签名。

图2示出了本发明实施例的一种发文管理系统中的拟稿端内部结构示意图，所述拟稿端100具体包括：

基础信息填写单元110，用于填写公文标题、拟稿部门、紧急程度以及拟稿环节需要填写的基础信息，形成基础信息表单；并且在填写的过程中支持从数据字典中选择相关数据；

编辑单元120，用于编辑正文和附件内容；并且在编辑正文的时候，编辑单元支持自动定时保存功能；可以编辑红头文件的正文，支持文件版式调整，系统自动提取基础信息表单字段信息，包括主送单位、标题等信息到正文中，经办人填写其他信息后，保存关闭。

版本回溯单元130，用于调用自动保存的临时缓存公文，将编辑内容回溯到历史版本；编辑内容保存后如觉得修改的内容有问题，可选择恢复到上一版本。

签报审批签报单元140，用于在起草发文的同时，自动拾取基础信息表单中的信息，形成签报公文，发送给相关审批端；按照管理要求某些发文需要先起草审批通过一份签报文件后，方可再起草发文。为了提高工作效率，系统提供了发文起草时的签报生成功能，使其并行审批处理。

节点控制单元150，用于选择拟稿公文传送的流程节点；包括选择指定审稿端、发文会签端以及发文签发端。

除此之外，系统可以自动识别用户的身份。例如：如果拟稿人是普通人员，完成发文拟稿后，可供选择的流向为：送主任审阅和送处长核稿，如果选择“处长核稿”，文件自动发送至该用户所在处的处长；如果拟稿人是处长，完成发文拟稿后，可供选择的流向为：送主任审阅和送处室会签。

系统可以定义多种常用的模板，并设置每种模板的格式，用户拟稿时可以直接调用相应模板。

系统可自动进行信息审核，拟稿完成提交流程时，如有未完成项可给予提示或自动执行相关操作。

在本实施例的另一种情况中，所述拟稿端100还包括：

会签模式切换单元160，用于选择公文的会签传送方式；所述会签传送方式包括串行会签和并行会签；串行会签时公文只能根据选择的会签部门逐一传送给部门对应的发文会签端进行会签；并行会签时公文可以同时送至多个部门对应的发文会签端进行会签，多个发文会签端可以同时打开公文进行办理。

修改权限设定单元170，用于设置流程节点上的操作端是否对公文具有修改的权限；可根据用户需要设置是否允许会签部门修改稿纸内容、修改附件内容等。如果允许修改时，系统可对正文进行加锁，保证同时只有一个用户在修改正文内容。

会签回收单元180，用于在并行会签时拟稿端可以从多个发文会签端收回一个或多个发文会签端接收到的公文，该发文会签端被强制结束会签流程，其他发文会签端不受影响，可以继续会签。

图3示出了本发明实施例的一种发文管理系统中的公文编号模块内部结构示意图，所述公文编号模块500具体包括：

自定义编号单元510，用于按照公文管理中对公文编号的生成规则，自行定义公文编号，并将自动生成的公文编号添加到基础信息表单中；

跳号单元520，用于将指定的公文编号预留保存，当其他公文编号与该预留编号相同时，其他公文的编号后移；

重号验证530，用于对公文编号进行重复验证；当基础信息表单中已存在公文编号时，拾取公文编号与历史用过的公文编号进行查重。文件编号、签发后，由文书编辑发文格式，并选择相应的红头模板，便可生成不带修订标记的正式红头文件。生成的红头文件可根据用户需要设置是否允许打印、复制、拷贝等。在文件套红时自动生成二维码并存入到发文中。

图4示出了本发明实施例的一种发文管理系统中的公文下发模块内部结构示意图，所述公文下发模块600具体包括：

公文内发单元610，用于调用数据库中存储的企业内部部门的接收超链接，从调用的数据中拾取添加需要下发公文的部门，如图5所示为系统内的公文内发选择界面。

公文外发单元620，用于调用数据库中存储的企业外部单位的接收超链接，从调用的数据中拾取添加需要下发公文的外部单位，如图6所示为系统内的公文外发选择界面。

发送结果提醒单元630，用于对发送的公文是否到达指定部门或单位进行确认，并生成提醒信息。系统弹出发往公告页面，文书可选择浏览公告的用户或部门，同时可选择是否带附件下发。系统支持将文件发送到用户电子邮箱中。下属各单位接收发文后，系统自动生成外发回执，记录文件接收的详细信息，包括接收人、接收时间与状态等。

为了进一步加强公文管理，针对收文、公司发文和部门发文中存在的质量通病，及时向报文单位和总部部门文件起草人反馈文件存在的问题，以达到逐步消灭公文质量通病的目的。

图7示出了本发明实施例的一种发文管理方法的简要流程示意图，所述发文管理方法包括：

步骤S10：编辑公文草稿，为公文添加基础信息、正文和附件；

步骤S11：对公文的审核、修改；修改发文的基础表单信息和正文、附件等信息，对修改内容的操作痕迹进行保留；

步骤S12：对审核后的公文进行会签；

步骤S13：接收企业领导签发的意见以及领导签名；

步骤S14：对签发后的公文自动生成公文编号；

步骤S15：将公文在企业内部的各个部门间下发以及将公文外发给其他单位；

步骤S16：将发送完成的公文保存到档案库中。

以上仅为发文流程示意图，系统管理员可以根据具体业务流程进行灵活定制流程的走向与流程筛选条件。在发文过程中可以实现文件的批注、意见(提供常用语定义，方便输入意见)、流程跟踪、流程的中断处理、以及正式发文。拟发文全过程可显示和打印正文和附件中修改人姓名和修改内容。发文过程中最后确定发文模版，并可实现公司发文和部门发文可以互换。

为了能够加载上述方法和系统能够顺利运行，该系统除了包括上述各种模块之外，还可以包括比上述描述更多或更少的部件，或者组合某些部件，或者不同的部件，例如可以包括输入输出设备、网络接入设备、总线、处理器和存储器等。

所称处理器可以是中央处理单元(Central Processing Unit，CPU)，还可以是其他通用处理器、数字信号处理器(Digital Signal Processor，DSP)、专用集成电路(Application Specific Integrated Circuit，ASIC)、现成可编程门阵列(Field-Programmable Gate Array，FPGA)或者其他可编程逻辑器件、分立门或者晶体管逻辑器件、分立硬件组件等。通用处理器可以是微处理器或者该处理器也可以是任何常规的处理器等，上述处理器是上述系统的控制中心，利用各种接口和线路连接整个用户终端的各个部分。

上述存储器可用于存储计算机以及系统程序和/或模块，上述处理器通过运行或执行存储在存储器内的计算机程序和/或模块，以及调用存储在存储器内的数据，实现上述各种功能。存储器可主要包括存储程序区和存储数据区，其中，存储程序区可存储操作系统、至少一个功能所需的应用程序等。此外，存储器可以包括高速随机存取存储器，还可以包括非易失性存储器，例如硬盘、内存、插接式硬盘，智能存储卡(Smart Media Card,SMC)，安全数字(Secure Digital,SD)卡，闪存卡(Flash Card)、至少一个磁盘存储器件、闪存器件、或其他易失性固态存储器件。

本应该理解的是，虽然本发明各实施例的流程图中的各个步骤按照箭头的指示依次显示，但是这些步骤并不是必然按照箭头指示的顺序依次执行。除非本文中有明确的说明，这些步骤的执行并没有严格的顺序限制，这些步骤可以以其它的顺序执行。而且，各实施例中的至少一部分步骤可以包括多个子步骤或者多个阶段，这些子步骤或者阶段并不必然是在同一时刻执行完成，而是可以在不同的时刻执行，这些子步骤或者阶段的执行顺序也不必然是依次进行，而是可以与其它步骤或者其它步骤的子步骤或者阶段的至少一部分轮流或者交替地执行。

以上所述实施例的各技术特征可以进行任意的组合，为使描述简洁，未对上述实施例中的各个技术特征所有可能的组合都进行描述，然而，只要这些技术特征的组合不存在矛盾，都应当认为是本说明书记载的范围。

以上所述实施例仅表达了本发明的几种较佳实施方式，其描述较为具体和详细，但并不能因此而理解为对本发明专利范围的限制。应当指出的是，对于本领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明构思的前提下，还可以做出若干变形和改进，这些都属于本发明的保护范围。因此，本发明专利的保护范围应以所附权利要求为准。

Claims (9)

1.一种发文管理系统，其特征在于，所述系统包括：

拟稿端，用于编辑公文草稿，为公文添加基础信息、正文、附件以及选用编辑公文模板；

审稿端，用于对公文进行审核、修改；修改发文的基础表单信息和正文、附件等信息，对修改内容的操作痕迹进行保留；

发文会签端，用于对审核后的公文进行会签；所述发文会签端开放给各个相关部门；在会签过程中，接收各个部门会签反馈的信息，并将反馈的信息及会签后的公文发送给拟稿端；

发文签发端，用于接收会签后的公文，还用于接收企业领导签发的意见以及领导签名；

公文编号模块，用于对签发后的公文自动生成公文编号；

公文下发模块，用于将公文在企业内部的各个部门间下发以及将公文外发给其他单位；

公文归档模块，用于将发送完成的公文保存到档案库中。

2.如权利要求1所述的发文管理系统，其特征在于，所述拟稿端具体包括：

基础信息填写单元，用于填写公文标题、拟稿部门、紧急程度以及拟稿环节需要填写的基础信息，形成基础信息表单；并且在填写的过程中支持从数据字典中选择相关数据；

编辑单元，用于编辑正文和附件内容；并且在编辑正文的时候，编辑单元支持自动定时保存功能；

版本回溯单元，用于调用自动保存的临时缓存公文，将编辑内容回溯到历史版本；

签报审批签报单元，用于在起草发文的同时，自动拾取基础信息表单中的信息，形成签报公文，发送给相关审批端；

节点控制单元，用于选择拟稿公文传送的流程节点；包括选择指定审稿端、发文会签端以及发文签发端。

3.如权利要求2所述的发文管理系统，其特征在于，所述拟稿端还包括：

会签模式切换单元，用于选择公文的会签传送方式；所述会签传送方式包括串行会签和并行会签；串行会签时公文只能根据选择的会签部门逐一传送给部门对应的发文会签端进行会签；并行会签时公文可以同时送至多个部门对应的发文会签端进行会签，多个发文会签端可以同时打开公文进行办理；

修改权限设定单元，用于设置流程节点上的操作端是否对公文具有修改的权限；

会签回收单元，用于在并行会签时拟稿端可以从多个发文会签端收回一个或多个发文会签端接收到的公文，该发文会签端被强制结束会签流程，其他发文会签端不受影响，可以继续会签。

4.如权利要求1所述的发文管理系统，其特征在于，所述发文会签端具体包括：

公文接收单元，用于接收拟稿端发送的公文，并对接收到的公文进行提醒；

会签修改单元，用于对接收到的公文进行修改、批注以及增减附件；并对修改后的公文进行签名。

5.如权利要求1所述的发文管理系统，其特征在于，所述发文签发端具体包括：

公文管理单元，用于接收会签后的公文，并识别公文的紧急程度以及接收时间，对公文进行排序；

公文签字单元，用于获取领导手写的签名，并将手写的签名添加到公文正文指定区域。

6.如权利要求2所述的发文管理系统，其特征在于，所述公文编号模块具体包括：

自定义编号单元，用于按照公文管理中对公文编号的生成规则，自行定义公文编号，并将自动生成的公文编号添加到基础信息表单中；

跳号单元，用于将指定的公文编号预留保存，当其他公文编号与该预留编号相同时，其他公文的编号后移；

重号验证，用于对公文编号进行重复验证；当基础信息表单中已存在公文编号时，拾取公文编号与历史用过的公文编号进行查重。

7.如权利要求1所述的发文管理系统，其特征在于，所述公文下发模块具体包括：

公文内发单元，用于调用数据库中存储的企业内部部门的接收超链接，从调用的数据中拾取添加需要下发公文的部门；

公文外发单元，用于调用数据库中存储的企业外部单位的接收超链接，从调用的数据中拾取添加需要下发公文的外部单位；

发送结果提醒单元，用于对发送的公文是否到达指定部门或单位进行确认，并生成提醒信息。

8.如权利要求1所述的发文管理系统，其特征在于，所述系统还包括：

关联公文调用模块，用于各个操作端对数据库中的公文进行调用，以便于公文的拟稿、审核以及签发工作；

代录处理模块，用于接收发文签发端上传的签发任务转移指令，根据签发任务转移指令将签发权转移到预设的操作端。

9.一种发文管理方法，其特征在于，所述方法包括：

编辑公文草稿，为公文添加基础信息、正文和附件；

对公文进行审核、修改；修改发文的基础表单信息和正文、附件等信息，对修改内容的操作痕迹进行保留；

对审核后的公文进行会签；

接收企业领导签发的意见以及领导签名；

对签发后的公文自动生成公文编号；

将公文在企业内部的各个部门间下发以及将公文外发给其他单位；

将发送完成的公文保存到档案库中。

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