CN111192669A - 一种医共体下的医院与供应商预付账款的自动对账方法 - Google Patents

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Abstract

本发明提供了对账领域的一种医共体下的医院与供应商预付账款的自动对账方法，包括：步骤S10、通过总院统一对供应商进行管理；步骤S20、通过产品名称选择供应商并签定预付账款合同，出纳系统向支付预付账款；各预付账款合同均设有唯一的合同编号；步骤S30、出纳系统将预付账款发送给财务系统设定标识码，并与合同编码进行关联；步骤S40、接收到物品后录入入库信息，固定资产系统将入库信息发送给合同管理系统以及财务系统；步骤S50、合同管理系统生成对账信息；步骤S60、财务系统依据入库信息、对账信息、标识码以及合同编码进行自动清账。本发明的优点在于：实现对供应商以及预付账款合同进行统一的管理，降低坏账风险，进而促进医院的高效运营。

Description

一种医共体下的医院与供应商预付账款的自动对账方法
技术领域
本发明涉及对账领域，特别指一种医共体下的医院与供应商预付账款的自动对账方法。
背景技术
公立医院的医共体下的总院和各分院都有自己的药品、医疗设备、医疗器材和医疗耗用物资等各类供应商，供应商繁多且规模大小皆不相同。由于签订的合同条款或者双方口头约定，存在医院在向供应商采购前先支付一定比例预付账款的情况，多见于医疗器械，特别是医院定制类的专用医疗设备，而采购的物品属于医院的资产，也是国有资产，必须加以管理，防止国有资产的流失。
而传统上，医共体下的预付账款存在如下问题：1、未对供应商进行统一管理，即总院和分院对各自的供应商进行管理，导致存在信息壁垒，存在采购相同物品而不同医院的采购价格不同的情况；2、未对供应商预付账款合同进行统一的管理，且未对预付款的比例进行限制，导致增加财务人员的工作量，且坏账风险高；3、未对供应商预付账款进行定期核查，存在期间供应商倒闭破产而产生坏账的风险。
因此，如何提供一种医共体下的医院与供应商预付账款的自动对账方法，实现对供应商以及预付账款合同进行统一的管理，降低坏账风险，进而促进医院的高效运营，成为一个亟待解决的问题。
发明内容
本发明要解决的技术问题，在于提供一种医共体下的医院与供应商预付账款的自动对账方法，实现对供应商以及预付账款合同进行统一的管理，降低坏账风险，进而促进医院的高效运营。
本发明是这样实现的：一种医共体下的医院与供应商预付账款的自动对账方法，包括如下步骤：
步骤S10、通过总院统一对各供应商的资质、产品名称、产品种类、产品价格以及规格型号进行管理；
步骤S20、通过产品名称选择对应的供应商进行购买物品、并通过合同管理系统签定预付账款合同，出纳系统向供应商支付不高于购买物品总金额的15％的预付账款；各所述预付账款合同均设有一唯一的合同编号；
步骤S30、出纳系统付款成功后将预付账款发送给财务系统，财务系统为各预付账款分别设定一标识码，并将所述标识码与合同编码进行关联；
步骤S40、接收到供应商发货的物品后，通过固定资产系统录入物品的入库信息后进行入库，固定资产系统将所述入库信息发送给合同管理系统以及财务系统；
步骤S50、合同管理系统依据所述入库信息以及合同编号判断是否可对账，并生成对账信息；
步骤S60、财务系统依据所述入库信息、对账信息、标识码以及合同编码进行自动清账，并对预付账款进行定期核查。
进一步地，所述步骤S30中，所述标识码的格式为：“YF+日期+物品的分类编码+物品名称缩写”，其中YF字段表示预付款的缩写，日期字段限定8个字符，物品的分类编码字段限定4个字符，物品名称缩写字段限定4个字符。
进一步地，所述步骤S40中，所述入库信息至少包括合同编码、产品名称、产品种类、产品价格以及规格型号。
进一步地，所述步骤S50具体为：
合同管理系统依据所述入库信息以及合同编号判断是否可对账，若是，则生成对账信息，并进入步骤S60；若否，则结束流程。
进一步地，所述步骤S60具体包括：
步骤S61、财务系统依据所述入库信息、对账信息、标识码以及合同编码进行自动清账，并生成对应金额的应付账款的记账凭证；
步骤S62、设定一时间间隔，每隔所述时间间隔对预付账款进行定期核查；
步骤S63、判断预付账款对应的供应商是否存在变故，若是，则手动清除预付账款并进行备注，对应金额转入其他应收款进行财务管理；若否，则进入步骤S62。
本发明的优点在于：
1、通过总院对各供应商进行统一管理，通过合同管理系统度对预付账款合同进行统一管理，设置预付账款比例不高于总金额的15％，并对预付账款进行定期核查，实现对供应商以及预付账款合同进行统一的管理，降低坏账风险，进而促进医院的高效运营。
2、通过从预付账款的支付为起点，经过财务系统、合同管理系统和固定资产系统，最终清账也在财务系统，形成了一个闭环管理，可以高效准确及时地清理预付账款，有效的对预付账款进行管理。预付账款的及时清账让财务人员对现金流的管理提供真实准确有效的财务数据，对财务报表的编制和财务趋势的预测做好数据准备，对管理层的决策提供了辅助作用。
3、预付账款的自动清账极大地提高了财务人员的工作效率，避免医共体内上下级、各成员以及和外部供应商的不良沟通，节省了时间成本和人力成本，对医院的资源优化和高效运营提供帮助，有利于医院的精细化管理。
附图说明
下面参照附图结合实施例对本发明作进一步的说明。
图1是本发明一种医共体下的医院与供应商预付账款的自动对账方法的流程图。
具体实施方式
本申请实施例中的技术方案，总体思路如下：
医共体下的预付账款由总院进行统一管理，根据一笔预付账款对应一个合同的性质，设置预付账款标识号，关联合同管理系统里对应的合同编号，待收到货品确认入库即转为应付账款，从而对预付账款进行清账。
请参照图1所示，本发明一种医共体下的医院与供应商预付账款的自动对账方法的较佳实施例，包括如下步骤：
步骤S10、通过总院统一对各供应商的资质、产品名称、产品种类、产品价格以及规格型号进行管理，对医院同类产品的价格比较，价格差异大的要重点关注；由医共体下的总院负责统一进行供应商的管理，包括筛选优质的供应商、确定采购的医疗器械和医疗物资的品种和数量等；
步骤S20、通过产品名称选择对应的供应商进行购买物品、并通过合同管理系统签定预付账款合同，出纳系统向供应商支付不高于购买物品总金额的15％的预付账款；各所述预付账款合同均设有一唯一的合同编号；通过设置最高15％的预付账款比例，有效控制因供应商破产无法收回预收账款而形成现金流资产的损失；
步骤S30、出纳系统付款成功后将预付账款发送给财务系统，财务系统为各预付账款分别设定一标识码，并将所述标识码与合同编码进行关联；
步骤S40、接收到供应商发货的物品后，通过固定资产系统录入物品的入库信息后进行入库，固定资产系统将所述入库信息发送给合同管理系统以及财务系统；
步骤S50、合同管理系统依据所述入库信息以及合同编号判断是否可对账，并生成对账信息；
步骤S60、财务系统依据所述入库信息、对账信息、标识码以及合同编码进行自动清账，并对预付账款进行定期核查。
所述步骤S30中，所述标识码的格式为：“YF+日期+物品的分类编码+物品名称缩写”，其中YF字段表示预付款的缩写，日期字段限定8个字符，物品的分类编码字段限定4个字符，物品名称缩写字段限定4个字符，物品的分类编码字段和物品名称缩写字段若长度不足4个字符，则前面补0。
例如2019年10月10号付的某医疗器械A的款项，标识码则为YF20191010YLQX000A。
所述步骤S40中，所述入库信息至少包括合同编码、产品名称、产品种类、产品价格以及规格型号。
所述步骤S50具体为：
合同管理系统依据所述入库信息以及合同编号判断是否可对账，若是，则生成对账信息，并进入步骤S60；若否，则结束流程。
所述步骤S60具体包括：
步骤S61、财务系统依据所述入库信息、对账信息、标识码以及合同编码进行自动清账，并生成对应金额的应付账款的记账凭证；
步骤S62、设定一时间间隔，每隔所述时间间隔对预付账款进行定期核查；
步骤S63、判断预付账款对应的供应商是否存在变故，若是，则手动清除预付账款并进行备注，对应金额转入其他应收款进行财务管理；若否，则进入步骤S62。
例如医院在每年年终对预付账款进行检查，如果有确凿证据表明预付账款并不符合预付款项性质，或者因供应商破产、撤销等原因已无望再收到所购货物的，应当先将其转入其他应收款，然后再按规定进行处理。预付账款转入其他应收款前后的账龄可连续计算。
综上所述，本发明的优点在于：
1、通过总院对各供应商进行统一管理，通过合同管理系统度对预付账款合同进行统一管理，设置预付账款比例不高于总金额的15％，并对预付账款进行定期核查，实现对供应商以及预付账款合同进行统一的管理，降低坏账风险，进而促进医院的高效运营。
2、通过从预付账款的支付为起点，经过财务系统、合同管理系统和固定资产系统，最终清账也在财务系统，形成了一个闭环管理，可以高效准确及时地清理预付账款，有效的对预付账款进行管理。预付账款的及时清账让财务人员对现金流的管理提供真实准确有效的财务数据，对财务报表的编制和财务趋势的预测做好数据准备，对管理层的决策提供了辅助作用。
3、预付账款的自动清账极大地提高了财务人员的工作效率，避免医共体内上下级、各成员以及和外部供应商的不良沟通，节省了时间成本和人力成本，对医院的资源优化和高效运营提供帮助，有利于医院的精细化管理。
虽然以上描述了本发明的具体实施方式，但是熟悉本技术领域的技术人员应当理解，我们所描述的具体的实施例只是说明性的，而不是用于对本发明的范围的限定，熟悉本领域的技术人员在依照本发明的精神所作的等效的修饰以及变化，都应当涵盖在本发明的权利要求所保护的范围内。

Claims (5)

1.一种医共体下的医院与供应商预付账款的自动对账方法，其特征在于：包括如下步骤：
步骤S10、通过总院统一对各供应商的资质、产品名称、产品种类、产品价格以及规格型号进行管理；
步骤S20、通过产品名称选择对应的供应商进行购买物品、并通过合同管理系统签定预付账款合同，出纳系统向供应商支付不高于购买物品总金额的15％的预付账款；各所述预付账款合同均设有一唯一的合同编号；
步骤S30、出纳系统付款成功后将预付账款发送给财务系统，财务系统为各预付账款分别设定一标识码，并将所述标识码与合同编码进行关联；
步骤S40、接收到供应商发货的物品后，通过固定资产系统录入物品的入库信息后进行入库，固定资产系统将所述入库信息发送给合同管理系统以及财务系统；
步骤S50、合同管理系统依据所述入库信息以及合同编号判断是否可对账，并生成对账信息；
步骤S60、财务系统依据所述入库信息、对账信息、标识码以及合同编码进行自动清账，并对预付账款进行定期核查。
2.如权利要求1所述的一种医共体下的医院与供应商预付账款的自动对账方法，其特征在于：所述步骤S30中，所述标识码的格式为：“YF+日期+物品的分类编码+物品名称缩写”，其中YF字段表示预付款的缩写，日期字段限定8个字符，物品的分类编码字段限定4个字符，物品名称缩写字段限定4个字符。
3.如权利要求1所述的一种医共体下的医院与供应商预付账款的自动对账方法，其特征在于：所述步骤S40中，所述入库信息至少包括合同编码、产品名称、产品种类、产品价格以及规格型号。
4.如权利要求1所述的一种医共体下的医院与供应商预付账款的自动对账方法，其特征在于：所述步骤S50具体为：
合同管理系统依据所述入库信息以及合同编号判断是否可对账，若是，则生成对账信息，并进入步骤S60；若否，则结束流程。
5.如权利要求1所述的一种医共体下的医院与供应商预付账款的自动对账方法，其特征在于：所述步骤S60具体包括：
步骤S61、财务系统依据所述入库信息、对账信息、标识码以及合同编码进行自动清账，并生成对应金额的应付账款的记账凭证；
步骤S62、设定一时间间隔，每隔所述时间间隔对预付账款进行定期核查；
步骤S63、判断预付账款对应的供应商是否存在变故，若是，则手动清除预付账款并进行备注，对应金额转入其他应收款进行财务管理；若否，则进入步骤S62。
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