CN109325158B - 一种电子文件自动化归档方法及系统 - Google Patents
一种电子文件自动化归档方法及系统 Download PDFInfo
- Publication number
- CN109325158B CN109325158B CN201811125073.8A CN201811125073A CN109325158B CN 109325158 B CN109325158 B CN 109325158B CN 201811125073 A CN201811125073 A CN 201811125073A CN 109325158 B CN109325158 B CN 109325158B
- Authority
- CN
- China
- Prior art keywords
- file
- template
- filing
- directory
- files
- Prior art date
- Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
- Active
Links
Images
Landscapes
- Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)
Abstract
本发明公开了一种电子文件自动化归档方法及系统，提供了云管理平台和至少一个文件柜服务器；所述云管理平台用于供管理员用户登录，开通和管理文件柜服务器，所述云管理平台包含归档模板模块，所述归档模板模块供管理员用户制作标准归档模板；所述标准归档模板供文件柜服务器同步使用；所述文件柜服务器同步云管理平台的标准归档模板，供普通用户根据标准归档模板制作电子文件及归档。采用本发明的电子文件自动化归档方法及系统，归档模板的模板属性以json形式保存容易扩展，利用归档模板可以适配不同地区不同档案馆的需求进行归档整理；该方案不要求档案馆系统更改，实现了档案的跨系统归档，节省费用等特点。
Description
技术领域
本发明涉及电子文件自动化归档方法，特别涉及建设工程电子文件自动化归档方法及系统。
背景技术
工程竣工后，需要将建设工程文件按属地城建档案馆规定进行归档整理，目前传统方式通过人工整理，是扫描纸质文件，组装案卷，手工对文件题名重命名、排序等操作，具有耗时长、易出错、需要专业人员整理、费用高等缺点。
有关电子档案自动化归档中，公开号为CN104199926B专利公开了一种文件归档实现方法和装置以及文件访问方法和装置，是对不同节点之间的文件进行跨介质的文件归档转移离线保存的一种技术手段，是通过跨介质转移技术，难以应对实际工程资料归档涉及较为复杂的文件编目，各个档案馆接收规范不一致，对接系统不一致等问题。
公开号为CN101013482A专利申请文件公开了在建工程项目档案和资料在线综合管理平台，是以综合系统平台的方式包含电子文件制作及管理，档案生成及管理实现了电子档案综合管理，需要档案馆及施工单位等资料编制单位同步安装同一套系统，成本费用高。
发明内容
本发明的目的在于克服现有技术的缺点，提供一种电子文件自动化归档方法及系统。
为达成上述目的，本发明提供了一种电子文件自动化归档系统，包括云管理平台和至少一个文件柜服务器；
所述云管理平台用于供管理员用户登录，开通和管理文件柜服务器，所述云管理平台包含归档模板模块，所述归档模板模块供管理员用户制作标准归档模板；所述标准归档模板供文件柜服务器同步使用；
所述文件柜服务器同步云管理平台的标准归档模板，供普通用户根据标准归档模板制作电子文件及归档。
相对应上述的电子文件自动化归档系统，本发明还提供了一种电子文件自动化归档方法，包含在云管理平台的归档模板模块创建和更新归档模板步骤、文件柜模板管理步骤以及电子文件归档步骤；
其中所述在云管理平台的归档模板模块创建和更新归档模板步骤，具体包含如下：
(1)将归档模板属性以json字符串键值的方式存入数据库；
(2)归档模板目录根据各地区档案馆的归档规范创建归档目录树，归档模板目录添加与文件归档规范中的文件目录形成映射关系；
进一步的，归档模板目录根据各地市城建档案馆的归档规范创建归档目录树，归档目录添加与建设工程文件归档规范(GB/T 50328-2014)中的文件目录形成映射关系；云管理平台根据国标建设工程文件归档规范(GB/T 50328-2014)创建标准模板，文件柜服务器开通后所有文件编制存储使用标准模板目录存储文件。
其中，所述文件柜模板管理步骤具体包含如下步骤：
(1)根据文件柜服务器维护的项目信息请求云管理平台获取相应的归档模板，进行下载或更新将标准归档模板同步到文件柜服务器；
(2)文件柜服务器可以云管理平台的操作自定义文件柜服务器的归档模板；
进一步的，所述云管理平台和文件柜服务器均包含模板表、模板目录表、模板映射表。
所述模板表包含模板编号、模板属性、模板名称、创建时间、编辑时间、模板状态等字段。
所述模板目录表包含目录id、模板编号、目录序号、目录编号、目录名称等字段。
所述模板映射表包含模板编号、目录编号、标准模板编号、标准模板目录编号字段。
所述模板表、模板目录表、模板映射表均包含模板编号字段，所述文件柜服务器下载或者更新操作将会根据模板编号字段找出云管理平台数据同步到文件柜数据表；
所述项目信息包含建设工程的所在地区、建设工程的工程类型等。
其中，所述电子文件归档步骤具体包括如下：
(1)选择归档模板；
文件柜服务器的文件目录以标准模板创建，项目施工全过程资料存放入相应目录，并从文件柜服务器中的可用归档模板列表选择归档模块；
(2)根据归档模板目录生成项目档案目录，根据归档模板的模板编号选择对应的模板目录数据插入归档目录表生成归档目录数据；
进一步的，根据归档模板的模板编号选择对应的模板目录数据增加补充项目id、单位工程id后插入归档目录表生成归档目录数据；所述归档目录表包含目录id、模板编号、目录序号、目录编号、父级目录id、项目id、属性、单位工程id、目录层级、父级目录序号、目录包含文件数等字段。
(3)根据模板目录映射关系将文件柜服务器中的文件移入档案目录。
在本发明中，电子文档为建设工程电子文件，其中，所述归档模板属性包含模板归属地区、题名命名规则、每卷限制；所述文件归档规范为国标建设工程文件归档规范GB/T50328-2014。
进一步的，在本发明实施例中，所述归档模板属性包含模板归属的省，市，区，题名命名规则，每卷限制等可以自定义扩展的属性。模板属性以json形式存储到模板数据,有利于针对不同档案馆不同规范的配置。
进一步的，所述云管理平台和文件柜服务器均包含模板表、模板目录表、模板映射表；所述模板表、模板目录表、模板映射表均包含模板编号字段，所述文件柜服务器下载或者更新操作将会根据模板编号字段找出云管理平台数据同步到文件柜数据表；所述项目信息包含建设工程的所在地区、建设工程的工程类型。
进一步的，所述电子文件归档步骤中，根据归档模板的模板编号选择对应的模板目录数据增加补充项目id，单位工程id后插入归档目录表生成归档目录数据；
文件移入过程中根据相应地区档案馆的命名规范自动生成文件题名；
文件移入过程中，文件属性自动同步到归档文件列表。
进一步的，所述文件属性包含文件页数、文件大小、责任者、文件编号、文件类型。
进一步的，优选的，文件移入过程中根据城建档案馆的命名规范(如：工程名称+单位工程名称+文件名称)自动生成文件题名，文件移入过程中，文件属性(如文件页数，文件大小，责任者，文件编号，文件类型)自动同步到归档文件列表，文件柜服务器文件表包含主键id、所属目录id、文件id、文件题名、排序、文件编号、文件页数、文件大小、文件类型、负责人、创建时间等字段。
进一步的，优选的，所述的电子文件自动化归档方法还包括电子文件编目步骤，所述电子文件编目步骤包含如下步骤：
(1)创建案卷：录入案卷题名、责任者、案卷编号根据已有案卷生成新的案卷编号；
(2)关联文件：关联归档目录中的文件到当前案卷，根据案卷编制规范要求(例：每卷最多页数，每卷大小限制)限制关联文件数量；
(3)为了方便管理，进一步地还包含文件排序：文件关联完成后，默认按照文件生成时间顺序排序，针对文件排序可以在列表中的点击移动按钮进行调整，文件页次和文件序号根据排序自动调整；
(4)为了进一步完善文件信息，可以进一步进行文件信息校正，如文件编号、责任者、题目或者日期等未明确，可以通过文件预览查看文件后进行完善；
(5)在案卷文件列表最后生成备考表文件；
点击生成备考表后，进行文件页数信息确认后，更新案卷目录表对应案卷信息的总卷数、文字材料页数、图样材料页数、图片数，根据备考表模板生成相应备考表pdf文档，进入备考表pdf文档后进行签章生成(含签章)备考表。其中，案卷目录表包含主键id、项目id、归档模板编号、案卷编号、案卷题名、责任者、总卷数、文字材料页数、图样材料页数、图片数等字段。
(6)案卷信息完善，案卷起止日期、页数、大小根据案卷内文件信息自动合计填充；卷内文件表包含主键id、案卷目录主键id、档案柜文件主键id、文件id等字段。
(7)在线编辑著录单：著录单相关项目信息由系统自动填充，著录单填写完整后可以导出著录单表格；所述项目相关信息从系统项目信息和单位工程信息获取并填充；其中著录单表包含等主键id、项目id、归档模板编号、项目名称、项目地址、建设单位、立项批准单位、设计单位、勘察单位、监理单位、总卷数等字段。
著录单页面填写后保存于著录单表，其中著录单表包含专业记载、幕墙信息、排检编号并以json形式存储。
进一步的，卷内文件表通过archive_file_id为档案文件主键id的外键，卷内文件信息为档案柜文件信息；案卷目录表中起始日期、截至日期由卷内文件最早的时间及最晚时间填充；在案卷新增及删除时更新案卷总卷数，根据案卷排序更新第几卷。
进一步的，所述电子文件编目步骤还包导出操作步骤，所述导出操作步骤为系统后台取出著录单数据，利用PHPExcel将数据写入模板文件并以工程名称+著录单命名保存，下载到本地。
进一步的，所述电子文件自动化归档方法还包括归档文件打包下载步骤，所述归档文件打包下载步骤包含如下步骤：
(1)以工程名称命名生成对应的文件夹；
(2)从案卷目录表查询相应项目id及相应归档模板的案卷列表，进而查询卷内文件列表，遍历文件列表，以文件id查询数据库中的源文件，复制源文件以“案卷编号+文件序号+文件题名”命名，保存于以工程名称命名生成对应的文件夹内；
(3)服务端打包后存上传到OSS，提供下载。
进一步的，所述电子文件自动化归档方法还包括交付档案馆进行归档步骤，
所述交付档案馆进行归档步骤具体为，下载打包的文件，加入导出的案卷总目录表、卷内目录表、著录单，合并刻录到光盘或者复制到U盘线下交付档案馆。
本发明方法及系统，按照各地市档案馆归档规范设定不同模板进行资料文件的归档整理，最终打包刻录光盘或者存储U盘交付档案馆进行归档。针对不同档案馆设定不同归档模板进行整理应对不同档案馆的接收规范要求，同一套资料可以方便快捷的整理不同需求的归档集合。本发明方法和系统具有如下优势：
(1)归档模板的模板属性以json形式保存容易扩展，利用归档模板可以适配不同地区不同档案馆的需求进行归档整理；该方案不要求档案馆系统更改，实现了档案的跨系统归档，节省了系统升级改造的费用；
(2)利用归档模板可以快速生成归档目录，关联需要归档的文件，文件自动重命名及补充文件信息；模板目录与标准目录映射方便，自动将文件柜(标准目录)相应目录下的文件快速转移至档案柜，过滤与归档无关的文件；
(3)案卷生成，卷内目录半自动化；
(4)自动生成备考表文件；
(5)半自动化操作及线上编辑可以节省归档整理时间，减少归档费用。
附图说明
此处所说明的附图用来提供对发明的进一步理解，构成本发明的一部分，本发明的示意性实施例及其说明用于解释本发明，并不构成对本发明的不当限定。在附图中：
图1为本发明一种电子文件自动化归档系统的原理示意图；
图2为本发明一种电子文件自动化归档方法的流程步骤图；
图3为本发明一种电子文件自动化归档方法的所述电子文件归档流程步骤图；
图4为本发明一种电子文件自动化归档方法的电子文件编目流程步骤图。
具体实施方式
为了使本发明所要解决的技术问题、技术方案及有益效果更加清楚、明白，以下结合附图和实施例，对本发明进行进一步详细说明。应当理解，此处所描述的具体实施例仅用以解释本发明，并不用于限定本发明。
本发明所指的多个文件柜服务器为两个文件柜服务器或两个以上文件柜服务器。电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。电子签章是电子签名的一种表现形式，利用图像处理技术将电子签名操作转化为与纸质文件盖章操作相同的可视效果，同时利用电子签名技术保障电子信息的真实性和完整性以及签名人的不可否认性。
本发明公开了一种电子文件自动化归档系统，如附图1所示，所述电子文件自动化归档系统包括云管理平台a和多个文件柜服务器(b1、b2…bn)；
所述云管理平台a用于供管理员用户c登录，开通和管理文件柜服务器，所述云管理平台包含归档模板模块，所述归档模板模块供管理员用户制作标准归档模板；所述标准归档模板供文件柜服务器同步使用；
所述文件柜服务器同步云管理平台的标准归档模板，供普通用户d根据标准归档模板制作电子文件及归档。
本发明提供的电子文件自动化归档方法应用于建设工程电子文件自动化归档，所述一种电子文件自动化归档方法，如附图2所示，包含云管理平台在归档模板模块创建和更新归档模板步骤S1、文件柜模板管理步骤S2以及电子文件归档步骤S3；
所述云管理平台在归档模板模块创建和更新归档模板步骤S1具体包含如下：
(1)将归档模板属性以json字符串键值的方式存入数据库，
归档模板属性包含模板归属的省，市，区，题名命名规则，每卷限制等可以自定义扩展的属性。模板属性以json形式存储到模板数据,有利于针对不同档案馆不同规范的配置。
(2)模板目录根据各地市城建档案馆归档规范创建归档目录树，归档目录添加与建设工程文件归档规范(GB/T 50328-2014)中的文件目录形成映射关系。
云管理平台根据国标建设工程文件归档规范(GB/T 50328-2014)创建标准模板，文件柜服务器开通后所有文件编制存储使用标准模板目录存储文件。
所述文件柜模板管理步骤具体包含如下步骤S2：
(1)根据文件柜服务器维护的项目信息请求云管理平台获取相应的归档模板，进行下载或更新将标准归档模板同步到文件柜服务器；
所述云管理平台和文件柜服务器均包含模板表、模板目录表、模板映射表，其中，模板表如表1所示，模板目录表如表2所示，模板映射表如表3所示；所述模板表、模板目录表、模板映射表均包含模板编号ccode字段，所述文件柜服务器下载或者更新操作将会根据模板编号ccode字段找出云管理平台数据同步到文件柜数据表；
所述项目信息包含建设工程的所在地、建设工程的工程类型等。
表1模板表
| 字段 | 类型 | 说明 |
| ccode | varchar(50) | 模板编号 |
| props | text | 模板属性 |
| cname | varchar(200) | 模板名称 |
| createtime | datetime | 创建时间 |
| edittime | datetime | 编辑时间 |
| status | tinyint(1) | 状态0:禁用,1:启用 |
| isstd | tinyint(1) | 是否标准模板1:是,0:否 |
| version | int(8) | 版本 |
表2模板目录表
表3模板映射表
| 字段 | 类型 | 说明 |
| ccode | varchar(100) | 模板编号 |
| dircode | varchar(100) | 目录编号 |
| sccode | varchar(100) | 标准模板编号 |
| sdircode | varchar(100) | 标准模板目录编号 |
(2)文件柜服务器可以云管理平台的操作自定义文件柜服务器的归档模板。
所述电子文件归档步骤S3如附图3所示，具体包括如下：
(1)步骤S31，选择归档模板；
文件柜服务器的文件目录以标准模板创建，项目施工全过程资料存放入相应目录，并从文件柜服务器中的可用归档模板列表选择归档模块；
(2)步骤S32，根据归档模板目录生成项目档案目录；
根据归档模板的模板编号ccode选择对应的模板目录数据增加补充项目id，单位工程id后插入归档目录表生成归档目录数据；所述归档目录表如表4所示；
表4档案柜目录表
(3)步骤S33，根据模板目录映射关系将文件柜服务器中的文件移入档案目录。
文件移入过程中根据城建档案馆的命名规范(如：工程名称+单位工程名称+文件名称)自动生成文件题名。
文件移入过程中，文件属性(如文件页数，文件大小，责任者，文件编号，文件类型)自动同步到归档文件列表。
所述文件柜服务器文件表如表5所示。
表5文件柜服务器文件表
本发明的一种电子文件自动化归档方法，还包括电子文件编目步骤S4，如附图4所示，所述电子文件编目步骤包含如下步骤：
(1)步骤S41，创建案卷：录入案卷题名、责任者、案卷编号根据已有案卷生成新的案卷编号。
(2)步骤S42，关联文件：关联归档目录中的文件到当前案卷，根据案卷编制规范要求(例：每卷最多页数，每卷大小限制)限制关联文件数量。
(3)为了方便管理，进一步地还可包含步骤S43，文件排序：文件关联完成后，默认按照文件生成时间顺序排序，针对文件排序可以在列表中的点击移动按钮进行调整，文件页次和文件序号根据排序自动调整。
(4)为了进一步完善文件信息，可以进一步包含步骤S44，文件信息校正：如果文件编号、责任者、题目、日期等未明确，可以通过文件预览查看文件后进行完善。
(5)步骤S45，在案卷文件列表最后生成备考表文件；
点击生成备考表后，进行文件页数信息确认后，更新案卷目录表对应案卷信息的的总卷数total_pages、文字材料页数words_count、图样材料页数pattern_count、图片数、pic_count，根据备考表模板生成相应备考表pdf文档，进入备考表pdf文档后进行签章生成(含签章)备考表，所述案卷目录表如表6所示。
(6)步骤S46，案卷信息完善：案卷起止日期，页数，大小根据案卷内文件信息自动合计填充；卷内文件表表7所示。
表6案卷目录表
| 字段 | 类型 | 说明 |
| id | int(10) | 主键id |
| projid | varchar(64) | 项目id |
| ccode | varchar(64) | 归档模板编号 |
| code | varchar(16) | 案卷编号 |
| title | varchar(200) | 案卷题名 |
| respo | varchar(200) | 责任者 |
| sno | int(8) | 排序 |
| start_date | date | 起始日期 |
| end_date | date | 截止日期 |
| total_count | int(8) | 总卷数 |
| current_count | int(8) | 第几卷 |
| total_pages | int(8) | 包含文件总页数 |
| words_count | int(8) | 文字材料页数 |
| pattern_count | int(8) | 图样材料页数 |
| pic_count | int(8) | 图片数 |
| size | int(10) | 包含文件大小合计bit |
表7卷内文件表
| 字段 | 类型 | 说明 |
| id | int(10) | 主键id |
| dir_id | int(10) | 案卷目录主键id |
| archive_file_id | int(10) | 档案柜文件主键id |
| fid | varchar(64) | 文件id |
| sno | int(8) | 排序 |
| remark | varchar(200) | 备注 |
卷内文件表通过archive_file_id为档案文件主键id的外键，卷内文件信息为档案柜文件信息。
案卷目录表中start_date，end_date由卷内文件最早的时间及最晚时间填充。
在案卷新增及删除时更新案卷总卷数total_count，根据案卷排序更新第几卷current_count。
(7)步骤S47，在线编辑著录单：著录单相关项目信息由系统自动填充，著录单填写完整后可以导出著录单表格。其中，著录单表如表8所示。
项目相关信息从系统项目信息和单位工程信息获取并填充。
表8著录单表
著录单页面填写后保存于著录单表，其中专业记载，幕墙信息，排检编号以json形式存储。
导出操作：系统后台取出著录单数据，利用PHPExcel将数据写入模板文件并以工程名称+著录单命名保存，下载到本地。
本发明的一种电子文件自动化归档方法，还包括归档文件打包下载步骤S5：
(1)以工程名称命名生成对应的文件夹；
(2)从案卷目录表查询相应项目id(projid)及相应归档模板(ccode)的案卷列表，进而查询卷内文件列表，遍历文件列表，以文件id查询数据库中的源文件，复制源文件以“案卷编号+文件序号+文件题名”命名，保存于以工程名称命名生成对应的文件夹内；
(3)服务端打包后存上传到OSS，提供下载。
本发明的一种电子文件自动化归档方法，还包括交付档案馆进行归档步骤，具体为，
所述交付档案馆进行归档步骤为下载打包的文件，加入导出的案卷总目录表、卷内目录表、著录单，合并刻录到光盘或者复制到U盘线下交付档案馆。
上述说明描述了本发明的优选实施例，但应当理解本发明并非局限于上述实施例，且不应看作对其他实施例的排除。通过本发明的启示，本领域技术人员结合公知或现有技术、知识所进行的改动也应视为在本发明的保护范围内。
Claims (10)
1.一种电子文件自动化归档系统，其特征在于，
所述电子文件自动化归档系统包括云管理平台和至少一个文件柜服务器；
所述云管理平台用于供管理员用户登录，开通和管理文件柜服务器，所述云管理平台包含归档模板模块，所述归档模板模块供管理员用户制作标准归档模板；所述标准归档模板供文件柜服务器同步使用；
所述文件柜服务器同步云管理平台的标准归档模板，供普通用户根据标准归档模板制作电子文件及归档；
所述云管理平台的归档模板模块创建和更新归档模板步骤具体包含如下：
(1)将归档模板属性以json字符串键值的方式存入数据库；
(2)归档模板目录根据各地区档案馆的归档规范创建归档目录树，归档模板目录添加与文件归档规范中的文件目录形成映射关系；
所述文件柜服务器模板管理步骤具体包含如下步骤：
(1)根据文件柜服务器维护的项目信息请求云管理平台获取相应的归档模板，进行下载或更新将标准归档模板同步到文件柜服务器；
(2)文件柜服务器可以云管理平台的操作自定义文件柜服务器的归档模板；
所述电子文件的归档具体包括如下步骤：
(1)选择归档模板；
文件柜服务器的文件目录以标准模板创建，项目施工全过程资料存放入相应目录，并从文件柜服务器中的可用归档模板列表选择归档模块；
(2)根据归档模板目录生成项目档案目录，根据归档模板的模板编号选择对应的模板目录数据插入归档目录表生成归档目录数据；
(3)根据模板目录映射关系将文件柜服务器中的文件移入档案目录。
2.一种电子文件自动化归档方法，其特征在于，
包含在云管理平台的归档模板模块创建和更新归档模板步骤、文件柜模板管理步骤以及电子文件归档步骤；
所述在云管理平台的归档模板模块创建和更新归档模板步骤具体包含如下：
(1)将归档模板属性以json字符串键值的方式存入数据库；
(2)归档模板目录根据各地区档案馆的归档规范创建归档目录树，归档模板目录添加与文件归档规范中的文件目录形成映射关系；
所述文件柜模板管理步骤具体包含如下步骤：
(1)根据文件柜服务器维护的项目信息请求云管理平台获取相应的归档模板，进行下载或更新将标准归档模板同步到文件柜服务器；
(2)文件柜服务器可以云管理平台的操作自定义文件柜服务器的归档模板；
所述电子文件归档步骤具体包括如下：
(1)选择归档模板；
文件柜服务器的文件目录以标准模板创建，项目施工全过程资料存放入相应目录，并从文件柜服务器中的可用归档模板列表选择归档模块；
(2)根据归档模板目录生成项目档案目录，根据归档模板的模板编号选择对应的模板目录数据插入归档目录表生成归档目录数据；
(3)根据模板目录映射关系将文件柜服务器中的文件移入档案目录。
3.根据权利要求2所述的电子文件自动化归档方法，其特征在于，
所述归档模板属性包含模板归属地区、题名命名规则、每卷限制；
所述文件归档规范为国标建设工程文件归档规范GB/T 50328-2014。
4.根据权利要求2所述的电子文件自动化归档方法，其特征在于，
所述云管理平台和文件柜服务器均包含模板表、模板目录表、模板映射表；所述模板表、模板目录表、模板映射表均包含模板编号字段，所述文件柜服务器下载或者更新操作将会根据模板编号字段找出云管理平台数据同步到文件柜数据表；
所述项目信息包含建设工程的所在地区、建设工程的工程类型。
5.根据权利要求2所述的电子文件自动化归档方法，其特征在于，
所述电子文件归档步骤中，根据归档模板的模板编号选择对应的模板目录数据增加补充项目id，单位工程id后插入归档目录表生成归档目录数据；
文件移入过程中根据相应地区档案馆的命名规范自动生成文件题名；
文件移入过程中，文件属性自动同步到归档文件列表；
所述文件属性包含文件页数、文件大小、责任者、文件编号、文件类型。
6.根据权利要求2所述的电子文件自动化归档方法，其特征在于，
所述的电子文件自动化归档方法还包括电子文件编目步骤，所述电子文件编目步骤包含如下步骤：
(1)创建案卷，并录入案卷题名、责任者、案卷编号；
(2)关联文件，即关联归档目录中的文件到当前案卷；
(3)案卷文件列表生成备考表，进行文件页数信息确认后，更新案卷目录表对应案卷信息，根据备考表模板生成相应备考表pdf文档，将备考表pdf文档进行签章生成含签章备考表；
(4)案卷信息完善，根据案卷内文件信息自动合计填充案卷信息；
(5)在线编辑著录单：著录单相关项目信息由系统自动填充，著录单填写完整后可以导出著录单表格；所述项目相关信息从系统项目信息和单位工程信息获取并填充；
著录单页面填写后保存于著录单表，其中著录单表包含专业记载、幕墙信息、排检编号并以json形式存储。
7.根据权利要求6所述的电子文件自动化归档方法，其特征在于，
卷内文件信息为档案柜文件信息；
案卷目录表中起始日期、截至日期由卷内文件最早的时间及最晚时间填充；
在案卷新增及删除时更新案卷总卷数，根据案卷排序更新第几卷。
8.根据权利要求6所述的电子文件自动化归档方法，其特征在于，
所述电子文件编目步骤还包导出操作步骤，所述导出操作步骤为系统后台取出著录单数据，利用PHPExcel将数据写入模板文件下载到本地。
9.根据权利要求2所述的电子文件自动化归档方法，其特征在于，
所述电子文件自动化归档方法还包括归档文件打包下载步骤，所述归档文件打包下载步骤包含如下步骤：
(1)以工程名称命名生成对应的文件夹；
(2)从案卷目录表查询相应项目id及相应归档模板的案卷列表，进而查询卷内文件列表，遍历文件列表，以文件id查询数据库中的源文件，复制源文件以“案卷编号+文件序号+文件题名”命名，保存于以工程名称命名生成对应的文件夹内；
(3)服务端打包后存上传到OSS，提供下载。
10.根据权利要求2所述的电子文件自动化归档方法，其特征在于，
所述电子文件自动化归档方法还包括交付档案馆进行归档步骤，
所述交付档案馆进行归档步骤具体为，下载打包的文件，加入导出的案卷总目录表、卷内目录表、著录单，合并刻录到光盘或者复制到U盘线下交付档案馆。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| CN201811125073.8A CN109325158B (zh) | 2018-09-26 | 2018-09-26 | 一种电子文件自动化归档方法及系统 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| CN201811125073.8A CN109325158B (zh) | 2018-09-26 | 2018-09-26 | 一种电子文件自动化归档方法及系统 |
Publications (2)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| CN109325158A CN109325158A (zh) | 2019-02-12 |
| CN109325158B true CN109325158B (zh) | 2021-01-05 |
Family
ID=65266025
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| CN201811125073.8A Active CN109325158B (zh) | 2018-09-26 | 2018-09-26 | 一种电子文件自动化归档方法及系统 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| CN (1) | CN109325158B (zh) |
Families Citing this family (11)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| CN110928838A (zh) * | 2019-12-16 | 2020-03-27 | 郑卫华 | 一种工程档案管理系统架构方法及装置 |
| CN111444698A (zh) * | 2020-03-30 | 2020-07-24 | 陕西合友网络科技有限公司 | 建筑项目管理方法和系统 |
| CN111597150B (zh) * | 2020-05-09 | 2023-09-12 | 云南驰宏锌锗股份有限公司 | 一种自动化归档整理信息系统 |
| CN111695871A (zh) * | 2020-05-11 | 2020-09-22 | 国网浙江省电力有限公司杭州供电公司 | 科技创新类项目全流程管理系统 |
| CN111949823A (zh) * | 2020-06-30 | 2020-11-17 | 视联动力信息技术股份有限公司 | 一种目录的展示方法、装置和存储介质 |
| CN112506873B (zh) * | 2020-11-05 | 2021-06-29 | 浙江大学 | 实物档案数据自动录入管理系统 |
| CN112732641A (zh) * | 2020-12-30 | 2021-04-30 | 山东浪潮通软信息科技有限公司 | 一种电子档案的归档方法及装置、介质 |
| CN113806293A (zh) * | 2021-09-13 | 2021-12-17 | 城乡院(广州)有限公司 | 文档处理方法、装置、终端设备及存储介质 |
| CN114238216A (zh) * | 2021-12-28 | 2022-03-25 | 四川家齐立信信息技术有限公司 | 一种纸质文档电子化归档方法及系统 |
| CN116126790B (zh) * | 2023-04-17 | 2023-07-11 | 百盛联合杭温铁路有限公司 | 铁路工程档案归档方法、装置、电子设备、存储介质 |
| CN118568053A (zh) * | 2024-08-01 | 2024-08-30 | 英诺达(成都)电子科技有限公司 | 自动归档方法、装置、电子设备、存储介质及计算机程序产品 |
Citations (4)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| CN1570898A (zh) * | 2003-07-12 | 2005-01-26 | 鸿富锦精密工业（深圳）有限公司 | 异地案件模板同步维护系统及方法 |
| CN103605801A (zh) * | 2013-12-05 | 2014-02-26 | 用友软件股份有限公司 | 一种管理单据数据的方法和系统 |
| CN105824932A (zh) * | 2016-03-18 | 2016-08-03 | 浪潮软件集团有限公司 | 一种基于阿里云对象存储oss的档案系统 |
| CN108509542A (zh) * | 2018-03-19 | 2018-09-07 | 合肥泓泉档案信息科技有限公司 | 一种档案快速归档系统及其归档方法 |
Family Cites Families (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| US8510267B2 (en) * | 2011-03-08 | 2013-08-13 | Rackspace Us, Inc. | Synchronization of structured information repositories |
-
2018
- 2018-09-26 CN CN201811125073.8A patent/CN109325158B/zh active Active
Patent Citations (4)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| CN1570898A (zh) * | 2003-07-12 | 2005-01-26 | 鸿富锦精密工业（深圳）有限公司 | 异地案件模板同步维护系统及方法 |
| CN103605801A (zh) * | 2013-12-05 | 2014-02-26 | 用友软件股份有限公司 | 一种管理单据数据的方法和系统 |
| CN105824932A (zh) * | 2016-03-18 | 2016-08-03 | 浪潮软件集团有限公司 | 一种基于阿里云对象存储oss的档案系统 |
| CN108509542A (zh) * | 2018-03-19 | 2018-09-07 | 合肥泓泉档案信息科技有限公司 | 一种档案快速归档系统及其归档方法 |
Also Published As
| Publication number | Publication date |
|---|---|
| CN109325158A (zh) | 2019-02-12 |
Similar Documents
| Publication | Publication Date | Title |
|---|---|---|
| CN109325158B (zh) | 一种电子文件自动化归档方法及系统 | |
| US8380671B2 (en) | System and method for creating a new annotation for a data source | |
| US7493561B2 (en) | Storage and utilization of slide presentation slides | |
| US8301994B1 (en) | Synchronizing multiple hierarchal data structures | |
| US7546533B2 (en) | Storage and utilization of slide presentation slides | |
| CN111259006A (zh) | 一种通用的分布式异构数据一体化物理汇聚、组织、发布与服务方法及系统 | |
| US7590939B2 (en) | Storage and utilization of slide presentation slides | |
| TWI230858B (en) | File management method, content recording/playback apparatus and content recording program | |
| US8620861B1 (en) | Preserving file metadata during atomic save operations | |
| US8990725B2 (en) | System and method for processes enabled by metadata associated with documents within a binder file | |
| US20080033969A1 (en) | Electronic document management method and system | |
| WO2014083591A1 (en) | Storage system and file management method | |
| US20080120310A1 (en) | Deriving hierarchical organization from a set of tagged digital objects | |
| CN109376121B (zh) | 一种基于ElasticSearch全文检索的文件索引系统及方法 | |
| JP4136267B2 (ja) | 文書管理方法およびその方法を実施するためのプログラムを記憶した記憶媒体および文書管理装置 | |
| US9934240B2 (en) | On demand access to client cached files | |
| CN104063752A (zh) | 基于业务规则的档案组卷方法 | |
| US9063949B2 (en) | Inferring a sequence of editing operations to facilitate merging versions of a shared document | |
| WO2012106922A1 (zh) | 主题属性信息生成方法及装置 | |
| WO2019029389A1 (zh) | 一种添加阅读对象至用户偏好集合的方法及装置 | |
| US11048666B2 (en) | Method and apparatus for shallow copy functionality | |
| JP4343669B2 (ja) | ファイル管理装置，動的名前空間生成方法および動的名前空間生成プログラム | |
| Leone et al. | Concept and architecture of an pervasive document editing and managing system | |
| CN103810215A (zh) | 云端文件存取系统及方法 | |
| US20240354330A1 (en) | Dynamic bin creation |
Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
| PB01 | Publication | ||
| PB01 | Publication | ||
| SE01 | Entry into force of request for substantive examination | ||
| SE01 | Entry into force of request for substantive examination | ||
| GR01 | Patent grant | ||
| GR01 | Patent grant |