CN108960700A - 一种人事档案随机信息化管理方法 - Google Patents
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Abstract
一种人事档案随机信息化管理方法，属于人事档案管理方法。该方法通过人事档案盒二维码与档案存放位置信息(柜、架)进行动态关联，设置功能包括档案入库、查阅、借阅、归还、调出等功能模块。该方法可以借助计算机、移动终端等设备，通过人员的工号、姓名、身份证号等个人信息检索档案所在位置，实现随机查询、调取、管理人事档案的功能。该方法按照人事档案生命周期进行操作设置，对各种操作信息进行实时记录，随时可生成人事档案利用统计分析数据，实现人事档案库房的自动盘库功能。
Description
技术领域
本发明属于人事档案管理方法，尤其涉及一种人事档案随机信息 化管理方法。
背景技术
人事档案属于国家档案的一部分，其充分记录并反映了个人的工 作经历、业务能力和思想觉悟，是单位选人、用人的重要依据，也是 个人事业调动的凭证。随着信息技术的飞速发展，信息化管理已渗透 各行各业。档案工作信息化管理也在快速发展，但在人事档案工作中 采用信息化管理还处在探索阶段，通过开发人事档案库房管理系统有 利于提高人事档案管理水平，提高档案工作效率。
目前许多高校很多人事档案如北京联合大学有三千余卷人事档 案，使用一百多节五节柜存放。在日常工作中主要是以人工查找纸质 的档案存放目录，从一百多节柜子中定位到档案存放的柜子组号再定 位柜子节号再根据姓名提取档案。采用人工方式费时费力，难以满足 大量档案的入库、借阅、查档、归还、出库等操作，影响工作效率。
目前人事档案管理需要一套完整的标准化的管理方法，要以人事 档案管理操作流程为基础，采用现代化信息技术手段实现人事档案的 管理。
发明内容
本发明的主要功能就是为了实现人事档案实体档案在学校的全 生命周期管理问题，解决人事档案实体档案手工管理效率低、空间利 用不充分等现实问题。
为解决上述问题，本发明以人事档案管理操作流程为基础，基于 一套完整的标准化的人事档案管理方法，向人事档案管理人员提供一 套人事档案管理方法或系统。
(1)先建立一系列表，至少包括人员信息表、档案信息表、存 储位置信息表、人员档案位置对应表、系统操作记录表，这些表的内 容及用途如下：
(2)档案入库操作：
1)首先要求操作员从人员信息表中选择将要存入库的档案所属 人员信息，并给出该份档案的档案盒数量，每个人员给出一个唯一的 编码称为人员编码，如二维码或其他的编码，人员信息表中每个人员 中均标记对应的人员编码，同时每个人员编码还对应此人员相关的档 案信息表、人员档案位置对应表；如扫二维码能够调出此人员的档案 信息表、人员档案位置对应表等；同时在每个人员的每个档案盒上标 有此人员的人员编码，方便在实体库中随时操作查看；
2)将档案库的实体位置以库、行、列、柜、格逐级标记，库为 最大单位，格为最小单位，通过自动编码，为整个档案库的存储格分 配唯一编码，记为档案库编码，进一步生成对应的存储位置信息表； 档案入库时按照首次适应算法(此算法可为任意的，如以部门为大单 位，人员姓氏字母先后顺序进行排列，等)为不同人员档案从存储位 置信息表中档案库编码标记为空的地方查找适合的存储位置，并将存 储位置信息表中档案库实体格对应存储位置的状态修改为满；
3)操作员按照步骤2)给定的存储位置将实体档案存入实体档 案库相应格子，同时在人员档案位置对应表中增加一条或多条记录， 记录档案所属人员、实体档案存储位置信息；
4)在档案信息表中增加一条记录，记录档案所属人员、档案状 态、档案盒数量、档案入库日期等信息；
5)在系统操作记录表中增加一条记录，记录该次入库操作的操 作员、入库档案所属人员信息、操作时间等相关内容。
(3)档案查档操作：
1)首先通过人员的工号或身份证号或姓名等信息从人员信息表 中查询出被查阅人员的唯一编码，通过该唯一编码从人员档案位置对 应表中查询到被查阅人实体档案所存储的位置信息；
2)查询员通过步骤1)得到的位置信息在档案库的实体位置取 出相应档案，给查档人查阅；
3)在操作记录表中增加一条记录，记录该次查档操作的查询员、 被查阅档案所属人员信息、操作时间等相关内容；
(4)档案借阅操作
1)首先通过人员的工号或身份证号或姓名等信息从人员信息表 中查询出被查阅人员的唯一编码，通过该唯一编码从人员档案位置对 应表中查询到被查阅人实体档案所存储的位置信息；
2)操作员通过步骤1)得到的位置信息从档案库的实体位置取 出相应实体档案，交给借阅人；
3)将人员档案位置对应表中该份档案的对应记录信息删除，将 人员档案位置对应表中此时相应位置状态置空，在档案信息表中记录 该份档案的状态为借出，记录档案应归还时间；
4)在操作记录表中增加一条记录，记录该次借阅操作的操作员、 被借阅档案人员信息、借阅时间等相应内容。
(5)档案归还操作
1)操作员根据待归还档案信息在档案信息表中查询该档案所对 应的应归还记录，并获得该份档案的档案盒数量；
2)按照首次适应算法为该份档案重新从存储位置信息表中档案 库编码标记为空的地方查找适合的存储位置；
3)操作员按照步骤2)给定的存储位置将实体档案存入实体档 案库相应格子，同时在人员档案位置对应表中增加一条或多条记录， 记录档案所属人员、实体档案存储位置信息；
4)在档案信息表中记录该份档案的状态为在库，清除档案应归 还时间信息；
5)在操作记录表中增加一条记录，记录该次归还操作的操作员、 被归还档案人员信息、归还时间等相应内容。
(6)档案出库操作
1)首先通过人员的工号或身份证号或姓名等信息从人员信息表 中查询出被查阅人员的唯一编码，通过该唯一编码从人员档案位置对 应表中查询到被查阅人实体档案所存储的位置信息；
2)操作员通过步骤1)得到的位置信息从档案库的实体位置取 出相应实体档案；
3)将人员档案位置对应表中该份档案对应的记录信息删除，将 人员档案位置对应表中此时相应位置状态置空，同时在档案信息表中 标记该份档案处于出库状态；
4)在操作记录表中增加一条记录，记录该次出库操作的操作员、 出库档案人员信息、出库时间等内容。
(7)档案盘库操作
该操作主要是按当前人事档案盒在档案库中的物理存放位置顺 序将人事档案输出，提供给人事档案库房管理人员，用于其对库房内 实体档案进行盘点。
可以根据本发明的方法开发成一系统，主要包括系统安全登录模 块、档案入库模块、档案借阅模块、档案出库模块、系统权限管理模 块、统计分析模块、档案盘库模块等功能模块，还可以设立管理用户 模块：设立对系统有管理权限的用户信息，包括超级管理员、操作员、 查询人员等。权限分配模块：对管理用户的权限进行分配，限制不同 类型的用户具有不同的系统使用权限，保证用户不能越权查看或操作 系统。
本发明的优点：
此发明是建立人事档案信息化管理的系统方法，通用技术手段和 数据库来实现纸质干部人事档案的全生命周期管理。该方法通过人事 档案盒二维码与档案柜(架)的二维码，将档案盒与档案位置信息进 行动态关联，设置功能包括档案入库、查阅、借阅、归还、调出等功 能模块。该方法可以借助计算机、移动终端等设备，通过人员的工号、 姓名、身份证号等个人信息检索档案所在位置，实现随机查询、调取、 管理人事档案的功能。该方法按照人事档案生命周期进行操作设置， 对各种操作信息进行实时记录，随时可生成人事档案利用统计分析数 据，实现人事档案库房的自动盘库功能。
1、人事档案入库：目前人事档案的入库时多采用人工分配存放 位置的模式，随着档案存储数量的不断增加，以及随时有档案调出存 储位置空闲而不能被及时利用情况出现，导致人事档案库房利用率逐 渐下降。通过调研发现目前多所高校档案部门基本上采用预留或插入 方法。由于新档案入库在数量上无确定性，预留方法会造成存放空间 的良费，而插入法会打破原有档案的连续性，不利于管理。本方法借 助计算机等电子设备运用数据库技术对人事档案库房的存储情况进 行实时管理，随即为即将入库的档案分配存储空间，充分提高有限空 间的利用率。
2、人事档案查阅：人工查找人事档案的方式非常原始，通常采 用唯一标识进行人工或在计算机上进行检索。本方法采用的方式是在 人事档案入库时为其生成一个该档案基本信息和存储位置相关联的 二维码贴于档案盒脊背条处，利用移动终端扫描二维码，随时随地可 以查看在该档案盒中存储档案人员的基本情况、该档案目前的存放位 置及目前状态。该方法可以采用多种方式进行检索，如可以通过存档 人员的：工号、姓名、身份证号等个人信息检索档案所在位置，实现 随机查询、调取、管理人事档案的功能。
3、人事档案借阅、归还及盘库：目前人事档案库房对档案借阅、 归还盘库等工作主要采用人工查找，填写记录信息的管理方式进行， 学期末或年终人工进行统计。落后的管理方式造成工作效率低，服务 利用效果差；人事档案利用数据统计信息不精确等问题。本方法关于 借阅及归还等人事档案日常利用情况，采用通过计算机或移动终端进 行及时操作，并结合管理员需求定期进行人事档案库房盘点工作，对 档案的提取、出入库总结分析，生成档案利用服务的相关数据。并对 数据进行总结分析，将库存情况及分析结果等信息进行导出、利用。
4、人事档案的调库及出库：由于人事档案会随着人员身份的变 化存放于不同的库房，所以该方法可以随时建立不同类型人员的档案 库。例如：存档人员退休后，其档案应由在职人员档案库房调整到离 退休人员档案库房。并精确记录下调整时间，随时可以根据人事管理 部门工作需要生成统计数据。
5、直观、形象的库房管理：传统人事档案管理通常采用Excel 表的形式记录档案的存放位置，不能直观显示库房柜子存放档案的情 况。该方法可以依托计算机、移动终端等电子设备，在软件系统中模 拟库房档案柜实际摆放情况，以图形的方式形象展示人事档案库房的 实时存储情况。
具体实施方式
为了进一步说明本发明的具体的工作流程，下边给出具体实施例， 说明每一个具体操作的操作步骤，但本发明并不限于以下实施例。
实施例1
首先我们要定义该实施例中人员身份信息如下：
| 人员编码 | 姓名 | 档案盒数 |
| A001 | 张三 | 2 |
| A002 | 李四 | 3 |
| A003 | 赵颖 | 1 |
| A004 | 王忠 | 2 |
定义该实施例中存储位置信息表如下：
| 档案库编码 | 库 | 排 | 列 | 格 | 状态 |
| 0001 | 1 | 1 | 1 | 1 | 空 |
| 0002 | 1 | 1 | 1 | 2 | 空 |
| 0003 | 1 | 1 | 1 | 3 | 满 |
| 0004 | 1 | 1 | 1 | 4 | 满 |
| 0005 | 1 | 1 | 2 | 1 | 空 |
| 0006 | 1 | 1 | 2 | 2 | 空 |
| 0007 | 1 | 1 | 2 | 3 | 空 |
| 0008 | 1 | 1 | 2 | 4 | 空 |
| 0009 | 1 | 2 | 1 | 1 | 满 |
| 0010 | 1 | 2 | 1 | 2 | 满 |
| 0011 | 1 | 2 | 1 | 3 | 满 |
| 0012 | 1 | 2 | 1 | 4 | 空 |
定义实施例中人员档案位置对应表如下：
| 所属人员 | 对应位置 |
| A001 | 0003 |
| A001 | 0004 |
| A003 | 0009 |
| A004 | 0010 |
| A004 | 0011 |
1.现在有新入职人员李四的档案要入库：
1)操作员从人员信息表中选择李四(编码A002)，并给出该份 档案的档案盒数量；
2)因为李四的档案盒数量为3盒，按照首次适应算法从存储位 置信息表中为该份档案查找最适合的存储位置编码为0005至0007反 馈给操作员，将该三个格子的状态修改为满；
3)操作员按照步骤2)给定的存储位置将实体档案存入实体档 案库相应格子，同时在人员档案位置对应表中增加三条记录，记档案 所属人员A002、实体档案存储位置分别为0005至0007；
4)在档案信息表中增加一条记录，记录档案所属人员A002、档 案状态为在库、档案盒数量为3、档案入库日期等信息；
5)在系统操作记录表中增加一条记录，记录该次入库操作的操 作员、入库档案所属人员信息A002、操作时间等相关内容。
2.现在有要求要查阅张三的档案信息：
1)首先通过张三的工号或身份证号或姓名等信息从人员信息表 中查询出被查阅人员的唯一编码A001，通过该唯一编码从人员档案 位置对应表中查询到被查阅人实体档案所存储的位置信息为0003和 0004；
2)查询员通过得到的位置信息在档案库的实体位置取出相应档 案，给查档人查阅；
3)在操作记录表中增加一条记录，记录该次查档操作的查询员、 张三的编码A001、操作时间等相关内容。
3.现在有要求借阅赵颖的档案：
1)首先通过赵颖的工号或身份证号或姓名等信息从人员信息表 中查询出被查阅人员的唯一编码A003，通过该唯一编码从人员档案 位置对应表中查询到被查阅人实体档案所存储的位置信息为0009；
2)操作员通过得到的位置信息从档案库的实体位置取出相应实 体档案，交给借阅人；
3)将人员档案位置对应表中该份档案的对应记录信息删除，将 人员档案位置对应表中相应位置状态置空，在档案信息表中记录该份 档案的状态为借出，记录档案应归还时间；
4)在操作记录表中增加一条记录，记录该次借阅操作的操作员、 被借阅档案人员信息A003、借阅时间等相应内容。
4.现在要归还之前借出的赵颖档案：
1)操作员根据赵颖的工号或姓名或身份证号在档案信息表中查 询该档案所对应的应归还记录，并获得该份档案的档案盒数量为1盒；
2)因为赵颖的档案盒数量为1盒，按照首次适应算法从存储位 置信息表中为该份档案查找最适合的存储位置编码为0001反馈给操 作员，将该格子的状态修改为满；
3)操作员按照步骤2)给定的存储位置将实体档案存入实体档 案库相应格子，同时在人员档案位置对应表中增加一条记录，记录档 案所属人员A003、实体档案存储位置信息0001；
4)在档案信息表中记录该份档案的状态为在库，清除档案应归 还时间信息；
5)在操作记录表中增加一条记录，记录该次归还操作的操作员、 被归还档案人员信息A003、归还时间等相应内容。
5.现在有王忠因工作调离学校，所以档案要调出库学校的档案库：
1)首先通过张三的工号或身份证号或姓名等信息从人员信息表 中查询出被查阅人员的唯一编码A004，通过该唯一编码从人员档案 位置对应表中查询到被查阅人实体档案所存储的位置信息为0010和 0011；
2)操作员通过步骤1)得到的位置信息从档案库的实体位置取 出相应实体档案；
3)将人员档案位置对应表中该份档案对应的记录信息删除，将 人员档案位置对应表中相应位置状态置空，同时在档案信息表中标记 该份档案处于出库状态；
4)在操作记录表中增加一条记录，记录该次出库操作的操作员、 出库档案人员信息A004、出库时间等内容。
6.根据库房管理规定要求，要定期对库房中的档案进行盘库操作：
按当前人事档案盒在档案库中的物理存放位置顺序将人事档案 输出，提供给人事档案库房管理人员，用于其对库房内实体档案进行 盘点。盘库表输入如下：
Claims (2)
1.一种人事档案随机信息化管理方法，其特征在于，以人事档案管理操作流程为基础，包括以下步骤：
(1)先建立一系列表，至少包括人员信息表、档案信息表、存储位置信息表、人员档案位置对应表、系统操作记录表，这些表的内容及用途如下：
(2)档案入库操作：
1)首先要求操作员从人员信息表中选择将要存入库的档案所属人员信息，并给出该份档案的档案盒数量，每个人员给出一个唯一的编码称为人员编码，人员信息表中每个人员中均标记对应的人员编码，同时每个人员编码还对应此人员相关的档案信息表、人员档案位置对应表；同时在每个人员的每个档案盒上标有此人员的人员编码；
2)将档案库的实体位置以库、行、列、柜、格逐级标记，库为最大单位，格为最小单位，通过自动编码，为整个档案库的存储格分配唯一编码，记为档案库编码，进一步生成对应的存储位置信息表；档案入库时按照首次适应算法为不同人员档案从存储位置信息表中档案库编码标记为空的地方查找适合的存储位置，并将存储位置信息表中档案库实体格对应存储位置的状态修改为满；
3)操作员按照步骤2)给定的存储位置将实体档案存入实体档案库相应格子，同时在人员档案位置对应表中增加一条或多条记录，记录档案所属人员、实体档案存储位置信息；
4)在档案信息表中增加一条记录，记录档案所属人员、档案状态、档案盒数量、档案入库日期信息；
5)在系统操作记录表中增加一条记录，记录该次入库操作的操作员、入库档案所属人员信息、操作时间等相关内容；
(3)档案查档操作：
1)首先通过人员的工号或身份证号或姓名等信息从人员信息表中查询出被查阅人员的唯一编码，通过该唯一编码从人员档案位置对应表中查询到被查阅人实体档案所存储的位置信息；
2)查询员通过步骤1)得到的位置信息在档案库的实体位置取出相应档案，给查档人查阅；
3)在操作记录表中增加一条记录，记录该次查档操作的查询员、被查阅档案所属人员信息、操作时间等相关内容；
(4)档案借阅操作
1)首先通过人员的工号或身份证号或姓名等信息从人员信息表中查询出被查阅人员的唯一编码，通过该唯一编码从人员档案位置对应表中查询到被查阅人实体档案所存储的位置信息；
2)操作员通过步骤1)得到的位置信息从档案库的实体位置取出相应实体档案，交给借阅人；
3)将人员档案位置对应表中该份档案的对应记录信息删除，将人员档案位置对应表中此时相应位置状态置空，在档案信息表中记录该份档案的状态为借出，记录档案应归还时间；
4)在操作记录表中增加一条记录，记录该次借阅操作的操作员、被借阅档案人员信息、借阅时间等相应内容。
(5)档案归还操作
1)操作员根据待归还档案信息在档案信息表中查询该档案所对应的应归还记录，并获得该份档案的档案盒数量；
2)按照首次适应算法为该份档案重新从存储位置信息表中档案库编码标记为空的地方查找适合的存储位置；
3)操作员按照步骤2)给定的存储位置将实体档案存入实体档案库相应格子，同时在人员档案位置对应表中增加一条或多条记录，记录档案所属人员、实体档案存储位置信息；
4)在档案信息表中记录该份档案的状态为在库，清除档案应归还时间信息；
5)在操作记录表中增加一条记录，记录该次归还操作的操作员、被归还档案人员信息、归还时间等相应内容；
(6)档案出库操作
1)首先通过人员的工号或身份证号或姓名等信息从人员信息表中查询出被查阅人员的唯一编码，通过该唯一编码从人员档案位置对应表中查询到被查阅人实体档案所存储的位置信息；
2)操作员通过步骤1)得到的位置信息从档案库的实体位置取出相应实体档案；
3)将人员档案位置对应表中该份档案对应的记录信息删除，将人员档案位置对应表中此时相应位置状态置空，同时在档案信息表中标记该份档案处于出库状态；
4)在操作记录表中增加一条记录，记录该次出库操作的操作员、出库档案人员信息、出库时间等内容；
(7)档案盘库操作
该操作主要是按当前人事档案盒在档案库中的物理存放位置顺序将人事档案输出，提供给人事档案库房管理人员，用于其对库房内实体档案进行盘点。
上述步骤的(3)-(7)顺序任一排布，即可以采用任意不同的操作。
2.按照权利要求1所述的方法开发一套人事档案随机信息化管理方法系统，其特征在于，主要包括系统安全登录模块、档案入库模块、档案借阅模块、档案出库模块、系统权限管理模块、统计分析模块、档案盘库模块等功能模块，还可以设立管理用户模块：设立对系统有管理权限的用户信息，包括超级管理员、操作员、查询人员等。权限分配模块：对管理用户的权限进行分配，限制不同类型的用户具有不同的系统使用权限，保证用户不能越权查看或操作系统。
Priority Applications (1)
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| CN201810129100.2A CN108960700A (zh) | 2018-02-08 | 2018-02-08 | 一种人事档案随机信息化管理方法 |
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