CN106789125A - 一种电话会议的邮件预约方法 - Google Patents

Abstract

本发明涉及主要表示了一种电话会议的邮件预约方法，涉及通信领域可以在邮件中预约电话会议，所述方法包括：在自然语言邮件中抄送上IPPBX的邮箱,触发IPPBX对邮件进行处理,对邮件中的自然语言内容进行分析，根据邮件中的信息解析出会议的信息；IPPBX整理会议信息由IPPBX邮箱发出预约电话会议信息回执给各与会方。若在IPPBX已建立预约会议之后，与会方在预约会议信息回执邮件中可以修改会议时间。通过本发明方法可以实现自然语言邮件预约电话会议业务，简化当前电话会议预约的繁琐,克服会议安排的不当以及提供了预约电话会议的便利。

Description

一种电话会议的邮件预约方法

技术领域

本发明属于通讯技术领域，尤其涉及企业内部的邮件协作及预约电话会议。

背景技术

在音频会议中，预约电话会议的形式已经出现了相当长一段时间了。其在方便会议工作的同时，也给安排预约会议带来很多不便。IPPBX（IP网络语音交换机）基于IP的电话系统，拥有一个开放的IP标准，可以连接局域网到广域网(LAN/WAN)以及到Internet，具有呼叫中心之间的联网功能，可以作为邮件接收者，接收预约会议的邮件。同时IP PBX还具有分散式的设备和集中式的管理，能够识别集团用户具有复杂的呼叫控制功能以及呼叫中心能力，方便获取参会人员的信息，拥有查看所有成功预约电话会议的权限，可以查看会议时间，选择合理的会议时间，直接安排预约电话会议。邮件在工作中也是必不可缺的一部分，大多数的工作事件都可以在邮件进行通知。在自然语言邮件中直接预约电话会议，不仅可以通知参会人员，还可以在邮件中直接进行讨论时间的安排。

在实际预约电话会议中，会议预约需要安排合理的时间，同一会议号或者同一与会方不能在相同时间的会议中，通知相关的参会人员参加会议，会议参与人员较多时，通知也不便。如果对会议时间进行修改，则又要重复之前复杂的操作。预约电话会议流程较为繁琐，需要花费大量时间,大大提高了工作效率。

发明内容

本发明目的在于提供一种电话会议的邮件预约方法，用于自动实现在自然语言邮件直接预约电话会议的功能。

为了实现上述发明目的，一种电话会议的邮件预约方法，会议主持方通过在自然语言邮件中预约电话会议，将会议预约邮件发送给所有的参会人员，同时自动抄送给IPPBX的邮箱，邮件正文中必须包含电话会议的时间。若邮件正文中没有关于电话会议的主题，则将邮件的主题定为电话会议的主题。IP PBX邮箱收到会议邮件后，IPPBX会解析出电话会议的时间，主题以及参会人员，通知IPPBX预约电话会议，预约电话会议前先判断预约电话会议时间和已经成功预约的电话会议是否有存在冲突。

如果不存在冲突，IPPBX成功预约电话会议，将成功预约电话会议的信息：会议时间，会议号，以及会议主题组合成邮件正文内容发送给所有参会人员。

如果存在冲突，IPPBX会主动将会议时间推迟直到不存在时间冲突，成功预约电话会议。

优选的，所述方法还包括：IPPBX解析出邮件中的本次预约电话会议的时间与现有预约成功的电话会议进行时间和参会人员的对比。

其中，如果对参会人员对已经成功预约的电话会议时间需要进行修改，可以直接回复IPPBX发送的预约电话会议成功的回执邮件，确定准确的会议时间，IPPBX邮箱收到邮件之后会再次解析邮件内容，对比会议信息，取消之前成功预约的相同的会议主题的电话会议，重新预约新的电话会议。

本发明通过自然语言邮件的发送来预约电话会议，由IPPBX解析上述会议预约邮件生成会议预约信息，直接预约电话会议，实现预约电话会议的简单化，提高了预约电话会议的速度。解决了现有预约电话会议的繁琐步骤，统计会议信息不便的问题，为会议工作节省了时间，提高了工作效率。

附图说明

图1 是本发明自然语言邮件预约电话会议方法的流程图。

具体实施方式

下面结合附图和实施例对本发明作进一步的详细说明。可以理解的是此时所描述的具体实施例仅仅用于解释本发明，而非对本发明的限定。另外还需要说明的是，为了方便描述，附图中仅示出于本发明相关的部分而非全部结构。

在图1中示出了本发明自然语言邮件预约电话会议方法的流程图，该实现流程100的详细描述如下：

步骤S101：主持方发送自然语言邮件给其他与会方，同时抄送至IPPBX邮箱，自然语言邮件中需要包含预约电话会议的时间和会议的主题。与会方可以添加在收件者或者抄送处。

邮件正文自然语言预约电话会议内容实例1：今天下午3点半就协商流程，大家讨论一下。

邮件正文自然语言预约电话会议内容实例2：十分钟之后开个会。

步骤S102：IPPBX邮箱收到预约电话会议的邮件，触发IPPBX解析邮件，获取邮件中的会议信息。通过IPPBX查出邮件的发送者的分机号，将该分机号定为本次电话预约会议的主持方，从邮件的收件者以及抄送者处中解析出分机号，整理出会议的参会人员，或者根据收件者的邮箱反查出其历史邮件的签名处的分机号。从邮件的正文中整理出电话预约会议的时间和主题，如果正文的自然语言中没有对会议主题的描述，预约电话会议会采用该邮件的主题作为本次预约电话会议的主题，如实例2所示。IPPBX解析预约会议时间，不局限于绝对时间，如实例1所示，也可以使用如实例2所示的相对时间。

步骤S103：IPPBX将解析出的预约会议信息组合：会议时间，会议主题，参会人员，与原有成功预约的电话会议进行比较，如果同时间内有会议人员安排冲突，自动将本次预约会议时间后推，直至会议时间没有冲突。时间安排冲突时，IPPBX会发邮件通知给有时间冲突的会议人员，该会议人员可以直接用自然语言回复其合理时间，IPPBX会依据合理的会议信息安排电话会议预约，此后，IPPBX会将上述信息发送回执邮件给与会方和主持方。

上述邮件正文的格式示例如下：

Conference_Call_Time:2016-09-08:15:30

Conference_Call_Number : 1234567

Conference_Call_Theme:协商流程

Attend the meeting：

Yes NoNot sure

其中字段解释如下：

Conference_Call_Time 成功预约电话会议的时间

Conference_Call_Number 成功预约电话会议的会议号

Conference_Call_Theme 成功预约电话会议的主题

Attend the meeting 邮件正文中直接回复是否参加会议，其中’Yes‘表示参加‘No’表示不参加，‘Not sure’表示不确定，IPPBX会默认将选择‘Not sure’的人员记录在与会人员列表中。

步骤S104：与会方在正文中回复回执邮件确认是否参加本次电话会议，也可以使用自然语言直接回复邮件，如与会方不回复邮件或者在一定时间内没有做出回复，IPPBX将自动视该与会方确定参与本次电话会议。

步骤S105：IPPBX整理回复邮件，确定参与会议的人员列表。更新预约会议的与会人员列表。

步骤S106：IPPBX将确认的与会方名单列表通过邮件发送给主持方。

如果与会方对成功预约的电话会议时间安排有异议：

步骤S107：当与会方或主持方对上述回执邮件信息存在疑问时，进一步回复IPPBX的回执邮件对会议时间进行讨论修改，重新确定电话会议时间。

步骤S108：IPPBX收到邮件之后，将重新解析邮件正文中的自然语言内容，从中获取会议信息，根据相同的会议主题取消之前预约的电话会议信息，更新会议信息。

步骤S109：当各与会方和主持方对新的回执邮件内容没有异议的话，IPPBX会依据合理的会议信息安排电话会议预约，成功预约后，IPPBX会再次将成功预约的电话会议信息生成会议预约确认邮件发送给各与会方和主持方。

此外，在上述过程中，IPPBX也会将解析出的预约会议信息组合：会议时间，会议主题，参会人员，并与原有成功预约的电话会议进行比较，如果同时间内有会议人员安排冲突，自动将本次预约会议时间后推，默认设置后推30分钟，也可以由主持方设置后推时间，直至会议时间没有冲突。

注意，上述仅为本发明的较佳实施例以及所运用技术原理。本领域技术人员会理解，本发明不限于所述的特定实施例，对本领域技术人员来说能够进行各种明显的变化、重新调整和替代而不会脱离本发明的保护范围。 因此，虽然通过以上实施例对本发明进行了较为详细的说明，但是本发明不仅仅限于以上实施例，在不脱离本发明构思的情况下，还可以包括更多其他等效实施例，而本发明的范围由所附的权利要求范围决定。

Claims (10)

1.一种电话会议的邮件预约方法，其特征在于，可以通过邮件内的自然语言信息进行电话会议的预约，所述邮件预约方法包括以下步骤：

主持方启动邮件预约功能,向各与会方发送会议预约邮件;

所述会议预约邮件抄送给IPPBX邮箱，IPPBX解析所述会议预约邮件并生成会议预约信息；

所述IPPBX发送回执邮件到所述主持方、所述各与会方，用以确认所述会议预约信息。

2.根据权利要求1所述的邮件预约方法，其特征在于，所述会议预约邮件是采用自然语言组织编写。

3.根据权利要求2所述的邮件预约方法，其特征在于，所述会议预约信息包括以下信息中的一个或多个：会议时间、参会人员、会议主题。

4.根据权利要求3所述的邮件预约方法，其特征在于，所述邮件预约方法还包括：当所述与会方对所述会议时间有调整时，接收到所述回执邮件后直接向所述IP PBX回复，所述IP PBX会对所述会议预约信息更新后通过新的回执邮件与所述主持方、所述各与会方确认。

5.根据权利要求4所述的邮件预约方法，其特征在于，所述邮件预约方法还包括：所述IP PBX邮箱收到所述会议预约邮件后，通知所述IP PBX解析相关信息。

6.根据权利要求4所述的邮件预约方法，其特征在于，所述IP PBX对所述IP PBX邮箱进行监听，当所述会议预约邮件的到达时触发所述IPPBX解析相关信息。

7.根据权利要求5或6所述的邮件预约方法，其特征在于，所述邮件预约方法进一步包括：所述IPPBX通过所述会议预约邮件中的发件人、收件人，以及抄送人的信息解析出所述主持方、与会方信息；根据人名查找出对应的与会方号码，所述IPPBX组合会议时间、会议主题生成所述会议预约信息。

8.根据权利要求7所述的邮件预约方法，其特征在于，所述邮件预约方法进一步包括：所述IPPBX会将所述会议预约信息与先前会议预约信息进行比较，若所述会议时间和所述参会人员不存在冲突则启动发送所述回执邮件；若在所述会议时间相同的情况下，所述参会人员安排冲突，则所述IPPBX会将所述会议时间推迟安排后启动发送所述回执邮件。

9.根据权利要求8所述的邮件预约方法，其特征在于，所述邮件预约方法进一步包括：在所述回执邮件之后，当所述IPPBX确认成功预约电话会议时，会将预约的电话会议号，会议时间以及会议主题整理，生成会议预约确认邮件发送给所述与会方和所述主持方。

10.根据权利要求9所述的邮件预约方法，其特征在于，所述邮件预约方法还包括：若所述主持方或所述各与会方对所述会议时间有异议，可以在所述回执邮件中直接回复，对所述会议时间进行讨论,确认修改会议时间；所述IPPBX邮箱收到邮件会重新解析，确认会议时间不冲突后再次预约新的电话会议。