CN105654273A - 一种基于条码技术的电子文档管理系统及方法 - Google Patents
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Abstract
本发明公开了一种基于条码技术的电子文档管理系统及方法,所述系统包括:电子文档插件、数据库和条码识别手持;所述电子文档插件与所述数据库连接,用于生成和修改电子文档中的条码,并将生成或修改条码的电子文档保存至所述数据库;所述数据库与所述条码识别手持连接,用于存储包含条码的电子文档;所述条码识别手持用于识别纸质文档中的条码,并根据所述条码确定所述数据库中与所述条码对应的电子文档。本发明将条码技术应用在电子文档管理中,通过对条码的识别,可以快速将纸质文档归类保存,有效解决了效率低下的传统文档保存方法,提高了工作效率。
Description
技术领域
本发明涉及条码技术领域,具体涉及一种基于条码技术的电子文档管理系统及方法。
背景技术
在全球信息化飞速发展的今天,电子文档的出现给传统纸质文档的地位造成了严重冲击。面对新型的文档媒介,很多人并不适应这种文档的使用,其中尤为明显的是对电子文档的管理感到吃力。同时,纸质文档相对电子文档的稳定性、实体性和不可否认性使得纸质文档依旧是学习办公不可缺少的媒介,因此缺少一种将电子文档与纸质文档关联起来进行管理的系统和方法。
发明内容
由于缺少一种将电子文档与纸质文档关联起来进行管理的系统和方法,本发明提出一种基于条码技术的电子文档管理系统及方法。
第一方面,本发明提出一种基于条码技术的电子文档管理系统,包括:电子文档插件、数据库和条码识别手持;
所述电子文档插件与所述数据库连接,用于生成和修改电子文档中的条码,并将生成或修改条码的电子文档保存至所述数据库;
所述数据库与所述条码识别手持连接,用于存储包含条码的电子文档;
所述条码识别手持用于识别纸质文档中的条码,并根据所述条码确定所述数据库中与所述条码对应的电子文档。
优选地,所述条码识别手持为Android手持;
所述Android手持包括相机取景装置和图像处理装置;
所述相机取景装置用于获取纸质文档中的条码图像;
所述图像处理装置用于对所述相机取景装置获取的条码图像进行处理。
优选地,所述条码识别手持为WinCE手持;
所述WinCE手持包括条码设备、设备初始化装置和图像处理装置;
所述设备初始化装置用于初始化条码设备;
所述条码设备用于获取纸质文档中的条码图像;
所述图像处理装置用于对所述条码设备获取的条码图像进行处理。
优选地,所述电子文档应用程序为MicrosoftOfficeWord应用程序,所述电子文档插件为Word插件。
优选地,所述条码识别手持支持一维条码Code128、二维条码QRCode和二维条码PDF417。
第二方面,本发明还提出一种基于条码技术的电子文档管理方法,包括:
电子文档插件在打开的电子文档中生成条码,并将生成条码的电子文档保存至数据库;
条码识别手持识别与电子文档对应的纸质文档中的条码,并根据所述条码确定所述数据库中与所述条码对应的电子文档。
优选地,所述电子文档插件在打开的电子文档中生成条码,并将生成条码的电子文档保存至数据库,包括:
所述电子文档插件对电子文档中的条码进行修改,并将修改条码的电子文档保存至数据库。
优选地,所述对电子文档中的条码进行修改包括:
删除电子文档中原来的条码;
在所述电子文档中生成新的条码。
优选地,所述电子文档插件在打开的电子文档中生成条码,还包括:
所述电子文档插件判断数据库中是否存在数据库文件,如果不存在,则创建数据库文件;
判断所生成的条码的编号与数据库中的条码的编号是否重复,如果重复,则删除电子文档中所述编号的条码,并在所述电子文档中生成新的条码。
优选地,所述电子文档插件在打开的电子文档中生成条码包括:
所述电子文档插件根据预设的条码类型,在打开的电子文档中生成预设条码类型的条码。
由上述技术方案可知,本发明将条码技术应用在电子文档管理中,通过对条码的识别,可以快速将纸质文档归类保存,有效解决了效率低下的传统文档保存方法,提高了工作效率;且由于二维条码的容错性和“大容量”,提高了信息传递过程中的可靠性和完整性,使电子文档管理系统的安全性得以提高;同时与数据库的关联和支持数据库的组合查询,解决了传统人工手写记录的弊端,提高了办公效率。
附图说明
为了更清楚地说明本发明实施例或现有技术中的技术方案,下面将对实施例或现有技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍,显而易见地,下面描述中的附图仅仅是本发明的一些实施例,对于本领域普通技术人员来讲,在不付出创造性劳动的前提下,还可以根据这些图获得其他的附图。
图1为本发明一实施例提供的一种基于条码技术的电子文档管理系统的结构示意图;
图2为本发明一实施例提供的一种基于条码技术的电子文档管理方法的流程示意图。
具体实施方式
下面结合附图,对发明的具体实施方式作进一步描述。以下实施例仅用于更加清楚地说明本发明的技术方案,而不能以此来限制本发明的保护范围。
图1示出了本实施例提供的一种基于条码技术的电子文档管理系统的结构示意图,包括:电子文档插件11、数据库12和条码识别手持13;
所述电子文档插件11与所述数据库12连接,用于生成和修改电子文档中的条码,并将生成或修改条码的电子文档保存至所述数据库12;
所述数据库12与所述条码识别手持13连接,用于存储包含条码的电子文档;
所述条码识别手持13用于识别纸质文档中的条码,并根据所述条码确定所述数据库12中与所述条码对应的电子文档。
本实施例将条码技术应用在电子文档管理中,通过对条码的识别,可以快速将纸质文档归类保存,有效解决了效率低下的传统文档保存方法,提高了工作效率。
作为本实施例的优选方案,所述条码识别手持为Android手持;
所述Android手持包括相机取景装置和图像处理装置;
所述相机取景装置用于获取纸质文档中的条码图像;
所述图像处理装置用于对所述相机取景装置获取的条码图像进行处理。
Android手持支持Android系统的手机,由于手机的普及型,因此能够通过下载应用程序,快速方便地对纸质文档进行管理。
或者,所述条码识别手持为WinCE手持;
所述WinCE手持包括条码设备、设备初始化装置和图像处理装置;
所述设备初始化装置用于初始化条码设备;
所述条码设备用于获取纸质文档中的条码图像;
所述图像处理装置用于对所述条码设备获取的条码图像进行处理。
WinCE手持基于特定品牌的特定型号(品牌ATID型号ATID880),使用的库函数是厂家封装好的,调用起来很方便。
进一步地,所述电子文档应用程序为MicrosoftOfficeWord应用程序,所述电子文档插件为Word插件。
当前人们对Word类型的电子文档使用最多,因此解决Word电子文档与纸质文档的统一管理最为迫切。
更进一步地,所述条码识别手持支持一维条码Code128、二维条码QRCode和二维条码PDF417。
一维条码Code128、二维条码QRCode和二维条码PDF417是当前常用的条码,且由于一维条码简单,因此电子文档管理系统的识别过程快速准确;同时,二维条码的容错性和“大容量”,提高了信息传递过程中的可靠性和完整性,使电子文档管理系统的安全性得以提高。
由于当前人们对Word类型的电子文档使用最多,因此本实施例以Word电子文档为例,描述基于条码技术的电子文档管理系统。本实施例包括:Word插件,数据库(包括数据库管理系统)和Android手持(或WinCE手持)。
当计算机中的Word应用程序启动时,自动启动Word插件,所述Word插件位于Word的加载项菜单栏中。Word插件有三个按钮:生成,修改,删除。
(1)生成。点击Word“加载项”菜单栏中的“生成”按钮,出现条码生成窗口,文件属性的文件名称和文件路径是已知的(不可修改)。用户可以选择和编辑文件类型,文件编号和条码类型。选择完成后,点击窗口中的“生成”按钮,即可在打开的电子文档左下角生成对应条码。在生成的过程中,会通过数据库的查询来对文件编号查重,若重复则用户要重新编辑。其中,文件类型指的是文件是合同文件(HT),会议文件(HY)还是其它类型的文件,不同的文件类型会导致文件编码的开头字母不同,从而影响文件编号。
(2)修改。点击“加载项”菜单栏中的“修改”按钮,出现条码修改窗口,通过对文档左下角的条码解码和数据库查询操作,获得文档的原始信息并显示在对应的文本框中。用户根据自己的意愿修改信息,点击窗口中的“修改”按钮,条码会重新生成,数据库中的记录也会更新。在这里,条码的修改按照先删除再添加的原则进行,这种方式简单,方便,通常情况下不会出现错误的,而如果采用替换,替换比删除或插入更耗时。
(3)删除。点击“加载项”菜单栏中的“删除”按钮,出现删除窗口。点击“是”按钮,则文档左下角的条码、路径中的条码图像和数据库中的记录一并删除。
数据库管理系统主要是针对电子文档进行组合查询,或者进行一定的修改。本系统支持电子文档四种属性(文件类型、文件编号、文件名称和条码类型)的组合查询;由于数据库的记录与条码是一一对应的,所以修改并不是指修改文档属性信息,而是指添加一些附加信息(如阅读与否),帮助用户明确文档的使用情况。与数据库的关联和支持数据库的组合查询,解决了传统人工手写记录的弊端,提高了办公效率。
Android手持和WinCE手持的作用都是用来扫描并识别条码。本实施例采用常用的一维条码Code128,二维条码QRCode和二维条码PDF417。
Android手持功能的开发是基于Google的zxing.dll进行的,分为相机取景和界面与图像处理两部分。相机取景模块操作摄像头,利用camera类。Camera类主要用来完成捕捉图像、设置参数、抓拍、图像预览等工作。界面与图像处理模块主要实现将捕获的图像解码并显示在屏幕上。在实际识别过程中,首先相机进行初始化,然后相机开始预览,接着相机预览回调,给DecodeHandler发送decode消息,并调用decode函数,将数组转换呈PlanarYUVLuminanceSource格式,然后转换成BinaryBitmap格式,最后MultiFormatReader对象进行解密。
WinCE手持功能的开发是基于特定品牌的特定型号(品牌ATID型号ATID880),使用的库函数是厂家封装好的,调用起来很方便。整个功能的核心部分只有两部分:设备初始化和调用回调函数。设备初始化包含了向条码设备提供动力,初始化条码设备,并分配必要的系统资源(主要包括了摄像头的调用)等具体功能。回调函数的功能主要是:当扫描完成后,由条码系统驱动调用并注册应用程序的委托功能,解码工作由委托函数的参数实现。
在具体实现时,Word插件部分是基于VisualStudio2010的Word2010外接模板进行开发,编程语言采用C#;数据库管理系统使用的开发工具也是VisualStudio2010,采用窗体应用程序模板,编程语言采用C#;Android手持开发使用Eclipse,编程语言采用Java;WinCE手持开发使用VisualStudio2008的智能设备模板,编程语言采用C#。
图2示出了本实施例提供的一种基于条码技术的电子文档管理方法的流程示意图,包括:
S1、电子文档插件在打开的电子文档中生成条码,并将生成条码的电子文档保存至数据库;
S2、条码识别手持识别与电子文档对应的纸质文档中的条码,并根据所述条码确定所述数据库中与所述条码对应的电子文档。
本实施例将条码技术应用在电子文档管理中,通过对条码的识别,可以快速将纸质文档归类保存,有效解决了效率低下的传统文档保存方法,提高了工作效率。
作为本实施例的优选方案,S1包括:
所述电子文档插件对电子文档中的条码进行修改,并将修改条码的电子文档保存至数据库。
通过对条码进行修改,不仅可以由于人为操作产生的错误,而且允许出现实际使用过程中由于其它原因需要对条码进行修改的情况。
进一步地,所述对电子文档中的条码进行修改包括:
删除电子文档中原来的条码;
在所述电子文档中生成新的条码。
条码的修改按照先删除再添加的原则进行,这种方式简单,方便,通常情况下不会出现错误的,而如果采用替换,替换比删除或插入更耗时。
更进一步地,S1还包括:
所述电子文档插件判断数据库中是否存在数据库文件,如果不存在,则创建数据库文件;
判断所生成的条码的编号与数据库中的条码的编号是否重复,如果重复,则删除电子文档中所述编号的条码,并在所述电子文档中生成新的条码。
其中,在判断编号是否重复之前,会首先连接数据库。
通过对条码进行查重操作,避免了由于人为操作错误而出现相同条码编号的问题。
具体地,S1包括:
所述电子文档插件根据预设的条码类型,在打开的电子文档中生成预设条码类型的条码。
可以根据输入的条码类型,如一维条码Code128、二维条码QRCode和二维条码PDF417,生成不同类型的条码。
一维条码Code128、二维条码QRCode和二维条码PDF417是当前常用的条码,且各有优点:一维条码简单,因此电子文档管理系统的识别过程快速准确;二维条码的容错性和“大容量”,提高了信息传递过程中的可靠性和完整性,使电子文档管理系统的安全性得以提高。因此可以根据不同情况选择生成合适的条码类型。
在进行条码识别时,首先进行初始化,并获得系统时间和文件存储路径;然后获取当前活动文档,定位并取得文档页脚的范围,检查所述范围内是否有剩余的图片;然后判断图片类型,如果不符合标准,则结束,否则判断图片大小,如果是图片是40*40,则判断条码类型为二维条码QRCode;如果图片是70*40,则判断条码类型为二维条码PDF417;如果既不是40*40,也不是70*40,则判断条码类型为一维条码Code128;最后,根据不同条码类型查询相应数据库文件,并将数据库中的相关信息反馈至窗口中。
本发明的说明书中,说明了大量具体细节。然而,能够理解,本发明的实施例可以在没有这些具体细节的情况下实践。在一些实例中,并未详细示出公知的方法、结构和技术,以便不模糊对本说明书的理解。
Claims (10)
1.一种基于条码技术的电子文档管理系统,其特征在于,包括:电子文档插件、数据库和条码识别手持;
所述电子文档插件与所述数据库连接,用于生成和修改电子文档中的条码,并将生成或修改条码的电子文档保存至所述数据库;
所述数据库与所述条码识别手持连接,用于存储包含条码的电子文档;
所述条码识别手持用于识别纸质文档中的条码,并根据所述条码确定所述数据库中与所述条码对应的电子文档。
2.根据权利要求1所述的系统,其特征在于,所述条码识别手持为Android手持;
所述Android手持包括相机取景装置和图像处理装置;
所述相机取景装置用于获取纸质文档中的条码图像;
所述图像处理装置用于对所述相机取景装置获取的条码图像进行处理。
3.根据权利要求1所述的系统,其特征在于,所述条码识别手持为WinCE手持;
所述WinCE手持包括条码设备、设备初始化装置和图像处理装置;
所述设备初始化装置用于初始化条码设备;
所述条码设备用于获取纸质文档中的条码图像;
所述图像处理装置用于对所述条码设备获取的条码图像进行处理。
4.根据权利要求2或3所述的系统,其特征在于,所述电子文档应用程序为MicrosoftOfficeWord应用程序,所述电子文档插件为Word插件。
5.根据权利要求4所述的系统,其特征在于,所述条码识别手持支持一维条码Code128、二维条码QRCode和二维条码PDF417。
6.一种基于条码技术的电子文档管理方法,其特征在于,包括:
电子文档插件在打开的电子文档中生成条码,并将生成条码的电子文档保存至数据库;
条码识别手持识别与电子文档对应的纸质文档中的条码,并根据所述条码确定所述数据库中与所述条码对应的电子文档。
7.根据权利要求6所述的方法,其特征在于,所述电子文档插件在打开的电子文档中生成条码,并将生成条码的电子文档保存至数据库,包括:
所述电子文档插件对电子文档中的条码进行修改,并将修改条码的电子文档保存至数据库。
8.根据权利要求7所述的方法,其特征在于,所述对电子文档中的条码进行修改包括:
删除电子文档中原来的条码;
在所述电子文档中生成新的条码。
9.根据权利要求8所述的方法,其特征在于,所述电子文档插件在打开的电子文档中生成条码,还包括:
所述电子文档插件判断数据库中是否存在数据库文件,如果不存在,则创建数据库文件;
判断所生成的条码的编号与数据库中的条码的编号是否重复,如果重复,则删除电子文档中所述编号的条码,并在所述电子文档中生成新的条码。
10.根据权利要求9所述的方法,其特征在于,所述电子文档插件在打开的电子文档中生成条码包括:
所述电子文档插件根据预设的条码类型,在打开的电子文档中生成预设条码类型的条码。
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