CN105608131A - 一种档案信息检索及利用电子化的实现方法 - Google Patents
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Abstract
本发明公开了一种档案信息检索及利用电子化的实现方法，该方法解决了如下问题：1：纸质档案文字利用检索困难，手动查询效率低下；2：纸质档案借阅利用难；3：业务对应文件图片关键字检索人工识别；用户在查找文档材料时，只要输入一个关键词，就能找到相关电子档案文件，对文件中检索出的关键字进行不同颜色的标注，并获知纸质档案对应存储实际位置，从而更加方便快捷、更加省时省力，效率提高95%以上。
Description
技术领域
本发明涉及一种文档管理的方法，具体地说，涉及一种档案信息检索及利用电子化的实现方法，属于档案管理技术领域。
背景技术
“大数据”这个词汇相信大家已经不再陌生，身边随处可以见到的都是大数
据给生活带来的影响。全球数据信息量呈指数式爆炸增长之势。大数据信息量急增，将主要来自于非结构化数据，如文档图像、语音数据、视频的文字信息自动识别采集,特别是对各企业及机构大量拥有的纸质文档数据的文字信息化。
百度的未来十大发展战略中的首要战略就是将要识别搜索各类图像和语音，科大讯飞的语音识别搜索快速普及，都预示做下阶段大数据的发展大方向。
纸质文档管理系统（DMS）通过扫描或拍照各类纸质文档（合同、财务单据、人事档案等）、安全压缩存储、文字识别（OCR）、检索图文、美化图像、多平台共享、文件审批、分析挖掘数据等实现对纸质文档的强大高效管理。各类企业都有纸质文档的高效管理需求，特别是如银行、保险、工商、税务、法院、图书馆等大公司大机构更有极大量的纸质文档需要高效检索管理及安全存储。
目前，档案的利用一直是存在的难题，很多因为档案管理的不规范导致查找利用困难，档案利用效率不高的问题，随着时间的推移，因人员调整、行政区划撤并、管理不善等原因，部分历史档案陈旧、损毁，甚至遗失，档案管理工作变得异常被动，严重影响了机构的办事效率和服务质量。
发明内容
本发明要解决的技术问题是针对上述不足，提供一种档案信息检索及利用电子化的实现方法，该方法解决了如下问题：
1：纸质档案文字利用检索困难，手动查询效率低下；
2：纸质档案借阅利用难；
3：业务对应文件图片关键字检索人工识别。
为解决上述问题，本发明采用以下技术方案：
一种档案信息检索及利用电子化的实现方法，所述实现方法利用系统的ＯＣＲ识别功能，对图片上的文字或个人签名，全部转化为数字信息业务数据库有效对接并存储，实现了对图片等数据的百度式毫秒级云搜索。
所述实现方法包括以下步骤：
所述实现方法开始于步骤S101，进入步骤S102；
在步骤S102，档案信息利用，有查询文件信息，档案信息，业务信息时，若对检索条件比较精确点击条件检索模块按钮，当检索关键字非常少，或关键字并不在选择条目中时，点击云搜索按钮，分别进入步骤S103和步骤S104。
所述实现方法包括步骤S103，在步骤S103，模糊查询：云检索，适用于检索条件没有内置选项，只能手动输入的情况；
在步骤S104，精准查询：条件检索，适用于检索条件有内置选项且可以选择的情况。
所述实现方法还包括以下步骤：
步骤S106，业务数据文件信息案卷信息全部记录，在此之前，需要做好步骤S105，系统类似百度毫级搜索检索出全部信息，进入步骤S107。
所述实现方法还包括以下步骤：
步骤S107，检验是否需要借阅档案，分别进入步骤S109和步骤S110；
在步骤S109，纸质档案借阅申请审批，进入步骤S109，需要做好步骤S108，记录档案借阅详细信息，并可生成详细借阅单，步骤S109后进入步骤S111；
在步骤S110，电子档案借阅申请，进入步骤S111；
在步骤S111，申请审核，进入步骤S112。
系统支持四种类型的档案利用，分别是：纸质档案借阅，纸质档案查阅，复印件借阅，电子档案借阅，根据借阅的类型不同，审批和提取的档案的过程不同，但通用的流程是所有的借阅都要经过申请审批，都会形成借阅日志。
所述实现方法还包括以下步骤：
步骤S112，档案查看，进入步骤S113；
在步骤S113，检验是否超期，如果是，进入步骤S114，如果否，则进入步骤S115。
所述实现方法还包括以下步骤：
在步骤S114，延期登记，结束；
在步骤S115，档案归还，进入步骤S116；
在步骤S116，确认归还，管理员在代办事项中对档案归还进行登记，结束。
云检索在系统的进入主菜单，检索出的结果是：业务数据，OCR识别文字上的关键字并进行颜色标注显示，文件信息，每笔业务对应的文件照片可以查看，案卷信息，每笔业务对应的文件照片可以查看。
根据需求进行条件检索，选择要借阅或者查阅的档案类型。
条件检索检索出的结果是：
1：案卷信息，要查看的案卷信息在档案借阅申请通过后，档案查看中的模块中该笔档案会显示其文件信息和对应的拍照的电子图像；
2：文件信息，要查看的业务信息在档案借阅申请通过后，档案查看中的模块中该笔档案会显示其文件信息和对应的拍照的电子图像。
本发明采用以上技术方案，与现有技术性比，具有以下优点：
系统的ＯＣＲ识别功能，对图片上的文字或个人签名，转化为数字信息存储在数据库中，把以前原有纸质档案资料，全部转化为数字信息业务数据库有效对接并存储，实现了对图片等数据的百度式毫秒级云搜索，用户在查找文档材料时，只要输入一个关键词，就能找到相关电子档案文件，对文件中检索出的关键字进行不同颜色的标注，并获知纸质档案对应存储实际位置，从而更加方便快捷、更加省时省力，效率提高95%以上。
本发明1：支持多种关键字对档案的查询。
２：支持对某一个关键字业务信息和档案信息的检索。
３：支持不同类型的档案借阅，支持：
A:纸质档案借阅
Ｂ：纸质档案查阅
Ｃ：电子档案借阅
Ｄ：复印件借阅
四种类型的档案借阅，对不能带离现场的重要档案，可以查阅或者复印，对于远程不能现场查看纸质档案的情况，可以为其分配账号权限进行远程电子档案查看。
下面结合附图和实施例对本发明做进一步说明。
附图说明
附图1为本发明实施例中一种档案信息检索及利用电子化的实现方法的流程示意图。
具体实施方式
实施例，如图1中所示：一种档案信息检索及利用电子化的实现方法，所述实现方法利用系统的ＯＣＲ识别功能，对图片上的文字或个人签名，全部转化为数字信息业务数据库有效对接并存储，实现了对图片等数据的百度式毫秒级云搜索。
所述实现方法开始于步骤S101，进入步骤S102；
在步骤S102，档案信息利用，有查询文件信息，档案信息，业务信息时，若对检索条件比较精确点击条件检索模块按钮，当检索关键字非常少，或关键字并不在选择条目中时，点击云搜索按钮。分别进入步骤S103和步骤S104；
在步骤S103，模糊查询：云检索，适用于检索条件没有内置选项，只能手动输入的情况，进入步骤S106；
在步骤S104，精准查询：条件检索，适用于检索条件有内置选项且可以选择的情况，进入步骤S106；
根据需求进行条件检索，选择要借阅或者查阅的档案类型。
云检索在系统的进入主菜单，检索出的结果是：业务数据，OCR识别文字上的关键字并进行颜色标注显示，文件信息，每笔业务对应的文件照片可以查看，案卷信息，每笔业务对应的文件照片可以查看；
条件检索检索出的结果是：
1：案卷信息，要查看的案卷信息在档案借阅申请通过后，档案查看中的模块中该笔档案会显示其文件信息和对应的拍照的电子图像；
2：文件信息，要查看的业务信息在档案借阅申请通过后，档案查看中的模块中该笔档案会显示其文件信息和对应的拍照的电子图像。
在步骤S106，业务数据文件信息案卷信息全部记录，在此之前，需要做好步骤S105，系统类似百度毫级搜索检索出全部信息，进入步骤S107；
在步骤S107，检验是否需要借阅档案，分别进入步骤S109和步骤S110；
在步骤S109，纸质档案借阅申请审批，进入步骤S109，需要做好步骤S108，记录档案借阅详细信息，并可生成详细借阅单，步骤S109后进入步骤S111；
在步骤S110，电子档案借阅申请，进入步骤S111；
在步骤S111，申请审核，进入步骤S112；
系统支持四种类型的档案利用，分别是：纸质档案借阅，纸质档案查阅，复印件借阅，电子档案借阅，根据借阅的类型不同，审批和提取的档案的过程不同。但通用的流程是所有的借阅都要经过申请审批，都会形成借阅日志。
在步骤S112，档案查看，进入步骤S113；
在步骤S113，检验是否超期，如果是，进入步骤S114，如果否，则进入步骤S115；
在步骤S114，延期登记，结束；
在步骤S115，档案归还，进入步骤S116；
在步骤S116，确认归还，管理员在代办事项中对档案归还进行登记，结束。
Claims (10)
1.一种档案信息检索及利用电子化的实现方法，其特征在于：所述实现方法利用系统的ＯＣＲ识别功能，对图片上的文字或个人签名，全部转化为数字信息业务数据库有效对接并存储，实现了对图片等数据的百度式毫秒级云搜索。
2.如权利要求1所述的档案信息检索及利用电子化的实现方法，其特征在于：所述实现方法包括以下步骤：
所述实现方法开始于步骤S101，进入步骤S102；
在步骤S102，档案信息利用，有查询文件信息，档案信息，业务信息时，若对检索条件比较精确点击条件检索模块按钮，当检索关键字非常少，或关键字并不在选择条目中时，点击云搜索按钮，分别进入步骤S103和步骤S104；
所述实现方法包括步骤S103，在步骤S103，模糊查询：云检索，适用于检索条件没有内置选项，只能手动输入的情况；
在步骤S104，精准查询：条件检索，适用于检索条件有内置选项且可以选择的情况。
3.如权利要求1所述的档案信息检索及利用电子化的实现方法，其特征在于：所述实现方法还包括以下步骤：
步骤S106，业务数据文件信息案卷信息全部记录，在此之前，需要做好步骤S105，系统类似百度毫级搜索检索出全部信息，进入步骤S107。
4.如权利要求1所述的档案信息检索及利用电子化的实现方法，其特征在于：所述实现方法还包括以下步骤：
步骤S107，检验是否需要借阅档案，分别进入步骤S109和步骤S110；
在步骤S109，纸质档案借阅申请审批，进入步骤S109，需要做好步骤S108，记录档案借阅详细信息，并可生成详细借阅单，步骤S109后进入步骤S111；
在步骤S110，电子档案借阅申请，进入步骤S111；
在步骤S111，申请审核，进入步骤S112。
5.如权利要求4所述的档案信息检索及利用电子化的实现方法，其特征在于：系统支持四种类型的档案利用，分别是：纸质档案借阅，纸质档案查阅，复印件借阅，电子档案借阅，根据借阅的类型不同，审批和提取的档案的过程不同，但通用的流程是所有的借阅都要经过申请审批，都会形成借阅日志。
6.如权利要求1所述的档案信息检索及利用电子化的实现方法，其特征在于：所述实现方法还包括以下步骤：
步骤S112，档案查看，进入步骤S113；
在步骤S113，检验是否超期，如果是，进入步骤S114，如果否，则进入步骤S115。
7.如权利要求1所述的档案信息检索及利用电子化的实现方法，其特征在于：所述实现方法还包括以下步骤：
在步骤S114，延期登记，结束；
在步骤S115，档案归还，进入步骤S116；
在步骤S116，确认归还，管理员在代办事项中对档案归还进行登记，结束。
8.如权利要求2所述的档案信息检索及利用电子化的实现方法，其特征在于：云检索在系统的进入主菜单，检索出的结果是：业务数据，OCR识别文字上的关键字并进行颜色标注显示，文件信息，每笔业务对应的文件照片可以查看，案卷信息，每笔业务对应的文件照片可以查看。
9.如权利要求2所述的档案信息检索及利用电子化的实现方法，其特征在于：根据需求进行条件检索，选择要借阅或者查阅的档案类型。
10.如权利要求2所述的档案信息检索及利用电子化的实现方法，其特征在于：条件检索检索出的结果是：
1：案卷信息，要查看的案卷信息在档案借阅申请通过后，档案查看中的模块中该笔档案会显示其文件信息和对应的拍照的电子图像；
2：文件信息，要查看的业务信息在档案借阅申请通过后，档案查看中的模块中该笔档案会显示其文件信息和对应的拍照的电子图像。
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