CN103370711A - 记录管理系统 - Google Patents

Abstract

记录管理系统可包括政策管理模块，其接收与可在外部存储系统上存储的信息的保留、处置或保持相关的政策。计算机化的管理模块可将唯一记录标识符与包括所述信息的元数据的收集记录相关联。在所述唯一记录标识符和所述信息存储在所述外部存储系统上时，所述唯一记录标识符可使得能够通过所述计算机化的管理模块管理所述信息。

Description

记录管理系统

背景技术

对大量信息的存储和管理是昂贵的，并且需要考虑许多问题，诸如可扩展性、性能、数据库占用空间等等。这种信息的一个示例可包括与审计相关的信息。对于私人企业特别是较大的组织，为这种合规政府审计目的但非日常商业操作所需而存储的信息会变得很多。随着日益增加的政府法规和合规的需要，这种信息的量通常会发展为千万亿字节的范围。

用于存储和管理这种信息的系统的示例包括存储所有信息的传统的记录管理系统或者能够在没有中央记录管理系统的情况下存储信息的归档系统。这些系统可提供不同信息之间的链接，从而创建可由授权用户访问并贡献于授权用户的各商业交易的完整记录。这些系统还会受由记录管理专家管理的企业记录管理政策的影响。尽管这样的系统对于在日常商业中使用的信息是有用的，但对于为了不需要每日访问的合规和其他目的所存储的大量信息而言，前述系统会是昂贵的，并且会具有有限的可扩展性和性能。前述系统还会具有较大的数据库占用空间。

附图说明

在以下描述中将参照附图对实施例进行详细描述。

图1示出根据一实施例的中央记录管理系统；

图2示出根据一实施例的固定收集记录的创建；

图3示出根据一实施例的动态收集记录的创建；

图4示出根据一实施例的固定收集记录的销毁；

图5示出根据一实施例的动态收集记录的销毁；

图6示出根据一实施例的动态收集记录的保持；

图7示出根据一实施例的动态收集记录保持的释放；

图8示出根据一实施例的信息捕获的方法；

图9示出根据一实施例的政策执行的方法；以及

图10示出根据一实施例可用于方法和系统的计算机系统。

具体实施方式

为了简单起见和示例说明的目的，主要通过涉及实施例的示例来描述实施例的原理。在以下描述中，很多具体细节用于提供对实施例彻底的理解。显然，可在不受所有具体细节限制的情况下实施各实施例。而且，可以各种结合来使用各实施例。

1、概述

根据一实施例，中央记录管理系统（RMS）可对广泛范围的内容库进行保留管理。保留管理可包括对存储在内容库中的信息进行保留、处置和保持。对信息的处置可包括对信息的破坏和对信息的重新布置。术语“信息”可与术语“数据”或“项目”互换而广泛地使用。数据或项目的示例可包括合同、账单、消费者通信或商业文档。内容库可以在中央RMS的外部。库的示例可包括归档系统、文件服务器、或其他内容管理系统。中央RMS可以是为这样的库限定和管理保留政策的记录权限。中央RMS可提供用于归档系统的机制，以将对所存储信息的收集管理委派给中央RMS。在一示例中，归档系统可以是联合归档系统。在一示例中，所存储的信息可以是合规信息。因此，中央RMS可提供政策管理和应用的中央点。在一示例中，中央RMS还允许组织在记录关系中包括合规型信息。这提供了额外的商业环境，例如，在审计和电子发现情况中。

中央RMS使得能够存储每个收集的单个记录，因此，对于正在被管理的收集中的每个单个项目而言，无需集中的元数据。中央RMS可将其中央库中的元数据链接至外部内容库中的多个元数据条目，从而减少其中央库中元数据条目的数目。这使得记录管理数据库占用空间相对更小。这还提供了改善的可扩展性和性能，并支持所需的保留和保持管理。在一示例中，中央RMS能够通过查询信息存储系统（StS）使所存储的信息具有可访问性。在一示例中，StS可以是联合StS。StS防止由中央RMS以外的实体删除或改变，从而提供由中央RMS进行的集中保留管理。

2、系统

图1示出根据一实施例的中央RMS100。如图1所示，中央RMS100可与多个StS102和它们的数据捕获代理（DCA）104交互。在一示例中，StS102可以是联合StS或另一类型的存储系统。联合StS通常是指能够跨越分布式非均匀记录库，利用一组标准（为诸如保留和处置的功能以及贯穿记录的生命周期的其他功能提供互操作性）创建、执行和实施公共记录政策的系统。DCA的示例可包括在用于决定是否一些东西是记录的计算机上运行的程序、从文件系统抽取信息或将信息抽取至电子邮件箱外的自动代理、正在从扫描器检索的东西、或者用于检索信息的手动过程。由中央RMS100对信息的管理可广泛地包括信息捕获、防止信息过早破坏（例如，保留）以及信息破坏（例如，处置）。

现在参照图1至3描述信息的捕获。

参照图1，为了在StS102中捕获中央管理收集的信息，DCA104可识别待存储的信息106。DCA104可通过进行“创建收集记录”调用来询问中央RMS100，由此使中央RMS100创建收集记录108，并将唯一记录标识符（URI）110返回至DCA104。中央RMS100中的管理模块132可将URI110与收集记录108关联，并执行本文所描述的各种其他控制和管理功能。系统的模块和其他部件可以硬件、机器可读指令或其组合实现。URI110和收集记录108可与捕获政策相关联。捕获政策可为信息106的捕获和保留提供引导。与信息的捕获、保留、处置和保持相关的政策可由政策管理模块136接收并管理。DCA104可将信息106存储在目标StS102中并用URI110标记信息106。

可选地，DCA104可询问中央RMS100，以选择捕获政策。然后，DCA104可在该捕获政策下创建收集，并通知中央RMS100所收集的信息106。然后，中央RMS100可创建收集记录108，将捕获政策分配给收集记录108，并将URI110与收集记录108和捕获政策相关联。可选地，收集记录108可在分配捕获政策前已存在。

可选地，DCA104可在捕获政策下创建收集，并通知中央RMS100所收集的信息106。然后，中央RMS100可创建收集记录108，并将URI110与收集记录108相关联。管理政策可随后创建，并分配给URI110和收集记录108。

中央RMS100中的收集记录108可以是表示被捕获并存储在任何StS中并用其URI标记的所有信息106的单个元数据。信息106的示例可包括账单，并且收集记录108表示给定周中所捕获的所有账单，且URI110表示包括所捕获的账单的收集记录108。收集记录108可涉及属于捕获政策的规则的实例。例如，对于为与保留文档相关的政策需要保留账单7年的规则，该规则的实例可分别包括每个月（例如，一月、二月、三月等）所捕获的账单。随后，规则的实例允许基于特定日期和实例中的其他信息对信息106的保留、处置和保持管理方面，所述实例中的其他信息允许为保留、处置和保持计算期满日，其可被持续并索引为收集记录元数据120的一部分。作为记录的一部分，中央RMS100可存储至保持纪录的StS的链接112。可将关于每个StS的信息作为独立的项目存储在中央RMS100中（例如，在StS信息的表114中）。该信息可属于接口，其用于执行由每个StS存储的、RMS管理的数据的删除。

收集记录108可包括固定收集记录124或动态收集记录126。

固定收集记录124可包括具有相同URI110的一组项目，该组项目中的全部需被作为单个收集管理。固定收集记录的示例可包括在给定年的一周中（例如，2011年2月18日）捕获的账单的收集。因此，从中央RMS100的视角看，2011年2月18日所在一周所捕获的所有账单可作为单个收集被管理。

动态收集记录126可包括将基于特定项目级选择标准而被独立管理的、具有相同URI110的一组项目。因此，动态收集记录126可包括URI和特定于收集中的项目的相关项目级选择标准。动态收集记录的示例可包括在给定时期（例如，7年）的账单的捕获。因此，对于每个新创建的账单，该账单可利用预分配的URI110（指回原始收集记录126）存储在外部StS102中。在该方式中，当收集记录126中的账单超过7年窗口时，可销毁那些账单，而将新的账单通过创建添加至StS102。如果没有新的项目添加至这种动态收集记录，则由于项目到期（例如，在该实施例中为7年），可系统地销毁这些项目，直到该收集为空。

基于前述内容，关于对信息的捕获，DCA104可识别待捕获的信息并可在中央RMS100中创建收集记录108。可选地，收集记录108可以已经存在。收集记录108可表示被捕获的大量记录或信息。DCA104还可通知中央RMS100收集是固定的还是动态的，并可发起在StS102中存储具有URI110的项目，其中URI110与收集记录108关联并由中央RMS100提供。中央RMS100可将收集记录108存储为固定的或动态的，并可将收集记录108链接至用于特定StS102的信息。中央RMS100还可将保留计划表分配至收集记录108，并将URI110传给DCA104。StS102可从DCA104接收项目和URI110（从中央RMS100接收的），并可存储标有中央RMS URI110的项目。因此，URI110可将StS102中存储的项目的收集链接回至中央RMS100中的收集记录108。因此，中央RMS100使得每个收集能够存储单个收集记录108，从而不再需要正在被管理的收集中的每个单个项目的元数据。

参照图2，在可选实施例中，固定收集记录124可通过DCA104首先启动在StS102中捕获并存储项目而创建。在图2中，内部记录是指存储在中央RMS中的项目，外部记录是指外部StS102中的项目。DCA104可创建URI110，并针对存储在StS102中的每个项目，将URI110存储在元数据中。对存储在StS102中的项目的保留管理可分配给中央RMS100。然后，可创建固定收集记录124，并将其存储在中央RMS100中。URI110可存储在固定收集记录124中。在这种方式中，URI110指向中央RMS100中的固定收集记录124，并且固定收集记录124被分配给对存储在StS102中的所有项目的收集。

参照图3，动态收集记录126可通过DCA104首先启动在StS102中捕获并存储项目而创建。然后，DCA104可创建或确定用于与记录分类相关的动态收集记录126的URI110。URI110可存储在元数据中，用于存储在StS102中的每个项目。可将存储在StS102中的项目的保留管理分配给中央RMS100。

现参照图1描述对信息的保护。

为了保护信息不被过早销毁，存储在StS中并标记有来自于中央RMS100的URI110的或者如上所述创建的任何信息可免于被定制的保护逻辑或被标准存取控制的应用（例如，通过利用中央RMS100将控制分配至用户帐号）而执行的标准StS删除设施。因此，在任一种情况中，用于销毁的授权被分配给中央RMS100。如前所述，中央RMS100中的管理模块132可执行本文所描述的各种控制和管理功能。

中央RMS100可将其标准保留管理功能应用至其所存储的收集记录108。这可包括基于所应用的特定保留计划表计算销毁到期日，以及在收集记录108被分配为保持时暂停销毁。无论何时已分配的保留计划表或已分配的保持发生变化时，可重新计算暂停和/或销毁时间。

因此，基于前述内容，关于保护信息不过早销毁，DCA104对于与保护不被销毁有关的问题遵从中央RMS100和StS102。参照图1，中央RMS100可基于保留计划表和保持信息（例如，从保留计划116和保留保持118的表）计算销毁到期日。来自于StS信息表114和表116和118的信息被共同存储在收集记录元数据120中。中央RMS100可在分别在表116和118中指定的保留计划和/或保留保持发生改变时重新计算到期日。中央RMS100可为非损坏的收集记录108监控到期日。StS102可保护标记有从中央RMS100收到的URI110的项目不被中央RMS100以外的任何实体删除。

现参照图1、4和5描述对信息的销毁。

通常为了执行信息的销毁，事件监控器模块134可定期检查已过期且收集记录108还未标记（例如，还未标记为已破坏）的销毁到期日。对于识别为应到期销毁的收集记录108，中央RMS100可查找StS102的信息，并发布相关删除命令。

参照图4，为了销毁固定收集，中央RMS100可针对具有固定收集记录124的URI110的所有存储项目发送或执行删除命令。一旦固定收集记录124到期（例如，保留期已期满），则不再进行保持，并因此进行销毁。因此，在固定收集记录124到期时，中央RMS100可查询StS102寻找包含URI110的记录。然后，中央RMS100开始删除具有固定收集记录124的URI110的所有存储的项目。一旦中央RMS100接收到删除成功通知，则其可将固定收集记录124标记为已被破坏，并可将固定收集记录124保留为销毁的证据。

参照图5，为了销毁动态收集，中央RMS100可针对为具有动态收集记录126的URI110的所有存储的项目发送或执行删除命令，还可发送或执行项目特定选择标准。中央RMS100可查询StS102寻找包含相关联URI110、比指定的保留寿命要长、并且不与保持URI128（如下所述）相关的项目。然后，中央RMS100可删除与前述查询匹配的任何项目。在收到删除成功通知后，中央RMS100可查询StS102寻找收集中的任何剩余项目。如果在收集中有任何剩余项目，则中央RMS100不会将收集记录126标记为已破坏。这意味着，收集记录126可在上述事件监控器下次运行时再次被递交至销毁过程。一旦没有剩余项目，则可将收集记录126标记为已破坏，并以与固定收集同样的方式从过程中排除。

基于上述描述，关于对信息的销毁，DCA104对于与信息销毁有关的问题遵从中央RMS100和StS102。中央RMS100可针对具有过去销毁到期日的每项未破坏的收集记录向StS102发布固定或动态删除命令。在StS102中不再有具有相关联URI110的项目时，中央RMS100还可将收集记录108标记为已被破坏。StS102可基于由中央RMS100传送给它的命令/查询执行删除，并向回报告具有特定URI110的数目或项目。

现参照图1、6和7描述信息的保持和释放。

参照图6，在可选实施例中，为了对属于动态收集记录126的项目执行保持，由于来自于动态收集记录的某些项目会需要被置于保持上，所以涉及保持收集记录130的保持URI128可被存储在受影响的项目的元数据中，从而识别需要被置于保持上的项目。保持可包括对信息106的保留和维持，以替代任意预先存在的销毁计划，例如，用于诸如法律批露的合规目的。保持URI128还可涉及多于一个的收集记录。例如，如果需要将保持应用至跨越多个收集的独立项目，则可创建新的保持收集记录130，并将其贴上保持URI128的标签。因此而置于保持上的项目与固定收集记录的项目类似地起作用。如图6所示，保持URI128可用于识别置于保持上的项目，并且URI110可用于识别动态收集记录126的剩余项目。可如上所述地对在动态收集记录126中剩余的项目进行保留和销毁。

参照图7，为了释放保持，中央RMS100可查询StS102，以确定哪些项目具有保持URI128。然后，中央RMS100可删除保持收集记录130，并从任何受影响的项目中去除保持URI128。

为了对属于固定收集记录124的项目执行保持，可根据来自中央RMS100的保持命令的需要来保持或释放整个收集记录124。这种保持命令可代替来自于中央RMS100的任意销毁命令，直至释放保持。

现描述对信息的存取、政策执行和冲突解决。

为了访问给定StS102中的信息，用户可访问中央RMS100，以确定哪个StS102具有来自于中央RMS100中的收集记录元数据120的信息。如上所述，中央RMS100中的收集记录元数据120可包括与StS信息表114中由中央RMS100管理的每个StS102相关的信息，并且还可包括保留计划表116和保留保持表118。收集记录元数据120还可包括与每个收集记录108的URI110相关的信息。基于中央RMS100中的该信息，中央RMS100可确定哪个StS102具有所要求的信息，并转发该信息或将用户导向该信息。对于联合的StS，中央RMS100可确定哪个StS102具有所要求的信息，并转发该信息或将用户导向该联合信息。然后，用户可从适当的StS102中查询并获得所要求的信息，或通过中央RMS100获得信息。

为了执行政策，中央RMS100可利用收集记录元数据120中存储的信息去确定哪个URI110涉及给定的收集记录108。如上所述，与信息的捕获、保留、处置和保持相关的政策可由政策管理模块136管理。因此，基于政策，中央RMS100可确定哪个StS102包括基于收集记录108的相关信息、相关URI110和与StS信息表114相关的信息。在创建政策后，URI110和/或收集记录108可与用于收集记录中的信息存储在哪儿的后续确定的政策相关联。政策还可被识别为固定的或动态的，从而产生固定收集或动态收集。对于固定政策，URI110可与固定收集记录124相关联。对于动态政策，URI110和特定项目级选择标准可与动态收集记录126相关联。

在中央RMS100中可通过政策冲突解决模块122来解决政策冲突。模块122可检查冲突的政策并做出执行稳妥政策的决定。例如，如果第一政策需要保留所有账单，第二政策需要保留少于五年的账单，则可选择保留所有账单的前者政策。

3、方法

图8示出根据一实施例信息捕获的方法200，图9示出根据一实施例政策执行的方法300。以示例而非限制的方式关于图1-7中所示的中央RMS100来描述方法200和300。方法200和300可由其他系统执行。

如图8所示，为了捕获信息，在框202处，中央RMS100可从DCA104接收收集记录调用，用于存储由DCA104识别的信息。

在框204处，中央RMS100可接收一政策，该政策具有为该政策而存储的相关联URI。如上所述，对政策的接收可发生在框202处接收收集记录调用之前。

在框206处，响应于来自于DCA104的收集记录调用，中央RMS100可创建收集记录108，并将与政策相关联的URI110返回至DCA104。

如上所述，对于可选实施例，可通过DCA104首先询问中央RMS100以选择捕获政策来创建收集记录108。然后，DCA104可在捕获政策下创建收集，并通知中央RMS100所收集的信息106。然后，中央RMS100可创建收集记录108，将捕获政策分配给收集记录108，并将URI110与收集记录108和捕获政策相关联。

还如上所述，对于可选实施例，还可通过DCA104在捕获政策下创建收集并通知中央RMS100所收集的信息106来创建收集记录108。然后，中央RMS100可创建收集记录108，并使URI110与收集记录108相关联。管理政策可随后创建，并分配给URI110和收集记录108。

在框208处，DCA104可指示外部StS102存储与调用相关联的信息，并用URI110标记该信息。

图9示出根据一实施例的政策执行的方法。

在框302处，事件监控器模块134可触发搜索具有过去处置到期日121的所有收集记录108。

在框304处，政策管理模块136可确定任何已识别的收集记录是否被分配为保持。

在框306处，如果政策管理模块136确定具有保持，则不对收集记录108执行进一步的动作。

在框308处，在确定待实施的政策后，中央RMS100可识别与该政策相关联的URI110。该识别可通过评估收集记录元数据120而执行。

在框310处，中央RMS100可确定至存储信息的StS的链接112，并可进一步评估StS信息表114，以确定StS102的任何详情。StS信息表114中的信息可与将用于执行每个StS存储的RMS管理数据的保留、删除或保持的接口相关。

在框312处，基于从表114、116和118获得并计算的信息，管理模块132可从政策管理模块136获得或确认适当的政策信息。因此，模块132可向适当的StS102发布政策命令，以处置存储在StS102中的信息。

在框314处，在执行政策命令之后，中央RMS100可返回至框304，继续管理StS102中的信息。

4、计算机可读介质

图10示出计算机系统400，其可与本文描述的实施例共同使用。计算机系统400表示通用平台，其包括可在服务器或另一计算机系统中的部件。计算机系统400可用作为用于中央RMS100的平台。计算机系统400可通过处理器或其他硬件处理电路来执行本文所描述的方法、功能和其他过程。这些方法、功能和其他过程可实施为存储在计算机可读介质上的机器可读指令，计算机可读介质可以是非瞬时的，诸如硬件存储装置（例如RAM（随机存取存储器）、ROM（只读存储器）、EPROM（可擦除写可编程ROM）、EEPROM（电可擦除可编程ROM）、硬件驱动器和闪存）。

计算机系统400包括处理器402，处理器402可执行或实施执行本文所描述的一些或所有方法、功能和其他过程的机器可读指令。来自于处理器402的命令和数据在通信总线404上通信。计算机系统400还包括主存储器406（诸如随机存取存储器（RAM））和辅数据存储器408，在主存储器406，机器可读指令和用于处理器402的数据可在运行时间内保留，辅数据存储器408可以是非易失性的，并存储机器可读取指令和数据。存储器和数据存储器是计算机可读介质的实例。

计算机系统400可包括I/O装置410，诸如键盘、鼠标、显示器等。计算机系统400可包括用于连接至网络的网络接口412。在计算机系统400中，可添加或替换其他已知的电子部件。

尽管参照实施例描述了本申请的实施例，但可在不脱离所要求的实施例的范围的情况下，对所描述的实施例进行各种修改。

Claims (15)

1.一种记录管理系统，包括：

政策管理模块，接收与能存储在外部存储系统上的信息的保留、处置或保持相关的政策；以及

计算机化的管理模块，将唯一记录标识符与包括所述信息的元数据的收集记录相关联，

其中在所述唯一记录标识符和所述信息存储在所述外部存储系统上时，所述唯一记录标识符使得能够通过所述计算机化的管理模块管理所述信息。

2.如权利要求1所述的记录管理系统，其中所述存储系统是联合存储系统。

3.如权利要求1所述的记录管理系统，其中所述记录管理系统创建所述收集记录。

4.如权利要求1所述的记录管理系统，其中外部数据捕获代理捕获所述信息。

5.如权利要求1所述的记录管理系统，其中外部数据捕获代理创建所述收集记录。

6.如权利要求1所述的记录管理系统，其中所述收集记录包括所述信息的固定收集的元数据，其中所有所述信息作为单个组被管理。

7.如权利要求1所述的记录管理系统，其中所述收集记录包括所述信息的动态收集的元数据，其中所述信息的至少一部分被独立地管理。

8.如权利要求1所述的记录管理系统，其中当所述唯一记录标识符和所述信息存储在所述外部存储系统上时，所述记录管理系统维持保护所述信息不被销毁的权限。

9.如权利要求1所述的记录管理系统，其中当所述唯一记录标识符和所述信息存储在所述外部存储系统上时，所述记录管理系统维持破坏所述信息的权限。

10.如权利要求1所述的记录管理系统，其中所述记录管理系统通过指示所述外部存储系统破坏存储在所述外部存储系统上的与所述唯一记录标识符相关联的所有信息，来维持破坏所述信息的固定收集的权限。

11.如权利要求1所述的记录管理系统，其中所述记录管理系统通过指示所述外部存储系统破坏存储在所述外部存储系统上的与所述唯一记录标识符相关联的某些信息，来维持破坏所述信息的动态收集的权限。

12.如权利要求1所述的记录管理系统，其中所述记录管理系统维持将存储在所述外部存储系统上的信息置于保持的权限，以防止对所述信息执行任何动作。

13.如权利要求1所述的记录管理系统，其中所述记录管理系统存储包括所述信息的元数据和所述唯一记录标识符在内的收集记录，而非所述信息。

14.一种用于记录管理的方法，包括：

接收与能存储在外部存储系统上的信息的保留、处置或保持相关的政策；

通过计算机将唯一记录标识符与包括所述信息的元数据的收集记录相关联；以及

在所述唯一记录标识符和所述信息存储在所述外部存储系统上时，管理所述信息。

15.一种存储机器可读指令的非瞬时性计算机可读介质，所述机器可读指令在被计算机系统执行时，执行包括以下步骤的方法：

接收与能存储在外部存储系统上的信息的保留、处置或保持相关的政策；

通过计算机将唯一记录标识符与包括所述信息的元数据的收集记录相关联；以及

在所述唯一记录标识符和所述信息存储在所述外部存储系统上时，管理所述信息。

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