CN103345649A - 文件档案管理方法 - Google Patents

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杜志强
刘晓升
曹正华
王玉丽
杜克强
杜晶晶
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Abstract

本发明公开了一种基于RFID技术的档案管理方法，查询领用档案时，在数据处理器里输入档案的身份信息，数据处理器根据档案的身份信息在数据库查询到相应的档案存放区后并打开位于档案存放区内的LED指示灯；指引查询指定档案，归还档案时，在任意档案存放区上存入任意档案，RFID读卡器启动扫描档案上的电子身份标示卡，并将该档案电子信息和存放位置信息自动录入数据处理器内供查询用，利用RFID读取技术，能够在数据库详细记录电子版档案信息和实物版信息，能有效的掌控档案的储存情况，具体位置，借用情况，归还情况等信息，方便查找档案，借阅档案，管理档案。

Description

文件档案管理方法
技术领域
本发明涉及档案的管理方法，尤其涉及一种基于RFID技术的档案管理方法。
背景技术
随着社会信息化的推进，人们需要管理的档案资源规模也变得越来越庞大。传统的档案管理系统费时费力、效率低下，而且档案管理混乱，由于档案资料多，目前的档案存取装置查询只能人为机械或半自动的定位到层，工作人员还需从每一层中成千上万个档案中依据编号查找需要的文件，不能实时监控定位实物版档案的在位信息，也易造成档案的丢失(如：借用档案时多带或错带档案后，档案易泄密或丢失)，对用户造成了诸多不便，严重影响了档案管理工作人员的效率。
发明专利：201020235908.8提出一种基于射频识别技术的文件管理装置，其方法虽然便于对文件进行分类检索和统计，但是其在提高文件柜中文件找出的效率时仍存在一定的不足。不能定位管理档案。
在专利文献CN102058279B中，该多单元回转库对于档案文件的存取还是存在不足，只能定位到层，不能精准的定位到本，取放档案不方便，档案管理工作人员还得从该层众多的档案文件中花费大量时间查找需要的文件。
发明内容
为了克服上述缺陷，本发明提供了一种档案资料随意存放，却有能精确定位，自动检索的文件档案管理方法。
本发明为了解决其技术问题所采用的技术方案是：一种文件档案管理方法，包括以下步骤：
步骤一：对每个存入档案柜的档案植入电子身份标示卡，所述电子身份标示上设有对应档案的身份信息；
步骤二：在档案柜上定点定位设置若干档案存放区，在档案存放区内设置LED指示灯和与RFID读卡器，所述RFID读卡器集联后与集中控制器相连，所述集中控制器与数据处理器(数据系统)进行连接，所述数据处理器用于储存管理该档案的电子身份信息；
步骤三：所述每个RFID读卡器对应识别档案存放区上的档案的在位信息，实时监控管理档案；当档案存入档案存放区时，RFID读卡器启动扫描档案上的电子身份标示卡，记录档案存入的信息(包括电子身份信息、存入时间及存入位置等信息)，并将信息发送至数据处理器；当档案离开档案存放区时，RFID读卡器启动，记录档案离开的信息(包括领用人信息、领用时间等信息)，并将信息发送至数据处理器；
步骤四：查询领用档案时，在数据处理器里输入档案的身份信息，并通过集中控制器打开档案柜门，数据处理器根据档案的身份信息在数据库查询到相应的档案存放区后并打开位于档案存放区内的LED指示灯；指引查询指定档案。
步骤五：归还档案时，通过集中控制器打开档案柜门在任意档案存放区上存入任意档案，RFID读卡器启动扫描档案上的电子身份标示卡，并将该档案电子信息和存放位置信息自动录入数据处理器内供查询用。
作为本发明的进一步改进，所述集中控制器内还安装一连接数据系统的语音播放装置。
本发明的有益效果是：本发明的档案管理方法，能够在数据库详细记录电子版档案信息和实物版信息，能有效的掌控档案的储存情况，具体位置，借用情况，归还情况等信息，方便查找档案，借阅档案，管理档案，真正做到档案的定点定位管理，档案的存放位置自动上传，实时监控档案在位情况，实时数字化，网络化，自动化的监管档案。
附图说明
图1为本发明管理方法的流程示意图；
图2为本发明管理方法应用实施例示意图。
图中标示：1-档案柜；2-档案存放区；3-RFID读卡器；4-集中控制器。
具体实施方式
为了加深对本发明的理解，下面将结合实施例和附图对本发明作进一步详述，该实施例仅用于解释本发明，并不构成对本发明保护范围的限定。
图1和图2出示了本发明一种文件档案管理方法的，其中图1为该方法的流程示意图，其包括以下步骤：
步骤一：对每个存入档案柜1的档案植入电子身份标示卡，所述电子身份标示上设有对应档案的身份信息；
步骤二：如图2所示的一种档案柜，在档案柜1上定点定位设置若干档案存放区2，在档案存放区2内设置LED指示灯和与RFID读卡器3，所述RFID读卡器3集联后与集中控制器4相连，所述集中控制器4与数据系统进行连接，所述数据库用于储存该档案的电子身份信息；
步骤三：所述每个RFID读卡器对应识别档案存放区2上的档案的在位信息，当档案存入档案存放区2时，RFID读卡器3启动扫描档案上的电子身份标示卡，记录档案存入的信息，包括电子身份信息、存入时间及存入位置等信息，并将信息发送至数据系统；当档案离开档案存放区2时，RFID读卡器再次3启动，记录档案离开的信息，包括领用人信息、领用时间等信息，并将信息发送至数据系统；
步骤四：查询领用档案时，在数据系统里输入档案的身份信息，并通过集中控制器4打开档案柜门，数据系统根据档案的身份信息在数据库查询到相应的档案存放区后并打开位于档案存放区内的LED指示灯，所述档案存放区内还安装一连接数据系统的语音播放装置，当LED指示灯亮起的时候，语音播放装置同时播放语音信息，语音信息包括文件名称、文件序号等信息；
步骤五：归还档案时，通过集中控制器4打开档案柜门在任意档案存放区2上存入档案，RFID读卡器3启动扫描档案上的电子身份标示卡，并将信息自动录入数据库内供查询用。
该方法能够将档案信息自动录入数据库，实现档案随意存放，自动化记录存放位置，全智能化监控档案。

Claims (2)

1.一种文件档案管理方法，其特征在于：包括以下步骤：
步骤一：对每个存入档案柜的档案植入电子身份标示卡，所述电子身份标示上设有对应档案的身份信息；
步骤二：在档案柜上定点定位设置若干档案存放区，在档案存放区内设置LED指示灯和与RFID读卡器，所述RFID读卡器集联后与集中控制器相连，所述集中控制器与数据处理器(数据系统)进行连接，所述数据处理器用于储存该档案的电子身份信息；
步骤三：所述每个RFID读卡器对应识别档案存放区上的档案的在位信息，当档案存入档案存放区时，RFID读卡器启动扫描档案上的电子身份标示卡，记录档案存入的信息，并将信息发送至数据处理器；当档案离开档案存放区时，RFID读卡器启动，记录档案离开的信息，并将信息发送至数据处理器；
步骤四：查询领用档案时，在数据处理器里输入档案的身份信息，数据处理器根据档案的身份信息在数据库查询到相应的档案存放区后并打开位于档案存放区内的LED指示灯；指引查询指定档案；
步骤五：归还档案时，在任意档案存放区上存入任意档案，RFID读卡器启动扫描档案上的电子身份标示卡，并将该档案电子信息和存放位置信息自动录入数据处理器内供查询用。
2.根据权利要求1所述的文件档案管理方法，其特征在于：所述集中控制器内还安装一连接数据处理器的语音播放装置。
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RJ01 Rejection of invention patent application after publication

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