CN102034199A - 一种会务系统 - Google Patents

Abstract

本发明提供一种包括活动概述模块、活动网站模块、活动推广模块、客户信息模块、签到模块，信息回访模块和投资回报评估模块；通过以上各模块的设置及其相互作用，使得活动能快速高效系统的举行，且所述投资回报评估模块的设置，使得主办方能够方便的统计各类相关信息，特别是客户的相关信息，以便于对所有参加活动的客户进行分类和管理，以便下次进行活动推广的时候能够对各客户进行有针对性的推广，尽量推广至跟主办方行业较相关的客户。本发明方便统一管理，易于使用，且操作灵活，对主办方的电脑技术要求不高，极大地提高了会务工作的效率，且为活动的主办方节省了不少时间和精力。

Description

一种会务系统

技术领域

本发明涉及一种会务系统，具体涉及到会议、展览、庆典、婚礼等大型集会活动。

背景技术

由于网络的出现，不仅使无数新行业应运而生，并且几乎所有现有的行业都在发生着巨大的变革。就会展行业来说，当下信息化的主要作用是以提高效率，规范管理，增值服务为主，集中在“节流”方面。随着网络的发展和与会展行业的紧密结合，信息化所产生的数据资产，将在互联网世界中发挥重要作用，那时，信息的价值将可以创造更大的价值，即“开源”。

然而，目前的各种大型会议、展览、庆典等活动的举办基本上要耗费大量的人力及物力，而且难以统筹，容易出错，其主要体现在：(1)传统活动报名方式以纸质报名表，辅以电话邀约，传真等手段，均需要大量的人手和时间去录入观众信息；(2)传统的活动门票销售，以现金或电汇为主，到帐时间长，资金利用率低；(3)传统的活动推广方式，以户外及平面媒体为主，很容易忽略一部分潜在客户；(4)传统的入场证递送方式，有活动前邮寄，快递或购买门票时领取，不方便保存，寄送成本高，容易遗失；(5)不同地域的与会者无法共享活动相关资讯，不利于跨地域管理。

故有必要推出一种会务系统来弥补这些缺陷。

发明内容

本发明要解决的技术问题是克服现有技术中的诸多不足，提供一种高效、灵活并省时的会务系统。

本发明提供一种会务系统，包括活动概述模块、活动网站模块、活动推广模块、客户信息模块、签到模块、信息回访模块和投资回报评估模块；所述活动概述模块用于将活动流程、活动内容和活动相关信息在所述活动网站模块上公示出来，所述活动概述模块包括活动流程及项目管理模块、活动信息录入模块、门票设置模块和报名设置模块；

所述活动网站模块包括网站风格样式的设置模块和栏目管理模块，所述网站风格样式的设置模块用于根据所述活动的内容来设置颜色、背景、横幅等；所述栏目管理模块用于将所述网站分版面进行管理和客户浏览需要的信息；

所述活动推广模块用于将所述活动流程、所述活动内容和所述活动相关信息向客户进行推广，以互联网络推广和通讯网络推广作为主要手段，推广方式包括有群发电子邮件，社区网络推广，群发短信以及群发彩信；

所述客户信息模块用于客户在所述报名设置模块上进行报名，包括实时管理模块和活动座席编排模块；

所述签到模块用于表明客户出席了活动，且所述签到模块设置有编码，所述编码体现为一维条码或二维码，用于客户进入活动现场。所述签到模块包括电脑终端签到模块，移动终端签到模块和抽奖模块；

所述投资回报评估模块用于跟踪与统计所述网站模块的点击率和回访率、所述活动推广模块的推广率和已报名客户的签到率，所述投资回报评估模块包括第一投资回报评估模块、第二投资回报评估模块、第三投资回报评估模块和第四投资回报评估模块；

所述第一投资回报评估模块用于统计所述网站模块各个栏目的点击率和访问率；所述第二投资回报评估模块用于分别统计凭所述推广模块得来的信息而报名的客户人数；所述第三投资回报评估模块用于统计已报名而未缴费的客户人数；所述第四投资回报评估模块用于统计已签到并来现场签到参加活动的客户人数和已报名但未签到的客户人数。

通过以上各模块的设置及其相互作用，使得活动能快速高效系统的举行，且所述投资回报评估模块的设置，使得主办方能够方便的统计各类相关信息，特别是客户的相关信息，以便于对所有参加活动的客户进行分类和管理，以便下次进行活动推广的时候能够对各客户进行有针对性的推广，尽量推广至跟主办方行业较相关的客户，提高效率，规范管理，起到很好的宣传效果，为主办方创造更大的利益。

本发明提供的会务系统，所述门票设置模块用于将门票划分为多个等级，且所述门票设置模块设有优惠券确认码，支持多个在线支付平台。系统通过所述优惠券确认码对门票价格作出优惠，方便操作，且利于客户快速缴费。

本发明提供的会务系统，所述推广模块通过发送电子邮件的方式进行推广。目前电子邮件在日常生活及工作中的交流沟通中充当越来越重要的角色。群发电子邮件进行推广，方便易用，便于客户的集中管理，且成本更低，是进行活动推广的一种主要方式，同时通过共享模块将所述活动流程、所述活动内容和所述活动相关信息共享至社区网进行互联网络同步推广。

本发明提供的会务系统，所述推广模块提供通过发送手机信息的方式进行推广，将所述门票的优惠券确认码以短信文字内容或者彩信的方式发送至客户的手机。目前基本上所有人都在使用手机，故通过发送手机信息的方式进行活动推广是最能直接联系到客户的，然而，通过与移动营运商合作，使用移动营运商的网关，以一个官方的端口号给目标客户发送手机信息进行推广，是一种既省时又有效的推广方式，且以这样的一个官方端口号发送，提高了信息的可信度。

本发明提供的会务系统，所述会务系统还包括信息回访模块。活动结束后，所述信息回访模块将调出所有已报名并参加了活动的客户相关信息，并发送感谢信至各客户，同时将此次活动的相关资料(文档或视频等)下载地址发送到各客户，可加深客户对此次活动的印象，吸引广大客户的注意力，有利于下次活动针对客户群信息的收集。

附图说明

附图1为本发明会务系统的示意图；

附图2为本发明会务系统的流程图。

具体实施方式

下面结合说明书附图1，对本发明做进一步说明。

优选的，如图1所示，一种会务系统，包括活动概述模块、活动网站模块、活动推广模块、客户信息模块、签到模块、信息回访模块和投资回报评估模块；所述活动概述模块用于将活动流程、活动内容和活动相关信息在所述活动网站模块上公示出来，所述活动概述模块包括活动流程及项目管理模块、活动信息录入模块、门票设置模块和报名设置模块；所述活动网站模块包括网站风格样式的设置模块和栏目管理模块，所述网站风格样式的设置模块用于根据所述活动的内容来设置颜色、背景、横幅等；所述栏目管理模块用于将所述网站分版面进行管理和客户浏览需要的信息。

所述活动推广模块用于将所述活动流程、所述活动内容和所述活动相关信息向客户进行推广，以互联网络推广和通讯网络推广作为主要手段，推广方式包括有群发电子邮件，社区网络推广，群发短信以及群发彩信；

所述客户信息模块用于客户在所述报名设置模块上进行报名，包括实时管理模块和活动座席编排模块；

所述签到模块用于表明客户出席了活动，且所述签到模块设置有编码，所述编码可以体现为一维条码或二维码，用于客户进入活动现场。所述签到模块包括电脑终端签到模块，移动终端签到模块和抽奖模块；

所述投资回报评估模块用于跟踪与统计所述网站模块的点击率和回访率、所述活动推广模块的推广率和已报名客户的签到率，所述投资回报评估模块包括第一投资回报评估模块、第二投资回报评估模块、第三投资回报评估模块和第四投资回报评估模块；

所述第一投资回报评估模块用于统计所述网站模块各个栏目的点击率和访问率；所述第二投资回报评估模块用于分别统计凭所述推广模块得来的信息而报名的客户人数；所述第三投资回报评估模块用于统计已报名而未缴费的客户人数；所述第四投资回报评估模块用于统计已签到并来现场签到参加活动的客户人数和已报名但未签到的客户人数。

通过以上各模块的设置及其相互作用，使得活动能快速高效系统的举行，且所述投资回报评估模块的设置，使得主办方能够方便的统计各类相关信息，特别是客户的相关信息，以便于对所有参加活动的客户进行分类和管理，以便下次进行活动推广的时候能够对各客户进行有针对性的推广，尽量推广至跟主办方行业较相关的客户，起到举办这次活动预期的效果。

本发明提供的会务系统，所述门票设置模块用于将门票划分为多个等级，且所述门票设置模块设有优惠券确认码，支持多个在线支付平台。系统通过所述优惠券确认码对门票价格作出优惠，方便操作，且利于客户快速缴费。

本发明提供的会务系统，所述推广模块通过发送电子邮件的方式进行推广。目前电子邮件在日常生活及工作中的交流沟通中充当越来越重要的角色。群发电子邮件进行推广，方便易用，便于客户的集中管理，且成本更低，是进行活动推广的一种主要方式，同时通过共享模块将所述活动流程、所述活动内容和所述活动相关信息共享至社区网进行互联网络同步推广。

本发明提供的会务系统，所述推广模块提供通过发送手机信息的方式进行推广，将所述门票的优惠券确认码以短信文字内容或者彩信的方式发送至客户的手机。目前基本上所有人都在使用手机，故通过发送手机信息的方式进行活动推广是最能直接联系到客户的，然而，通过与移动营运商合作，使用移动营运商的网关，以一个官方的端口号给目标客户发送手机信息进行推广，是一种既省时又有效的推广方式，且以这样的一个官方端口号发送，提高了信息的可信度。

本发明提供的会务系统，所述会务系统还包括信息回访模块。活动结束后，所述信息回访模块将调出所有已报名并参加了活动的客户相关信息，并发送感谢信至各客户，同时将此次活动的相关资料(文档或视频等)下载地址发送到各客户，可加深客户对此次活动的印象，吸引广大客户的注意力，有利于下次活动针对客户群信息的收集。

如图2所示，以下对所述会务系统的流程进行进一步的说明：

首先，在会前阶段，将活动的相关信息确认好，活动的相关信息包括活动内容、活动时间、活动场地介绍、赞助商、演讲嘉宾、门票及优惠信息、报名及支付方式等，通过所述客户信息模块对潜在客户进行管理；上述信息确认好后，通过所述活动信息网站模块在线建立会议信息网站，具体根据此次活动的风格建立一个符合主题的网站，将活动的相关信息分栏目整理在网站上，客户如有想要了解的信息只需要进入网站对应的栏目点击查看即可。

然后进行活动的推广，该活动通过所述活动推广模块在互联网上通过群发邮件的方式来进行推广，发送邮件时也相应的发送了一个确认码，该确认码既可以用在报名时的确认，也可用于支付门票时优惠券的确认。同时，通过与移动营运商合作，使用移动营运商的网关以群发短信或彩信的方式向目标客户发送邀请参加活动的电子邀请函，并相应的发送一个优惠券确认码，客户在删除该短信的情况下，也可以直接通过自己的手机号进行优惠券的确认。该活动的推广还包括电话邀约、SNS社会化推广、传真的方式。

目标客户在接收到上述任一种邀约后，如果有参加的意向，在报名时间段内可通过手机、电脑或其它电子设备在网站的对应栏目报名，通过接收到的确认码进行确认，且在报名时，网站会对该客户的个人信息进行收集，且还会对客户进行一个问卷调查，方便于活动主办方进行进行投资回报分析。

客户在报名之后，网站会生成一个编码给到客户，并通过短信、彩信、邮件或传真等方式发送至客户，且会在活动正式举办前对客户进行一个提醒，以免客户错过活动，同时，对于已报名还未缴费的客户，所述第三投资回报评估模块将统计出这些客户的相关信息，并将这些信息反馈出来，再以群发短信、彩信或邮件等方式提醒该等客户缴费，以免其错过活动。

活动报名时间段内，主办方可进入所述活动座席编排模块，根据活动流程，对已经报名确认的客户，编排此类客户出席活动时的座席，同时，所述实时管理模块实时监控现场的客户信息，针对所做的变动做一些更新。

活动开始，已报名的客户在活动现场需要进行签到，签到时凭网站生成的编码进入，该编码体现为一维条码或二维码，主要签到实施方式为利用二维码签到，签到终端使用电脑终端和移动终端，移动终端包括手机，PDA和平板电脑。使用电脑终端签到时，客户只需将手机收到的二维码放在连接电脑的二维码识别终端前，系统识别二维码后将该二维码对应的客户相关信息显示在电脑屏幕上，并输出至打印设备，打印客户参加整个活动的入场证。客户挂上出席证后，避免了活动期间反复的自我介绍。使用电脑终端签到的另外一种实施方式是在电脑显示屏上通过触摸输入或手写输入所述编码，起到与二维码识别同样的效果。使用移动终端签到时，客户只需将手机收到的二维码放置于移动终端的摄像头前，在移动终端拍摄到所述二维码后，安装在移动终端内的签到程序对所述二维码进行识别，再将该二维码对应的客户相关信息显示在移动终端设备屏幕上，完成客户的身份确认。

现场客户在签到后，所述抽奖模块将其相关信息收集好，自动进入现场抽奖环节，现场抽奖活动采用滚动抽奖的方式，将客户的手机号码、头像等相关信息列出在屏幕上，滚动抽奖，将抽奖结果通过短信的方式发送至客户。

对于没有及时来签到的已报名客户，所述第四投资回报评估模块将统计出这些客户的相关信息，并将这些信息反馈出来，以电话，短信等比较容易马上联系到客户的方式询问客户能否赶来活动现场，如果不能的话可以给客户提供以视频的方式远程参加此次活动。

活动结束后，所述信息回访模块将调出所有已报名并参加了活动的客户相关信息，并发送感谢信至各客户，同时将此次活动的相关资料(文档或视频等)下载地址发送到各客户，可加深客户对此次活动的印象，吸引广大客户的注意力，有利于下次活动信息针对客户群的收集。

本发明提供的会务系统与传统的会务组织筹办方式相比，具有如下优点：

(1)通过所述活动推广模块，使得客户能够实时，准确地接受到会议活动的最新信息，有利于客户在参加活动前做好充分的准备。

(2)通过所述签到模块，使得客户能够在进入活动现场时能快速签到，更高效，环保。

(3)通过所述投资回报评估模块的设置，使得主办方能够方便的统计各类相关信息，特别是客户的相关信息，以便于对所有参加活动的客户进行分类和管理，以便下次进行活动推广的时候能够对各客户进行有针对性的推广，尽量推广至跟主办方行业较相关的客户，可提高效率，规范管理，起到很好的宣传效果，为主办方创造更大的利益。

(4)所述会务系统全面，将所有可能出现的情况都预想到，并针对其作出了解决方案，极大的方便了各客户。

综上所述实施例不过是本发明的优选最佳实施方案，不可理解为对本发明的保护范围限定，对于本领域的技术工作人员根据本发明本实施例所做的不超出本发明技术方案的调整和改动，应该认为落在本发明的保护范围内。

Claims (10)

1.一种会务系统，包括活动概述模块、活动网站模块、活动推广模块、客户信息模块、签到模块、信息回访模块和投资回报评估模块；其特征在于：

所述活动概述模块用于将活动流程、活动内容和活动相关信息在所述活动网站模块上公示出来，所述活动概述模块包括活动流程及项目管理模块、活动信息录入模块、门票设置模块和报名设置模块；

所述活动网站模块包括网站风格样式的设置模块和栏目管理模块，所述网站风格样式的设置模块用于根据所述活动的内容来设置颜色、背景、横幅等；所述栏目管理模块用于将所述网站分版面进行管理和客户浏览需要的信息；

所述活动推广模块用于将所述活动流程、所述活动内容和所述活动相关信息向客户进行推广；

所述客户信息模块用于客户在所述报名设置模块上进行报名，包括实时管理模块和活动座席编排模块；

所述签到模块用于表明客户出席了活动，且所述签到模块设置有编码，所述编码体现为一维条码或二维码，用于客户进入活动现场；

所述投资回报评估模块用于跟踪与统计所述网站模块的点击率和回访率、所述活动推广模块的推广率和已报名客户的签到率，所述投资回报评估模块包括第一投资回报评估模块、第二投资回报评估模块、第三投资回报评估模块和第四投资回报评估模块；

所述第一投资回报评估模块用于统计所述网站模块各个栏目的点击率和访问率；所述第二投资回报评估模块用于分别统计凭所述推广模块得来的信息而报名的客户人数；所述第三投资回报评估模块用于统计已报名而未缴费的客户人数；所述第四投资回报评估模块用于统计已签到并来现场签到参加活动的客户人数和已报名但未签到的客户人数。

2.如权利要求1所述的会务系统，其特征在于：所述活动推广模块通过互联网络和通讯网络进行推广，推广方式包括有群发电子邮件，社区网络推广，群发短信以及群发彩信。

3.如权利要求1所述的会务系统，其特征在于：所述签到模块包括电脑终端签到模块，移动终端签到模块和抽奖模块。

4.如权利要求1所述的会务系统，其特征在于：所述门票设置模块用于将门票划分为多个等级，且所述门票设置模块还设有优惠券确认码。所述报名设置模块用于将客户报名时提交的相关信息划分为多种类别，主办方根据所述活动流程需要设置报名时所需类别。

5.如权利要求1所述的会务系统，其特征在于：所述电脑终端签到模块在客户签到时，凭借用于进入活动现场的编码，电脑终端显示客户在所述活动座席编排模块中的座席信息，同时把所述编码以一维条码或二维码形式打印在活动入场凭证卡上面。

6.如权利要求1所述的会务系统，其特征在于：所述电脑终端签到模块在客户签到时，电脑显示屏具有触摸输入和手写输入功能。

7.如权利要求1所述的会务系统，其特征在于：所述移动终端签到模块用于客户使用移动终端，包括手机，PDA，平板电脑进行远程签到，签到方式包括发送手机短信息和执行移动终端上面的特定程序。

8.如权利要求1所述的会务系统，其特征在于：所述抽奖模块用于主办方在已经签到的客户名单中进行抽奖，并对应所述门票设置模块中多个等级的门票，设立相应等级的奖项。

9.如权利要求1所述的会务系统，其特征在于：所述活动座席编排模块用于主办方根据所述活动流程，将已报名确认客户编排在不同的座席。

10.如权利要求1所述的会务系统，其特征在于：所述会务系统还包括信息回访模块。

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