CN101562579A - 收件人信息的显示方法 - Google Patents

Abstract

一种收件人信息的显示方法，用以在建立电子邮件时显示收件人的信息。此方法首先提供一收件人数据库。其中，在收件人数据库中记录有至少一个电子邮件地址、至少一个别名，以及至少一个图示之间的对应关系。接着提供收件人账号数据，并且在收件人账号数据符合记录在收件人数据库中的电子邮件地址或别名时，自动显示对应的图标。如此一来便能让使用者更快速地确认收件人的身分，据以大幅降低将电子邮件误寄给他人的几率。

Description

收件人信息的显示方法

技术领域

本发明涉及一种传送电子邮件的方法，且特别是有关于一种在传送电子邮件之前显示收件人信息的方法。

背景技术

随着因特网的蓬勃发展，网络的相关应用也越来越受到现代人的仰赖与重视。由于网络在使用上不会受到时间与地点的限制，因此透过网络收发电子邮件也逐渐取代传统的信件往来，而成为现代人相互沟通以及传递信息的主要管道之一。除了在日常生活中透过电子邮件来与家人或朋友连络之外，许多公司行号也透过电子邮件服务器的设立，进而提升员工之间相互沟通的效率。

在使用者准备将电子邮件寄出之前，必须输入正确的电子邮件地址才能将邮件顺利地寄送到收件人的信箱。以电子邮件地址的格式来说，位于「@」符号左边的字符串是收件人的账号，而位于「@」符号右边的字符串则是相对于收件人的主机名称。一般而言，在企业内部多半是以员工的英文名字加上姓氏来做为收件人的账号。然而在人数较多的企业当中，许多员工可能有着相同的英文名字，然而倘若这些具有同样英文名字的员工其姓氏的英文拼法又十分相近的话，便相当容易造成混淆。

在目前较为常见的电子邮件应用程序(例如微软公司所提供的Outlook Express)中，虽然有提供检查收件人名称的功能，但这项功能仅只能检查使用者输入的收件人电子邮件地址本身的正确性，而无法帮助使用者进一步地确认收件人的身分。换句话说，上述名称检查机制仅能判断收件人的账号是否正确，以确保所输入的电子邮件地址确有其人，但却没有提供分辨数个十分相近的账号的功能，当然也不能帮助使用者确认收件人的身份是否正确。这样的情况对于必须经常透过电子邮件来和他人连络的使用者来说，很容易因为不慎填入他人的账号而误寄电子邮件，进而导致沟通上的延误，并造成诸多的不便。

发明内容

有鉴于此，本发明目的是提供一种收件人信息的显示方法，在使用者输入收件人资料后，自动且快速地显示收件人的图标等相关信息，据以帮助使用者确认收件人的身份是否正确。

本发明提出一种收件人信息的显示方法，用以在建立电子邮件时显示收件人的信息。此方法首先提供收件人数据库，在收件人数据库中包含一收件人数据及该收件人数据与一图标的对应关系，其中此收件人数据可为一电子邮件地址或是一别名。接着，提供收件人账号数据，并且在收件人账号资料符合该收件人数据时，显示对应的该图标。

在本发明的一实施例中，其中提供收件人账号数据的步骤包括接收使用者所输入的数据，并且在接收到一特定信号时，将使用者所输入的数据做为收件人账号数据。在一实施例中，特定信号包括对应于数据的输入位置的鼠标光标停留(hover)信号。在另一实施例中，特定信号对应于特定按键的按键输入信号。

在本发明的一实施例中，其中在提供收件人账号数据的步骤之后还包括透过正规化表示式(Regular Expression)来判断收件人账号数据之格式。

在本发明的一实施例中，在判断收件人账号数据的格式的步骤之后，还包括在收件人账号数据符合电子邮件地址格式时，判断收件人账号数据是否符合记录在收件人数据库中的电子邮件地址。若收件人账号数据符合记录在收件人数据库中的电子邮件地址，则显示符合的电子邮件地址所对应的图标。

在本发明的一实施例中，在判断收件人账号数据的格式的步骤之后，还包括在收件人账号数据符合别名格式时，判断收件人账号数据是否符合记录在收件人数据库中的别名。若收件人账号数据符合记录在收件人数据库中的别名，则显示符合的别名所对应的图示。

在本发明的一实施例中，其中在提供收件人账号数据的步骤之后，更包括连接至储存收件人数据库的电子邮件服务器，并且根据收件人账号数据查询收件人数据库的内容。其中，电子邮件服务器包括近端电子邮件服务器或远程电子邮件服务器。

在本发明的一实施例中，此收件人信息的显示方法还包括在收件人账号数据不符合记录在收件人数据库中的任何电子邮件地址及别名时，显示提示信息。

在本发明的一实施例中，其中收件人数据库还包括记录电子邮件地址、别名、图标、收件人姓名、以及部门名称之间的对应关系。

在本发明的一实施例中，其中显示对应的图标的步骤还包括显示对应的收件人姓名、显示对应的部门名称，或是在特定时间内显示图标。

本发明在使用者输入收件人账号数据后，进入收件人数据库中进行对应的搜寻动作，并且在搜寻到符合收件人账号数据的内容时，自动将所对应的收件人图标显示出来，以方便使用者进行检视并确认收件人的身分。据此提供一种更快速且直观的方式来帮助使用者检查收件人的身份，据以大幅降低误寄电子邮件的可能性。

为让本发明的上述特征和优点能更明显易懂，下文特举较佳实施例，并配合所附图式，作详细说明如下。

附图说明

图1是依照本发明之一实施例所绘示之收件人信息的显示方法的流程图；

图2是依照本发明的一实施例所绘示之查询收件人数据库的流程图；

图3是依照本发明的另一实施例所绘示之收件人信息的显示方法之流程图。

【主要组件符号说明】

110～170：本发明之一实施例所述的收件人信息的显示方法的各步骤

210～230：本发明之一实施例所述之查询收件人数据库的各步骤

310～340：本发明之另一实施例所述的收件人信息的显示方法的各步骤

具体实施方式

在使用者准备传送电子邮件之前，若能自动显示关于收件人的照片或其它相关信息，势必可以帮助使用者更快速地确认收件人的身分，进而降低误寄电子邮件的机率。本发明便是基于上述观点进而发展出的一种收件人信息的显示方法。为了使本发明的内容更为明了，以下特举实施例做为本发明确实能够据以实施的范例。

图1是依照本发明的一实施例所绘示的收件人信息的显示方法的流程图。请参阅图1，首先如步骤110所示，提供一收件人数据库。其中，收件人数据库记录了收件人数据且此收件人数据包含电子邮件地址、别名，以及收件人数据与图标(例如收件人的照片)之间的对应关系。举例来说，在一企业内部的收件人数据库中，包括电子邮件地址、别名、图标、收件人姓名、以及部门名称等数个字段，分别用以记录每个员工的相关信息。

当使用者在建立一封新邮件时，必须在电子邮件的收件人字段中填写收件人的数据。此时如步骤120所示，在数据输入完毕并接收到一特定信号时，将使用者所输入的数据视为收件人账号数据。在一实施例中，上述特定信号例如是对应于数据的输入位置的鼠标光标停留(hover)信号。也就是说，当使用者将鼠标光标移动至电子邮件的收件人字段时，鼠标光标所指向的数据便会被视为收件人账号数据。而在另一实施例中，上述特定信号例如是对应于特定按键(例如分号键、Tab键，或Enter键)的按键输入信号。换句话说，一旦使用者在数据输入完毕后按压了特定按键，那么在按压特定按键之前所输入的数据便会被视为收件人账号数据。

接下来，对收件人账号数据与收件人数据库中的收件人数据进行比对。在进行比对时，首先如步骤130所示，连接至储存收件人数据库的电子邮件服务器，以准备进行收件人身份的检查动作。在本实施例中，电子邮件服务器可以是近端电子邮件服务器或远程电子邮件服务器，在此并不限制其范围。

连接电子邮件服务器之后，便如步骤140所示在收件人数据库中查讯使用者所输入的收件人账号数据，并且如步骤150所示，判断收件人账号数据是否符合记录在收件人数据库中的任意一笔电子邮件地址或别名。倘若在收件人数据库中可以搜寻到符合收件人账号资料的内容(即在收件人数据库中记录有与收件人账号数据相同的电子邮件地址或别名)，那么如步骤160所示，根据收件人数据库中所记录的电子邮件地址、别名，以及图标之间的对应关系，显示收件人账号数据所对应的图标。在另一实施例中，除了在特定时间内显示上述图标之外，还可以进一步的将记录在收件人数据库中的收件人姓名或部门名称等信息一并显示出来，据以让使用者进行检视并确认收件人的身分。

然而，倘若在收件人数据库中无法搜寻到任何符合收件人账号数据的内容，则表示使用者所填写的收件人并不存在于收件人数据库中。因此如步骤170所示，透过显示一提示信息来告知使用者上述的情况。使用者在检视提示信息之后，也可以根据需求对收件人字段中的资料进行修正，据以完成传送电子邮件的动作。

经过如图1所示的各步骤，当使用者在准备传送电子邮件之前，可以通过检视自动显示的收件人图标来快速地确认收件人的身份，据此便能大幅减少误寄电子邮件的机率。然而在此必须说明的是，本实施例并不限制电子邮件的建立环境。换言之，无论使用者是透过个人计算机、笔记型计算机、个人数字助理(PDA)，或智能型手机(smart phone)等装置来执行电子邮件应用程序并建立新邮件，均可利用上述实施例所述的各步骤来检视收件人的信息，进而更方便快速地确认收件人的身分是否正确。

在另一实施例中，为了加快判断收件人账号数据与收件人数据库的内容是否相符的速度，在提供收件人数据库以及收件人账号数据之后，如图2的步骤210所示，首先透过例如正规化表示式(Regular Expression)来判断收件人账号数据的格式。详细地说，由于电子邮件地址的格式是固定的，因此在利用正规化表示式处理收件人账号数据并且比对出「@」符号时，即表示收件人账号数据符合电子邮件地址格式。因而如步骤220所示，在收件人数据库所记录的所有电子邮件地址中进行搜寻动作，以判断是否存在与收件人账号数据相同的电子邮件地址。然而在以正规化表示式处理收件人账号数据后，若无法比对出「@」符号，则将使用者所输入的收件人账号数据视为别名格式。接着在步骤230中，在收件人数据库所记录的所有别名之中，找寻是否存在与收件人账号数据相同的别名。

如图2所示，在判断收件人账号数据是否符合收件人数据库的内容之前，首先确认收件人账号数据的格式，并根据格式的不同来对收件人数据库中对应的字段进行搜寻。最后，再依照是否能搜寻到相符合的内容来决定显示图标或显示提示信息。如此一来便不需要对收件人数据库中每个字段的内容进行搜寻，而可以加快在收件人数据库中查询收件人账号数据的速度。据以更有效率地显示相对应的收件人信息。

图3是依照本发明的另一实施例所绘示的收件人信息的显示方法的流程图。本实施例是说明当使用者在电子邮件的收件人字段中输入多个收件人时，显示各个收件人所对应的图标或信息的详细步骤。请参阅图3，首先如步骤310所示，提供记录有电子邮件地址、别名、图标(例如收件人的照片)、收件人姓名、以及部门名称之对应关系的收件人数据库。

接着在步骤320中，接收使用者建立电子邮件时在电子邮件的收件人字段内所输入的多笔数据。在本实施例中，使用者将资料输入完毕后例如可以移动鼠标并将鼠标光标停留在其中一笔数据上，据以产生鼠标光标停留信号。此时如步骤330所示，鼠标光标所指向的数据便会被视为收件人账号数据。为了方便说明，在此假设使用者在收件人字段中所输入的数据为“aaa@bb.cc；xyz”，而使用者移动鼠标光标并首先将其指向“aaa@bb.cc”。据此，“aaa@bb.cc”会被视为第一笔收件人账号数据。

接下来在步骤340中，在收件人数据库中找寻是否有符合收件人账号数据(即aaa@bb.cc)的内容。若能在收件人数据库中找到符合“aaa@bb.cc”的电子邮件地址，则显示对应的图标(例如收件人的照片)，进而让使用者确认收件人的身份是否正确。然而倘若无法在收件人数据库中找寻到符合收件人账号资料的内容，则会透过显示提示信息来告知使用者。

在显示“aaa@bb.cc”这笔数据所对应的图标之后，请回到步骤330，使用者可以再次移动鼠标光标，并将其停留在“xyz”上以产生新的鼠标光标停留信号。此时，“xyz”便会被视为下一笔收件人账号数据。接着如步骤340所示，将“xyz”与收件人数据库的内容进行比对。若能在收件人数据库中找到符合“xyz”的别名，则显示对应的图标。若无法搜寻到相符的别名，则以提示信息来告知使用者。

透过上述实施例可以发现，在需要将电子邮件寄送给多个收件人时，使用者可以在数据输入完毕之后，透过例如鼠标光标的移动来一一检视每个收件人的图标或相关数据，进而确认所有收件人的身份。值得一提的是，在上述实施例中是透过移动鼠标光标来提供收件人账号数据，然而在另一实施例中，当使用者按下分号键或Enter键时，在按压按键之前所输入的数据会被视为收件人账号数据，接下来同样系透过收件人账号数据与收件人数据库之内容的比对，以决定是否显示相对应的图标。

综上所述，本发明所述的收件人信息的显示方法至少具有下列优点：

1.在使用者输入收件人的账号数据后，自动显示收件人的图标照片等相关信息，据以帮助使用者能更快速地确认收件人的身份是否正确。

2.透过自动显示收件人的相关图示，让使用者能更直观地确认收件人的身分，进而降低误寄电子邮件的可能性，同时提高以电子邮件和他人沟通的效率。

3.在必须将电子邮件寄送给多个收件人的情况下，同样可透过本发明来帮助使用者确认所有收件人的身分，据此提升传送电子邮件的便利性。

虽然本发明已以较佳实施例揭露如上，然其并非用以限定本发明，任何所属技术领域中具有通常知识者，在不脱离本发明之精神和范围内，当可作些许之更动与润饰，因此本发明之保护范围当视后附之申请专利范围所界定者为准。

Claims (15)

1.一种收件人信息的显示方法，用以在建立一电子邮件时显示收件人的信息，其特征在于该方法包括：

提供一收件人数据库，其中该收件人数据库包含一收件人数据及该收件人数据与一图标的对应关系；

提供一收件人账号数据；

比对该收件人数据与该收件人账号数据；以及

在该收件人账号资料符合该收件人数据时，显示对应之该图标。

2.如权利要求1所述的收件人信息的显示方法，其特征在于，所述提供该收件人账号数据的步骤包括：

接收一使用者输入的一数据；以及

在接收到一特定信号时，提供该数据以做为该收件人账号数据。

3.如权利要求2所述的收件人信息的显示方法，其特征在于，该特定信号包括对应于该数据的输入位置的一鼠标光标停留信号。

4.如权利要求2所述的收件人信息的显示方法，其特征在于，该特定信号包括对应一特定按键的一按键输入信号。

5.如权利要求1所述的收件人信息的显示方法，其特征在于，该收件人数据包含一电子邮件地址。

6.如权利要求5所述的收件人信息的显示方法，其特征在于，在提供该收件人账号数据的步骤之后还包括：

透过一正规化表示式判断该收件人账号数据的格式。

7.如权利要求6所述的收件人信息的显示方法，其特征在于，在判断该收件人账号数据的格式的步骤之后还包括：

若该收件人账号数据符合一电子邮件地址格式，则判断该收件人账号数据是否符合上述电子邮件地址；以及

若该收件人账号数据符合上述电子邮件地址，则显示符合的该电子邮件地址所对应的该图标。

8.如权利要求1所述的收件人信息的显示方法，其特征在于，该收件人资料包含一别名。

9.如权利要求8所述的收件人信息的显示方法，其特征在于，在判断该收件人账号数据的格式的步骤之后还包括：

若该收件人账号数据符合一别名格式，则判断该收件人账号数据是否符合上述别名；以及

若该收件人账号资料符合上述别名，则显示符合之该别名所对应的该图示。

10.如权利要求1所述的收件人信息的显示方法，其特征在于，在提供该收件人账号数据的步骤之后还包括：

连接至储存该收件人数据库的一电子邮件服务器；以及

根据该收件人账号数据查询该收件人数据库的内容。

11.如权利要求10所述的收件人信息的显示方法，其特征在于，该电子邮件服务器包括一近端电子邮件服务器或一远程电子邮件服务器。

12.如权利要求1所述的收件人信息的显示方法，其特征在于包括：

在该收件人账号资料不符合该收件人数据时，显示一提示信息。

13.如权利要求1所述的收件人信息的显示方法，其特征在于，显示对应的该图标的步骤还包括：显示对应的该收件人姓名。

14.如权利要求1所述的收件人信息的显示方法，其特征在于，显示对应的该图标的步骤还包括：显示对应的该部门名称。

15.如权利要求1所述的收件人信息的显示方法，其特征在于，显示对应的该图标的步骤还包括：在一特定时间内显示该图标。

Images