CN101187994A - 文件打印管控系统及方法 - Google Patents

Abstract

本发明提供一种文件打印管控方法，该方法包括如下步骤：截获待打印的文件并暂停打印；生成该文件的缓冲文件；转换该缓冲文件的格式以得到一个网页文件；提供不同机密等级的机密文件；将该网页文件的内容与所述机密文件的内容依序进行比对，从而判断该网页文件是否为机密文件；若该网页文件属于机密文件，则确认该网页文件的机密等级；确认打印文件的用户是否具备打印该机密等级文件的权限；若该用户具备打印该机密等级文件的权限，则启动暂停的打印操作；若该用户不具备打印该机密等级文件的权限，则拒绝并终止打印操作。本发明还提供一种文件打印管控系统。利用本发明可以对文件的打印进行管控，防止机密文件的泄露。

Description

文件打印管控系统及方法

技术领域

本发明涉及一种文件管控系统及方法，尤其涉及一种对文件的打印进行管控的系统及方法。

背景技术

随着现代计算机技术及通讯技术的发展，信息的传递、交流越来越迅速、简单，因此，越来越多的企业开始意识到对企业内信息安全进行管控的重要性，尤其是涉及到企业商业秘密、技术秘密的信息。对于数字化的信息，企业可以利用金属检测仪器检查员工是否携带任何可存储信息的移动存储装备，并通过对移动存储装备进行检查以防止机密信息泄露，而对于纸本文件，例如：设计图纸、流程、规划、企业人员资料等，因其无法进行探测，且便于隐藏，所以较难实现管控，存在潜在的风险。

因此，部分企业开始对纸本文件的源头进行管控，即管制员工所打印的文件。例如，对员工所打印文件的名称进行监控，从而判断该文件是否为与工作有关的文件，还是员工私人的文件等，然而，文件的名称可以随意改动，此方法并不能实现对机密文件的内容进行识别。若是通过人工对每一待打印的文件内容进行审核，则会严重影响工作效率。

发明内容

鉴于以上内容，有必要提供一种文件打印管控系统，其可以对文件的内容进行自动审核，并定期销毁文件，从而实现对文件的打印进行管控，防止机密文件的泄露。

此外，还有必要提供一种文件打印管控方法，其可以对文件的内容进行自动审核，并定期销毁文件，从而实现对文件的打印进行管控，防止机密文件的泄露。

一种文件打印管控系统，该系统包括应用服务器。所述的应用服务器包括：缓冲器，用于侦测从客户端传送过来的待打印的文件，截获该文件并暂停对该文件的打印，还用于生成该文件的缓冲文件，并备份该缓冲文件；格式转换模块，用于根据格式转换方法对缓冲文件的格式进行转换，从而得到一个网页文件；文件机密信息知识库，用于提供不同机密等级的机密文件，其中，每一机密文件中均包含与该等级相应的、作为识别元素的信息；信息比对模块，用于将所述的网页文件的内容与所述机密文件依序进行比对，从而确认该网页文件的机密等级；权限确认模块，用于在确认该网页文件的机密等级后，确认用户是否具备打印该机密等级文件的权限；执行打印模块，用于在用户具备打印该机密等级文件的权限时，启动暂停的打印操作，以及在用户不具备打印该机密等级文件的权限时，拒绝并终止打印操作；及信息发送模块，用于根据执行打印模块的操作发送信息通知用户。

一种文件打印管控方法，该方法包括如下步骤：侦测待打印的文件，截获该文件并暂停对该文件的打印；生成该文件的缓冲文件，并备份该缓冲文件；转换该缓冲文件的格式以得到一个网页文件；提供不同机密等级的机密文件，其中，每一机密文件中均包含与该等级相应的、作为识别元素的信息；将所述的网页文件的内容与所述机密文件的内容依序进行比对，从而判断该网页文件是否为机密文件；若该网页文件属于机密文件，则确认该网页文件的机密等级；确认打印文件的用户是否具备打印该机密等级文件的权限；若该用户具备打印该机密等级文件的权限，则启动暂停的打印操作，且发送信息通知用户，告知其所需打印的文件已经允许打印；若该用户不具备打印该机密等级文件的权限，则拒绝并终止打印操作，且发送拒绝信息通知用户，告知其不具备打印该文件的权限。

相较于现有技术，所述的文件打印管控系统及方法，其可以截获用户待打印的文件，对该文件的内容进行自动审核，允许具备相应权限的用户打印具有一定机密等级的文件，并定期销毁文件，从而实现对文件的打印进行管控，防止机密文件的泄露。所述的文件打印管控系统及方法，尤其适用于掌握企业商业秘密、技术秘密的部门，例如企业的知识产权管理部门、研发部门等。

附图说明

图1是本发明文件打印管控系统的较佳实施例的硬件架构图。

图2是本发明文件打印管控系统的应用服务器的功能模块图。

图3是本发明文件打印管控方法的较佳实施例的流程图。

图4是本发明文件打印管控方法的文件管理流程图。

具体实施方式

如图1所示，是本发明文件打印管控系统的较佳实施例的硬件架构图。本较佳实施例的硬件架构主要包括应用服务器1、至少一个客户端2、数据库3、以及打印机4。其中，所述的应用服务器1与所述的客户端2通过网络5相连接，用于接收客户端2传送的待打印的文件。所述的应用服务器1通过连接6与所述的数据库3相连接，该连接6是一种数据库连接，如开放式数据库连接(Open DatabaseConnectivity，ODBC)，或者Java数据库连接(Java DatabaseConnectivity，JDBC)。

此外，所述的应用服务器1通过网络5与打印机4相连接，该网络5可以是一局域网(Intranet)，也可以是互联网(Internet)或其它类型通讯网络。

所述的客户端2用于提供一个互动式界面给用户，便于用户对各种类型文件进行操作，包括打印相关文件、或者接收各种信息等。该信息可以是系统服务信息，或者是审核人员对该文件的机密程度所发表的意见。当用户执行打印文件的操作，该文件即通过网络5传送至所述的应用服务器1。

所述的应用服务器1用于截获自客户端2传送过来的待打印的文件并暂停打印该文件，转换该文件的格式，确认该文件的机密程度以及用户的权限以判断该文件是否允许打印，从而实现对文件打印的管控。

所述的数据库3用于储存各类数据，包括文件的相关信息、审核人员的相关意见、文件的打印记录等数据，该数据库3可独立于应用服务器1，也可位于应用服务器1内，储存在应用服务器1的硬盘(未示出)上。所述文件的相关信息包括：打印该文件的用户名、该文件在客户端2的存储路径、文件名称、文件大小、文件类型等内容。

所述的打印机4用于打印经审核通过允许打印的文件。

如图2所示，是本发明文件打印管控系统的应用服务器的功能模块图。所述的应用服务器1包括缓冲器10、格式转换模块11、文件机密信息知识库12、信息比对模块13、权限确认模块14、信息发送模块16、执行打印模块15、审核模块17、以及文件管理模块18。

所述的缓冲器10用于侦测从客户端2传送过来的待打印的文件，截获该文件并暂停对该文件的打印，获取该文件的相关信息，并将所获取的信息存储至数据库3中。该文件的相关信息包括：打印该文件的用户名、该文件在客户端2的存储路径、文件名称、文件大小、文件类型等内容。

此外，该缓冲器10还用于生成该文件的缓冲文件，备份该缓冲文件，并将该备份文件存储至数据库3中，并记录该备份文件在数据库3中的存储路径。该缓冲文件通常是后缀名为SPL的文件。

所述的格式转换模块11用于对缓冲文件的格式进行转换，从而得到一个网页文件，该转换方法包括：用二进制的方式打开该缓冲文件；识别并删除与该缓冲文件的实质内容无关的附加信息，例如作者名、文件大小等信息；将更新后的缓冲文件保存为格式是HTML(Hypertext Markup Language，超文本链接标示语言)的网页文件。

所述的文件机密信息知识库12用于提供不同机密等级的机密文件，其中，每一机密文件中均包含与该等级相应的、作为识别元素的信息，例如关键字、文件格式、图形等信息。

例如，在本实施例中，该文件机密信息知识库12包括三个机密文件：高级机密文件、中级机密文件、以及一般机密文件。该文件机密信息知识库12也可存放在数据库3中的某一区域。

所述的信息比对模块13用于将所述的网页文件的内容与文件机密信息知识库12中的三个机密文件依序进行比对，从而确认该网页文件的机密等级。例如，先将该网页文件与高级机密文件中的信息进行比对，只要网页文件中包含该高级机密文件中的任一关键字、图形等信息，即认为该网页文件是高级机密文件，若该网页文件未包含该高级机密文件的任何信息，则再将该网页文件与中级机密文件、及一般机密文件所包含的信息进行逐一比对。

所述的权限确认模块14用于在确认该网页文件的机密等级后，确认用户是否具备打印该机密等级文件的权限。例如，用户在企业的职位不同，其所具备的权限也不相同，有些用户只具备打印普通文件的权限，本实施例中的普通文件是指不具备机密等级的文件。

所述的执行打印模块15用于在用户具备打印该机密等级文件的权限时，通过网络5发送命令至打印机4，令其启动暂停的打印操作。该执行打印模块15还用于在用户不具备打印该机密等级文件的权限时，拒绝并终止打印操作。

所述的信息发送模块16用于根据执行打印模块15的操作发送信息通知用户。在执行打印模块15启动暂停的打印操作时，信息发送模块16发送信息通知客户端2的用户，告知其所需打印的文件已经允许打印，并尽快至打印机4取走已打印出来的文件。并且，该执行打印模块15将该文件的打印时间等信息存入数据库3的打印记录中。

在执行打印模块15拒绝并终止打印文件的操作时，所述的信息发送模块16自动发送拒绝信息至该客户端2的用户，以告知其不具备打印该文件的权限。

若所述的信息比对模块13确认所述的网页文件不包含上述三个机密文件包含的任何信息，则通过审核模块17将缓冲文件的备份文件在数据库3的存储路径传送至相关审核人员处，该审核人员利用该存储路径打开对应的备份文件进行审核，从而判断该备份文件的内容是否涉及机密。审核模块17也可直接将该备份文件传送至相关审核人员处。

若该备份文件的内容涉及机密，则利用审核模块17确认该备份文件所包含内容的机密等级，并从该备份文件所包含内容中提取部分关键信息补充至相应机密等级的机密文件中。提取的关键信息可包括关键字、图形、或者格式等内容。然后，利用权限确认模块14判断该用户是否具备打印该机密等级文件的权限；若确认该备份文件是普通文件，则利用执行打印模块15及信息发送模块16执行后续的操作(详细操作如上文所述)。

文件管理模块18用于设置不同机密等级文件在数据库3的允许存储时间，并定期检测该数据库3中的所有文件的存储时间是否超出所述文件的允许存储时间，若超出，则该文件被视为过期文件。例如，高级机密文件只允许存储一天，中级机密文件只允许存储三天。

当数据库3中的文件的存储时间超出其对应的允许存储时间，信息发送模块16发出信息通知客户端2的用户及审核人员对过期文件进行删除。文件管理模块18将删除动作所对应的相关信息存入数据库3的打印记录中，例如该删除动作执行的时间、所删除的文件的名称等信息。

文件管理模块18还可设置为对用户在客户端2所存储的文件进行删除。

如图3所示，是本发明文件打印管控方法的较佳实施例的流程图。首先，步骤S2，缓冲器10侦测从客户端2传送过来的待打印的文件，截获该文件并暂停对该文件的打印，获取该文件的相关信息，并将所获取的信息存储至数据库3中。该文件的相关信息包括：打印该文件的用户名、该文件在客户端2的存储路径、文件名称、文件大小、文件类型等内容。

步骤S4，该缓冲器10生成所述文件的缓冲文件，备份该缓冲文件，并将该备份文件存储至数据库3中，并记录该备份文件在数据库3中的存储路径。该缓冲文件通常是后缀名为SPL的文件。

步骤S6，格式转换模块11转换缓冲文件的格式以得到一个网页文件，该转换方法包括：用二进制的方式打开该缓冲文件；识别并删除与该缓冲文件的实质内容无关的附加信息，例如作者名、文件大小等信息；将更新后的缓冲文件保存为格式是HTML(Hypertext MarkupLanguage，超文本链接标示语言)的网页文件。

步骤S8，信息比对模块13将所述的网页文件的内容与文件机密信息知识库12中的三个机密文件的内容依序进行比对，从而判断该网页文件是否为机密文件。若该网页文件包含高级机密文件、中级机密文件、及一般机密文件的任一关键字、图形或其它信息，则该网页文件属于机密文件。

例如，先将该网页文件与高级机密文件中的信息进行比对，只要网页文件中包含该高级机密文件中的任一关键字、图形等信息，即认为该网页文件是高级机密文件，若该网页文件未包含该高级机密文件的任何信息，则再将该网页文件与中级机密文件、及一般机密文件所包含的信息进行逐一比对。

步骤S10，若信息比对模块13判断出该网页文件属于机密文件，则信息比对模块13进一步确认该网页文件的机密等级。

步骤S12，权限确认模块14在确认该网页文件的机密等级后，确认打印文件的用户是否具备打印该机密等级文件的权限。例如，用户在企业的职位不同，其所具备的权限也各不相同。

步骤S14，若权限确认模块14确认该用户具备打印该机密等级文件的权限，则执行打印模块15通过网络5发送命令至打印机4，令其启动暂停的打印操作。同时，该执行打印模块15将该文件的打印时间等信息存入数据库3的打印记录中。

步骤S16，信息发送模块16发送信息通知客户端2的用户，告知其所需打印的文件已经允许打印，并尽快至打印机4取走已打印出来的文件，然后，结束本流程。

步骤S18，若权限确认模块14确认该用户不具备打印该机密等级文件的权限，则执行打印模块15拒绝并终止打印文件的操作，本流程转至步骤S16，由所述的信息发送模块16自动发送拒绝信息至该客户端2的用户，以告知其不具备打印该文件的权限。

步骤S20，若信息比对模块13在步骤S8中判断出该网页文件不属于机密文件，则审核模块17将缓冲文件的备份文件在数据库3的存储路径传送至相关审核人员处，该审核人员可利用该存储路径打开对应的备份文件进行审核。步骤S22，根据审核结果，判断该备份文件的内容是否涉及机密。

步骤S24，若该备份文件的内容涉及机密，则利用审核模块17确认该备份文件所包含内容的机密等级，并从该备份文件所包含内容中提取部分关键信息补充至相应机密等级的机密文件中。提取的关键信息可包括关键字、图形、或者格式等内容。然后，流程转至步骤S12，利用权限确认模块14判断该用户是否具备打印该机密等级文件的权限。

此外，若该备份文件的内容并不涉及机密，则流程转至步骤S14，由执行打印模块15通过网络5发送命令至打印机4，令其启动暂停的打印操作。

如图4所示，是本发明文件打印管控方法的文件管理流程图。首先，步骤S30，文件管理模块18设置不同机密等级文件在数据库3的允许存储时间。例如，高级机密文件只允许存储一天，中级机密文件只允许存储三天。

步骤S32，文件管理模块18定期检测该数据库3中的所有文件的存储时间是否超出所述文件的允许存储时间，若超出，则该文件被视为过期文件。

步骤S34，当数据库3中的文件的存储时间超出其对应的允许存储时间，信息发送模块16发出信息通知客户端2的用户及审核人员对过期文件进行删除。

步骤S36，文件管理模块18将删除动作所对应的相关信息存入数据库3的打印记录中，例如该删除动作执行的时间、所删除的文件的名称等信息。

如上所述的文件管理流程，可在如图3所示的文件打印管控流程执行之前、或之后进行，也可与该文件打印管控流程同时进行，从而使该文件打印管控流程中产生的一些数据得到妥善处理，例如对过期的备份文件的删除。

Claims (10)

1.一种文件打印管控系统，该系统包括应用服务器，其特征在于，所述的应用服务器包括：

缓冲器，用于侦测从客户端传送过来的待打印的文件，截获该文件并暂停对该文件的打印，还用于生成该文件的缓冲文件，并备份该缓冲文件；

格式转换模块，用于根据格式转换方法对缓冲文件的格式进行转换，从而得到一个网页文件；

文件机密信息知识库，用于提供不同机密等级的机密文件，其中，每一机密文件中均包含与该等级相应的、作为识别元素的信息；

信息比对模块，用于将所述的网页文件的内容与所述机密文件依序进行比对，从而确认该网页文件的机密等级；

权限确认模块，用于在确认该网页文件的机密等级后，确认用户是否具备打印该机密等级文件的权限；

执行打印模块，用于在用户具备打印该机密等级文件的权限时，启动暂停的打印操作，以及在用户不具备打印该机密等级文件的权限时，拒绝并终止打印操作；及

信息发送模块，用于根据执行打印模块的操作发送信息通知用户。

2.如权利要求1所述的文件打印管控系统，其特征在于，所述的应用服务器还包括：

审核模块，用于在所述的网页文件的机密等级无法确认时，传送该缓冲文件的备份文件至相关审核人员以判断该备份文件的内容是否涉及机密。

3.如权利要求2所述的文件打印管控系统，其特征在于，所述的审核模块还用于从该备份文件所包含的内容中提取关键信息补充至相应机密等级的机密文件中。

4.如权利要求1所述的文件打印管控系统，其特征在于，所述的应用服务器还包括：

文件管理模块，用于设置不同机密等级文件的允许存储时间，并定期检测所有文件的存储时间是否超出所述文件的允许存储时间，若超出，则该文件被视为过期文件。

5.如权利要求1所述的文件打印管控系统，其特征在于，所述的格式转换方法包括：

用二进制的方式打开该缓冲文件；

识别并删除该缓冲文件的附加信息；及

将更新后的缓冲文件保存为网页文件。

6.一种文件打印管控方法，其特征在于，所述的文件打印管控方法包括如下步骤：

侦测待打印的文件，截获该文件并暂停对该文件的打印；

生成该文件的缓冲文件，并备份该缓冲文件；

转换该缓冲文件的格式以得到一个网页文件；

提供不同机密等级的机密文件，其中，每一机密文件中均包含与该等级相应的、作为识别元素的信息；

将所述的网页文件的内容与所述机密文件的内容依序进行比对，从而判断该网页文件是否为机密文件；

若该网页文件属于机密文件，则确认该网页文件的机密等级；

确认打印文件的用户是否具备打印该机密等级文件的权限；

若该用户具备打印该机密等级文件的权限，则启动暂停的打印操作，且发送信息通知用户，告知其所需打印的文件已经允许打印；及

若该用户不具备打印该机密等级文件的权限，则拒绝并终止打印操作，且发送拒绝信息通知用户，告知其不具备打印该文件的权限。

7.如权利要求6所述的文件打印管控方法，其特征在于，所述的转换步骤包括：

用二进制的方式打开该缓冲文件；

识别并删除该缓冲文件的附加信息；及

将更新后的缓冲文件保存为网页文件。

8.如权利要求6所述的文件打印管控方法，其特征在于，该方法还包括如下步骤：

若该网页文件不属于机密文件，则将缓冲文件的备份文件传送至相关审核人员以对该备份文件进行审核、并判断该备份文件的内容是否涉及机密；及

若该备份文件的内容涉及机密，则确认该备份文件所包含内容的机密等级，并从该备份文件所包含的内容中提取关键信息补充至相应机密等级的机密文件中。

9.如权利要求8所述的文件打印管控方法，其特征在于，该方法还包括步骤：

若该备份文件的内容不涉及机密，则启动暂停的打印操作，且发送信息通知用户，告知其所需打印的文件已经允许打印。

10.如权利要求6所述的文件打印管控方法，其特征在于，该方法还包括如下步骤：

设置不同机密等级文件的允许存储时间；

定期检测所有文件的存储时间是否超出所述文件的允许存储时间；及

若所述文件的存储时间超出其对应的允许存储时间，则被视为过期文件，发出信息通知用户及审核人员对所述的过期文件进行删除。

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