CN101039370A - 文档扫描系统、文档传输系统、文档传输方法以及计算机可读存储介质 - Google Patents

Abstract

一种文档扫描系统，其包括：扫描仪，其设置在多个位置，并且扫描文档以生成和存储电子文档；信息终端，其设置在多个位置，并且接收用于识别用户的用户识别信息的输入；文档访问单元，在用户识别信息输入信息终端之后，从设置在提供了信息终端的位置的扫描仪获取电子文档；以及文档记录单元，其将文档访问单元获取的电子文档存储到分配给该用户识别信息表示的用户的存储区域中。

Description

文档扫描系统、文档传输系统、文档传输方法以及计算机可读存储介质

发明领域

本发明涉及一种文档扫描系统，其包括分别在多个位置上提供的扫描仪。

技术背景

例如，可以使用包括扫描仪功能的数字多功能机器来扫描纸文档，并且将所获得的电子文档(下文中可以称作“扫描文档”)装入用户自己的个人计算机(PC)中。

当按照上述方式使用该多功能机器时，用户通过在其PC中安装扫描仪驱动程序，并且在PC中指定该多功能机器在网络上的地址等等，来预先设置该PC，使得从该PC可以对该多功能机器进行访问。此外，用户预先在该多功能机器内生成分配给自己的存储部分(称为安全盒)，从而能够将他的扫描文档保留在该多功能机器内。通常将用户ID和密码分配给安全盒，从而确保安全。当用户指定其安全盒并且扫描纸文档时，该扫描文档保留在所指定的安全盒中。随后，用户通过提交用户ID和密码而从PC访问该多功能机器，并且将保留在安全盒中的扫描文档装入PC中。

在办公室等地方，多功能机器通常设置在多个位置(包括会议室等)。在这种环境中，当用户希望利用设置在该用户首次访问的位置的多功能机器，从纸文档获得扫描文档时，该用户必须预先执行以下准备操作。该用户必须首先确定该多功能机器的型号，并且在其PC中安装对应于该型号的驱动程序软件。该用户还必须确定该多功能机器在网络上的地址，并且在PC中指定该地址。而且，用户必须在该多功能机器内生成其自己的安全盒，或者可选择的是，获取关于现有安全盒的信息(用户ID和密码等)。

同样，在具有设置在多个位置的扫描仪的常规环境中，在使用该扫描仪之前，用户必须对于不同位置的各个扫描仪独立地执行上述步骤。

发明内容

根据本发明的一个方面，提供了一种文档扫描系统，其具有：扫描仪，其设置在多个位置，并且扫描文档以生成和存储电子文档；信息终端，其设置在多个位置，并且接收用于识别用户的用户识别信息的输入；文档访问单元，在用户识别信息输入信息终端之后，从设置在提供了信息终端的位置的扫描仪获取电子文档；以及文档记录单元，其将文档访问单元获取的电子文档存储到分配给该用户识别信息表示的用户的存储区域中。

根据本发明的另一方面，提供了一种文档扫描系统，其具有：扫描仪，其设置在多个位置，并且扫描文档以生成和存储电子文档；信息终端，其设置在多个位置，并且接收用于识别用户的用户识别信息的输入；文档传输单元，其将存储在扫描仪中的电子文档传输到分配给用户的存储区域；扫描仪访问信息表，其表示了位置与获取存储在该位置设置的扫描仪中的电子文档所需的扫描仪访问信息之间的相关性；以及存储区域访问信息表，其表示了用户识别信息与用于将电子文档存储到分配给该用户识别信息表示的用户的存储区域中所需的存储区域访问信息之间的相关性；其中该信息终端通知文档传输单元关于设置该信息终端的位置的信息以及输入用户识别信息；文档传输单元根据依照扫描仪访问信息表获取的扫描仪访问信息，从设置在所通知的信息表示的位置的扫描仪获取存储在该扫描仪中的电子文档，并且根据依照存储区域访问信息表获取的存储区域访问信息，将获取的电子文档存储到分配给所通知的用户识别信息表示的用户的存储区域中。

根据本发明的另一方面，提供了一种文档传输系统，其在多个位置设置有扫描仪的环境中传输存储在扫描仪中的电子文档，该系统具有：信息终端，其设置在多个位置，并且接收用于识别用户的用户识别信息；文档获取单元，在用户识别信息输入到信息终端之后，从设置在提供信息终端的位置的扫描仪获取电子文档；以及文档记录单元，其将所获取的电子文档存储到分配给用户识别信息表示的用户的存储区域中。

根据本发明的另一方面，提供了一种文档传输方法，以用于在多个位置设置有扫描仪的环境中传输存储在扫描仪中的电子文档，该方法具有：通过设置在多个位置的信息终端接收用于识别用户的用户识别信息；在用户识别信息输入到信息终端之后，从设置在提供信息终端的位置的扫描仪获取电子文档；以及将所获取的电子文档存储到分配给用户识别信息表示的用户的存储区域中。

根据本发明的另一方面，提供了一种计算机可读的存储介质，该存储介质存储了计算机可执行的指令程序，以实施用于在多个位置设置有扫描仪的环境中传输存储在扫描仪中的电子文档的功能，该功能具有：通过设置在多个位置的信息终端接收用于识别用户的用户识别信息；在用户识别信息输入到信息终端之后，从设置在提供信息终端的位置的扫描仪获取电子文档；以及将所获取的电子文档存储到用户识别信息表示的用户的存储区域中。

附图简述

参照以下附图详细描述本发明的实施例，在附图中：

图1是表示根据本发明第一实施例的文档扫描系统的整体结构的框图；

图2是表示记录在数据库中的数据的图表；

图3是表示信息终端的结构的框图；

图4是表示文档传输服务器的结构的框图；

图5是表示文档扫描系统的操作顺序的流程图；

图6是表示根据本发明第二实施例的文档扫描系统的整体结构的框图；

图7是表示记录在数据库中的数据的图表；

图8是表示信息终端的结构的框图；

图9是表示文档传输服务器的结构的框图；以及

图10是表示文档扫描系统的操作顺序的流程图。

发明详述

以下参照附图描述本发明的实施例。

[第一实施例]

图1是表示根据本发明第一实施例的文档扫描系统1的整体结构的框图。该文档扫描系统1包括设置在多个位置的扫描仪，并且用于将用户利用希望的位置处的扫描仪扫描的电子文档传输到预先分配给该用户的存储区域。本实施例涉及将文档扫描系统1用于电子会议系统的实例。应当注意，该文档扫描系统1不必非要用于电子会议系统。

在图1中，该文档扫描系统1包括分别设置在多个位置的扫描仪10，还包括分别设置在上述多个位置的文件服务器20、数据库30、信息终端40，以及文档传输服务器50。这些设备通过诸如互联网或局域网之类的网络N按照有线或无线的方式互连。在图1中，表示了作为多个位置的两个会议室X和Y，并且这些房间分别设有扫描仪10X、10Y和信息终端40X、40Y。而且，将用于识别各个位置的位置标识符RID_X和RID_Y分配给会议室X、Y。应当注意，本文中涉及的术语“会议室”不仅表示房间内的实际空间，还表示房间附近的区域。因此，例如可以将扫描仪10放置在会议室的实际房间空间之外。

对于文档扫描系统1的每个用户，预先发放用于用户验证的无接触IC卡5。每张用户IC卡5内存储了用于识别用户的用户标识符。图1分别表示了拥有IC卡5A、5B的两个用户A、B。用户标识符UID_A、UID_B分别存储在IC卡5A、5B中。尽管在本实施例中为了方便该IC卡5是无接触的，但是该IC卡5也可以是接触型。

尽管作为实例在图1中表示了两个会议室，但是在许多情况下实际包括更多的会议室，其中会议室的最小数量是两个。而且，尽管作为实例在图1中表示了两个用户，但是在许多情况下实际包括更多的用户，其中用户的最小数量是一个。

<扫描仪>

每个扫描仪10是一种扫描原本以生成并保存电子文档的设备。在一个实施例中，该扫描仪10是数字多功能机器，其还包括不同于扫描功能的功能，例如打印功能和传真功能。具体讲，该扫描仪10利用读取系统光学读取纸等材料上的原始文档的图像，从而将该图像转变为图像数据，该读取系统例如平板扫描系统或者供纸扫描系统。然后，该扫描仪10根据转变后的图像数据生成具有文件格式的电子文档(称作“扫描文档”)，并且将所生成的扫描文档保存在扫描仪10内的存储部分(例如安全盒)中。

出于安全的目的，为扫描仪10内的存储部分设置读取限制。如果该扫描仪10已经从外部设备接收了读取扫描文档的请求，则在提交了预定的读取权限信息时扫描仪10允许进行读取，并且在未提交该信息时不允许进行读取。在本实施例中，读取权限信息是用户名和密码。用户名U_X和密码P_X是为扫描仪10X而设的，用户名U_Y和密码P_Y是为扫描仪10Y而设的。

<文件服务器>

文件服务器20是存储并管理数据的服务器，并且包括分配给各个用户的多个存储区域。在图1中，表示了用于用户A的存储区域20A和用于用户B的存储区域20B作为多个存储区域的实例。

出于安全的目的，为每个存储区域设定写入限制和读取限制。如果文件服务器20已经从外部设备接收了用于在某个存储区域写入数据的请求，则在提交了分配给该存储区域的写入权限信息时该文件服务器20允许进行写入，并且在未提交该信息时不允许进行写入。而且，如果文件服务器20已经从外部设备接收了用于读取某个存储区域中的数据的请求，则在提交了分配给该存储区域的读取权限信息时该文件服务器20允许进行读取，而在未提交该信息时不允许进行读取。在本实例中，写入权限信息和读取权限信息中的每个信息包括用户名和密码。对于存储区域20A而言，指定用户名UW_A和密码PW_A作为写入权限信息，并且指定用户名UR_A和密码PR_A作为读取权限信息。对于存储区域20B而言，指定用户名UW_B和密码PW_B作为写入权限信息，并且指定用户名UR_B和密码PR_B作为读取权限信息。

<数据库>

数据库30存储了文档扫描系统中的采用的各种数据。图2表示了记录在数据库30中的数据表格。根据本实施例，如图2所示，数据库30中已经存储了扫描仪访问信息表31、存储区域访问信息表32和文档访问信息表33。

该扫描仪访问信息表31是表示每个位置标识符与用于从设置在该位置标识符表示的位置的扫描仪10读取数据所需的相应扫描仪访问信息之间的相关性的表格。在本实施例中，扫描仪访问信息包括表示该扫描仪10在网络上的位置的扫描仪地址(例如IP地址)，以及对应于该扫描仪10的读取限制的读取权限信息(用户名和密码)。

存储区域访问信息表32是表示每个用户标识符与用于将数据写入该用户标识符表示的用户的存储区域中所需的相应存储区域访问信息之间的相关性的表格。在本实施例中，该存储区域访问信息包括表示该存储区域在网络上的位置的存储区域地址(例如URL)，以及对应于该存储区域的写入限制的写入权限信息(用户名和密码)。

文档访问信息表33是表示每个用户标识符与用于从该用户标识符表示的用户的存储区域读取数据所需的相应文档访问信息之间的相关性的表格。在本实施例中，该文档访问信息包括表示该存储区域在网络上的位置的存储区域地址，以及对应于该存储区域的读取限制的读取权限信息(用户名和密码)。

<信息终端>

每个信息终端40可以是任意类型的设备，只要该设备允许用户在其中输入用于识别用户的用户标识符。在本实施例中，该信息终端40是用于电子会议系统的信息终端。图3是表示信息终端40的结构的图表。如图3所示，该信息终端40包括IC卡读取器41、存储设备42、用户界面(UI)43、大尺寸显示单元44和控制设备45。

IC卡读取器41是用于从用户IC卡5读取存储在其中的用户标识符的无接触读取设备。该存储设备42是用于存储扫描文档等数据的硬盘设备等。UI 43是用于向用户(主要向会议发言人)提供各种信息以及从用户接收操作输入的界面。在本实施例中，该UI 43是小尺寸的触摸板显示单元(15英寸显示器)。大尺寸显示单元44是能够通过用手指触摸屏幕进行操作的电子白板。利用电子笔可以在大尺寸显示单元44的屏幕上画出符号和图形。

控制设备45是用于对信息终端40进行整体控制以及执行各种类型信息处理的设备，例如计算机。该控制设备45包括作为功能块的用户标识符接收单元45a、通知单元45b、文档访问信息识别单元45c、文档访问单元45d和屏幕控制单元45e。

该用户标识符接收单元45a接收利用IC卡读取器41读取的用户标识符，并且将接收到的用户标识符提供给通知单元45b和文档访问信息识别单元45c。

该通知单元45b向文档传输服务器50发送从用户标识符接收单元45a接收到的用户标识符，以及分配给放置信息终端40的位置的位置标识符。假定已经预先将该位置标识符记录在信息终端40内的预定存储部分中。

该文档访问信息识别单元45c识别预先与从用户标识符接收单元45a接收的用户标识符相关的文档访问信息。在本实施例中，该文档访问信息识别单元45c引用数据库30内的文档访问信息表33，从而识别与接收到的用户标识符相关的文档访问信息。该文档访问信息识别单元45c向文档访问单元45d提供经识别的文档访问信息。

在接收到文档访问信息(包括存储区域地址和读取权限信息)之后，文档访问单元45d利用文档访问信息从文件服务器20获取存储在其中的扫描文档。具体讲，文档访问单元45d以预定定时访问向存储区域地址表示的存储区域提交读取权限信息的存储区域，并且在将扫描文档存储在所访问的存储区域中时获取扫描文档。例如，在接收文档访问信息之后，该文档访问单元45d通过周期性访问该存储区域来监测该存储区域，并且在将扫描文档存储到存储区域中时获取该扫描文档。在一个实施例中，该文档访问单元45d依照用户对UI 43的指令操作开始或停止监测该存储区域。应当注意，能够适当地设定文档访问单元45d访问该存储区域的定时、频率、持续时间等等。文档访问单元45d将从文件服务器20获取的扫描文档存储到存储器设备42中。

屏幕控制单元45e允许存储在该存储设备42中的扫描文档显示到大尺寸显示单元44上。在本实施例中，该屏幕控制单元45e首先控制UI 43以显示提示用户选择存储在存储设备42内的一个或多个扫描文档中的哪一个应当在大尺寸显示单元44上显示的屏幕，通过UI 43上的该屏幕接收用户选择扫描文档的输入，并且使该大尺寸显示单元44显示选定的扫描文档。该屏幕控制单元45e可以配置为在完成了将扫描文档存储到存储设备42中的存储过程之后，立刻在大尺寸显示单元44上显示扫描文档。

在本实施例中，CPU通过执行存储在诸如ROM的存储介质内的程序来实现上述功能块45a-45e。应当注意，对于将实现功能块45a-45e的特定配置没有施加限制。

<文档传输服务器>

该文档传输服务器50是将保存在每个扫描仪10内的扫描文档传输到文件服务器20内的用户存储区域的服务器，并且可以由计算机构成。该文档传输服务器50具有两个主要功能。第一个功能是文档访问功能，其中在将用户的用户标识符输入到设置在多个位置中的一个位置上的信息终端40中之后，该文档传输服务器50利用预先与该位置相关的扫描仪访问信息，从而从属于该位置的扫描仪获取保存在扫描仪10内的扫描文档。第二个功能是文档记录功能，其中该文档传输服务器50利用预先与该用户的用户标识符相关的存储区域访问信息，从而将利用文档访问功能获取的扫描文档存储到分配给该用户的存储区域中。

图4是表示文档传输服务器50的配置的框图。在图4中，文档传输服务器50包括作为功能块的通知接收单元51、扫描仪访问信息识别单元52、存储区域访问信息识别单元53、文档获取单元54和文档记录单元55。

该通知接收单元51从信息终端40接收用户标识符和位置标识符的通知。然后，通知接收单元51将位置标识符提供给扫描仪访问信息识别单元52，同时将用户标识符提供给存储区域访问信息识别单元53。

该扫描仪访问信息识别单元52识别预先与从通知接收单元51接收的位置标识符相关的扫描仪访问信息。在本实施例中，该扫描仪访问信息识别单元52查阅数据库30内的扫描仪访问信息表31，从而识别对应于该位置标识符的扫描仪访问信息。该扫描仪访问信息识别单元52向文档访问单元54提供经识别的扫描仪访问信息。

存储区域访问信息识别单元53识别预先与从通知接收单元51接收的用户标识符相关的存储区域访问信息。在本实施例中，该存储区域访问信息识别单元53查阅数据库30内的存储区域访问信息表32，从而识别对应于该用户标识符的存储区域访问信息。该存储区域访问信息识别单元53向文档记录单元55提供经识别的存储区域访问信息。

文档访问单元54接收扫描仪访问信息(包括扫描仪地址和读取权限信息)，然后使用扫描仪访问信息从扫描仪10获取保存在其中的扫描文档。具体讲，文档访问单元54以预定定时向该扫描仪地址表示的扫描仪10提交读取权限信息，从而访问该扫描仪10，并且当扫描文档保存在所访问的扫描仪10中时获取扫描文档。例如，在接收扫描仪访问信息之后，文档访问单元54通过周期性地访问扫描仪10来监测该扫描仪10，并且当该扫描文档存储到扫描仪10中时获取该扫描文档。在一个实施例中，该文档访问单元54根据用户对UI 43的指令操作，开始或停止监测该扫描仪10。应当注意，能够适当地设定文档访问单元54访问扫描仪10的定时、频率、持续时间等等。文档访问单元54将从扫描仪10获取的扫描文档提供到文档记录单元55中。

文档记录单元55利用从存储区域访问信息识别单元53接收的存储区域访问信息(包括存储区域地址和写入权限信息)，将文档访问单元54获取的扫描文档存储到文件服务器20中。具体讲，该文档记录单元55向该存储区域地址表示的存储区域提交写入权限信息，从而访问该存储区域并且将扫描文档存储到该区域中。

在本实施例中，通过CPU执行存储在存储介质(例如ROM)中的程序来实现上述功能块51-55。应当注意，对于实现功能块51-55所采用的具体结构没有限制。

<文档扫描系统的操作>

图5是表示文档扫描系统1的操作顺序的流程图。图5表示了用户A使用会议室X中的扫描仪10X的情况。以下，参照图5详细描述了文档扫描系统1的操作。

当要在会议室X中召开会议时，作为会议发言人的用户A首先将其IC卡5A保持在置于会议室X中的信息终端40X的IC卡读取器41上。

在信息终端40X中，当IC卡5A保持在IC卡读取器41上时，用户标识符接收单元45a通过IC卡读取器41获取存储在该IC卡5A中的用户标识符UID_A(S1)。然后，用户标识符接收单元45a向通知单元45b和文档访问信息识别单元45c提供用户标识符UID_A。

当接收用户标识符UID_A时，通知单元45b向文档传输服务器50发送该用户标识符UID_A以及预先记录在信息终端40X中的位置标识符RID_X(S2)。

同时，当接收到用户标识符UID_A时，文档访问信息识别单元45c查阅数据库30内的文档访问信息表33，并且获取对应于用户标识符UID_A的文档访问信息(AD_A、UR_A、PR_A)(S3)。将所获取的文档访问信息提供给文档访问单元45d。

当接收文档访问信息(AD_A、UR_A、PR_A)时，该文档访问单元45d开始周期性地访问存储区域地址AD_A表示的存储区域20A(S4)。这个访问过程包括向存储区域20A提交读取权限信息(UR_A、PR_A)。

在文档传输服务器50中，当从信息终端40X接收到用户标识符UID_A和位置标识符RID_X时，通知接收单元51向扫描仪访问信息识别单元52提供位置标识符RID_X，并且向存储区域访问信息识别单元53提供用户标识符UID_A。

当接收位置标识符RID_X时，扫描仪访问信息识别单元52查阅数据库30内的扫描仪访问信息表31，并且获取对应于该位置标识符RID_X的扫描仪访问信息(AD_X、U_X、P_X)(S5)。将所获取的扫描仪访问信息提供给文档访问单元54。

同时，当接收到用户标识符UID_A时，存储区域访问信息识别单元53查阅数据库30内的存储区域访问信息表32，并且获取对应于该用户标识符UID_A的存储区域访问信息(AD_A、UW_A、PW_A)(S6)。将所获取的存储区域访问信息提供给文档记录单元55。

当接收扫描仪访问信息(AD_X、U_X、P_X)时，文档访问单元54开始周期性地访问扫描仪地址AD_X表示的扫描仪10X(S7)。这个访问过程包括向扫描仪10X提交读取权限信息(U_X、P_X)。

在会议过程中，当希望在信息终端40X的大尺寸显示单元44上显示与会者所拥有的纸文档时，用户A将纸文档放置在扫描仪10X上，并且按下扫描仪10X的扫描开始按钮(未示出)。相应地，扫描仪10X读取放置在其上的纸文档的图像，从而生成扫描文档DA，并且将该扫描文档D_A存储到内部存储部分内(S8)。

在文档传输服务器50中，该文档访问单元54通过周期性地访问扫描仪10X来监测扫描仪10X，并且在将扫描文档D_A存储到扫描仪10X中时，从该扫描仪10X读取扫描文档D_A(S9)。尽管对于扫描仪10X的存储部分设定了读取限制，但是允许文档访问单元54读取扫描文档D_A，这是因为文档访问单元54通过提交读取权限信息(U_X、P_X)来访问该扫描仪10X。文档访问单元54向文档记录单元55提供所获取的扫描文档D_A。

当接收扫描文档D_A时，文档记录单元55通过提交从存储区域访问信息识别单元53接收到的写入权限信息(UW_A、PW_A)，访问从存储区域访问信息识别单元53接收到的存储区域地址AD_A表示的存储区域20A，从而将扫描文档D_A存储到文件服务器20内的存储区域20A中(S10)。尽管对存储区域20A设定了写入限制，但是允许文档记录单元55将扫描文档D_A存储到存储区域20A中，这是因为文档记录单元55通过提交写入权限信息(UW_A、PW_A)来访问存储区域20A。

在信息终端40X中，文档访问单元45d通过周期性地访问存储区域20A来监测该存储区域20A，并且当扫描文档D_A存储到存储区域20A中时从存储区域20A读取扫描文档DA(S11)。文档访问单元45d将所获取的扫描文档D_A存储到存储设备42内。

屏幕控制单元45e监测存储设备42，并且当扫描文档D_A存储到存储设备42中时在UI 43的显示屏幕上显示扫描文档D_A的缩略图。当用户触摸和选择UI 43的显示屏幕上的缩略图时，响应于这个用户操作，该屏幕控制单元45e允许在大尺寸显示单元44上显示扫描文档D_A(S12)。

如上所述，在会议室X中，当用户A将其IC卡5A保持在信息终端40X上，并且随后利用扫描仪10X扫描纸文档，将扫描文档D_A自动输入信息终端40X中，并且在信息终端40X的UI 43上显示扫描文档D_A的缩略图。当用户A触摸该缩略图时，在大尺寸显示单元44上显示该扫描文档D_A的图像。

根据上述实施例，可以实现以下优点。

(1)根据本实施例，在多个位置中的每个位置上提供扫描仪和信息终端。在将用户的用户标识符输入设置在多个位置中的某个位置上的信息终端之后，文档传输服务器采用预先与该位置相关的扫描仪访问信息，从而从设置在该位置上的扫描仪获取保存在扫描仪内的扫描文档。随后，文档传输服务器采用预先与该用户的用户标识符相关的存储区域访问信息，从而将所获取的扫描文档存储到分配给该用户的存储区域中。依靠本实施例的这种配置，在多个位置上提供扫描仪的环境下，用户通过实施类似的、简单操作就能够使用多个位置中任意位置上的扫描仪，以使得纸文档数字化并且将所获得的扫描文档存储到其自己的存储区域中。

(2)因为在多个会议室中提供了扫描仪和信息终端，所以在会议过程中能够将成员拥有的纸文档快速转变为电子文档，并且存储到可访问的存储区域中。尤其是，当本发明的这个实施例用于电子会议系统时，能够快速将纸文档输入电子会议系统中。

(3)文档传输服务器在将用户标识符输入信息终端中之后监测扫描仪，并且当扫描文档保存在该扫描仪中时从扫描仪获取扫描文档。依靠这种配置，能够快速将扫描仪生成的扫描文档传输给用户存储区域。通过配置该文档传输服务器以根据用户指令操作开始或停止监测扫描仪，监测周期可以按照用户的希望设定，从而更方便。此外，因此能够将监测周期限制到需要传输的周期，使得能够防止扫描文档传输过程中的错误并且减少处理量。

(4)为保存在每个扫描仪内的扫描文档设定读取限制，并且对应于读取限制的读取权限信息包含在扫描仪访问信息中。依靠这种配置，能够实现扫描文档从扫描仪到存储区域的传输，同时避免从扫描仪未授权读取扫描文档的安全风险。

(5)对每个存储区域设定写入限制，并且对应于写入限制的写入权限信息包含在存储区域访问信息中。因此，能够实现扫描文档的自动传输，同时防止未授权访问该存储区域。

(6)信息终端使用预先与输入用户标识符相关的文档访问信息，从而从分配给该用户标识符表示的用户的存储区域获取扫描文档。依靠这种配置，当信息终端是例如电子会议终端时，能够在电子会议室中立刻采用该扫描文档。例如，能够在扫描之后立刻在信息终端的大尺寸显示单元或UI屏幕上显示该扫描文档。

(7)对每个存储区域设定读取限制，并且对应于读取限制的读取权限信息包含在文档访问信息中。因此，能够实现扫描文档从存储区域到信息终端的传输，同时避免从该存储区域未授权读取扫描文档的安全风险。

[第二实施例]

图6是表示根据本发明第二实施例的文档扫描系统2的整体结构的框图。如图6所示，文档扫描系统2具有与上述文档扫描系统1非常相似的结构。在以下的章节中，将详细描述文档扫描系统2与文档扫描系统1不同的特征，而对于共同特征的描述将省略或简化。而且，与文档扫描系统1相同的元件用相同的附图标记表示。

在图6中，与第一实施例相似，文档扫描系统2包括分别设置在多个位置的扫描仪10，还包括分别设置在上述多个位置的文件服务器60、数据库70、信息终端80，以及文档传输服务器90。在图6中，将两个会议室X和Y表示为多个位置的实例，并且这些房间分别设有扫描仪10X、10Y和信息终端80X、80Y。而且，将用于识别各个位置的位置标识符RID_X和RID_Y分配给会议室X、Y。

与第一实施例一样，预先将IC卡5发给文档扫描系统2的每个用户。图6分别表示了作为实例的拥有IC卡5A、5B的两个用户A、B。用户标识符UID_A、UID_B分别存储在IC卡5A、5B中。

<扫描仪>

与第一实施例一样，每个扫描仪10是扫描原本以生成扫描文档并且将该扫描文档保存在其内部存储部分中的设备。对每个扫描仪10内的存储部分设定读取限制。为扫描仪10X设定用户名U_X和密码P_X，以及为扫描仪10Y设定用户名U_Y和密码P_Y。

<文件服务器>

在本实施例中，文件服务器60包括分配给各个会议室的多个存储区域。在图6中，表示了用于会议室J的存储区域60J和用于会议室K的存储区域60K作为多个存储区域的实例。

为每个存储区域设定用于限制数据写入和读取的访问限制。如果文件服务器60已经从外部设备接收了访问某个存储区域的请求，则文件服务器60在提交了预定访问权限信息时允许访问，并且在没有提交该信息时拒绝访问。在本实施例中，某个存储区域的预定访问权限信息包括分配给与该存储区域相关的会议已记录与会者的访问权限信息中的任意信息。已记录的与会者是在文档扫描系统2的用户当中预先记录为会议与会者的用户。将访问权限信息预先分配给每个用户。

<数据库>

数据库70存储文档扫描系统2中采用的各种数据。图7表示了记录在数据库70中的数据表。根据本实施例，该数据库70中已经存储了与会者表71、存储区域地址表72、访问权限信息表73和扫描仪访问信息表74，如图7所示。

与会者表71是表示用于识别会议的每个会议标识符(在本实施例中为会议名称)与与会用户的用户标识符之间的相关性的表格。

存储区域地址表72是表示每个会议名称与表示分配给该会议名称表示的会议的存储区域在网络上的位置的相应存储区域地址(例如URL)之间的相关性的表格。

访问权限信息表73是表示每个用户标识符与分配给该用户标识符表示的用户的相应访问权限信息之间的相关性的表格。在本实施例中，访问权限信息包括用户名和密码。

扫描仪访问信息表74是表示每个地址标识符与从设置在该地址标识符表示的位置上的扫描仪10读取数据所需的相应扫描仪访问信息之间的相关性的表格。在本实施例中，扫描仪访问信息包括表示该扫描仪10在网络上的位置的扫描仪地址(例如IP地址)以及对应于该扫描仪10的读取限制的读取权限信息(用户名和密码)。

<信息终端>

每个信息终端80是电子会议系统的信息终端，并且具有图8所示的结构。如图8所示，该信息终端80包括IC卡读取器81、存储设备82、UI 83、大尺寸显示单元84以及控制设备85。除了控制设备85之外的所有特征与第一实施例相同。

在本实施例中，控制设备85包括作为功能块的用户标识符接收单元85a、会议识别单元85b、存储区域访问信息识别单元85c、通知单元85d、文档访问单元85e和屏幕控制单元85f。

用户标识符接收单元85a接收IC卡读取器81读取的用户标识符，并且将接收到的用户标识符提供给会议识别单元85b。

当从用户标识符接收单元85a接收用户标识符时，会议识别单元85b向用户提供表示预先与用户标识符相关的会议的显示，并且接收用于选择会议的用户输入。具体讲，会议识别单元85b查阅数据库70内的与会者表71，从而提取与接收到的用户标识符相关的会议名称。将提取出的会议名称在UI 83的屏幕上显示，并且在该屏幕上执行用于选择会议名称的用户操作。会议识别单元85b向存储区域访问信息识别单元85c提供选定的会议名称以及用户标识符。

存储区域访问信息识别单元85c识别预先与从会议识别单元85b接收的会议名称或者用户标识符相关的存储区域访问信息。在本实施例中，存储区域访问信息识别单元85c查阅数据库70内的存储区域地址表72，从而识别与接收到的会议名称相关的存储区域地址。此外，该存储区域访问信息识别单元85c查阅访问权限信息表73，从而识别对应于接收到的用户标识符的访问权限信息。将经识别的存储区域地址和访问权限信息作为存储区域访问信息提供给通知单元85d和文档访问单元85e。

通知单元85d将从存储区域访问信息识别单元85c接收的存储区域访问信息以及分配给放置了信息终端80的位置的位置标识符发送到文档传输服务器90。假设该位置标识符已经预先记录在信息终端80内的预定存储部分中。

当从存储区域访问信息识别单元85c接收存储区域访问信息(包括存储区域地址和访问权限信息)时，该文档访问单元85e使用存储区域访问信息以从文件服务器60获取存储在其中的扫描文档。具体讲，该文档访问单元85e以预定定时向存储区域地址表示的存储区域提交访问权限信息，从而访问该存储区域，并且当扫描文档存储到被访问的存储区域中时获取该扫描文档。例如，在接收存储区域访问信息之后，文档访问单元85e通过周期性地访问该存储区域来监测该存储区域，并且当扫描文档存储到该存储区域中时获取该扫描文档。在一个实施例中，该文档访问单元85e依照用户对UI 83的指令操作开始或停止监测该存储区域。应当注意，能够适当设定文档访问单元85e访问该存储区域的定时、频率、持续时间等等。文档访问单元85e将从存储区域获取的扫描文档存储到存储设备82中。

屏幕控制单元85f允许将存储在存储设备82中的扫描文档显示到大尺寸显示单元84上。在本实施例中，该屏幕控制单元85f首先控制UI 83以显示屏幕，提示用户选择存储设备82内存储的一个或多个扫描文档中的哪个文档应当显示到大尺寸显示单元84上，借助UI 83上的该屏幕接收选择扫描文档的用户输入，并且使该大尺寸显示单元84显示选定的扫描文档。该屏幕控制单元85f可以配置为在完成了将扫描文档存储到存储设备82中的过程之后，立刻在大尺寸显示单元84上显示扫描文档。

<文档传输服务器>

文档传输服务器90是将保存在每个扫描仪10内的扫描文档传输到文件服务器60内分配给会议的存储区域的服务器。

图9是表示文档传输服务器90的结构的框图。如图9所示，该文档传输服务器90包括作为功能块的通知接收单元91、扫描仪访问信息识别单元92、文档访问单元93以及文档记录单元94。

该通知接收单元91从信息终端80接收存储区域访问信息的通知和位置标识符。通知接收单元91又将该位置标识符提供给扫描仪访问信息识别单元92，同时将存储区域访问信息提供给文档记录单元94。

扫描仪访问信息识别单元92识别预先与从通知接收单元91接收的位置标识符相关的扫描仪访问信息。在本实施例中，扫描仪访问信息识别单元92查阅数据库70内的扫描仪访问信息表74，从而识别对应于该位置标识符的扫描仪访问信息。扫描仪访问信息识别单元92将经识别的扫描仪访问信息提供给文档访问单元93。

在接收扫描仪访问信息(包括扫描仪地址和读取权限信息)之后，文档访问单元93利用该扫描仪访问信息从扫描仪10获取保存在其中的扫描文档。具体讲，该文档访问单元93以预定定时向该扫描仪地址表示的扫描仪10提交读取权限信息，从而访问该扫描仪10，并且在扫描文档保存在所访问的扫描仪10中时获取扫描文档。例如，在接收扫描仪访问信息之后，文档访问单元93通过周期性地访问该扫描仪10监测该扫描仪10，并且当扫描文档存储到扫描仪10中时获取扫描文档。在一个实施例中，该文档访问单元93依照用户对UI 83的指令操作开始或停止监测该扫描仪10。应当注意，能够适当设定文档访问单元93访问该扫描仪10的定时、频率、持续时间等等。该文档访问单元93将从扫描仪10获取的扫描文档提供到文档记录单元94中。

文档记录单元94利用从通知接收单元91接收的存储区域访问信息(包括存储区域地址和访问权限信息)，将文档访问单元93获取的扫描文档存储到文件服务器60中。具体讲，该文档记录单元94向该存储区域地址表示的存储区域提交访问权限信息，从而访问该存储区域并且将扫描文档存储到该区域中。

<文档扫描系统的操作>

图10是表示文档扫描系统2的操作顺序的流程图。图10表示用户A在会议室X中开始会议J并且采用扫描仪10X的情况。以下参照图10详细描述文档扫描系统2的操作。

当将要在会议室X中召开会议J时，作为会议发言人的用户A首先将其IC卡5A保持在置于会议室X中的信息终端80X的IC卡读取器81上。

在信息终端80X中，当IC卡5A保持在IC卡读取器81上时，用户标识符接收单元85a通过该IC卡读取器81获取存储在IC卡5A中的用户标识符UID_A(S21)。然后，该用户标识符接收单元85a向会议识别单元85b提供用户标识符UID_A。

当接收该用户标识符UID_A时，会议识别单元85b查阅数据库70内的与会者表71，并且提取与该用户标识符UID_A相关的会议名称(在本实例中为MN_J、MN_L和MN_M)。然后，会议识别单元85b将提取出的会议名称显示到UI 83的屏幕上，从而提示用户选择会议。在本实例中，因为用户A召开会议J，所以用户A在UI 83的屏幕上触摸并选择会议名称MN_J。会议识别单元85b接收选择会议名称MN_J的该输入(S22)。随后，会议识别单元85b向存储区域访问信息识别单元85c提供选定的会议名称MN_J以及用户标识符UID_A。

当从会议识别单元85b接收上述信息(MN_J、UID_A)时，存储区域访问信息识别单元85c查阅数据库70内的存储区域访问信息表72，并且获取对应于该会议名称MN_J的存储区域地址AD_J。此外，存储区域访问信息识别单元85c查阅访问权限信息表73，并且获取对应于UID_A的访问权限信息(U_A、P_A)(S23)。将所获取的存储区域地址AD_J和访问权限信息(U_A、P_A)作为存储区域访问信息提供给通知单元85d和文档访问单元85e。

当接收存储区域访问信息(AD_J、U_A、P_A)时，通知单元85d向文档传输服务器90发送接收到的信息以及预先记录在信息终端80X中的位置标识符RID_X(S24)。

同时，当接收存储区域访问信息(AD_J、U_A、P_A)时，文档访问单元85e开始周期性地访问存储区域地址AD_J表示的存储区域60J(S25)。该访问过程包括向存储区域60J提交访问权限信息(U_A、P_A)。

在文档传输服务器90中，当从信息终端80X接收存储区域访问信息(AD_J、U_A、P_A)和位置标识符RID_X时，通知接收单元91向扫描仪访问信息识别单元92提供位置标识符RID_X，并且向文档记录单元94提供存储区域访问信息(AD_J、U_A、P_A)。

当接收位置标识符RID_X时，扫描仪访问信息识别单元92查阅扫描仪访问信息表74，并且获取对应于该位置标识符RID_X的扫描仪访问信息(AD_X、U_X、P_X)(S26)。将所获取的扫描仪访问信息提供给文档访问单元93。

当接收扫描仪访问信息(AD_X、U_X、P_X)时，文档访问单元93开始周期性地访问扫描仪地址AD_X表示的扫描仪10X(S27)。该访问过程包括向扫描仪10X提交读取权限信息(U_X、P_X)。

在会议过程中，当希望在信息终端80X的大尺寸显示单元84上显示与会者拥有的纸文档时，用户A将纸文档放置在扫描仪10X上，并且按压扫描仪10X的扫描开始按钮(未示出)。相应地，扫描仪10X读取放置在其上的纸文档的图像，从而生成扫描文档D_J，并且将扫描文档D_J存储在内部存储部分内(S28)。

在文档传输服务器90中，文档访问单元93通过周期性地访问扫描仪10X来监测扫描仪10X，并且当扫描文档D_J存储在该扫描仪10X中时从该扫描仪10X读取扫描文档D_J(S29)。尽管对于该扫描仪10X的存储部分设定了读取限制，但是允许文档访问单元93读取该扫描文档D_J，这是因为文档访问单元93通过提交读取权限信息(U_X、P_X)来访问该扫描仪10X。文档访问单元93向文档记录单元94提供所获取的扫描文档D_J。

当接收扫描文档D_J时，该文档记录单元94通过提交从通知接收单元91接收到的访问权限信息(U_A、P_A)来访问由从通知接收单元91接收到的存储区域地址AD_J表示的存储区域60J，从而将该扫描文档D_J存储到该存储区域60J中(S30)。尽管对该存储区域60J设定了访问限制，但是允许文档记录单元94将扫描文档D_J存储到存储区域60J中，这是因为该文档记录单元94通过提交作为会议J的记录与会者的用户A的访问权限信息(U_A、P_A)来访问该存储区域60J。

在信息终端80X中，文档访问单元85e通过周期性地访问该存储区域60J来监测存储区域60J，并且当扫描文档D_J存储到该存储区域60J中时从存储区域60J读取扫描文档D_J(S31)。文档访问单元85e将所获取的扫描文档D_J存储到存储设备82内。

屏幕控制单元85f监测该存储设备82，并且在扫描文档D_J存储到该存储设备82中时在UI 83的显示屏幕上显示扫描文档D_J的缩略图像。响应于用户在UI 83的显示屏幕上触摸以及选择缩略图，屏幕控制单元85f允许扫描文档DJ显示到大尺寸显示单元84上(S32)。

如上所述，在会议室X中，当用户A将IC卡5A保持在信息终端80X上、选择会议J，并且随后利用扫描仪10X扫描纸文档时，扫描文档D_J自动装载到信息终端80X中，并且在信息终端80X的UI 83上显示扫描文档D_J的缩略图。当用户A触摸该缩略图时，在大尺寸显示单元84上显示该扫描文档D_J的图像。

当结束会议J时，用户A触摸信息终端80X的UI 83上显示的“结束会议”按钮。相应地，信息终端80X停止监测该存储区域60J，并且通知文档传输服务器90会议J结束，使得文档传输服务器90停止文档传输处理。此外，信息终端80X将大尺寸显示单元84上显示的扫描文档记录到预定存储区域中，例如存储区域60J，同时附上会议信息，包括会议名称、会议时间和日期以及与会者，从而生成会议J的备忘录。

根据上述实施例，除了与第一实施例中的优点(1)-(7)类似的优点，还获得了以下优点。

(8)根据上述实施例，将电子会议系统的显示单元上显示的扫描文档存储到预定的存储区域中，同时将会议信息附加到扫描文档。利用这种配置，能够减少生成会议备忘录所需的工作量，从而更加方便。

应当注意，本发明不限于上述实施例，可以在不背离本发明范围的情况下进行各种修改。

例如，尽管在上述实施例中为了用户验证而采用了IC卡，但是可选择的是使用用户名称和密码或者生物信息的组合。换句话说，可以由诸如手动输入用户名称和密码或者指纹传感器读取指纹特征信息的操作来取代IC卡读取器读取IC卡。

此外，尽管在上述实施例中，扫描仪在位于该扫描仪内的存储部分内保存了该扫描文档，但是可以将该扫描仪配置为将扫描文档保存在外部提供的存储部分内。

此外，尽管在上述实施例中，信息终端从文件服务器自动地下载扫描文档，但是从文件服务器获取扫描文档的路径不限于这种形式。例如，用户可以通过利用不同于信息终端的PC访问文件服务器来获取扫描文档。

此外，可以适当省略使用对扫描仪存储部分的读取限制、对存储区域的写入限制或者对存储区域的读取限制。

尽管已经特别利用具体实例在一定程度上描述了本发明的实施例，但是应当理解本发明不限于此。本领域技术人员还能理解，可以在不背离本发明精神和范围的情况下，对本发明进行各种改变和修改。

Claims (20)

1.一种文档扫描系统，其包括：

扫描仪，其设置在多个位置，并且扫描文档以生成和存储电子文档；

信息终端，其设置在所述多个位置，并且接收用于识别用户的用户识别信息的输入；

文档访问单元，在用户识别信息输入信息终端之后，从设置在提供了该信息终端的位置的扫描仪获取电子文档；以及

文档记录单元，其将该文档访问单元获取的电子文档存储到分配给该用户识别信息表示的用户的存储区域中。

2.根据权利要求1所述的文档扫描系统，其中该多个位置是多个会议室。

3.根据权利要求2所述的文档扫描系统，还包括：

会议识别单元，当用户识别信息输入到设置在会议室中的信息终端中时，其显示与该用户识别信息相关的一个或多个会议的信息，并且接收用于选择会议的输入；其中

该文档记录单元将该电子文档存储到分配给该会议的存储区域中。

4.根据权利要求1所述的文档扫描系统，其中该文档访问单元在输入该用户识别信息之后监测该扫描仪，并且在该电子文档存储到该扫描仪中时，获取该电子文档。

5.根据权利要求4所述的文档扫描系统，其中该文档访问单元依照用户的指令操作开始或停止监测该扫描仪。

6.根据权利要求1所述的文档扫描系统，其中对存储在该扫描仪中的电子文档设定读取限制；并且

该文档访问单元利用与该位置相关的读取权限信息获取该电子文档。

7.根据权利要求1所述的文档扫描系统，其中对该存储区域设定写入限制；并且

该文档记录单元利用与该用户相关的写入权限信息存储该电子文档。

8.根据权利要求1所述的文档扫描系统，其中该信息终端利用与该用户识别信息相关的文档访问信息从该存储区域获取该电子文档。

9.根据权利要求3所述的文档扫描系统，其中该信息终端利用与该会议相关的文档访问信息从该存储区域获取该电子文档。

10.根据权利要求8所述的文档扫描系统，其中对该存储区域设定读取限制；并且

该文档访问信息包括用于从该存储区域获取该电子文档所需的读取权限信息。

11.根据权利要求9所述的文档扫描系统，其中对该存储区域设定读取限制；并且

该文档访问信息包括用于从该存储区域获取该电子文档所需的读取权限信息。

12.根据权利要求8所述的文档扫描系统，其中该信息终端在电子会议系统的显示单元上显示从该存储区域获取的该电子文档。

13.根据权利要求9所述的文档扫描系统，其中该信息终端在电子会议系统的显示单元上显示从该存储区域获取的该电子文档。

14.根据权利要求12所述的文档扫描系统，其中将该显示单元上显示的该电子文档存储到具有包括会议名称、时间或与会者的会议信息的存储区域中。

15.根据权利要求13所述的文档扫描系统，其中将该显示单元上显示的该电子文档存储到具有包括会议名称、时间或与会者的会议信息的存储区域中。

16.根据权利要求1所述的文档扫描系统，其中该信息终端利用IC卡读取器从该用户拥有的IC卡读取该用户识别信息。

17.一种文档扫描系统，其包括：

扫描仪，其设置在多个位置，并且扫描文档以生成和存储电子文档；

信息终端，其设置在所述多个位置，并且接收用于识别用户的用户识别信息的输入；

文档传输单元，其将存储在扫描仪中的电子文档传输到分配给用户的存储区域；

扫描仪访问信息表，其表示了位置与获取存储在该位置设置的扫描仪中的电子文档所需的扫描仪访问信息之间的相关性；以及

存储区域访问信息表，其表示了用户识别信息与用于将电子文档存储到分配给该用户识别信息表示的用户的存储区域中所需的存储区域访问信息之间的相关性；其中

该信息终端通知该文档传输单元关于设置该信息终端的位置的信息以及输入用户识别信息；以及

文档传输单元，根据依照该扫描仪访问信息表获取的该扫描仪访问信息，从在所通知的信息表示的位置上设置的扫描仪获取存储在该扫描仪中的电子文档，并且根据依照该存储区域访问信息表获取的该存储区域访问信息，将该获取的电子文档存储到分配给所通知的用户识别信息表示的用户的存储区域中。

18.一种文档传输系统，其在多个位置设置有扫描仪的环境中传输存储在扫描仪中的电子文档，该系统包括：

多个信息终端，设置在该多个位置，并且接收用于识别用户的用户识别信息；

文档获取单元，在用户识别信息输入到信息终端之后，从设置在提供该信息终端的位置的扫描仪获取电子文档；以及

文档记录单元，其将所获取的电子文档存储到分配给该用户识别信息表示的用户的存储区域中。

19.一种文档传输方法，用于在多个位置设置有扫描仪的环境中传输存储在扫描仪中的电子文档，该方法包括：

通过设置在该多个位置的多个信息终端接收用于识别用户的用户识别信息；

在用户识别信息输入到信息终端之后，从设置在提供该信息终端的位置的扫描仪获取电子文档；以及

将所获取的电子文档存储到分配给该用户识别信息表示的用户的存储区域中。

20.一种计算机可读的存储介质，该存储介质存储了该计算机可执行的指令程序，以实施用于在多个位置设置有扫描仪的环境中传输存储在扫描仪中的电子文档的功能，该功能包括：

通过设置在该多个位置的多个信息终端接收用于识别用户的用户识别信息；

在用户识别信息输入到信息终端之后，从设置在提供该信息终端的位置的扫描仪获取电子文档；以及

将所获取的电子文档存储到分配给该用户识别信息表示的用户的存储区域中。

Images