BG3722U1 - Електронна система за управление на хотели - Google Patents

Abstract

Полезният модел се отнася до система за управление на хотели, която може да намери приложение в областта на туризма, по-специално при предоставяне на хотелиерски услуги, чрез предоставяне на бърз и лесен достъп до всички услуги, включително обслужване на рецепция, предоставяне на достъп до всякакви услуги на територията на хотела и близките забележителности. Системата включва функционално свързани модул рецепция (3), който е свързан с модул управление (1), към който са свързани едновременно модул резервации (2), модул рецепция (3), модул стаи (4), модул настаняване в стая (5), модул обслужване (6), модул финансов (7) и модул освобождаване на стая (8), при което модулите (5, 6 и 8) са свързани помежду си, а модул освобождаване на стая (8) е свързан с модул рецепция (3) и модул финансов (7).

Description

Област на техниката

Настоящият полезен модел се отнася до система за управление на хотели, която може да намери приложение в областта на туризма, по-специално при предоставяне на хотелиерски услуги, чрез предоставяне на бърз и лесен достъп до всички услуги, включително обслужване на рецепция, предоставяне на достъп до всякакви услуги на територията на хотела и близките забележителности.

Предшестващо състояние на техниката

В последните години хотелиерската индустрия се развива динамично, като собствениците на хотели се стремят да предоставят повече и разнообразни услуги. Едновременно с това се наблюдава все по-ожесточена конкуренция между хотелиерите, както и повишаването на очакванията на клиентите, което принуждава индустрията да се стреми да оптимизира дейностите, насочени към разширяване продажбите на хотела.

Рецепцията на хотел е едно от най-важните места в хотела както за целите на неговото управление, така и по отношение на сигурността в хотела. Рецепцията е и първото място, където гостите отиват при пристигането си в хотела, където трябва да бъдат регистрирани. Най-често практикуваният подход е предоставяне на формуляр за гости, който се попълва ръчно, след което данните на госта се въвеждат от служителя на рецепцията в компютъра на хотела. По този начин гостите на хотела са принудени да чакат дълго време, като в същото време хотелската администрация не разполага с изображение на автентичния документ на госта. Освен това ръчното въвеждане на данните в компютъра може да доведе до погрешното им вписване, с всички произтичащи от това последици.

Известна е патентна публикация CN 1331460, в която е описана система за регистриране на гости в хотел, която се състои от компютър и свързан с него скенер, която позволява записване и съхраняване на информация на компресирани идентификационни данни, включително и разпознаване на сканираните изображения на идентификационните данни на гостите на хотела, при което компютърът и скенерът са свързани с модул „разпознаване на изображения и идентификация“ и модул „съхранение на данни“. По такъв начин основните данни за госта, име, пол, дата на раждане, орган, издал документа за самоличност са записани и съхранени за бъдещи справки.

Системата за управление включва още двупосочна телефонна, домофонна уредба, система за 3D наблюдение и система за отдалечено съдействие.

Известна е патентна публикация GB 1368998, в която е описана система за определяне статуса на хотелска стая. Когато помещението е освободено, служител от рецепцията изплаща сигнал до стаята на обслужващия персонал, който влиза в посочената стая за почистване и подготовка за приемане на следващите гости. Когато икономката прецени, че стаята е готова, изпраща обратен сигнал до рецепцията. Системата е изпълнена на принципа на интернет базирана връзка между две точки /рецепция и стая на обслужващият персонал/, свързани с централен сървър за удостоверяване.

Описаните известни системи предлагат органичен вид хотелски услуги, в реализирането на които е ангажиран и се използва административен и обслужващ персонал, чието участие е едно от значителните разходи в рамките на управление на хотелските услуги.

В тази връзка, за да се повиши конкурентно способността се търси баланс между подобряване качеството на услугите, намаляване на разходите за управление, като едновременно с това се подобрява удовлетвореността на клиентите, доколкото хотелите първоначално предлагаха само местата за настаняване и хранене, постепенно фокусът се насочва към подобряване качеството на престоя в хотела чрез нови услуги, достъп до съоръжения, което автоматично се свързва с увеличаване на цената на престоя.

От съществено значение е да се постигне баланс между това - да се улесни в голяма степен управлението на хотела, както и да се осигури удобство за гостите на хотела, да се чувстват удобно и бързо да получават качествено обслужване. По същество това усещане трябва да се изразява във възможността повече клиенти да изпитат усещането за технологии, мода и забавното чувство у гостите за участието им в ползването на различните хотелски услуги.

За да се постигне привличане на нови и нови клиенти, от особена важност да се създадат условия

5336 Описания към свидетелства за регистрация на полезни модели № 06.2/30.06.2020 за подобряване на удовлетвореността на клиентите, повишаване на лоялни клиенти, като крайната цел е повишаване на равнището на заетост на хотела. Към момента много хотели предлагат информационни услуги като Wi-Fi, он-лайн резервации, базирани основно на постоянно развиващите се информационни технологии. В някои хотели в момента вече се предлагат различни смарт карти, които предоставят различни пакети от услуги и по тази причина се харесват особено на младите, модерните, деловите гости, за които ползването на услуги по този начин, например настаняване, хранене, информационни и развлекателни услуги, са особено привлекателни и предпочитани.

Туристи също често използват услугите за достъп до Интернет по време на престоя в хотел, съответно гостите на хотела днес смятат достъпът до интернет като задължителна услуга, за да бъде престоят в хотела повече от място за отдих. Пътуващите често използват интернет, за да изпълнят своите работни задачи, да общуват от разстояние с офисите, където работят и не на последно място за връзка с членовете на техните семейства у дома. Много от гостите допълнително използват интернет за забавление по време на техния хотел останат като за достъп до онлайн игри или сваляне на видеоклипове и музика.

За всички гости, наличието на услугата достъп до Интернет, и по-специално високоскоростна услуга достъп до Интернет, е важен фактор при избора на хотел. Наличието на бърза и надеждна услуга достъп до Интернет може да повлияе на решението си да избере един хотел пред друг Освен това гостите трябва да бъде в състояние да се свържат бързо с комуникационната мрежа интернет без да е необходимо да се изменят или преконфигурират компютрите си, за да могат да установят връзка, без да е необходимо да се създаде и поддържа различни профили на потребители.

В продължение на горното, за много гости на хотела услугата достъп до Интернет е удобен и лесен начин за използване, доколкото включва удобство при заплащане на различни хотелски услуги. В днешно време услугата „достъп до Интернет“ се счита за една от многото услуги, които хотелът може да предложи на гостите си, като се очаква гостът да бъде в състояние да използва и заплаща за други услуги които използва, като например рум сървис, развлекателни услуги, здравни клубни услуги, спа услуги. Те трябва да са в състояние да направят поръчка за услугата и след това платят за нея с помощта на един от няколко методи за плащане, като например добавяне на услугата към сметката на стаята или да зареждат разходите си чрез кредитна карта.

Въпреки, че различните системи са проектирани да осигурят специфични характеристики и функционалност, начина, по който са свързани помежду си отделните системи и организацията на свързване и общуване помежду си може да окаже силно влияние върху качеството услугата за интернет достъп за хотелските гости. По тази причина в последно време се търсят нови интелигентни решения за преструктуриране в хотелиерската индустрия, където намират приложение и се използват облачни платформи, базирани на предлагането на услуги на едно гише, като по този начин се създават очакваните от клиентите условия, които облекчават обслужването им в хотела, както и предоставят по-широк обхват от услуги, които гостите на хотела имат на разположение.

Техническа същност на полезния модел

Предвид изложеното дотук известно ниво на техниката в разглежданата област, задача на полезния модел е да бъде предложена електронна система за управление на хотел, която чрез електронно обслужване и предоставяне на хотелски услуги да осигурява удобство и повишена удовлетвореност на гостите на хотела.

Задачата на полезния модел се решава със система за електронно управление на хотел, състояща се от компютър, устройство за сканиране и съхраняване на данни, свързано с модул за управление на сервизни дейности.

Съгласно полезния модел компютърът, устройството за сканиране и модулът за управление на сервизни дейности са монтирани в модул „рецепция“, който е свързан с модул „управление“, към който са свързани едновременно модул „резервации“, модул „рецепция“, модул „стаи“, модул „настаняване в стая“, модул „обслужване“, модул „финансов“ и модул „освобождаване на стая“ /check-out/, при което модул „настаняване в стая“, модул „обслужване“ и модул „освобождаване на стая“ са свързани помежду си, а модул „освобождаване на стая“ е свързан модул „рецепция“ и модул „финансов“.

5337 Описания към свидетелства за регистрация на полезни модели № 06.2/30.06.2020

Модул „резервация“ е свързан с отдел резервации на уеб-сайта на хотела.

Съгласно едно предпочитано изпълнение на системата модул „рецепция“ е изпълнен като терминално устройство с дисплей. За предпочитане терминалното устройство е изпълнено най-малко двустранно, съответно с два изпълнителни и информационни дисплея.

Съгласно едно предпочитано изпълнение на електронната система модул рецепция е изпълнен чрез комуникационно устройство и комуникационна мрежа, например GPRS модем с дистанционно разположен център за наблюдение, управление и контрол на извършваните дейности.

Съгласно едно вариантно изпълнение на системата модул обслужване е свързан чрез безжична връзка с мобилни устройства, разположени в етажната стая „обслужване“.

Системата за електронно управление на хотели съгласно полезният модел се отличава с добре организирана модулна система, която в съвкупност осигурява предоставяне на интелигентни хотелиерски услуги от висок клас. Рецепцията е изпълнена като център за данни и информация, който е свързан функционално с различни модули, осигуряващи предоставянето на информация, услуги и заплащането им по начин, удобен за гостите на хотела.

Системата предлага един алтернативен начин на обслужване на клиентите, като всички дейности по регистрация на госта, настаняване, сервизни дейности, хранене, използване на допълнителни услуги в хотела и извън него са достъпни и лесни за използване. По този начин гостите на хотела могат бързо и лесно да направят самостоятелно настаняването си, имат индивидуален достъп и избор за използване на предлагането услуги, като се избягват недостатъците на известните системи за хотелско обслужване. Същевременно с използването на предложената система се постига висока степен на удовлетвореност на гостите, и едновременно с това значително се подобрява ефективността на управление на хотела в цялост, включително на рецепцията на хотела.

Терминалът на рецепцията е свързан с централен сървър и със всички хотелски под-системи за управление и обслужване чрез прилагането на интелигентни системи за контрол на стаята, на системата на резервации на различни услуги в хотела, електронна система за достъп до стаите, както и автоматично извеждане на статистически данни за заетост, за поддържане на необходимият резерв от материали за поддръжка и т.н.

Системата позволява висока степен на оптимизиране използването на човешки ресурси, респективно се подобряват приходите на хотела. Гостите на хотела могат да резервират билети за пътуване, билети могат за посещение на известни забележителност около хотела, като използват мобилно приложение на хотела за предоставяне на услуги на хотела и клиента. Системата позволява дистанционно управление дейностите по обслужването на хотелите, като част от услугите се предлагат автоматизирано, на самообслужване, те. без персонал, с което се у гостите се създава усещането че ползват предоставените им възможности свободно, по свой избор, като не се срещат с обслужващ персонал и могат сами да организират времето на престоя си.

Системата позволява едновременно да се събират и обработват данни за наличностите на необходимите хотелски консумативи, регулярно да подават заявки за доставка на необходимите консумативи като хавлии, чехли, козметични комплекти, вода за пиене и други, които се използват в хотела, както и да се следят извършваните разплащания на продадените услуги.

Пояснение на приложените фигури

По нататък в описанието е представено примерно изпълнение на системата за електронно управление на хотели, което е онагледено с помощта на придружаващите описанието чертежи, където:

фигура 1 представя блокова схема на системата за управление на хотелски дейности съгласно полезния модел;

фигура 2 - разгъната схема на дейностите в хотела.

Примерно изпълнение на полезния модел

Следващите примерни изпълнения на системата илюстрират заложената идея в предложената система за управление на хотелски услуги съгласно полезния модел. Трябва да се разбира, че това примерно изпълнение е само илюстративно и не ограничава обхвата защита на описания полезен модел. Освен

5338 Описания към свидетелства за регистрация на полезни модели № 06.2/30.06.2020 това, трябва да се разбира, че при запознаване с описанието, за специалистите в областта е ясно, че са възможни различни промени, допълнения или вариантни изпълнения, които представляват еквивалентни изпълнения на системата, поради което също попадат в обхвата на приложените претенции на настоящата заявка, както е определено в претенциите.

Електронната система за управление на хотел се състои от модул „управление“ 1, свързан едновременно с модул „резервации“ 2, модул „рецепция“ 3, модул „стаи“ 4, модул „настаняване в стая“ 5, модул „обслужване“ 6, модул „финансов“ 7 и модул „освобождаване на стая“ /check-out/ 8, при което модули 5,6 и 8 са свързани помежду си, а модул „освобождаване на стая“ 8 е свързан модул „рецепция“ 3 и модул „финансов“ 7.

В едно предпочитано изпълнение на системата модул „резервации“ 2 е изпълнен като терминално устройство, с най-малко две работни места, конфигурирано така, че да е с възможност да приема и обработва резервации от всички известни и активни платформи за он-лайн резервации, като едновременно следи заетостта и разпределя стаите по предварително зададени критерии за различните видове платформи. Такива могат да бъдат Booking, Trivago, Airbnb, Kayak, TripAdvisor, както и такива от собствения хотелски уебсайт. В случай, че даден клиент отговаря на предварително определени условия, той разполага с промоционален код, при въвеждането на който получава резервация с редуцирана цена на хотелско помещение.

Модулът резервация 2 приема заявка за резервации и от уеб-сайта на хотела, като генерира собствен код на резервацията, който гостът на хотела трябва да въведе при пристигане на място в хотела.

Модул „резервации“ 2 е свързан модул „финансов“ 7, което позволява в зависимост от търсенето динамично да повишава или намалява цените в зависимост от търсенето в рамките на предварително зададени стойности. След приемане на резервация, модул „резервация“ 2 генерира и изпраща по имейл / смс персонализиран код на резервацията към съответния клиент.

Модул „рецепция“ 3 е изпълнен като терминално устройство за регистрация на гостите на хотела, като осигурява идентификация на резервации от онлайн платформи чрез въвеждане на персонализиран код на резервацията. Всеки пристигнал гост на хотела може сам да въведе данни, в резултат на което терминалът извършва всички изискуеми от закона операции за проверка и идентификация, като сканиране лични карти и паспорти, проверка на тяхната актуалност и пълнолетие на клиента, подпис и съгласие с общи условия. За предпочитане терминалното устройство 3 разполага с изпълнителен и информационен дисплей, с меню, позволяващо на гостите да избират достъп до съответните текстове и инструкции на достъпен за тях език.

Терминалното устройство 3 разполага и визуализира актуална информация за наличните свободни помещения /стаи, студия, апартаменти/, информация за всяко помещение и техните цени, които клиентът може да избира. През него гостите могат да депозират предварително средства предвид на потенциални разходи, както и да заплащат направените разходи с банкови карти или в брой. След извършване на регистрацията на клиентите, те получават карти за достъп до избраното хотелско помещение, както и контролиран достъп до избраните от тях предплатени услуги като например Спа център, фитнес, игрални зали, ресторант, паркинг и т.н.

Модул „стаи“ 4 е предназначен да обслужва модул „рецепция“ 3, с който е свързан, както е свързан още и с модул „обслужване на стаи“ 6 /електронен консиерж/. Свързването между посочените модули 3, 4 и 6 позволява системата да разполага по всяко време с актуална информация за статуса на хотелските помещения /стаи, студия, апартаменти, паркоместа/. Чрез модул стаи 4 обслужващият персонал, чиито функции са да почиства, приготвя, зарежда хотелските помещения за използване от клиентите, чрез електронни съобщения получава и връща информация за наличните почистени стаи, за непочистени такива, за свободни и заети стаи, за стаи, които не могат да бъдат предлагане поради необходимост от ремонт. Това позволява след регистрацията си на терминал 3, гостите на хотела да имат възможност да изберат предпочитана от тях стая според големина, изложение, обзавеждане и други критерии. Възможно е в този модул да бъде предвидена информация и за свободните и/или заети паркоместа.

Модул „настаняване в стая“ 5 е конфигуриран по начин, който да предоставя на клиентите максимален комфорт иудобство в избраното от тях хотелско помещение. Модул5 е свързан модул „управление“ 1,

5339 Описания към свидетелства за регистрация на полезни модели № 06.2/30.06.2020 с модул „рецепция“ 3, както и с модул „обслужване на стая“ 6. При завършена регистрация на терминала 3 „check-in“, в избраната стая клиента разполага с „умен“ монитор, който стартира с персонализирано поздравление с данните на посетителя, като едновременно с това в стаята се включва електричество, отопление, уеб телевизия, радио, достъп до интернет. Мониторът в стаята е с инсталирано софтуерно приложение, което позволява достъп до информацията, която се съдържа в терминалното устройство 3, като позволява клиентът допълнително на спокойствие да направи избор и резервиране на услуги, като масажи, лечебни процедури, както и се информира за заетостта съоръжения като спа, фитнес, наличен асортимент във вендинг машините. Модулът 5 е свързан с различни подсистеми, монтирани в хотела, при което автоматично със завършване на регистрацията на госта за дадено хотелско помещение, в последното се включва електричество, климатична инсталация, телевизия, достъп до интернет, както и връзка с платформата за он-лайн поръчване на храни и напитки.

Модул обслужване 6 е предназначен функционално да организира и предоставя информация на гостите, които вече са се настанили в избраното хотелско помещение за всички интересуващи ги услуги, цени, както и достъп до платформи за он-лайн поръчки на храни и напитки, резервация в заведения, намиращи се в рамките на хотела.

Модул „финанси“ 7 е предназначен да следи натоварването, търсенето на хотела, като предлага гъвкава ценова политика на предоставяне на хотелски услуги според сезона, като предлага празнични пакети, бонус програми за лоялни клиенти. Модул 7 е свързан с модел „освобождаване на стая“ 8, като по този начин проследява постъпилите плащания на гостите при напускането им, съответно дава сигнал да бъдат освободени, ако плащането съответства на използваните от тях услуги.

Модул освобождаване на стая 8 по същество е модулът, който извършва необходимите проверки преди гостът да е напуснал хотела, като освобождава гостите след потвърждаване на постъпило плащане, извършено на терминалното устройство 3, както и след проверка и потвърждение, постъпило от модул 4 за комплектност на инвентара в хотелското помещение и барчето с храни и напитки.

Описаните дотук услуги, изпълнявани чрез функционално свързаните помежду си модули създава условия за бързо, лесно и удобно използване на хотелски услуги, като създава условия за повишаване удовлетвореността на гостите на хотела, съответно подобряване на търсенето и заетостта на хотела, при оптимизирани разходи за хотелски персонал.

Claims (6)

1. Претенции

   1. Система за управление на хотелски услуги, състояща се от компютър, устройство за сканиране и съхраняване на данни, свързано с модул за управление на сервизни дейности, характеризираща се с това, че компютърът, устройството за сканиране и модулът за управление на сервизни дейности са монтирани в модул рецепция (3), който е свързан с модул управление (1), към който са свързани едновременно модул резервации (2), модул рецепция (3), модул стаи (4), модул настаняване в стая (5), модул обслужване (6), модул финансов (7) и модул освобождаване на стая (8), при което модулите (5, 6 и 8) са свързани помежду си, а модул освобождаване на стая (8) е свързан с модул рецепция (3) и модул финансов (7).
2. 2. Система съгласно претенция 1, характеризираща се с това, че модул резервация (2) е свързан с меню резервации от уеб-сайта на хотела, генериращ код на резервация.
3. 3. Система съгласно претенция 1, характеризираща се с това, че модул рецепция (3) е изпълнен като терминално устройство и съдържа фискален принтер, свързан чрез комуникационно средство и комуникационна мрежа с данъчен сървър база данни.
4. 4. Система съгласно претенция 3, характеризираща се с това, че терминалното устройство (3) е изпълнено най-малко двустранно, всяко с изпълнителен и информационен дисплей.
5. 5. Система съгласно претенция 1, характеризираща се с това, че модул обслужване (6) е свързан чрез безжична връзка с мобилни устройства, разположени в етажната стая обслужване.
6. 6. Система съгласно претенция 5, характеризираща се с това, че мобилните устройства са таблети, телефони, свързани с модул рецепция (3).