KR20040102395A - 고지서의 통합 발송 방법 - Google Patents

Abstract

본 발명은 각 발행기관에서 제각기 발행하는 고지서를 통신 라인을 통해 취합하고 일괄적으로 프린트한 후에 단일의 우편 봉투에 봉입하여 발송함으로써 발행기관에게는 우편물 발송 비용과 자동 인쇄/봉함기의 구입 비용을 절감시켜 주고, 서비스 이용자에게는 고지서의 취급 및 관리를 편하게 해주며, 우체국에게는 배달되는 우편물의 양을 절감시켜 줄 수 있도록 한 고지서의 통합 발송 방법에 관한 것이다.

본 발명은 고지서의 통합 발송을 대행하는 발송기관이 각각의 고지서 발행기관과 통신 네트워크에 의해 연결되어 이루어지는 고지서의 통합 발송 방법에 있어서, 미리 정해진 취합 마감 시간까지 상기 각각의 고지서 발행기관으로부터 주민등록번호와 주소정보를 포함하는 수취인정보와 고지내용 정보를 수집하여 저장하는 단계; 수취인의 주민등록번호에 의거하여 상기 각각의 발행기관으로부터 수집된 고지내용을 수취인별로 취합하여 저장하는 단계; 취합된 고지내용에 따른 프린트 유형을 해당하는 데이터베이스에 조회하여 결정하는 단계 및 상기 프린트 유형에 따라 상기 고지내용과 상기 주소정보를 프린트하는 단계를 포함하여 이루어진 것을 특징으로 한다.

Description

고지서의 통합 발송 방법{written notice mailing method}

본 발명은 고지서의 통합 발송 방법에 관한 것으로, 특히 각 발행기관에서 제각기 발행하는 각종 고지서를 통신 라인을 통해 취합한 후에 통합하여 발송할 수 있도록 한 고지서의 통합 발송 방법에 관한 것이다.

근래 들어, 산업이 발전함에 따라 각 가정마다 적어도 3-4개 정도의 유/무형의 서비스를 제공받고 있는데, 예를 들어 전기, 유선전화, 무선전화, 가스, 수도, TV 수신, 케이블TV 수신, 인터넷, 신문이나 잡지 등의 서비스를 제공받고 있다. 그리고, 이러한 서비스의 이용료는 통상적으로 지로(Giro)나 자동이체의 방법으로 납부를 하게 되는데, 이를 위해 각각의 서비스 제공기관(이하, 총칭하여 '발행기관'이라 한다)에서는 서비스 이용 내역, 청구금액, 납부기한 및 연체이자 등이 기재된 고지서를 우편으로 발송하게 된다. 한편, 은행 자동이체의 경우에도 자동이체 내역이 담긴 고지서를 우편으로 발송하게 된다.

그러나, 종래에는 동일한 수취인에 대해 각각의 발행기관에서 독립적으로 우편물을 발송하고 있기 때문에 다음과 같은 문제점이 발생하고 있다. 첫 번째로, 발행기관의 입장에서는 우편물 발송 비용이 적지 않게 발생하고, 나아가 고지서를 프린트하고 프린트된 고지서를 봉함하기 위한 고가의 장비를 개별적으로 구입해야 한다는 문제점이 있다.

두 번째로 서비스 이용자의 입장에서는 각 발행기관별 고지서를 개별적으로우송받기 때문에 양이 많아져서 이를 취급 및 관리하기가 어렵다는 문제점이 있고, 자칫 어느 하나의 고지서라도 잊어버리고 방치하는 경우에는 후에 연체 이자까지 지불해야 하는 문제점이 있으며, 이외에도 몇 날에 걸쳐 은행에 찾아가서 납부해야 하는 등의 번거로운 문제점이 있다.

세 번째로 우체국의 입장에서는 동일한 수취인에 대해 많은 양의 고지서를 개별적으로 분리 및 배달해야 하기 때문에 업무에 부하가 걸리는 문제점이 있다.

본 발명은 각 발행기관에서 제각기 발행하는 고지서를 통신 라인을 통해 취합하고 일괄적으로 프린트한 후에 단일의 우편 봉투에 봉입하여 발송함으로써 발행기관에게는 우편물 발송 비용과 자동 인쇄/봉함기의 구입 비용을 절감시켜 주고, 서비스 이용자에게는 고지서의 취급 및 관리를 편하게 해주며, 우체국에게는 배달되는 우편물의 양을 절감시켜 줄 수 있도록 한 고지서의 통합 발송 방법을 제공하는데 그 목적이 있다.

전술한 목적을 달성하기 위한 본 발명의 고지서의 통합 발송 방법은 고지서의 통합 발송을 대행하는 발송기관이 각각의 고지서 발행기관과 통신 네트워크에 의해 연결되어 이루어지는 고지서의 통합 발송 방법에 있어서, 미리 정해진 취합 마감 시간까지 상기 각각의 고지서 발행기관으로부터 주민등록번호와 주소정보를 포함하는 수취인정보와 고지내용 정보를 수집하여 저장하는 단계; 수취인의 주민등록번호에 의거하여 상기 각각의 발행기관으로부터 수집된 고지내용을 수취인별로 취합하여 저장하는 단계; 취합된 고지내용에 따른 프린트 유형을 해당하는 데이터베이스에 조회하여 결정하는 단계 및 상기 프린트 유형에 따라 상기 고지내용과 상기 주소정보를 프린트하는 단계를 포함하여 이루어진 것을 특징으로 한다.

도 1은 본 발명의 고지서의 통합 발송 방법의 기반이 되는 네트워크 구성도,

도 2는 본 발명의 고지서의 통합 발송 방법을 설명하는 플로차트이다.

*** 도면의 주요 부분에 대한 부호의 설명 ***

10: 발행기관, 12: 고지서 발행서버,

14: 데이터베이스, 14a: 고객정보 DB,

14b: 고지내용 DB, 14c: 발송내역 DB,

20: 인터넷, 30: 중앙 발송기관,

32: 관리서버, 34: 프린터서버,

36: 데이터베이스, 36a: 수취인정보 DB,

36b: 고지내용 DB, 36c: 발송내역 DB,

36d: 프린트유형 DB, 40: 지역 발송기관,

42: 관리서버, 44: 프린터서버,

46: 데이터베이스, 46a: 수취인정보 DB,

46b: 고지내용 DB, 46c: 발송내역 DB,

46d: 프린트유형 DB

이하에서는 첨부 도면들을 참조하여 본 발명의 고지서의 통합 발송 방법의 바람직한 실시예에 대해서 상세하게 설명한다.

도 1은 본 발명의 고지서의 통합 발송 방법의 기반이 되는 네트워크 구성도이다. 도 1에 도시한 바와 같이, 본 발명의 고지서 통합 발송 방법의 기반이 되는 네트워크 구성은 크게 고지서의 통합 발송을 대행하는 중앙 발송기관(30)이 개개의 고지서 발행기관(이하, 간단히 '발행기관'이라 한다)(10)과 적절한 통신 네트워크, 예를 들어 인터넷(20)에 의해 연결되어 이루어진다. 이외에도, 중앙 발송기관(30)의 업무량 분담 및 배달 기간을 단축시키기 위해 각 단위 지역, 예를 들어 특별시나 광역시 또는 도 단위로 지역 발송기관(40)이 더 구비될 수도 있는데, 이러한 지역 발송기관(40) 역시 인터넷(20) 등과 같은 통신 네트워크에 의해 중앙 발송기관(30)과 연결되어 있다.

전술한 구성에서, 각각의 발행기관은 크게 고지서의 발행을 전담하는 고지서 발행서버(12)와 고지서 발행과 우송에 필요한 자료가 저장되어 있는 데이터베이스(14)로 이루어질 수 있다. 그리고, 데이터베이스(14)는 중앙 발송기관(30)에서 동일인임을 확인할 수 있고 또한 고지서를 우송할 수 있는 고객 정보, 예를 들어 고객의 성명, 주민등록번호 및 주소 등의 정보를 저장하는 고객정보 데이터베이스(이하, 간단히 'DB'라 한다)(14a), 고지서에 담길 내용, 예를 들어서비스 이용기간, 서비스 이용내역, 청구나 자동이체 금액, 납부기한 및 연체이자 등의 정보를 저장하는 고지내용 DB(14b) 및 발송일자, 정상발송이나 반송 여부 등의 정보를 저장하는 발송내역 DB(14c)를 포함하여 이루어질 수 있다.

중앙 발송기관(30)은 크게 각 발행기관(10)으로부터 제공받은 고객정보와 고지내용 정보에 의거하여 동일 수취인에 대한 고지내용을 취합하고 이외에도 중앙 발송기관(30)의 전반적인 운영을 관리하는 관리서버(32), 고지서의 통합 발송과 관계되는 각종 정보를 저장하는 데이터베이스(36) 및 관리서버(32)의 지시에 따라 고지내용과 봉투를 프린트하는 프린터서버(34)를 포함하여 이루어질 수 있다. 이러한 구성에서, 데이터베이스(36)에는 각각의 발행기관(10)으로부터 제공받은 수취인에 대한 각종 정보, 예를 들어 성명, 주민등록번호 및 주소 등의 정보를 저장하는 수취인정보 DB(36a), 각각의 발행기관(10)으로부터 제공받은 각종 고지내용을 수취인별로 취합하여 저장하는 고지내용 DB(36b), 발송일자나 정상발송 또는 반송 등의 정보를 저장하는 발송내역 DB(36c) 및 각 발행기관(10)의 고지서 양식을 적절한 순서와 배치 형태로 조합하여 프린트하기 위한 프린트유형 DB(46d)를 포함하여 이루어질 수 있다. 그리고, 관리서버(32), 프린터서버(34) 및 데이터베이스(36)는 LAN(Local Area Network)에 의해 상호 연결될 수 있다.

한편, 지역 발송기관(40) 역시, 중앙 발송기관(30)과 마찬가지로, 관리서버(42), 프린터서버(46)를 구비하고 있고, 수취인정보 DB(46a), 고지내용 DB(46b), 발송내역 DB(46c) 및 프린트유형 DB(46d)를 포함하는 데이터베이스(46)를 운영할 수 있다.

도 2는 본 발명의 고지서의 통합 발송 방법을 설명하는 플로차트인바, 중앙 발송기관(30)의 관리서버(32)가 주체가 되어 수행됨을 밝혀둔다. 나아가, 각각의 발행기관(10)과 중앙 발송기관(40) 사이에는 고지내용, 프린트 유형, 취합 기간 및 발송 소요 기간을 사전에 정하여 놓을 수 있다. 예를 들어, 사용 기간은 매월 1일부터 말일까지로 하고, 전월고지내용에 대한 자료 취합은 금월 5일까지로 마감하며, 전월분 고지서의 발송은 금월 10일 이전에 수행한다는 등을 정하여 놓을 수 있다.

먼저, 도 2에 도시한 바와 같이 단계 S10에서 중앙 발송기관(30)은 각각의 고지서 발행기관(10)으로부터 고객정보와 고지내용을 수집하여 수취인정보 DB(36a)와 고지내용 DB(36b)에 저장하고, 다시 단계 S12에서는 고지내용의 취합 마감 시간이 도달하였는 지를 판단한다. 단계 S12에서의 판단 결과, 취합 마감 시간이 도달하지 않은 경우에는 단계 S10으로 복귀하게 된다. 단계 S12에서의 판단 결과, 고지내용의 취합 마감 시간이 도달한 경우에는 단계 S14를 수행하여 고객에 대한 고유 식별정보, 예를 들어 주민등록번호에 의해 동일 수취인에 대한 고지내용을 취합한 후에 이를 고지내용 DB(36b)에 저장하게 된다.

다음으로, 단계 S16에서는 고객정보 중 수취인의 주소정보에 의거하여 지역 발송기관(40)에 발송을 이관할 것 인지의 여부를 판단하는데, 자체 처리를 해야하는 것으로 판단한 경우에는 단계 S18에서 프린트유형 DB(36d)를 조회하여 취합된 고지내용에 따른 프린트 유형을 결정하게 된다. 이렇게 하여 프린트 유형이 결정되는 경우에, 예를 들어 2-3개 정도의 적은 수의 고지내용이 포함되어 있다면 A4 사이즈의 인쇄 용지 한 장 정도에 모든 고지내용이 포함될 수 있을 것이고, 이보다 많은 수의 고지내용이 포함되어 있다면 A4 사이즈의 인쇄용지 2장 이상이 소요될 수도 있을 것이다.

한편, 통상의 고지서의 경우에는 고지서 발행기관별 고유 양식이 사전에 인쇄된 낱장 용지 또는 연속 용지에 단지 고객별 데이터만 프린트하여 완성되게 되는데, 예를 들어 발행기관이 4곳이고 이를 연속 용지를 사용하여 고지서를 완성하는 경우에 본 발명에 따르면 고지내용의 배치 순서와 조합이 미리 정해져 있는 총 15세트의 연속 용지가 미리 준비되어 있어야 한다. 즉, 발행기관 1/2/3/4의 고지서 양식 순서를 반복하는 용지세트, 1/2/3의 조합과 순서를 반복하는 용지세트, 1/2/4의 조합과 순서를 반복하는 용지세트, 1/3/4의 조합과 순서를 반복하는 용지 세트, 2/3/4의 조합과 순서를 반복하는 용지세트, 1/2의 조합과 순서를 반복하는 용지세트, 1/3의 조합과 순서를 반복하는 용지세트, 1/4의 조합과 순서를 반복하는 용지세트, 2/3의 조합과 순서를 반복하는 용지세트, 2/4의 조합과 순서를 반복하는 용지세트, 3/4의 조합과 순서를 반복하는 용지세트, 1의 용지세트, 2의 용지세트, 3의 용지세트 및 4의 용지세트가 필요할 것이다.

다음으로, 단계 S20에서는 수취인정보와 취합된 고지내용 및 프린트유형을 프린터서버(34)에 전송하여 프린트할 것을 지시하게 되는데, 이 과정에서 봉투에는 수취인 정보, 즉 주소와 수취인의 성명 및 발신인의 주소, 즉 반송 주소 등이 프린트되게 될 것이다. 물론, 고지서 용지 자체에 수취인의 주소와 성명을 프린트하고, 이 부분과 대응하는 봉투에는 투명창을 형성하여 투시되도록 할 수도 있고, 이 경우에 봉투에는 관계되는 발행기관의 로고가 프린트되도록 할 수도 있을 것이다.

다음으로, 이렇게 하여 동일 수취인에 대한 고지내용의 프린트 및 봉투 처리가 완료되면, 단계 S22에서는 오프라인 작업으로 이를 우체국에 전달하고, 발송일자 및 발송사실을 입력받아 발송내역 DB(36c)에 저장함과 동시에 관계되는 발행기관(10)에 이를 통보하게 된다. 다음으로, 관리서버(32)의 운영자는 발송일 후 소정 시일이 경과한 상태에서 반송된 고지서가 존재하는 지를 오프라인으로 확인한 후에 반송 사실을 관리서버(32)에 입력하게 되는데, 단계 S26에서의 판단 결과 고지서가 반송된 경우에는 단계 S28을 수행하여 발송내역 DB(36c)에 그 사실을 저장함과 동시에 관계되는 발행기관(10)에 반송 사실을 통보하여 필요한 조치를 취할 수 있도록 한다. 반면에 단계 S26에서의 판단 결과, 소정 기일까지 반송이 되지 않은 경우에는 정상 발송된 것으로 간주되어 단계 S32에서 발송내역 DB(36c)에 이 사실이 자동으로 기록됨과 동시에 관계되는 발행기관(10)에 이 사실이 통보되게 된다.

한편, 단계 S16에서의 판단 결과 지역 발송기관(40)에 이관해야 하는 경우에는 단계 S30에서 수취인정보와 취합된 고지내용을 지역 발송기관(40)에 전송하여 발송을 요청하게 되는데, 이후에 지역 발송기관(40)에서는 중앙 발송기관(30)과 마찬가지로 단계 S18 내지 단계 S28 및 S32를 수행하게 된다.

본 발명의 고지서의 통합 발송 방법은 전술한 실시예에 국한되지 않고 본 발명의 기술 사상이 허용하는 범위 내에서 다양하게 변형하여 실시할 수가 있다. 예를 들어, 전술한 실시예에서는 지역 발송기관에 관리서버, 프린터서버 및 데이터베이스가 구비된 것으로 설명을 진행하였지만 이에 국한되는 것은 아니고 프린터서버만을 구비시킬 수도 있을 것이다. 통신 네트워크는 인터넷에 국한되지 않고, 무선 통신망이 이용될 수도 있을 것이다.

전술한 바와 같은 본 발명의 고지서의 통합 발송 방법에 따르면, 각 발행기관에서 제각기 발행하는 고지서를 통신 라인을 통해 취합하고 일괄적으로 프린트한 후에 단일의 우편 봉투에 봉입하여 발송함으로써 발행기관에게는 우편물 발송 비용과 자동 인쇄/봉함기의 구입 비용을 절감시켜 주고, 서비스 이용자에게는 고지서의 취급 및 관리를 편하게 해주며, 우체국에게는 배달되는 우편물의 양을 절감시켜 줄 수 있는 효과가 발생된다.

나아가, 발송기관을 중앙 발송기관과 지역 발송기관으로 구분하여 운영함으로써 업무 처리를 신속하게 하고, 발송 이후 수취인에게 도달되기까지의 기간을 단축시킬 수가 있다.

Claims (3)

1. 고지서의 통합 발송을 대행하는 발송기관이 각각의 고지서 발행기관과 통신 네트워크에 의해 연결되어 이루어지는 고지서의 통합 발송 방법에 있어서,

   미리 정해진 취합 마감 시간까지 상기 각각의 고지서 발행기관으로부터 주민등록번호와 주소정보를 포함하는 수취인정보와 고지내용 정보를 수집하여 저장하는 단계;

   수취인의 주민등록번호에 의거하여 상기 각각의 고지서 발행기관으로부터 수집된 고지내용을 수취인별로 취합하여 저장하는 단계;

   취합된 고지내용에 따른 프린트 유형을 해당하는 데이터베이스에 조회하여 결정하는 단계 및

   상기 프린트 유형에 따라 상기 고지내용과 상기 주소정보를 프린트하는 단계를 포함하여 이루어진 것을 특징으로 하는 고지서의 통합 발송 방법.
2. 제 1 항에 있어서, 상기 발송기관은 상기 각각의 고지서 발행기관과의 통신을 전담하는 중앙 발송기관과 미리 정해진 관할 지역에 대한 발송을 담당하며 상기 중앙 발송기관과 통신 네트워크에 의해 연결된 적어도 하나 이상의 지역 발송기관으로 이루어지고, 상기 지역 발송기관이 상기 중앙 발송기관으로부터 상기 수취인정보와 취합된 고지내용을 통보받아 자체적으로 프린트하도록 된 것을 특징으로 고지서의 통합 발송 방법.
3. 제 1 항 또는 제 2 항에 있어서, 상기 고지내용의 프린트는 상기 프린트 유형에 맞도록 미리 준비된 용지세트에 프린트되는 것을 특징으로 하는 고지서의 통합 발송 방법.