WO2023031004A1 - System and method for electronically transmitting bills - Google Patents

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WO2023031004A1
WO2023031004A1 PCT/EP2022/073645 EP2022073645W WO2023031004A1 WO 2023031004 A1 WO2023031004 A1 WO 2023031004A1 EP 2022073645 W EP2022073645 W EP 2022073645W WO 2023031004 A1 WO2023031004 A1 WO 2023031004A1
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invoice
mobile device
transmission
billing
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PCT/EP2022/073645
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Stefan Riedl
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dreiwerk GmbH & Co. KG
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Definitions

  • the invention relates to a system and a method for transmitting invoices in payment transactions.
  • a cash register system Before the payment process, items to be paid for are registered in a cash register system.
  • a cash register system can be an electronic cash register or a computer.
  • the individual positions are generally registered by scanner systems. Labels attached to the items to be recorded are scanned.
  • the labels contain a barcode or a QR code to identify the goods.
  • the POS system creates an invoice for the recorded goods, which is printed out after contactless payment and given to the buyer.
  • US 2014/0222669 Al shows a cash flow management system that is provided within a host system to facilitate cash flow management for companies.
  • the cash flow management system includes an electronic invoicing and invoicing system.
  • the billing and billing system generates and transmits electronic invoices based on business invoices.
  • the invoicing system allows the generated invoices to be displayed for payment.
  • An integrated accounts receivable and reconciliation system receives notifications of payments received and reconciles the payments received with the invoices generated.
  • the system also contains a communication interface.
  • the cash flow management system communicates with several financial management systems accessible to the host system via this communication interface.
  • the system will include at least one accounting system.
  • the integrated receivables management system also receives Information from the financial management systems within the host system to facilitate cash flow management for the companies using the cash flow management system for e-invoicing.
  • a disadvantage of the cash flow management system described above is the complex invoice management over many instances. Disadvantageously, the invoices are sent here by e-mail, paper or via host systems.
  • the invention is therefore based on the object of creating a system and a method that simplifies the archiving and further processing of invoices.
  • the object is achieved by a system for the electronic transmission of invoices with the features of the main claim and an associated method with the features of the independent claim.
  • the system according to the invention for the electronic transmission of invoices contains at least one invoicing device with at least one short-distance data transmission device, which is assigned to each of the at least one invoicing device or is arranged in each of the at least one invoicing device.
  • the system for the electronic transmission of invoices also includes a mobile device with a short-distance data transmission device in the mobile device, a long-distance data transmission device and a storage device that is separate from the mobile device.
  • Billing facility provides billing data for transmission.
  • the billing data are transmitted to the mobile device using the short-distance data transmission facility.
  • the billing data will continue transmitted via the remote data transmission device to the storage device.
  • the billing device in the system for the electronic transmission of bills preferably contains a printer interface.
  • the printer interface is designed to transmit billing data and/or to receive at least one unique identification code.
  • the invoice data can thus be transmitted to a corresponding data sink at a defined point in the system.
  • Another advantage is that the unique identification code is received via the same interface, which leads to a significant improvement in data security.
  • the billing device of the system for the electronic transmission of bills preferably contains a printer device which is connected via the printer interface.
  • the printing device contains the short-distance data transmission device assigned to the billing device.
  • Invoice creation device handed over to the invoice recipient or. be transmitted.
  • the billing device of the system for electronic transmission of bills preferably contains a printing device, the printing device being connected to the printer interface and a device for tapping billing data in the data connection being provided between the billing device and the printing device. So can be in a particularly advantageous manner invoice data at an existing interface between Invoicing device and a standardized printing device tapping fen.
  • the device for tapping invoice data preferably contains the short-distance data transmission device.
  • a mobile device can be connected to the billing device via an existing interface and a standardized printing device.
  • Transmission is preferably assigned to at least one user.
  • the assignment of the mobile device to at least one user makes it possible in an advantageous manner to assign the recorded billing data to the respective user of the mobile device. This is particularly beneficial when multiple users are using the same mobile device to capture billing information. In this way, the billing data can easily be linked to the individual user. This significantly simplifies the evaluation of the invoice data.
  • the cycle time is particularly preferably controlled by the mobile device.
  • the long-distance data transmission device provided for the electronic transmission of invoices preferably consists of a radio modem in the mobile device, at least one mobile radio station and a data connection from the mobile radio station to the storage device.
  • Invoice data which are transmitted by the system for the electronic transmission of invoices, preferably contain an invoice identification, an identifier for the purpose of use, a supplier identifier, an identifier for the respective invoice item and an indication of the quantity for the respective invoice item.
  • the calculations can be stored particularly advantageously in the storage device, with particularly little storage space being required.
  • the memory device of the system for the electronic transmission of invoices is preferably a locally distributed memory.
  • the calculations are particularly preferably stored in a CLOUD memory.
  • the availability of the invoices is advantageously ensured by storing the invoices in a locally distributed memory. In particular in the event of damage to the mobile device, this ensures that the electronically stored invoices are available. Storage on a CLOUD memory is particularly advantageous, since the relevant providers provide a data backup and exclusively a secure access to the invoices is provided.
  • invoice data are recorded by the invoice creation device in a first step.
  • the billing data are transferred from the billing device to the mobile device using the short-distance data transmission device.
  • the billing data is now saved on the mobile device.
  • the billing data are transferred from the mobile device to a storage device using the remote data transmission device.
  • the method for the electronic transmission of invoices preferably contains a method step for authenticating a user of the mobile device.
  • the authentication of a user of the mobile device makes it possible to advantageously assign the recorded billing data to the respective user of the mobile device.
  • the method for electronic transmission of invoices preferably has a method step of checking the mobile device to determine whether a suitable program for carrying out method steps for electronic transmission of invoices is available. If no suitable program is available, a release for the transmission of program data is requested. After approval by the user, the necessary program data are transferred to the mobile device via the transmit short-distance data transmission facility. It is thus ensured in a particularly advantageous manner that even mobile devices that are not prepared for the electronic transmission of invoices can be enabled at any time to be integrated into the system for the electronic transmission of invoices.
  • the process step of creating an invoice in the process for the electronic transmission of invoices preferably includes further process steps.
  • an invoice identification is created for the respective invoice.
  • an identifier for the intended purpose and a supplier identifier are added to the invoice data.
  • An identifier is created for each invoice item and given a quantity.
  • the invoices can thus be stored in a particularly resource-saving manner, since the full descriptive text does not have to be stored.
  • a search for invoices is significantly accelerated, since the scope of the search is significantly reduced due to the smaller amount of data.
  • a description and designation of each item listed in the invoice is preferably encrypted in an identifier for the respective invoice item.
  • the memory requirement required for archiving the invoices can be significantly reduced in a particularly advantageous manner.
  • sorting of the invoice data is considerably accelerated as a result.
  • FIG. 1 a subsystem in the field of
  • FIG. 2 a subsystem in the field of
  • FIG. 3 a subsystem in the field of
  • FIG. 4 shows a distributed memory and accessing entities according to an embodiment of the invention
  • FIG. 5 is a flowchart for the electronic
  • FIG. 6 a flowchart to supplement the
  • FIG. 7 an assignment of features to billing data on a mobile device according to an embodiment of the invention
  • FIG. 8 shows a data flow of the invoice data during the electronic transmission of invoices via a cash register system according to an embodiment of the invention.
  • FIG. 9 shows a data flow of the billing data during the electronic transmission of bills via a mobile device according to an embodiment of the invention
  • FIG. 1 shows the first sub-components of a system for the electronic transmission of invoices that are used, for example, in retail trade according to an exemplary embodiment according to the invention.
  • the system for electronic transmission comprises at least one billing device 2, with FIG. 1 an invoicing device 2 is shown as an example.
  • the billing device 2 is a cash register.
  • the closed system of a cash register consists of hardware specially created for use as a cash register. In combination with the hardware, the closed system contains software specially created for this hardware.
  • An open POS system generally consists of PC-based hardware. Operating systems such as Windows, Android, div. LINUX variants etc. Installed . Based on these operating systems, programs are installed on the billing device 2, which controls and executes all processes of billing and transmission of the bill.
  • the open POS system is characterized by a high level of flexibility and ease of maintenance.
  • the system for the electronic transmission of invoices also contains a scanner system 3 in the partial area of invoice entry. Data from labels can be read into the billing device 2 with the scanner system 3 .
  • the labels contain special features in which an unambiguous article assignment is encoded. These labels can be printed, glued or otherwise attached to the article. The assignment to the corresponding data record stored in the billing device 2 usually takes place via a coding.
  • the scanner system 3 is designed in such a way that it can detect barcodes or QR codes optically and/or can detect the labels using radio frequency identification (REID).
  • REID radio frequency identification
  • the system for the electronic transmission of invoices also contains at least one manual input system 4 in the area of invoice entry.
  • the manual input system 4 consists of a keyboard and/or a display 8 with a touch-sensitive surface.
  • the items or services to be recorded can be entered manually here.
  • the manual input systems 4 serve to indicate a number of pieces, a weight and/or a quantity of a service rendered (e.g. working hours) or other relevant information.
  • the system for the electronic transmission of invoices can optionally contain at least one weight recording system in the area of invoice recording. A number of small parts can also be recorded with the weight recording system. This is where counting scales come into play.
  • These counting scales consist of precision scales configured to generate a piece count based on the weight of the items placed. To do this, the scale must either know the weight or the items must be weighed. When weighing in, a predetermined, usually small, quantity of the article to be counted is placed on top. An individual weight is calculated from this.
  • Invoicing device 2 is combined into an invoice data record according to a method described later and a corresponding electronic invoice is created.
  • a short-distance data transmission device 5 is attached to the billing device 2 .
  • the invoice data record for the corresponding invoice is transmitted to the mobile device 6 using the short-distance data transmission device 5 .
  • Data transmission device 5 enables communication with a mobile device 6 over short distances.
  • a direct placement of the mobile device 6 on the short-distance data transmission device 5 is provided as the minimum distance.
  • the maximum distance between short-distance data transmission device 5 and mobile device 6 is 100 cm, preferably 10 cm, particularly preferably 5 cm. Due to the limited range, the short-distance data connection 7 is already protected against eavesdropping to a limited extent.
  • the short-distance data transmission device 5 is a modem in which communication takes place via electromagnetic waves. The communication preferably takes place with the help of the Near Field Communication Standard (NEC, German Near Field Communication Standard).
  • communication can take place via an infrared interface according to the Infrared Data Association Standard (IrDA, German Infrared Data Association Standard).
  • the data is prepared for transmission and transmitted via infrared light.
  • a further alternative is a capacitively coupled data path.
  • an electrical field is modulated in a first conductive surface with the aid of the data.
  • the resulting modulated electric field is recorded with a further electrically conductive surface, which is insulated from the first conductive surface, and the data is exclusively demodulated.
  • communication can be through magnetic coupling.
  • the electrically conductive plates are replaced by coils.
  • the mobile device 6 is equipped with a modem for communication via electromagnetic waves, preferably for communication using a near-field
  • the mobile device contains a
  • the billing device 2 can contain a display 8 .
  • the display 8 is used to show the individual positions while they are being recorded.
  • the display 8 is designed so that an overview of the items of the invoice can be displayed . In this way, an immediate control of the invoice data is possible.
  • the mobile device 6 preferably contains a local memory for local temporary storage of the recorded invoice data.
  • Local storage is a z .
  • B. a Solid State Disc (SSD) memory, FLASH memory, EEPOM memory, NVRAM or any other non-volatile memory technology.
  • SSD Solid State Disc
  • FLASH memory FLASH memory
  • EEPOM memory NVRAM
  • the billing data transmitted in this way are stored in a local memory of the mobile device 6 and are retained even if there is no power supply.
  • FIG. 2 shows further sub-components of a system for the electronic transmission of bills from the mobile
  • the recorded billing data are temporarily stored in the mobile device 6 .
  • the other sub-components of the system for the electronic transmission of invoice data serve to transmit this data to a storage device 13 .
  • the cached billing data are in the mobile device 6 for forwarding z. B. processed to a cloud storage, as described later.
  • the processed billing data is z. B. provided a radio modem integrated in the mobile device 6 .
  • the radio modem forms a first endpoint of the remote data transmission device 9 .
  • the radio modem transmits the processed billing data to a mobile radio station 11 using a radio network 10 in accordance with a mobile radio standard. Transmission standards such as e.g. B. 3G, 4G, 5G, 6G etc. for use .
  • radio networks 10 such as TETRA (terrestrial trunked radio) or WiMAX can also be used.
  • the radio communication takes place with at least one mobile radio station 11 which is part of the remote data transmission device 9 .
  • the mobile radio station 11 receives the radio signals from the mobile device 6 and prepares them to such an extent that they are suitable for further transport via the Internet or an intranet.
  • the mobile radio station 11 has a transmission standard that corresponds to the radio modem of the mobile device, such as e.g. B. 3G, 4G, 5G 6G, TETRA ( Terrestrial Trunked Radio ) , WiMAX etc .
  • the processed billing data received in the mobile radio station 11 are forwarded to an Internet node 12 .
  • the Internet node 12 is also part of the remote data transmission device 9 .
  • the prepared invoice data are transmitted to the storage device 13 in the Internet node 12 .
  • the memory device 13 is preferably a distributed memory.
  • the storage device 13 receives the invoice data and stores them on suitable storage media.
  • Distributed storage is storage that provides device-independent storage resources as a service when required in the form of servers or other data storage.
  • This memory device 13 can consist of CLOUD memories or decentralized network-connected memories, so-called Network Attached Storages (NAS).
  • NAS Network Attached Storages
  • the file storage made available in this way, also known as file hosting, is an online file storage system that allows users to store files on a central data storage device via the Internet or a company network and to access them via a client or web browser.
  • FIG. 3 shows the other sub-components of a system for the electronic transmission of invoices according to an exemplary embodiment of the invention
  • Data flow to the mobile device 6 is shown.
  • a query using the already shown in FIG. 2 described data transmission to the distributed memory 13 is sent.
  • the distributed memory 13 is informed of which invoice data is to be accessed.
  • the distributed memory 13 prepares the requested invoice data for transmission.
  • the processed billing data is forwarded to a mobile radio station 11 via the Internet or the intranet, e.g. via the Internet node 12 .
  • the mobile radio station 11 transmits the invoice data received via the Internet or intranet to the radio modem of the mobile device 6 using the mobile radio standard 14.
  • Transmission standards such as 3G, 4G, 5G, 6G, TETRA (Terrestrial Trunked Radio), WiMAX, etc. are used here.
  • the received billing data are temporarily stored.
  • the billing data are thus available in the mobile device 6 for checking and further processing.
  • FIG. 4 shows different entities that can access the distributed memory 13 according to an embodiment of the invention.
  • the mobile device 6 primarily has write access to the distributed memory 13 in order to record billing data.
  • the mobile device 6 also has the option of read access in order to control billing data.
  • the read access of the mobile device 6 also enables the verification of delivery note data, such as delivery and measurements according to the items listed.
  • the merchandise management 15 of the bill recipient also has full access to the distributed in the
  • Memory 13 stored billing data.
  • the inventory can thus be recorded fully automatically and assigned to the individual projects and/or cost centers. Included redistributions can also be made in relation to the cost center and/or project.
  • the financial accounting 16 of the invoice recipient can also access the invoice data on the distributed memory 13 without restrictions. This makes automated invoicing much easier. Such automated invoicing, taking into account cost centers, speeds up bookkeeping considerably, since data structuring has already taken place in advance.
  • a tax consultant office 17 preferably also has access to the invoice data. In this way, a tax consultant can also access the invoice data. In this way, the tax consultant can prepare a tax return and carry out other related tasks without the laborious manual entry of invoice data. The time-consuming paper correspondence is also significantly reduced.
  • a financial authority 18 can be granted read access to the invoice data via a further interface. This significantly simplifies communication with the tax authorities and also an external audit of a tax return.
  • FIG. 5 shows the transmission of the billing data from a billing device in a flow chart
  • invoice data are generated in the invoice creation device 2 .
  • the invoice data contain specific information about goods and/or services. This information includes a description (e.g. product name, line description), an article number and/or service number of the supplier.
  • the invoice data can contain European Article Numbers (EAN) or Global Trade Item Numbers (GTIN).
  • EAN European Article Numbers
  • GTIN Global Trade Item Numbers
  • the description and designation of each item listed in the invoice can be encrypted in the identifier for the respective invoice item in order to reduce the amount of data to be stored.
  • the billing data contains e.g. B. Characteristics such as scope or quantity. Depending on the article or the service, the quantity is given as a number of pieces, m 2 , m 3 , g, kg, t, working hours, etc. recorded .
  • Other information contained in an invoice is a unique invoice number, a date of issue, the company data of the biller and a tax number or VAT identification number of the service provider and the time of delivery or service provision.
  • the recipient 's name , address and , if applicable , company are also part of the invoice data .
  • information on the tax rate, net amount, sales tax amount and gross amount of the respective invoice is preferably included in the invoice data for Germany.
  • the reasons for this are also part of the invoice data.
  • the type and scope of the recorded invoice data can vary according to country-specific tax regulations.
  • the billing data generated in this way are transmitted from the billing device 2 to the mobile device 6 using the short-distance data transmission device 5 . through the short range of the short-distance data transmission device 5 ensures that the invoice data can neither be intercepted nor manipulated.
  • the data to be transmitted is additionally encoded, which thus prevents manipulation of the invoice data.
  • a next step 510 the billing data is cached locally on the mobile device 6 .
  • the invoice data are provided with features.
  • This step preferably takes place in the mobile device 6 .
  • a first additional feature is a user identifier.
  • a user identifier is assigned to each user of the mobile device 6 .
  • Each user is either a natural person (e.g. a private person) and/or a legal person (e.g. company or employer of this private person).
  • Additional features such as cost centers, are added to the invoice data in step 515 of adding features.
  • Possible cost centers are, for example, construction sites, service recipients, internal cost centers and private withdrawals.
  • Each item on the invoice can be assigned to a corresponding cost center.
  • an assignment of the goods used to individual clients is made much easier and faster when issuing an invoice.
  • the billing data is sorted in the mobile device 6 .
  • Various sorting options are available to the user. Depending on the application, the data record is sorted by supplier, cost center and/or user. As an example, supplier A delivers to three different construction sites. The orders are placed by, for example, three users of the mobile device 6 triggered. Sorting is preferably carried out in such a way that the items on the invoice are sorted in such a way that supplier A is assigned to construction sites I, II or III. The sorting can be further refined, for example by assigning construction site I to user X, user Y and user Z of the mobile device 6 .
  • the billing data is encrypted in the mobile device.
  • the encryption is done in such a way that the billing data cannot be manipulated and can only be read by authorized users. This ensures that the invoice data cannot be changed and is protected against forgery.
  • Encryption 525 takes place in such a way that it complies with the electronic invoicing regulation of the respective country. Invoice formats that are able to meet the legal requirements in Germany include XRechnung, ZUGFeRD, FatturaPA and PEPPO. The tamper-proof invoice data is now ready for storage.
  • the invoice data provided for storage are transferred to the distributed memory 13.
  • the billing data is transmitted via the remote data transmission device 9.
  • the billing data are transmitted by radio in the form of a
  • Transmission Control Protocol/Internet Protocol TCP/IP
  • FTP File Transfer Protocol
  • TCP/IP Transmission Control Protocol/Internet Protocol
  • FTP File Transfer Protocol
  • the billing data arriving at the mobile radio station 11 are forwarded to an Internet node 12 .
  • the Internet node 12 connects the mobile radio station 11 to the distributed memory 13.
  • the connection is made here, for example, via radio links, fiber optic networks or line networks.
  • the data sent to the distributed memory 13 is stored in the distributed memory 13 tamper proof and drop proof filed .
  • the incoming data is subjected to additional encryption in the data systems of the providers for distributed storage.
  • Distributed storage providers also prefer to provide data backup systems so that if billing data is corrupted, accurate billing data can be restored.
  • the transmission of the billing data from the mobile device 6 to the distributed memory 13 takes place cyclically.
  • the cycles are primarily controlled by the mobile device 6 .
  • the associated cycle time is generated, for example, in the mobile device 6 according to user specifications and is only carried out if billing data are available.
  • a cycle can also be triggered depending on how full the internal memory of the mobile device 6 is. If the storage level exceeds a specified level, a cycle is started automatically. This prevents a memory overflow from resulting in the loss of calculation data. The user of the mobile device 6 can also start a cycle manually. This is particularly advantageous when the invoice data must be immediately available in the distributed memory 13 for further processing.
  • FIG. 6 shows a flow chart for adjusting the invoice data according to an exemplary embodiment of the invention.
  • the billing data is adjusted in the mobile device 6 .
  • the billing data temporarily stored by the mobile device 6 are assigned to a user. This takes place automatically with the authentication during registration on the mobile device 6 . This ensures that the invoice data is always assigned to the correct user. This assignment of the invoice to the user is made by adding a user ID to the invoice data,
  • step 603 the supplier data is checked for completeness.
  • the check can take place fully automatically in the mobile device 6 .
  • a database can be stored on the mobile device 6, which contains all the relevant data on the relevant suppliers. If the supplier is not listed in the database or if no corresponding database is available, the supplier data is checked manually on the mobile device 6 .
  • the adjustment of the invoice data continues. If they are incomplete, the supplier data from the database, if available, are added automatically or manually in step 605 on the mobile device 6 . If necessary, the supplemented supplier data is also supplemented or added to the database of the mobile device 6 .
  • a next step 611 it is checked whether the invoice item is assigned to a cost center. If there is no assignment, in step 613 the invoice item is assigned to a cost center. This assignment can take place automatically if a list of services assigned to the cost center or an offer assigned to the cost center is present on the mobile device 6 . If no such automatic assignment is possible or desired, the assignment to the cost center is done manually on the mobile device.
  • Invoice items are marked with characteristics for cost centers or as private withdrawals. If this is not the case, the billing data will be adjusted with the
  • FIG. 7 shows an exemplary embodiment for assigning features to billing data via the mobile device 6 .
  • the data transmitted and stored in the mobile device 6 as described above are displayed on a touch-sensitive display 23 of the mobile device 6 .
  • the currently transmitted invoice data is displayed in the form of a tabular text field 24 .
  • one feature is located on each side of the touch-sensitive display.
  • a swipe to the left adds the feature "Proj ect 1" 28 to the billing data.
  • swiping up adds the feature "private” 26 or swiping down the feature "Proj ect 2" 27 , each direction any by the
  • the system contains an invoice creation device 2, which is equipped with a short-distance data interface such as a near-field communication interface (NFC), a Bluetooth interface or a Bluetooth Low Energy interface (BLE).
  • a receipt printer 21 is connected to the billing device 2 . If the billing device 2 does not contain a short-distance data interface, a short-distance data interface can be provided in the receipt printer 21 . If neither the billing device 2 nor the receipt printer 21 has such a short-distance data interface, a short-distance data device 5 is provided. The short data device 5 is connected to the data connection between the receipt printer 21 and the billing device 2 via a device for picking up billing data 22 .
  • NFC near-field communication interface
  • BLE Bluetooth Low Energy interface
  • the billing data pick-up device 22 may display a display Representation of coded patterns included.
  • the invoice data to be transmitted are encoded in the encoded pattern and can be read by an optical detection system of the mobile device 6 .
  • a camera contained in the mobile device can be used as the optical detection system.
  • the invoice data is encrypted using a two-dimensional code. Such a two-dimensional code is z.
  • QR code Quick Response Code
  • the encoded patterns for data transmission are not limited to the QR code and can also be other patterns suitable for data transmission.
  • the mobile device 6 provides a unique identification code assigned to the respective user. This identification code is transmitted to the billing device 2 using the short wireless data connection 7 . If the billing device 2 does not contain a short-distance data interface, the receipt printer 21 or the short-distance data device 5 transfers the data. The billing device checks the validity of the identification code. The invoicing device 2 forwards the identification code and the test result to a cash register system. The validity of the identification code is checked here. If the validity of the identification code is confirmed and uploading of the billing data is approved, the billing data is uploaded to the billing device.
  • the invoice data which contains the data of the biller and the items and/or services to be paid for, are available in forgery-proof digital form.
  • the forgery-proof invoice data which are uploaded to the invoice creation device 2, can be issued in paper form via the receipt printer 21 if required.
  • the forgery-proof billing data are made available to the mobile device 6 via the short-distance wireless data connection 7 .
  • the POS system 19 forwards the corresponding invoice data, which is forgery-proof, to a database after approval for uploading has taken place.
  • the database is set up in a database system 20 which can be set up in cloud storage, in a server or in another suitable storage device.
  • the database system 20 which contains the database for archiving and processing, can be connected to the mobile device 6 . There are various ways to do this.
  • FIG. 8 is an example of a data connection over a
  • Data can also be transmitted via a data connection via WLAN, LiFi, LAN etc. take place .
  • the database system 20 transmits the forgery-proof billing data to the mobile device 6 when there is a secure connection and a valid assignment of the identification code.
  • the billing data are preselected and sorted in the mobile device 6 .
  • the individual items from the invoice data record can be sorted according to different entities such as e.g. B. Assigned to private individuals, companies or institutions and sorted accordingly. After completing the pre-selection and sorting the data record created in this way is transferred back to the database.
  • the original forgery-proof invoice data remains unchanged.
  • the processing information is stored in a data record linked to the forgery-proof invoice data in the database system 20 .
  • a program that supports the functions described above is required on the mobile device 6 . If this program is not available on the mobile device 6 , the user is informed by a message on the mobile device 6 that a corresponding program is necessary. This message is transmitted using the short-distance wireless data link 7 . For such a notification z. B. a push message is an option.
  • the notification appears on the mobile device 6 , the user is prompted to allow installation of the program on the mobile device. If the installation is approved, a demo version of the program will be installed on the mobile device 6 .
  • the mobile device 6 is now able to receive invoice data in the system for the electronic transmission of invoices, as described above, to process them in the mobile device 6 and to transmit them.
  • a transfer of the demo version of the program to a full version can be activated at any time by the operator of the system for the electronic transmission of invoices.
  • FIG. 9 shows a further exemplary embodiment of the system for the electronic transmission of invoices.
  • the system contains an invoice generation device 2 which is connected to a receipt printer 21 via a data connection is .
  • a device for tapping billing data 22 is provided in the data connection.
  • the device for tapping invoice data 22 contains a hardware tool and a software tool that are intended to record the data stream between the invoice creation device 2 and receipt printer 21 and to forward the recorded invoice data to a short-distance data device 5 .
  • the device for tapping the invoice data 22 can contain a signaling device. With the aid of this signaling device, the user is shown that the mobile device 6 has established a connection with the device for tapping the billing data 22 . If data is exchanged between the device for tapping the billing data 22 and the mobile device, this is indicated to the user by the signaling device. If the billing data is not to be transferred to the mobile device 6, but instead is to be output via the receipt printer, this can also be displayed via the signaling device.
  • Each of these signals can by light signals with different, j each of
  • the billing data sent to the short-distance data facility 5 is transmitted directly to the mobile device 6 via its near-field communication interface (NEC), a Bluetooth interface or a Bluetooth Low Energy interface (BLE).
  • the transmission can be initiated, for example, by the near field communication interface (NEC) and the actual data transmission can take place through one of the other short-distance data interfaces mentioned. In this way, the advantage of the short and thus bug-proof range of the near-field communication interface (NEC) and the advantages of the high data throughput of the other short-distance data transmission technologies are used.
  • the mobile device 6 contains a memory in which the transmitted invoice data are temporarily stored.
  • the processing device sorts the invoice data in accordance with the user's specifications. In addition, the processing device makes a preselection for assigning the invoice data to projects, people and/or institutions. The selection criteria are defined by the user in the processing device.
  • the processing device of the mobile device 6 can assign the billing data to Noti zen that the user needs for this wrote .
  • the user can release the invoice data for third parties.
  • the data record is marked with a release code and the release code is written to the corresponding billing data in the memory of the mobile device 6 .
  • the original forgery-proof invoice data remains unchanged.
  • the processing information is stored in a data record linked to the forgery-proof invoice data on the mobile device 6 .
  • the invoice data prepared in this way is sent at regular intervals, e.g. B. Transferred to a database system 20 1-2 times a day.
  • the database system 20 contains a memory in which the transmitted invoice data are stored in a database.
  • the mobile device also retrieves the billing data stored on the database 20 and associated with the mobile device 6 in order to keep the billing data stored locally on the mobile device 6 and the billing data stored on the database in sync.

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Abstract

The invention relates to a system and a method for electronically transmitting bills, said system comprising at least one bill creation unit and at least one short-range data transmission unit in each of the at least one bill creation unit. The system for electronically transmitting bills also comprises a mobile device (6) with a short-range data transmission unit in the mobile device (6), a remote data transmission unit (9), and a storage unit (13) separate from the mobile device (6). The bill creation unit provides bill data for transmission. The bill data are transmitted to the mobile device (6) by means of the short-range data transmission unit. The bill data are additionally transmitted by means of the remote data transmission unit (9) to the storage unit (13).

Description

System und Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen System and procedure for the electronic transmission of invoices
Die Erfindung betri f ft ein System und ein Verfahren zur Übermittlung von Rechnungen im Zahlungsverkehr . The invention relates to a system and a method for transmitting invoices in payment transactions.
Das kontaktloses Bezahlen sowohl im Einzelhandel als auch im Großhandel wird immer beliebter . Vor dem Bezahlvorgang werden zu bezahlende Artikel in einem Kassensystem registriert . Ein solches Kassensystem kann eine elektronische Registrierkasse oder ein Computer sein . Die Registrierung der einzelnen Positionen erfolgt im Allgemeinen durch Scanner-Systeme . Dabei werden Labels , die an den zu erfassenden Artikeln angebracht sind, gescannt . Die Labels enthalten einen Strichcode oder einen QR-Code zur Identi fikation der Waren . Das Kassensystem erstellt eine Rechnung zu den erfassten Waren, die nach der kontaktlosen Bezahlung ausgedruckt und dem Einkäufer ausgehändigt wird . Contactless payment in both retail and wholesale is becoming increasingly popular. Before the payment process, items to be paid for are registered in a cash register system. Such a cash register system can be an electronic cash register or a computer. The individual positions are generally registered by scanner systems. Labels attached to the items to be recorded are scanned. The labels contain a barcode or a QR code to identify the goods. The POS system creates an invoice for the recorded goods, which is printed out after contactless payment and given to the buyer.
Die US 2014 / 0222669 Al zeigt ein Cash-Flow-Management- System, das innerhalb eines Host-Systems zur Erleichterung des Cash-Flow-Managements für Unternehmen bereitgestellt wird . Das Cashflow-Management-System umfasst ein elektronisches Rechnungs- und Fakturierungssystem . Das Rechnungs- und Fakturierungssystem erzeugt und übermittelt elektronische Rechnungen auf der Grundlage von Geschäftsrechnungen . Das Fakturierungssystem ermöglicht die Anzeige der erzeugten Rechnungen zur Zahlung . Ein integriertes Forderungs- und Abgleichsystem empfängt Benachrichtigungen über eingegangene Zahlungen und gleicht die eingegangenen Zahlungen mit den erzeugten Rechnungen ab . Das System enthält zusätzlich eine Kommunikationsschnittstelle . Das Cashflow-Management-System kommuni ziert über diese Kommunikationsschnittstelle mit mehreren Finanzmanagementsystemen, die für das Host-System zugänglich sind . Das System umfassen mindestens ein Buchhaltungssystem . Das integrierte Forderungsmanagement-System empfängt außerdem Informationen von den Finanzmanagementsystemen innerhalb des Host-Systems , um das Management des Cashflows für die Unternehmen zu erleichtern, die das Cashflow-Management- System für die elektronische Rechnungsstellung nutzen . US 2014/0222669 Al shows a cash flow management system that is provided within a host system to facilitate cash flow management for companies. The cash flow management system includes an electronic invoicing and invoicing system. The billing and billing system generates and transmits electronic invoices based on business invoices. The invoicing system allows the generated invoices to be displayed for payment. An integrated accounts receivable and reconciliation system receives notifications of payments received and reconciles the payments received with the invoices generated. The system also contains a communication interface. The cash flow management system communicates with several financial management systems accessible to the host system via this communication interface. The system will include at least one accounting system. The integrated receivables management system also receives Information from the financial management systems within the host system to facilitate cash flow management for the companies using the cash flow management system for e-invoicing.
Nachteilig an dem oben beschriebenen Cashflow-Management System ist das aufwändige Rechnungs-Management über viele Instanzen . Ein Versenden der Rechnungen erfolgt hier nachteilig per E-Mail , Papier oder über Host-Systeme . A disadvantage of the cash flow management system described above is the complex invoice management over many instances. Disadvantageously, the invoices are sent here by e-mail, paper or via host systems.
Der Erfindung liegt somit die Aufgabe zugrunde ein System und ein Verfahren zu schaf fen, das eine Archivierung und Weiterverarbeitung von Rechnungen vereinfacht . Die Aufgabe wird durch ein System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen mit den Merkmalen des Hauptanspruchs und ein zugehöriges Verfahren mit den Merkmalen des nebengeordneten Anspruchs gelöst . The invention is therefore based on the object of creating a system and a method that simplifies the archiving and further processing of invoices. The object is achieved by a system for the electronic transmission of invoices with the features of the main claim and an associated method with the features of the independent claim.
Vorteilhafte Weiterbildungen sind Gegenstand der hierauf rückbezogenen Unteransprüche . Advantageous developments are the subject matter of the subclaims that refer back to this.
Das erfindungsgemäße System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen enthält mindestens eine Rechnungserstellungs-Einrichtung mit mindestens einer Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung, die j eweils j eder der mindestens einen Rechnungserstellungs- Einrichtung zugeordnet ist oder in j eder der mindestens einen Rechnungserstellungs-Einrichtung angeordnet ist . Das System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen umfasst weiter ein mobiles Gerät mit einer Kurzstrecken- Datenübertragungs-Einrichtung in dem mobilen Gerät , eine Datenfernübertragungs-Einrichtung und eine vom mobilen Gerät getrennte Speichereinrichtung . DieThe system according to the invention for the electronic transmission of invoices contains at least one invoicing device with at least one short-distance data transmission device, which is assigned to each of the at least one invoicing device or is arranged in each of the at least one invoicing device. The system for the electronic transmission of invoices also includes a mobile device with a short-distance data transmission device in the mobile device, a long-distance data transmission device and a storage device that is separate from the mobile device. The
Rechnungserstellungs-Einrichtung stellt Rechnungsdaten zur Übertragung bereit . Die Rechnungsdaten werden mit Hil fe der Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung auf das mobile Gerät übertragen . Die Rechnungsdaten werden weiter über die Datenfernübertragungs-Einrichtung auf die Speichereinrichtung übertragen . Die Rechnungserstellungs-Einrichtung in dem System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen enthält bevorzugt eine Druckerschnittstelle . Die Druckerschnittstelle ist dazu ausgelegt , Rechnungsdaten zu übertragen und/oder mindestens einen eindeutigen Identi fikationscode zu empfangen . So können in besonders vorteilhafter Weise die Rechnungsdaten an einem definierten Punkt in dem System an eine entsprechende Datensenke übertragen werden . Außerdem ist von Vorteil , dass über die selbe Schnittstelle der eindeutige Identi fikationscode empfangen wird, was zu einer deutlichen Verbesserung der Datensicherheit führt . Billing facility provides billing data for transmission. The billing data are transmitted to the mobile device using the short-distance data transmission facility. The billing data will continue transmitted via the remote data transmission device to the storage device. The billing device in the system for the electronic transmission of bills preferably contains a printer interface. The printer interface is designed to transmit billing data and/or to receive at least one unique identification code. In a particularly advantageous manner, the invoice data can thus be transmitted to a corresponding data sink at a defined point in the system. Another advantage is that the unique identification code is received via the same interface, which leads to a significant improvement in data security.
Bevorzugt enthält die Rechnungserstellungs-Einrichtung des Systems zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen eine Druckeinrichtung, die über die Druckerschnittstelle verbunden ist . Die Druckeinrichtung enthält dabei die der Rechnungserstellungs-Einrichtung zugeordnete Kurzstrecken- Datenübertragungs-Einrichtung . So kann in besonders vorteilhafter Weise sowohl eine Rechnung in ausgedruckter Form als auch in elektronischer Form abgesetzt von derThe billing device of the system for the electronic transmission of bills preferably contains a printer device which is connected via the printer interface. The printing device contains the short-distance data transmission device assigned to the billing device. Thus, in a particularly advantageous manner, both an invoice in printed form and in electronic form can be deducted from the
Rechnungserstellungs-Einrichtung an den Rechnungsempfänger übergeben bzw . übermittelt werden . Invoice creation device handed over to the invoice recipient or. be transmitted.
Die Rechnungserstellungs-Einrichtung des Systems zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen enthält bevorzugt eine Druckeinrichtung, wobei die Druckeinrichtung mit der Druckerschnittstelle verbunden ist und zwischen der Rechnungserstellungs-Einrichtung und der Druckeinrichtung eine Vorrichtung zum Abgrei fen von Rechnungsdaten in der Datenverbindung vorgesehen ist . So lassen sich in besonders vorteilhafter Weise Rechnungsdaten an einer vorhandenen Schnittstelle zwischen Rechnungserstellungs-Einrichtung und einer standardisierten Druckeinrichtung abgrei fen . The billing device of the system for electronic transmission of bills preferably contains a printing device, the printing device being connected to the printer interface and a device for tapping billing data in the data connection being provided between the billing device and the printing device. So can be in a particularly advantageous manner invoice data at an existing interface between Invoicing device and a standardized printing device tapping fen.
Die Vorrichtung zum Abgrei fen von Rechnungsdaten enthält bevorzugt die Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung .The device for tapping invoice data preferably contains the short-distance data transmission device.
So lässt sich in besonders vorteilhafter Weise eine Anbindung eines mobilen Geräts an die Rechnungserstellungs-Einrichtung über eine vorhandene Schnittstelle und einer standardisierten Druckeinrichtung realisieren . In a particularly advantageous manner, a mobile device can be connected to the billing device via an existing interface and a standardized printing device.
Das mobile Gerät des Systems zur elektronischenThe mobile device of the system for electronic
Übermittlung ist bevorzugt mindestens einem Nutzer zugeordnet . Transmission is preferably assigned to at least one user.
Die Zuordnung des mobilen Gerätes zu mindestens einem Nutzer ermöglicht es in vorteilhafter Weise die erfassten Rechnungsdaten dem j eweiligen Nutzer des mobilen Geräts zuzuordnen . Dies ist besonders vorteilhaft , wenn mehrere Nutzer ein und dasselbe mobile Gerät verwenden, um Rechnungsdaten zu erfassen . Die Rechnungsdaten lassen sich so auf einfache Weise mit dem einzelnen Nutzer verknüpfen . Somit wird eine Auswertung der Rechnungsdaten deutlich vereinfacht . The assignment of the mobile device to at least one user makes it possible in an advantageous manner to assign the recorded billing data to the respective user of the mobile device. This is particularly beneficial when multiple users are using the same mobile device to capture billing information. In this way, the billing data can easily be linked to the individual user. This significantly simplifies the evaluation of the invoice data.
Bevorzugt erfolgt in dem System zur elektronischenPreference takes place in the system for electronic
Übermittlung von Rechnungen die Verbindung zur Speichereinrichtung zyklisch . Die Zyklus zeit ist dabei besonders bevorzugt durch das mobile Gerät gesteuert . Die zyklische Übermittlung der Rechnungsdaten auf dieTransmission of bills the connection to the storage device cyclically. The cycle time is particularly preferably controlled by the mobile device. The cyclic transmission of the invoice data to the
Speichereinrichtung ermöglicht in besonders vorteilhafterStorage device allows in a particularly advantageous
Weise das sichere Archivieren von Rechnungsdaten . Mit Hil fe der zyklischen Verbindung werden fehlerhafte Rechnungen vermieden, die insbesondere durch Verbindungs- Störungen verursacht werden . Die zyklische Verbindung ermöglicht in besonders vorteilhafter Weise den Datenbestand auf der Speichereinrichtung aktuell zu halten . Die in der elektronischen Übermittlung von Rechnungen vorgesehene Datenfernübertragungs-Einrichtung besteht bevorzugt aus einem Funkmodem in dem mobilen Gerät , mindestens einer Mobil funkstation und einer Datenverbindung von der Mobil funkstation zur Spei ehe reinrichtung . How to securely archive invoice data. With the help of the cyclic connection, erroneous calculations, which are caused in particular by connection faults, are avoided. In a particularly advantageous manner, the cyclic connection makes it possible to keep the database on the storage device up-to-date. The long-distance data transmission device provided for the electronic transmission of invoices preferably consists of a radio modem in the mobile device, at least one mobile radio station and a data connection from the mobile radio station to the storage device.
Besonders vorteilhaft bei der Verwendung einer Mobil funkverbindung und der zugehörigen Datenverbindung zwischen dem mobilen Gerät und der Speichereinrichtung ist die Ortsunabhängigkeit der Übermittlung von Rechnungsdaten in die Speichereinrichtung . Rechnungsdaten, die durch das System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen übertragen werden, enthalten bevorzugt eine Rechnungsidenti fikation, eine Kennung zum Verwendungs zweck, eine Lieferantenkennung, eine Kennung zur j eweiligen Rechnungsposition und eine Mengenangabe zur j eweiligen Rechnungsposition . So lassen sich die Rechnungen besonders vorteilhaft auf der Speichereinrichtung ablegen, wobei besonders wenig Speicherplatz benötigt wird . Die ef fi zienteParticularly advantageous when using a mobile radio connection and the associated data connection between the mobile device and the storage device is the location-independence of the transmission of billing data to the storage device. Invoice data, which are transmitted by the system for the electronic transmission of invoices, preferably contain an invoice identification, an identifier for the purpose of use, a supplier identifier, an identifier for the respective invoice item and an indication of the quantity for the respective invoice item. In this way, the calculations can be stored particularly advantageously in the storage device, with particularly little storage space being required. The ef fi cient
Speichernutzung wird dadurch ermöglicht , dass nicht der volle Beschreibungstext gespeichert werden muss . Memory utilization is made possible by not having to store the full description text.
Die Speichereinrichtung des Systems zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen ist bevorzugt ein örtlich verteilter Speicher . Besonders bevorzugt werden die Rechnungen auf einem CLOUD-Speicher abgelegt . The memory device of the system for the electronic transmission of invoices is preferably a locally distributed memory. The calculations are particularly preferably stored in a CLOUD memory.
Vorteilhafterweise wird durch das Ablegen der Rechnungen auf einem örtlich verteilten Speicher die Verfügbarkeit der Rechnungen sichergestellt . Insbesondere bei Beschädigungen am mobilen Gerät ist damit eine Verfügbarkeit der elektronisch gespeicherten Rechnungen gegeben . Besonders vorteilhaft ist die Speicherung auf einem CLOUD- Speicher, da hier durch die entsprechenden Anbieter eine Datensicherung und ausschließlich ein gesicherter Zugri f f auf die Rechnungen bereitgestellt wird . The availability of the invoices is advantageously ensured by storing the invoices in a locally distributed memory. In particular in the event of damage to the mobile device, this ensures that the electronically stored invoices are available. Storage on a CLOUD memory is particularly advantageous, since the relevant providers provide a data backup and exclusively a secure access to the invoices is provided.
In einem erfindungsgemäßen Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen mit dem System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen werden in einem ersten Schritt Rechnungsdaten durch die Rechnungserstellungs-Einrichtung erfasst . Die Rechnungsdaten werden in einem nächsten Schritt von der Rechnungserstellungs-Einrichtung auf das mobile Gerät mit Hil fe der Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung übertragen . Die Rechnungsdaten werden nun auf dem mobilen Gerät gespeichert . In einem folgenden Schritt werden die Rechnungsdaten vom mobilen Gerät auf eine Speichereinrichtung mit Hil fe der Datenf ernübertragungseinrichtung übertragen . In a method according to the invention for the electronic transmission of invoices using the system for the electronic transmission of invoices, invoice data are recorded by the invoice creation device in a first step. In a next step, the billing data are transferred from the billing device to the mobile device using the short-distance data transmission device. The billing data is now saved on the mobile device. In a subsequent step, the billing data are transferred from the mobile device to a storage device using the remote data transmission device.
Vorzugsweise enthält das Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen einen Verfahrensschritt zum Authenti fi zieren eines Nutzers des mobilen Geräts . Die Authenti fi zierung eines Nutzers des mobilen Gerätes ermöglicht es , in vorteilhafter Weise die erfassten Rechnungsdaten dem j eweiligen Nutzer des mobilen Geräts zuzuordnen . Besonders vorteilhaft ist es bei der Nutzung eines mobilen Geräts durch mehrere Nutzer, wenn mit Hil fe der Authenti fi zierung die Rechnungsdaten auf einfache Weise mit dem einzelnen Nutzer verknüpft sind und somit eine Auswertung deutlich vereinfacht wird . Bevorzugt weist das Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen einen Verfahrensschritt des Überprüfens des mobilen Geräts auf , ob ein geeignetes Programm zur Aus führung von Verfahrensschritten zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen vorhanden ist . I st kein geeignetes Programm vorhanden, wird eine Freigabe zur Übertragung von Programmdaten angefordert . Nach erfolgter Freigabe durch den Anwender werden die notwendigen Programmdaten auf das mobile Gerät über die Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung übertragen . So wird in besonders vorteilhafter Weise sichergestellt , dass auch mobile Geräte , die nicht zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen vorbereitet sind, j ederzeit in die Lage versetzt werden können, in das System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen eingebunden zu werden . The method for the electronic transmission of invoices preferably contains a method step for authenticating a user of the mobile device. The authentication of a user of the mobile device makes it possible to advantageously assign the recorded billing data to the respective user of the mobile device. When a mobile device is used by several users, it is particularly advantageous if the invoice data is easily linked to the individual user with the aid of authentication, thus making evaluation significantly easier. The method for electronic transmission of invoices preferably has a method step of checking the mobile device to determine whether a suitable program for carrying out method steps for electronic transmission of invoices is available. If no suitable program is available, a release for the transmission of program data is requested. After approval by the user, the necessary program data are transferred to the mobile device via the transmit short-distance data transmission facility. It is thus ensured in a particularly advantageous manner that even mobile devices that are not prepared for the electronic transmission of invoices can be enabled at any time to be integrated into the system for the electronic transmission of invoices.
Der Verfahrensschritt der Rechnungserstellung im Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen umfasst bevorzugt weitere Verfahrensschritte . In einem ersten weiteren Verfahrensschritt wird eine Rechnungsidenti fikation zur j eweiligen Rechnung erstellt . Außerdem wird einer Kennung zum Verwendungs zweck und eine Lieferant- enkennung zu den Rechnungsdaten hinzugefügt . Für j ede Rechnungsposition wird eine Kennung erstellt und mit einer Mengenangabe versehen . Vorteilhafterweise lassen sich so die Rechnungen besonders ressourcensparend speichern, da nicht der volle Beschreibungstext gespeichert werden muss . Des Weiteren wird eine Suche nach Rechnungen deutlich beschleunigt , da der Suchumfang aufgrund der kleineren Datenmenge deutlich reduziert ist . The process step of creating an invoice in the process for the electronic transmission of invoices preferably includes further process steps. In a first further procedural step, an invoice identification is created for the respective invoice. In addition, an identifier for the intended purpose and a supplier identifier are added to the invoice data. An identifier is created for each invoice item and given a quantity. Advantageously, the invoices can thus be stored in a particularly resource-saving manner, since the full descriptive text does not have to be stored. Furthermore, a search for invoices is significantly accelerated, since the scope of the search is significantly reduced due to the smaller amount of data.
Bevorzugt ist eine Beschreibung und Bezeichnung j eder in der Rechnung aufgeführten Position in eine Kennung zur j eweiligen Rechnungsposition verschlüsselt . Auf diese Art der Speicherung von Rechnungsdaten kann in besonders vorteilhafter Weise der benötigte Speicherbedarf zur Archivierung der Rechnungen deutlich verringert werden . Außerdem wird dadurch eine Sortierung der Rechnungsdaten erheblich beschleunigt . A description and designation of each item listed in the invoice is preferably encrypted in an identifier for the respective invoice item. In this way of storing invoice data, the memory requirement required for archiving the invoices can be significantly reduced in a particularly advantageous manner. In addition, sorting of the invoice data is considerably accelerated as a result.
Nachfolgend werden Aus führungsbeispiele der Erfindung anhand der Zeichnung beispielhaft beschrieben . In der Zeichnung zeigen : In the following, exemplary embodiments of the invention are described by way of example with reference to the drawing. In the drawing show :
FIG . 1 ein Teilsystem im Bereich derFIG. 1 a subsystem in the field of
Rechnungserstellung im System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen gemäß einem erfindungsgemäßen Aus führungsbeispiel ; FIG . 2 ein Teilsystem im Bereich derInvoicing in the system electronic transmission of invoices according to an exemplary embodiment according to the invention; FIG. 2 a subsystem in the field of
Datenspeicherung im System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen gemäß einem erfindungsgemäßen Aus führungsbeispiel ; Data storage in the system for the electronic transmission of invoices according to an exemplary embodiment according to the invention;
FIG . 3 ein Teilsystem im Bereich derFIG. 3 a subsystem in the field of
Rechnungskontrolle im System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen gemäß einem erfindungsgemäßen Aus führungsbeispiel ; Invoice control in the system for the electronic transmission of invoices according to an exemplary embodiment according to the invention;
FIG . 4 einen verteilten Speicher und zugrei fende Instanzen gemäß einem erfindungsgemäßen Aus führungsbeispiel ; FIG. 4 shows a distributed memory and accessing entities according to an embodiment of the invention;
FIG . 5 ein Flussdiagramm zur elektronischenFIG. 5 is a flowchart for the electronic
Übermittlung von Rechnungen gemäß einem erfindungsgemäßen Aus führungsbeispiel ; FIG . 6 ein Flussdiagramm zur Ergänzung derTransmission of invoices according to an exemplary embodiment according to the invention; FIG. 6 a flowchart to supplement the
Rechnungsdaten gemäß einem erfindungsgemäßen Aus führungsbeispiel ; Invoice data according to an exemplary embodiment according to the invention;
FIG . 7 eine Zuordnung von Merkmalen zu Rechnungsdaten auf einem mobilen Gerät gemäß einem erfindungsgemäßen Aus führungsbeispiel ; FIG . 8 einen Datenfluss der Rechnungsdaten bei der elektronischen Übermittlung von Rechnungen über ein Kassensystem gemäß einem erfindungsgemäßen Aus führungsbeispiel ; und FIG. 7 an assignment of features to billing data on a mobile device according to an embodiment of the invention; FIG. 8 shows a data flow of the invoice data during the electronic transmission of invoices via a cash register system according to an embodiment of the invention; and
FIG . 9 einen Datenfluss der Rechnungsdaten bei der elektronischen Übermittlung von Rechnungen über ein mobiles Gerät gemäß einem erfindungsgemäßenFIG. 9 shows a data flow of the billing data during the electronic transmission of bills via a mobile device according to an embodiment of the invention
Aus führungsbeispiel . From exemplary .
FIG . 1 zeigt erste Teil-Komponenten eines Systems zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen die beispielsweise im Einzelhandel gemäß einem erfindungsgemäßen Aus führungsbeispiel zum Einsatz kommen . FIG. 1 shows the first sub-components of a system for the electronic transmission of invoices that are used, for example, in retail trade according to an exemplary embodiment according to the invention.
Das erfindungsgemäße System zur elektronischen Übermittlung umfasst mindestens eine Rechnungserstellungs- Einrichtung 2 , wobei in FIG . 1 exemplarisch eine Rechnungserstellungs-Einrichtung 2 dargestellt ist . Die Rechnungserstellungs-Einrichtung 2 ist in einem Aus führungsbeispiel eine Registrierkasse . Dabei wird bei den Registrierkassen zwischen einem of fenen und einem geschlossenen System unterschieden . Das geschlossenen System einer Registrierkasse besteht aus einer speziell für die Anwendung als Registrierkasse geschaf fenen Hardware . In Kombination mit der Hardware enthält das geschlossene System eine speziell für diese Hardware erstellte Software . The system for electronic transmission according to the invention comprises at least one billing device 2, with FIG. 1 an invoicing device 2 is shown as an example. In one exemplary embodiment, the billing device 2 is a cash register. With the cash registers, a distinction is made between an open and a closed system. The closed system of a cash register consists of hardware specially created for use as a cash register. In combination with the hardware, the closed system contains software specially created for this hardware.
Ein solches System zeichnet sich durch eine hohe Aus fall- und Datensicherheit aus . Besonders eine Manipulation von Rechnungsdaten und Zahldaten wird durch ein geschlossenes System nahezu ausgeschlossen . Ein of fenes Kassensystem besteht im Allgemeinen aus einer PC-basierenden Hardware . Auf dieser Hardware sind Betriebssysteme wie Beispielsweise Windows , Android, div . LINUX Varianten etc . installiert . Auf diese Betriebssysteme aufsetzend sind Programme auf der Rechnungserstellungs-Einrichtung 2 installiert , die alle Vorgänge der Rechnungserstellung und Übertragung der Rechnung steuert und aus führt . Das of fene Kassensystem zeichnet sich durch eine hohe Flexibilität und Wartungs freundlichkeit aus . Das System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen enthält weiter gemäß einem erfindungsgemäßen Aus führungsbeispiel im Teilbereich der Rechnungserfassung ein Scanner-System 3 . Mit dem Scanner-System 3 können Daten von Etiketten in die Rechnungserstellungs- Einrichtung 2 eingelesen werden . Dazu enthalten die Etiketten spezielle Merkmale , in die eine eindeutige Artikel zuordnung codiert ist . Diese Etiketten können auf dem Artikel aufgedruckt , aufgeklebt oder anderweitig befestigt sein . Üblicherweise erfolgt die Zuordnung zu dem entsprechenden in der Rechnungserstellungs-Einrichtung 2 abgelegten Datensatz über eine Codierung . Dazu ist das Scanner-System 3 so ausgelegt , dass es Stichcodes oder QR- Codes optisch erfassen und/oder die Etiketten mit Hil fe einer Radio-Frequenz- Identi fikation (REID) erfassen kann . Such a system is characterized by a high failure and data security. A manipulation of billing data and payment data in particular is almost impossible thanks to a closed system. An open POS system generally consists of PC-based hardware. Operating systems such as Windows, Android, div. LINUX variants etc. Installed . Based on these operating systems, programs are installed on the billing device 2, which controls and executes all processes of billing and transmission of the bill. The open POS system is characterized by a high level of flexibility and ease of maintenance. According to an exemplary embodiment according to the invention, the system for the electronic transmission of invoices also contains a scanner system 3 in the partial area of invoice entry. Data from labels can be read into the billing device 2 with the scanner system 3 . For this purpose, the labels contain special features in which an unambiguous article assignment is encoded. These labels can be printed, glued or otherwise attached to the article. The assignment to the corresponding data record stored in the billing device 2 usually takes place via a coding. For this purpose, the scanner system 3 is designed in such a way that it can detect barcodes or QR codes optically and/or can detect the labels using radio frequency identification (REID).
Das Systems zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen enthält gemäß einem erfindungsgemäßen Aus führungsbeispiel weiter im Teilereich der Rechnungserfassung mindestens ein manuelles Eingabesystem 4 . Das manuelle Eingabesystem 4 besteht aus einer Tastatur und/oder einer Anzeige 8 mit einer berührungsempfindlichen Oberfläche . Hier können die zu erfassenden Artikel oder Leistungen manuell eingegeben werden . Außerdem dienen die manuellen Eingabesysteme 4 zur Angabe einer Stückzahl , eines Gewichts und/oder einer Menge einer erbrachten Leistung ( z . B . Arbeitsstunden) oder weiterer relevanten Angaben . Optional kann das System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen im Teilereich der Rechnungserfassung mindestens ein Gewichtserfassungssystem enthalten . Mit dem Gewichterfassungssystem kann auch eine Stückzahl von Kleinteilen erfasst werden . Hier kommen Zählwaagen zum Einsatz . Diese Zählwaagen bestehen aus Präzisionswaagen, die so konfiguriert sind, dass aus dem Gewicht der aufgelegten Artikel eine Stückzahl generiert wird . Dazu muss der Waage entweder das Gewicht bekannt sein oder die Artikel müssen eingewogen werden . Beim Einwiegen wird eine vorgegebene , meist kleine , Menge des zu zählenden Artikels aufgelegt . Daraus wird ein Einzelgewicht errechnet . According to an exemplary embodiment according to the invention, the system for the electronic transmission of invoices also contains at least one manual input system 4 in the area of invoice entry. The manual input system 4 consists of a keyboard and/or a display 8 with a touch-sensitive surface. The items or services to be recorded can be entered manually here. In addition, the manual input systems 4 serve to indicate a number of pieces, a weight and/or a quantity of a service rendered (e.g. working hours) or other relevant information. The system for the electronic transmission of invoices can optionally contain at least one weight recording system in the area of invoice recording. A number of small parts can also be recorded with the weight recording system. This is where counting scales come into play. These counting scales consist of precision scales configured to generate a piece count based on the weight of the items placed. To do this, the scale must either know the weight or the items must be weighed. When weighing in, a predetermined, usually small, quantity of the article to be counted is placed on top. An individual weight is calculated from this.
Die so erfassten Artikel und/oder Leistungen mit den zugehörigen Mengenangaben werden in derThe items and/or services recorded in this way with the associated quantities are stored in the
Rechnungserstellungs-Einrichtung 2 entsprechend einem später beschriebenen Verfahren zu einem Rechnungs- Datensatz zusammengefasst und es wird eine entsprechende elektronische Rechnung erstellt . Invoicing device 2 is combined into an invoice data record according to a method described later and a corresponding electronic invoice is created.
An der Rechnungserstellungs-Einrichtung 2 ist eine Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung 5 angebracht . Der Rechnungs-Datensatz zur entsprechenden Rechnung wird mit der Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung 5 an das mobile Gerät 6 übertragen . Die Kurzstrecken-A short-distance data transmission device 5 is attached to the billing device 2 . The invoice data record for the corresponding invoice is transmitted to the mobile device 6 using the short-distance data transmission device 5 . The short-haul
Datenübertragungs-Einrichtung 5 ermöglicht eine Kommunikation mit einem mobilen Gerät 6 über kurze Distanzen . Dabei ist als minimaler Abstand ein direktes Auflegen des mobilen Geräts 6 auf die Kurzstrecken- Datenübertragungs-Einrichtung 5 vorgesehen . Der maximale Abstand zwischen Kurzstrecken-Datenübertragungs- Einrichtung 5 und mobilem Gerät 6 beträgt 100 cm, bevorzugt 10 cm besonders bevorzugt 5 cm . Durch die begrenzte Reichweite ist bereits in begrenzten Umfang eine Abhörsicherheit der Kurzstrecken-Daten-Verbindung 7 gegeben . In diesem Aus führungsbeispiel ist die Kurzstrecken- Datenübertragungs-Einrichtung 5 ein Modem, bei dem die Kommunikation über elektromagnetische Wellen erfolgt . Bevorzugt erfolgt die Kommunikation mit Hil fe des Near- Field-Communication Standards (NEC, deutsch Nahfeld- Kommunikations-Standard) . Alternativ kann eine Kommunikation über eine Inf rarotschnittstelle nach dem Inf rared-Data-Association Standard ( IrDA, deutsch Inf rarot-Daten-Assoziation-Standard) erfolgen . Dabei werden die Daten zur Übertragung aufbereitet und per Infrarotlicht übertragen . Eine weitere Alternative stellt eine kapazitiv gekoppelte Datenstrecke dar . Hierbei wird mit Hil fe der Daten ein elektrisches Feld in einer ersten leitenden Fläche moduliert . Das so entstehende modulierte elektrische Feld wird mit einer weiteren elektrisch leitfähigen Fläche , die zur ersten leitenden Fläche isoliert ist , aufgenommen und die Daten werden ausschließlich demoduliert . In ähnlicher Weise kann die Kommunikation durch eine magnetische Kopplung erfolgen . Dabei werden die elektrische leitfähigen Platten durch Spulen ersetzt . Data transmission device 5 enables communication with a mobile device 6 over short distances. A direct placement of the mobile device 6 on the short-distance data transmission device 5 is provided as the minimum distance. The maximum distance between short-distance data transmission device 5 and mobile device 6 is 100 cm, preferably 10 cm, particularly preferably 5 cm. Due to the limited range, the short-distance data connection 7 is already protected against eavesdropping to a limited extent. In this exemplary embodiment, the short-distance data transmission device 5 is a modem in which communication takes place via electromagnetic waves. The communication preferably takes place with the help of the Near Field Communication Standard (NEC, German Near Field Communication Standard). Alternatively, communication can take place via an infrared interface according to the Infrared Data Association Standard (IrDA, German Infrared Data Association Standard). The data is prepared for transmission and transmitted via infrared light. A further alternative is a capacitively coupled data path. In this case, an electrical field is modulated in a first conductive surface with the aid of the data. The resulting modulated electric field is recorded with a further electrically conductive surface, which is insulated from the first conductive surface, and the data is exclusively demodulated. Similarly, communication can be through magnetic coupling. In this case, the electrically conductive plates are replaced by coils.
Korrespondierend dazu ist das mobile Gerät 6 mit einem Modem zur Kommunikation über elektromagnetische Wellen, bevorzugt zur Kommunikation mit Hil fe eines Near-Field-Correspondingly, the mobile device 6 is equipped with a modem for communication via electromagnetic waves, preferably for communication using a near-field
Communication Standards (NFC ) ausgestattet . Alternativ oder zusätzlich enthält das mobile Gerät eine Communication Standards (NFC). Alternatively or additionally, the mobile device contains a
Inf rarotschnittstelle nach dem Inf rared-Data-Association Standard ( IrDA) . Weiter kann in dem mobilen Gerät eine leitende Fläche zur kapazitiven Kopplung für den Datenaustausch integriert sein . Zur magnetische Kopplung der Datenstrecke können im mobilen Gerät auch Spulen vorgesehen sein . Die Rechnungserstellungs-Einrichtung 2 kann eine Anzeige 8 enthalten . Die Anzeige 8 dient der Darstellung der einzelnen Positionen während deren Erfassung . Zusätzlich ist die Anzeige 8 so ausgelegt , dass eine Übersicht über die Positionen der Rechnung dargestellt werden kann . So ist eine sofortige Kontrolle der Rechnungsdaten möglich . Infrared interface according to the Infrared Data Association Standard (IrDA). Furthermore, a conductive surface for capacitive coupling for data exchange can be integrated in the mobile device. Coils can also be provided in the mobile device for magnetic coupling of the data link. The billing device 2 can contain a display 8 . The display 8 is used to show the individual positions while they are being recorded. In addition, the display 8 is designed so that an overview of the items of the invoice can be displayed . In this way, an immediate control of the invoice data is possible.
Das mobile Gerät 6 enthält vorzugsweise einen lokalen Speicher zur lokalen Zwischenspeicherung der erfassten Rechnungsdaten . Der lokale Speicher ist ein z . B . ein Solid State Disc ( SSD) Speicher, ein FLASH Speicher, ein EEPOM Speicher, ein NVRAM oder in einer beliebigen andere nicht flüchtigen Speichertechnik gefertigt . Die so übertragenen Rechnungsdaten sind in einem lokalen Speicher des mobilen Geräts 6 gespeichert und bleiben auch bei Ausbleiben einer Stromversorgung erhalten . The mobile device 6 preferably contains a local memory for local temporary storage of the recorded invoice data. Local storage is a z . B. a Solid State Disc (SSD) memory, FLASH memory, EEPOM memory, NVRAM or any other non-volatile memory technology. The billing data transmitted in this way are stored in a local memory of the mobile device 6 and are retained even if there is no power supply.
FIG . 2 zeigt weitere Teil-Komponenten eines Systems zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen vom mobilenFIG. 2 shows further sub-components of a system for the electronic transmission of bills from the mobile
Gerät 6 in einen verteilten Speicher 13 gemäß einem erfindungsgemäßen Aus führungsbeispiel . Wie oben beschrieben sind im mobilen Gerät 6 die erfassten Rechnungsdaten und zwischengespeichert . Die weiteren Teil- Komponenten des Systems zur elektronischen Übermittlung von Rechnungsdaten dienen zur Übertragung dieser Daten in eine Speichereinrichtung 13 . Device 6 in a distributed memory 13 according to an exemplary embodiment of the invention. As described above, the recorded billing data are temporarily stored in the mobile device 6 . The other sub-components of the system for the electronic transmission of invoice data serve to transmit this data to a storage device 13 .
Die zwischengespeicherten Rechnungsdaten werden im mobilen Gerät 6 zur Weiterleitung z . B . an einen Cloudspeicher , wie später beschreiben, aufbereitet . Die aufbereiteten Rechnungsdaten werden z . B . einem in dem mobilen Gerät 6 integrierten Funkmodem zur Verfügung gestellt . Das Funkmodem bildet einen ersten Endpunkt der Datenfernübertragungs-Einrichtung 9 . Das Funkmodem überträgt die aufbereiteten Rechnungsdaten mit Hil fe eines Funknetzes 10 gemäß einem Mobil funkstandard zu einer Mobil funkstation 11 . Zur Übertragung kommen Übertragungsstandard wie z . B . 3G, 4G, 5G, 6G etc . zum Einsatz . Des Weiteren können auch Funknetze 10 wie beispielsweise TETRA ( Terrestial Trunked Radio ) oder WiMAX eingesetzt werden . Die Funkkommunikation erfolgt mit mindestens einer Mobil funkstation 11 , die ein Teil der Datenfernübertragungs-Einrichtung 9 ist . Die Mobil funkstation 11 empfängt die Funksignale aus dem mobilen Gerät 6 und bereitet sie soweit auf , dass sie zum Weitertransport über das Internet oder ein Intranet geeignet sind . Die Mobil funkstation 11 weist einen zur Funkmodem des mobilen Geräts korrespondierenden Übertragungsstandard auf , wie z . B . 3G, 4G, 5G 6G, TETRA ( Terrestial Trunked Radio ) , WiMAX etc . The cached billing data are in the mobile device 6 for forwarding z. B. processed to a cloud storage, as described later. The processed billing data is z. B. provided a radio modem integrated in the mobile device 6 . The radio modem forms a first endpoint of the remote data transmission device 9 . The radio modem transmits the processed billing data to a mobile radio station 11 using a radio network 10 in accordance with a mobile radio standard. Transmission standards such as e.g. B. 3G, 4G, 5G, 6G etc. for use . Furthermore, radio networks 10 such as TETRA (terrestrial trunked radio) or WiMAX can also be used. The radio communication takes place with at least one mobile radio station 11 which is part of the remote data transmission device 9 . The mobile radio station 11 receives the radio signals from the mobile device 6 and prepares them to such an extent that they are suitable for further transport via the Internet or an intranet. The mobile radio station 11 has a transmission standard that corresponds to the radio modem of the mobile device, such as e.g. B. 3G, 4G, 5G 6G, TETRA ( Terrestrial Trunked Radio ) , WiMAX etc .
Die in der Mobil funkstation 11 empfangenen aufbereiteten Rechnungsdaten werden an einen Internet-Knotenpunkt 12 weitergeleitet . Der Internet-Knotenpunkt 12 ist ebenfalls ein Bestandteil der Datenfernübertragungs-Einrichtung 9 .The processed billing data received in the mobile radio station 11 are forwarded to an Internet node 12 . The Internet node 12 is also part of the remote data transmission device 9 .
In dem Internet-Knotenpunkt 12 werden die aufbereiteten Rechnungsdaten zu der Speichereinrichtung 13 übertragen . The prepared invoice data are transmitted to the storage device 13 in the Internet node 12 .
Bei der Speichereinrichtung 13 handelt es sich in diesem, Aus führungsbeispiel bevorzugt um verteilte Speicher . Die Speichereinrichtung 13 empfängt die Rechnungsdaten und legt sie auf geeigneten Speichermedien ab . Die verteilten Speicher sind Speicher, die bei Bedarf in Form von Servern oder anderen Datenspeichern geräteunabhängig Speicherressourcen als Dienstleistung bereitstellt . Diese Speichereinrichtung 13 kann aus CLOUD-Speichern oder dezentrale netzgebundene Speichern, sogenannten Network Attached Storages (NAS , deutsch Netzwerk angebundene Speicher ) , bestehen . Die so zur Verfügung gestellte Dateiablage , auch File Hosting genannt , ist eine Online- Dateiablage , die es Nutzern erlaubt , Dateien über das Internet oder ein Unternehmensnetzwerk auf einem zentralen Datenspeicher abzulegen und über einen Client oder via Webbrowser darauf zuzugrei fen . In this exemplary embodiment, the memory device 13 is preferably a distributed memory. The storage device 13 receives the invoice data and stores them on suitable storage media. Distributed storage is storage that provides device-independent storage resources as a service when required in the form of servers or other data storage. This memory device 13 can consist of CLOUD memories or decentralized network-connected memories, so-called Network Attached Storages (NAS). The file storage made available in this way, also known as file hosting, is an online file storage system that allows users to store files on a central data storage device via the Internet or a company network and to access them via a client or web browser.
FIG . 3 zeigt die weiteren Teil-Komponenten eines Systems zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen gemäß einem erfindungsgemäßen Aus führungsbeispiel , wobei hier der Datenfluss zum mobilen Gerät 6 dargestellt ist. Hierbei wird eine Anfrage mit Hilfe der in bereits zu FIG. 2 beschrieben Datenübertragung an den verteilten Speicher 13 gesendet. Dabei wird dem verteilten Speicher 13 mitgeteilt, auf welche Rechnungsdaten zugegriffen werden soll. Der verteilte Speicher 13 bereitet die angeforderten Rechnungsdaten zur Übertragung auf. FIG. 3 shows the other sub-components of a system for the electronic transmission of invoices according to an exemplary embodiment of the invention Data flow to the mobile device 6 is shown. Here, a query using the already shown in FIG. 2 described data transmission to the distributed memory 13 is sent. In this case, the distributed memory 13 is informed of which invoice data is to be accessed. The distributed memory 13 prepares the requested invoice data for transmission.
Die aufbereiteten Rechnungsdaten werden über das Internet oder das Intranet z.B. über den Internet-Knotenpunkt 12 an eine Mobilfunkstation 11 weitergeleitet. Die Mobilfunkstation 11 überträgt die über das Internet oder Intranet empfangenen Rechnungsdaten per Mobilfunkstandard 14 an das Funkmodem des mobilen Geräts 6. Hier kommen Übertragungsstandards wie z.B. 3G, 4G, 5G 6G, TETRA (Terrestial Trunked Radio) , WiMAX etc. zum Einsatz. The processed billing data is forwarded to a mobile radio station 11 via the Internet or the intranet, e.g. via the Internet node 12 . The mobile radio station 11 transmits the invoice data received via the Internet or intranet to the radio modem of the mobile device 6 using the mobile radio standard 14. Transmission standards such as 3G, 4G, 5G, 6G, TETRA (Terrestrial Trunked Radio), WiMAX, etc. are used here.
Im mobilen Gerät 6 werden die empfangenen Rechnungsdaten zwischengespeichert. So stehen die Rechnungsdaten im mobilen Gerät 6 zur Kontrolle und zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. In the mobile device 6, the received billing data are temporarily stored. The billing data are thus available in the mobile device 6 for checking and further processing.
FIG. 4 zeigt verscheide Instanzen, die gemäß einem erfindungsgemäßen Ausführungsbeispiel auf den verteilten Speicher 13 zugreifen können. Das mobile Gerät 6 hat primär einen Schreib-Zugriff auf den verteilten Speicher 13, um Rechnungsdaten zu erfassen. Das mobile Gerät 6 hat außerdem die Möglichkeit eines Lesezugriffs, um Rechnungsdaten zu kontrollieren. Der Lesezugriff des mobilen Gerätes 6 ermöglicht auch das Verifizieren von Lieferscheindaten, wie z.B. Lieferung und Aufmaß entsprechend der aufgeführten Positionen. FIG. 4 shows different entities that can access the distributed memory 13 according to an embodiment of the invention. The mobile device 6 primarily has write access to the distributed memory 13 in order to record billing data. The mobile device 6 also has the option of read access in order to control billing data. The read access of the mobile device 6 also enables the verification of delivery note data, such as delivery and measurements according to the items listed.
Die Warenwirtschaft 15 des Rechnungsempfängers erhält ebenfalls vollen Zugriff auf die in dem verteiltenThe merchandise management 15 of the bill recipient also has full access to the distributed in the
Speicher 13 abgelegten Rechnungsdaten. Somit kann vollautomatisch der Warenbestand erfasst und den einzelnen Projekten und/oder Kostenstellen zugeordnet werden. Dabei können auch Umverteilungen in Bezug auf Kostenstelle und/oder Proj ekt vorgenommen werden . Memory 13 stored billing data. The inventory can thus be recorded fully automatically and assigned to the individual projects and/or cost centers. Included redistributions can also be made in relation to the cost center and/or project.
Die Finanzbuchhaltung 16 des Rechnungsempfängers kann ebenfalls unbeschränkt auf die Rechnungsdaten auf dem verteilten Speicher 13 zugrei fen . Somit wird eine automatisierte Rechnungsstellung deutlich vereinfacht . Eine solche automatisierte Rechnungsstellung unter Berücksichtigung von Kostenstellen beschleunigt die Buchhaltung erheblich, da die Datenstrukturierung bereits im Vorfeld erfolgt ist . The financial accounting 16 of the invoice recipient can also access the invoice data on the distributed memory 13 without restrictions. This makes automated invoicing much easier. Such automated invoicing, taking into account cost centers, speeds up bookkeeping considerably, since data structuring has already taken place in advance.
Eine Steuerberaterkanzlei 17 erhält bevorzugt ebenfalls Zugri f f auf die Rechnungsdaten . So kann auch ein Steuerberater auf die Rechnungsdaten zugrei fen . So kann der Steuerberater ohne umständliches manuelles Erfassen von Rechnungsdaten eine Steuererklärung verfassen und weitere diesbezügliche Aufgaben erfüllen . Dabei wird auch der aufwändige Schri ftverkehr in Papierform erheblich reduziert . A tax consultant office 17 preferably also has access to the invoice data. In this way, a tax consultant can also access the invoice data. In this way, the tax consultant can prepare a tax return and carry out other related tasks without the laborious manual entry of invoice data. The time-consuming paper correspondence is also significantly reduced.
Durch eine weitere Schnittstelle kann einer Finanzbehörde 18 ein Lese-Zugri f f auf die Rechnungsdaten gewährt werden . So wird eine Kommunikation mit den Finanzbehörden und auch eine Außenprüfung einer Steuererklärung deutlich vereinfacht . A financial authority 18 can be granted read access to the invoice data via a further interface. This significantly simplifies communication with the tax authorities and also an external audit of a tax return.
Die oben genannten Zugri f fe auf den verteilten Speicher 13 erfolgen ausschließlich verschlüsselt und nur nach entsprechender Freigabe durch den Besitzer des verteilten Speichers 13 . Dabei ist der Besitzer des verteilten Speichers 13 nicht mit dem Betreiber des verteilten Speichers 13 gleichzusetzen . FIG . 5 zeigt in einem Flussdiagramm die Übertragung der Rechnungsdaten von einer Rechnungserstellungs-EinrichtungThe above-mentioned accesses to the distributed memory 13 are exclusively encrypted and only after appropriate release by the owner of the distributed memory 13 . In this case, the owner of the distributed memory 13 is not to be equated with the operator of the distributed memory 13 . FIG. 5 shows the transmission of the billing data from a billing device in a flow chart
2 zur Speichereinrichtung 13 gemäß einem erfindungsgemäßen Aus führungsbeispiel . In einem ersten Schritt 501 werden in der Rechnungserstellungs-Einrichtung 2 Rechnungsdaten erzeugt . Die Rechnungsdaten enthalten spezi fische Angaben zu Waren und/oder zu Dienstleistungen . Diese Angaben umfassen eine Beschreibung ( z . B . Warenname , Leitungsbeschreibung) , eine Artikelnummer und/oder Leistungsnummer des Lieferanten .2 to the memory device 13 according to an exemplary embodiment from the invention. In a first step 501, invoice data are generated in the invoice creation device 2 . The invoice data contain specific information about goods and/or services. This information includes a description (e.g. product name, line description), an article number and/or service number of the supplier.
Des Weiteren können die Rechnungsdaten Europäische Artikel Nummern (EAN) oder Global Trade Item Nummern ( GTIN) enthalten . Die Beschreibung und Bezeichnung j eder in der Rechnung aufgeführten Position kann zur Reduzierung der zu speichernden Datenmenge in die Kennung zur j eweiligen Rechnungsposition verschlüsselt sein . Die Rechnungsdaten enthalten z . B . Merkmale wie Umfang oder Menge . Die Menge wird abhängig vom Artikel oder der Leistung als Stückzahl , m2 , m3, g, kg, t , Arbeitsstunde etc . erfasst . Weitere Angaben, die eine Rechnung enthält , sind eine eindeutige Rechnungsnummer, ein Ausstellungsdatum, die Firmendaten des Rechnungsstellers sowie eine Steuernummer oder Umsatzsteuer- Identi fikationsnummer des Leistungserbringers und der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung . Name , Anschri ft und gegebenenfalls Firma des Empfängers sind auch Bestandteil der Rechnungsdaten . Außerdem sind j edenfalls für Deutschland bevorzugt Angaben zu Steuersatz , Nettobetrag, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag der j eweiligen Rechnung in den Rechnungsdaten enthalten . Bei einer Befreiung von der Umsatzsteuer sind die Gründe hierfür ebenfalls Bestandteil der Rechnungsdaten . Art und Umfang der erfassten Rechnungsdaten können nach landesspezi fischen steuerrechtlichen Vorgaben variieren . Die so erzeugten Rechnungsdaten werden von der Rechnungserstellungs-Einrichtung 2 auf das mobile Gerät 6 mit Hil fe der Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung 5 in einem nächsten Schritt 505 übertragen . Durch die geringe Reichweite der Kurzstrecken-Datenübertragungs- Einrichtung 5 ist sichergestellt , dass die Rechnungsdaten weder abgefangen noch manipuliert werden können . Im Übertragungsprotokoll der Kurzstrecken-Datenverbindung 7 ist zusätzlich eine Codierung der zu übertragenden Daten vorgesehen, die eine Manipulation der Rechnungsdaten somit verhindert . Furthermore, the invoice data can contain European Article Numbers (EAN) or Global Trade Item Numbers (GTIN). The description and designation of each item listed in the invoice can be encrypted in the identifier for the respective invoice item in order to reduce the amount of data to be stored. The billing data contains e.g. B. Characteristics such as scope or quantity. Depending on the article or the service, the quantity is given as a number of pieces, m 2 , m 3 , g, kg, t, working hours, etc. recorded . Other information contained in an invoice is a unique invoice number, a date of issue, the company data of the biller and a tax number or VAT identification number of the service provider and the time of delivery or service provision. The recipient 's name , address and , if applicable , company are also part of the invoice data . In addition, information on the tax rate, net amount, sales tax amount and gross amount of the respective invoice is preferably included in the invoice data for Germany. In the case of an exemption from sales tax, the reasons for this are also part of the invoice data. The type and scope of the recorded invoice data can vary according to country-specific tax regulations. In a next step 505 , the billing data generated in this way are transmitted from the billing device 2 to the mobile device 6 using the short-distance data transmission device 5 . through the short range of the short-distance data transmission device 5 ensures that the invoice data can neither be intercepted nor manipulated. In the transmission protocol of the short-distance data link 7, the data to be transmitted is additionally encoded, which thus prevents manipulation of the invoice data.
In einem nächsten Schritt 510 werden die Rechnungsdaten lokal auf dem mobilen Gerät 6 zwischengespeichert . In a next step 510 the billing data is cached locally on the mobile device 6 .
Die Rechnungsdaten werden in einem weiteren Schritt 515 mit Merkmalen versehen . Dieser Schritt erfolgt bevorzugt im mobilen Gerät 6 . Bei einem ersten zusätzlichen Merkmal handelt es sich um eine Nutzerkennung . Jedem Nutzer des mobilen Geräts 6 ist eine Nutzerkennung zugeordnet . Dabei ist j eder entweder Nutzer eine natürliche Person ( z . B . eine Privatperson) und/oder eine j uristische Person ( z . B . Unternehmen oder Arbeitgeber dieser Privatperson) . In a further step 515 , the invoice data are provided with features. This step preferably takes place in the mobile device 6 . A first additional feature is a user identifier. A user identifier is assigned to each user of the mobile device 6 . Each user is either a natural person (e.g. a private person) and/or a legal person (e.g. company or employer of this private person).
Weitere Merkmale , wie Kostenstellen, werden den Rechnungsdaten im Schritt 515 des Hinzufügens von Merkmalen ergänzt . Als Kostenstellen kommen beispielsweise Baustellen, Leistungsempfänger, interne Kostenstellen und Privatentnahmen in Frage . Dabei lässt sich j ede Position der Rechnung einer entsprechenden Kostenstelle zuordnen . Mit Hil fe der hinzugefügten Zuordnungsmerkmale wird eine Zuordnung der eingesetzten Waren auf einzelne Auftraggeber bei einer Rechnungsstellung deutlich erleichtert und beschleunigt . Additional features, such as cost centers, are added to the invoice data in step 515 of adding features. Possible cost centers are, for example, construction sites, service recipients, internal cost centers and private withdrawals. Each item on the invoice can be assigned to a corresponding cost center. With the help of the added assignment features, an assignment of the goods used to individual clients is made much easier and faster when issuing an invoice.
In einem nächsten Schritt 520 werden die Rechnungsdaten im mobilen Gerät 6 sortiert . Dabei stehen dem Nutzer diverse Sortiermöglichkeiten zur Verfügung . Je nach Anwendungs fall wird der Datensatz nach Lieferanten, Kostenstellen und/oder Nutzer sortiert . Als Beispiel beliefert Lieferant A drei verschiedene Baustellen . Die Bestellungen werden von beispielsweise drei Nutzern des mobilen Gerätes 6 ausgelöst. Die Sortierung erfolgt bevorzugt so, dass die Positionen der Rechnung so sortiert sind, dass der Lieferant A die Baustellen I, II oder III zugeordnet werden. Die Sortierung kann weiter verfeinert werden, z.B. indem Baustelle I entsprechend Nutzer X, Nutzer Y und Nutzer Z des mobilen Gerätes 6 zugeordnet wird. In a next step 520 the billing data is sorted in the mobile device 6 . Various sorting options are available to the user. Depending on the application, the data record is sorted by supplier, cost center and/or user. As an example, supplier A delivers to three different construction sites. The orders are placed by, for example, three users of the mobile device 6 triggered. Sorting is preferably carried out in such a way that the items on the invoice are sorted in such a way that supplier A is assigned to construction sites I, II or III. The sorting can be further refined, for example by assigning construction site I to user X, user Y and user Z of the mobile device 6 .
Im Schritt 525 werden die Rechnungsdaten im mobilen Gerät verschlüsselt. Die Verschlüsselung erfolgt so, dass die Rechnungsdaten nicht manipuliert und ausschließlich durch autorisierte Nutzer gelesen werden können. So ist eine Unveränderbarkeit und Fälschungssicherheit der Rechnungsdaten gegeben. Die Verschlüsselung 525 erfolgt so, dass sie einer elektronischen Rechnungs-Verordnung des jeweiligen Landes gerecht wird. Rechnungsformate, die in der Lage sind die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen sind in Deutschland unter anderem die XRechnung, ZUGFeRD, FatturaPA und PEPPO. Die manipulationssicheren Rechnungsdaten stehen nun zur Speicherung bereit. In step 525, the billing data is encrypted in the mobile device. The encryption is done in such a way that the billing data cannot be manipulated and can only be read by authorized users. This ensures that the invoice data cannot be changed and is protected against forgery. Encryption 525 takes place in such a way that it complies with the electronic invoicing regulation of the respective country. Invoice formats that are able to meet the legal requirements in Germany include XRechnung, ZUGFeRD, FatturaPA and PEPPO. The tamper-proof invoice data is now ready for storage.
Die zur Speicherung bereitgestellten Rechnungsdaten werden in einem weiteren Schritt 530 auf die verteilten Speicher 13 übertragen. Die Übertragung der Rechnungsdaten erfolgt dabei über die Datenfernübertragungs-Einrichtung 9. Dabei werden die Rechnungsdaten per Funk in Form einesIn a further step 530, the invoice data provided for storage are transferred to the distributed memory 13. The billing data is transmitted via the remote data transmission device 9. The billing data are transmitted by radio in the form of a
Mobilfunknetzes an eine Mobilfunkstation 11 übertragen. Die Übertragung erfolgt hier bevorzugt nach einem Transmission Control Protokoll/ Internet Protokoll (TCP/IP) , einem File Transfer Protokoll (FTP) oder einem anderen geeigneten Protokoll zum Datentransfer. Cellular network transmitted to a mobile station 11. Here, the transmission preferably takes place according to a Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP), a File Transfer Protocol (FTP) or another suitable protocol for data transfer.
Die in der Mobilfunkstation 11 ankommenden Rechnungsdaten werden an einen Internet-Knotenpunkt 12 weitergeleitet.The billing data arriving at the mobile radio station 11 are forwarded to an Internet node 12 .
Der Internet-Knotenpunkt 12 verbindet die Mobilfunkstation 11 mit dem verteilten Speicher 13. Die Verbindung erfolgt hierbei beispielsweise über Richtfunkstrecken, Glasfasernetze oder Leitungsnetze. Die an den verteilten Speicher 13 gesendeten Daten werden im verteilten Speicher 13 manipulationssicher und aus fallsicher abgelegt . Zur Manipulationssicherheit werden die einkommenden Daten einer zusätzlichen Verschlüsselung in den Datensystemen der Anbieter für verteilte Speicher unterworfen . Die Anbieter für verteilte Speicher stellen bevorzugt auch Datensicherungssysteme bereit , so dass bei beschädigten Rechnungsdaten fehlerfreie Rechnungsdaten wiederhergestellt werden können . Das Übertragen der Rechnungsdaten vom mobilen Gerät 6 zum verteilten Speicher 13 erfolgt zyklisch . Die Zyklen werden primär vom mobilen Gerät 6 gesteuert . Die zugehörige Zyklus zeit wird beispielsweise in dem mobilen Gerät 6 nach Benutzervorgaben erzeugt und wird nur ausgeführt , wenn Rechnungsdaten vorhanden sind . Ein Zyklus kann auch abhängig vom Füllgrad des internen Speichers des mobilen Geräts 6 ausgelöst werden . Überschreitet der Füllgrad des Speichers einen festgelegten Füllgrad, so wird automatisch ein Zyklus gestartet . Somit wird verhindert , dass ein Speicherüberlauf den Verlust von Rechnungsdaten zur Folge hat . Der Nutzer des mobilen Geräts 6 kann auch manuell einen Zyklus starten . Dies ist besonders dann von Vorteil , wenn die Rechnungsdaten zur weiteren Verarbeitung umgehend in dem verteilten Speicher 13 zur Verfügung stehen müssen . The Internet node 12 connects the mobile radio station 11 to the distributed memory 13. The connection is made here, for example, via radio links, fiber optic networks or line networks. The data sent to the distributed memory 13 is stored in the distributed memory 13 tamper proof and drop proof filed . To protect against manipulation, the incoming data is subjected to additional encryption in the data systems of the providers for distributed storage. Distributed storage providers also prefer to provide data backup systems so that if billing data is corrupted, accurate billing data can be restored. The transmission of the billing data from the mobile device 6 to the distributed memory 13 takes place cyclically. The cycles are primarily controlled by the mobile device 6 . The associated cycle time is generated, for example, in the mobile device 6 according to user specifications and is only carried out if billing data are available. A cycle can also be triggered depending on how full the internal memory of the mobile device 6 is. If the storage level exceeds a specified level, a cycle is started automatically. This prevents a memory overflow from resulting in the loss of calculation data. The user of the mobile device 6 can also start a cycle manually. This is particularly advantageous when the invoice data must be immediately available in the distributed memory 13 for further processing.
Nach dem erfolgreichen Übertragen der Rechnungsdaten an den verteilten Speicher 13 wird diese erfolgreiche Übertragung dem mobilen Gerät 6 gemeldet . Das mobile Gerät 6 löscht automatisch die lokal zwischengespeicherten Rechnungsdaten . Somit steht im mobilen Gerät 6 immer ausreichend Speicher für neue Rechnungen zur Verfügung . Außerdem wird verhindert , dass die Datensätze im mobilen Gerät 6 und im verteilten Speicher 13 divergieren . FIG . 6 zeigt ein Flussdiagramm zur Anpassung der Rechnungsdaten gemäß einem erfindungsgemäßen Aus führungsbeispiel . Die Anpassung der Rechnungsdaten erfolgt im mobilen Gerät 6 . In einem ersten Schritt 601 werden die vom mobilen Gerät 6 zwischengespeicherten Rechnungsdaten einem Nutzer zugeordnet . Dies erfolgt automatisch mit der Authenti fi zierung während der Anmeldung am mobilen Gerät 6 . So ist sichergestellt , dass die Rechnungsdaten immer dem richtigen Nutzer zugeordnet sind . Diese Zuordnung der Rechnung zum Nutzer wird durch Hinzufügen einer Nutzerkennung zu den Rechnungsdaten vorgenommen , After the billing data has been successfully transmitted to the distributed memory 13 , this successful transmission is reported to the mobile device 6 . The mobile device 6 automatically deletes the locally cached billing data. Thus, sufficient memory for new calculations is always available in the mobile device 6 . In addition, the data sets in the mobile device 6 and in the distributed memory 13 are prevented from diverging. FIG. 6 shows a flow chart for adjusting the invoice data according to an exemplary embodiment of the invention. The billing data is adjusted in the mobile device 6 . In a first step 601 the billing data temporarily stored by the mobile device 6 are assigned to a user. This takes place automatically with the authentication during registration on the mobile device 6 . This ensures that the invoice data is always assigned to the correct user. This assignment of the invoice to the user is made by adding a user ID to the invoice data,
Danach werden im Schritt 603 die Lieferantendaten auf Vollständigkeit überprüft . Die Überprüfung kann vollautomatisch in dem mobilen Gerät 6 erfolgen . Als Referenz zum Abgleich kann auf dem mobilen Gerät 6 eine Datenbank hinterlegt sein, die alle relevanten Daten zu den entsprechenden Lieferanten enthält . Falls der Lieferant in der Datenbank nicht gelistet ist oder wenn keine entsprechende Datenbank vorhanden ist , erfolgt eine manuelle Überprüfung der Lieferantendaten am mobilen Gerät 6 . Then, in step 603, the supplier data is checked for completeness. The check can take place fully automatically in the mobile device 6 . As a reference for comparison, a database can be stored on the mobile device 6, which contains all the relevant data on the relevant suppliers. If the supplier is not listed in the database or if no corresponding database is available, the supplier data is checked manually on the mobile device 6 .
Sind die Lieferantendaten vollständig, wird die Anpassung der Rechnungsdaten fortgesetzt . Sind sie unvollständig, werden die Lief erantendatenaus der Datenbank, falls vorhanden, automatisch oder manuell im Schritt 605 am mobilen Gerät 6 ergänzt . Falls erforderlich werden die ergänzten Lieferantendaten auch in der Datenbank des mobilen Geräts 6 ergänzt oder hinzugefügt . Als nächstes wird überprüft , ob die aktuelle Rechnungsposition einer privaten Entnahme zuzuordnen ist 607 . I st dies der Fall wird diese Rechnungsposition als Privatentnahme im Schritt 609 gekennzeichnet und eine Anpassung der Rechnungsdaten bei einem Schritt 615 einer Überprüfung, ob alle Rechnungsdaten mit Merkmalen versehen sind, fortgesetzt . In einem nächsten Schritt 611 wird überprüft , ob die Rechnungsposition einer Kostenstelle zugeordnet ist . I st keine Zuordnung vorhanden, wird im Schritt 613 die Rechnungsposition einer Kostenstelle zugeordnet . Diese Zuordnung kann automatisch erfolgen, sofern ein der Kostenstelle zugeordnetes Leistungsverzeichnis oder ein der Kostenstelle zugeordnetes Angebot auf dem mobilen Gerät 6 vorhanden ist . I st keine solche automatische Zuordnung möglich oder gewollt , erfolgt die Zuordnung zur Kostenstelle manuell am mobilen Gerät . If the supplier data is complete, the adjustment of the invoice data continues. If they are incomplete, the supplier data from the database, if available, are added automatically or manually in step 605 on the mobile device 6 . If necessary, the supplemented supplier data is also supplemented or added to the database of the mobile device 6 . Next, it is checked whether the current invoice item can be assigned to a private withdrawal 607 . If this is the case, this invoice item is marked as a private withdrawal in step 609 and an adjustment of the invoice data is continued in step 615 with a check as to whether all the invoice data are provided with characteristics. In a next step 611 it is checked whether the invoice item is assigned to a cost center. If there is no assignment, in step 613 the invoice item is assigned to a cost center. This assignment can take place automatically if a list of services assigned to the cost center or an offer assigned to the cost center is present on the mobile device 6 . If no such automatic assignment is possible or desired, the assignment to the cost center is done manually on the mobile device.
In einem letzten Schritt 615 wird überprüft , ob alleIn a last step 615 it is checked whether all
Rechnungspositionen mit Merkmalen zu Kostenstelle oder als Privatentnahme gekennzeichnet sind . I st dies nicht der Fall , wird die Anpassung der Rechnungsdaten mit derInvoice items are marked with characteristics for cost centers or as private withdrawals. If this is not the case, the billing data will be adjusted with the
Abfrage zur Privatentnahme zur nächste Rechnungsposition wiederholt . Diese Wiederholung erfolgt bis alle Rechnungspositionen abgearbeitet sind . FIG . 7 zeigt ein Aus führungsbeispiel zur Zuordnung von Merkmalen zu Rechnungsdaten über das mobile Gerät 6 . Die wie oben beschrieben in das mobile Gerät 6 übertragenen und gespeicherten Daten werden auf einer berührungsempfindlichen Anzeige 23 des mobilen Geräts 6 dargestellt . Die Darstellung der aktuell übertragenen Rechnungsdaten erfolgt in diesem Aus führungsbeispiel in Form eines tabellarischen Textfelds 24 . Query for private withdrawal repeated for the next invoice item. This repetition takes place until all invoice items have been processed. FIG. 7 shows an exemplary embodiment for assigning features to billing data via the mobile device 6 . The data transmitted and stored in the mobile device 6 as described above are displayed on a touch-sensitive display 23 of the mobile device 6 . In this exemplary embodiment, the currently transmitted invoice data is displayed in the form of a tabular text field 24 .
Eine Zuordnung der Merkmale zu den Rechnungsdaten erfolgt in einem ersten Schritt durch Auflegen einer FingerspitzeThe characteristics are assigned to the invoice data in a first step by placing a fingertip
25 auf die berührungsempfindliche Anzeige 23 im Bereich des tabellarischen Textfelds 24 . Danach wird durch eine Wischbewegung durchgeführt , bei der der Finger 25 in ständigem Kontakt zur berührungsempfindlichen Anzeige 23 , in Richtung des gewünschten Merkmals geschoben wird . In diesem Aus führungsbeispiel erfolgt die Wischbewegung nach rechts in Richtung eines beispielhaften Merkmals „Proj ekt 3" (hier nicht dargestellt ) . 25 on the touch-sensitive display 23 in the area of the tabular text field 24 . This is followed by a swiping motion in which the finger 25 , in constant contact with the touch-sensitive display 23 , is slid in the direction of the desired feature. In this exemplary embodiment, the wiping movement takes place after right in the direction of an exemplary feature "Proj ect 3" (not shown here).
Wie in FIG . 7 zu erkennen ist , ist beispielsweise an j eder Seite der berührungsempfindlichen Anzeige ein Merkmal angeordnet . Ein Wischen nach links fügt beispielsweise den Rechnungsdaten das Merkmal „Proj ekt 1" 28 hinzu . Analog dazu wird durch ein Wischen nach oben das Merkmal „privat" 26 oder nach unten das Merkmal „Proj ekt 2" 27 hinzugefügt , Dabei kann j eder Richtung ein beliebiges durch denAs shown in FIG. For example, as seen in FIG. 7, one feature is located on each side of the touch-sensitive display. A swipe to the left, for example, adds the feature "Proj ect 1" 28 to the billing data. Similarly, swiping up adds the feature "private" 26 or swiping down the feature "Proj ect 2" 27 , each direction any by the
Anwender festgelegtes Merkmal zugewiesen werden . User defined feature can be assigned.
In einem in FIG . 8 gezeigten weiteren Aus führungsbeispiel des Systems zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen enthält das System eine Rechnungserstellungseinrichtung 2 , die mit einer Kurzstrecken-Daten-Schnittstelle wie beispielsweise einer Nahfeldkommunikationsschnittstelle (NFC ) , einer Bluetoothschnittstelle oder einer Bluetooth Low Energy Schnittstelle (BLE ) ausgestattet ist . An die Rechnungserstellungseinrichtung 2 ist ein Bon-Drucker 21 angeschlossen . Enthält die Rechnungserstellungseinrichtung 2 keine Kurzstrecken-Daten-Schnittstelle , kann in dem Bon- Drucker 21 eine Kurzstrecken-Daten-Schnittstelle vorgesehen sein . Weisen weder die Rechnungserstellungseinrichtung 2 noch der Bon-Drucker 21 eine solche Kurzstrecken-Daten-Schnittstelle auf , wird eine Kurzstrecken-Daten-Einrichtung 5 vorgesehen . Die Kurzstecken-Daten-Einrichtung 5 ist an die Datenverbindung zwischen Bon-Drucker 21 und der Rechnungserstellungseinrichtung 2 über eine Vorrichtung zum Abgrei fen von Rechnungsdaten 22 angeschlossen . In one shown in FIG. 8 shown further exemplary embodiment of the system for the electronic transmission of invoices, the system contains an invoice creation device 2, which is equipped with a short-distance data interface such as a near-field communication interface (NFC), a Bluetooth interface or a Bluetooth Low Energy interface (BLE). A receipt printer 21 is connected to the billing device 2 . If the billing device 2 does not contain a short-distance data interface, a short-distance data interface can be provided in the receipt printer 21 . If neither the billing device 2 nor the receipt printer 21 has such a short-distance data interface, a short-distance data device 5 is provided. The short data device 5 is connected to the data connection between the receipt printer 21 and the billing device 2 via a device for picking up billing data 22 .
In einem Aus führungsbeispiel kann die Vorrichtung zum Abgrei fen von Rechnungsdaten 22 eine Anzeige zur Darstellung kodierter Muster enthalten . In die kodierten Muster sind die zu übertragenden Rechnungsdaten kodiert und lassen sich durch ein optisches Erfassungssystem der mobilen Geräts 6 lesen . Als optisches Erfassungssystem kommt eine im mobilen Gerät enthaltene Kamera infrage . Die Rechnungsdaten sind dabei durch einen zweidimensionalen Code verschlüsselt . Ein solcher zweidimensionaler Code ist z . B . ein Quick Response Code oder auch „QR-Code" genannt ( auf Deutsch : schnelle Antwort ) . Die kodierten Muster zur Datenübertragung sind j edoch nicht auf den QR-Code beschränkt und können es auch andere zur Datenübertragung geeignete Muster sein . In one exemplary embodiment, the billing data pick-up device 22 may display a display Representation of coded patterns included. The invoice data to be transmitted are encoded in the encoded pattern and can be read by an optical detection system of the mobile device 6 . A camera contained in the mobile device can be used as the optical detection system. The invoice data is encrypted using a two-dimensional code. Such a two-dimensional code is z. B. a Quick Response Code or also called "QR code" (in German: quick answer). However, the encoded patterns for data transmission are not limited to the QR code and can also be other patterns suitable for data transmission.
Das mobile Gerät 6 stellt einen dem j eweiligen Nutzer zugeordneten eindeutigen Identi fikationscode zur Verfügung . Dieser Identi fikationscode wird mit Hil fe der Kurzstecken Drahtlos-Datenverbindung 7 zur Rechnungserstellungseinrichtung 2 übertragen . Enthält die Rechnungserstellungseinrichtung 2 keine Kurzstrecken- Daten-Schnittstelle , erfolgt die Übertragung durch den Bon-Drucker 21 oder der Kurzstrecken-Daten-Einrichtung 5 . Die Rechnungserstellungseinrichtung überprüft die Gültigkeit des Identi fikationscodes . Die Rechnungsstellungseinrichtung 2 leitete den Identi fikationscode und das Prüfergebnis an ein Kassensystem weiter . Hier wird die Gültigkeit des Identi fikationscodes überprüft . I st die Gültigkeit des Identi fikationscodes bestätigt und ein Hochladen der Rechnungsdaten freigegeben, werden die Rechnungsdaten zur Rechnungsstellungseinrichtung hochgeladen . Die Rechnungsdaten, die die Daten des Rechnungsstellers und der j eweils zu bezahlenden Artikel und/oder Leistungen enthalten, liegen in fälschungssicherer digitaler Form vor . Die fälschungssicheren Rechnungsdaten, die in die Rechnungserstellungseinrichtung 2 hochgeladen sind, können bei Bedarf über den Bon-Drucker 21 in Papierform aus zugeben werden . Außerdem werden die fälschungssicheren Rechnungsdaten dem mobilen Gerät 6 über die Kurzstecken- Drahtlos-Datenverbindung 7 zur Verfügung gestellt . The mobile device 6 provides a unique identification code assigned to the respective user. This identification code is transmitted to the billing device 2 using the short wireless data connection 7 . If the billing device 2 does not contain a short-distance data interface, the receipt printer 21 or the short-distance data device 5 transfers the data. The billing device checks the validity of the identification code. The invoicing device 2 forwards the identification code and the test result to a cash register system. The validity of the identification code is checked here. If the validity of the identification code is confirmed and uploading of the billing data is approved, the billing data is uploaded to the billing device. The invoice data, which contains the data of the biller and the items and/or services to be paid for, are available in forgery-proof digital form. The forgery-proof invoice data, which are uploaded to the invoice creation device 2, can be issued in paper form via the receipt printer 21 if required. In addition, the forgery-proof billing data are made available to the mobile device 6 via the short-distance wireless data connection 7 .
Außerdem leitet das Kassensystem 19 nach erfolgter Freigabe zum Hochladen die entsprechenden Rechnungsdaten, die fälschungssicher vorliegen, an eine Datenbank weiter . Die Datenbank ist in einem Datenbanksystem 20 eingerichtet , das in einem Cloudspeicher , in einem Server oder einer anderen geeigneten Speichereinrichtung angelegt sein kann . In addition, the POS system 19 forwards the corresponding invoice data, which is forgery-proof, to a database after approval for uploading has taken place. The database is set up in a database system 20 which can be set up in cloud storage, in a server or in another suitable storage device.
Das Datenbanksystem 20 , das die Datenbank zur Archivierung und Verarbeitung enthält , ist mit dem mobilen Gerät 6 verbindbar . Dazu bestehen verschieden Möglichkeiten . In FIG . 8 ist beispielhaft eine Datenverbindung über einThe database system 20 , which contains the database for archiving and processing, can be connected to the mobile device 6 . There are various ways to do this. In FIG. 8 is an example of a data connection over a
Funknetz mit einem Datenübertragungsstandard wie z . B . 3G, 4G, 5G, 6G etc . dargestellt . Die Datenübertragung kann auch über eine Datenverbindung via WLAN, LiFi , LAN etc . erfolgen . Radio network with a data transmission standard such. B. 3G, 4G, 5G, 6G etc. shown . Data can also be transmitted via a data connection via WLAN, LiFi, LAN etc. take place .
Das Datenbanksystem 20 überträgt bei einer bestehenden gesicherten Verbindung und gültiger Zuordnung des Identi fikationscodes die fälschungssicheren Rechnungsdaten zu dem mobilen Gerät 6 . In dem mobilen Gerät 6 werden die Rechnungsdaten vorausgewählt und sortiert . Dabei können die einzelnen Positionen aus dem Rechnungsdatensatz nach verschiedenen Entitäten wie z . B . Privatpersonen, Firmen oder Einrichtungen zugeordnet und entsprechend sortiert werden . Nach Beendigung der Vorauswahl und Sortierung wird der so erstellte Datensatz zurück in die Datenbank übertragen . Dabei bleiben die ursprünglichen fälschungssicheren Rechnungsdaten unverändert erhalten .The database system 20 transmits the forgery-proof billing data to the mobile device 6 when there is a secure connection and a valid assignment of the identification code. The billing data are preselected and sorted in the mobile device 6 . The individual items from the invoice data record can be sorted according to different entities such as e.g. B. Assigned to private individuals, companies or institutions and sorted accordingly. After completing the pre-selection and sorting the data record created in this way is transferred back to the database. The original forgery-proof invoice data remains unchanged.
Die Informationen der Bearbeitung werden in einem mit den fälschungssicheren Rechnungsdaten verknüpften Datensatz in dem Datenbanksystem 20 abgespeichert . The processing information is stored in a data record linked to the forgery-proof invoice data in the database system 20 .
Auf dem mobilen Gerät 6 ist ein Programm notwendig, das die oben beschriebenen Funktionen unterstützt . Falls dieses Programm auf dem mobilen Gerät 6 nicht vorhanden ist , wird dem Anwender auf dem mobilen Gerät 6 durch eine Nachricht mitgeteilt , dass ein entsprechendes Programm notwendig ist . Diese Meldung wird mit Hil fe der Kurzstecken-Drahtlos-Datenverbindung 7 übermittelt . Für eine solche Benachrichtigung kommt z . B . eine Push- Nachricht infrage . A program that supports the functions described above is required on the mobile device 6 . If this program is not available on the mobile device 6 , the user is informed by a message on the mobile device 6 that a corresponding program is necessary. This message is transmitted using the short-distance wireless data link 7 . For such a notification z. B. a push message is an option.
Erscheint die Benachrichtigung auf dem mobilen Gerät 6 , wird der Anwender darin auf gefordert , eine Installation des Programms auf dem mobilen Gerät frei zugeben . Wird die Installation freigegeben, wird eine Demoversion des Programms auf dem mobilen Gerät 6 installiert . Nun ist das mobile Gerät 6 in der Lage , im Systems zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen, wie oben beschrieben, Rechnungsdaten zu empfangen, in dem mobilen Gerät 6 zu verarbeiten und zu übertragen . Ein Trans fer der Demoversion des Programms in eine Vollversion kann durch den Betreiber des Systems zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen j ederzeit freigeschaltet werden . If the notification appears on the mobile device 6 , the user is prompted to allow installation of the program on the mobile device. If the installation is approved, a demo version of the program will be installed on the mobile device 6 . The mobile device 6 is now able to receive invoice data in the system for the electronic transmission of invoices, as described above, to process them in the mobile device 6 and to transmit them. A transfer of the demo version of the program to a full version can be activated at any time by the operator of the system for the electronic transmission of invoices.
FIG . 9 zeigt ein weiteres Aus führungsbeispiel des Systems zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen . Das System enthält eine Rechnungserstellungseinrichtung 2 , die über eine Datenverbindung mit einem Bon-Drucker 21 verbunden ist . Zwischen Rechnungserstellungseinrichtung 2 und Bon- Drucker 21 ist eine Vorrichtung zum Abgrei fen von Rechnungsdaten 22 in der Datenverbindung vorgesehen . Die Vorrichtung zum Abgrei fen von Rechnungsdaten 22 enthält ein Hardware-Tool und ein Software-Tool , die dazu vorgesehen sind, den Datenstrom zwischen Rechnungserstellungseinrichtung 2 und Bon-Drucker 21 auf zunehmen und die auf genommenen Rechnungsdaten an eine Kurzstrecken-Daten-Einrichtung 5 weiterzuleiten . FIG. 9 shows a further exemplary embodiment of the system for the electronic transmission of invoices. The system contains an invoice generation device 2 which is connected to a receipt printer 21 via a data connection is . Between the billing device 2 and receipt printer 21, a device for tapping billing data 22 is provided in the data connection. The device for tapping invoice data 22 contains a hardware tool and a software tool that are intended to record the data stream between the invoice creation device 2 and receipt printer 21 and to forward the recorded invoice data to a short-distance data device 5 .
I st eine Rechnung in Papierform gewünscht , wird dies der Vorrichtung zum Abgrei fen der Rechnungsdaten 22 signalisiert . Mit dieser Signalisierung wird der Datenstrom an den Bon-Drucker 21 geleitet . Eine Übertragung der Rechnungsdaten an die Kurzstrecken-Daten- Einrichtung 5 kann dabei simultan erfolgen oder bei Bedarf unterdrückt werden . If an invoice in paper form is desired, this is signaled to the device for picking up the invoice data 22 . With this signaling, the data stream is sent to the receipt printer 21 . A transmission of the invoice data to the short-distance data device 5 can take place simultaneously or be suppressed if necessary.
Die Vorrichtung zum Abgrei fen der Rechnungsdaten 22 kann eine Signalisierungs-Einrichtung enthalten . Mit Hil fe dieser Signalisierungs-Einrichtung wird dem Benutzer angezeigt , dass das mobile Gerät 6 eine Verbindung mit der Vorrichtung zum Abgrei fen der Rechnungsdaten 22 aufgebaut hat . Erfolgt ein Datenaustausch zwischen der Vorrichtung zum Abgrei fen der Rechnungsdaten 22 und dem mobilen Gerät wird dies dem Benutzer durch die Signalisierungs- Einrichtung angezeigt . Sollen die Rechnungsdaten nicht auf das mobile Gerät 6 übertragen, sondern über den Bon- Drucker ausgegeben werden, kann das auch über die Signalisierungs-Einrichtung angezeigt werden . Jede dieser Signalisierungen kann durch Lichtsignale mit unterschiedlichen, j eweils der The device for tapping the invoice data 22 can contain a signaling device. With the aid of this signaling device, the user is shown that the mobile device 6 has established a connection with the device for tapping the billing data 22 . If data is exchanged between the device for tapping the billing data 22 and the mobile device, this is indicated to the user by the signaling device. If the billing data is not to be transferred to the mobile device 6, but instead is to be output via the receipt printer, this can also be displayed via the signaling device. Each of these signals can by light signals with different, j each of
Meldung zugeordneten Farben erfolgen . Die Signalisierungen können auch akustisch erfolgen, wobei j eder Meldung eine Tonhöhe und/oder Tonfolge zugeordnet ist . Die Art der Signalisierung ist nicht auf die genannten Beispiele beschränkt . Die an die Kurzstrecken-Daten-Einrichtung 5 gesendeten Rechnungsdaten werden unmittelbar über deren Nahfeldkommunikationsschnittstelle (NEC ) , einer Bluetoothschnittstelle oder einer Bluetooth Low Energy Schnittstelle (BLE ) auf das mobile Gerät 6 übertragen . Die Übertragung kann beispielsweise durch die Nahfeldkommunikationsschnittstelle (NEC ) initiiert werden und die eigentliche Datenübertragung kann durch eine der anderen genannten Kurzstrecken-Daten-Schnittstelle erfolgen . Auf diese Weise wird der Vorteil der geringen und damit abhörsicheren Reichweite der Nahfeldkommunikationsschnittstelle (NEC ) sowie der Vorteile des hohen Datendurchsatzes der anderen Kurzstrecken-Datenübertragungstechnologien genutzt . Das mobile Gerät 6 enthält einen Speicher, in dem die übertragenen Rechnungsdaten zwischengespeichert werden . Message associated colors are done. The signaling can also be done acoustically, with each message a Pitch and / or tone sequence is assigned. The type of signaling is not limited to the examples mentioned. The billing data sent to the short-distance data facility 5 is transmitted directly to the mobile device 6 via its near-field communication interface (NEC), a Bluetooth interface or a Bluetooth Low Energy interface (BLE). The transmission can be initiated, for example, by the near field communication interface (NEC) and the actual data transmission can take place through one of the other short-distance data interfaces mentioned. In this way, the advantage of the short and thus bug-proof range of the near-field communication interface (NEC) and the advantages of the high data throughput of the other short-distance data transmission technologies are used. The mobile device 6 contains a memory in which the transmitted invoice data are temporarily stored.
Auf dem mobilen Gerät 6 befindet sich weiter eine Verarbeitungseinrichtung, in der ein Programm zur Verarbeitung der Daten abläuft . Die Verarbeitungseinrichtung sortiert die Rechnungsdaten entsprechen den Vorgaben des Anwenders . Außerdem wird durch die Verarbeitungseinrichtung eine Vorauswahl zur Zuordnung der Rechnungsdaten zu Proj ekten, Personen und/oder Einrichtungen getrof fen . Die Auswahlkriterien werden durch den Anwender in der Verarbeitungseinrichtung festgelegt . On the mobile device 6 there is also a processing device in which a program for processing the data runs. The processing device sorts the invoice data in accordance with the user's specifications. In addition, the processing device makes a preselection for assigning the invoice data to projects, people and/or institutions. The selection criteria are defined by the user in the processing device.
Die Verarbeitungseinrichtung des mobilen Geräts 6 kann den Rechnungsdaten Noti zen zuordnen, die der Anwender dafür verfasst hat . Zusätzlich kann der Anwender die Rechnungsdaten für Dritte freigeben . Dazu wird der Datensatz mit einem Freigabecode markiert und der Freigabecode zu den entsprechenden Rechnungsdaten in den Speicher des mobilen Geräts 6 geschrieben . Dabei bleiben die ursprünglichen fälschungssicheren Rechnungsdaten unverändert erhalten . Die Informationen der Bearbeitung werden in einem mit den fälschungssicheren Rechnungsdaten verknüpften Datensatz auf dem mobilen Gerät 6 abgespeichert . The processing device of the mobile device 6 can assign the billing data to Noti zen that the user needs for this wrote . In addition, the user can release the invoice data for third parties. For this purpose, the data record is marked with a release code and the release code is written to the corresponding billing data in the memory of the mobile device 6 . The original forgery-proof invoice data remains unchanged. The processing information is stored in a data record linked to the forgery-proof invoice data on the mobile device 6 .
Die so vorbereiteten Rechnungsdaten werden in regelmäßigen Abständen z . B . 1 - 2 mal täglich auf ein Datenbanksystem 20 übertragen . Das Datenbanksystem 20 enthält einen Speicher, in dem die übertragenen Rechnungsdaten in einer Datenbank abgespeichert werden . Während der regelmäßigen Übertragungen ruft das mobile Gerät auch die auf der Datenbank 20 gespeicherten und dem mobilen Gerät 6 zugeordneten Rechnungsdaten ab, um die lokal auf dem mobilen Gerät 6 gespeicherten Rechnungsdaten und die auf der Datenbank gespeicherten Rechnungsdaten synchron zu halten . The invoice data prepared in this way is sent at regular intervals, e.g. B. Transferred to a database system 20 1-2 times a day. The database system 20 contains a memory in which the transmitted invoice data are stored in a database. During the regular transmissions, the mobile device also retrieves the billing data stored on the database 20 and associated with the mobile device 6 in order to keep the billing data stored locally on the mobile device 6 and the billing data stored on the database in sync.
Sind Änderungen an den Rechnungsdaten notwendig, können diese von dem Datenbanksystem 20 an das Kassensystem 19 weitergeleitet werden . So bleibt ein weiterer Zugri f f auf die Rechnungsdaten durch das Kassensystem 19 möglich, um bei Bedarf Gewährleistungsansprüche , Reklamationen, Rückabwicklungen usw . bearbeiten zu können . If changes to the invoice data are necessary, they can be forwarded from the database system 20 to the cash register system 19 . So a further access f f to the billing data by the cash register system 19 remains possible, if required, to guarantee claims, complaints, reversals, etc. to be able to edit .
Die Erfindung ist nicht auf das dargestellte Aus führungsbeispiel beschränkt . Alle vorstehend beschriebenen Merkmale oder in den Figuren gezeigten Merkmale oder in den Ansprüchen beanspruchten Merkmale sind im Rahmen der Erfindung beliebig vorteilhaft miteinander kombinierbar . The invention is not limited to the exemplary embodiment shown. All features described above or features shown in the figures or features claimed in the claims can be advantageously combined with one another as desired within the scope of the invention.

Claims

Patentansprüche patent claims
1. Ein System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen mit: mindestens einer Rechnungserstellungs-Einrichtung (2) , mindestens einer Kurzstrecken- Datenübertragungs- Einrichtung (5) , die jeweils jeder der mindestens einen Rechnungserstellungs-Einrichtung (2) zugeordnet ist oder in jeder der mindestens einen Rechnungserstellungs- Einrichtung (2) angeordnet ist, einem mobilen Gerät (6) , mit mindestens einer weiteren Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung in dem mobilen Gerät ( 6 ) , einer Datenfernübertragungs-Einrichtung (9) und einer von dem mobilen Gerät (6) getrennten Speichereinrichtung (13) , wobei die Rechnungserstellungs-Einrichtung (2) so ausgebildet ist, dass sie Rechnungsdaten zur Übertragung bereitstellt, wobei die Rechnungsdaten über die Kurzstrecken- Datenübertragungs-Einrichtung (5) auf das mobile Gerät (6) übertragbar sind, wobei die Rechnungsdaten über die Datenfernübertragungs- Einrichtung (9) auf die Speichereinrichtung (13) übertragbar sind. 1. A system for the electronic transmission of invoices with: at least one invoicing device (2), at least one short-distance data transmission device (5), each of which is assigned to each of the at least one invoicing device (2) or in each of the at least an invoicing device (2) is arranged, a mobile device (6), with at least one further short-distance data transmission device in the mobile device (6), a remote data transmission device (9) and one of the mobile device (6) separate storage device (13), the billing device (2) being designed in such a way that it provides billing data for transmission, the billing data being transferrable to the mobile device (6) via the short-distance data transmission device (5), the Invoice data can be transferred to the storage device (13) via the remote data transmission device (9).
2. Das System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen nach Anspruch 1, wobei die Rechnungserstellungs-Einrichtung (2) eine Druckerschnittstelle enthält, wobei die Druckerschnittstelle dazu ausgelegt ist, Rechnungsdaten zu übertragen und/oder mindestens einen eindeutigen Identifikationscode zu empfangen. 2. The system for electronic transmission of bills according to claim 1, wherein the billing device (2) contains a printer interface, the printer interface being designed to transmit billing data and/or to receive at least one unique identification code.
3. Das System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen nach Anspruch 2, wobei die Rechnungserstellungs-Einrichtung (2) eine Druckeinrichtung (21) enthält, wobei die Druckeinrichtung (21) mit der Druckerschnittstelle verbunden ist, wobei die Druckeinrichtung (21) die der Rechnungserstellungs-Einrichtung (2) zugeordnete Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung (5) enthält. 3. The system for the electronic transmission of invoices according to claim 2, wherein the invoicing device (2) contains a printing device (21), wherein the printing device (21) is connected to the printer interface, wherein the printing device (21) contains the short-distance data transmission device (5) assigned to the billing device (2).
4. Das System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen nach Anspruch 2, wobei die Rechnungserstellungs-Einrichtung eine Druckeinrichtung (21) enthält, wobei die Druckeinrichtung (21) mit der Druckerschnittstelle verbunden ist, wobei zwischen der Rechnungserstellungs-Einrichtung (2) und der Druckeinrichtung (21) eine Vorrichtung zum Abgreifen von Rechnungsdaten (22) in der Datenverbindung vorgesehen ist, 4. The system for electronic transmission of invoices according to claim 2, wherein the invoicing device includes a printer device (21), the printer device (21) being connected to the printer interface, wherein between the invoicing device (2) and the printer device ( 21) a device for tapping billing data (22) is provided in the data connection,
5. Das System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen nach Anspruch 4, wobei die Vorrichtung zum Abgreifen von Rechnungsdaten (22) die Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung (5) enthält . 5. The system for the electronic transmission of invoices according to claim 4, wherein the device for tapping invoice data (22) contains the short-distance data transmission device (5).
6. Das System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen nach einem der Ansprüche 1 bis 5, wobei das mobile Gerät (6) mindestens einem Nutzer zugeordnet ist. 6. The system for the electronic transmission of invoices according to any one of claims 1 to 5, wherein the mobile device (6) is assigned to at least one user.
7. Das System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen nach einem der Ansprüche 1 bis 6, wobei eine Verbindung zur Speichereinrichtung (13) zyklisch erfolgt, wobei die Zykluszeit durch das mobile Gerät (6) gesteuert ist. 7. The system for the electronic transmission of invoices according to one of claims 1 to 6, wherein a connection to the storage device (13) takes place cyclically, the cycle time being controlled by the mobile device (6).
8. Das System zur elektronischen Übermittlung von8. The system for electronic transmission of
Rechnungen nach einem der Ansprüche 1 bis 7, wobei die Datenfernübertragungs-Einrichtung (9) aus einem Funkmodem in dem mobilen Gerät (6) , mindestens einer Mobilfunkstation (11) und einer Datenverbindung von der Mobilfunkstation zur Speichereinrichtung (13) besteht. Invoices according to one of claims 1 to 7, wherein the remote data transmission device (9) consists of a radio modem in the mobile device (6), at least one Mobile radio station (11) and a data connection from the mobile radio station to the storage device (13).
9. Das System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen nach einem der Ansprüche 1 bis 8, wobei die Rechnungsdaten zur jeweiligen Rechnung eine Rechnungsidentifikation, eine Kennung zum Verwendungszweck, eine Lieferantenkennung, eine Kennung zur jeweiligen Rechnungsposition und/oder eine Mengenangabe zur jeweiligen Rechnungsposition enthalten . 9. The system for the electronic transmission of invoices according to one of claims 1 to 8, wherein the invoice data for the respective invoice contains an invoice identification, an identifier for the purpose of use, a supplier identifier, an identifier for the respective invoice item and/or a quantity for the respective invoice item.
10. Das System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen nach einem der Ansprüche 1 bis 9, wobei die Speichereinrichtung (13) ein örtlich verteilter Speicher, insbesondere ein CLOUD-Speicher , ist. 10. The system for the electronic transmission of invoices according to one of claims 1 to 9, wherein the memory device (13) is a locally distributed memory, in particular a CLOUD memory.
11. Ein Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen mit einem System nach einem der Ansprüche 1 bis 10 mit folgenden Verfahrensschritten: 11. A method for the electronic transmission of invoices with a system according to one of claims 1 to 10 with the following method steps:
Erfassen (501) der Rechnungsdaten durch die Rechnungserstellungs-Einrichtung (2) , Übertragen (505) der Rechnungsdaten von der Rechnungserstellungs-Einrichtung auf das mobile Gerät (6) mit Hilfe der Kurzstrecken-Acquiring (501) the billing data by the billing device (2), transferring (505) the billing data from the billing device to the mobile device (6) using the short-distance
Datenübertragungs-Einrichtung (5) , Speichern (510) der Rechnungsdaten auf dem mobilen Gerät ( 6 ) , Data transmission device (5), storage (510) of the billing data on the mobile device (6),
Übertragen (530) der Rechnungsdaten vom mobilen Gerät (6) auf eine Speichereinrichtung (13) über dieTransmission (530) of the billing data from the mobile device (6) to a storage device (13) via the
Datenfernübertragungs-Einrichtung (9) . Remote data transmission device (9).
12. Das Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen nach Anspruch 11 mit folgendem zusätzlichen Verfahrensschritt: 12. The method for the electronic transmission of invoices according to claim 11 with the following additional method step:
Authentifizieren eines Nutzers des mobilen Geräts (6) . Authenticating a user of the mobile device (6).
13 . Das Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen nach Anspruch 11 oder 12 mit folgenden zusätzlichen Verfahrensschritten : 13 . The method for the electronic transmission of invoices according to claim 11 or 12 with the following additional method steps:
Überprüfung des mobilen Geräts ( 6 ) auf ein geeignetes Programm zur Aus führung vonChecking the mobile device (6) for a suitable program to run
Verfahrensschritten zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen, Freigabe zur Übertragung von Programmdaten anfordern, wenn kein geeignetes Programm vorhanden ist , Procedural steps for the electronic transmission of invoices, request approval for the transmission of program data if no suitable program is available,
Übertragung der Programmdaten auf das mobile Gerät ( 6 ) über die Kurzstrecken-Datenübertragungs- Einrichtung ( 5 ) nach erfolgter Freigabe . Transmission of the program data to the mobile device (6) via the short-distance data transmission device (5) after approval.
14 . Verfahren zur elektronischen Übermittlung von14 . Procedure for the electronic transmission of
Rechnungen einem der Ansprüche 11 bis 13 , wobei der Verfahrensschritt der Rechnungserstellung zumindest einen der folgenden weiteren Verfahrensschritte umfasst : - Erstellen einer Rechnungsidenti fikation zur j eweiligen Rechnung, Hinzufügen einer Kennung zum Verwendungs zweck, Hinzufügen einer Lieferantenkennung, Erstellen eine Kennung zur j eweiligen Rechnungsposition, Invoices according to one of claims 11 to 13, wherein the step of creating the invoice comprises at least one of the following further method steps: - creating an invoice identification for the respective invoice, adding an identifier for the purpose of use, adding a supplier identifier, creating an identifier for the respective invoice item,
Hinzufügen einer Mengenangabe zur j eweiligen Rechnungsposition . Adding a quantity to each invoice item.
15 . Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen nach Anspruch 14 , wobei eine Beschreibung und Bezeichnung j eder in der Rechnung aufgeführten Position in eine Kennung zur j eweiligen Rechnungsposition verschlüsselt ist . 15 . Method for the electronic transmission of invoices according to Claim 14 , a description and designation of each item listed in the invoice being encrypted in an identifier for the respective invoice item .
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