WO2013127858A1 - Verfahren und vorrichtung zum bearbeiten von formularen mit einer datenverarbeitungsanlage - Google Patents

Verfahren und vorrichtung zum bearbeiten von formularen mit einer datenverarbeitungsanlage Download PDF

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WO2013127858A1
WO2013127858A1 PCT/EP2013/053939 EP2013053939W WO2013127858A1 WO 2013127858 A1 WO2013127858 A1 WO 2013127858A1 EP 2013053939 W EP2013053939 W EP 2013053939W WO 2013127858 A1 WO2013127858 A1 WO 2013127858A1
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PCT/EP2013/053939
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Inventor
Klaus-Dieter Rösler
Original Assignee
Roesler Klaus-Dieter
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Publication date
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Classifications

    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/10—Office automation; Time management

Definitions

  • the invention relates to a method for processing, that is to say, for supplementing and / or modifying forms, in particular any customer-specific forms, such as work orders, repair orders, delivery notes or application reports, on mobile devices and a device for processing forms.
  • forms e.g. repair jobs
  • an employee e.g. in the office
  • forms stored and in printed form to an executive employee, e.g. in the field, handed over.
  • the sales representative takes, in addition to the form data already entered by the sales representative during preparation, further form data during his work assignment, e.g. at a customer's site, in the form on.
  • the sales representative carries out an action at the customer, namely, for example, the repair, enters the work and spare parts in the repair order and the customer then on site on the same or a supplemental form, eg the Contains a repair order, acknowledges the action taken by the sales representative in a field of the form.
  • a supplemental form eg the Contains a repair order
  • the same processes can also be carried out in-house or with subcontractors.
  • the form processed by the sales representative or by the customer eg by adding a signature, is then returned to the office staff and archived by him and / or by receiving other steps, such as the creation of an invoice initiated.
  • the exchange of forms to be processed and / or already processed takes place once on a working day, e.g. at the beginning of the working hours of the sales representative.
  • it is also common for such exchange of forms e.g. in the case of remote application areas of indoor and field staff, only weekly or by post.
  • a delay is also possible because the sales representative can complete an order earlier than expected and therefore there is the possibility to process a follow-up order earlier than planned. If, however, a form required for the follow-up order is not yet in the possession of the sales representative, this follow-up order can only be started at a later date. If the follow-up order is given orally, the risk of delay or misrepresentation is due to faulty or false information also given. The involvement of subcontractors is also delayed if original forms are required.
  • DE 10 2004 004 583 A1 discloses a system and user interface for managing and processing form information for use by portable processing devices and other devices.
  • the system supports data collection form generation and management as well as the transfer of collected data to a remote information database.
  • the invention is therefore based on the task of accelerating the transfer of work orders and the processing of forms in order to avoid delays, especially in the order processing both against external contractors and in-house.
  • the invention achieves this object by a method for processing forms with a data processing system according to claim 1 and by a device for processing forms with a data processing system according to claim 7.
  • a form to be processed at a storage location is received by the data processing equipment, the storage location being e.g. is located in a computer network of a company, and sent from the location of the form to the data processing system.
  • the received form is then fed to a detection step in which one or more fields are detected with form data of the received form to be processed.
  • the form to be processed received in the first receiving step is combined with the detected fields or fields in a first transmission step to a mobile communication device for processing the form data of the detected fields.
  • a mobile communication device for processing the form data of the detected fields.
  • the form data processed by the mobile communication device for tamper-proof and thus legally secure integration into the original form is then transferred to the form to be processed.
  • the processed form is sent back to the storage location or sent for archiving to a location designated by the customer.
  • the device comprises a data processing system with a first receiving interface, wherein the receiving interface receives a form to be processed from a storage location.
  • the received form is supplied to a detection means with which one or more fields with form data of the received form to be processed are recognized.
  • the data processing system has a first transmission interface to which the form to be processed and the recognized field or fields are supplied by the detection means.
  • the form to be processed and the recognized field (s) are then transmitted with the first transmission interface to a mobile communication device for processing the form data of the detected fields.
  • a means of incorporation, after processing the form data, is for taking over or integrating the edited form data into the form to be processed.
  • the edited form data are either always or only taken over when the form data of one or more predetermined fields of the recognized fields, one or more images and / or the form data of a predetermined field of the recognized fields has been edited last.
  • the invention makes it possible, in the integration step or with the incorporation means, for several possibilities when taking over the processed form data into the form to be processed.
  • a first possibility with the integration means or in the integration step with the mobile communication device all processed, i. any changed and / or added form data is sent back directly to the data processing system during processing or after completion of a processing.
  • the edited form data is returned only when the form data of one or more predetermined fields is edited, when one or more images are inserted and / or when a predetermined field or its form data has been last edited.
  • fields in the data processing system are predetermined or predetermined fields detected in the data processing system, which must be processed in each case with the processing means or in the processing step. These fields are determined, for example, by the above-mentioned control commands, which have already been recorded at the storage location in the form to be processed, or recognized by the data processing system. It is also possible to deposit such predetermined fields in the storage means or in the storage step for a particular type of form. In any case, the processing means of the mobile communication device, these predetermined fields are additionally transmitted by the data processing system as additional information. In the processing step or with the processing means of the mobile communication device, it is then determined whether all fields to be processed have actually been processed, and only in this case the form data are transferred to the form to be processed.
  • the form data are only taken over into the form to be processed if a predefined field or its form data was last processed. Which field is to be processed last is determined in the same manner as the above-mentioned predetermined fields, which are always to be processed in entirety, in the data processing system and communicated to the processing means.
  • the form data is only included in the form to be processed if one or more images, such as images, e.g. from a repaired item, in a field to be edited on the form or attached to the form. If and how many pictures have to be added will be done in the same way as the above. predetermined fields, which are always to be processed in entirety, determined in the data processing system and communicated to the processing means.
  • the form By specifying one or more fields to be edited in their entirety, or the requirement to add images, the form will not forget to edit, enter, or add certain form data. Further, the requirement to edit a field last will allow e.g. a signature is always given last in the form and no further processing of the form data takes place without re-signing. This makes the form tamper-proof and thus legally secure.
  • the form After transferring the received form data to the form to be processed, the form is referred to here as a processed form and sent back to the storage location with a second transmission interface of the data processing system.
  • a processed form After transferring the received form data to the form to be processed, the form is referred to here as a processed form and sent back to the storage location with a second transmission interface of the data processing system.
  • the field (s) having form data of the received form to be processed is recognized depending on a form type of the received form.
  • a type of form here denotes e.g. a particular form used by a particular company, e.g. a repair order for the repair of a device at a customer site.
  • the form type is recognized according to this embodiment in the detection step or with the detection means, wherein this recognition of the form type is effected in particular by electronic comparison of the received form with different forms as templates of stored form types.
  • the invention comprises a storage means or a storage step.
  • the form type of the received form is to be stored once in the storage means or in the storage step as a template with the one or more fields containing form data to be processed.
  • the one or more fields of the received form which have form data to be processed are recognized by markings on the received form.
  • markings on the received form For this purpose, on the received form to be processed, one or more areas of the received form with predetermined markings recognized in the detection step or with the detection means and the area or the areas with the markers recognized as that or in each case as one of the fields, or have to be processed form data.
  • Markers are e.g. in a predetermined manner graphically designed, in particular by bordering with a predetermined color marked areas. Furthermore, it is conceivable that these markings may include control commands, e.g. by letters, numbers and or character codes, which are recognized and interpreted in the detection means or in the detection step. By these control commands, e.g. For the processing of the recognized fields or necessary information or additional information is transmitted to the detection means.
  • any type of form with the data processing system is possible, with only a "learning" of the form type in the storage step or with the storage means and / or an error in the form before editing with markings is necessary. It is thus possible that any form created by any company with the data processing system is processed electronically, without company specific for a data processing system according to the invention must be provided. A cost-effective conversion to the electronic processing of forms is thus also possible for small companies without great effort.
  • the method has a processing step in which the form data of the fields transmitted with the first transmission interface are processed with the mobile communication device.
  • the device has a processing means of a mobile communication device for processing the form data of the fields which are transmitted with the first transmission interface.
  • the processing step or the processing means of the mobile communication device is the Processing of the form data thus regardless of the location and the place where the data processing system is arranged possible.
  • the device has signature means for signing the processed form or a signature step before the second sending step, in which the edited form is signed.
  • the edited form data is first integrated into the form to be processed or "merged" with it, creating a new form that is referred to here as a processed form.
  • a signature is then created with the signature means or in the signature step, which is stored in the data processing system and / or sent back to the storage location in the second transmission step or with the second transmission interface.
  • the device has a form generating means arranged in the region of the storage location or a form generating step in which a form to be processed is created at the storage location.
  • a selection means for example, also arranged in the region of the storage location or the method has a selection step for selecting a stored at the storage location to be processed form.
  • the selection means or the selection step and / or the form generation means or the form generation step serve for sending the selected form to be processed to the receiving interface of the data processing system.
  • the device has a printer control arranged, for example in the region of the storage location, or the method a printing step in which the returned processed form is received and printed at the storage location.
  • the device has an archiving means, for example likewise arranged in the region of the storage location, or the method has an archiving step for archiving the returned processed form.
  • the selection means, the archiving means, the form generation means and / or the printer driver are merely arranged in the area of the storage location or a selection step, an archiving step, a form generation step and / or a printing step is carried out in order to process forms at the storage location to generate and / or weed out from the storage location and to transmit to the data processing system and the processed forms back to the storage location, the example a memory in a corporate network is to store and / or, e.g. with a printer, print out.
  • a status polling means or status polling step with which, e.g. by a legitimate request, the processing status of the form to be processed can be retrieved from the data processing system.
  • Fig. 1 shows an embodiment of a method for processing forms with a data processing system
  • Fig. 2 shows an embodiment of an apparatus for processing forms with a data processing system.
  • a form to be processed is selected from a storage location.
  • the form to be processed is created or generated before the selection or alternatively for selection with a form generation step, not shown.
  • the form is e.g. a delivery order that already has graphic elements, e.g. a company logo, and one or more fields with registered form data, such as a recipient address and the name of a thing to be delivered has.
  • one or more fields in the form are to be processed on delivery.
  • the fields to be processed are e.g.
  • One or multiple selection fields in which the recipient of the state of the delivered thing must be entered, and text fields in which a signature of the recipient must be entered at the time of delivery of the thing.
  • the fields to be processed can also receive information from an RFID (Radio Frequency Identification) transponder, a bar code, Data Matrix code or a QR code.
  • RFID Radio Frequency Identification
  • the selected form to be edited is not only created and / or selected in selection step 10, but also sent to a data processing system.
  • the selected one is to be processed.
  • the form to be processed thus first passes in its entirety from a storage location that is spatially far away, for example, and corresponds to a memory in a company network or any other memory in the data processing system.
  • the form corresponds to a standard "PDF", "WORD" or equivalent electronic document.
  • fields are then detected in the form that was received with the first receiving step 12 in a detection step 14, the form data or their form data must be processed and / or can.
  • a recognition of these fields is done by two alternative or sibling options.
  • the form has predetermined, ie fixed, markings in certain areas which are recognized in the detection step 14.
  • markers are already in the storage location, e.g. with a user interface from a back office employee of a company, has been included in the form.
  • these markings or markings additionally correspond to control commands which provide the data processing system with additional information or additional information about e.g. give predetermined fields.
  • additional information may e.g. The information includes whether a particular field needs to be edited or whether editing this field is optional.
  • the detection step 14 is preceded by a storage step 16.
  • each form whose fields are to be recognized with form data to be processed in the detection step 14, once as a template of this form with the fields containing the form data to be processed stored.
  • Each template thus contains a different form type.
  • the storage step 16 must therefore be used for forms.
  • different form types are executed once each.
  • a form type describes a specific form that, for example, has certain graphic elements, already entered form data, and fields still to be processed at defined positions.
  • the types of forms to be processed forms are stored in the data processing system and it can be done in the detection step 14, a comparison of the received form with the forms of the form types stored as templates. If the form type of the received form is detected in the detection step 14 by comparison, the form or fields to be processed of the received form are recognized on the basis of the template for this form type.
  • a first transmission step 18 the form to be processed and the recognized fields are transmitted to a processing means of a mobile communication device for processing the form data of the detected fields , Possibly.
  • the additional information determined by control commands or based on the template for the form of the data processing system in the first transmission step 18 is transmitted to the processing means of the mobile communication device or transmitted.
  • This additional information corresponds e.g. Information on whether one or more predetermined fields can or must be completed, whether images must be included or added to the form, whether description fields, such as text, logo, etc., must be inserted and / or whether a predetermined field must be processed as the last field with the mobile communication device.
  • the mobile communication device then follows a processing step 20, wherein the form data of the mobile communication device transmitted fields with the mobile communication device, eg with processing means of the mobile Communication device, are processed.
  • the mobile communication device is preferably equipped with a corresponding reader, which is configured such that it can read the information of the RFID transponder or barcode, where the data will be assigned to the corresponding field to be edited after reading out.
  • the form data processed by the mobile communication device is taken over in the data processing system or in the mobile communication device itself into the form to be processed. For the authenticity of the form data, a last field may be provided for input prior to incorporation. A change in the data after incorporation can be protected by a formal signature.
  • the form data are either always or only under circumstances specified by the additional information circumstances in the form to be processed. According to these given circumstances, it is e.g. possible that in the data processing system one or more fields predetermined or predetermined fields have been detected, which must be filled in any case. In this case, the form data in the inclusion step 24 would only be accepted if the or all of these predetermined fields were processed in the processing step 20.
  • the inclusion and embedding of images for documentation e.g. the delivery state as part of the document is also possible in the integration step 24.
  • a field has been predetermined or a predetermined field has been identified, which is to be completed last.
  • the form data in the inclusion step 24 would only be accepted if this predetermined field was actually edited last in processing step 20.
  • the form to be processed, into which the processed form data was taken over, is then referred to as a processed form and signed in a signature step 26 following the incorporation step 24, for example using signature means.
  • the signed edited form is then sent back to the storage location in a second sending step 28 and stored at the storage location with an archiving step 30, e.g. with archiving agents, filed.
  • the edited form is printed with a printing step additionally or alternatively to the archiving step at the storage location and / or on the mobile communication device.
  • Fig. 2 now shows an embodiment of a device for processing forms with a data processing system 40.
  • the device illustrated here allows e.g. the execution of the method according to the invention.
  • the apparatus comprises first a selection means 42 and an archiving means 44, which as components according to the invention are integrated into an existing electronic computer network 46, e.g. with storage devices as well as input and output devices.
  • a form to be processed is retrieved from a storage location, e.g. a memory, not shown, selected in the electronic computer network 46.
  • the device additionally or alternatively has a form generating means, with which a form to be processed is created at the storage location, and / or a printer driver with which a processed form is printed out at the storage location.
  • the form to be processed is transmitted to the data processing system 40 via a first communication link 48, which is, for example, an Internet, network, and / or mobile network connection.
  • a first communication link 48 which is, for example, an Internet, network, and / or mobile network connection.
  • the form to be processed is received with a first receiving interface 50 of a first communication interface 52. From this first receiving interface 50, the received form to be processed is supplied to a detection means 54.
  • detection means 54 corresponding to the detection section 14 explained in FIG. 1, one or more fields of the received form to be processed, which have form data to be processed, are recognized by two alternative options.
  • the detection means 54 identifies the field (s) with form data of the received form to be processed, depending on a form type of the received form, whereby forms as templates of the form types are / are stored in a storage means 56. It is additionally or alternatively possible for the detection means 54 that markings arranged on the received form in certain areas with or without control commands serve to identify the areas of these markings as fields with form data to be processed.
  • a first transmission interface 58 of a second communication interface 60 transmits the form to be processed, the fields detected in the detection means 54, and any additional information or information about the detected fields taken from the received form or template to a processing means 62 of a mobile communication device.
  • the transmission takes place via a second communication connection 64.
  • first communication connection 48 and the second communication connection 64 are shown here as different communication connections, according to a further exemplary embodiment only a single, uniform communication connection is present between the data processing system 40, the computer network 46 and the processing means 62 of the mobile communication device. Furthermore, for better clarity The first communication interface 52 and the second communication interface 60 are also shown as separate separate interfaces. Again, a single uniform communication interface according to another embodiment is possible.
  • the processed form data returned by the processing means 62 and received by the second receiving interface 66 is fed to a means of incorporation 68 and incorporated therein into the form to be processed.
  • the incorporation means 68 is adapted to selectively or always adopt the form data when the form data of one or more predetermined fields of the recognized fields has been edited, required images have been inserted, and / or the form data of a predetermined field of the detected fields is last Field were edited.
  • the form to be processed is supplied to the incorporation means 68 either by the detection means 54 or in the same way as the processed form data with the second reception interface 66 from the processing means 62.
  • the incorporation means 68 is arranged in the mobile communication device and the processed form is received by the data processing system 40 with the second receiving interface 66.
  • the device has a signature means 70.
  • the processed means 70 is supplied with the edited form from the means of integration 68 and then Signed in the signatory 70.
  • the signed edited form or the processed form with the signature are supplied to the archiving means 44 via a second transmission interface 72 of the first communication interface 52 via the first communication connection 48. With the archiving means 44, the returned edited form with the signature is restored to the storage location.
  • the data processing system 40 has a status query means 74.
  • each status change of the form to be processed is maintained, to which each component of the apparatus is connected to the status requesting means 74 for communicating the status.
  • connections between the detection means 54 and the status query means 74 as well as the incorporation means 68 and the status query means 74 are shown here by way of example.
  • the status of the form to be processed is supplied to a query interface 76 of the first communication interface 52, in which case with the first communication link 48 from the computer network 46 at any time the current status of the form to be processed from the query interface 76 by a legitimate request is retrievable.

Abstract

Die Erfindung betrifft ein Verfahren und eine Vorrichtung zum Bearbeiten von Formularen, insbesondere kundenspezifische Formulare, mit einer Datenverarbeitungsanlage (40). Hierzu wird in einem ersten Empfangsschritt (12) ein zu bearbeitendes Formular von einem Speicherort mit einem ersten Empfangsmittel (50) empfangen. In einem Detektionsschritt (14) werden mit einem Detektionsmittel (56) ein oder mehrere Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars erkannt und die erkannten Felder und das zu bearbeitende Formular in einem ersten Sendeschritt (18) an ein mobiles Kommunikationsgerät zur Bearbeitung der Formulardaten der erkannten Felder übermittelt. In einem Eingliederungsschritt (24) werden die bearbeiteten Formulardaten mit einem Eingliederungsmittel (68) in das zu bearbeitende Formular übernommen. Zur Authentizität der Formulardaten kann vor der Eingliederung ein letztes Feld zur Eingabe vorgesehen werden. Eine Veränderung der Daten nach der Eingliederung kann durch eine Formalsignatur geschützt werden. In einem zweiten Sendeschritt (28) wird das bearbeitete Formular mit einem zweiten Sendemittel (72) an den Speicherort zurückgesendet.

Description

Verfahren und Vorrichtung zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage
Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Bearbeiten, also zum Ergänzen und/oder Verändern, von Formularen, insbesondere beliebige kundenspezifische Formulare, wie Arbeitsaufträgen, Reparaturaufträgen, Lieferscheinen oder Einsatzberichten, auf mobilen Geräten und eine Vorrichtung zur Bearbeitung von Formularen.
Herkömmlicherweise werden Formulare, z.B. von Reparaturaufträgen, von einem Mitarbeiter, z.B. im Innendienst, vorbereitet, abgespeichert und in ausgedruckter Form an einen ausführenden Mitarbeiter, z.B. im Außendienst, übergeben. Der Außendienstmitarbeiter nimmt neben den vom Innendienstmitarbeiter bei der Vorbereitung bereits eingetragenen Formulardaten weitere Formulardaten während seines Arbeitseinsatzes, z.B. bei einem Kunden vor Ort, in das Formular auf.
Es ist auch üblich, wie z.B. bei Reparaturaufträgen, dass der Außendienstmitarbeiter eine Handlung beim Kunden, nämlich z.B. die Reparatur, vornimmt, die vorgenommenen Arbeiten und Ersatzteile in den Reparaturauftrag einträgt und der Kunde dann vor Ort auf demselben oder einem ergänzenden Formular, das z.B. den Reparaturauftrag enthält, in einem Feld des Formulars die vorgenommene Handlung des Außendienstmitarbeiters quittiert. Dieselben Vorgänge können natürlich auch betriebsintern oder mit Subunternehmern durchgeführt werden. Das vom Außendienstmitarbeiter oder vom Kunden, z.B. durch hinzugefügte Unterschrift, bearbeitete Formular wird dann an den Innendienst zurückgegeben und von diesem archiviert und/oder durch den Empfang weitere Schritte, wie z.B. die Erstellung einer Rechnung, eingeleitet.
Üblicherweise findet der Austausch zu bearbeitender und/oder bereits bearbeiteter Formulare einmalig an einem Arbeitstag, z.B. zum Beginn der Arbeitszeit des Außendienstmitarbeiters statt. Es ist jedoch auch üblich, dass ein derartiger Austausch der Formulare, z.B. im Falle weit voneinander entfernter Einsatzgebiete der Innen- und Außendienstmitarbeiter, nur wöchentlich oder auf dem Postwege erfolgt.
Folge eines derartigen nur selten erfolgenden Austausche von Formularen ist eine Verzögerung der gesamten Abarbeitung eines Auftrags. Diese Verzögerung kann abhängig von der Art des dem Formular zugrundeliegenden Auftrags auf unterschiedliche Weise eintreten. Z.B. ist eine Rechnungserstellung vom Innendienst erst möglich, wenn dem Innendienst z.B. der benötigte Aufwand oder die Kosten einer Auftragsausführung genau bekannt werden. Diese genauen Kosten werden dem Innendienst jedoch erst durch RückÜbersendung des Formulars, in dem der Aufwand bei der Auftragsausführung vom Außendienstmitarbeiter vermerkt und vom Kunden quittiert wurde, mitgeteilt. Durch verzögerte RückÜbersendung des Formulars und dadurch resultierender verzögerter Rechnungsstellung entstehen Unternehmen häufig hohe Kosten.
Ferner ist auch eine Verzögerung dadurch möglich, dass der Außendienstmitarbeiter einen Auftrag früher als erwartet abschließen kann und daher bereits früher als geplant die Möglichkeit zur Bearbeitung eines Folgeauftrags besteht. Im Falle, dass jedoch ein für den Folgeauftrag benötigtes Formular noch nicht im Besitz des Außendienstmitarbeiters ist, kann dieser Folgeauftrag dadurch erst zu einem späteren Zeitpunkt begonnen werden. Wird der Folgeauftrag mündlich erteilt, ist die Gefahr der Verzögerung oder Falschausführung durch fehlerhafte oder falsche Angaben ebenfalls gegeben. Die Einbindung von Subunternehmern ist ebenfalls nur verzögert möglich, wenn Originalformulare erforderlich sind.
DE 10 2004 004 583 A1 zeigt ein System und eine Benutzerschnittstelle zur Verwaltung und Verarbeitung von Formularinformationen zur Verwendung durch tragbare Verarbeitungsgeräte und andere Geräte. Das System unterstützt eine Datensammelformularerzeugung und -Verwaltung sowie die Übertragung gesammelter Daten an eine entfernte Informationsdatenbank.
Der Erfindung liegt daher die Aufgabe zugrunde die Übergabe von Arbeitsaufträgen sowie die Bearbeitung von Formularen zu beschleunigen, um damit Verzögerungen insbesondere in der Auftragsabwicklung sowohl gegenüber externen Vertragspartnern als auch betriebsintern zu vermeiden.
Die Erfindung löst diese Aufgabe durch ein Verfahren zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage gemäß Anspruch 1 und durch eine Vorrichtung zur Bearbeitung von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage gemäß Anspruch 7.
Bei dem erfindungsgemäßen Verfahren werden die im Folgenden beschriebenen Schritte zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage ausgeführt. Zunächst wird in einem ersten Empfangsschritt ein an einem Speicherort liegendes zu bearbeitendes Formular von der Datenverarbeitungsanlage empfangen, wobei der Speicherort z.B. in einem Rechnernetz einer Firma liegt, und von dem Speicherort aus das Formular an die Datenverarbeitungsanlage gesendet. Das empfangen Formular wird dann einem Detektionsschritt zugeführt, bei dem ein oder mehrere Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars erkannt werden.
Nachdem im Detektionsschritt das oder die Felder erkannt worden sind, wird das im ersten Empfangsschritt empfangene zu bearbeitende Formular zusammen mit dem oder den erkannten Feldern in einem ersten Sendeschritt an ein mobiles Kommunikationsgerät zur Bearbeitung der Formulardaten der erkannten Felder übermittelt. In einem Eingliederungsschritt werden dann die vom mobilen Kommunikationsgerät bearbeiteten Formulardaten zur manipulationssicheren und damit rechtssicheren Einbindung in das Originalformular in das zu bearbeitende Formular übernommen. Zuletzt wird in einem zweiten Sendeschritt das bearbeitete Formular an den Speicherort zurück übersendet bzw. zur Archivierung auf einen vom Kunden benannten Ort übersendet.
Die erfindungsgemäße Vorrichtung umfasst eine Datenverarbeitungsanlage mit einer ersten Empfangsschnittstelle, wobei mit der Empfangsschnittstelle ein zu bearbeitendes Formular von einem Speicherort empfangen wird. Das empfangene Formular wird einem Detektionsmittel zugeführt, mit dem ein oder mehrere Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars erkannt werden.
Ferner weist die Datenverarbeitungsanlage eine erste Sendeschnittstelle auf, der das zu bearbeitende Formular und das oder die erkannten Felder von dem Detektionsmittel zugeführt werden. Das zu bearbeitende Formular und das oder die erkannten Felder werden dann mit der ersten Sendeschnittstelle an ein mobiles Kommunikationsgerät zur Bearbeitung der Formulardaten der erkannten Felder übermittelt. Ein Eingliederungsmittel dient nach der Bearbeitung der Formulardaten zum Übernehmen bzw. Eingliedern oder Integrieren der bearbeiteten Formulardaten in das zu bearbeitende Formular.
Beim Eingliederungsschritt bzw. mit dem Eingliederungsmittel werden die bearbeiteten Formulardaten im mobilen Kommunikationsgerät oder nach Übersendung bzw. RückÜbersendung, z.B. mit dem Bearbeitungsschritt bzw. dem Bearbeitungsmittel, vom mobilen Kommunikationsgerät zur Datenverarbeitungsanlage in der Datenverarbeitungsanlage in das zu bearbeitende Formular übernommen. Hierbei werden die bearbeiteten Formulardaten wahlweise immer oder nur dann übernommen, wenn die Formulardaten eines oder mehrerer vorbestimmter Felder der erkannten Felder, eines oder mehrerer Bilder und/oder die Formulardaten eines vorbestimmten Feldes der erkannten Felder als letztes bearbeitet wurden.
Dadurch ermöglicht die Erfindung in dem Eingliederungsschritt bzw. mit dem Eingliederungsmittel mehrere Möglichkeiten bei der Übernahme der bearbeiteten Formulardaten in das zu bearbeitende Formular. Gemäß einer ersten Möglichkeit werden mit dem Eingliederungsmittel bzw. in dem Eingliederungsschritt mit dem mobilen Kommunikationsgerät alle bearbeiteten, d.h. alle geändert und/oder hinzugefügten, Formulardaten direkt während einer Bearbeitung oder nach Ab- schluss einer Bearbeitung an die Datenverarbeitungsanlage zurückgesendet. Gemäß einer weiteren Möglichkeit werden die bearbeiteten Formulardaten nur dann zurückgesendet, wenn die Formulardaten eines oder mehrerer vorbestimmter Felder bearbeitet, wenn ein oder mehrere Bilder eingefügt und/oder wenn ein vorbestimmtes Feld bzw. dessen Formulardaten zuletzt bearbeitet wurden.
Es werden also z.B. Felder in der Datenverarbeitungsanlage vorbestimmt bzw. in der Datenverarbeitungsanlage vorbestimmte Felder erkannt, die in jedem Fall mit dem Bearbeitungsmittel bzw. in dem Bearbeitungsschritt bearbeitet werden müssen. Diese Felder werden z.B. durch die o.g. Steuerbefehle, die bereits am Speicherort in das zu bearbeitenden Formular aufgenommen wurden, festgelegt bzw. von der Datenverarbeitungsanlage erkannt. Ebenfalls ist es möglich derartige vorbestimmte Felder im Speichermittel bzw. im Speicherschritt für einen bestimmten Formulartyp zu hinterlegen. Jedenfalls werden dem Bearbeitungsmittel des mobilen Kommunikationsgerätes diese vorbestimmten Felder zusätzlich von der Datenverarbeitungsanlage als Zusatzinformationen übermittelt. In dem Bearbeitungsschritt bzw. mit dem Bearbeitungsmittel des mobilen Kommunikationsgeräts wird dann festgestellt, ob alle zu bearbeitenden Felder tatsächlich bearbeitet wurden und es werden nur in diesem Fall die Formulardaten in das zu bearbeitende Formular übernommen. Zusätzlich oder alternativ werden die Formulardaten nur dann in das zu bearbeitende Formular übernommen, wenn ein vorbestimmtes Feld bzw. dessen Formulardaten zuletzt bearbeitet wurden. Welches Feld als letztes zu bearbeiten ist, wird auf die gleiche Weise wie die o.g. vorbestimmten Felder, die immer gesamtheitlich zu bearbeiten sind, in der Datenverarbeitungsanlage ermittelt und dem Bearbeitungsmittel mitgeteilt.
Ferner werden zusätzlich oder alternativ die Formulardaten nur dann in das zu bearbeitende Formular übernommen, wenn ein oder mehrere Bilder, wie z.B. von einer reparierten Sache, in ein zu bearbeitendes Feld des Formulars oder als Anhang zum Formular beigefügt werden. Ob und wie viele Bilder hinzuzufügen werden müssen, wird auf die gleiche Weise wie die o.g. vorbestimmten Felder, die immer gesamtheitlich zu bearbeiten sind, in der Datenverarbeitungsanlage ermittelt und dem Bearbeitungsmittel mitgeteilt.
Dank der Vorgabe eines oder mehrere Felder, die gesamtheitlich zu bearbeiten sind, bzw. der Vorgabe, dass Bilder hinzugefügt werden müssen, wird bei der Bearbeitung des Formulars nicht vergessen, bestimmte Formulardaten zu bearbeiten bzw. einzutragen oder hinzuzufügen. Ferner wird es durch das Erfordernis ein Feld als letztes zu bearbeiten ermöglicht, dass z.B. eine Unterschrift immer als letztes im Formular angegeben wird und nicht eine weitere Bearbeitung der Formulardaten ohne erneute Unterschrift erfolgt. Dadurch wird das Formular manipulationssicher und somit rechtssicher.
Nach der Übernahme der empfangenen Formulardaten in das zu bearbeitende Formular wird das Formular hier als bearbeitetes Formular bezeichnet und mit einer zweiten Sendeschnittstelle der Datenverarbeitungsanlage an den Speicherort zurückgesendet. Mit dem erfindungsgemäßen Verfahren und der erfindungsgemäßen Vorrichtung ist es daher möglich, Formulare zur Bearbeitung vom Innendienst an den Außendienst und nach der Bearbeitung vom Außendienst zurück zum Innendienst ohne signifikante Zeitverzögerung bei der Übermittlung zu übermitteln.
Gemäß einer Ausführungsform der Erfindung werden im Detektionsschritt bzw. mit dem Detektionsmittel das oder die Felder, die zu bearbeitende Formulardaten des empfangenen Formulars aufweisen, abhängig von einem Formulartyp des empfangenen Formulars erkannt. Ein Formulartyp bezeichnet hier z.B. ein bestimmtes von einer bestimmten Firma eingesetztes Formular, z.B. einen Reparaturauftrag für die Reparatur eines Geräts bei einem Kunden vor Ort.
Der Formulartyp wird gemäß dieser Ausführungsform im Detektionsschritt bzw. mit dem Detektionsmittel erkannt, wobei dieses Erkennen des Formulartyps insbesondere durch elektronischen Vergleich des empfangenen Formulars mit verschieden Formularen als Vorlagen gespeicherter Formulartypen erfolgt.
Um eine Vorlage für den Formulartyp des empfangenen Formulars für den Vergleich zur Verfügung zu stellen, weist die Erfindung ein Speichermittel bzw. einen Speicherschritt auf. In dem Speichermittel bzw. bei dem Speicherschritt ist vor dem Erkennen des Formulartyps mit dem Detektionsmittel bzw. im Detektionsschritt einmalig der Formulartyp des empfangenen Formulars als Vorlage mit dem oder den Feldern, die zu bearbeitende Formulardaten aufweisen, zu hinterlegen.
Alternativ oder zusätzlich zur zuletzt beschriebenen Ausführungsform werden gemäß einer weiteren Ausführungsform im Detektionsschritt bzw. mit dem Detektionsmittel das oder die Felder des empfangenen Formulars, die zu bearbeitende Formulardaten aufweisen, durch Markierungen auf dem empfangen Formular erkannt. Hierzu werden auf dem zu bearbeitenden empfangenen Formular ein oder mehrere Bereiche des empfangenen Formulars mit vorbestimmten Markie- rungen im Detektionsschritt bzw. mit dem Detektionsmittel erkannt und der Bereich oder die Bereiche mit den Markierungen als das bzw. jeweils als eines der Felder erkannt, das bzw. die zu bearbeitende Formulardaten aufweisen.
Markierungen sind z.B. auf vorbestimmte Weise grafisch gestaltete, insbesondere durch Umrandung mit einer vorbestimmten Farbe gekennzeichnete Bereiche. Ferner ist es denkbar, dass diese Markierungen Steuerbefehle, z.B. durch Buchstaben, Zahlen und oder Zeichencodes, enthalten, die im Detektionsmittel bzw. im Detektionsschritt erkannt und interpretiert werden. Durch diese Steuerbefehle werden z.B. für die Bearbeitung des oder der erkannten Felder notwendige Informationen bzw. Zusatzinformationen an das Detektionsmittel übermittelt.
Dank den beiden zuletzt genannten Ausführungsbeispielen ist die Bearbeitung eines beliebigen Formulartyps mit der Datenverarbeitungsanlage möglich, wobei lediglich ein "Anlernen" des Formulartyps im Speicherschritt bzw. mit den Speichermitteln und/oder ein Versehen des Formulars vor der Bearbeitung mit Markierungen notwendig ist. Es ist somit möglich, das jedes beliebige von einer beliebigen Firma erstellte Formular mit der Datenverarbeitungsanlage elektronisch bearbeitet wird, ohne dass dafür firmenspezifisch eine erfindungsgemäße Datenverarbeitungsanlage bereitgestellt werden muss. Eine kostengünstige Umstellung auf die elektronische Bearbeitung von Formularen ist somit auch für kleine Unternehmen ohne großen Aufwand möglich.
Gemäß einer weiteren Ausführungsform der Erfindung weist das Verfahren einen Bearbeitungsschritt auf, bei dem die Formulardaten der mit der ersten Sendeschnittstelle übermittelten Felder mit dem mobilen Kommunikationsgerät bearbeitet werden. Ferner weist die Vorrichtung ein Bearbeitungsmittel eines mobilen Kommunikationsgerätes zum Bearbeiten der Formulardaten der Felder, die mit der ersten Sendeschnittstelle übermittelten werden, auf. Mit dem Bearbeitungsschritt bzw. dem Bearbeitungsmittel des mobilen Kommunikationsgerätes ist die Bearbeitung der Formulardaten somit unabhängig von dem Speicherort und dem Ort, an dem die Datenverarbeitungsanlage angeordnet ist, möglich.
Gemäß einer weiteren Ausführungsform der Erfindung weist die Vorrichtung Signaturmittel zum Signieren des bearbeiteten Formulars bzw. einen vor dem zweiten Sendeschritt erfolgenden Signaturschritt auf, bei dem das bearbeitete Formular signiert wird.
Es werden also die bearbeiteten Formulardaten zunächst in das zu bearbeitende Formular integriert bzw. mit diesem "verschmolzen", wodurch ein neues Formular entsteht, dass hier als bearbeitetes Formular bezeichnet wird. Für dieses bearbeitete Formular wird dann eine Signatur mit dem Signaturmittel bzw. im Signaturschritt erstellt, die in der Datenverarbeitungsanlage gespeichert und/oder im zweiten Sendeschritt bzw. mit der zweiten Sendeschnittstelle an den Speicherort zurückgesendet wird.
Dank dem Signaturschritt bzw. dem Signaturmittel wird für jedes bearbeitete Formular ein Nachweis dafür geschaffen, dass das Formular nach der Integration der bearbeiten Formulardaten nicht mehr verändert wurde.
Gemäß einer weiteren Ausführungsform der Erfindung weist die Vorrichtung ein, z.B. im Bereich des Speicherorts angeordnetes, Formularerzeugungsmittel bzw. einen Formularerzeugungsschritt auf, bei dem ein zu bearbeitendes Formular an dem Speicherort erstellt wird. Alternativ oder zusätzlich weist die Erfindung gemäß dieser Ausführungsform ein, z.B. ebenfalls im Bereich des Speicherorts angeordnetes, Auswahlmittel bzw. das Verfahren einen Auswahlschritt zum Auswählen eines an dem Speicherort gespeicherten zu bearbeitenden Formulars auf. Ferner dienen das Auswahlmittel bzw. der Auswahlschritt und/oder das Formularerzeugungsmittel bzw. der Formularerzeugungsschritt zum Übersenden des ausgewählten zu bearbeitenden Formulars an die Empfangsschnittstelle der Datenverarbeitungsanlage. Ferner weist die Vorrichtung eine, z.B. im Bereich des Speicherorts angeordnete, Druckeransteuerung bzw. das Verfahren einen Druckschritt auf, bei dem das zurückgesendete bearbeitete Formular empfangen und am Speicherort gedruckt wird. Alternativ oder zusätzlich hierzu weist die Vorrichtung ein, z.B. ebenfalls im Bereich des Speicherorts angeordnetes, Archivierungsmittel bzw. das Verfahren einen Archivierungsschritt zum Archivieren des zurückgesendeten bearbeiteten Formulars auf.
Dank dieser Ausführungsform ist keine aufwendige technische Veränderung des Speicherorts nötig, um zu bearbeitende Dokumente mit der Datenverarbeitungsanlage zu bearbeiten. Es werden lediglich zusätzlich zum bereits bestehenden Speicherort das Auswahlmittel, das Archivierungsmittel, das Formularerzeugungsmittel und/oder die Druckeransteuerung im Bereich des Speicherorts angeordnet bzw. wird ein Auswahlschritt, ein Archivierungsschritt, ein Formularerzeugungsschritt und/oder ein Druckschritt ausgeführt, um zu bearbeitende Formulare am Speicherort zu erzeugen und/oder vom Speicherort auszusondern und an die Datenverarbeitungsanlage zu übermitteln und die bearbeiteten Formulare wieder am Speicherort, der z.B. ein Speicher in einem Firmennetzwerk ist, zu speichern und/oder, z.B. mit einem Drucker, auszudrucken.
Gemäß einer weiteren Ausführungsform der Erfindung weist diese ein Statusabfragemittel bzw. einen Statusabfrageschritt auf, mit dem, z.B. durch eine berechtigte Anfrage, der Bearbeitungsstatus des zu bearbeitenden Formulars aus der Datenverarbeitungsanlage abgerufen werden kann.
Eine Prüfung des Status eines oder mehrerer zu bearbeitender Formulare ist somit jederzeit möglich, um z.B. weitere nach der Bearbeitung des Formulars durchzuführende Schritte planen zu können. Weitere bevorzugte Ausführungsformen ergeben sich aus den Unteransprüchen sowie aus den anhand der Zeichnungen näher erläuterten Ausführungsbeispielen. In der Zeichnung zeigen:
Fig. 1 ein Ausführungsbeispiel eines Verfahrens zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage und
Fig. 2 ein Ausführungsbeispiel einer Vorrichtung zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage.
Fig. 1 zeigt ein Ausführungsbeispiel eines Verfahrens, insbesondere dessen Schritte, zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage. Zunächst wird in einem Auswahlschritt 10 ein zu bearbeitendes Formular von einem Speicherort ausgewählt. Gemäß einem alternativen Ausführungsbeispiel wird das zu bearbeitende Formular vor der Auswahl oder alternativ zur Auswahl mit einem nicht dargestellten Formularerzeugungsschritt erstellt oder erzeugt. Das Formular ist z.B. ein Lieferauftrag, der bereits grafische Elemente, wie z.B. ein Firmenlogo, und ein oder mehrere Felder mit eingetragenen Formulardaten, wie z.B. eine Empfängeradresse und die Bezeichnung einer auszuliefernden Sache, aufweist. Ferner sind in dem Formular jedoch ein oder mehrere Felder bei der Auslieferung zu bearbeiten. Die zu bearbeitenden Felder sind z.B. Ein- oder Mehrfachauswahlfelder, in die vom Empfänger der Zustand der gelieferten Sache eingetragen werden muss, und Textfelder, in die eine Unterschrift des Empfängers bei Auslieferung der Sache eingetragen werden muss. Ferner können die zu bearbeitenden Felder auch Informationen aus einem RFID (radio- frequency-identification) - Transponder, einem Barcode, DataMatrix-Code oder einem QR-Code aufnehmen.
Das ausgewählte zu bearbeitete Formular wird im Auswahlschritt 10 nicht nur erstellt und/oder ausgewählt sondern auch an eine Datenverarbeitungsanlage übersendet. In der Datenverarbeitungsanlage wird das ausgewählte zu bearbei- tende Formular, z.B. mit einer ersten Empfangsschnittstelle, in einem Empfangsschritt 12 empfangen. Durch den Empfangsschritt 12 gelangt das zu bearbeitende Formular also zunächst in seiner Gesamtheit von einem Speicherort, der räumlich z.B. weit entfernt liegt und z.B. einem Speicher in einem Firmennetzwerk oder einem beliebigen anderen Speicher entspricht, in die Datenverarbeitungsanlage. Das Formular entspricht hierbei z.B. einem üblichen "PDF"-, "WORD"- oder vergleichbarem elektronischen Dokument.
In der Datenverarbeitungsanlage werden dann in dem Formular, das mit dem ersten Empfangsschritt 12 empfangenen wurde, in einem Detektionsschritt 14 Felder erkannt, die bzw. deren Formulardaten bearbeitet werden müssen und/oder können. Ein Erkennen dieser Felder erfolgt durch zwei alternative oder nebengeordnete Möglichkeiten.
Gemäß der ersten Möglichkeit weist das Formular in bestimmten Bereichen vorbestimmte, also festgelegte, Markierungen auf, die im Detektionsschritt 14 erkannt werden. Diese Markierungen sind bereits zuvor am Speicherort, z.B. mit einer Benutzerschnittstelle von einem Innendienstmitarbeiter einer Firma, in das Formular aufgenommen worden. Gemäß einem weiteren Ausführungsbeispiel entsprechen diese Markierungen bzw. weisen diese Markierungen zusätzlich Steuerbefehle auf, die der Datenverarbeitungsanlage zusätzliche Informationen bzw. Zusatzinformationen über z.B. vorbestimmte Felder geben. Derartige Zusatzinformationen können z.B. die Information enthalten, ob ein bestimmtes Feld bearbeitet werden muss oder ob die Bearbeitung dieses Feldes optional ist.
Gemäß der zweiten Möglichkeit ist dem Detektionsschritt 14 ein Speicherschritt 16 vorangestellt. Im Speicherschritt 16 wird jedes Formular, dessen Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten im Detektionsschritt 14 erkannt werden sollen, einmalig als Vorlage dieses Formulars mit den Feldern, die zu bearbeitende Formulardaten enthalten hinterlegt. Jede Vorlage enthält somit einen unterschiedlichen Formulartyp. Der Speicherschritt 16 muss also für Formulare ver- schiedener Formulartypen jeweils einmal ausgeführt werden. Ein Formulartyp beschreibt hier ein bestimmtes Formular, das z.B. bestimmte grafische Elemente, bereits eingetragene Formulardaten und noch zu bearbeitende Felder an definierten Positionen aufweist.
Durch den Speicherschritt 16 sind die Formulartypen zu bearbeitender Formulare in der Datenverarbeitungsanlage abgelegt und es kann im Detektionsschritt 14 ein Vergleich des empfangenen Formulars mit den Formularen der als Vorlagen hinterlegten Formulartypen erfolgen. Wird im Detektionsschritt 14 durch Vergleich der Formulartyp des empfangenen Formulars erkannt, so werden anhand der Vorlage für diesen Formulartyp auch das oder die zu bearbeitenden Felder des empfangenen Formulars erkannt.
Nachdem im Detektionsschritt 14 das oder die Felder erkannt wurden, die bzw. deren Formulardaten bearbeitet werden können oder müssen, werden in einem ersten Sendeschritt 18 das zu bearbeitende Formular und die erkannten Felder an ein Bearbeitungsmittel eines mobilen Kommunikationsgerätes zur Bearbeitung der Formulardaten der erkannten Felder übermittelt. Ggf. werden auch die durch Steuerbefehle oder anhand der Vorlage für das Formular von der Datenverarbeitungsanlage ermittelten Zusatzinformationen im ersten Sendeschritt 18 an das Bearbeitungsmittel des mobilen Kommunikationsgerätes übertragen bzw. übermittelt. Diese Zusatzinformationen entsprechen z.B. Informationen darüber, ob ein oder mehrere vorbestimmte Felder ausgefüllt werden können oder müssen, ob in das Formular Bilder ein- oder beigefügt werden müssen, ob Bezeichnungsfelder, wie bspw. Text, Logo, etc., eingefügt werden müssen und/oder ob ein vorbestimmtes Feld als letztes Feld mit dem mobilen Kommunikationsgerät bearbeitet werden muss.
Im mobilen Kommunikationsgerät folgt dann ein Bearbeitungsschritt 20, bei dem die Formulardaten der dem mobilen Kommunikationsgerät übermittelten Felder mit dem mobilen Kommunikationsgerät, z.B. mit Bearbeitungsmitteln des mobilen Kommunikationsgerätes, bearbeitet werden. Sind in dem zu bearbeitenden Formular Felder vorgesehen, die Informationen von RFID-Transpondern oder Barcodes aufnehmen, ist das mobile Kommunikationsgerät bevorzugt mit einem entsprechenden Lesegerät ausgestattet, welches derart ausgestaltet ist, um die Informationen des RFID-Transponders oder des Barcodes auslesen zu können, wobei die Daten nach dem Auslesen dem entsprechendem zu bearbeitenden Feld zugewiesen werden. In einem Eingliederungsschritt 24 werden die vom mobilen Kommunikationsgerät bearbeiteten Formulardaten in der Datenverarbeitungsanlage oder in dem mobilen Kommunikationsgerät selbst in das zu bearbeitende Formular übernommen. Zur Authentizität der Formulardaten kann vor der Eingliederung ein letztes Feld zur Eingabe vorgesehen werden. Eine Veränderung der Daten nach der Eingliederung kann durch eine Formalsignatur geschützt werden.
Abhängig von den Zusatzinformationen, die ggf. von der Datenverarbeitungsanlage im ersten Sendeschritt 18 an das mobile Kommunikationsgerät gesendet wurden, werden die Formulardaten wahlweise immer oder nur unter durch die Zusatzinformationen vorgegebenen Umständen in das zu bearbeitende Formular übernommen. Gemäß diesen vorgegebenen Umständen ist es z.B. möglich, dass in der Datenverarbeitungsanlage ein oder mehrere Felder vorbestimmt bzw. vorbestimmte Felder erkannt wurden, die jedenfalls ausgefüllt werden müssen. In diesem Fall würden die Formulardaten im Eingliederungsschritt 24 nur dann ü- bernommen werden, wenn das oder alle dieser vorbestimmten Felder im Bearbeitungsschritt 20 bearbeitet wurden. Die Aufnahme und Einbettung von Bildern zur Dokumentation z.B. des Lieferzustandes als Bestandteil des Dokuments ist ebenfalls im Eingliederungsschritt 24 möglich.
Ferner ist es möglich, dass zusätzlich oder alternativ in der Datenverarbeitungsanlage ein Feld vorbestimmt bzw. ein vorbestimmtes Feld erkannt wurde, das als letztes auszufüllen ist. In diesem Fall würden die Formulardaten im Eingliederungsschritt 24 nur dann übernommen werden, wenn dieses vorbestimmte Feld tatsächlich im Bearbeitungsschritt 20 als letztes bearbeitet wurde. Das zu bearbeitende Formular, in das die bearbeiteten Formulardaten übernommen wurden, wird dann als bearbeitetes Formular bezeichnet und in einem auf den Eingliederungsschritt 24 folgenden Signaturschritt 26, z.B. mit Signaturmitteln, signiert.
Das signierte bearbeitete Formular wird dann in einem zweiten Sendeschritt 28 zurück zum Speicherort gesendet bzw. übermittelt und am Speicherort mit einem Archivierungsschritt 30, z.B. mit Archivierungsmitteln, abgelegt. Gemäß einem weiteren Ausführungsbeispiel wird das bearbeitete Formular mit einem Druckschritt zusätzlich oder alternativ zum Archivierungsschritt am Speicherort und/oder am mobilen Kommunikationsgerät ausgedruckt.
Fig. 2 zeigt nun ein Ausführungsbeispiel einer Vorrichtung zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage 40. Die hier dargstellte Vorrichtung ermöglicht z.B. die Ausführung des erfindungsgemäßen Verfahrens.
Die Vorrichtung weist zunächst ein Auswahlmittel 42 und ein Archivierungsmittel 44 auf, die als erfindungsgemäße Bestandteile in ein bestehendes elektronisches Computernetzwerk 46, z.B. mit Speichervorrichtungen sowie Ein- und Ausgabemitteln, integriert werden. Mit dem Auswahlmittel 42 wird ein zu bearbeitendes Formular von einem Speicherort, z.B. einem nicht dargestellten Speicher, im elektronischen Computernetzwerk 46 ausgewählt. Gemäß einem alternativen Ausführungsbeispiel weist die Vorrichtung zusätzlich oder alternativ ein Formularerzeugungsmittel, mit dem ein zu bearbeitendes Formular am Speicherort erstellt wird, und/oder eine Druckeransteuerung, mit der ein bearbeitetes Formular am Speicherort ausgedruckt wird, auf.
Ferner wird das zu bearbeitende Formular über eine erste Kommunikationsverbindung 48, die z.B. eine Internet-, Netzwerk, und/oder Mobilnetzverbindung ist, an die Datenverarbeitungsanlage 40 übermittelt. In der Datenverarbeitungsanlage 40 wird das zu bearbeitende Formular mit einer ersten Empfangsschnittstelle 50 einer ersten Kommunikationsschnittstelle 52 empfangen. Von dieser ersten Empfangsschnittstelle 50 wird das empfangene zu bearbeitende Formular einem Detektionsmittel 54 zugeführt. Im Detektionsmittel 54 werden entsprechend zum in Fig. 1 erläuterten Detektionsschntt 14 ein oder mehrere Felder des empfangenen zu bearbeitenden Formulars, die zu bearbeitende Formulardaten aufweisen, durch zwei alternative Möglichkeiten erkannt.
Analog zum Detektionsschntt 14 werden vom Detektionsmittel 54 das oder die Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars abhängig von einem Formulartyp des empfangenen Formulars erkannt, wobei hierzu Formulare als Vorlagen der Formulartypen in einem Speichermittel 56 hinterlegt sind bzw. werden. Auch beim Detektionsmittel 54 ist es zusätzlich oder alternativ möglich, dass in bestimmten Bereichen auf dem empfangenen Formular angeordnete Markierungen mit oder ohne Steuerbefehle dazu dienen, um die Bereiche dieser Markierungen als Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten zu erkennen.
Mit einer ersten Sendeschnittstelle 58 einer zweiten Kommunikationsschnittstelle 60 werden das zu bearbeitende Formular, die im Detektionsmittel 54 erkannten Felder und ggf. aus dem empfangen Formular oder der Vorlage entnommene Zusatzinformationen bzw. Informationen über die erkannten Felder an ein Bearbeitungsmittel 62 eines mobilen Kommunikationsgerätes übermittelt. Die Übermittlung erfolgt hierbei über eine zweite Kommunikationsverbindung 64.
Die erste Kommunikationsverbindung 48 und die zweite Kommunikationsverbindung 64 sind hier zwar als unterschiedliche Kommunikationsverbindungen dargestellt, wobei gemäß einem weiteren Ausführungsbeispiel nur eine einzige einheitliche Kommunikationsverbindung zwischen der Datenverarbeitungsanlage 40, dem Computernetzwerk 46 und dem Bearbeitungsmittel 62 des mobilen Kommunikationsgerätes vorhanden ist. Ferner sind zur besseren Übersichtlich- keit auch die erste Kommunikationsschnittstelle 52 und die zweite Kommunikationsschnittstelle 60 als voneinander getrennte separate Schnittstellen dargestellt. Auch hier ist eine einzige einheitliche Kommunikationsschnittstelle gemäß einem weiteren Ausführungsbeispiel möglich.
Die in diesem Ausführungsbeispiel zur Vorrichtung gehörenden Bearbeitungsmittel 64, die im mobilen Kommunikationsgerät angeordnet sind, dienen zum Bearbeiten der Formulardaten und zum Zurücksenden der bearbeiteten Formulardaten and eine zweite Empfangsschnittstelle 66 der zweiten Kommunikationsschnittstelle 60 über die zweite Kommunikationsverbindung 64.
Die vom Bearbeitungsmittel 62 zurückgesendeten und mit der zweiten Empfangsschnittstelle 66 empfangenen bearbeiteten Formulardaten werden einem Eingliederungsmittel 68 zugeführt und in diesem in das zu bearbeitende Formular übernommen. Hierbei ist das Eingliederungsmittel 68 derart ausgebildet, um die Formulardaten wahlweise immer oder nur dann zu übernehmen, wenn die Formulardaten eines oder mehrerer vorbestimmter Felder der erkannten Felder bearbeitet wurden, erforderliche Bilder eingefügt wurden und/oder die Formulardaten eines vorbestimmten Feldes der erkannten Felder als letztes Feld bearbeitet wurden.
Das zu bearbeitende Formular wird dem Eingliederungsmittel 68 entweder vom Detektionsmittel 54 oder auf dem gleichen Wege wie die bearbeiteten Formulardaten mit der zweiten Empfangsschnittstelle 66 vom Bearbeitungsmittel 62 zugeführt. Gemäß einem alternativen Ausführungsbeispiel ist das Eingliederungsmittel 68 im mobilen Kommunikationsgerät angeordnet und das bearbeitete Formular wird mit der zweiten Empfangsschnittstelle 66 von der Datenverarbeitungsanlage 40 empfangen.
Ferner weist die Vorrichtung ein Signaturmittel 70 auf. Dem Signaturmittel 70 wird das bearbeitete Formular vom Eingliederungsmittel 68 zugeführt und dann im Signaturmittel 70 signiert. Das signierte bearbeitete Formular oder das bearbeitete Formular mit der Signatur werden mit einer zweiten Sendeschnittstelle 72 der ersten Kommunikationsschnittstelle 52 über die erste Kommunikationsverbindung 48 dem Archivierungsmittel 44 zugeführt. Mit dem Archivierungsmittel 44 wird das zurückgesendete bearbeitete Formular mit der Signatur wieder an den Speicherort zurückgespeichert.
Ferner weist die Datenverarbeitungsanlage 40 ein Statusabfragemittel 74 auf. In dem Statusabfragemittel 74 wird jede Statusänderung des zu bearbeitenden Formulars vorgehalten, wobei dazu jede Komponente der Vorrichtung mit dem Statusabfragemittel 74 zur Kommunikation der Status verbunden ist. Zur Veranschaulichung sind hier exemplarisch Verbindungen zwischen dem Detektionsmit- tel 54 und dem Statusabfragemittel 74 sowie dem Eingliederungsmittel 68 und dem Statusabfragemittel 74 dargestellt. Der Status des zu bearbeitenden Formulars wird einer Abfrageschnittstelle 76 der ersten Kommunikationsschnittstelle 52 zugeführt, wobei dann mit der ersten Kommunikationsverbindung 48 vom Computernetzwerk 46 jederzeit der aktuelle Status des zu bearbeitenden Formulars von der Abfrageschnittstelle 76 durch berechtigte Anfrage abrufbar ist.
Alle in der vorgenannten Figurenbeschreibung, in den Ansprüchen und in der Beschreibungseinleitung genannten Merkmale sind sowohl einzeln als auch in beliebiger Kombination miteinander einsetzbar. Die Offenbarung der Erfindung ist daher nicht auf die beschriebenen bzw. beanspruchten Merkmalskombinationen beschränkt. Vielmehr sind alle Merkmalskombinationen als offenbart zu betrachten.

Claims

Ansprüche
Verfahren zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage (40) durch folgende Schritte:
a) einen ersten Empfangsschritt (12), bei dem ein zu bearbeitendes Formular von einem Speicherort empfangen wird,
b) einen Detektionsschritt (14), bei dem ein oder mehrere Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars erkannt werden,
c) einen ersten Sendeschritt (18), bei dem das empfangene Formular und die erkannten Felder an ein mobiles Kommunikationsgerät zur Bearbeitung der Formulardaten der erkannten Felder übermittelt werden,
d) einen Eingliederungsschritt (24), bei dem die bearbeiteten Formulardaten im mobilen Kommunikationsgerät oder nach Übersendung vom mobilen Kommunikationsgerät zur Datenverarbeitungsanlage (40) in der Datenverarbeitungsanlage (40) in das zu bearbeitende Formular übernommen werden, wobei die bearbeiteten Formulardaten wahlweise immer oder nur dann übernommen werden, wenn die Formulardaten eines oder mehrerer vorbestimmter Felder der erkannten Felder, eines oder mehrerer Bilder und/oder die Formulardaten eines vorbestimmten Feldes der erkannten Felder als letztes bearbeitet wurden,
e) einen zweiten Sendeschritt (28), bei dem das zu bearbeitende Formular mit den übernommenen Formulardaten als bearbeitetes Formular an den Speicherort zurückgesendet wird.
Verfahren nach Anspruch 1 ,
dadurch gekennzeichnet, dass
für jeden unterschiedlichen Formulartypen jeweils in einem einmalig dem Detektionsschritt (14) vorangestellten Speicherschritt (16) eine Vorlage hin- terlegt wird, wobei jede Vorlage dann ein bestimmtes Formular sowie das oder die Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten dieses bestimmten Formulars enthält, und im Detektionsschritt (14) bei Übereinstimmung eines Vergleichs des empfangenen Formulars mit allen im Speicherschritt (16) gespeicherten Vorlagen somit das oder die Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten erkannt werden.
Verfahren nach Anspruch 1 ,
dadurch gekennzeichnet, dass
im Detektionsschritt (14) das oder die Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars erkannt werden, indem ein oder mehrere Bereiche des empfangenen Formulars mit vorbestimmten Markierungen als das oder jeweils als eines der Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars erkannt werden.
Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche,
dadurch gekennzeichnet, dass
das Verfahren einen Bearbeitungsschritt (20) aufweist, bei dem die Formulardaten der zum mobilen Kommunikationsgerät übermittelten Felder mit dem mobilen Kommunikationsgerät bearbeitet werden.
Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche,
dadurch gekennzeichnet, dass
das bearbeitete Formular in einem Signaturschritt (26) vor dem zweiten Sendeschritt (28) signiert wird.
Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche,
dadurch gekennzeichnet, dass
das Verfahren einen Formularerzeugungsschritt, bei dem ein zu bearbeitendes Formular an dem Speicherort erstellt wird, und/oder einen Auswahlschritt (10), bei dem ein an dem Speicherort gespeichertes zu bearbeiten- des Formular ausgewählt wird, aufweist, wobei das erzeugte und/oder ausgewählte zu bearbeitende Formular an die Datenverarbeitungsanlage (40) zum Empfang mit dem ersten Empfangsschritt (12) übersendet wird, und das Verfahren einen Druckschritt, bei dem das zurückgesendete bearbeitete Formular am Speicherort gedruckt wird, und/oder einen Archivierungsschritt (30), bei dem das zurückgesendete bearbeitete Formular im Speicherort archiviert wird, aufweist.
Vorrichtung zur Bearbeitung von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage (40) mit folgenden Merkmalen:
a) einer ersten Empfangsschnittstelle (50) zum Empfangen eines zu bearbeitenden Formulars von einem Speicherort,
b) einem Detektionsmittel (54) zum Erkennen eines oder mehrerer Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars,
c) einer ersten Sendeschnittstelle (58) zum Übermitteln des empfangenen Formulars und der erkannten Felder an ein mobiles Kommunikationsgerät zur Bearbeitung der Formulardaten der erkannten Felder, d) einem Eingliederungsmittel (68) zum Übernehmen der mit dem mobilen Kommunikationsgerät bearbeiteten Formulardaten in das zu bearbeitende Formular, wobei das Eingliederungsmittel (68) in der Datenverarbeitungsanlage (40) oder im mobilen Kommunikationsgerät angeordnet ist, um die bearbeiteten Formulardaten im mobilen Kommunikationsgerät oder nach Übersendung vom mobilen Kommunikationsgerät zur Datenverarbeitungsanlage (40) in der Datenverarbeitungsanlage in das zu bearbeitende Formular zu übernehmen, und das Eingliederungsmittel (68) derart ausgebildet ist, um die bearbeiteten Formulardaten wahlweise immer oder nur dann zu übernehmen, wenn die Formulardaten eines oder mehrerer vorbestimmter Felder der erkannten Felder, eines oder mehrere Bilder und/oder die Formulardaten eines vorbestimmten Feldes der erkannten Felder als letztes bearbeitet wurden,
e) einer zweiten Sendeschnittstelle (72) zum Zurücksenden des zu bearbeitenden Formulars mit den übernommenen Formulardaten als bearbeitetes Formular an den Speicherort.
Vorrichtung nach Anspruch 7,
dadurch gekennzeichnet, dass
die Vorrichtung ein Speichermittel (56) zum Hinterlegen einer Vorlage für jeden unterschiedlichen Formulartypen aufweist, wobei jede Vorlage ein bestimmtes Formular sowie das oder die Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten dieses bestimmten Formulars enthält, und die Detektionsmittel (54) derart ausgebildet sind, um bei Übereinstimmung eines Vergleich des empfangenen Formulars mit allen im Speichermittel (56) gespeicherten Vorlagen somit das oder die Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten zu erkennen.
Vorrichtung nach Anspruch 7,
dadurch gekennzeichnet, dass
das Detektionsmittel (54) derart ausgebildet, um das oder die Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars zu erkennen, indem ein oder mehrere Bereiche des empfangenen Formulars mit vorbestimmten Markierungen als das oder jeweils als eines der Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars erkannt werden.
Vorrichtung nach einem der Ansprüche 7 bis 9,
dadurch gekennzeichnet, dass
die Vorrichtung ein Bearbeitungsmittel (62) eines mobilen Kommunikationsgeräts zum Bearbeiten der Formulardaten der mit der ersten Sendeschnittstelle (58) übermittelten Felder aufweist.
1 1 . Vorrichtung nach einem der Ansprüche 7 bis 10,
dadurch gekennzeichnet, dass
die Vorrichtung Signaturmittel (70) zum Signieren des bearbeiteten Formulars vor dem Zurücksenden mit der zweiten Sendeschnittstelle (72) aufweist.
12. Vorrichtung nach einem der Ansprüche 7 bis 1 1 ,
dadurch gekennzeichnet, dass
die Vorrichtung ein Formularerzeugungsmittel zum Erstellen eines zu bearbeitenden Formulars am Speicherort und/oder ein Auswahlmittel (42) zum Auswählen eines an dem Speicherort gespeicherten zu bearbeitenden Formulars aufweist, wobei das Formularerzeugungsmittel und/oder das Auswahlmittel (42) derart ausgebildet ist, um das zu bearbeitende Formular an die Empfangsschnittstelle (50) der Datenverarbeitungsanlage zu übersenden, und die Vorrichtung eine Druckeransteuerung zum Drucken des zurückgesendeten bearbeiteten Formulars am Speicherort und/oder Archivierungsmittel (44) zum Archivieren des zurückgesendeten bearbeiteten Formulars aufweist.
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