WO2011154023A1 - Verfahren zur erzeugung eines dokuments mit hilfe eines informationsverarbeitungssystems - Google Patents

Verfahren zur erzeugung eines dokuments mit hilfe eines informationsverarbeitungssystems Download PDF

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WO2011154023A1
WO2011154023A1 PCT/EP2010/003530 EP2010003530W WO2011154023A1 WO 2011154023 A1 WO2011154023 A1 WO 2011154023A1 EP 2010003530 W EP2010003530 W EP 2010003530W WO 2011154023 A1 WO2011154023 A1 WO 2011154023A1
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PCT/EP2010/003530
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Thomas Lederer
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Siemens Enterprise Communications GmbH and Co KG
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    • G06Q10/00—Administration; Management
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    • G—PHYSICS
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    • G06F40/10—Text processing
    • G06F40/166—Editing, e.g. inserting or deleting
    • G06F40/186—Templates

Definitions

  • the invention relates to a method for generating a (first) document, in particular a letter, an e-mail or an SMS, with the aid of an information processing system, in particular a communication terminal, such as a mobile phone.
  • the invention has for its object to provide a method for generating a document by means of an information processing system, which facilitates the creation of the document as much as possible to the user of the system. This object is achieved by means of a method for generating a document according to the
  • a process for producing a first document using an information processing ⁇ system in which a user of the information processing system assigns the document to be generated in the information processing system comprises at least an addressee.
  • the information processing system determines or generates for this at least one addressee at least one specific to this addressee Text module and inserts this at least one specific for this addressee text module in the first document to be generated.
  • the information processing system also allows the user to complete the document to be generated.
  • the invention is intended to mean, under a document, a compilation of data, in particular one or more files,
  • each other preferably associated with each other, for example, with each other via hyperlinks associated files are understood, with which messages between a sender and at least one addressee can be transmitted or stored.
  • hyperlinks associated files are understood, with which messages between a sender and at least one addressee can be transmitted or stored.
  • Information processing system in particular by means of a computer, such as a notebook, a so-called personal digital assistants (PDAs) or with the help of a communication terminal, such as
  • a document in the sense of the present invention can have one addressee or several addressees.
  • Addressee in the sense of the present description is a natural or legal person, characterized or characterized by an address, such as a geographical delivery address (postal delivery address) or an e-mail address or by a mobile phone number or by similar suitable for addressing messages flag.
  • an address such as a geographical delivery address (postal delivery address) or an e-mail address or by a mobile phone number or by similar suitable for addressing messages flag.
  • Information processing system at least one addressee. This can preferably be done by the address of the addressee, for example his
  • Postal delivery address or its fax number is manually entered into the document to be generated.
  • Another preferred possibility is that the user opens an e-mail received from the addressee of the document to be generated or another document received from this addressee in the information processing system, for example from an existing one
  • Reply function of the information processing system makes use of generating a response document belonging to this received document, for example by the user pressing the so-called “reply button” of the so-called “e-mail client”, after which Mail client opens a new window in a known manner, in which the user can write an addressed to the addressee e-mail, and in which the addressee is preferably already registered with its address to the skilled person are further options for manual or
  • the information processing system now determines or generates for this at least one
  • the information processing system further enables the user to complete the one to be generated
  • Document preferably by further text input or by the insertion of electronic images, audio data or video data.
  • the user assigns at least one addressee to the document to be generated by the user receiving the document from at least one second user
  • Document generated which has received the information processing ⁇ system of this addressee.
  • Preferred examples of such second documents are e-mails or SMS messages.
  • At least one specific for at least one addressee text module is determined or generated by additional method steps in which the information processing system at least a second document in at least one memory
  • the addressee of the first document is assigned to this at least one second document as a sender.
  • At least one second document determined in this way is preferably used by the
  • Information processing system searches for text components specific to that sender. In a last step, preferably at least one of these is used Search found for this sender specific
  • Text component determined at least one specific to the addressee of the first document text module or generated and inserted into the first document.
  • Information processing system stored collection of text modules or generated on the basis of such text modules.
  • Embodiment determined or generated Embodiment determined or generated.
  • the first document to be generated is a reply to be transmitted via a communication network
  • At least one second document received by an addressee of the document to be generated via a communication network are e-mail messages or SMS messages.
  • the invention will be a text module specific to the addressee of the first document by means of a search in a Database generated.
  • This may in particular be an electronic address book, which is accessible for example via a network for the information processing system.
  • the invention provides that at least one text module specific to the addressee of the first document can be identified by an analysis of several documents of the
  • this analysis of the previous correspondence includes an analysis of
  • addressee-specific text components of these documents for example, address information, salutations,
  • the salutation is understood to mean the type of opening of documents which is customary in letters or e-mail messages, which are typically
  • Text modules is offered for selection, and that
  • At least one user-selected text module is inserted by the information processing system into the first document.
  • Embodiments of the invention can also be advantageously combined with each other.
  • FIG. 1 is a schematic representation of the
  • FIG. 2 shows a schematic representation of a first and a second document in connection with the method according to the invention in accordance with a preferred embodiment of the invention
  • the same or similar salutation or salutation is usually used for the addressed person as in previous correspondence with the same person, or based on the previous e-mail from the sender chosen type of salutation or drafting of a salutation, such as "Hello Mr. Smith” or “Hi Charles” or “Dear Dr. Huh ", whereby the relationship with the person addressed is of crucial importance for the selection of the form of address or the form of greeting
  • the use of pre-set so-called e-mail signatures has become commonplace, with one user often in different Situations using different signatures, for example a more formal one
  • Information processing system that is used to generate a document for a particular addressee, such text modules, such as salutations,
  • Greetings or so-called signatures to the addressee of Customize document This is preferably done in a context-dependent manner, for example by creating a customized signature in a reply e-mail.
  • the present invention provides that on the information processing system according to the invention, a method for generating a first
  • Document 1 in particular a letter, an e-mail or an SMS, using an information processing system 4 is performed, this information system may be in particular a communication terminal, such as a mobile phone. For this a user of the
  • Document 1 in this information processing system at least one addressee R2 to, and the
  • Information processing system 4 determines for this at least one addressee R2 at least one specific for this addressee text module 24, 25 or 26 and adds this at least one for this addressee
  • Robert Baker uses the reply function of his e-mail client to create a reply e-mail 1 to Alice Anders.
  • the document to be generated regularly already contains the address R2 of Alice Anders.
  • some e-mail clients offer the specification of a sender S2 in a sender field often referred to by the word "from.”
  • the information processing system has the name of the addressee "Alice Anders" the
  • Information processing system may have revealed that Robert Baker as the sender prefers an informal address of the addressee in his reply e-mail 1.
  • the information processing system has chosen as a salutation the text module "Hi Alice", which consists of the usual in Anglo-American language informal salutation "Hi” 24 in conjunction with the first name 25.
  • the user opens the document 2 received via the network 5 via the transmission path 7 on his information processing system 4, whereby the working copy 2 'of this received document is opened 10.
  • the reply button of his e-mail client opens 11 of User the answer document 1 in his information system 4.
  • Information system 4 is sent over the network 5 9, determines the information system 4 relevant to the automatic generation of the required text modules relevant
  • Information preferably via the network 5 through an access 8 to the information processing system 6, stored in the documents 3, containing information needed to create the addressee-specific text modules.
  • the invention may alternatively be used in the
  • Information system of the user are also realized with the help of so-called webmail servers, in which the emails are processed on a server that is accessible via the network for the information processing system of the user.
  • Information processing system and located between two information processing systems network is accessible.
  • Procedure sends a sender A an e-mail to a
  • the method according to the invention or the information processing systems implementing this method Analyze now the e-mail correspondence or other correspondence that may be stored on one of the participating information systems, between the sender A and the receiver B.
  • the information processing system now sets the same salutation, salutation or the like Signature in the document to be created, such as the form of address or salutation or the signature contained in the received document, the addresses are exchanged accordingly, and preferably
  • the method according to the invention analyzes how a sender has addressed an addressee in previous documents. For example, has the sender Sally
  • the method according to the invention can also adapt the language to the addressee. Thus, in one embodiment of the invention, it may be provided that, if sender A has addressed recipient B with "Hello Thomas", then the title "Hello Sally"
  • the name of a person can be different
  • Header of the e-mail are evaluated.
  • Some e-mail also contain so-called contact entries, which can be evaluated.
  • Another possibility is to have a global address book of a company, preferably available over a computer network, for
  • the gender of a person can be determined in different ways if needed. On the one hand, previous documents of the e-mail correspondence of two persons can be evaluated. On the other hand, a search in a local or global business address book is also possible here. Alternatively, but also, for example, on the Internet available first name encyclopedia for
  • Sex determination can be used.
  • the type of salutation can also be determined from a sender e-mail or from an address book that

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Abstract

Bei einem Verfahren zur Erzeugung eines ersten Dokuments (1), insbesondere eines Briefes, einer E-Mail oder einer SMS, mit Hilfe eines Informationsverarbeitungssystems (4), insbesondere eines Kommunikationsendgerätes wie beispielsweise eines Mobiltelefons, weist ein Benutzer des Informationsverarbeitungssystems (4) dem zu erzeugenden Dokument (1) in dem Informationsverarbeitungssystem einen Adressaten (R2) zu und das Informationsverarbeitungssystem (4) ermittelt zu diesem einen Adressaten (R2) einen für diesen Adressaten spezifischen Textbaustein (24, 25, 26) und fügt diesen einen für diesen Adressaten spezifischen Textbaustein in das zu erzeugende erste Dokument (1) ein. Das Informationsverarbeitungssystem (4) ermöglicht dem Benutzer außerdem eine Vervollständigung des zu erzeugenden Dokuments (1).

Description

Verfahren zur Erzeugung eines Dokuments mit Hilfe eines Informationsverarbeitungssystems
Beschreibung
Die Erfindung betrifft ein Verfahren zur Erzeugung eines (ersten) Dokuments, insbesondere eines Briefes, einer E- Mail oder einer SMS, mit Hilfe eines Informationsverarbeitungssystems, insbesondere eines Kommunikationsendgerätes, wie beispielsweise eines Mobiltelefons.
Derartige Verfahren sind, wie beispielsweise Verfahren zur Textverarbeitung, in großer Zahl aus dem Stand der Technik bekannt. Der Erfindung liegt die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren zur Erzeugung eines Dokuments mit Hilfe eines Informationsverarbeitungssystems anzugeben, welches dem Benutzer des Systems die Erstellung des Dokuments soweit wie möglich erleichtert. Diese Aufgabe wird mit Hilfe eines Verfahrens zur Erzeugung eines Dokuments nach dem
unabhängigen Patentanspruch gelöst.
Erfindungsgemäß ist ein Verfahren zur Erzeugung eines ersten Dokuments mit Hilfe eines Informationsverarbeitungs¬ systems vorgesehen, bei dem ein Benutzer des Informationsverarbeitungssystems die im zu erzeugenden Dokument in dem Informationsverarbeitungssystem wenigstens einen Adressaten zuweist. Das Informationsverarbeitungssystem ermittelt oder erzeugt daraufhin zu diesem wenigstens einen Adressaten wenigstens einen für diesen Adressaten spezifischen Textbaustein und fügt diesen wenigstens einen für diesen Adressaten spezifischen Textbaustein in das zu erzeugende erste Dokument ein. Das Informationsverarbeitungssystem ermöglicht dem Benutzer außerdem eine Vervollständigung des zu erzeugenden Dokuments.
Im Zusammenhang mit der Beschreibung der vorliegenden
Erfindung soll unter einem Dokument eine Zusammenstellung von Daten, insbesondere eine Datei oder mehrere,
vorzugsweise miteinander verknüpfte, beispielsweise mit einander über Hyperlinks verbundene, Dateien verstanden werden, mit denen Nachrichten zwischen einem Absender und wenigstens einem Adressaten übermittelt oder gespeichert werden können. Insbesondere handelt es sich dabei um
Briefe, E-Mails oder SMS-Nachrichten (SMS = Short Message Service) und ähnliche Dokumente, die mit Hilfe eines
Informationsverarbeitungssystems, insbesondere mit Hilfe eines Computers, beispielsweise eines Notebooks, eines sogenannten Personal Digital Assistants (PDAs) oder auch mit Hilfe eines Kommunikationsendgerätes, wie
beispielsweise mit Hilfe eines Mobiltelefons erstellt, versandt und gespeichert werden können.
Ein Dokument im Sinne der vorliegenden Erfindung kann dabei einen Adressaten oder mehrere Adressaten haben. Ein
Adressat im Sinne der vorliegenden Beschreibung ist dabei eine natürliche oder juristische Person, charakterisiert oder gekennzeichnet durch eine Adresse, wie beispielsweise eine geographische Zustelladresse ( Postzustelladresse ) oder eine E-Mail-Adresse oder durch eine Mobiltelefonnummer oder durch ähnliche zur Adressierung von Nachrichten geeignete Kennzeichen . In einem ersten Schritt des erfindungsgemäßen Verfahrens weist der Benutzer des Informationsverarbeitungssystems dem zu erzeugenden Dokument in diesem
Informationsverarbeitungssystem wenigstens einen Adressaten zu. Dies kann vorzugsweise dadurch geschehen, dass die Adresse des Adressaten, beispielweise seine
Postzustelladresse oder seine Telefax-Nummer, von Hand in das zu erzeugende Dokument eingegeben wird. Eine andere bevorzugte Möglichkeit besteht darin, dass der Benutzer eine von dem Adressaten des zu erzeugenden Dokuments empfangene E-Mail oder ein anderes von diesem Adressaten erhaltenes Dokument im Informationsverarbeitungssystem öffnet und dabei beispielsweise von einer vorhandenen
Funktion („Reply-Funktion" ) des Informationsverarbeitungssystems Gebrauch macht, ein zu diesem empfangenen Dokument gehörendes Antwortdokument zu erzeugen, indem der Benutzer beispielsweise auf den sogenannten „Reply-Button" des sogenannten „E-Mail-Clients" drückt, woraufhin dieser E- Mail-Client in bekannter Weise ein neues Fenster öffnet, in dem der Benutzer eine an den Adressaten gerichtete E-Mail abfassen kann, und in welchem der Adressat vorzugsweise bereits mit seiner Adresse eingetragen ist. Dem Fachmann sind weitere Möglichkeiten zur manuellen oder
automatischen, d. h. computerunterstützten Erzeugung solcher Dokumente bekannt, bei denen dem Dokument manuell oder computerunterstützt ein Adressat zugeordnet werden kann. Diese bekannten Verfahren müssen deshalb hier nicht ausführlich dargestellt werden.
Das erfindungsgemäße Informationsverarbeitungssystem ermittelt oder erzeugt nun zu diesem wenigstens einen
Adressaten wenigstens einen für diesen Adressaten
spezifischen Textbaustein und fügt diesen wenigstens für diesen Adressaten spezifischen Textbaustein in das zu erzeugende erste Dokument ein. Das Informations- Verarbeitungssystem ermöglicht dem Benutzer erfindungsgemäß ferner, eine Vervollständigung des zu erzeugenden
Dokuments, vorzugsweise durch weitere Texteingaben oder durch das Einfügen von elektronischen Bildern, Audiodaten oder Videodaten.
Bei einer bevorzugten Ausführungsform des erfindungsgemäße Verfahrens weist der Benutzer dem zu erzeugenden Dokument wenigstens einen Adressaten dadurch zu, dass der Benutzer das Dokument, ausgehend von wenigstens einem zweiten
Dokument erzeugt, welches das Informationsverarbeitungs¬ system von diesem Adressaten empfangen hat. Bevorzugte Beispiele für solche zweiten Dokumente sind E-Mails oder SMS-Nachrichten .
Gemäß einem weiteren bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung ist es vorgesehen, dass wenigstens ein für wenigstens einen Adressaten spezifischer Textbaustein durch zusätzliche Verfahrensschritte ermittelt oder erzeugt wird, bei denen das Informationsverarbeitungssystem wenigstens ein zweites Dokument in wenigstens einem Speicher
ermittelt, der mit Hilfe des Informationsverarbeitungs¬ systems gelesen werden kann, wobei der Adressat des ersten Dokuments diesem wenigstens einen zweiten Dokument als Absender zugeordnet ist.
In einem weiteren Schritt wird vorzugsweise wenigstens ein auf diese Weise ermitteltes zweites Dokument von dem
Informationsverarbeitungssystem nach für diesen Absender spezifischen Textbestandteilen durchsucht. In einem letzten Schritt wird vorzugsweise aus wenigstens einem bei dieser Suche gefundenen, für diesen Absender spezifischen
Textbestandteil wenigstens ein für den Adressaten des ersten Dokuments spezifischer Textbaustein ermittelt oder erzeugt und in das erste Dokument eingefügt.
Bei einer weiteren bevorzugten Ausführungsform der
vorliegenden Erfindung wird wenigstens ein für wenigstens einen Adressaten spezifischer Textbaustein aus einer in dem Informationsverarbeitungssystem oder in einem weiteren, insbesondere über ein Netzwerk zugänglichen,
Informationsverarbeitungssystem gespeicherten Sammlung von Textbausteinen ermittelt oder auf der Grundlage solcher Textbausteine erzeugt.
Gemäß einer weiteren bevorzugten Ausführungsform der
Erfindung wird die Sammlung von Textbausteinen laufend durch weitere Textbausteine ergänzt oder aktualisiert, insbesondere mit solchen Textbausteinen, die mit Hilfe der zusätzliche Schritte des weiter oben beschriebenen
Ausführungsbeispiels ermittelt oder erzeugt wurden.
Gemäß einer weiteren bevorzugten Ausführungsform der
Erfindung ist das zu erzeugende erste Dokument eine über ein Kommunikationsnetz zu übermittelnde Antwort des
Benutzers des Informationsverarbeitungssystems auf
wenigstens ein von einem Adressaten des zu erzeugenden Dokuments über ein Kommunikationsnetz empfangenes zweites Dokument. Bevorzugte Beispiele für solche Antwortdokumente sind E-Mail-Nachrichten oder SMS-Nachrichten.
Gemäß einer weiteren bevorzugten Ausführungsform der
Erfindung wird ein für den Adressaten des ersten Dokuments spezifischer Textbaustein mit Hilfe einer Suche in einer Datenbank generiert. Dabei kann es sich insbesondere um ein elektronisches Adressbuch handeln, das beispielsweise über ein Netzwerk für das Informationsverarbeitungssystem zugänglich ist.
Gemäß einer weiteren bevorzugten Ausführungsform der
Erfindung ist es vorgesehen, dass wenigstens ein für den Adressaten des ersten Dokuments spezifischer Textbaustein durch eine Analyse von mehreren Dokumenten der
vorhergehenden Korrespondenz mit diesem Adressaten
generiert wird. Vorzugsweise beinhaltet diese Analyse der vorhergehenden Korrespondenz eine Analyse der
adressatenspezifischen Textkomponenten dieser Dokumente, die beispielsweise von Adressangaben, Anreden,
Briefeinleitungen, Grußformeln oder sogenannten Signaturen.
Bei einem weiteren bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung ist es vorgesehen, dass wenigstens ein für den Adressaten des ersten Dokuments spezifischer Textbaustein die Anrede oder die Grußformel des ersten Dokuments
betrifft. Unter der Anrede soll dabei die in Briefen oder E-Mail-Nachrichten übliche Art der Eröffnung von solchen Dokumenten verstanden werden, die typischerweise
sprachliche Wendungen wie „Sehr geehrter Herr A, " oder „Liebe Frau B, " „Dear Mr. Baker" oder Ähnliches beinhalten. Unter einer Grußformel sollen dabei Textbestandteile verstanden werden, mit denen üblicherweise Briefe oder ähnliche Dokumente abgeschlossen werden, und die
typischerweise sprachliche Wendungen enthalten, wie
beispielsweise „Mit freundlichen Grüßen", „Best Regards" oder ähnliche sprachliche Wendungen. Gemäß einer weiteren bevorzugten Ausführungsform der
Erfindung ist es vorgesehen, dass dem Benutzer des
Informationsverarbeitungssystems eine Mehrzahl von
Textbausteinen zur Auswahl angeboten wird, und dass
wenigstens ein vom Benutzer ausgewählter Textbaustein von dem Informationsverarbeitungssystem in das erste Dokument eingesetzt wird.
Diese oder weitere Ausführungsformen oder
Ausführungsbeispiele der Erfindung können auch vorteilhaft miteinander kombiniert werden.
In Folgenden wird die Erfindung anhand bevorzugter
Ausführungsbeispiele und mit Hilfe von Figuren näher beschrieben. Dabei zeigt
FIG. 1 eine schematische Darstellung des
Informationsflusses und der Ressourcen im Zusammenhang mit einem erfindungsgemäßen Verfahren gemäß einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung;
FIG. 2 eine schematische Darstellung eines ersten und eines zweiten Dokuments im Zusammenhang mit dem erfindungsgemäßen Verfahren gemäß einer bevorzugten Ausführungsform der
Erfindung .
Bei der Beantwortung beispielsweise einer E-Mail oder einer SMS-Nachricht verwendet man normalerweise die gleiche oder eine ähnliche Anrede oder Grußformel für die adressierte Person wie in vorhergegangenen Dokumenten der Korrespondenz mit der gleichen Person oder man orientiert sich an der vom Absender vorhergehender E-Mails gewählten Art der Anrede oder der Abfassung einer Grußformel, wie beispielsweise „Hello Mr. Smith" oder „Hi Charles" oder „Dear Dr. Huh", wobei die Beziehung zu der angesprochenen Person von entscheidender Bedeutung für die Auswahl der Anredeform oder der Grußform ist. In vielen E-Mail-Clients ist auch die Verwendung voreingestellter sogenannter E-Mail- Signaturen üblich geworden, wobei ein Benutzer häufig in unterschiedlichen Situationen unterschiedliche Signaturen verwenden möchte, beispielsweise eine eher förmliche
Signatur für eine Kommunikation mit einem externen
Geschäftspartner, oder eine kürzere, weniger förmliche Signatur für die unternehmensinterne Kommunikation mit Kollegen, abhängig auch von der Stellung oder dem Rang der adressierten Person.
Bei bekannten Systemen muss die Auswahl der angemessenen Anredeform oder der Grußform oder der E-Mail-Signatur manuell erfolgen, was häufig zeitraubend ist, insbesondere dann, wenn zur Eingabe von Texten nur die begrenzten
Ressourcen von Kommunikationsendgeräten, wie beispielsweise von Mobiltelefonen zur Verfügung stehen.
Bekannte E-Mail-Clients erlauben nur die Einfügung
voreingestellter E-Mail-Signaturen in eine Antwort-E-Mail, oder sie bieten eine manuelle Auswahl verschiedener
Signaturen an. Dabei sind die angebotenen Textbausteine jedoch nicht spezifisch für den Adressaten des aktuell zu erstellenden oder abzusendenden Dokuments.
Erfindungsgemäß ist nun vorgesehen, dass ein
Informationsverarbeitungssystem, das zur Erzeugung eines Dokuments für einen bestimmten Adressaten verwendet wird, solche Textbausteine, wie beispielsweise Anreden,
Grußformeln oder sogenannte Signaturen dem Adressaten des Dokuments anpasst. Dies geschieht vorzugsweise in einer kontextabhängigen Weise, beispielsweise durch Erstellung einer angepassten Signatur in einer Antwort-E-Mail.
Um dies zu erreichen sieht die vorliegende Erfindung vor, dass auf dem erfindungsgemäßen Informationsverarbeitungssystem ein Verfahren zur Erzeugung eines ersten
Dokuments 1, insbesondere eines Briefes, einer E-Mail oder einer SMS, mit Hilfe eines Informationsverarbeitungssystems 4 durchgeführt wird, wobei dieses Informationssystem insbesondere ein Kommunikationsendgerät, beispielsweise ein Mobiltelefon sein kann. Dazu weist ein Benutzer des
Informationsverarbeitungssystems 4 dem zu erzeugenden
Dokument 1 in diesem Informationsverarbeitungssystem wenigstens einen Adressaten R2 zu, und das
Informationsverarbeitungssystem 4 ermittelt zu diesem wenigstens einen Adressaten R2 wenigstens einen für diesen Adressaten spezifischen Textbaustein 24, 25 oder 26 und fügt diesen wenigstens einen für diesen Adressaten
spezifischen Textbaustein in das zu erzeugende erste
Dokument 1 ein. Das Informationsverarbeitungssystem
ermöglicht dem Benutzer ferner eine Vervollständigung des zu erzeugenden Dokuments.
Ausgehend beispielsweise von einer E-Mail, die der Benutzer Robert Baker von der Absenderin Alice Anders empfangen hat, erstellt Robert Baker mit Hilfe der Reply-Funktion seines E-Mail-Clients eine Antwort-E-Mail 1 an Alice Anders. Nach dem Drücken des Reply-Knopfes seines E-Mail-Clients enthält das zu erzeugende Dokument regelmäßig bereits die Adresse R2 von Alice Anders. Optional bieten einige E-Mail-Clients die Angabe eines Absenders S2 in einen häufig mit dem Wort „from" bezeichneten Absenderfeld an. In unserem Beispiel hat das Informationsverarbeitungssystem dem Namen der Adressatin „Alice Anders" die
geschlechtsspezifische Anrede „Mrs." vorangestellt, die das Informationsverarbeitungssystem vorzugsweise mit Hilfe einer Recherche in einer Vornamendatenbank ermittelt hat, aus der sich ergeben hat, dass Alice ein weiblicher Vorname ist.
Beispielsweise aus vorangegangener Korrespondenz oder aus anderen Informationen in Robert Bakers
Informationsverarbeitungssystem könnte sich ergeben haben, dass Robert Baker als Absender eine informelle Anrede der Adressatin in seiner Antwort-E-Mail 1 bevorzugt.
Dementsprechend hat das Informationsverarbeitungssystem als Anrede den Textbaustein „Hi Alice" gewählt, der aus der im Angloamerikanischen Sprachraum üblichen informellen Anrede „Hi" 24 in Verbindung mit dem Vornamen 25 besteht.
Der Benutzer Robert Baker kann nun das zu erstellende
Dokument um einen von ihm frei gewählten Text (Text 4, Text 5, Text 6) ergänzen. Als Grußformel hat das
Informationssystem des Benutzers Robert Baker die
informelle Grußformel „Take care" 26 ausgewählt, die mit der informellen Vornamensvariante „Bob" 27 des Vornamens Robert abgeschlossen wird.
Wie in der FIG. 1 dargestellt, öffnet der Benutzer das über das Netz 5 über den Übertragungsweg 7 empfangene Dokument 2 auf seinem Informationsverarbeitungssystem 4 wodurch die Arbeitskopie 2' dieses empfangenen Dokuments geöffnet 10 wird. Auf manuelle Weise oder beispielsweise durch Drücken des Reply-Buttons seines E-Mail-Clients öffnet 11 der Benutzer das Antwortdokument 1 in seinem Informationssystem 4. Bevor dieses Antwortdokument 1 von dem
Informationssystem 4 über das Netzwerk 5 versandt 9 wird, ermittelt das Informationssystem 4 die zur automatischen Erzeugung der benötigten Textbausteine relevanten
Informationen vorzugsweise über das Netzwerk 5 durch einen Zugriff 8 auf das Informationsverarbeitungssystem 6, in dem Dokumente 3 gespeicherten, die Informationen enthalten, die zur Erstellung der adressatenspezifischen Textbausteine benötigt werden.
Die Erfindung kann alternativ zur Verwendung im
Zusammenhang mit E-Mail-Clients, bei denen die E-Mails, beispielsweise über das POP3-Protokoll , auf das
Informationssystem des Benutzers heruntergeladen werden, auch mit Hilfe von sogenannten Webmail-Servern verwirklicht werden, bei denen die E-Mails auf einem Server, der über das Netzwerk für das Informationsverarbeitungssystem des Benutzers zugänglich ist, verarbeitet werden.
Es ist für die Erfindung unerheblich, ob das Verfahren auf einem lokalen Informationsverarbeitungssystem des Benutzers oder auf einem entfernten Informationsverarbeitungssystem eines Kommunikationsanbieters abläuft, welches
beispielsweise für den Benutzer über sein lokales
Informationsverarbeitungssystem und ein zwischen beiden Informationsverarbeitungssystemen befindliches Netzwerk zugänglich ist.
In einer einfachen Variante des erfindungsgemäßen
Verfahrens sendet ein Absender A eine E-Mail an einen
Empfänger B. Das erfindungsgemäße Verfahren oder die dieses Verfahren ausführenden Informationsverarbeitungssysteme analysieren nun die E-Mail-Korrespondenz oder auch andere Korrespondenz, die möglicherweise auf einem der beteiligten Informationssysteme gespeichert ist, zwischen dem Absender A und dem Empfänger B. In einer einfachen Ausführungsvariante der Erfindung setzt das Informationsverarbeitungssystem nun die gleiche Anrede, Grußformel oder die gleiche Signatur in das zu erstellende Dokument ein, wie die Anrede oder die Grußformel oder die Signatur, die in dem empfangenen Dokument enthalten sind, wobei die Adressen entsprechend ausgetauscht werden und vorzugsweise
geschlechtsspezifische oder andere personenspezifische Attribute angepasst werden.
Bei einer anderen bevorzugten Ausführungsform der Erfindung analysiert das erfindungsgemäße Verfahren, in welcher Weise ein Absender einen Adressaten in vorhergehenden Dokumenten adressiert hat. Hat beispielsweise der Absender Sally
Dearfield dem Adressaten Thomas White in einem
vorhergehenden Dokument die Anrede „Hi Tom" verwendet, dann setzt das erfindungsgemäße Verfahren nun vorzugsweise in die zu erstellende E-Mail die Anrede „Hi Sally" als
automatische Anrede ein. Dabei kann das erfindungsgemäße Verfahren auch die Sprache an den Adressaten anpassen. So kann in einem Ausführungsbeispiel der Erfindung vorgesehen sein, dass, falls Absender A den Empfänger B mit „Hallo Thomas" angeredet hat, nun die Anrede „Hallo Sally"
verwendet wird.
Der Name einer Person kann dabei auf unterschiedliche
Weisen ermittelt werden. Zum einen kann in einer E-Ma
Nachricht die Absenderadresse oder das Namensfeld im
Kopfteil der E-Mail ausgewertet werden. Einige E-Mail enthalten auch sogenannte Kontakt-Einträge, welche ausgewertet werden können. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, ein globales Adressbuch eines Unternehmens, das vorzugsweise über ein Computernetz verfügbar ist, zur
Auswertung heranzuziehen. Außerdem kann die Signatur des Absenders einer E-Mail dazu verwendet werden, eine
angemessene Anrede automatisch zu erzeugen.
Das Geschlecht einer Person kann, falls benötigt, auf unterschiedliche Weisen ermittelt werden. Zum einen können vorhergehende Dokumente der E-Mail-Korrespondenz zweier Personen ausgewertet werden. Zum anderen ist auch hier eine Suche in einem lokalen oder globalen Unternehmensadressbuch möglich. Alternativ dazu können aber auch, beispielsweise im Internet verfügbare Vornamenslexika zur
Geschlechtsbestimmung verwendet werden.
Die Art einer Anrede, wie beispielsweise „Dear" oder „Hi" oder ähnliches, kann ebenfalls aus einer Absender-E-Mail oder aus einem Adressbuch ermittelt werden, das
möglicherweise Hinweise auf die von einer Person
gewünschten Anreden enthalten kann. Auch hier ist wieder der Zugriff auf Dokumente der vorhergehenden E-Mail- Korrespondenz möglich. Außerdem ist es möglich, dem System Präferenzen des Benutzers, beispielsweise in Form eines Anwenderprofils, bekanntzugeben, so kann das System
beispielsweise so konfiguriert werden, dass es
normalerweise Formeln wie „Lieber/ Liebe", „Hallo", „Sehr geehrter Herr/ Sehr geehrte Frau" oder ähnliche
Anredeformen verwendet.

Claims

Patentansprüche
1. Verfahren zur Erzeugung eines ersten Dokuments (1), insbesondere eines Briefes, einer E-Mail oder einer SMS- Nachricht, mit Hilfe eines Informationsverarbeitungssystems (4), insbesondere eines Kommunikationsendgerätes wie beispielsweise eines Mobiltelefons, gekennzeichnet durch folgende Schritte: a) ein Benutzer des Informationsverarbeitungssystems (4) weist dem zu erzeugenden Dokument (1) in dem
Informationsverarbeitungssystem wenigstens einen Adressaten (R2) zu; b) das Informationsverarbeitungssystem (4) ermittelt oder erzeugt zu diesem wenigstens einen Adressaten (R2)
wenigstens einen für diesen Adressaten spezifischen
Textbaustein (24, 25, 26) und fügt diesen wenigstens einen für diesen Adressaten spezifischen Textbaustein in das zu erzeugende erste Dokument (1) ein; c) das Informationsverarbeitungssystem (4) ermöglicht dem Benutzer eine Vervollständigung des zu erzeugenden
Dokuments ( 1 ) .
2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass der Benutzer dem zu erzeugenden ersten Dokument wenigstens einen Adressaten zuweist, indem der Benutzer das Dokument ausgehend von wenigstens einem zweiten Dokument (2, 2') erzeugt, welches das Informationsverarbeitungssystem von diesem Adressaten empfangen hat.
3. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass wenigstens ein für wenigstens einen Adressaten spezifischer Textbaustein durch folgende zusätzliche Schritte ermittelt oder erzeugt wird: d) das Informationsverarbeitungssystem ermittelt wenigstens ein zweites Dokument (3) in wenigstens einem Speicher 6, der mit Hilfe des Informationsverarbeitungssystems gelesen werden kann, welchem der Adressat des ersten Dokuments als Absender zugeordnet ist; e) wenigstens ein ermitteltes zweites Dokument wird von dem Informationsverarbeitungssystem nach für diesen Absender spezifischen Textbestandteilen durchsucht; f) aus wenigstens einem bei dieser Suche gefundenen, für diesen Absender spezifischen ersten Textbestandteil wird wenigstens ein für den Adressaten des ersten Dokuments spezifischer zweiter Textbaustein erzeugt, der insbesondere auch mit dem ersten Textbaustein identisch sein kann, und dieser zweite Textbaustein wird in das erste Dokument eingefügt .
4. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass wenigstens ein für wenigstens einen Adressaten spezifischer Textbaustein aus einer in dem Informationsverarbeitungssystem (4) oder in einem weiteren, insbesondere über ein Netzwerk (5) zugänglichen,
Informationsverarbeitungssystem (6) gespeicherten Sammlung von Textbausteinen (3) ermittelt wird.
5. Verfahren nach Anspruch 4, dadurch gekennzeichnet, dass die Sammlung (3) von Textbausteinen laufend durch weitere Textbausteine ergänzt oder aktualisiert wird, insbesondere mit solchen Textbausteinen, die mit Hilfe der zusätzlichen Schritte des Anspruchs 3 ermittelt oder erzeugt wurden.
6. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass das zu erzeugende erste
Dokument (1) eine über ein Kommunikationsnetz (5) zu übermittelnde Antwort des Benutzers des
Informationsverarbeitungssystems (4) auf wenigstens ein von einem Adressaten des zu erzeugenden Dokuments (1) über ein Kommunikationsnetz (5) empfangenes zweites Dokument (2) ist .
7. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass ein für den Adressaten des ersten Dokuments spezifischer Textbaustein mit Hilfe einer Suche in einer Datenbank, insbesondere in einem
elektronischen Adressbuch, ermittelt oder erzeugt wird.
8. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass wenigstens ein für den
Adressaten des ersten Dokuments spezifischer Textbaustein durch eine Analyse von mehreren Dokumenten der
vorhergehenden Korrespondenz mit diesem Adressaten
ermittelt oder erzeugt wird.
9. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass wenigstens ein für den
Adressaten des ersten Dokuments spezifischer Textbaustein die Anrede (24, 25) oder die Grußformel (26) des ersten Dokuments (1) betrifft.
10. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass dem Benutzer des
Informationsverarbeitungssystems eine Mehrzahl von
Textbausteinen zur Auswahl angeboten wird, und dass wenigstens ein vom Benutzer ausgewählter Textbaustein von dem Informationsverarbeitungssystem (4) in das erste Dokument (1) eingesetzt wird.
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