WO2011125828A1 - 書類管理システム、判定装置、データ出力制御装置、書類管理方法、書類管理プログラム - Google Patents

書類管理システム、判定装置、データ出力制御装置、書類管理方法、書類管理プログラム Download PDF

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WO2011125828A1
WO2011125828A1 PCT/JP2011/058191 JP2011058191W WO2011125828A1 WO 2011125828 A1 WO2011125828 A1 WO 2011125828A1 JP 2011058191 W JP2011058191 W JP 2011058191W WO 2011125828 A1 WO2011125828 A1 WO 2011125828A1
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WO
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information
document
data
management
policy
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PCT/JP2011/058191
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French (fr)
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宮崎　真悟
誠 秋元
竜朗 池田
森尻　智昭
利夫 岡本
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Toshiba Corp
Toshiba Digital Solutions Corp
Original Assignee
Toshiba Corp
Toshiba Solutions Corp
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Publication date
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Priority to CN2011800179995A priority patent/CN102834841A/zh
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Ceased legal-status Critical Current

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    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING OR CALCULATING; COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/10—Office automation; Time management
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING OR CALCULATING; COUNTING
    • G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
    • G06F21/00—Security arrangements for protecting computers, components thereof, programs or data against unauthorised activity
    • G06F21/60—Protecting data
    • G06F21/62—Protecting access to data via a platform, e.g. using keys or access control rules
    • G06F21/6218—Protecting access to data via a platform, e.g. using keys or access control rules to a system of files or objects, e.g. local or distributed file system or database

Definitions

  • the embodiment of the present invention relates to a technique for digitizing a paper document and storing it as original data and managing operations on the original data such as browsing and electronic information and copying to paper.
  • the scope of compliance is not limited to the original, but extends to all copies where the information resides.
  • events that lead to customer information leaks should not occur for financial institutions under the supervision of the Financial Services Agency, and even if such an event occurs, it is necessary to be able to elucidate the background and route. is there. Therefore, access authority management and traceability management of data including paid personal information are fundamental and most important issues for strengthening compliance.
  • the embodiment of the present invention has also been made to solve the above-described problems.
  • a policy corresponding to a document type is created, and this policy is managed to facilitate the management and system. It aims at providing the technology which reduces the load of the.
  • the document management system acquires identification information of original data that is digital data of a paper document, or a management ID that is identification information of duplicate data of the original data, and uses the management ID to obtain information regarding the type of the paper document Is obtained from the storage unit, and an information acquisition unit for outputting the document type information is provided.
  • the document management system acquires operation information that is information for identifying an operation type for original data or duplicate data, user information that is information about a user, and the document type information.
  • the policy information defining the user's operation range is selected based on the document type information, and whether the user defined by the user information has the authority to execute the operation defined by the operation information is selected.
  • a policy selection determination unit for determining according to the definition of the policy information.
  • FIG. 1 is a diagram illustrating an example of a configuration of a document management system according to Embodiment 1.
  • FIG. 6 is a diagram illustrating an example of a data configuration of a management file according to Embodiments 1 and 2.
  • FIG. It is a figure which shows an example of the process of the document management system concerning Embodiment 1, and the flow of data.
  • 2 is a diagram illustrating an example of the configuration and operation of the OCR scanner device according to Embodiment 1.
  • FIG. 2 is a diagram illustrating an example of the configuration and operation of an entry device and a filing device according to Embodiment 1.
  • FIG. 6 is a diagram illustrating an example of the configuration and operation of the security operation device according to Embodiment 1.
  • FIG. 6 is a diagram illustrating an example of the configuration and operation of a host system apparatus according to Embodiments 1 and 2.
  • FIG. 6 is a diagram illustrating an example of the configuration and operation of the security operation device according to Embodiment 1.
  • FIG. It is a figure which shows an example of a structure and operation
  • FIG. 6 is a diagram illustrating an example of the configuration and operation of the security operation device according to Embodiment 1.
  • FIG. 6 is a diagram illustrating an example of data held in a policy storage unit according to Embodiment 1.
  • FIG. 6 is a diagram illustrating an example of a data configuration of a document attribute conversion profile according to Embodiment 1.
  • FIG. 6 is a diagram showing an example of a data configuration of a policy reference file according to Embodiment 1.
  • FIG. It is a figure which shows an example of a structure of the document management system which concerns on Embodiment 2.
  • FIG. It is a figure which shows an example of the table which management DB which concerns on Embodiment 2 hold
  • FIG. 10 is a diagram illustrating an example of a data configuration of a document attribute conversion profile according to Embodiment 2.
  • FIG. 10 is a diagram illustrating an example of a data configuration of a document attribute conversion profile according to Embodiment 2.
  • FIG. 1 shows an example of the data structure of the policy reference file which concerns on Embodiment 2.
  • FIG. 1 is a figure explaining one of the effects show
  • the document management system acquires identification information of original data that is digital data of a paper document, or a management ID that is identification information of duplicate data of the original data, and uses the management ID to obtain information regarding the type of the paper document Is obtained from the storage unit, and an information acquisition unit for outputting the document type information is provided.
  • the document management system acquires operation information that is information for identifying an operation type for original data or duplicate data, user information that is information about a user, and the document type information.
  • the policy information defining the user's operation range is selected based on the document type information, and whether the user defined by the user information has the authority to execute the operation defined by the operation information is selected.
  • a policy selection determination unit for determining according to the definition of the policy information.
  • each device described below can be implemented by either a hardware configuration or a configuration in which hardware resources and software resources cooperate with each device.
  • a program that is installed in advance on a computer of a corresponding device from a network or a storage medium and that makes the corresponding device realize a function is used.
  • Non-Patent Reference 1 relating to a document in which a rule (policy) format relating to the general reference and editing authority described above is defined is referred to.
  • policy a rule relating to the general reference and editing authority described above is defined.
  • any expression may be adopted. Note that in the description example of the present embodiment, description of components that are not related to the essence of the present invention is omitted from the name space, attributes, and elements.
  • FIG. 1 is a schematic diagram showing a configuration of a document management system according to each embodiment.
  • the document management system 1 reads an original document (paper document), converts it into image data, recognizes character information from the image data, generates text data as digital data, and determines and sets the document type.
  • a scanner device 100 is included.
  • the document management system 1 includes an entry device 200 that generates original data by displaying image data and recognized text data, and supporting correction and complementation of the text data.
  • the document management system 1 further includes a filing device 300 that stores original data and a security operation device 400 that centrally manages a copy of an information medium derived from the original data of the document.
  • the document management system 1 holds policy data for document management, and requests a policy management apparatus 600 for determining whether or not to operate a document based on a request condition for the operation of the document, and an operation for the document.
  • a plurality of host system devices 500 1 to 500 m (hereinafter referred to as host system devices 500). These devices are configured to be able to communicate with each other.
  • the types of document operations required by the host system apparatus 500 include browsing of original data, electronic copying, printing on paper, erasing, etc., and processing of electronic copying, printing, and scanning from original data. There are browsing, copying, printing, erasing, and disposal of duplicated copies.
  • the duplicate includes various information media such as electronic files, paper, and CD-ROM.
  • the host system device 500 can be realized as long as it can input an operation request to an information medium such as electronic data or paper.
  • an information medium such as electronic data or paper.
  • a mobile phone, a PC (Personal Computer) is used according to the used medium.
  • It is realized as various devices such as a digital multifunction device (Multi-Function Printer), a printer, a copier / scanner, a shredder, a microfilm reader, a DVD reader, and a multi-drive, and operates in cooperation with the security operation device 400.
  • a digital multifunction device Multi-Function Printer
  • printer printer
  • copier / scanner a copier / scanner
  • a shredder a microfilm reader
  • DVD reader Digital Multi-drive
  • the document management system 1 assigns a unique management ID (Identification) for individual identification of the information medium described above to each information medium, and creates, discards, and interrelates (system and System type management is performed by associating the status of media type) and media usage with the original document.
  • a unique management ID Identity
  • system and System type management is performed by associating the status of media type
  • the document management system 1 can convert the electronic data into an electronic file in a file format including a management ID.
  • the converted electronic file is called a management file.
  • the management file includes header information including a management ID and attribute information, a usage control policy, and authentication information for the management file, in addition to the electronic data body of the target information.
  • the management file includes a header part, a usage control policy part, a body part, and an authentication data part.
  • the header part has a configuration including a management ID of the electronic data, a management ID of the parent information medium, a generation number, a medium type, file information, file storage information, and information management server information.
  • the configuration of the header portion is not limited to this.
  • the management ID of the parent information medium for example, the management ID of the original electronic data when the electronic data is copied, the management ID of the original electronic data when printing the electronic data and outputting the paper medium, and the paper medium with a scanner
  • the management ID assigned to the paper medium when converted to electronic data is used.
  • the generation number corresponds to the generation number in the system relationship in which the management file copied from the original data is managed with the parent, child, and grandchild, starting from the original data first registered in the filing apparatus 300 of the document management system 1. It represents the generation number. For example, if the generation number of the management file corresponding to the parent is 1, the generation number of the child information medium corresponding to the duplication is 2, and the generation number of the grandchild information medium corresponding to the duplication of the child information medium is 3.
  • the expression format of the generation number is not limited to this.
  • the file information includes the file format, file size, creator information, creation date information, and creation location information of the electronic data.
  • the file storage information includes information indicating whether or not the electronic data main body stored in the body portion is encrypted, and if encrypted, further includes information on the encryption algorithm, the encryption key, and the encryption module. It is out.
  • the information management server information is information for verifying the MAC address, IP address, URI, and authentication data part of the security operation device 400. As information for verifying the authentication data portion, encryption key information or an encryption key certificate related to the key may be stored.
  • the usage conditions for the electronic data such as the expiration date of the electronic file, the location where it can be used, the disclosure range information of the organization, etc.
  • the usage control policy information related to the usage constraint describing the processing of the electronic file to be permitted or prohibited is stored.
  • the electronic data body or encrypted data obtained by applying encryption processing to the electronic data is stored.
  • authentication data information obtained by performing encryption processing by the security operation device 400 on the header part, the usage control policy part, and the body part is stored.
  • Data authentication information includes digital signatures using public key cryptosystems such as DSA (Digital Signature Algorithm), RSA (Rivest-Shamir-Adleman Scheme), ECDSA (Elliptic Curves DSA), MAC (using hash functions and common key cryptography).
  • Message Authentication Code is used, but not limited to these.
  • FIG. 3 is a diagram illustrating the flow of data and processing between each device of the document management system 1.
  • Entry described in FIG. 3 indicates the flow of registration processing of data and each ID, and the processing proceeds in the order in parentheses.
  • Operaation described in FIG. 3 indicates the flow of processing when the above-described operation request such as browsing of original data, electronic copying, etc. is received from the user, and processing is performed in the order in parentheses. Advances. Hereinafter, details of each of these processes will be described for each apparatus.
  • the operation request unit 101 of the OCR scanner device 100 sends a document reading request to the central control unit 102 (ST1).
  • the central control unit 102 When the central control unit 102 receives a document reading request from the operation request unit 101, the central control unit 102 sends a paper feeding process start request to the paper feeding unit 103 (ST2). The central control unit 102 sends a request to start scanning processing of the document to the scanner unit 104 after the paper feeding processing start request to the paper feeding unit 103 (ST3).
  • the paper feed unit 103 Upon receiving a document paper feed process start request from the central control unit 102, the paper feed unit 103 starts the paper feed process so that the scanner unit 104 reads the document. The data is sent to the control unit 102 (ST4).
  • the scanner unit 104 Upon receiving a document scanning process start request from the central control unit 102, the scanner unit 104 generates image data that is digital data of the document in conjunction with the paper feeding operation of the paper feeding unit 103, and generates the generated image data. Is sent to the central control unit 102 (ST5). When a reading error occurs, the contents are sent to the central control unit 102.
  • the central control unit 102 When the central control unit 102 receives the transmission completion notification from the paper feeding unit 103 and the image data from the scanner unit 104, the central control unit 102 sends the image data to the document attribute judgment unit 105 and sends a document type judgment request for the image data. (ST6).
  • the scan processing start request to the scanner unit 104 may be sent from the paper feed unit 103 in accordance with the progress of the paper feed operation.
  • the document attribute determination unit 105 receives the image data of the document from the central control unit 102, analyzes the paper size and description of the document, generates text data (hereinafter, recognized text data), and determines the document type. To do.
  • the document type is, for example, classification information that can be organized according to differences in document handling rules and business flows such as catalogs, design documents, contracts, and identity verification forms.
  • the method of analyzing the description of a document and the method of determining the document type are: text analysis from image data, determination from the document title and keyword, analysis by determining the document serial number, document such as a frame line Any of the methods for determining from the layout pattern may be used.
  • the document type may be determined from information stored in the tag.
  • these barcodes, tags, RFIDs, and the like are based on character information such as an array of numbers, so these barcodes are also included in the concept of character information. Any method or a combination thereof may be used as long as it can organize document types from image data.
  • the document attribute determination unit 105 sends the image data, the recognized text data, and the determined document type to the data transmission unit 106 (ST7).
  • general techniques disclosed in, for example, Japanese Patent Laid-Open Nos. 2003-168073 and 2003-168074 may be employed.
  • the data transmitting unit 106 Upon receiving the image data, the recognized text data, and the determined document type from the document attribute determining unit 105, the data transmitting unit 106 transmits the image data, the recognized text data, and the document type to the entry device 200 (ST8).
  • the entry management unit 201 of the entry device 200 is a functional unit that manages all correction and interpolation operations, and includes an entry management DB 2011.
  • the entry management DB 2011 temporarily stores the image data, the recognized text data, and the document type transmitted from the data transmission unit 106 in association with each other and the corrected text data (hereinafter, corrected) from the editing support unit 202. Text data) is also temporarily stored in association with each other.
  • the editing support unit 202 is a functional unit that supports confirmation, correction, and interpolation of character string data by a data correction operator (puncher).
  • a data correction operator Puncher
  • the editing support unit 202 simultaneously displays image data and recognized text data corresponding to the image data by using the display unit and input unit of the entry device 200, and supports correction and interpolation work of character string data by a puncher.
  • the entry management DB 201 stores a table in which puncher identification information and document types are associated with each other, so that the entry management unit 201 corrects and interpolates only data of a specific document type for a specific puncher. Can be controlled. Alternatively, control can be performed so that correction and interpolation work is not performed on data of a specific document type.
  • the entry management unit 201 of the entry device 200 receives the document type, image data, and recognized text data from the OCR scanner device 100 (ST8), and temporarily stores these data in the entry management DB 2011 in association with each other. In response to a request from the editing support unit 202, the entry management unit 201 sends image data and recognized text data to the editing support unit 202 (ST9).
  • the puncher compares the displayed image data with the recognized text data to correct the character string data erroneously recognized by the OCR scanner device 100 to regular data.
  • the corrected text data is transmitted to the entry management unit 201 (ST10) and held in the entry management DB 2011.
  • the filing control unit 301 of the filing device 300 includes image data and regular text data (corrected text data when correction or complement is required, or recognized text data when correction or complement is not required), and document type Are acquired (ST11) and stored in the original data storage unit 302 in association with each other (ST12).
  • image data and regular text data are referred to as original data.
  • the filing control unit 301 obtains the storage type information when the document type and the original data are held in the original data storage unit 302, and sends them to the entry device 200 as a storage ID (ST13).
  • the entry control unit 201 Upon receipt of the storage ID from the filing device 300, the entry control unit 201 sends the storage ID and the document type of the document to the security operation device 400 and requests a document registration process (ST14).
  • the communication management unit 401 of the security operation device 400 When the communication management unit 401 of the security operation device 400 receives the document type and the storage ID together with the document registration processing request from the entry device 200, the communication management unit 401 sends the document type and the storage ID to the security control unit 402 (ST15).
  • the security control unit 402 Upon receiving the document type and storage ID from the communication management unit 401, the security control unit 402 sends out the document type, storage ID, medium type, and location to the management DB control unit 403 (ST16), and registers in the management DB 404. Is requested (ST17).
  • the medium type transmitted here is “electronic data” because it is the original data of the document. Further, since the location is the original data, it becomes a “filing device”.
  • FIG. 7 is a diagram illustrating a data configuration recorded in the management DB 404.
  • the management DB 404 stores data in association with each other using the system management table 4041.
  • the system management table 4041 has management ID, document type, storage ID, medium type information, location, parent management ID, and original management ID data.
  • the location indicates the location or owner of the original data or a copy thereof.
  • the parent management ID indicates the management ID of the information medium that is the copy source of the information medium indicated by the management ID.
  • the management ID of the original indicates the management ID of the original data that is the origin of the copy that is derived from the original data by repeatedly copying such as electronic copying, printing, and scanning. For example, a copy (management ID: # 1001101) of original data (management ID: # 1000101) of the contract (life) in FIG. 7 printed on paper has a parent ID of # 1000101 and an original management ID of # 1000101. .
  • the management DB control unit 403 sends the management ID issued for the original data of the document to the security control unit 402 (ST18).
  • the security control unit 402 Upon receiving the management ID from the management DB control unit 403, the security control unit 402 sends the processing result of the registration request of the entry device 200 including the management ID to the communication management unit 401, and returns a reply to the entry device 200. Request (ST19).
  • the communication management unit 401 sends processing result information including the management ID to the entry device 200 (ST20). This completes the registration process.
  • the request reception unit 501 of the host system apparatus 500 When the request reception unit 501 of the host system apparatus 500 receives an operation request for a document to which a management ID is assigned, the request reception unit 501 operates the management ID of the document and the type of operation for the original data or duplicate data.
  • the contents of the document operation request including the information for identifying the user and the user information related to the requesting user are sent to the host control unit 502 (ST31).
  • the user information includes information necessary for determining whether or not the document operation is possible, such as information identifying an individual such as an employee number, information identifying a department to which the user belongs, and attribute information such as a manager or regular employee. When copying, all user information that receives the copy is also included.
  • the upper control unit 502 Upon receiving the management ID and the document operation request content from the request receiving unit 501, the upper control unit 502 sends a context information acquisition request to the context information acquiring unit 503 (ST32).
  • the context information acquisition unit 503 acquires context information about the higher level system device 500 such as an IP address and a MAC address from the related functions of the operating system, and the like. (ST33).
  • the context information acquisition unit 503 and ST32 to ST33 can be omitted.
  • the authority of document operation by the connection domain is effective in a scene where, for example, only LAN connection on the 7th floor of the head office building can be printed, but in the case of wireless LAN connection, all copying is disabled.
  • the context information is information related to the device of the host system device 500.
  • the host system device 500 is a device that is used by the user and is information that can identify the user. Therefore, the context information is included in the information about the user.
  • the host control unit 502 sends the operation request contents, management ID, and operation condition information to the security operation device 400 (ST34).
  • the operation condition information is information including user information, context information, and other information necessary for document operation of the document management system 1.
  • the operation accepting unit 405 of the security operation device 400 receives the document operation request content, management ID, and operation condition information from the host system device 500, the operation request content, management ID, and operation condition information are sent to the security control unit 402. Sending out and requesting document operation processing (ST35).
  • the security control unit 402 Upon receiving the document operation request content, management ID, and operation condition information from the operation accepting unit 405, the security control unit 402 sends the management ID to the management DB control unit 403, and the document of the document managed with the management ID A request is made to return the type (ST36).
  • the management DB control unit 403 When the management DB control unit 403 receives the transmission request for the document type including the management ID from the security control unit 402, the management DB control unit 403 searches the management DB 404 for the management ID and acquires the associated document type (ST37). The management DB control unit 403 sends the acquired document type to the security control unit 402 (ST38).
  • the security control unit 402 Upon receiving the document type from the management DB control unit 403, the security control unit 402 sends the operation type, the document type, and the operation condition information included in the document operation request content to the policy management apparatus 600, and the operation condition information In step ST39, a request is made to determine whether or not the management type can be operated.
  • various types of operations such as browsing of original data, electronic copying, printing, erasing, electronic copying derived from original data, reproduction of printed matter (electronic copying, printing, scanning), electronic file, document, CD-ROM, etc.
  • the policy control unit 601 of the policy management device 600 When the policy control unit 601 of the policy management device 600 receives an operation availability determination request including the operation type, document type, and operation condition information from the security operation device 400, the policy control unit 601 sends the document type to the policy resolution unit 602. The selection of a policy file (policy information) corresponding to the document type is requested (ST40).
  • the policy resolution unit 602 When the policy resolution unit 602 receives a policy file selection request including the document type from the policy control unit 601, the policy resolution unit 602 refers to the document attribute conversion profile 6041 and the policy reference file 6042 stored in the policy storage unit 604 and refers to the document type. A policy file corresponding to is selected (ST41).
  • FIG. 12 shows an example of data held in the policy storage unit 604.
  • the document attribute conversion profile 6041 manages the relationship between the document type and the policy identifier.
  • FIG. 13 shows a data configuration example of the document attribute conversion profile 6041. In FIG. 13, for example, when the document type is “catalog”, the policy specified by the policy identifier “NoPersonal-Commodity” is referred to.
  • the policy reference file 6042 manages the relationship between the policy identifier and the policy file 6043.
  • FIG. 14 shows a data configuration example of the policy reference file 6042.
  • the entity of the policy file whose policy identifier is “NoPersonal-Commodity” is “policy-01.xml”.
  • the policy resolution unit 602 refers to the document attribute conversion profile 6041 from the policy storage unit 604, searches for a policy identifier whose document type (ResourceReferenceValue Id) is “contract”, and determines a policy of “Personal-Contract”. Get identifier (ResourceTypeId).
  • the policy resolution unit 602 refers to the policy reference file 6042 from the policy storage unit 604, searches for a policy file (PolicyReferenceId) corresponding to the policy identifier “Personal-Contract”, and handles the “contract”. 6043 “policy-02.xml” is acquired.
  • the policy resolution unit 602 sends the acquired policy file 6043 “policy-02.xml” to the policy control unit 601 (ST42).
  • the policy control unit 601 sends the policy file 6043 received from the policy resolution unit 602, the operation type and operation condition information received from the security operation device 400 to the policy evaluation unit 603 (ST43).
  • the policy evaluation unit 603 determines whether or not an operation can be performed under the operation condition according to the description in the policy file 6043. For example, the determination is made according to the specifications disclosed in Non-Patent Document 1. As for the description contents of the policy file 6043, for example, the standard description specification including the description sample is disclosed in Non-Patent Document 1. In the first embodiment, the policy file 6043 defines the operation range of the user, and defines information that the user can execute (or cannot execute) the operation.
  • the policy evaluation unit 603 makes a determination in accordance with the policy file 6043, and sends an operation availability determination result to the policy control unit 601 (ST44).
  • Policy control unit 601 sends an operation availability determination result to security operation device 400 (ST45).
  • the security control unit 402 of the security operation device 400 sends the management ID of the operation request to the management DB control unit 403 only when the operation availability determination result received from the policy management device 600 is “Yes”, and the management ID The management DB control unit 403 is requested to acquire the original data corresponding to (ST46).
  • the operation availability determination result is “No”
  • the host system 500 is notified of the operation impossibility through the operation reception unit 405.
  • the management DB control unit 403 searches the system management table 4041 of the management DB 404 and acquires the storage ID associated with the management ID (ST47). .
  • the storage ID is sent to the filing device 300, and the transmission of the original data recorded with the storage ID is requested (ST48).
  • the filing control unit 301 of the filing device 300 searches the original data storage unit 302 to search for original data corresponding to the storage ID (ST49). ).
  • the filing control unit 301 sends the original data to the security operation device 400 (ST50).
  • the management DB control unit 403 sends the original data received from the filing device 300 to the security control unit 402 (ST51).
  • the security control unit 402 Upon receiving the original data from the management DB control unit 403, the security control unit 402 performs processing according to the operation type, and sends the operation processing result to the operation receiving unit 405 (ST52). The following operation process is performed according to the operation type.
  • the security control unit 402 If the operation type is browsing of original data, the security control unit 402 sends the original data to the operation receiving unit 405, and the operation receiving unit 405 sends the original data to the higher-level system device 500. Is sent out.
  • the security control unit 402 issues a management ID for the duplicate data.
  • the management DB control unit 403 registers the management ID issued in the system management table 4041 of the management DB 404, registers the management ID requested for operation in the parent management ID, and also stores the original corresponding to the parent management ID.
  • the management ID is registered in the original management ID.
  • the document type associated with the management ID requested to be operated is registered, the medium type is “electronic data”, and the location is registered user information included in the operation condition information from the host system apparatus 500.
  • the security control unit 402 creates the management file shown in FIG. 2 and sends it to the operation accepting unit 405 as an operation processing result.
  • the operation reception unit 405 outputs the management file to a device that controls the writing of the medium so that the created management file is copied to the medium specified by the user.
  • the security control unit 402 issues a management ID for print management, and the system management table 4041 of the management DB 404 through the management DB control unit 403 as in (b) above.
  • the management ID issued this time is registered, the original management ID requested for operation is registered in the parent management ID, and the management ID of the original corresponding to the parent management ID is registered in the management ID of the original.
  • the document type the document type associated with the management ID requested for operation is registered, the medium type is “paper”, and the location is registered user information included in the operation condition information from the host system device 500. .
  • the security control unit 402 sends out the management ID and original data issued to the operation receiving unit 405 as an operation processing result.
  • this operation is repeated for the number of users.
  • the original data sent to the operation reception unit 405 is attached with an ID tag in which the management ID is stored in an optical tag such as a barcode, a two-dimensional code, a color code, and a stealth barcode, or an electronic tag such as an RFID.
  • the operation receiving unit 405 outputs the original data with the management ID attached thereto to a predetermined image forming apparatus, thereby printing on the paper.
  • the operation accepting unit 405 sends the operation processing result received from the security control unit 402 to the host system device and completes the processing (ST53).
  • the security control unit 402 receives the storage ID from the management DB control unit, and sends the storage ID to the higher system apparatus 500 instead of the original data.
  • the form to do may be sufficient.
  • the host system device 500 sends the storage ID to the filing device 300 and acquires the corresponding original data.
  • the storage ID and management ID are sent to the host system device 500, and the original data is acquired and the ID tag storing the management ID is pasted outside the security operation device. Form may be sufficient.
  • FIG. 15 is a schematic diagram showing the configuration of the document management system according to the second embodiment.
  • the same parts as those in FIG. 3 are denoted by the same reference numerals, detailed description thereof is omitted, and different parts are mainly described here.
  • the second embodiment is a modification of the first embodiment.
  • a document registration date is added, and even if the handling of the document changes in the years such as legal revision, This is a form in which a policy suitable for the document registration date is selected and appropriate document management can be performed.
  • the registration date may be any form such as the date and time when the original data is stored in the filing device 300, the contract date of the contract document, the application date, or the catalog issue date.
  • the document management system 1A described in the second embodiment includes an OCR scanner device 100A, an entry device 200A, a filing device 300, a security operation device 400A, a host system device 500, and a policy management device 600A.
  • the original document registration process in the second embodiment is performed in substantially the same manner as in the first embodiment, but the OCR scanner device 100A specifies the column for the contract date, application date, and catalog issue date in the contract document, The date is acquired as the registration date and transmitted to the entry device 200A (see ST8 in FIG. 5). When the registration date is the date and time when the original data is stored in the filing device 300, this process is not necessary.
  • the entry device 200A sends the registration date in addition to the document type and the storage ID.
  • FIG. 16 shows a configuration example of the management DB 404A in this embodiment.
  • the operation of the document registered in the document management system 1A is performed in the same manner as in the first embodiment, but in ST37 to ST39 (see FIG. 9), in addition to the document type, the registration date is acquired and transmitted by each unit.
  • the policy control unit 601A of the policy management device 600A receives an operation availability determination request including the operation type, document type, registration date, and operation condition information from the security operation device 400A, the policy control unit 601A sends the document type and registration date to the policy resolution unit 602A. Send out and request selection of a policy file corresponding to the document type (ST40A).
  • the policy resolution unit 602A When the policy resolution unit 602A receives a policy file selection request including the document type and registration date from the policy control unit 601A, the policy resolution unit 602A refers to the document attribute conversion profile 6041A and the policy reference file 6042A stored in the policy storage unit 604A. Select a policy file corresponding to the document type.
  • the document attribute conversion profile 6041A manages the relationship between the document type and registration date, and the policy identifier.
  • FIG. 18 shows a data configuration example of the document attribute conversion profile 6041A.
  • the condition of the registration date is defined in the Condition tag, and when this condition is satisfied, it is defined so that the subsequent document type determination is performed.
  • the condition of the registration date is defined in the Condition tag, and when this condition is satisfied, it is defined so that the subsequent document type determination is performed.
  • the policy reference file 6042A defines the relationship between the policy identifier and the policy file 6043.
  • FIG. 19 shows a data configuration example of the policy reference file 6042A.
  • the policy file entity having the policy identifier “2000.NoPersonal-Commodity” is “policy-01.xml”.
  • the policy file selection operation when the registration date is “2009/01/05” and the document type is “contract” will be described below.
  • the policy resolution unit 602A refers to the document attribute conversion profile 6041A from the policy storage unit 604A, and evaluates the conversion profile that handles the document whose registration date is “2009/01/05”. In the case of FIG. 18, the profile whose ResourceProfile Id is “2000_resource_profile” is evaluated.
  • the policy resolution unit 602A Since the registration date “2009/01/05” is included in the period from 2000 to 2009 and meets the conditions of the profile, the policy resolution unit 602A has a policy whose document type (ResourceReferenceValue Id) is “contract”. Search for the identifier in the profile and obtain a ResourceTypeId of “2000.Personal-Contract”.
  • the policy resolution unit 602A refers to the policy reference file 6042A (see FIG. 19) from the policy storage unit 604A, searches for the PolicyReferenceId corresponding to the policy identifier “2000.Personal-Contract”, and obtains the “contract”.
  • a policy file 6043 “policy-02.xml” to be handled is acquired (ST41A).
  • the policy resolution unit 602A sends the acquired policy file 6043 “policy-02.xml” to the policy control unit 601A (ST42A).
  • the subsequent processing is the same processing as ST43 to ST53 of the first embodiment.
  • the document management system according to the first and second embodiments is used by determining a document type such as a catalog or a contract document from a paper document, and setting a predefined policy for the document type in the document. Restrict the user's operations. Conventionally, a policy is defined for each document. However, in the document management system according to the first and second embodiments, a policy is defined for each document type using a document type that is clearly a small number with respect to the number of documents. Therefore, the management becomes easy and the processing load of the system is reduced.
  • the document management system according to the first and second embodiments, it is possible to manage original data and a copy thereof, and to confirm where these media are located. Therefore, even if an event that leads to leakage of customer information occurs, it becomes easy to elucidate the process and route.
  • the policy file is selected using the date related to the original data, which is the registration date, in addition to the document type, but the mode is not limited, and not only “date” but also “day of the week”. , “Period”, “time”, “time”, “period”, etc. Moreover, not only the registration date (registration date and time) related to the original data but also the date and time when the operation is performed.
  • the policy management apparatus 600A acquires the current date and time from, for example, the system clock or an external server, and selects the policy file by the above-described processing using the acquired current date and time. In this way, for example, from the viewpoint of security, even when internal rules are adopted such as not permitting copying of the original outside business hours, or not permitting copying of the original on holidays or holidays
  • the aspect of Embodiment 2 can be adapted.
  • the document type is relatively large such as “catalog” and “contract document”.
  • “catalog” for example, “product A catalog” or “product A A more detailed classification such as “a catalog of one service” may be used.
  • the OCR scanner device 100 has a scanner device such as an MFP and an OCR function that converts (recognizes) character information described in image data into electronic data. It may be configured with a computer.
  • the document type and the policy file are associated with each other based on the description information in the XML format.
  • the format is not limited, and any format or processing format that makes the correspondence clear. Anything may be used.
  • a policy file is selected by using two definition files, ie, a document attribute conversion profile and a policy reference file.
  • a single file in which a document type and a policy file are directly associated with each other is selected. You may choose.
  • a plurality of entry devices 200 are provided according to the number of punchers.
  • the configuration may be a stand, or from the viewpoint of load distribution, a configuration in which a plurality of devices are prepared as necessary may be used.
  • each function unit is not fixed to each device.
  • the document attribute determination unit of the OCR scanner device may be arranged in the entry device.
  • the information acquisition unit corresponds to the security operation devices 400 and 400A of the above embodiment
  • the policy selection determination unit corresponds to the policy management devices 600 and 600A
  • the original data storage unit corresponds to the filing device 300 of the above embodiment.
  • the image data conversion unit corresponds to the operation request unit 101, the central control unit 102, the paper feed portion 103, and the scanner unit 104 in the above embodiment, and the recognition unit includes the document attribute determination unit 105 and the data transmission unit 106.
  • the support unit corresponds to the entry device 200.
  • the policy management devices 600 and 600A of the above-described embodiment can be provided as a user operation determination device having an acquisition unit, a policy selection unit, and a policy determination unit.
  • the acquisition unit corresponds to the policy control units 601 and 601A of the above embodiment
  • the policy selection unit corresponds to the policy resolution units 602 and 602A and the policy storage units 604 and 604A.
  • the policy determination unit corresponds to the policy evaluation unit 603 of the above embodiment.
  • the security operation device of the above embodiment can be provided as a data output control device having an acquisition unit, a document type information acquisition unit, and an output unit.
  • the acquisition unit corresponds to the operation reception unit 405 of the above embodiment
  • the document type information acquisition unit corresponds to the management DB control unit 403
  • the output unit includes the security control unit 402, the management DB control.
  • the method described in the above embodiment is a program that can be executed by a computer, such as a magnetic disk (floppy (registered trademark) disk, hard disk, etc.), an optical disk (CD-ROM, DVD, etc.), a magneto-optical disk ( MO), and can be stored and distributed in a storage medium such as a semiconductor memory.
  • a computer such as a magnetic disk (floppy (registered trademark) disk, hard disk, etc.), an optical disk (CD-ROM, DVD, etc.), a magneto-optical disk ( MO), and can be stored and distributed in a storage medium such as a semiconductor memory.
  • the storage medium can store a program and can be read by a computer
  • the storage format may be any form.
  • an OS operating system
  • MW middleware
  • database management software network software
  • the storage medium in the embodiment of the present invention is not limited to a medium independent of a computer, but also includes a storage medium in which a program transmitted via a LAN or the Internet is downloaded and stored or temporarily stored.
  • the number of storage media is not limited to one, and the case where the processing in the above embodiment is executed from a plurality of media is also included in the storage medium in the embodiment of the present invention, and the medium configuration may be any configuration. .
  • the computer executes each process according to the above-described embodiment based on a program stored in a storage medium, and includes a single device such as a personal computer, and a plurality of devices connected to a network. Any configuration such as a connected system may be used.
  • the computer in the embodiment of the present invention is not limited to a personal computer, but includes an arithmetic processing unit, a microcomputer, and the like included in information processing equipment, and the functions of the embodiment of the present invention can be realized by a program. Collectively refers to equipment and devices.

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Abstract

　実施形態の書類管理システムは、紙面書類のデジタルデータである原本データの識別情報または原本データの複製データの識別情報である管理ＩＤを取得し、前記管理ＩＤを用いて前記紙面書類の種別に関する情報である書類種別情報を記憶部から取得し、該書類種別情報を出力する情報取得部（セキュリティ操作装置）４００を有する。また、原本データまたは複製データに対する操作の種類を識別する情報である操作情報と、ユーザに関する情報であるユーザ情報と、前記書類種別情報とを取得し、ユーザの操作範囲を定義したポリシ情報を前記書類種別情報に基づき選択し、前記ユーザ情報で定義されたユーザが、前記操作情報で定義された操作を実行する権限を有するか否かを前記選択されたポリシ情報の定義に則り判定するポリシ選択判定部６００を有する。

Description

書類管理システム、判定装置、データ出力制御装置、書類管理方法、書類管理プログラム
　本発明の実施の形態は、紙文書を電子化して原本データとして保存し、その閲覧や、電子情報や紙への複製といった原本データへの操作を管理する技術に関する。
　金融商品取引法など各種規制対応の強化に対応した業務プロセスへ変革する業務改革を進めることが急務である。しかし、多くの情報の起点は直ぐには無くすことのできない大量の書類（例えば帳票や文書等、何らかの情報が記載されている紙媒体。）である一方、この書類を無くすことが重要な経営課題と位置づけられる。これを解決するためには、契約、申し込み業務等の処理全数の書類を効率よく、かつセキュアにデジタル化し、イメージデータを含んだ大量なデータを保管するファイリングシステム（デジタル倉庫）が必須となる。
　大量に保有する契約情報や顧客情報のデジタル化により、イメージデータを含む契約データの全数保管、管理の対応をより確実化し、かつ効率化することができる。また、業務コスト削減、環境経営の実現（省力化、ＣＯ２の削減）等の効果を出すことができる。
　また、コンプライアンスの対象は原本に限らず、その情報が宿る全ての複製にまで及ぶ。特に顧客情報漏えいに繋がる事象は、金融庁監督下の金融機関にとって起きてはならないものであり、万一かかる事象が起きた場合であっても、その経緯や経路が解明できるようにする必要がある。従って、払いだされた個人情報を含むデータのアクセス権限管理とトレーサビリティ管理は、コンプライアンス強化の基本的かつ最重要な課題となる。 
　そして、大量なデータを有するファイリングシステムに対しては、全国マルチチャネルからアクセスがあり、顧客情報を含むデータのアクセス、検索、データの払い出しが日々発生する。このため、顧客情報保護の観点でデータアクセス権限管理や払い出しデータの保護が大変に重要となる。
　さらに、契約業務に関わらず、一般のオフィス内部でも「ペーパーレス」化が進展し、共有ＤＢ（Database）サーバやＭＦＰ(Multifunction Peripheral：デジタル複合機）から出力されるデータの保護も重要である。一般のオフィスにおいても、データのアクセス権限管理とトレーサビリティ管理は、契約管理業務と同様にコンプライアンス強化の基本的かつ最重要な課題である。
　ここで、図２１を参照しつつ従来のシステムについて説明する。従来のシステムは、一つの書類ごとに、参照、複製、編集の権限等、当該書類の取扱い制限に関するルール（ポリシ）を設定する必要がある。この場合、例えば膨大な書類があれば、それら個々の書類に対応したポリシの作成、設定が必要となる等、書類数に比例して設定手間やミスが増大する。また、上述のような背景技術では、ポリシの管理が書類数に応じて煩雑となり、さらに、例えばデータの参照処理等、装置の処理負荷もポリシの数に応じて増大する。
　現実の企業活動においては、企業内の顧客情報、重要規程、約款、契約情報といった、コンプライアンス上の要請から、その取り扱いに厳格な管理を必要とする情報が、オフィス内外に溢れている。これらの情報は、必要に応じて適宜、電子コピー、印刷、複写、イメージスキャンといった複製操作が行われる。その結果として、企業活動の現場には重要情報の原本や複製が、電子データ、紙、DVD、ＩＣカード、マイクロフィルムといったさまざまな媒体で混在する。そこで、重要な情報の原本とその全ての複製を紐づけて、電子データや紙等の媒体の種別に拠らず、一元的にその所在やライフサイクル（複製の回数等）を管理する技術が求められる。
　なお、一般的なアクセス権限管理に関する従来の技術として、貼り付けられる電子付箋を操作者毎に異なる権限、帳票データの状態、付箋作成者の意図、用途に沿って、適切なユーザに対してのみに付箋に対する参照、編集権限を与えるシステムが開示されている（例えば特許文献１）。また、一般的な参照、編集の権限等に関するルール（ポリシ）の書式を定義した文書も開示されている（例えば非特許文献１）。
特開２００９－３７３５４号公報
Tim Moses、" eXtensible Access Control Markup Language (XACML) Version 2.0 "、[online]、 [2010年2月19日検索]、インターネット＜URL:http://docs.oasis-open.org/xacml/2.0/access＿control-xacml-2.0-core-spec-os.pdf＞
　本発明の実施の形態は、上述した問題点を解決するためになされたものでもあり、書類種別に対応したポリシを作成し、このポリシを管理することで、その管理を容易にするとともに、システムの負荷を軽減する技術を提供することを目的とする。
　実施形態の書類管理システムは、紙面書類のデジタルデータである原本データの識別情報または原本データの複製データの識別情報である管理ＩＤを取得し、前記管理ＩＤを用いて前記紙面書類の種別に関する情報である書類種別情報を記憶部から取得し、該書類種別情報を出力する情報取得部を有する。また、本発明の実施形態に係る書類管理システムは、原本データまたは複製データに対する操作の種類を識別する情報である操作情報と、ユーザに関する情報であるユーザ情報と、前記書類種別情報とを取得し、ユーザの操作範囲を定義したポリシ情報を前記書類種別情報に基づき選択し、前記ユーザ情報で定義されたユーザが、前記操作情報で定義された操作を実行する権限を有するか否かを前記選択されたポリシ情報の定義に則り判定するポリシ選択判定部を有する。
　そして、当該書類管理システムに対応する方法およびプログラムに係る本発明の一態様によっても、上述した課題は解決される。
実施の形態１に係る書類管理システムの構成の一例を示す図である。 実施の形態１、２に係る管理ファイルのデータ構成の一例を示す図である。 実施の形態１に係る書類管理システムの処理、データの流れの一例を示す図である。 実施の形態１に係るＯＣＲスキャナ装置の構成および動作の一例を示す図である。 実施の形態１に係るエントリ装置、ファイリング装置の構成および動作の一例を示す図である。 実施の形態１に係るセキュリティ操作装置の構成および動作の一例を示す図である。 実施の形態１に係る管理ＤＢが保持するテーブルの一例を示す図である。 実施の形態１、２に係る上位システム装置の構成および動作の一例を示す図である。 実施の形態１に係るセキュリティ操作装置の構成および動作の一例を示す図である。 実施の形態１に係るポリシ管理装置の構成および動作の一例を示す図である。 実施の形態１に係るセキュリティ操作装置の構成および動作の一例を示す図である。 実施の形態１に係るポリシ記憶部に保持されているデータの一例を示す図である。 実施の形態１に係る書類属性変換プロファイルのデータ構成の一例を示す図である。 実施の形態１に係るポリシ参照ファイルのデータ構成の一例を示す図である。 実施の形態２に係る書類管理システムの構成の一例を示す図である。 実施の形態２に係る管理ＤＢが保持するテーブルの一例を示す図である。 実施の形態２に係るポリシ管理装置の構成および動作の一例を示す図である。 実施の形態２に係る書類属性変換プロファイルのデータ構成の一例を示す図である。 実施の形態２に係るポリシ参照ファイルのデータ構成の一例を示す図である。 実施の形態１、２の書類管理システムによって奏する効果の一つを説明する図である。 従来の技術での問題点の一つを説明する図である。
　実施形態の書類管理システムは、紙面書類のデジタルデータである原本データの識別情報または原本データの複製データの識別情報である管理ＩＤを取得し、前記管理ＩＤを用いて前記紙面書類の種別に関する情報である書類種別情報を記憶部から取得し、該書類種別情報を出力する情報取得部を有する。また、本発明の実施形態に係る書類管理システムは、原本データまたは複製データに対する操作の種類を識別する情報である操作情報と、ユーザに関する情報であるユーザ情報と、前記書類種別情報とを取得し、ユーザの操作範囲を定義したポリシ情報を前記書類種別情報に基づき選択し、前記ユーザ情報で定義されたユーザが、前記操作情報で定義された操作を実行する権限を有するか否かを前記選択されたポリシ情報の定義に則り判定するポリシ選択判定部を有する。
　以下、各実施の形態について図面を用いて説明する。なお、以下で説明する各装置は、装置毎に、ハードウェア構成、又はハードウェア資源とソフトウェア資源とが協働した構成のいずれでも実施可能となっている。協働した構成のソフトウェア資源としては、予めネットワーク又は記憶媒体から対応する装置のコンピュータにインストールされ、対応する装置に機能を実現させるためのプログラムが用いられる。
　また、以下に説明する各実施の形態では、上述の一般的な参照、編集の権限等に関するルール（ポリシ）の書式を定義した文書に係る非特許参考文献１に示したＸＡＣＭＬＶ２．０形式を参考にした記述形式によって、表現した例を説明するが、任意の表現形態をとってもよい。なお、本実施形態の記述例では、名前空間や属性や要素などのうち、本発明の本質に関わらない構成要素についての記載を省略している。
　（実施の形態１）
　まず、書類管理システムを説明する際の前提となる用語や概要等を説明する。図１は各実施の形態に係る書類管理システムの構成を示す模式図である。
　書類管理システム１は、書類原本（紙面の書類）を読み込んで画像データに変換し、画像データから文字情報を認識し、デジタルデータであるテキストデータを生成するとともに、書類種別を判定、設定するＯＣＲスキャナ装置１００を有する。
　また、書類管理システム１は、画像データと認識されたテキストデータとを表示して、テキストデータの修正、補完作業を支援することで、原本データを生成するエントリ装置２００を有する。
　さらに、書類管理システム１は、原本データを保存するファイリング装置３００と、書類の原本データから派生する情報媒体の複製を一元管理するセキュリティ操作装置４００とを有する。
　ここで、書類管理システム１は、書類管理のポリシデータを保持し、書類に対しての操作の要求条件を元に、書類の操作可否を判定するポリシ管理装置６００と、書類への操作を要求する複数の上位システム装置５００１乃至５００ｍ（以下、これらを上位システム装置５００とする）とを有する。これら各装置は互いに通信可能な構成となっている。
　ここで、上位システム装置５００が要求する書類操作の種類には、原本データの閲覧、電子コピー、紙面上への印刷、消去等があり、また、原本データから電子コピー、印刷、スキャンの処理で複製された複製物の閲覧、電子コピー、印刷、消去、廃棄等がある。複製物は、例えば電子ファイルや紙、ＣＤ－ＲＯＭといった様々な情報媒体を含む。
　これに伴い、上位システム装置５００は、電子データや紙といった情報媒体への操作要求を入力できる装置であれば実現可能であり、たとえば利用する利用媒体に応じて、携帯電話、ＰＣ（Personal Computer）、デジタル複合機（Multi Function Printer）、プリンタ、コピー機・スキャナ、シュレッダ、マイクロフィルム読取機、ＤＶＤ読取機、マルチドライブといった様々な装置として実現され、セキュリティ操作装置４００に連携して動作する。
　書類管理システム１は、前述した情報媒体を個体識別するためのユニークな管理ＩＤ（Identification）を、情報媒体ごとに付与し、管理ＩＤに基づいて情報媒体の作成、廃棄、相互関係性（系統や媒体種別）、媒体利用に関する状況を書類原本に紐付けて一元的に系統管理する。
　原本データから複製して出力される情報媒体が電子データの場合、書類管理システム１は、当該電子データを、管理ＩＤを含むファイル形式の電子ファイルに変換することができる。変換後の電子ファイルを管理ファイルと呼ぶ。
　ここで、管理ファイルに含まれるデータを図２を参照しつつ説明する。管理ファイルには、対象となる情報の電子データ本体に加え、管理ＩＤや属性情報を含むヘッダ情報、利用制御ポリシ、本管理ファイルに対する認証情報が含まれている。管理ファイルは、図２の構成例に示すように、ヘッダ部、利用制御ポリシ部、ボディ部、認証データ部を含んだ構成となっている。
　ヘッダ部は、当該電子データの管理ＩＤ、親情報媒体の管理ＩＤ、世代番号、媒体種別、ファイル情報、ファイル格納情報、情報管理サーバ情報を有する構成となっている。但し、ヘッダ部の構成はこれに限定されない。
　親情報媒体の管理ＩＤとしては、例えば、電子データをコピーした際の元電子データの管理ＩＤ、電子データを印刷して紙媒体を出力した際の元電子データの管理ＩＤ、紙媒体をスキャナで電子データ化した際の紙媒体に付与された管理ＩＤが用いられる。
　世代番号は、書類管理システム１のファイリング装置３００に最初に登録された原本データを起点として、当該原本データから複製される管理ファイルが親、子、孫と管理された系統関係で何世代目にあたるかの世代数値を表すものである。例えば、親にあたる管理ファイルの世代番号を１とすると、その複製にあたる子情報媒体の世代番号が２、さらに子情報媒体の複製にあたる孫情報媒体の世代番号は３となる。但し、世代番号の表現形式はこれに限定されない。
　ファイル情報は、当該電子データのファイル形式、ファイルサイズ、当該電子データの作成者情報、作成日時情報及び作成場所情報を含んでいる。
　ファイル格納情報は、ボディ部に格納された当該電子データ本体を暗号化しているか否かを示す情報を含み、暗号化している場合には、その暗号アルゴリズム、暗号鍵及び暗号モジュールに関する情報を更に含んでいる。
　情報管理サーバ情報は、セキュリティ操作装置４００のＭＡＣアドレスやＩＰアドレス、ＵＲＩ、認証データ部を検証するための情報である。認証データ部を検証するための情報として、暗号鍵情報や当該鍵に関する暗号鍵証明書を格納する形態でもよい。
　利用制御ポリシ部には、当該電子ファイルの利用可能期限、利用可能な場所、組織等の開示範囲情報、ネットワーク環境、利用者や利用可能な機器情報、利用回数など、当該電子データの利用条件に対する、許可又は禁止する当該電子ファイルの処理を記載した、利用制約に関する利用制御ポリシ情報が格納される。
　ボディ部には、当該電子データ本体、又は当該電子データに暗号処理を施した暗号化データが格納される。
　認証データ部には、ヘッダ部、利用制御ポリシ部及びボディ部に対して、セキュリティ操作装置４００が暗号処理を施した認証データ情報が格納される。データ認証情報は、ＤＳＡ（Digital Signature Algorithm）、ＲＳＡ（Rivest-Shamir-Adleman Scheme）、ＥＣＤＳＡ（Elliptic Curve DSA）といった公開鍵暗号を用いた電子署名や、ハッシュ関数や共通鍵暗号を用いたＭＡＣ（Message Authentication Code）が利用されるが、これらに限定されない。
　以上が前提となる用語や概要等の説明である。係るシステムを示す「書類管理システム」という名称は、例えば「情報管理システム」、「情報資産管理システム」などのように、適宜変更してもよく、また各装置の名称は、その用途に適合した名称に置換可能である。また名称内の「情報」、「データ」、「ＩＤ」も同様に、その用途に適合した名称に置換可能である。
　図３は、書類管理システム１の各装置間でのデータや処理の流れを例示した図である。図３に記述されている「エントリ」は、データや各ＩＤの登録処理の流れを示し、括弧内の順位で処理が進む。また、図３に記述されている「操作」は、利用者から原本データの閲覧、電子コピー等、上述に説明した操作の要求を受けた場合の処理の流れを示し、括弧内の順位で処理が進む。以下、これら各処理の詳細について、装置別に説明する。
　まず、書類管理システム１での書類原本の登録（エントリ）を行う動作詳細を図４乃至図６を用いて説明する。
　ＯＣＲスキャナ装置１００の操作要求部１０１は、書類の読み込み要求を中央制御部１０２へ送出する（ＳＴ１）。
　中央制御部１０２は、操作要求部１０１から書類の読み込み要求を受け取ると、紙送り部１０３に書類の紙送り処理開始要求を送出する（ＳＴ２）。中央制御部１０２は、紙送り部１０３への前記紙送り処理開始要求後、スキャナ部１０４へ当該書類のスキャン処理開始要求を送出する（ＳＴ３）。
　紙送り部１０３は、中央制御部１０２から書類の紙送り処理開始要求を受け取ると、当該書類をスキャナ部１０４で書類を読み取るために紙送り処理を開始し、処理完了後、送出完了通知を中央制御部１０２へ送出する（ＳＴ４）。
　スキャナ部１０４は、中央制御部１０２から書類のスキャン処理開始要求を受け取ると、紙送り部１０３の紙送り動作に連動して、当該書類のデジタルデータである画像データを生成し、生成した画像データを中央制御部１０２へ送出する（ＳＴ５）。読み取りエラーが発生した際にはその内容を中央制御部１０２へ送出する。
　中央制御部１０２は、紙送り部１０３からの送出完了通知及びスキャナ部１０４からの画像データを受け取ると、書類属性判定部１０５へ画像データを送出し、当該画像データの書類種別判定要求を送出する（ＳＴ６）。ここで、スキャナ部１０４へのスキャン処理開始要求は、紙送りの動作進捗に合わせ、紙送り部１０３から送出する形態でもよい。
　書類属性判定部１０５は、中央制御部１０２から当該書類の画像データを受け取り、当該書類の用紙サイズや記載内容を解析して、テキストデータ（以下、認識テキストデータ）を生成するとともに書類種別を判定する。書類種別は、たとえば、カタログ、設計書、契約書、本人確認帳票といった書類の取り扱い規則や業務の流れの違いで整理できる分類情報である。
　書類の記載内容を分析する方法や書類種別を判定する方法は、画像データから文字解析を行い、書類タイトルやキーワードから判定する方法や、書類整理番号を解析して判定する方法、枠線といった書類のレイアウトパターンから判定する方法のいずれでもよい。また、書類にバーコード、二次元コード、カラーコード、ステルスバーコードといった光学タグやＲＦＩＤといった電子タグが貼付されている場合には、当該タグに格納された情報から書類種別を判定してもよい。
　なお、これらバーコード、タグ、ＲＦＩＤ等は、数字の配列等の文字情報に基づいた形態であるため、これらバーコード等も文字情報の概念に含まれる。画像データから書類種別を整理できる方法であれば、いずれの方法またはその組み合わせでもかまわない。
　書類属性判定部１０５は、画像データ、認識テキストデータ、及び判定した書類種別をデータ送信部１０６へ送出する（ＳＴ７）。なお、文字認識や書類種別の判定については、例えば特開２００３－１６８０７３号公報、特開２００３－１６８０７４号公報に開示されている一般的な技術を採用してもよい。
　データ送信部１０６は、書類属性判定部１０５から画像データ、認識テキストデータ及び判定された書類種別を受け取ると、エントリ装置２００へ当該画像データ、認識テキストデータ、書類種別を送出する（ＳＴ８）。
　エントリ装置２００のエントリ管理部２０１は、修正、補間作業全般を管理する機能部であり、エントリ管理用ＤＢ２０１１を有する。エントリ管理用ＤＢ２０１１は、データ送信部１０６より送信された画像データ、認識テキストデータ、書類種別を対応付けて一時的に保持するとともに、編集支援部２０２からの修正済みのテキストデータ（以下、修正済みテキストデータ）も対応付けて一時的に保持する。
　編集支援部２０２は、データ修正作業者（パンチャー）による文字列データの確認、修正、補間作業を支援する機能部である。ＯＣＲスキャナ装置１００の文字認識に誤りがあった場合等、認識テキストデータ上に不備がある場合、当該認識テキストデータを修正、データ補間する必要がある。
編集支援部２０２は、エントリ装置２００の表示手段、入力手段を用いることで、画像データと、当該画像データに対応した認識テキストデータを同時に表示し、パンチャーによる文字列データの修正、補間作業を支援する。また、エントリ管理用ＤＢ２０１１にパンチャーの識別情報と書類種別とを対応付けたテーブルを保持させることで、エントリ管理部２０１は特定のパンチャーには特定の書類種別のデータのみ修正、補間作業を行わせるように制御できる。または、特定の書類種別のデータに対しては修正、補間作業を行わせないように制御できる。
　エントリ装置２００のエントリ管理部２０１は、ＯＣＲスキャナ装置１００から書類種別、画像データ、認識テキストデータを受け取り（ＳＴ８）、これらデータを対応付けてエントリ管理用ＤＢ２０１１に一時的に保持する。またエントリ管理部２０１は、編集支援部２０２からの要求に応じて、画像データ、認識テキストデータを編集支援部２０２へ送出する（ＳＴ９）。
　編集支援部２０２の支援によって、パンチャーは、表示されている画像データと認識テキストデータとを比較することで、ＯＣＲスキャナ装置１００が誤認識した文字列データを正規のデータに修正する。修正済みテキストデータは、エントリ管理部２０１に送信され（ＳＴ１０）、エントリ管理用ＤＢ２０１１に保持される。
　ファイリング装置３００のファイリング制御部３０１は、画像データおよび正規のテキストデータ（修正、補完を要した場合は修正済みテキストデータ、または修正、補完が不要であった場合は認識テキストデータ）、および書類種別を取得し（ＳＴ１１）、原本データ記憶部３０２にこれらを対応付けて保持させる（ＳＴ１２）。以下、画像データおよび正規のテキストデータを原本データと称す。またファイリング制御部３０１は、書類種別、及び原本データが原本データ記憶部３０２に保持された際の格納先情報を取得し、格納ＩＤとしてエントリ装置２００へ送出する（ＳＴ１３）。
　エントリ制御部２０１は、ファイリング装置３００から格納ＩＤを受け取ると、当該格納ＩＤ及び当該書類の書類種別をセキュリティ操作装置４００へ送出して、書類登録処理を要求する（ＳＴ１４）。
　セキュリティ操作装置４００の通信管理部４０１は、エントリ装置２００から書類登録処理要求とともに書類種別及び格納ＩＤを受け取ると、当該書類種別及び当該格納ＩＤをセキュリティ制御部４０２へ送出する（ＳＴ１５）。
　セキュリティ制御部４０２は、通信管理部４０１から書類種別及び格納ＩＤを受け取ると、当該書類種別及び格納ＩＤ、媒体種別、所在を管理ＤＢ制御部４０３へ送出して（ＳＴ１６）、管理ＤＢ４０４への登録を要求する（ＳＴ１７）。ここで送出される媒体種別は、当該書類の原本データであるため「電子データ」となる。また、所在は原本データであるため「ファイリング装置」となる。
　管理ＤＢ制御部４０３は、セキュリティ制御部４０２から書類種別、格納ＩＤ、及び媒体種別を受け取ると（ＳＴ１６）、当該書類を唯一無二に識別する管理ＩＤを発行し、当該管理ＩＤに書類種別及び格納ＩＤ、媒体種別、所在を関連づけて管理ＤＢ４０４へ記録する（ＳＴ１７）。図７は、管理ＤＢ４０４に記録されるデータ構成を例示した図である。管理ＤＢ４０４は、系統管理テーブル４０４１を用いてデータを関連付けて記憶する。図７に示すように、系統管理テーブル４０４１は管理ＩＤ、書類種別、格納ＩＤ、媒体種別の各情報、所在、親の管理ＩＤ、原本の管理ＩＤの各データを有する。ここで、所在は、原本データ或いはその複製の所在や所有者を示す。親の管理ＩＤは、当該管理ＩＤが示す情報媒体の複製元となった情報媒体の管理ＩＤを示す。原本の管理ＩＤは、原本データから、電子コピー、印刷、スキャンといった複製を繰り返して派生した複製の原点となる原本データの管理ＩＤを示す。たとえば、図７の契約書（終身）の原本データ（管理ＩＤ：＃１０００１０１）を紙に印刷した複製（管理ＩＤ：＃１００１１０１）は、親ＩＤが＃１０００１０１、原本の管理ＩＤが＃１０００１０１となる。管理ＤＢ制御部４０３は、管理ＤＢ４０４へのデータ記録が完了した後、当該書類の原本データを対象として発行した管理ＩＤをセキュリティ制御部４０２へ送出する（ＳＴ１８）。
　セキュリティ制御部４０２は、管理ＤＢ制御部４０３から管理ＩＤを受け取ると、エントリ装置２００の当該登録要求の処理結果を当該管理ＩＤを含めて通信管理部４０１へ送出し、エントリ装置２００への返信を要求する（ＳＴ１９）。
　通信管理部４０１は、管理ＩＤを含む処理結果情報をエントリ装置２００へ送出する（ＳＴ２０）。以上で登録処理が完了する。
　次に、書類管理システム１に登録された書類の操作を行う動作詳細を、図８乃至図１１を参照しつつ説明する。
　上位システム装置５００の要求受付部５０１で、管理ＩＤが付与されている書類に対する操作要求が入力されると、要求受付部５０１は、当該書類の管理ＩＤと、原本データまたは複製データに対する操作の種類を識別する情報が含まれている書類操作要求内容と、要求を行った利用者に関する利用者情報とを上位制御部５０２へ送出する（ＳＴ３１）。利用者情報には、社員番号といった個人を特定する情報、所属部門を特定する情報、役職者や正社員といった属性情報といった、当該書類操作の可否判定に必要な情報が含まれる。複製を行う場合、複製を受け取る全ての利用者情報も含まれる。
　上位制御部５０２は、要求受付部５０１から管理ＩＤ及び書類操作要求内容を受け取ると、コンテキスト情報取得部５０３へコンテキスト情報の取得要求を送出する（ＳＴ３２）。
　コンテキスト情報取得部５０３は、上位制御部５０２からのコンテキスト情報要求に対して、ＩＰアドレスやＭＡＣアドレスといった当該上位システム装置５００に関するコンテキスト情報をオペレーティングシステムの関係機能等から取得して、上位制御部５０２へ送出する（ＳＴ３３）。ここで、書類管理システム１の書類管理で、ＩＰアドレスやＭＡＣアドレスといった接続ドメインや接続機器による書類操作の権限可否を必要としない場合、コンテキスト情報取得部５０３及びＳＴ３２乃至ＳＴ３３は省略することができる。接続ドメインによる書類操作の権限可否は、たとえば、本社ビルの７階でのＬＡＮ接続のみ印刷が可能である一方、無線ＬＡＮ接続の場合は一切の複製を不可にするといったシーンで有効である。なお、コンテキスト情報は上位システム装置５００の装置に関連した情報であるが、この上位システム装置５００は利用者によって使用されている装置であり、利用者を特定し得る情報である。よって、コンテキスト情報は利用者に関する情報に含まれる。
　上位制御部５０２は、操作要求内容及び管理ＩＤと操作条件情報をセキュリティ操作装置４００へ送出する（ＳＴ３４）。ここで、操作条件情報は、利用者情報やコンテキスト情報、その他書類管理システム１の書類操作に必要な情報を含んだ情報である。
セキュリティ操作装置４００の操作受付部４０５は、上位システム装置５００から書類操作要求内容、管理ＩＤ、及び操作条件情報を受け取ると、セキュリティ制御部４０２へ当該操作要求内容、管理ＩＤ、及び操作条件情報を送出し、書類操作の処理を要求する（ＳＴ３５）。
　セキュリティ制御部４０２は、操作受付部４０５から書類操作要求内容、管理ＩＤ、及び操作条件情報を受け取ると、当該管理ＩＤを管理ＤＢ制御部４０３へ送出して、当該管理ＩＤで管理する書類の書類種別を返信するよう要求する（ＳＴ３６）。
　管理ＤＢ制御部４０３は、セキュリティ制御部４０２から管理ＩＤを含む書類種別の送出要求を受け取ると、管理ＤＢ４０４から当該管理ＩＤを検索し、関連づけられた書類種別を取得する（ＳＴ３７）。管理ＤＢ制御部４０３は、取得した書類種別をセキュリティ制御部４０２へ送出する（ＳＴ３８）。
　セキュリティ制御部４０２は、管理ＤＢ制御部４０３から書類種別を受け取ると、書類操作要求内容に含まれている操作種別、及び書類種別、操作条件情報をポリシ管理装置６００へ送出し、当該操作条件情報での当該管理種別に対する操作の可否判定を要求する（ＳＴ３９）。ここで、操作種別は、原本データの閲覧及び電子コピー、印刷、消去や、原本データから派生した電子コピー、印刷物の複製（電子コピー、印刷、スキャン）、電子ファイルや書類、ＣＤ－ＲＯＭといった様々な情報媒体で出力される原本データの複製の消去や廃棄といった、指定した管理ＩＤの書類に対する操作の種類を示す識別コードである。
　ポリシ管理装置６００のポリシ制御部６０１は、セキュリティ操作装置４００から操作種別、書類種別、及び操作条件情報を含んだ操作可否判定要求を受け取ると、当該書類種別をポリシ解決部６０２へ送出し、当該書類種別に対応するポリシファイル（ポリシ情報）の選定を要求する（ＳＴ４０）。
　ポリシ解決部６０２は、ポリシ制御部６０１から書類種別を含んだポリシファイル選定要求を受け取ると、ポリシ記憶部６０４に格納された書類属性変換プロファイル６０４１、ポリシ参照ファイル６０４２を参照して、当該書類種別に対応したポリシファイルを選定する（ＳＴ４１）。図１２に、ポリシ記憶部６０４に保持されているデータの一例を示す。書類属性変換プロファイル６０４１は、書類種別とポリシ識別子との関係を管理する。図１３に、書類属性変換プロファイル６０４１のデータ構成例を示す。図１３では、たとえば、書類種別が「カタログ」の場合は、ポリシ識別子が「NoPersonal-Commodity」で指定されるポリシが参照される記述になっている。また、ポリシ参照ファイル６０４２は、ポリシ識別子とポリシファイル６０４３との関係を管理する。図１４に、ポリシ参照ファイル６０４２のデータ構成例を示す。図１４では、たとえば、ポリシ識別子が「NoPersonal-Commodity」のポリシファイルの実体は、「policy-01.xml」であることを示している。
　以下に、書類種別が「契約書」であった時のポリシファイル選定の動作を説明する。
（ａ）ポリシ解決部６０２は、ポリシ記憶部６０４から書類属性変換プロファイル６０４１を参照し、書類種別（ResourceReferenceValue Id）が「契約書」に該当するポリシ識別子を検索し、「Personal-Contract」というポリシ識別子（ResourceTypeId）を取得する。
（ｂ）ポリシ解決部６０２は、ポリシ記憶部６０４からポリシ参照ファイル６０４２を参照し、ポリシ識別子が「Personal-Contract」に該当するポリシファイル（PolicyReferenceId）を検索し、「契約書」を取り扱うポリシファイル６０４３「policy-02.xml」を取得する。
（ｃ）ポリシ解決部６０２は、取得したポリシファイル６０４３「policy-02.xml」をポリシ制御部６０１へ送出する（ＳＴ４２）。
　ポリシ制御部６０１は、ポリシ解決部６０２から受け取ったポリシファイル６０４３、セキュリティ操作装置４００から受け取った操作種別、操作条件情報をポリシ評価部６０３へ送出する（ＳＴ４３）。
　ポリシ評価部６０３は、当該操作条件における操作の可否判定をポリシファイル６０４３の記述に則り行う。可否判定は、たとえば、前記非特許文献１で公開された仕様に従い、評価を行う。ポリシファイル６０４３の記述内容は、たとえば、前記非特許文献１に標準的な記述仕様が記述サンプルを含めて公開されている。実施の形態１では、ポリシファイル６０４３は、利用者の操作範囲を定義したものであり、利用者が操作を実行できる（または実行できない）の情報が定義されている。
　ポリシ評価部６０３は、ポリシファイル６０４３に則り判定し、操作の可否判定結果をポリシ制御部６０１へ送出する（ＳＴ４４）。
　ポリシ制御部６０１は、操作可否判定結果をセキュリティ操作装置４００へ送出する（ＳＴ４５）。
　セキュリティ操作装置４００のセキュリティ制御部４０２は、ポリシ管理装置６００から受け取った操作可否判定結果が「可」の場合に限り、当該操作要求の管理ＩＤを管理ＤＢ制御部４０３へ送出し、当該管理ＩＤに対応する原本データを取得するよう管理ＤＢ制御部４０３へ要求する（ＳＴ４６）。操作可否判定結果が「否」の場合、上位システム装置５００へ操作受付部４０５を通じて操作不可を通知する。
　管理ＤＢ制御部４０３は、セキュリティ制御部４０２から管理ＩＤを含む原本データ取得要求を受け取ると、当該管理ＩＤに関連付けられた格納ＩＤを管理ＤＢ４０４の系統管理テーブル４０４１を検索して取得する（ＳＴ４７）。当該格納ＩＤをファイリング装置３００へ送出し、当該格納ＩＤで記録された原本データの送信を要求する（ＳＴ４８）。
　ファイリング装置３００のファイリング制御部３０１は、セキュリティ操作装置４００から格納ＩＤを含む原本データ送信要求を受け取ると、原本データ記憶部３０２を検索して、当該格納ＩＤに対応した原本データを検索する（ＳＴ４９）。ファイリング制御部３０１は、当該原本データをセキュリティ操作装置４００へ送出する（ＳＴ５０）。
　管理ＤＢ制御部４０３は、ファイリング装置３００から受け取った原本データをセキュリティ制御部４０２へ送出する（ＳＴ５１）。
　セキュリティ制御部４０２は、管理ＤＢ制御部４０３から原本データを受け取ると、操作種別に応じた処理を行って、操作処理結果を操作受付部４０５へ送出する（ＳＴ５２）。なお、操作種別に応じて以下のような操作処理が行われる。
（ａ）セキュリティ制御部４０２は、操作種別が原本データの閲覧であれば、セキュリティ制御部４０２は当該原本データを操作受付部４０５へ送出し、操作受付部４０５は、上位システム装置５００へ原本データを送出する。
（ｂ）操作種別が原本データの複製データをセキュリティ保護した管理ファイルとして払い出す電子コピーの場合、セキュリティ制御部４０２は、複製データ用の管理ＩＤを発行する。管理ＤＢ制御部４０３は、管理ＤＢ４０４の系統管理テーブル４０４１に発行された管理ＩＤを登録し、操作要求された管理ＩＤを親の管理ＩＤに登録し、また、親の管理ＩＤに対応した原本の管理ＩＤを、原本の管理ＩＤに登録する。また、操作要求された管理ＩＤに関係づけられた書類種別が登録され、媒体種別は「電子データ」、所在は上位システム装置５００からの操作条件情報に含まれる利用者情報が登録される。この後、セキュリティ制御部４０２は、図２で示した管理ファイルを作成し、操作処理結果として操作受付部４０５へ送出する。操作受付部４０５は、作成された管理ファイルが利用者指定の媒体にコピーされるように、媒体の書き込み制御を行っている装置に管理ファイルを出力する。受け取る利用者が複数の場合は、この操作を人数分繰り返す。
（ｃ）原本データを紙に印刷する場合は、セキュリティ制御部４０２は、印刷物管理用に管理ＩＤを発行し、上述の（ｂ）と同様、管理ＤＢ制御部４０３を通じて管理ＤＢ４０４の系統管理テーブル４０４１に今回発行された管理ＩＤを登録し、操作要求された元の管理ＩＤを親の管理ＩＤに登録し、親の管理ＩＤに対応した原本の管理ＩＤを原本の管理ＩＤに登録する。書類種別には、操作要求された管理ＩＤに関係づけられた書類種別が登録され、媒体種別は「紙」、所在は上位システム装置５００からの操作条件情報に含まれる利用者情報が登録される。この後、セキュリティ制御部４０２は、操作処理結果として操作受付部４０５へ発行した管理ＩＤ及び原本データを送出する。受け取る利用者が複数の場合は、この操作が人数分繰り返される。なお、操作受付部４０５へ送出される原本データは、当該管理ＩＤをバーコード、二次元コード、カラーコード、ステルスバーコードといった光学タグやＲＦＩＤといった電子タグに格納したＩＤタグが貼付される。操作受付部４０５は、この管理ＩＤが貼付された原本データを所定の画像形成装置へ出力することで、紙面に印刷される。
　操作受付部４０５は、セキュリティ制御部４０２から受け取った操作処理結果を上位システム装置へ送出し、処理を完了する（ＳＴ５３）。
　ここで、操作種別が原本データの閲覧の場合、ＳＴ４８乃至ＳＴ５０を省略し、セキュリティ制御部４０２は管理ＤＢ制御部から格納ＩＤを受け取り、上位システム装置５００へ原本データの代わりに当該格納ＩＤを送出する形態でもよい。上位システム装置５００は、ファイリング装置３００に当該格納ＩＤを送出して、対応する原本データを取得する。また、原本データを紙に出力させる場合、同様に、格納ＩＤ及び管理ＩＤを上位システム装置５００へ送出し、セキュリティ操作装置外で、原本データの取得、管理ＩＤを格納したＩＤタグの貼付を行う形態でもよい。これらの変形は以下の各実施形態でも同様である。
　（実施の形態２）
　図１５は実施の形態２に係る書類管理システムの構成を示す模式図であり、図３と同一部分には同一符号を付してその詳しい説明を省略し、ここでは異なる部分について主に述べる。
　実施の形態２は、実施の形態１の変形例であり、ポリシ選択の条件として書類種別に加え、書類の登録日を追加して、法律改正といった年月で書類の取り扱いが変化しても、書類の登録日に適合したポリシを選定して、適切な書類管理が行える形態である。ここで、登録日は、ファイリング装置３００に原本データが格納された日時、契約書類の契約日、申込日、カタログの発行日といったいずれの形態でもよい。
　実施の形態２で説明する書類管理システム１Ａは、ＯＣＲスキャナ装置１００Ａ、エントリ装置２００Ａ、ファイリング装置３００、セキュリティ操作装置４００Ａ、上位システム装置５００、ポリシ管理装置６００Ａを有する。実施の形態２における書類原本の登録処理は、実施の形態１とほぼ同様に行われるが、ＯＣＲスキャナ装置１００Ａは、契約書類の契約日、申込日、カタログの発行日の記載欄を特定し、その日付を登録日として取得し、エントリ装置２００Ａに送信する（図５のＳＴ８参照）。なお、登録日をファイリング装置３００に原本データが格納された日時とする場合、この処理は不要である。エントリ装置２００Ａは、図６で示したＳＴ１４で、書類種別及び格納ＩＤに加え、登録日を送出する。また、セキュリティ操作装置４００Ａ内では、ＳＴ１５乃至ＳＴ１７で書類種別に加え、登録日を各部で送出し、書類種別と関係づけて管理ＤＢ（実施の形態２では４０４Ａ）へ記録する。図１６に、本実施形態における管理ＤＢ４０４Ａの構成例を示す。
　書類管理システム１Ａに登録された書類の操作は、実施の形態１と同様に行うが、ＳＴ３７乃至ＳＴ３９（図９参照）で、書類種別に加え、登録日を各部で取得及び送出する。
　以下、ポリシ管理装置６００Ａでの処理について、図１７を用いて説明する。
　ポリシ管理装置６００Ａのポリシ制御部６０１Ａは、セキュリティ操作装置４００Ａから操作種別及び書類種別、登録日、操作条件情報を含む操作可否判定要求を受け取ると、当該書類種別及び登録日をポリシ解決部６０２Ａへ送出し、当該書類種別に対応するポリシファイルの選定を要求する（ＳＴ４０Ａ）。
　ポリシ解決部６０２Ａは、ポリシ制御部６０１Ａから書類種別及び登録日を含むポリシファイル選定要求を受け取ると、ポリシ記憶部６０４Ａに格納された書類属性変換プロファイル６０４１Ａ、ポリシ参照ファイル６０４２Ａを参照して、当該書類種別に対応したポリシファイルを選定する。書類属性変換プロファイル６０４１Ａは、書類種別及び登録日とポリシ識別子との関係を管理する。図１８に、書類属性変換プロファイル６０４１Ａのデータ構成例を示す。図１８の例は、Conditionタグ内で登録日の条件が定義されており、この条件を満たした場合に、以降の書類種別の判定が行われるように定義されている。図１８の例は、登録日が「2000/1/1」以上であり、「2009/12/31」以下の場合に、「2000.NoPersonal-Commodity」や「2000. Personal-Contract」等で指定されるポリシを参照する記述となっている。例えば、書類の登録日が「2009/01/13」で、書類種別が「カタログ」の場合は、ポリシ識別子が「2000.NoPersonal-Commodity」で指定されるポリシが参照される。
　なお、「2000年～2009年登録の変換プロファイル」は、書類の登録日が「2000/1/1」から「2009/12/31」の書類で、書類種別とポリシ識別子とを管理するプロファイルを指す。
　そして、「2010年以降に登録の変換プロファイル」は、書類の登録日が「2010/1/1」以降の書類で、書類種別とポリシ識別子とを管理するプロファイルを指す。
　また、ポリシ参照ファイル６０４２Ａは、ポリシ識別子とポリシファイル６０４３との関係を定義する。図１９に、ポリシ参照ファイル６０４２Ａのデータ構成例を示す。図１９では、たとえば、ポリシ識別子が「2000.NoPersonal-Commodity」のポリシファイル実体は、「policy-01.xml」であることを示している。以下に、登録日が「2009/01/05」、書類種別が「契約書」であった時のポリシファイル選定の動作を説明する。
（ａ）ポリシ解決部６０２Ａは、ポリシ記憶部６０４Ａから書類属性変換プロファイル６０４１Ａを参照し、登録日が「2009/01/05」の書類を取り扱う変換プロファイルを評価する。図１８の場合、ResourceProfile Idが「2000_resource_profile」であるプロファイルを評価する。登録日の「2009/01/05」は、2000年から2009年に含まれ、当該プロファイルの条件に合うため、ポリシ解決部６０２Ａは、書類種別（ResourceReferenceValue Id）が「契約書」に該当するポリシ識別子を当該プロファイル内で検索し、「2000.Personal-Contract」というResourceTypeIdを取得する。
（ｂ）ポリシ解決部６０２Ａは、ポリシ記憶部６０４Ａからポリシ参照ファイル６０４２Ａ（図１９参照）を参照し、ポリシ識別子が「2000.Personal-Contract」に該当するPolicyReferenceIdを検索し、「契約書」を取り扱うポリシファイル６０４３「policy-02.xml」を取得する（ＳＴ４１Ａ）。
（ｃ）ポリシ解決部６０２Ａは、取得したポリシファイル６０４３「policy-02.xml」をポリシ制御部６０１Ａへ送出する（ＳＴ４２Ａ）。
　以降の処理は、実施の形態１のＳＴ４３乃至ＳＴ５３と同様の処理となる。
　次に、実施の形態１、２で説明した書類管理システムよって奏する効果について、図２０を参照しつつ説明する。実施の形態１、２の書類管理システムは、紙の書類から、例えばカタログ、契約書類等の書類種別を判定し、この書類種別ごとに予め定義されたポリシを当該書類に設定することで、利用者の操作を制限する。従来、書類ごとにポリシが定義されていたが、実施の形態１、２の書類管理システムでは、書類の数に対して明らかに少数である書類種別を用いて、この書類種別ごとにポリシが定義されるため、その管理が容易となり、システムの処理負荷も軽減される。
　また、実施の形態１、２の書類管理システムを用いることで、原本データやその複製物を管理することができ、これらの媒体がいずれの所在にあるかを確認することができる。よって、顧客情報漏えいに繋がる事象が万一起きた場合でも、その経緯や経路の解明が容易となる。
　実施の形態２では、書類種別に加え、登録日という原本データに係る日付を用いてポリシファイルを選定するものとしたが、態様を限定するものではなく、「日付」のみならず、「曜日」、「期間」、「時刻」、「時間」、「周期」等の「日時」であってもよい。また、原本データに係る登録日（登録日時）のみならず、操作を行う日時であってもよい。この場合、ポリシ管理装置６００Ａは、現在の日時を例えばシステムクロックや外部のサーバから取得し、この取得した現在日時を用いて上述の処理によってポリシファイルを選定する。このようにすることで、例えばセキュリティの観点で、業務時間以外での原本の複製は許可しない場合や、休日や祝日での原本の複製は許可しない等の社内規則が採用されている場合にも実施の形態２の態様を適応させることができる。
　実施の形態１、２では、書類種別を「カタログ」、「契約書類」等、比較的大きな括りとしたが、「カタログ」の場合、例えば「商品Ａのカタログ」や「商品Ａのうちの、１つサービスのカタログ」等、さらに詳細な分類としてもよい。また実施の形態１、２では、大分類、中分類、小分類の種別の分類ごとに階層的にポリシを設定することも可能である。
　実施の形態１、２のＯＣＲスキャナ装置１００は、この態様以外にも、例えばＭＦＰ等のスキャナ装置と、画像データ内に記載されている文字情報を電子データに変換（認識）するＯＣＲ機能を有するコンピュータとの構成であってもよい。
　また、実施の形態１、２では、ＸＭＬ形式の記述情報に基づき書類種別とポリシファイルとを対応付けているが、態様を限定するものではなく、対応関係が明確となる形式、処理形式であれば、如何なるものでもよい。また実施の形態１、２では、書類属性変換プロファイル、ポリシ参照ファイルの２つの定義ファイルを使用してポリシファイルを選定しているが、書類種別とポリシファイルとを直接対応付けた１つのファイルで選定してもよい。
　実施の形態１、２の書類管理システムでは、上位システム装置５００以外はそれぞれ１台ずつの装置構成として説明したが、態様を限定するものではなく、例えばエントリ装置２００をパンチャーの人数に応じて複数台とする構成であってもよく、また負荷分散の観点から、各装置が必要に応じて複数台用意された構成であってもよい。また、各機能部は、各装置に固定されるものではない。例えばＯＣＲスキャナ装置の書類属性判定部をエントリ装置内に配置させる構成であってもよい。
　なお、情報取得部は、上記実施の形態のセキュリティ操作装置４００、４００Ａに対応し、ポリシ選択判定部は、ポリシ管理装置６００、６００Ａに対応する。原本データ蓄積部は、上記実施の形態のファイリング装置３００に対応する。
　また、画像データ変換部は、上記実施の形態の操作要求部１０１、中央制御部１０２、紙送り分１０３、スキャナ部１０４に対応し、認識部は、書類属性判定部１０５、データ送信部１０６に対応し、支援部は、エントリ装置２００に対応する。
　また、上記実施の形態のポリシ管理装置６００、６００Ａは、取得部、ポリシ選択部、ポリシ判定部を有するユーザ操作の判定装置として提供されることもできる。この場合、取得部は、上記実施の形態のポリシ制御部６０１、６０１Ａに対応し、ポリシ選択部は、ポリシ解決部６０２、６０２Ａ、ポリシ記憶部６０４、６０４Ａに対応する。またポリシ判定部は、上記実施の形態のポリシ評価部６０３に対応する。
　さらに、上記実施の形態のセキュリティ操作装置は、取得部、書類種別情報取得部、出力部を有するデータ出力制御装置として提供されることもできる。この場合、取得部は、上記実施の形態の操作受付部４０５に対応し、書類種別情報取得部は、管理ＤＢ制御部４０３に対応し、また、出力部は、セキュリティ制御部４０２、管理ＤＢ制御部４０３、管理ＤＢ４０４、操作受付部４０５に対応する。
なお、上記実施の形態に記載した手法は、コンピュータに実行させることのできるプログラムとして、磁気ディスク（フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスクなど）、光ディスク（ＣＤ－ＲＯＭ、ＤＶＤなど）、光磁気ディスク（ＭＯ）、半導体メモリなどの記憶媒体に格納して頒布することもできる。
　また、この記憶媒体としては、プログラムを記憶でき、かつコンピュータが読み取り可能な記憶媒体であれば、その記憶形式は何れの形態であっても良い。
　また、記憶媒体からコンピュータにインストールされたプログラムの指示に基づきコンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）や、データベース管理ソフト、ネットワークソフト等のＭＷ（ミドルウェア）等が上記実施形態を実現するための各処理の一部を実行しても良い。
さらに、本発明の実施の形態における記憶媒体は、コンピュータと独立した媒体に限らず、ＬＡＮやインターネット等により伝送されたプログラムをダウンロードして記憶又は一時記憶した記憶媒体も含まれる。
　また、記憶媒体は１つに限らず、複数の媒体から上記実施形態における処理が実行される場合も本発明の実施の形態における記憶媒体に含まれ、媒体構成は何れの構成であっても良い。
　なお、本発明の実施の形態におけるコンピュータは、記憶媒体に記憶されたプログラムに基づき、上記実施形態における各処理を実行するものであって、パソコン等の１つからなる装置、複数の装置がネットワーク接続されたシステム等の何れの構成であっても良い。
　また、本発明の実施の形態におけるコンピュータとは、パソコンに限らず、情報処理機器に含まれる演算処理装置、マイコン等も含み、プログラムによって本発明の実施の形態の機能を実現することが可能な機器、装置を総称している。
　本発明のいくつかの実施形態を説明したが、これらの実施形態は、例として提示したものであり、発明の範囲を限定することは意図していない。これら新規な実施形態は、その他の様々な形態で実施されることが可能であり、発明の要旨を逸脱しない範囲で、種々の省略、置き換え、変更を行うことができる、これら実施形態やその変形は、発明の範囲や要旨に含まれるとともに、特許請求の範囲に記載された発明とその均等の範囲に含まれる。

Claims (9)

  1. 　紙面書類のデジタルデータである原本データの識別情報または原本データの複製データの識別情報である管理ＩＤを取得し、前記管理ＩＤを用いて前記紙面書類の種別に関する情報である書類種別情報を記憶部から取得し、該書類種別情報を出力する情報取得部と、
    　原本データまたは複製データに対する操作の種類を識別する情報である操作情報と、ユーザに関する情報であるユーザ情報と、前記書類種別情報とを取得し、ユーザの操作範囲を定義したポリシ情報を前記書類種別情報に基づき選択し、前記ユーザ情報で定義されたユーザが、前記操作情報で定義された操作を実行する権限を有するか否かを前記選択されたポリシ情報の定義に則り判定するポリシ選択判定部と、
    　を有する書類管理システム。
  2. 　請求項１に記載の書類管理システムにおいて、
    　前記情報取得部は、さらに、取得した前記管理ＩＤを用いて前記原本データに係る日時の情報を取得し、該日時の情報を出力し、
    　前記ポリシ選択判定部は、さらに、前記情報取得部から出力された日時の情報を取得し、前記書類種別情報と前記日時の情報とに基づきポリシ情報を選択する
    　書類管理システム。
  3. 　請求項１または請求項２に記載の書類管理システムにおいて、
    　前記情報取得部は、さらに、現在の日時の情報を取得し、該日時の情報を出力し、
    　前記ポリシ選択判定部は、さらに、前記情報取得部から出力された日時の情報を取得し、前記書類種別情報と前記日時の情報とに基づきポリシ情報を選択する
    　書類管理システム。
  4. 　請求項１乃至請求項３のいずれか１項に記載の書類管理システムにおいて、さらに、
    　原本データを蓄積する原本データ蓄積部を有し、
    　前記ポリシ選択判定部は、さらに、前記判定の結果を出力し、
    　前記情報取得部は、さらに、前記判定の結果を取得し、該判定の結果が、前記ユーザが前記操作を実行できるとしたものである場合、前記原本データ蓄積部から前記管理ＩＤに基づき前記ＩＤに対応した原本データを取得し、前記操作情報で定義された操作を実行する装置に該原本データを出力する
    　書類管理システム。
  5. 　請求項４に記載の書類管理システムにおいて、さらに、
    　紙面書類を画像データに変換する画像データ変換部と、
    　前記画像データ内の文字情報及び掛線情報のいずれか一方または両方を認識し、前記文字情報をテキストデータに変換するとともに、前記紙面書類の書類種別情報を、認識した文字情報及び掛線情報のいずれか一方または両方に基づき、前記画像データと前記テキストデータとで関連付けて設定する認識部と、
    　前記画像データと前記認識部によって変換されたテキストデータとを同時に表示し、前記認識部の認識誤りによって生じた誤記を有するテキストデータが是正されるのを支援する支援部と、を有し、
    　前記原本データ蓄積部は、前記認識部によって認識されたテキストデータまたは前記支援部による支援によって是正されたテキストデータと、前記画像データとを原本データとして取得して蓄積し、
    　前記情報取得部は、前記原本データ蓄積部に蓄積された前記原本データの格納場所を示す情報と前記書類種別情報とを取得し、これらの情報を少なくとも含んだレコードを作成し、該レコードに管理ＩＤを付与して記憶部に記憶する
    　書類管理システム。
  6. 　紙面書類のデジタルデータである原本データに対する操作の種類を識別する情報、または原本データの複製データに対する操作の種類を識別する情報である操作情報と、ユーザに関する情報であるユーザ情報と、紙面書類の種別に関する情報である書類種別情報とを取得する取得部と、
    　ユーザの操作範囲を定義したポリシ情報を、前記書類種別情報に基づき選択するポリシ選択部と、
    　前記ユーザ情報で定義されたユーザが、前記操作情報で定義された操作を実行する権限を有するか否かを前記ポリシ選択部によって選択されたポリシ情報の定義に則り判定するポリシ判定部と、
    　を有するユーザ操作の判定装置。
  7. 　紙面書類のデジタルデータである原本データの識別情報、または原本データの複製データの識別情報である管理ＩＤと、ユーザに関する情報であるユーザ情報と、原本データまたは複製データに対する操作の種類を識別する情報である操作情報とを取得する取得部と、
    　前記管理ＩＤを用いて前記紙面書類の種別に関する情報である書類種別情報を記憶部から取得し、該書類種別情報を出力する書類種別情報取得部と、
    　前記書類種別情報取得部によって出力された書類種別情報に基づき前記ユーザ情報で定義されたユーザが前記操作情報で定義された操作を実行する権限を有すると判定され、該判定結果を取得した場合、前記管理ＩＤに対応する原本データを記憶部から取得し、前記操作情報で定義された操作を実行する装置に該原本データを出力する出力部と、
    　を有するデータ出力制御装置。
  8. 　コンピュータが、
    　紙面書類のデジタルデータである原本データの識別情報、または原本データの複製データの識別情報である管理ＩＤを取得し、前記管理ＩＤを用いて前記紙面書類の種別に関する情報である書類種別情報を記憶部から取得し、該書類種別情報を出力し、
    　原本データまたは複製データに対する操作の種類を識別する情報である操作情報と、ユーザに関する情報であるユーザ情報と、前記書類種別情報とを取得し、ユーザの操作範囲を定義したポリシ情報を前記書類種別情報に基づき選択し、前記ユーザ情報で定義されたユーザが、前記操作情報で定義された操作を実行する権限を有するか否かを前記選択されたポリシ情報の定義に則り判定する
    　書類管理方法。
  9. 　紙面書類のデジタルデータである原本データの識別情報、または原本データの複製データの識別情報である管理ＩＤを取得し、前記管理ＩＤを用いて前記紙面書類の種別に関する情報である書類種別情報を記憶部から取得し、該書類種別情報を出力し、
    　原本データまたは複製データに対する操作の種類を識別する情報である操作情報と、ユーザに関する情報であるユーザ情報と、前記書類種別情報とを取得し、ユーザの操作範囲を定義したポリシ情報を前記書類種別情報に基づき選択し、前記ユーザ情報で定義されたユーザが、前記操作情報で定義された操作を実行する権限を有するか否かを前記選択されたポリシ情報の定義に則り判定する
    　処理を、コンピュータに実行させる書類管理プログラム。
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