WO2010128122A1 - Verfahren und server zum nachweisen des zugangs und des inhalts einer e-mail - Google Patents

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WO2010128122A1
WO2010128122A1 PCT/EP2010/056216 EP2010056216W WO2010128122A1 WO 2010128122 A1 WO2010128122 A1 WO 2010128122A1 EP 2010056216 W EP2010056216 W EP 2010056216W WO 2010128122 A1 WO2010128122 A1 WO 2010128122A1
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mail
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PCT/EP2010/056216
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Inventor
Reinhold Bareiss
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Bareis Reinhold
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Publication date
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    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/10—Office automation; Time management
    • G06Q10/107—Computer-aided management of electronic mailing [e-mailing]

Definitions

  • the invention relates to a method and a server for proving the access and content of an e-mail.
  • E-mail is increasingly being used for communication between companies, institutions, individuals and so on.
  • the invention is therefore based on the object of providing a method and a server for proving the access and the content of an e-mail, with which the access of the e-mail by logging on a server and in addition to an acknowledgment by the recipient can be proven beyond doubt, and in addition, a secure proof of the content of the acknowledged e-mail is possible.
  • the method and the server should further enable that conventional e-mail programs can continue to be used without modification.
  • the invention achieves this object by a method according to claim 1 and a server according to claim 8.
  • the e-mail is sent by a subscriber. sent to (at least) one recipient.
  • the e-mail is sent in parallel or at the same time to a dedicated server that can not be manipulated by the sender or the recipient, at least with reasonable effort. If the e-mail of the sender is received by the server, it automatically stores the e-mail, in particular including all possibly existing attachments, for the purpose of verification.
  • the server determines now, for example by suitable reading of address fields of the e-mail, the recipient and sends a request e-mail to the recipient, the request e-mail includes a reference to the e-mail, such as a subject line, the sender, a list of attachments, a common check digit, etc., which allows the recipient to identify the e-mail sent directly to the recipient and to associate it with the request e-mail, and to which a request is added the e-mail and / or the request e-mail to the server.
  • the server verifies that the recipient is responding to the request, that is, whether an acknowledgment from the recipient is actually received by the server.
  • the confirmation in particular with the exact confirmation time and possibly further information about the e-mail, is stored in the server and an acknowledgment e-mail is sent to the sender informing the sender that the recipient confirmed receipt of the e-mail.
  • the request e-mail preferably additionally contains a complete copy of the original e-mail. This means that on the server, irrespective of the acknowledgment by the recipient, the documented proof exists that the e-mail was delivered to the recipient by the sender.
  • a sender wants to prove the access and content of an e-mail sent by him, it is sufficient to add the server e-mail address (eg ein Herbert@trusteemail.com), for example to an appendix, a carbon copy (CC ) Address field and / or in a blind carbon copy (BCC) address field.
  • the server then automatically accomplishes the processing of the proof of delivery and proof of the content of the delivered e-mail.
  • the proof of the content of the sent e-mail can be carried out, for example, by accessing the automatically stored e-mail in the server.
  • the server is operated by a trustworthy service provider, whereby manipulation of the data stored in the server is not possible by the sender or the recipient (with reasonable effort).
  • the method according to the invention differs, for example, from simply confirming the receipt of the e-mail by the recipient, for example by simply confirming the receipt by reply e-mail, since the resulting data from the sender or the recipient in their respective systems comparatively can be easily manipulated.
  • sending the e-mail from the sender to the recipient and sending the e-mail from the sender to the server includes entering the e-mail address of the recipient into an e-mail address field of the e-mail and Enter the e-mail address of the server in a CC address field and / or in a BCC address field of the e-mail by the sender.
  • the recipient address and server address can be logically separated, thereby making it easier for the server to extract the recipient address.
  • the request to confirm the receipt of the e-mail to the server is formed as an HTTP link in the request e-mail sent by the server, wherein a click on the HTTP link by the recipient accesses causes the server to be logged in the server, where, for example, a server access time and a unique e-mail identification can be logged.
  • the prompt e-mail may be in HTML format, with the HTTP link being conventionally embedded in the request e-mail in HTML format.
  • the HTTP link can also be a pure string, for example in the form "www.bestuschists-link.de", if the request e-mail has a pure text format.
  • the e-mail sent by the server comprises a non-receiving HTTP link, with a click on the non-received HTTP link accessing the server in the server, for example with timestamp and e-mail Identification is logged and causes the re-sending the request email from the server to the at least one receiver.
  • the recipient can tell the server that he has not received the e-mail from the sender.
  • the server prefers to resend a complete copy of the original or original email to the recipient, again together with a prompt link to confirm receipt of that mail.
  • This process is also preferably logged on the server with timestamp and e-mail identification.
  • the server checks for a given time interval whether a confirmation is received by the recipient and sends a protocol e-mail to the sender with the content that the recipient has not confirmed the receipt of the e-mail when the specified time interval no confirmation is received by the server.
  • the protocol e-mail may also include information about which recipient has acknowledged the e-mail and when, which recipient has requested the e-mail as a copy again via the non-receive HTTP link and which recipient has received the e-mail Mail has not been acknowledged or confirmed within the specified time interval.
  • the sending of the e-mail from the sender to the server is acknowledged by the server by sending an e-mail to the sender after receiving the e-mail from the sender.
  • the request e-mail includes the reference in the form of a complete copy of the e-mail and all attachments and is accompanied by a request to confirm receipt of the request e-mail to the server.
  • the server according to the invention for proving the access and the content of an e-mail comprises means for receiving an e-mail from a sender, for example in the form of a network access, an e-mail server, etc., means for automatically saving the e-mail, in particular with all the log data, the means for automatically saving the e-mail, for example in the form of a fail-safe, redundant storage system, means for determining an address of another recipient specified in the e-mail, ie the recipient who is to acknowledge the e-mail, for example in the form of hardware and software which searches the address fields of the received e-mail, means for automatically sending a request e-mail to the further recipient, providing a reference includes the e-mail and is supplemented with a request to confirm the receipt of the e-mail to the server, again in the form of a network access and an e-mail server, means for verifying that a confirmation is received by the recipient , for example in the form of the hardware and software components mentioned above, and means for
  • the server is configured to check, during a predetermined time interval, whether a confirmation is received by the recipient, and to send a protocol e-mail to the sender with the content that the recipient does not confirm receipt of the e-mail If, during the given time interval, there is no problem received by the server.
  • the predetermined time interval may be, for example, a few hours to several days.
  • the request to confirm the receipt of the e-mail to the server is shown as an HTTP link in the request e-mail sent by the server, with a click of the recipient on the HTTP link to access the Server that is logged in the server.
  • the means for determining an address of another recipient are adapted to a CC address field and / or a BCC address field of the e-mail received from the sender to the address of the other recipient to browse.
  • FIG. 1 shows a flow of a method for proving the access and content of an e-mail using a server according to a first embodiment of the invention
  • FIG. 2 shows a flow of a method for proving the access and content of an e-mail using a server according to a second embodiment of the invention.
  • a sender SE sends an e-mail in sub-step 1a to a recipient RE and in sub-step 1b to a server SRV.
  • Mail enters. To the entry of the addresses of the receiver RE and the server SRV in the e-mail to be sent this is sent conventionally.
  • step 2 the sending of the e-mail in step 1 b to the server SRV by the server SRV acknowledged by the fact that this e-
  • E-mail relevant data including the routing protocol automatically in a unspecified mass storage of the server
  • SRV including a date of receipt.
  • a step 3 the e-mail or its address fields received by the server SRV is / are searched to determine the address of the recipient RE that is to acknowledge the e-mail.
  • the server SRV in step 3 further sends a request e-mail to the receiver RE, which contains a reference to the e-mail sent in step 1a and a request that Receipt of the e-mail sent in step 1a to the server SRV to confirm.
  • the request to confirm receipt of the e-mail or the request e-mail to the server SRV is shown in the request e-mail sent in step 3 as a confirmation HTTP link.
  • the request e-mail sent in step 3 includes a non-receive HTTP link that allows the recipient RE to notify the server that they have not received the e-mail from the sender SE.
  • the recipient RE When the recipient RE wishes to acknowledge the receipt of the email or the request email, he clicks on the confirmation HTTP link of the prompt email, causing access 4 to the server SRV, which is in the Server SRV is logged with timestamp.
  • the server SRV then sends an acknowledgment e-mail 5 to the sender SE, in which case the process is completed.
  • the sender SE can now prove from the log records in the server SRV that the e-mail sent in step 1 has arrived at the recipient RE and what content or attachments the e-mail had.
  • the recipient RE clicks on the non-receive HTTP link this causes access 6 to the server SRV, which is logged accordingly in the server.
  • This can now be evaluated in the server SRV in such a way that a copy of the original e-mail with all attachments with the request for confirmation is sent again to the recipient RE, possibly several times, see 3a and 3b.
  • this feedback from the recipient RE can also be reported directly from the server SRV to the sender.
  • the server SRV If, despite repeated requests 3a and 3b by the server SRV, the receiver RE does not send an acknowledgment to the server SRV within a predetermined time interval, for example 3 days, the server SRV notifies the sender SE in a step 7 by means of a protocol e-mail, that the receipt of the e-mail could not be proved.
  • the sender SE can now opt for alternative methods to send the message underlying the e-mail to the recipient RE, for example sending by mail with registered mail and return receipt.
  • FIG. 2 shows a sequence of the method according to a second embodiment of the invention.
  • the matching with Fig. 1 reference numerals denote identical functional blocks, so that reference is made in this respect to the description of Fig. 1.
  • the request email sent to the recipient RE in a step 3 ' comprises a complete copy of the email and all attachments of the email.
  • the request e-mail is accompanied by a request to confirm receipt of the request e-mail to the server.
  • the e-mail sent in step 3 1 Mail does not include a non-receive HTTP link that allows the recipient RE to notify the SRV server not to receive the e-mail from the sender SE, as the request e-mail contains a full copy of the e-mail and all E-mail attachments, thus eliminating the steps 6, 3a and 3b.
  • the embodiments shown in Figs. 1 and 2 are extended so that the server SRV sends a request e-mail to each of the recipients and monitors which of the recipients confirms the receipt of the request e-mail.
  • the server SRV then informs the sender SE by means of a concluding protocol e-mail which recipients have confirmed receipt and which have not.
  • the server SRV comprises for carrying out the method means for receiving the e-mail from the sender SE, for example a network access and an e-mail server.
  • the server SRV comprises corresponding storage means, for example redundant disk storage.
  • the server SRV comprises software and hardware components which search the e-mail received in step 1b or their address fields in order to determine the corresponding address.
  • the server SRV comprises corresponding e-mail transmission software, which supports, for example, an SMTP protocol.
  • the embodiments shown enable a reliable proof of the access and the content of the e-mail sent by the sender SE if the receiver RE confirms the receipt.
  • the related protocol information is stored in the server SRV usually operated by a service provider who ensures a tamper-proof operation of the server SRV.
  • neither the sender SE nor the recipient RE can manipulate the corresponding data records, which would be possible, for example, in the case of a simple response e-mail or a read acknowledgment of the recipient RE.
  • the method can be used in conjunction with conventional e-mail programs, without costly modifications, for example so-called plug-ins, being necessary. All you have to do is enter the e-mail address of the server SRV in an appendix, a CC field or a BCC field, for example, Ein Mellit@trusteemail.de. The further essential steps are then carried out by the server SRV.

Abstract

Ein Verfahren zum Nachweisen des Zugangs und des Inhalts einer E- Mail umfasst die Schritte: Versenden der E-Mail von einem Absender (SE) an mindestens einen Empfänger (RE), Versenden der E-Mail von dem Absender zusätzlich an einen Server (SRV), automatisches Speichern der E-Mail in dem Server, automatisches Versenden einer Aufforderungs-E-Mail von dem Server an den mindestens einen Empfänger, die einen Verweis auf die E-Mail umfasst und die um eine Aufforderung ergänzt ist, den Empfang der E-Mail und/oder den Empfang der Aufforderungs-E-Mail an den Server zu bestätigen, Überprüfen durch den Server, ob eine Bestätigung von dem mindestens einen Empfänger eingeht, und wenn eine Bestätigung vom dem mindestens einen Empfänger eingeht, Speichern der Bestätigung im Server und Senden einer Quittungs- E-Mail an den Absender.

Description

Beschreibung
Verfahren und Server zum Nachweisen des Zugangs und des Inhalts einer E-Mail
Die Erfindung betrifft ein Verfahren und einen Server zum Nachweisen des Zugangs und des Inhalts einer E-Mail.
E-Mail wird zunehmend zur Kommunikation zwischen Unternehmen, Institutionen, Privatpersonen usw. verwendet. Der Nachweis darüber, ob eine E-Mail tatsächlich beim Empfänger empfangen worden ist und welchen Inhalt die E-Mail hatte, ist jedoch nur schwer zu führen.
Der Erfindung liegt daher die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren sowie einen Server zum Nachweisen des Zugangs und des Inhalts einer E- Mail zur Verfügung zu stellen, mit denen der Zugang der E-Mail durch Protokollierung auf einem Server sowie ergänzend bei einer Quittierung durch den Empfänger zweifelsfrei nachgewiesen werden kann, wobei darüber hinaus auch ein sicherer Nachweis über den Inhalt der quittierten E-Mail möglich ist. Das Verfahren und der Server sollen es weiter ermöglichen, dass herkömmliche E-Mail-Programme ohne Änderung weiter verwendet werden können.
Die Erfindung löst diese Aufgabe durch ein Verfahren nach Anspruch 1 und einen Server nach Anspruch 8.
Bevorzugte Ausführungsformen sind Gegenstand der Unteransprüche, die hiermit durch Bezugnahme zum Inhalt der Beschreibung gemacht werden.
Bei dem erfindungsgemäßen Verfahren zum Nachweisen des Zugangs und des Inhalts einer E-Mail wird, wie üblich, die E-Mail von einem Ab- sender an (mindestens) einen Empfänger gesendet. Zusätzlich wird die E-Mail parallel bzw. gleichzeitig auch an einen speziell hierfür vorgesehen Server gesendet, der weder vom Absender noch vom Empfänger, zumindest mit vertretbarem Aufwand, manipulierbar ist. Wenn die E-Mail des Absenders durch den Server empfangen wird, speichert dieser die E-Mail, insbesondere inklusive aller gegebenenfalls vorhandenen Anlagen, automatisch zum Zwecke der Nachweisführung ab. Der Server ermittelt nun, beispielsweise durch geeignetes Auslesen von Adressenfeldern der E-Mail, den Empfänger und versendet eine Aufforderungs-E- Mail an den Empfänger, wobei die Aufforderungs-E-Mail einen Verweis auf die E-Mail umfasst, beispielsweise eine Betreffzeile, den Absender, ein Verzeichnis der Anlagen, eine gemeinsame Kontrollziffer etc., die es dem Empfänger ermöglicht, die unmittelbar an den Empfänger gesendete E-Mail zu identifizieren bzw. der Aufforderungs-E-Mail zuzuordnen, und um eine Aufforderung ergänzt ist, den Empfang der E-Mail und/oder der Aufforderungs-E-Mail an den Server zu bestätigen. Der Server überprüft anschließend, ob der Empfänger auf die Aufforderung reagiert, d.h. ob eine Bestätigung von dem Empfänger tatsächlich beim Server eingeht. Wenn die Bestätigung des Empfängers eingeht, wird die Bestäti- gung, insbesondere mit dem exaktem Bestätigungszeitpunkt und gegebenenfalls weiteren Informationen zur E-Mail, im Server gespeichert und eine Quittungs-E-Mail an den Absender gesendet, die dem Absender mitteilt, dass der Empfänger den Empfang der E-Mail bestätigt hat. Des Weiteren beinhaltet die Aufforderungs-E-Mail bevorzugt zusätzlich eine vollständige Kopie der Original-E-Mail. D.h. auf dem Server liegt unabhängig von der Quittierung durch den Empfänger der protokollierte Nachweis vor, dass die E-Mail vom Absender dem Empfänger zugestellt wurde. Wenn ein Absender den Zugang und den Inhalt einer von ihm gesendeten E-Mail nachweisen will, genügt es, zusätzlich die Server-E- Mail-Adresse (z.B. einschreiben@trusteemail.com) beispielsweise in ein An-FeId, ein Carbon Copy(CC)-Adressenfeld und/oder in ein Blind Carbon Copy(BCC)-Adressenfeld einzutragen. Der Server bewerkstelligt dann automatisiert die Abwicklung des Nachweises über die Zustellung und den Nachweis über den Inhalt der zugestellten E-Mail. Der Nachweis über den Inhalt der gesendeten E-Mail kann beispielsweise dadurch geführt werden, dass auf die automatisch gespeicherte E-Mail im Server zugegriffen wird. Üblicherweise wird der Server von einem ver- trauenswürdigen Dienstleister betrieben, wodurch eine Manipulation der im Server gespeicherten Daten weder vom Absender noch vom Empfänger (mit vertretbarem Aufwand) möglich ist. Hierdurch unterscheidet sich das erfindungsgemäße Verfahren beispielsweise auch vom bloßen Bestätigen des Erhalts der E-Mail durch den Empfänger, beispielsweise durch simples Bestätigen des Empfangs durch Reply-E-Mail, da die derart entstehenden Daten vom Absender bzw. vom Empfänger in ihren jeweiligen Systemen vergleichsweise einfach manipuliert werden können.
In einer Weiterbildung umfasst das Versenden der E-Mail von dem Absender an den Empfänger und das Versenden der E-Mail von dem Absender an den Server ein Eintragen der E-Mail-Adresse des Empfängers in ein An-Adressenfeld der E-Mail und ein Eintragen der E-Mail-Adresse des Servers in ein CC-Adressenfeld und/oder in ein BCC-Adressenfeld der E-Mail durch den Absender. Auf diese Weise können Empfängeradresse und Serveradresse logisch voneinander getrennt werden, wodurch es dem Server erleichtert wird, die Empfängeradresse zu extrahieren.
In einer Weiterbildung ist die Aufforderung, den Empfang der E-Mail an den Server zu bestätigen, in der vom Server gesendeten Aufforderungs- E-Mail als ein HTTP-Link ausgebildet, wobei ein Klick auf den HTTP- Link durch den Empfänger einen Zugriff auf den Server bewirkt, der im Server protokolliert wird, wobei beispielsweise ein Serverzugriffszeitpunkt und eine eindeutige E-Mail-Identifikation mitprotokolliert werden können. Die Aufforderungs-E-Mail kann beispielsweise ein HTML- Format aufweisen, wobei der HTTP-Link in herkömmlicher Weise in die Aufforderungs-E-Mail im HTML-Format eingebettet ist. Der HTTP-Link kann jedoch auch als reine Zeichenkette, beispielsweise in der Form "www.bestätigungs-link.de", aufgebaut sein, wenn die Aufforderungs-E- Mail ein reines Text-Format aufweist.
In einer Weiterbildung umfasst die vom Server gesendete E-Mail einen Nicht-Empfangen-HTTP-Link, wobei ein Klick auf den Nicht-Empfangen- HTTP-Link einen Zugriff auf den Server bewirkt, der im Server, beispielsweise mit Zeitstempel und E-Mail-Identifikation, protokolliert wird und der ein erneutes Versenden der Aufforderungs-E-Mail von dem Server an den mindestens einen Empfänger bewirkt. Mittels des Nicht- Empfangen-HTTP-Links kann der der Empfänger dem Server mitteilen, dass er die E-Mail vom Absender nicht empfangen hat. In diesem Fall versendet der Server bevorzugt erneut eine vollständige Kopie der originalen bzw. ursprünglichen E-Mail an den Empfänger, erneut zusammen mit einem Aufforderungslink, den Empfang dieser Mail zu bestätigen. Auch dieser Vorgang wird bevorzugt auf dem Server mit Zeitstempel und E-Mail-Identifikation protokolliert.
In einer Weiterbildung des Verfahrens überprüft der Server während eines vorgegebenen Zeitintervalls, ob eine Bestätigung vom Empfänger eingeht, und sendet eine Protokoll-E-Mail an den Absender mit dem Inhalt, dass der Empfänger den Empfang der E-Mail nicht bestätigt hat, wenn während des vorgegebenen Zeitintervalls keine Bestätigung beim Server eingeht. Die Protokoll-E-Mail kann darüber hinaus Informationen darüber umfassen, welcher Empfänger wann die E-Mail bestätigt hat, welcher Empfänger die E-Mail als Kopie nochmals über den Nicht- Empfangen-HTTP-Link angefordert hat und welcher Empfänger den Empfang der E-Mail innerhalb des vorgegebenen Zeitintervalls nicht quittiert bzw. bestätigt hat.
In einer Weiterbildung wird das Versenden der E-Mail von dem Absender an den Server durch den Server quittiert, indem dieser nach dem Empfangen der E-Mail von dem Absender eine E-Mail an den Absender zurücksendet. In einer Weiterbildung umfasst die Aufforderungs-E-Mail den Verweis in Form einer vollständigen Kopie der E-Mail und aller Anlagen und ist um eine Aufforderung ergänzt, den Empfang der Aufforderungs-E-Mail an den Server zu bestätigen.
Der erfindungsgemäße Server zum Nachweisen des Zugangs und des Inhalts einer E-Mail umfasst Mittel zum Empfangen einer E-Mail von einem Absender, beispielsweise in Form eines Netzwerkzugangs, eines E-Mail-Servers etc., Mittel zum automatischen Speichern der E-Mail, insbesondere mit allen Protokolldaten, die Mittel zum automatischen Speichern der E-Mail beispielsweise in Form eines ausfallssicheren, redundanten Speichersystems, Mittel zum Ermitteln einer Adresse eines weiteren Empfängers, der in der E-Mail angegeben ist, d.h. des Emp- fängers, der die E-Mail quittieren soll, beispielsweise in Form von Hard- und Software, welche die Adressenfelder der empfangenen E-Mail durchsucht, Mittel zum automatischen Versenden einer Aufforderungs- E-Mail an den weiteren Empfänger, die einen Verweis auf die E-Mail umfasst und die um eine Aufforderung ergänzt ist, den Empfang der E- Mail an den Server zu bestätigen, beispielsweise wiederum in Form eines Netzwerkzugangs und eines E-Mail-Servers, Mittel zum Überprüfen, ob eine Bestätigung vom Empfänger eingeht, beispielsweise in Form der oben genannten Hard- und Softwarekomponenten, und Mittel zum Speichern der Bestätigung im Server und Senden einer Quittungs-E-Mail an den Absender, wenn eine Bestätigung vom Empfänger eingeht, beispielsweise ebenfalls in Form von Soft- und Hardwarekomponenten, Speichern etc.
In einer Weiterbildung ist der Server dazu ausgebildet, während eines vorgegebenen Zeitintervalls zu überprüfen, ob eine Bestätigung vom Empfänger eingeht, und eine Protokoll-E-Mail an den Absender mit dem Inhalt zu senden, dass der Empfänger den Empfang der E-Mail nicht bestätigt hat, wenn während des vorgegebenen Zeitintervalls keine Bes- tätigung beim Server eingeht. Das vorgegebene Zeitintervall kann beispielsweise wenige Stunden bis mehrere Tage betragen.
In einer Weiterbildung ist die Aufforderung, den Empfang der E-Mail an den Server zu bestätigen, in der vom Server gesendeten Aufforderungs- E-Mail als ein HTTP-Link abgebildet, wobei ein Klick des Empfängers auf den HTTP-Link einen Zugriff auf den Server bewirkt, der im Server protokolliert wird.
In einer Weiterbildung sind die Mittel zum Ermitteln einer Adresse eines weiteren Empfängers, der in der E-Mail angegeben ist, dazu ausgebildet, ein CC-Adressenfeld und/oder ein BCC-Adressenfeld der vom Absender empfangenen E-Mail nach der Adresse des weiteren Empfängers zu durchsuchen.
Die Erfindung wird nachfolgend unter Bezugnahme auf die beigefügten Figuren beschrieben. Hierbei zeigt:
Fig. 1 einen Ablauf eines Verfahrens zum Nachweisen des Zugangs und des Inhalts einer E-Mail unter Verwendung eines Servers gemäß einer ersten erfindungsgemäßen Ausführungsform und
Fig. 2 einen Ablauf eines Verfahrens zum Nachweisen des Zugangs und des Inhalts einer E-Mail unter Verwendung eines Servers gemäß einer zweiten erfindungsgemäßen Ausführungsform.
Bezugnehmend auf Fig. 1 versendet ein Absender SE in einem ersten Schritt 1 , der in Teilschritte 1a und 1 b unterteilt ist, eine E-Mail in dem Teilschritt 1a an einen Empfänger RE und in dem Teilschritt 1 b an einen Server SRV. Dies geschieht beispielsweise dadurch, dass der Absender SE die E-Mail-Adresse des Empfängers RE in ein An-Adressenfeld der zu sendenden E-Mail einträgt und die E-Mail-Adresse des Servers SRV in ein BCC-Adressenfeld derselben zu sendenden E-Mail einträgt. Nach dem Eintragen der Adressen des Empfängers RE und des Servers SRV in die zu sendende E-Mail wird diese herkömmlich versendet.
In einem Schritt 2 wird das Versenden der E-Mail im Schritt 1 b an den Server SRV durch den Server SRV dadurch quittiert, dass dieser eine E-
Mail an den Absender SE sendet, die bestätigt, dass der Server SRV eine E-Mail erhalten hat, deren Zugang zu protokollieren ist. Weiter wird die im Schritt 1b an den Server SRV gesendete E-Mail mit allen für die
E-Mail relevanten Daten einschließlich des Routing-Protokolls automa- tisch in einem nicht näher dargstellten Massenspeicher des Servers
SRV einschließlich eines Empfangsdatums gespeichert.
In einem Schritt 3 wird/werden die durch den Server SRV empfangene E-Mail bzw. deren Adressenfelder durchsucht, um die Adresse des Empfängers RE zu ermitteln, der die E-Mail quittieren soll. Nachdem die Adresse des Empfängers RE im Server SRV ermittelt worden ist, sendet der Server SRV im Schritt 3 weiter eine Aufforderungs-E-Mail an den Empfänger RE, die einen Verweis auf die im Teilschritt 1a gesendete E- Mail und eine Aufforderung enthält, den Empfang der im Teilschritt 1a gesendeten E-Mail an den Server SRV zu bestätigen. Die Aufforderung, den Empfang der E-Mail bzw. der Aufforderungs-E-Mail an den Server SRV zu bestätigen, ist in der im Schritt 3 gesendeten Aufforderungs-E- Mail als ein Bestätigungs-HTTP-Link abgebildet. Weiter umfasst die im Schritt 3 gesendete Aufforderungs-E-Mail einen Nicht-Empfangen- HTTP-Link, mit dem der Empfänger RE dem Server mitteilen kann, die E-Mail vom Absender SE nicht empfangen zu haben.
Wenn der Empfänger RE den Empfang der E-Mail bzw. der Aufforderungs-E-Mail bestätigen will, klickt er auf den Bestätigungs-HTTP-Link der Aufforderungs-E-Mail, wodurch ein Zugriff 4 auf den Server SRV bewirkt wird, der im Server SRV mit Zeitstempel protokolliert wird. Der Server SRV sendet darauf eine Quittungs-E-Mail 5 an den Absender SE, wobei für diesen Fall der Vorgang abgeschlossen ist. Der Absender SE kann nun anhand der Protokolldatensätze im Server SRV nachweisen, dass die im Schritt 1 gesendete E-Mail beim Empfänger RE angekommen ist und welchen Inhalt bzw. welche Anhänge die E-Mail hatte.
Falls der Empfänger RE auf den Nicht-Empfangen-HTTP-Link klickt, bewirkt dies einen Zugriff 6 auf den Server SRV, was im Server entsprechend protokolliert wird. Dies kann nun im Server SRV dahingehend ausgewertet werden, dass eine Kopie der ursprünglichen E-Mail mit allen Anhängen mit der Bitte um Bestätigung erneut, möglicherweise mehrfach, an den Empfänger RE versendet wird, siehe hierzu 3a und 3b. Alternativ kann diese Rückmeldung des Empfängers RE auch unmittelbar vom Server SRV zum Absender gemeldet werden.
Wenn der Empfänger RE trotz mehrfacher Nachfragen 3a und 3b durch den Server SRV innerhalb eines vorgegebenen Zeitintervalls, beispielsweise 3 Tagen, keine Bestätigung an den Server SRV sendet, benachrichtigt der Server SRV in einem Schritt 7 den Absender SE mittels einer Protokoll-E-Mail, dass der Zugang der E-Mail nicht nachgewiesen werden konnte. Der Absender SE kann sich nun für alternative Methoden entscheiden, um die der E-Mail zugrunde liegende Nachricht an den Empfänger RE zu versenden, beispielsweise das Versenden per Post mit Einschreiben und Rückschein.
Fig. 2 zeigt einen Ablauf des Verfahrens gemäß einer zweiten erfin- dungsgemäßen Ausführungsform. Die mit Fig. 1 übereinstimmenden Bezugszeichen bezeichnen identische funktionale Blöcke, so dass insoweit auf die Beschreibung von Fig. 1 verwiesen sei.
Bei der in Fig. 2 gezeigten Ausführungsform umfasst die in einem Schritt 3' an den Empfänger RE gesendete Aufforderungs-E-Mail eine vollständige Kopie der E-Mail und aller Anlagen der E-Mail. Die Aufforderungs- E-Mail ist um eine Aufforderung ergänzt, den Empfang der Aufforderungs-E-Mail an den Server zu bestätigen. Die in Schritt 31 gesendete E- Mail umfasst keinen Nicht-Empfangen-HTTP-Link, mit dem der Empfänger RE dem Server SRV mitteilen kann, die E-Mail vom Absender SE nicht empfangen zu haben, da die Aufforderungs-E-Mail eine vollständige Kopie der E-Mail und aller Anlagen der E-Mail ist, folglich entfallen die Schritte 6, 3a und 3b.
Falls mehrere Empfänger vorhanden sind, werden die in den Figuren 1 und 2 gezeigten Ausführungsformen dahingehend erweitert, dass der Server SRV jedem der Empfänger eine Aufforderungs-E-Mail sendet und überwacht, welcher der Empfänger den Empfang der Aufforderungs-E-Mail bestätigt. Der Server SRV teilt dem Absender SE dann mittels einer abschließenden Protokoll-E-Mail mit, welche Empfänger den Empfang bestätigt haben und welche nicht.
Der erfindungsgemäße Server SRV umfasst zur Durchführung des Verfahrens Mittel zum Empfangen der E-Mail von dem Absender SE, beispielsweise einen Netzwerkzugang und einen E-Mail-Server. Zum Speichern der E-Mail und zum Speichern der Bestätigung bzw. von Protokolldateien umfasst der Server SRV entsprechende Speichermittel, bei- spielsweise redundante Plattenspeicher.
Zum Ermitteln der Adresse des weiteren Empfängers RE umfasst der Server SRV Soft- und Hardwarekomponenten, die die in Schritt 1b empfangene E-Mail bzw. deren Adressenfelder durchsucht, um die entspre- chende Adresse zu ermitteln. Zum Versenden der Aufforderungs-E-Mail an den Empfänger RE in den Schritten 3, 3a und 3b umfasst der Server SRV entsprechende E-Mail-Sendesoftware, die beispielsweise ein SMTP-Protokoll unterstützt.
Die gezeigten Ausführungsformen ermöglichen einen zuverlässigen Nachweis des Zugangs und des Inhalts der vom Absender SE gesendeten E-Mail, falls der Empfänger RE den Empfang bestätigt bzw. quittiert. Die diesbezüglichen Protokollinformationen werden in dem Server SRV gespeichert, der üblicherweise von einem Dienstleister betrieben wird, der einen manipulationssicheren Betrieb des Servers SRV sicherstellt. Mit anderen Worten können weder der Absender SE noch der Empfänger RE die entsprechenden Datensätze manipulieren, was beispielswei- se bei einer einfachen Antwort-E-Mail bzw. einer Lesebestätigung des Empfängers RE möglich wäre.
Darüber hinaus ist das Verfahren aufgrund des erfindungsgemäßen Servers SRV, auf dem die zum Nachweisen wesentlichen Protokoll- schichten ablaufen, in Verbindung mit herkömmlichen E-Mail- Programmen verwendbar, ohne dass hierfür aufwändige Änderungen, beispielsweise sogenannten Plug-ins, notwendig wären. Es muss lediglich in einem An-FeId, einem CC-FeId bzw. einem BCC-FeId die E-Mail- Adresse des Servers SRV eingetragen werden, beispielsweise exempla- risch Einschreiben@trusteemail.de. Die weiteren wesentlichen Schritte werden anschließend vom Server SRV durchgeführt.

Claims

Patentansprüche
1. Verfahren zum Nachweisen des Zugangs und des Inhalts einer E- Mail, mit den Schritten:
Versenden der E-Mail von einem Absender (SE) an mindestens einen Empfänger (RE),
Versenden der E-Mail von dem Absender zusätzlich an einen Server (SRV), automatisches Speichern der E-Mail in dem Server, automatisches Versenden einer Aufforderungs-E-Mail von dem Server an den mindestens einen Empfänger, die einen Verweis auf die E-Mail umfasst und die um eine Aufforderung ergänzt ist, den Empfang der E-Mail unä/oder den Empfang der Aufforderungs-E-Mail an den Server zu bestätigen, Überprüfen durch den Server, ob eine Bestätigung von dem mindestens einen Empfänger eingeht, und wenn eine Bestätigung vom dem mindestens einen Empfänger eingeht,
Speichern der Bestätigung im Server und Senden einer Quittungs-E-Mail an den Absender.
2. Verfahren nach Anspruch 1 , dadurch gekennzeichnet, dass das Versenden der E-Mail von dem Absender an den mindestens einen Empfänger und das Versenden der E-Mail von dem Absender zusätzlich an den Server umfasst:
Eintragen der E-Mail-Adresse des mindestens einen Empfängers in ein An-Ad ressenfeld und Eintragen der E-Mail- Adresse des Servers in ein CC-Adressenfeld und/oder in ein BCC-Adressenfeld der zu sendenden E-Mail.
3. Verfahren nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, dass die Aufforderung, den Empfang der E-Mail an den Server zu bestätigen, in der vom Server gesendeten Aufforderungs-E- Mail als ein HTTP-Link abgebildet ist, wobei ein Klick auf den HTTP-Link einen Zugriff auf den Server bewirkt, der im Server protokolliert wird.
4. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die vom Server gesendete Aufforderungs-E-Mail einen Nicht- Empfangen-HTTP-Link umfasst, wobei ein Klick auf den Nicht- Empfangen-HTTP-Link einen Zugriff auf den Server bewirkt, der im Server protokolliert wird und der ein erneutes Versenden der Aufforderungs-E-Mail von dem Server an den mindestens einen Empfänger bewirkt.
5. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, gekennzeichnet durch die im Server ausgeführten Schritte:
Überprüfen während eines vorgegebenen Zeitintervalls, ob eine Bestätigung vom dem mindestens einen Empfänger eingeht, und
Senden einer Protokoll-E-Mail von dem Server an den Absender mit dem Inhalt, dass der mindestens eine Empfänger den Empfang der E-Mail nicht bestätigt hat, wenn während des vorgegebenen Zeitintervalls keine Bestätigung eingeht.
6. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass das Versenden der E-Mail von dem Absender an den Server durch den Server quittiert wird, indem dieser eine E-Mail an den Absender sendet.
7. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die Aufforderungs-E-Mail den Verweis in Form einer vollständigen Kopie der E-Mail und aller Anlagen der E-Mail umfasst und die Aufforderungs-E-Mail um die Aufforderung ergänzt ist, den Empfang der Aufforderungs-E-Mail an den Server zu bestätigen.
8. Server zum Nachweis des Zugangs und des Inhalts einer E-Mail, umfassend:
Mittel zum Empfangen einer E-Mail von einem Absender, Mittel zum automatischen Speichern der E-Mail, Mittel zum Ermitteln einer Adresse mindestens eines weiteren Empfängers, der in der E-Mail angegeben ist, Mittel zum automatischen Versenden einer Aufforderungs-E- Mail an den mindestens einen weiteren Empfänger, die einen Verweis auf die E-Mail umfasst und die um eine Aufforderung ergänzt ist, den Empfang der E-Mail an den Server zu bestätigen,
Mittel zum Überprüfen, ob eine Bestätigung von dem mindestens einen weiteren Empfänger eingeht, und Mittel zum Speichern der Bestätigung im Server und Senden einer Quittungs-E-Mail an den Absender, wenn eine Bestätigung von dem mindestens einen Empfänger eingeht.
9. Server nach Anspruch 8, dadurch gekennzeichnet, dass er dazu ausgebildet ist, während eines vorgegebenen Zeitintervalls zu überprüfen, ob eine Bestätigung von dem mindestens einen Empfänger eingeht, und eine Protokoll-E-Mail an den Absender mit dem Inhalt zu senden, dass der mindestens eine Empfänger den Empfang der E- Mail nicht bestätigt hat, wenn während des vorgegebenen Zeitintervalls keine Bestätigung eingeht.
10. Server nach Anspruch 8 oder 9, dadurch gekennzeichnet, dass die Aufforderung, den Empfang der E-Mail an den Server zu bestätigen, in der vom Server gesendeten Aufforderungs-E-Mail als ein HTTP-Link abgebildet ist, wobei ein Klick auf den HTTP-Link einen Zugriff auf den Server bewirkt, der im Server protokolliert wird.
11. Server nach einem der Ansprüche 8 bis 10, dadurch gekennzeichnet, dass die Mittel zum Ermitteln einer Adresse des mindestens einen weiteren Empfängers, der in der E-Mail angegeben ist, dazu ausgebildet sind, ein An-Adressenfeld, ein CC-Ad ressenfeld und/oder ein BCC-Adressenfeld nach der Adresse des mindestens einen weiteren Empfängers zu durchsuchen.
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Die in der Anmeldung definierten technischen Aspekte werden als allgemein bekannt angesehen. Wegen ihrer Bekanntheit wird kein schriftlicher Nachweis für notwendig erachtet. Weitere Einzelheiten finden sich in der beiliegenden Stellungnahme und im Amtsblatt 11/2007, S. 592. *

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