WO2009034237A1 - Method and system for organising meetings by electronic messages - Google Patents

Method and system for organising meetings by electronic messages Download PDF

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WO2009034237A1
WO2009034237A1 PCT/FR2007/051902 FR2007051902W WO2009034237A1 WO 2009034237 A1 WO2009034237 A1 WO 2009034237A1 FR 2007051902 W FR2007051902 W FR 2007051902W WO 2009034237 A1 WO2009034237 A1 WO 2009034237A1
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WO
WIPO (PCT)
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message
electronic
survey
meeting
mail
Prior art date
Application number
PCT/FR2007/051902
Other languages
French (fr)
Inventor
Agnès Foucher
Nicolas Loque
Patricia Holysz-Fouquet
Original Assignee
France Telecom
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by France Telecom filed Critical France Telecom
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    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04L—TRANSMISSION OF DIGITAL INFORMATION, e.g. TELEGRAPHIC COMMUNICATION
    • H04L51/00—User-to-user messaging in packet-switching networks, transmitted according to store-and-forward or real-time protocols, e.g. e-mail
    • H04L51/07—User-to-user messaging in packet-switching networks, transmitted according to store-and-forward or real-time protocols, e.g. e-mail characterised by the inclusion of specific contents
    • H04L51/18—Commands or executable codes
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/10—Office automation; Time management
    • G06Q10/109—Time management, e.g. calendars, reminders, meetings or time accounting
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04L—TRANSMISSION OF DIGITAL INFORMATION, e.g. TELEGRAPHIC COMMUNICATION
    • H04L51/00—User-to-user messaging in packet-switching networks, transmitted according to store-and-forward or real-time protocols, e.g. e-mail
    • H04L51/42—Mailbox-related aspects, e.g. synchronisation of mailboxes

Definitions

  • the present invention relates to electronic messaging services for scheduling meetings between participants.
  • the object of the present invention is to overcome these disadvantages by proposing a solution enabling a user who wishes to organize a meeting by electronic messages to have a polling tool that can be sent to any participant (internal or external to the user). the organizer's company) and which allows a simple and effective management of the availability of all for the organizer as well as for the people surveyed.
  • the invention proposes a method of organizing meetings by electronic messages between several users each comprising a terminal equipped with an electronic mail client, said method comprising the following steps: a) creation by an organizing user of an electronic survey message whose body includes an electronic survey form containing at least one meeting date, b) sending said electronic message to one or more recipients, c) archiving the electronic message on the terminal of the organizing user and creating a polling table corresponding to the electronic survey form, d) when receiving a response from one of the recipients to the survey e-mail message, automatic updating of the polling table of the archived electronic message according to the information contained in the response received.
  • the organizer can check the availability of all participants, regardless of the participants' clients and e-mail servers (from the moment nobody has an email address, it can be polled).
  • the archiving of the survey e-mail message and the management of the responses received from the participants considerably facilitates the task of the organizer who only has to consult the table of the archived message to check the availability of each.
  • step a) interactive response elements are inserted automatically for each meeting date present in the form, which allows the respondent to respond quickly to each proposed date.
  • a step of inserting a sounding field indication in the header of the sounding electronic message is performed.
  • the addition of this specific field allows the modified mail client according to the invention to recognize an electronic survey message for, on the one hand, archive this message on the user's terminal and, on the other hand, to process the messages. responses to the survey e-mail by automatically updating the table in the archived message.
  • step c) further comprises creating in the inbox of the organizing user, or in any other folder accessible by the mail client, a directory whose name corresponds to the object indicated in the survey e-mail message which is then archived in this directory. This further simplifies the management of meeting requests for the organizer.
  • each proposed meeting date in the electronic survey form may be temporarily stored in the scheduler of the organizing user's email client, which offers the latter an automatic management of his own availability for other meeting requests, for example.
  • the method further comprises a step e) of validation of a meeting date by the organizing user from the survey e-mail message archived on his terminal and a f) automatic sending step, to each recipient of the e-mail message. poll, a new e-mail message indicating the validated meeting date.
  • a step e) of validation of a meeting date by the organizing user from the survey e-mail message archived on his terminal and a f) automatic sending step, to each recipient of the e-mail message. poll, a new e-mail message indicating the validated meeting date.
  • the present invention also relates to an electronic mail client computer program for execution on a computer terminal of a meeting organizer user, said program comprising instructions for enabling the composition, sending and receiving of electronic messages. , characterized in that it further comprises instructions for creating an electronic survey message whose body includes an electronic survey form containing at least one meeting date, instructions for archiving said electronic message on the computer terminal of the organizer user, said message being archived with a polling table corresponding to the electronic survey form, and instructions for, upon receiving a response from one of the recipients to the survey e-mail message, automatically updating the polling table. survey of the archived e-mail message information contained in the response received.
  • the invention proposes to improve the existing mail clients to allow their users to have a meeting organization means for probing any other person regardless of his client or mail server.
  • the users of the mail client computer program of the invention benefit from an automatic management and synthesis of the responses received to their electronic survey messages.
  • the messaging client computer program of the invention may further include: instructions for inserting a survey indication field into the header of the survey email message, instructions for creating in the inbox of the organizing user, or in any other folder accessible by the mail client, a directory whose name corresponds to the object indicated in the survey e-mail message, said message being archived in said directory, instructions to provisionally record in the calendar of the e-mail client of the organizing user, each proposed meeting date in the electronic survey form, instructions for sending, in response to a validation of a meeting date by the organizer from the survey e-mail message archived on his terminal, a new e-mail message stating the date of the meeting validated to each recipient of the survey e-mail message, instructions for removing from the agenda the provisionally recorded dates other than those corresponding to the date of the meeting.
  • the program described above can be stored on a recording medium in particular for installation on a computer terminal.
  • the invention also relates to a computer terminal characterized in that it comprises a mail client computer program as defined above.
  • the present invention finally relates to a signal carrying an electronic message intended to be transmitted from a first terminal to at least one second terminal through at least one communication network, said signal being characterized in that said message includes an electronic survey form including at least one meeting date.
  • the signal carries stubborn data of said message, said data comprising at least one polling message indication field.
  • This digital signal can be routed via an electrical or optical cable, radio or other means.
  • FIG. 1 is a general schematic view of one embodiment of the system according to FIG.
  • FIG. 2 is a flowchart illustrating the steps implemented in the meeting organization method according to one embodiment of the invention
  • FIG. 3 illustrates an example of a parameter window of the electronic survey form.
  • FIG. 4 illustrates an example of an electronic survey message according to the invention.
  • the present invention proposes to use electronic messages (e-mail) to create a survey tool allowing a user to know the actual availability of his correspondents (internal or external to his company) for the organization of meetings.
  • the invention proposes to integrate functionalities essentially in software form (processing engine) in the messaging clients of the terminals used to carry out exchanges of electronic messages.
  • the proposed features are compatible with the standards and protocols currently used for email, which allows any user to schedule meetings from their email client that they usually use.
  • the implementation of the present invention in the terminals is done at the level of the email client.
  • the features related to creating survey e-mail messages for meeting organization and processing responses to these messages are integrated with existing e-mail clients in the form of computer instructions (processing engine program instructions).
  • processing engine program instructions processing engine program instructions
  • the invention can be implemented in the form of additional software ("add-on") compatible with the main Market e-mail clients (Microsoft Outlook TM and Outlook Express TM, Mozilla Thunderbird TM, Lotus Notes TM and WebMail TM).
  • the solution proposed by the present invention consists in particular, as described below in detail, in integrating in electronic mail clients an interface for creating survey electronic messages including electronic survey forms and associated commands for automatically processing the responses. these messages returned by the polled users.
  • FIG. 1 is an overall view of a system 1 in which the meeting organization method according to the invention can be implemented.
  • the system includes a plurality of users A, B and C each equipped with a terminal and one or more mail servers to which users have access from their terminal to receive and send e-mail.
  • Each terminal includes an e-mail client that corresponds to e-mail software that makes it possible, in particular, to compose and receive messages, to answer them or to manipulate mailboxes.
  • the messaging client can either correspond to a new version of software integrating the features associated with the meeting organization method according to the invention, or correspond to an existing version (such as for example Microsoft Outlook TM and Outlook Express TM, Mozilla Thunderbird TM, Lotus Notes TM and WebMail TM), the terminal being then equipped in this case additional software ("add-on”) allowing the implementation of the functions of the organization of meetings process.
  • an existing version such as for example Microsoft Outlook TM and Outlook Express TM, Mozilla Thunderbird TM, Lotus Notes TM and WebMail TM
  • the users A and B are part of the same company and exchange electronic messages between their terminals 2 and 3 via a local messaging server 11 accessible via a local communication network (intranet ) 13.
  • the user C is not part of the same company as the users A and B, his terminal 4 not being directly connected to the local communication network 13.
  • the message exchanges between the user C and the user user A or B is via an e-mail server 12 accessible by an open communication network (I nternet) 14, the local communication network 13 having access 8 thereto (generally protected by a device -traffic light).
  • the system of FIG. 1 shows three users A, B and C respectively equipped with terminals 2, 3 and 4.
  • the servers 11 and 12 conventionally comprise means of connection to the networks 13 and 14 respectively via communication lines. 6 and 10, storage means and processing means.
  • the communication lines 5, 7 and 9 of the terminals are lines of bidirectional transmissions of wired electric, optical, or other (radio local loop, infrared link, etc. ..) depending on the type of terminal used (fixed or mobile).
  • the user A wants to organize a meeting with users B and C.
  • the polling tool (archived survey e-mail message containing the e-survey form) is managed in a specific directory of the e-mail client of user A the meeting.
  • the method comprises a preliminary step of creating a directory "Poll" in the inbox of User A, or any other folder accessible by the mail client, in which his survey requests will be processed.
  • a first step S1 the user A creates a new e-mail (e-mail) survey using for example the "New Survey" function on the user interface of his mail client to display a creation window message (function built into the mail client at the origin or as a result of the subsequent installation of a software add-on (“Add-on”)).
  • e-mail e-mail
  • Add-on a software add-on
  • This function allows the creation of a message containing: o the object, o the list of recipients, o the body of the message including an electronic survey form, for example in HTML format ("HyperText Markup Language") or in any other format for the representation of a table, containing the following fields: o number of proposed meeting dates, o by proposed date:
  • message header further comprises a polling message indication field whose function will be explained later in detail.
  • the user has an electronic form creation interface that he activates from his email client, for example by clicking a button (possibly with a shortcut in the toolbar) entitled “Insertion / Survey”. availability ".
  • a button possibly with a shortcut in the toolbar entitled "Insertion / Survey”. availability ".
  • a window appears to allow the user to select one or more dates (3 in Figure 3) and to set the start and end days as well as the start and end times for each date.
  • step S2 After validation of the polling message thus created (step S2), for example by clicking on the "Send" button of the message creation window, the following actions are triggered: o
  • the survey e-mail message is sent to the recipients (participants ) indicated (step S3).
  • a new directory is created, under the "Poll" directory of the inbox, or in any other folder accessible by the mail client, with the name of the object indicated in the survey e-mail message (example: " Messaging project tracking meeting ') (step S4).
  • the survey e-mail is formatted and archived
  • the archived e-mail message contains the following elements: o the subject (here "Message Project Tracking Meeting"), o the list of recipients, o the number of proposed dates, o a summary by date indicating:
  • each recipient receives in the inbox of his e-mail client, an electronic survey message comprising, as illustrated in Figure 4, a body 20 containing a form, for example at HTML format.
  • the form includes interactive response elements so that, following the interpretation of the data defining the form and the interactive response elements, the messaging client displays on the screen of the destination terminal a form including for each of the dates proposed, three user interface elements 21 to 23 by means of which the user can enter a response to be sent to the organizing user.
  • These user interface elements are made in the form of, for example, a checkbox, a two-state button, a drop-down list, and so on.
  • Each element corresponds to a possible response, and in the example described correspond respectively to "Accept”, “Refuse” and “Provisional” (step S7).
  • a single user interface element is used for the response, this element making it possible to select one of all the possible responses.
  • the recipient of the message selects a response for at least one of the proposed dates (he can accept several dates) (step SS) then returns the message thus modified and filled in response to the survey by clicking on the "Reply” button (step S9).
  • the response message thus comprises, in a form formatted by means of the survey form, the response elements of the recipient. This response form is thus easily interpretable by the recipient email client of the response message.
  • Each response e-mail message from a participant (user B or C in the example considered here) received on the terminal 2 is identified as a survey response message by the survey activation indication field it contains and a field indicating that it is a response message.
  • the mail client of the user A extracts the response elements contained in the response message and then updates the survey table present in the survey message archived with the extracted response elements (step S1 1).
  • the table below shows an example of a polling table in the survey email message archived on User A's email client after receiving responses from users B and C.
  • a meeting organizer can at any time open the archived survey e-mail message on their e-mail client to check participant responses and decide on a final meeting date, even if not all participants have responded .
  • step S12 When all participants (here users B and C) have responded to the survey e-mail message or when user A decides that a final date must be determined (step S12), the latter selects and confirms a meeting date from among those present in the poll table of the archived message (step S13).
  • the user A can for example click on a button "Poll validation", which results in the display of the meeting dates in a window with a check box next to each date. When the user checks one of these boxes, a confirmation request window appears with the selected meeting date.
  • an electronic message is sent to each participant (here users B and C) to indicate the date of the final meeting held (step S14).
  • each participant here users B and C
  • the user's email client includes a calendar, among all the dates originally marked with a "Provisional” status, the status of the selected date becomes "Accepted", while the other dates are removed from the calendar (step S15).
  • the email client When the selected meeting date is exceeded, the email client deletes the "object" directory (here the directory "Mail project tracking meeting") and its contents under the "poll" directory.
  • a specific field corresponding to a survey message indication field, is added in the message header.
  • the manner in which this field is inserted into the message header and the format or syntax of this field are preferably chosen to be compatible with the message formats used in standardized / standardized messaging protocols.
  • messages can be seen as having a header and a body.
  • the header contains any information necessary to accomplish the transmission and delivery while the body contains in particular the text of the message that includes in the present invention the electronic survey form.
  • This field includes an indication of activation of the poll option of Boolean variable type (for example "Poll") to which is assigned, by the sign ":", a Boolean value ("True” or “False”) in according to which the specific treatments related to the polling message are applied or not.
  • the addition of this field will allow the processing engine of the mail client of the user creating and transmitting the survey e-mail message (for example the user A) to process this message in particular to format it (with particular transformation of form electronic sounding board poll, adding a "poll validation” button) before automatically archiving it in the "Poll / ⁇ object>" directory located in the user's inbox, or in any other folder accessible by the email client .
  • this field is also present in the header of the reply e-mail messages sent by the surveyed participants and allows the e-mail client to recognize these responses and process them so as to automatically update the poll table in the message. archived.
  • the present invention proposes to use transport formats and methods for the exchange of timetables and timetables known and standardized by the I ETF.
  • Such formats are particularly known as vCal, iCal and vCard.
  • the specifications of these three "open" formats are published, available and usable.
  • These formats are independent of client and mail server software and, therefore, interoperable with any client and mail server.
  • the messaging client processing engine will generate requests in one of these formats to allow, on the one hand, the provisional recording in the agenda of the proposed meeting dates when the message is sent. and, finally, the final recording in the agenda of the meeting date selected during the validation of the survey by the user organizing the meeting.
  • vCal vCalendar version 2.0 (referring to RFC_2445) is shown below:
  • TEGORI ES MEETI NG STATUS: TENTAT / VE
  • the request can be modified as follows (the modified or added fields are indicated in bold ):
  • the method of the invention may further comprise the following additional steps:

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Abstract

The invention relates to a method for organising meetings by electronic messages among several users (A, B, C) each having a terminal (2; 3; 4) equipped with an electronic messaging client. The method comprises the following steps: a) creation by an organising user (A) of an electronic polling message having a body (20) including an electronic polling form containing at least one meeting date; b) sending said electronic message to one or more addressees (B, C); c) archiving the electronic message on the terminal (2) of the organising user (A) and creating a polling table corresponding to the electronic polling form; d) upon reception of an answer from one of the addressees (B, C) to the electronic polling message, automatically updating the polling table of the archived electronic message based on the information contained in the received response.

Description

PROCEDE ET SYSTEM E D'ORGANI SATI ON DE REUN I ON PAR MESSAGES ÉLECTRON I QUES METHOD AND SYSTEM FOR ORGANIZING REUNION BY ELECTRONIC MESSAGES I QUES
Dom ai ne de l'i nventionDom nity of the invention
La présente invention concerne les services de messageries électroniques qui permettent de planifier des réunions entre des participants.The present invention relates to electronic messaging services for scheduling meetings between participants.
Art antérieu rPrior art
Dans un cadre professionnel et parfois privé, la planification d'une réunion entre plusieurs personnes par messagerie électronique demande souvent un nombre d'échanges importants entre l'organisateur de la réunion et les personnes sollicitées pour participer à la réunion. Cela provient notamment de la difficulté pour l'organisateur de connaître et de gérer les disponibilités des personnes qu'elles soient internes à l'entreprise ou non. Pour les personnes internes à l'entreprise de l'organisateur, il existe maintenant des clients de messagerie comprenant un agenda ou calendrier associé à la messagerie de l'utilisateur qui peut être consulté par les autres contacts du réseau local de l'entreprise. Cependant, pour être efficace, un tel système requiert que chaque utilisateur tienne à jour son propre agenda, ce qui est rarement le cas. En outre, il arrive qu'au sein d'une même entreprise certaines personnes utilisent des clients ou serveurs de messagerie différents qui ne sont pas compatibles entre eux notamment au niveau du partage des agendas.In a professional and sometimes private setting, planning a meeting between several people by e-mail often requires a large number of exchanges between the organizer of the meeting and the people asked to participate in the meeting. This comes in particular from the difficulty for the organizer to know and manage the availability of people whether they are internal to the company or not. For those internal to the organizer's company, there are now messaging clients including a calendar or calendar associated with the user's mail that can be accessed by other contacts of the local network of the company. However, to be effective, such a system requires each user to update their own agenda, which is rarely the case. In addition, it happens that within the same company some people use different clients or mail servers that are not compatible with each other including the sharing of calendars.
Par ailleurs, pour les personnes externes à l'entreprise de l'organisateur, il n'est en général pas possible pour celui-ci de consulter leur agenda, soit parce qu'elles n'en n'ont pas, soit parce que celui-ci n'est pas accessible (pas de partage d'agenda sur des réseaux ouverts (I nternet) ou client de messagerie différent de celui de l'organisateur).Moreover, for people outside the organizer's company, it is generally not possible for the organizer to consult their agenda, either because they do not have one or because it is not accessible (no calendar sharing on open networks (I nternet) or e-mail client different from that of the organizer).
Par conséquent, dans tous les cas, la seule solution pour l'organisateur est d'envoyer à chaque participant un message électronique (e-mail) dans lequel il propose plusieurs dates possibles de réunions. Dans le meilleur des cas, chaque participant sondé répond en envoyant ses disponibilités par message électronique à l'organisateur qui en fait la synthèse et envoie ensuite un nouveau message aux participants pour confirmer une date de réunion.Therefore, in all cases, the only solution for the organizer is to send each participant an e-mail message (e-mail) in which he proposes several possible dates of meetings. In the best case, each participant answered by sending his availability by e-mail to the organizer who summarizes it and then sends a new message to the participants to confirm a meeting date.
Toutefois, ce mode de sondage des participants est la plupart du temps long et fastidieux pour l'organisateur car ce dernier n'a pas de contrôle sur les réponses données à son message de sondage. Cette méthode de sondage génère de nombreux échanges entre l'organisateur et les participants, voire entre les participants entre eux, qui ne permettent pas à celui-ci de gérer efficacement les disponibilités de chacun pour déterminer une date de réunion satisfaisante pour tous. Cette méthode a en outre pour inconvénient d'encombrer la boîte de réception de l'organisateur.However, this method of polling participants is most of the time long and tedious for the organizer because the latter has no control over the responses given to his survey message. This polling method generates numerous exchanges between the organizer and the participants, and even between the participants, which do not allow him / her to effectively manage the availability of each to determine a meeting date that is satisfactory for everyone. This method also has the disadvantage of cluttering the inbox of the organizer.
Obj et et description succi ncte de l'i nventionObj and short description of the invention
La présente invention a pour objet de pallier ces inconvénients en proposant une solution permettant à un utilisateur qui souhaite organiser une réunion par messages électroniques de disposer d'un outil de sondage qui peut être envoyé à n'importe quel participant (interne ou externe à l'entreprise de l'organisateur) et qui permet une gestion simple et efficace des disponibilités de tous aussi bien pour l'organisateur que pour les personnes sondées.The object of the present invention is to overcome these disadvantages by proposing a solution enabling a user who wishes to organize a meeting by electronic messages to have a polling tool that can be sent to any participant (internal or external to the user). the organizer's company) and which allows a simple and effective management of the availability of all for the organizer as well as for the people surveyed.
A cet effet, l'invention propose un procédé d'organisation de réunions par messages électroniques entre plusieurs utilisateurs comprenant chacun un terminal équipé d'un client de messagerie électronique, ledit procédé comprenant les étapes suivantes: a) création par un utilisateur organisateur d'un message électronique de sondage dont le corps comprend un formulaire électronique de sondage contenant au moins une date de réunion, b) envoi dudit message électronique à un ou plusieurs destinataires, c) archivage du message électronique sur le terminal de l'utilisateur organisateur et création d'un tableau de sondage correspondant au formulaire électronique de sondage, d) lors de la réception d'une réponse d'un des destinataires au message électronique de sondage, mise à jour automatique du tableau de sondage du message électronique archivé en fonction des informations contenues dans la réponse reçue.For this purpose, the invention proposes a method of organizing meetings by electronic messages between several users each comprising a terminal equipped with an electronic mail client, said method comprising the following steps: a) creation by an organizing user of an electronic survey message whose body includes an electronic survey form containing at least one meeting date, b) sending said electronic message to one or more recipients, c) archiving the electronic message on the terminal of the organizing user and creating a polling table corresponding to the electronic survey form, d) when receiving a response from one of the recipients to the survey e-mail message, automatic updating of the polling table of the archived electronic message according to the information contained in the response received.
Ainsi, en insérant un formulaire électronique de sondage dans un message électronique standard (e-mail), l'organisateur peut sonder les disponibilités de tous les participants, et ce indépendamment des clients et serveurs de messagerie des participants (à partir du moment où une personne possède une adresse électronique, elle peut être sondée). En outre, l'archivage du message électronique de sondage et la gestion des réponses reçues des participants facilitent considérablement la tâche de l'organisateur qui n'a plus qu'à consulter le tableau du message archivé pour prendre connaissance des disponibilités de chacun.By inserting an electronic survey form into a standard e-mail (e-mail), the organizer can check the availability of all participants, regardless of the participants' clients and e-mail servers (from the moment nobody has an email address, it can be polled). In addition, the archiving of the survey e-mail message and the management of the responses received from the participants considerably facilitates the task of the organizer who only has to consult the table of the archived message to check the availability of each.
Selon un aspect de l'invention, dans l'étape a), des éléments de réponse interactifs sont insérés automatiquement pour chaque date de réunion présente dans le formulaire, ce qui permet à la personne sondée de répondre rapidement à chaque date proposée.According to one aspect of the invention, in step a), interactive response elements are inserted automatically for each meeting date present in the form, which allows the respondent to respond quickly to each proposed date.
Selon un aspect de l'invention, avant l'étape b), une étape d'insertion d'un champ d'indication de sondage dans l'entête du message électronique de sondage est réalisée. L'ajout de ce champ spécifique permet au client de messagerie modifié selon l'invention de reconnaître un message électronique de sondage pour, d'une part, archiver ce message sur le terminal de l'utilisateur et, d'autre part, traiter les réponses au message électronique de sondage en mettant automatiquement à jour le tableau dans le message archivé.According to one aspect of the invention, before step b), a step of inserting a sounding field indication in the header of the sounding electronic message is performed. The addition of this specific field allows the modified mail client according to the invention to recognize an electronic survey message for, on the one hand, archive this message on the user's terminal and, on the other hand, to process the messages. responses to the survey e-mail by automatically updating the table in the archived message.
Selon un autre aspect de l'invention, l'étape c) comprend en outre la création dans la boîte de réception de l'utilisateur organisateur, ou dans tout autre dossier accessible par le client de messagerie, d'un répertoire dont le nom correspond à l'objet indiqué dans le message électronique de sondage qui est alors archivé dans ce répertoire. Cela permet de simplifier encore la gestion des demandes de réunions pour l'organisateur. Lors de l'étape b), chaque date de réunion proposée dans le formulaire électronique de sondage peut être enregistrée provisoirement dans l'agenda du client de messagerie électronique de l'utilisateur organisateur, ce qui offre à ce dernier une gestion automatique de ses propres disponibilités vis-à-vis d'autres demandes de réunions par exemple.According to another aspect of the invention, step c) further comprises creating in the inbox of the organizing user, or in any other folder accessible by the mail client, a directory whose name corresponds to the object indicated in the survey e-mail message which is then archived in this directory. This further simplifies the management of meeting requests for the organizer. During step b), each proposed meeting date in the electronic survey form may be temporarily stored in the scheduler of the organizing user's email client, which offers the latter an automatic management of his own availability for other meeting requests, for example.
Le procédé comprend en outre une étape e) de validation d'une date de réunion par l'utilisateur organisateur à partir du message électronique de sondage archivé sur son terminal et une étape f) d'envoi automatique, à chaque destinataire du message électronique de sondage, d'un nouveau message électronique indiquant la date de réunion validée. Ainsi, dès qu'il le souhaite, l'utilisateur organisateur peut valider une date de réunion et en informer tous les participants en une seule opération.The method further comprises a step e) of validation of a meeting date by the organizing user from the survey e-mail message archived on his terminal and a f) automatic sending step, to each recipient of the e-mail message. poll, a new e-mail message indicating the validated meeting date. Thus, whenever he wants, the user organizer can validate a meeting date and inform all participants in a single operation.
Lorsque le client de messagerie de l'utilisateur organisateur possède un agenda, seule la date de réunion validée est conservée dans l'agenda, les autres dates provisoirement enregistrées étant supprimées.When the email client of the organizing user has a calendar, only the validated meeting date is kept in the calendar, the other temporarily saved dates being deleted.
La présente invention concerne également un programme d'ordinateur de client de messagerie électronique destiné à être exécuté sur un terminal informatique d'un utilisateur organisateur de réunions, ledit programme comprenant des instructions pour permettre la composition, l'envoi et la réception de messages électroniques, caractérisé en ce qu'il comprend en outre des instructions pour créer un message électronique de sondage dont le corps comprend un formulaire électronique de sondage contenant au moins une date de réunion, des instructions pour archiver ledit message électronique sur le terminal informatique de l'utilisateur organisateur, ledit message étant archivé avec un tableau de sondage correspondant au formulaire électronique de sondage, et des instructions pour, lors de la réception d'une réponse d'un des destinataires au message électronique de sondage, mettre à jour automatiquement le tableau de sondage du message électronique archivé en fonction des informations contenues dans la réponse reçue.The present invention also relates to an electronic mail client computer program for execution on a computer terminal of a meeting organizer user, said program comprising instructions for enabling the composition, sending and receiving of electronic messages. , characterized in that it further comprises instructions for creating an electronic survey message whose body includes an electronic survey form containing at least one meeting date, instructions for archiving said electronic message on the computer terminal of the organizer user, said message being archived with a polling table corresponding to the electronic survey form, and instructions for, upon receiving a response from one of the recipients to the survey e-mail message, automatically updating the polling table. survey of the archived e-mail message information contained in the response received.
Ainsi, l'invention propose d'améliorer les clients de messagerie existants pour permettre à leurs utilisateurs de disposer d'un moyen d'organisation de réunion permettant de sonder n'importe quelle autre personne indépendamment de son client ou serveur de messagerie. En outre, les utilisateurs du programme d'ordinateur de client de messagerie de l'invention bénéficient d'une gestion et d'une synthèse automatique des réponses reçues à leurs messages électroniques de sondage.Thus, the invention proposes to improve the existing mail clients to allow their users to have a meeting organization means for probing any other person regardless of his client or mail server. In in addition, the users of the mail client computer program of the invention benefit from an automatic management and synthesis of the responses received to their electronic survey messages.
Selon d'autres aspects, le programme d'ordinateur de client de messagerie de l'invention peut comprendre en outre: des instructions pour insérer un champ d'indication de sondage dans l'entête du message électronique de sondage, des instructions pour créer dans la boîte de réception de l'utilisateur organisateur, ou dans tout autre dossier accessible par le client de messagerie, un répertoire dont le nom correspond à l'objet indiqué dans le message électronique de sondage, ledit message étant archivé dans ledit répertoire, des instructions pour enregistrer provisoirement, dans l'agenda du client de messagerie électronique de l'utilisateur organisateur, chaque date de réunion proposée dans le formulaire électronique de sondage, des instructions pour envoyer, en réponse à une validation d'une date de réunion par l'utilisateur organisateur à partir du message électronique de sondage archivé sur son terminal, un nouveau message électronique indiquant la date de réunion validée à chaque destinataire du message électronique de sondage, des instructions pour supprimer de l'agenda les dates provisoirement enregistrées autres que celles correspondant à la date de réunion. Le programme décrit précédemment peut être stocké sur un support d'enregistrement notamment pour être installé sur un terminal informatique.In other aspects, the messaging client computer program of the invention may further include: instructions for inserting a survey indication field into the header of the survey email message, instructions for creating in the inbox of the organizing user, or in any other folder accessible by the mail client, a directory whose name corresponds to the object indicated in the survey e-mail message, said message being archived in said directory, instructions to provisionally record in the calendar of the e-mail client of the organizing user, each proposed meeting date in the electronic survey form, instructions for sending, in response to a validation of a meeting date by the organizer from the survey e-mail message archived on his terminal, a new e-mail message stating the date of the meeting validated to each recipient of the survey e-mail message, instructions for removing from the agenda the provisionally recorded dates other than those corresponding to the date of the meeting. The program described above can be stored on a recording medium in particular for installation on a computer terminal.
L'invention concerne encore un terminal informatique caractérisé en ce qu'il comprend un programme d'ordinateur de client de messagerie tel que défini précédemment.The invention also relates to a computer terminal characterized in that it comprises a mail client computer program as defined above.
La présente invention concerne enfin un signal porteur d'un message électronique destiné à être transmis d'un premier terminal à au moins un deuxième terminal au travers d'au moins un réseau de communication, ledit signal étant caractérisé en ce que ledit message comprend un formulaire électronique de sondage comprenant au moins une date de réunion.The present invention finally relates to a signal carrying an electronic message intended to be transmitted from a first terminal to at least one second terminal through at least one communication network, said signal being characterized in that said message includes an electronic survey form including at least one meeting date.
Selon un aspect de l'invention, le signal est porteur de données d'entêté dudit message, lesdites données comprenant au moins un champ d'indication de message de sondage.According to one aspect of the invention, the signal carries stubborn data of said message, said data comprising at least one polling message indication field.
Ce signal numérique peut être acheminé via un câble électrique ou optique, par radio ou par d'autres moyens.This digital signal can be routed via an electrical or optical cable, radio or other means.
Brève description des dessi nsBrief description of the drawings
Les caractéristiques et avantages de la présente invention ressortiront mieux de la description suivante, faite à titre indicatif et non limitatif, en regard des dessins annexés sur lesquels : - la figure 1 est une vue schématique globale d'un mode de réalisation du système selon l'invention, la figure 2 est un ordinogramme illustrant les étapes mises en œuvre dans le procédé d'organisation de réunion conformément à un mode de réalisation de l'invention, - la figure 3 illustre un exemple de fenêtre de paramétrage du formulaire électronique de sondage selon l'invention, la figure 4 illustre un exemple de message électronique de sondage selon l'invention.The features and advantages of the present invention will become more apparent from the following description, given by way of non-limiting indication, with reference to the appended drawings, in which: FIG. 1 is a general schematic view of one embodiment of the system according to FIG. FIG. 2 is a flowchart illustrating the steps implemented in the meeting organization method according to one embodiment of the invention; FIG. 3 illustrates an example of a parameter window of the electronic survey form. according to the invention, FIG. 4 illustrates an example of an electronic survey message according to the invention.
Description détai llée des m odes de réalisation de l'i nventionDetailed description of the methods of carrying out the invention
La présente invention propose d'utiliser les messages électroniques (e-mail) pour réaliser un outil de sondage permettant à un utilisateur de connaître la disponibilité réelle de ses correspondants (internes ou externes à son entreprise) pour l'organisation de réunions.The present invention proposes to use electronic messages (e-mail) to create a survey tool allowing a user to know the actual availability of his correspondents (internal or external to his company) for the organization of meetings.
A cet effet, l'invention propose d'intégrer des fonctionnalités essentiellement sous forme logicielle (moteur de traitement) dans les clients de messagerie des terminaux utilisés pour réaliser des échanges de messages électroniques. Les fonctionnalités proposées sont compatibles avec les normes et protocoles actuellement utilisés pour le courrier électronique, ce qui permet à tout utilisateur d'organiser des réunions à partir de son client de messagerie qu'il utilise habituellement.For this purpose, the invention proposes to integrate functionalities essentially in software form (processing engine) in the messaging clients of the terminals used to carry out exchanges of electronic messages. The proposed features are compatible with the standards and protocols currently used for email, which allows any user to schedule meetings from their email client that they usually use.
La mise en œuvre de la présente invention dans les terminaux s'effectue au niveau du client de messagerie électronique. Les fonctionnalités liées à la création des messages électroniques de sondage pour l'organisation de réunions et aux traitements des réponses à ces messages sont intégrées aux clients de messageries électroniques existants sous forme d'instructions informatiques (instructions programme de moteur de traitement). Pour permettre une diffusion et une intégration rapides de l'invention dans les clients de messagerie électronique déjà installés sur des terminaux, l'invention peut être mise en œuvre sous forme d'un logiciel additionnel ("add-on") compatible avec les principaux clients de messagerie électronique du marché (Microsoft Outlook™ et Outlook Express™, Mozilla Thunderbird™, Lotus Notes™ et WebMail™).The implementation of the present invention in the terminals is done at the level of the email client. The features related to creating survey e-mail messages for meeting organization and processing responses to these messages are integrated with existing e-mail clients in the form of computer instructions (processing engine program instructions). To enable rapid dissemination and integration of the invention in electronic mail clients already installed on terminals, the invention can be implemented in the form of additional software ("add-on") compatible with the main Market e-mail clients (Microsoft Outlook ™ and Outlook Express ™, Mozilla Thunderbird ™, Lotus Notes ™ and WebMail ™).
La solution proposée par la présente invention consiste notamment, comme décrit ci-après en détail, à intégrer dans les clients de messagerie électronique une interface de création de messages électroniques de sondage comprenant des formulaires électroniques de sondage et des commandes associées pour traiter automatiquement les réponses à ces messages renvoyées par les utilisateurs sondés.The solution proposed by the present invention consists in particular, as described below in detail, in integrating in electronic mail clients an interface for creating survey electronic messages including electronic survey forms and associated commands for automatically processing the responses. these messages returned by the polled users.
La figure 1 est une vue globale d'un système 1 dans lequel le procédé d'organisation de réunion selon l'invention peut être mis en œuvre. Le système comprend une pluralité d'utilisateurs A, B et C chacun équipé d'un terminal et un ou plusieurs serveurs de messagerie auxquels les utilisateurs ont accès depuis leur terminal afin de recevoir et envoyer du courrier électronique. Chaque terminal comprend un client de messagerie qui correspond à logiciel de messagerie permettant notamment de composer et de recevoir des messages, d'y répondre ou de manipuler des boîtes aux lettres. Conformément à l'invention, le client de messagerie peut soit correspondre à une version nouvelle de logiciel intégrant les fonctionnalités associées au procédé d'organisation de réunions selon l'invention, soit correspondre à une version existante (comme par exemple Microsoft Outlook™ et Outlook Express™, Mozilla Thunderbird™, Lotus Notes™ et WebMail™), le terminal étant alors équipé dans ce cas d'un logiciel additionnel ("Add-on") permettant la mise en œuvre des fonctionnalités du procédé d'organisation de réunions.FIG. 1 is an overall view of a system 1 in which the meeting organization method according to the invention can be implemented. The system includes a plurality of users A, B and C each equipped with a terminal and one or more mail servers to which users have access from their terminal to receive and send e-mail. Each terminal includes an e-mail client that corresponds to e-mail software that makes it possible, in particular, to compose and receive messages, to answer them or to manipulate mailboxes. According to the invention, the messaging client can either correspond to a new version of software integrating the features associated with the meeting organization method according to the invention, or correspond to an existing version (such as for example Microsoft Outlook ™ and Outlook Express ™, Mozilla Thunderbird ™, Lotus Notes ™ and WebMail ™), the terminal being then equipped in this case additional software ("add-on") allowing the implementation of the functions of the organization of meetings process.
Dans l'exemple du système représenté en figure 1 , les utilisateurs A et B font partie d'une même entreprise et échangent des messages électroniques entre leur terminaux 2 et 3 via un serveur de messagerie local 11 accessible par un réseau de communication local (intranet) 13. L'utilisateur C ne fait pas partie de la même entreprise que les utilisateurs A et B, son terminal 4 n'étant pas relié directement au réseau de communication local 13. Les échanges de messages entre l'utilisateur C et l'utilisateur A ou B s'effectue via un serveur de messagerie électronique 12 accessible par un réseau de communication ouvert (I nternet) 14, le réseau de communication local 13 ayant un accès 8 vers celui-ci (en général protégé par un dispositif de pare-feu).In the example of the system represented in FIG. 1, the users A and B are part of the same company and exchange electronic messages between their terminals 2 and 3 via a local messaging server 11 accessible via a local communication network (intranet ) 13. The user C is not part of the same company as the users A and B, his terminal 4 not being directly connected to the local communication network 13. The message exchanges between the user C and the user user A or B is via an e-mail server 12 accessible by an open communication network (I nternet) 14, the local communication network 13 having access 8 thereto (generally protected by a device -traffic light).
Le système de la figure 1 montre trois utilisateurs A, B et C respectivement équipés de terminaux 2, 3 et 4. Toutefois, au vu de la description qui suit, l'homme du métier envisagera sans difficulté la mise en œuvre d'un tel système à plus grande échelle avec nombre d'utilisateurs plus important aussi bien au niveau du réseau local 13 que du réseau ouvert 14. Les serveurs 11 et 12 comprennent de manière conventionnelle des moyens de connexion aux réseaux 13 et 14 respectivement via des lignes de communications 6 et 10, des moyens de stockage et des moyens de traitement. Les lignes de communication 5, 7 et 9 des terminaux sont des lignes de transmissions bidirectionnelles de type filaire électrique, optique, ou autres (boucle locale radio, liaison infrarouge, etc ..) suivant le type de terminal utilisé (fixe ou mobile).The system of FIG. 1 shows three users A, B and C respectively equipped with terminals 2, 3 and 4. However, in view of the description which follows, the person skilled in the art will consider without difficulty the implementation of such a larger-scale system with a greater number of users both at the local network 13 and at the open network level 14. The servers 11 and 12 conventionally comprise means of connection to the networks 13 and 14 respectively via communication lines. 6 and 10, storage means and processing means. The communication lines 5, 7 and 9 of the terminals are lines of bidirectional transmissions of wired electric, optical, or other (radio local loop, infrared link, etc. ..) depending on the type of terminal used (fixed or mobile).
Un mode de mise en œuvre du procédé d'organisation de réunions selon l'invention dans le système de la figure 1 va être décrit en relation avec l'ordinogramme de la figure 2. Dans cet exemple de mise en œuvre, l'utilisateur A souhaite organiser une réunion avec les utilisateurs B et C. Dans cet exemple, l'outil de sondage (message électronique de sondage archivé contenant le formulaire électronique de sondage) est géré dans un répertoire spécifique du client de messagerie de l'utilisateur A organisateur de la réunion. A cet effet, le procédé comprend une étape préalable de création d'un répertoire "Sondage" dans la boîte de réception de l'utilisateur A, ou dans tout autre dossier accessible par le client de messagerie, dans lequel seront traitées ses demandes de sondage.One embodiment of the method of organizing meetings according to the invention in the system of FIG. 1 will be described in relation to the flowchart of FIG. 2. In this example of implementation, the user A wants to organize a meeting with users B and C. In this example, the polling tool (archived survey e-mail message containing the e-survey form) is managed in a specific directory of the e-mail client of user A the meeting. For this purpose, the method comprises a preliminary step of creating a directory "Poll" in the inbox of User A, or any other folder accessible by the mail client, in which his survey requests will be processed.
Dans une première étape S1 , l'utilisateur A crée un nouveau message électronique (e-mail) de sondage en utilisant par exemple la fonction "Nouveau Sondage" sur l'interface utilisateur de son client de messagerie permettant d'afficher une fenêtre de création de message (fonction intégrée dans le client de messagerie à l'origine ou à la suite de l'installation ultérieure d'un ajout de logiciel ("Add-on")).In a first step S1, the user A creates a new e-mail (e-mail) survey using for example the "New Survey" function on the user interface of his mail client to display a creation window message (function built into the mail client at the origin or as a result of the subsequent installation of a software add-on ("Add-on")).
Cette fonction permet la création d'un message contenant : o l'objet, o la liste des destinataires, o le corps du message incluant un formulaire électronique de sondage, par exemple au format HTML ("HyperText Markup Language") ou dans tout autre format permettant la représentation d'un tableau, contenant les champs suivants : o nombre de dates de réunions proposées, o par date proposée :This function allows the creation of a message containing: o the object, o the list of recipients, o the body of the message including an electronic survey form, for example in HTML format ("HyperText Markup Language") or in any other format for the representation of a table, containing the following fields: o number of proposed meeting dates, o by proposed date:
• jour de début,• start day,
• jour de fin, - heure de début,• end day, - start time,
• heure de fin,• end time,
• lieu, o l'entête du message comprenant en outre un champ d'indication de message de sondage dont la fonction sera expliquée plus loin en détails.Where the message header further comprises a polling message indication field whose function will be explained later in detail.
L'utilisateur dispose d'une interface de création de formulaire électronique de sondage qu'il active depuis son client de messagerie, par exemple en cliquant sur un bouton (avec éventuellement un raccourci dans la barre d'outils) intitulé "I nsertion/ Sondage disponibilités". En cliquant sur ce bouton, une fenêtre, telle qu'illustrée en figure 3, apparaît pour permettre à l'utilisateur de sélectionner une ou plusieurs dates (3 sur la figure 3) et de paramétrer les jours de début et de fin ainsi que les heures de début et de fin pour chaque date. Après validation du message électronique de sondage ainsi créé (étape S2), par exemple en cliquant sur le bouton "Envoyer" de la fenêtre de création du message, les actions suivantes sont déclenchées: o Le message électronique de sondage est envoyé aux destinataires (participants) indiqués (étape S3). o Un nouveau répertoire est créé, sous le répertoire "Sondage' de la boîte de réception, ou dans tout autre dossier accessible par le client de messagerie, avec pour nom celui de l'objet indiqué dans le message électronique de sondage (exemple: "Réunion suivi de projet messagerie') (étape S4) . o Le message électronique de sondage est formaté et archivéThe user has an electronic form creation interface that he activates from his email client, for example by clicking a button (possibly with a shortcut in the toolbar) entitled "Insertion / Survey". availability ". By clicking on this button, a window, as shown in Figure 3, appears to allow the user to select one or more dates (3 in Figure 3) and to set the start and end days as well as the start and end times for each date. After validation of the polling message thus created (step S2), for example by clicking on the "Send" button of the message creation window, the following actions are triggered: o The survey e-mail message is sent to the recipients (participants ) indicated (step S3). o A new directory is created, under the "Poll" directory of the inbox, or in any other folder accessible by the mail client, with the name of the object indicated in the survey e-mail message (example: " Messaging project tracking meeting ') (step S4). o The survey e-mail is formatted and archived
(re- routé) dans le répertoire " Sondage/ <objet> " (exemple:(re-routed) in the "Survey / <object>" directory (example:
Sondage/ Réunion suivi de projet messagerie) avec génération d'un tableau de sondage pré-rempli (étape S5) au format HTML ou dans un autre format approprié. Ce tableau sera mis à jour pour chaque réponse reçue d'un participant. o Lorsque le client de messagerie comprend un agenda, les trois dates sont enregistrées provisoirement dans celui-ci (étape S6).Survey / Messaging Project Tracking Meeting) with generation of a pre-filled survey board (step S5) in HTML format or in another appropriate format. This table will be updated for each response received from a participant. o When the mail client includes a calendar, the three dates are temporarily stored therein (step S6).
Le message électronique archivé contient les éléments suivants: o l'objet (ici "Réunion suivi de projet messagerie'), o la liste des destinataires, o le nombre de dates proposées, o un récapitulatif par date indiquant :The archived e-mail message contains the following elements: o the subject (here "Message Project Tracking Meeting"), o the list of recipients, o the number of proposed dates, o a summary by date indicating:
• date de début,• start date,
• date de fin,• end date,
• heure de début,• start time,
• heure de fin, • lieu, o un tableau de sondage, de préférence au format HTML, contenant :• end time, • place, o a survey table, preferably in HTML format, containing:
• une colonne par participant, • une ligne par date permettant de mettre à jour les réponses des participants (entre les statuts "Acceptée", "Refusée", "Provisoire"). o Bouton "Validation sondage" : permettant de retenir une seule date et d'envoyer cette mise à jour aux différents participants.• one column per participant, • one line per date to update the participants' responses (between the "Accepted", "Rejected" and "Provisional" statuses). o "Poll Validation" button: to retain a single date and send this update to the different participants.
Après envoi du message électronique de sondage, chaque destinataire (participant) reçoit dans la boîte de réception de son client de messagerie électronique, un message électronique de sondage comprenant, comme illustré sur la figure 4, un corps 20 contenant un formulaire, par exemple au format HTML. Le formulaire comprend des éléments de réponse interactifs, de telle sorte que, suite à l'interprétation des données définissant le formulaire et les éléments de réponse interactifs, le client de messagerie affiche sur l'écran du terminal destinataire un formulaire comprenant pour chacune des dates proposées, trois éléments 21 à 23 d'interface utilisateur au moyen desquels l'utilisateur peut saisir une réponse à envoyer à l'utilisateur organisateur. Ces éléments d'interface utilisateur sont réalisés sous forme par exemple de case à cocher, de bouton à deux états, de liste déroulante, etc. Chaque élément correspond à une réponse possible, et dans l'exemple décrit correspondent respectivement à "Accepter", "Refuser" et "Provisoire" (étape S7). En variante, un unique élément d'interface utilisateur est utilisé pour la réponse, cet élément permettant de sélectionner une réponse parmi toutes les réponses possibles. Suite à l'affichage sur l'écran de son terminal, le destinataire du message sélectionne une réponse pour au moins une des dates proposées (il peut accepter plusieurs dates) (étape SS) puis renvoie le message ainsi modifié et renseigné en réponse au sondage en cliquant sur le bouton "Répondre" (étape S9). Le message de réponse comprend ainsi, sous une forme formatée au moyen du formulaire de sondage, les éléments de réponse du destinataire. Ce formulaire de réponse est ainsi interprétable simplement par le client de messagerie destinataire du message de réponse.After sending the survey e-mail message, each recipient (participant) receives in the inbox of his e-mail client, an electronic survey message comprising, as illustrated in Figure 4, a body 20 containing a form, for example at HTML format. The form includes interactive response elements so that, following the interpretation of the data defining the form and the interactive response elements, the messaging client displays on the screen of the destination terminal a form including for each of the dates proposed, three user interface elements 21 to 23 by means of which the user can enter a response to be sent to the organizing user. These user interface elements are made in the form of, for example, a checkbox, a two-state button, a drop-down list, and so on. Each element corresponds to a possible response, and in the example described correspond respectively to "Accept", "Refuse" and "Provisional" (step S7). As a variant, a single user interface element is used for the response, this element making it possible to select one of all the possible responses. Following the display on the screen of his terminal, the recipient of the message selects a response for at least one of the proposed dates (he can accept several dates) (step SS) then returns the message thus modified and filled in response to the survey by clicking on the "Reply" button (step S9). The response message thus comprises, in a form formatted by means of the survey form, the response elements of the recipient. This response form is thus easily interpretable by the recipient email client of the response message.
Chaque message électronique de réponse d'un participant (utilisateur B ou C dans l'exemple considéré ici) reçu sur le terminal 2 est identifié comme message de réponse à un sondage grâce au champ d'indication d'activation de sondage qu'il contient et à un champ indiquant qu'il s'agit d'un message de réponse. I l est dirigé directement dans le répertoire "sondage/ <objet> (ici objet= Réunion suivi de projet messagerie) " de l'utilisateur A organisateur de la réunion (étape S10), le répertoire associé au sondage étant identifiable par l'objet du sondage.Each response e-mail message from a participant (user B or C in the example considered here) received on the terminal 2 is identified as a survey response message by the survey activation indication field it contains and a field indicating that it is a response message. I l is directed directly to the directory "poll / <object> (here object = Meeting followed by mail project)" of the user A organizer of the meeting (step S10), the directory associated with the poll being identifiable by the object of the survey.
A l'arrivée de ce nouveau message dans ce répertoire, le client de messagerie de l'utilisateur A extrait les éléments de réponse contenus dans le message de réponse puis met à jour le tableau de sondage présent dans le message électronique de sondage archivé avec les éléments de réponse extraits( étape S1 1 ).At the arrival of this new message in this directory, the mail client of the user A extracts the response elements contained in the response message and then updates the survey table present in the survey message archived with the extracted response elements (step S1 1).
Le tableau ci-dessous montre un exemple de tableau de sondage présent dans le message électronique de sondage archivé sur le client de messagerie de l'utilisateur A après réception des réponses des utilisateurs B et C.The table below shows an example of a polling table in the survey email message archived on User A's email client after receiving responses from users B and C.
Figure imgf000014_0001
Figure imgf000014_0001
L'utilisateur A organisateur de la réunion peut à tout moment ouvrir le message électronique de sondage archivé sur son client de messagerie pour vérifier les réponses des participants et décider de choisir une date de réunion finale, même si tous les participants n'ont pas répondu.User A meeting organizer can at any time open the archived survey e-mail message on their e-mail client to check participant responses and decide on a final meeting date, even if not all participants have responded .
Lorsque tous les participants (ici les utilisateurs B et C) ont répondu au message électronique de sondage ou lorsque l'utilisateur A décide qu'une date finale doit être déterminée (étape S12), ce dernier sélectionne et confirme une date de réunion parmi celles présentes dans le tableau de sondage du message archivé (étape S13). A cet effet, l'utilisateur A peut par exemple cliquer sur un bouton "Validation sondage", ce qui entraîne l'affichage des dates de réunion dans une fenêtre avec une case à cocher à côté de chaque date. Lorsque l'utilisateur coche une de ces cases, une fenêtre de demande de confirmation apparaît avec la date de réunion sélectionnée.When all participants (here users B and C) have responded to the survey e-mail message or when user A decides that a final date must be determined (step S12), the latter selects and confirms a meeting date from among those present in the poll table of the archived message (step S13). For this purpose, the user A can for example click on a button "Poll validation", which results in the display of the meeting dates in a window with a check box next to each date. When the user checks one of these boxes, a confirmation request window appears with the selected meeting date.
A la confirmation de cette fenêtre, un message électronique est envoyé à chaque participant (ici les utilisateurs B et C) pour leur indiquer la date de réunion finale retenue (étape S14). Lorsque le client de messagerie de l'utilisateur comprend un agenda, parmi toutes les dates marquées initialement avec un statut "Provisoire", le statut de la date retenue devient "Acceptée", tandis que les autres dates sont supprimées de l'agenda (étape S15).Upon confirmation of this window, an electronic message is sent to each participant (here users B and C) to indicate the date of the final meeting held (step S14). When the user's email client includes a calendar, among all the dates originally marked with a "Provisional" status, the status of the selected date becomes "Accepted", while the other dates are removed from the calendar (step S15).
Lorsque la date de réunion retenue est dépassée, le client de messagerie supprime le répertoire "objet" (ici le répertoire "Réunion suivi de projet messagerie") et son contenu sous le répertoire "sondage".When the selected meeting date is exceeded, the email client deletes the "object" directory (here the directory "Mail project tracking meeting") and its contents under the "poll" directory.
Pour permettre l'identification et le traitement d'un message électronique de sondage par les clients de messagerie, un champ spécifique, correspondant à un champ d'indication de message de sondage, est ajouté dans l'entête du message. La manière d'insérer ce champ dans l'entête des messages et le format ou la syntaxe de ce champ sont choisis de préférence de manière à être compatibles avec les formats de messages utilisés dans les protocoles normalisés/standardisés de messagerie. Dans le contexte du courrier électronique, les messages peuvent être vus comme ayant une entête et un corps. L'entête contient n'importe quelle information nécessaire pour accomplir la transmission et la livraison tandis que le corps contient notamment le texte du message qui comprend dans la présente invention le formulaire électronique de sondage.To enable the identification and processing of a survey e-mail message by the e-mail clients, a specific field, corresponding to a survey message indication field, is added in the message header. The manner in which this field is inserted into the message header and the format or syntax of this field are preferably chosen to be compatible with the message formats used in standardized / standardized messaging protocols. In the context of email, messages can be seen as having a header and a body. The header contains any information necessary to accomplish the transmission and delivery while the body contains in particular the text of the message that includes in the present invention the electronic survey form.
Ce champ comprend une indication d'activation de l'option de sondage de type variable booléenne (par exemple "Sondage") à laquelle est attribuée, par le signe ":", une valeur booléenne ("True" ou "False") en fonction de laquelle les traitements spécifiques liés au message de sondage sont appliqués ou non. L'ajout de ce champ va permettre au moteur de traitement du client de messagerie de l'utilisateur créateur et émetteur du message électronique de sondage (par exemple l'utilisateur A) de traiter ce message notamment pour le formater (avec notamment transformation de formulaire électronique de sondage en tableau de sondage, ajout d'un bouton "Validation sondage") avant de l'archiver automatiquement dans le répertoire "Sondage/<objet> " situé dans la boîte de réception de l'utilisateur, ou dans tout autre dossier accessible par le client de messagerie. En outre, ce champ est également présent dans l'entête des messages électroniques de réponse envoyés par les participants sondés et permet au client de messagerie de reconnaître ces réponses et de les traiter de manière à mettre à jour automatiquement le tableau de sondage dans le message archivé.This field includes an indication of activation of the poll option of Boolean variable type (for example "Poll") to which is assigned, by the sign ":", a Boolean value ("True" or "False") in according to which the specific treatments related to the polling message are applied or not. The addition of this field will allow the processing engine of the mail client of the user creating and transmitting the survey e-mail message (for example the user A) to process this message in particular to format it (with particular transformation of form electronic sounding board poll, adding a "poll validation" button) before automatically archiving it in the "Poll / <object>" directory located in the user's inbox, or in any other folder accessible by the email client . In addition, this field is also present in the header of the reply e-mail messages sent by the surveyed participants and allows the e-mail client to recognize these responses and process them so as to automatically update the poll table in the message. archived.
Un exemple d'entêté standard d'un message électronique (e-mail) est présenté ci-dessous:An example of a standard stubborn e-mail message is shown below:
From: User A RD-BIZZ-CAE (UserA@francetelecom.com) To: UserB RD-BIZZ-CAE (UserB@francetelecom. corn) To: UserC ( User C@companyX corn) Cc: UserD RD-BIZZ < UserD@francetelecom. com> Subject: Réunion suivi de projet messagerie Date: Tue, 28 Feb 2006 09:46:01 +0100From: User A RD-BIZZ-CAE (UserA@francetelecom.com) To: UserB RD-BIZZ-CAE (UserB @ francetelecom. Corn) To: UserC (UserC @ companyX corn) Cc: UserD RD-BIZZ <UserD @ France Telecom. com> Subject: Project Tracking Meeting Date: Tue, 28 Feb 2006 09:46:01 +0100
Ml ME- Version: 1.0Ml ME- Version: 1.0
Un exemple d'entêté du même message que précédemment mais maintenant marqué comme message électronique de sondage selon l'invention, c'est-à-dire avec l'ajout du champ spécifique additionnel (ici en gras), est présenté ci-dessous:An example of stubborn of the same message as before but now marked as probing electronic message according to the invention, that is to say with the addition of the additional specific field (here in bold), is presented below:
From: User A RD-BIZZ-CAE (UserA@francetelecom.com)From: User To RD-BIZZ-CAE (UserA@francetelecom.com)
To: UserB RD-BIZZ-CAE (UserB@francetelecom. corn)To: UserB RD-BIZZ-CAE (UserB @ francetelecom. Corn)
To: UserC ( User C@companyX corn)To: UserC (User C @ companyX corn)
Cc: UserD RD-BIZZ < UserD@francetelecom.com> Subject: Réunion suivi de projet messagerieCc: UserD RD-BIZZ <UserD@francetelecom.com> Subject: Messaging Project Tracking Meeting
Date: Tue, 28 Feb 2006 09:46:01 +0100Date: Tue, 28 Feb 2006 09:46:01 +0100
Sondage: True Ml ME- Version: 1.0 Comme expliqué précédemment, lorsque le client de messagerie de l'utilisateur comprend en outre un agenda, celui-ci peut être géré automatiquement par le moteur de traitement de l'invention intégré au client de messagerie pour enregistrer au départ les dates de réunions proposées avec un statut "Provisoire" (étape S6) et pour ne conserver ensuite que la date de réunion retenue (étape S15).Poll: True Ml ME- Version: 1.0 As explained above, when the user's mail client further includes a calendar, it can be automatically managed by the invention processing engine integrated with the mail client to initially record the dates of proposed meetings with a "Provisional" status (step S6) and then keep only the meeting date selected (step S15).
A cet effet, la présente invention propose d'utiliser des formats et méthodes de transport pour l'échange de calendrier et d'emplois du temps connus et normalisés par l'I ETF. De tels formats sont notamment connus sous les noms vCal, iCal et vCard. Les spécifications de ces trois formats "ouverts" sont publiés, disponibles et utilisables. Ces formats sont indépendants des logiciels de clients et serveurs de messagerie et présentent, par conséquent, une interopérabilité avec n'importe quel client et serveur de messagerie. Selon l'invention, le moteur de traitement du client de messagerie va générer des requêtes sous un de ces formats pour permettre, d'une part, l'enregistrement provisoire dans l'agenda des dates de réunions proposées lors de l'envoi du message électronique de sondage et, d'autre part, l'enregistrement définitif dans l'agenda de la date de réunion retenue lors de la validation du sondage par l'utilisateur organisateur de la réunion.For this purpose, the present invention proposes to use transport formats and methods for the exchange of timetables and timetables known and standardized by the I ETF. Such formats are particularly known as vCal, iCal and vCard. The specifications of these three "open" formats are published, available and usable. These formats are independent of client and mail server software and, therefore, interoperable with any client and mail server. According to the invention, the messaging client processing engine will generate requests in one of these formats to allow, on the one hand, the provisional recording in the agenda of the proposed meeting dates when the message is sent. and, finally, the final recording in the agenda of the meeting date selected during the validation of the survey by the user organizing the meeting.
A titre d'exemple, une requête standard de demande de réunion au format vCal (vCalendar), version 2.0 (en référence à la norme RFC_2445), est présentée ci-dessous:For example, a standard meeting request request in vCal (vCalendar) version 2.0 (referring to RFC_2445) is shown below:
BEGIN: VCALENDARBEGIN: VCALENDAR
VERSI ON 1.0VERSI ON 1.0
BEGIN VEVENTBEGIN VEVENT
CA TEGORI ES: MEETI NG STATUS: TENTAT/ VETEGORI ES: MEETI NG STATUS: TENTAT / VE
ORGANI ZER: MAI L TO:UserA@franœtelecom. cornORGANI ZER: MAY L TO: UserA @ franœtelecom. corn
A TTENDEE; PARTSTA T= ACCEPTED: MAI L TO:UserB@francetelecom. cornAT TTENDEE; PARTSTA T = ACCEPTED: MAY L TO: UserB @ francetelecom. corn
A TTENDEE; PARTSTA T= ACCEPTED: MAI L TO:UserC@francetelecom. cornAT TTENDEE; PARTSTA T = ACCEPTED: MAY L TO: UserC @ francetelecom. corn
DTSTART: 20060401 T033000Z DTEND: 1200660401 T043000ZDTSTART: 20060401 T033000Z DTEND: 1200660401 T043000Z
SUMMARY: Réunion suivi de projet MessagerieSUMMARY: Messaging Project Tracking Meeting
DESCRIPTION: Point d'avancement travaux S1 2006DESCRIPTION: Work progress S1 2006
CLASS: PRI VATECLASS: PRI VATE
END: VEVENT END: VCALENDAREND: VEVENT END: VCALENDAR
Pour permettre l'enregistrement provisoire de plusieurs dates de réunion (2 dans l'exemple ici considéré) correspondant aux dates proposées dans un message électronique de sondage, la requête peut être modifiée de la façon suivante (les champs modifiés ou ajoutés sont indiqués en gras) :To allow the provisional recording of several meeting dates (2 in the example considered here) corresponding to the proposed dates in a survey e-mail, the request can be modified as follows (the modified or added fields are indicated in bold ):
BEGIN VCALENDAR VERS ON 1.0BEGIN VCALENDAR TO ON 1.0
BEGI N VEVENTBEGI N VEVENT
CA TEGORI ES: MEETI NGCA TEAM TEGORI: MEETI NG
STA TUS: SON DAGESTA TUS: HIS DAGE
NB_DT:2 DTSTART1 : 20060401T033000ZNB_DT: 2 DTSTART1: 20060401T033000Z
DTENDI: 20060401 T043000ZDTENDI: 20060401 T043000Z
DTSTART2:20060402T033000ZDTSTART2: 20060402T033000Z
DTEND2: 1200660402T043000ZDTEND2: 1200660402T043000Z
ORGANI ZER: MAI L TO:UserA@francetelecom. corn A TTENDEE; PARTSTA T= ACCEPTED: MAI L TO:UserB@francetelecom. corn; D T1 : TEORGANI ZER: MAY L TO: UserA @ francetelecom. corn A TTENDEE; PARTSTA T = ACCEPTED: MAY L TO: UserB @ francetelecom. corn; D T1: TE
MP;DT2:TEMPMP; DT2: TEMP
A TTENDEE; PARTSTA T= ACCEPTED: MAI L TO:UserC@francetelecom. corn; D T1 : TEAT TTENDEE; PARTSTA T = ACCEPTED: MAY L TO: UserC @ francetelecom. corn; D T1: TE
MP;DT2:TEMPMP; DT2: TEMP
SUMMARY: Réunion suivi de projet Messagerie DESCRI PTI ON: Point d'avancement travaux S1 2006SUMMARY: Project Tracking Meeting Messaging DESCRI PTI ON: Work Progress Report S1 2006
CLASS: PRI VATECLASS: PRI VATE
END: VEVENTEND: VEVENT
END: VCALENDAREND: VCALENDAR
Le tableau ci-dessous donne la description des champs ajoutés/modifiés:The table below gives the description of the added / modified fields:
Figure imgf000018_0001
Figure imgf000019_0001
Figure imgf000018_0001
Figure imgf000019_0001
De manière optionnelle, le procédé de l'invention peut en outre comprendre les étapes additionnelles suivantes:Optionally, the method of the invention may further comprise the following additional steps:
o Stockage des réponses dans un répertoire spécifique pour connaître les correspondants qui ont répondu ou non au sondage. o Envoi des réponses de chacun à tous les destinataires. o Storage of answers in a specific directory to find out who corresponded or did not answer the survey. o Sending everyone's answers to all recipients.

Claims

REVENDI CATI ONS REVENDI CATI ONS
1. Procédé d'organisation de réunions par messages électroniques entre plusieurs utilisateurs (A, B, C) comprenant chacun un terminal (2; 3; 4) équipé d'un client de messagerie électronique, caractérisé en ce que ledit procédé comprend les étapes suivantes: a) création par un utilisateur organisateur (A) d'un message électronique de sondage dont le corps (20) comprend un formulaire électronique de sondage contenant au moins une date de réunion, b) envoi dudit message électronique à un ou plusieurs destinataires (B, C), c) archivage du message électronique sur le terminal (2) de l'utilisateur organisateur (A) et création d'un tableau de sondage correspondant au formulaire électronique de sondage, d) lors de la réception d'une réponse d'un des destinataires (B;A method of organizing meetings by electronic messages between several users (A, B, C) each comprising a terminal (2; 3; 4) equipped with an electronic mail client, characterized in that said method comprises the steps following: a) creation by an organizing user (A) of an electronic survey message whose body (20) includes an electronic survey form containing at least one meeting date, b) sending said electronic message to one or more recipients (B, C), c) archiving of the electronic message on the terminal (2) of the organizing user (A) and creation of a polling table corresponding to the electronic survey form, d) upon receipt of a response from one of the recipients (B;
C) au message électronique de sondage, mise à jour automatique du tableau de sondage du message électronique archivé en fonction des informations contenues dans la réponse reçue.C) the survey e-mail message, automatic update of the survey table of the archived e-mail message based on the information contained in the response received.
2. Procédé selon la revendication 1 , caractérisé en ce que dans l'étape a), des éléments de réponse interactifs (21 , 22, 23) sont insérés automatiquement pour chaque date de réunion présente dans le formulaire.2. Method according to claim 1, characterized in that in step a), interactive response elements (21, 22, 23) are inserted automatically for each meeting date present in the form.
3. Procédé selon la revendication 1 ou 2, caractérisé en ce qu'il comprend, avant l'étape b), une étape d'insertion d'un champ d'indication de sondage dans l'entête du message électronique de sondage.3. Method according to claim 1 or 2, characterized in that it comprises, before step b), a step of inserting a sounding field indication in the header of the sounding electronic message.
4. Procédé selon la revendication 3, caractérisé en ce que l'étape c) comprend la création dans un dossier accessible par le client de messagerie de l'utilisateur organisateur, d'un répertoire dont le nom correspond à l'objet indiqué dans le message électronique de sondage, ledit message étant archivé dans ledit répertoire. 4. Method according to claim 3, characterized in that step c) comprises the creation in a folder accessible by the mail client of the organizing user, a directory whose name corresponds to the object indicated in the survey message, said message being archived in said directory.
5. Procédé selon l'une quelconque des revendications 1 à 4, caractérisé en ce que, lors de l'étape b), chaque date de réunion proposée dans le formulaire électronique de sondage est enregistrée provisoirement dans l'agenda du client de messagerie électronique de l'utilisateur organisateur (A).5. Method according to any one of claims 1 to 4, characterized in that, in step b), each proposed meeting date in the electronic survey form is temporarily stored in the agenda of the email client. of the organizing user (A).
6. Procédé selon l'une quelconque des revendications 1 à 5, caractérisé en ce qu'il comprend en outre une étape e) de validation d'une date de réunion par l'utilisateur organisateur (A) à partir du message électronique de sondage archivé sur son terminal et une étape f) d'envoi automatique, à chaque destinataire (B; C) du message électronique de sondage, d'un nouveau message électronique indiquant la date de réunion validée.6. Method according to any one of claims 1 to 5, characterized in that it further comprises a step e) of validation of a meeting date by the organizing user (A) from the electronic survey message. archived on its terminal and a step f) automatic sending, to each recipient (B; C) of the electronic survey message, a new electronic message indicating the date of meeting validated.
7. Procédé selon la revendication 6, caractérisé en ce que, lors de l'étape e), seule la date de réunion validée est conservée dans l'agenda du client de messagerie électronique de l'utilisateur organisateur (A), les autres dates provisoirement enregistrées étant supprimées de l'agenda.7. Method according to claim 6, characterized in that, in step e), only the validated meeting date is kept in the calendar of the e-mail client of the organizing user (A), the other dates temporarily saved as deleted from the agenda.
8. Programme d'ordinateur de client de messagerie électronique destiné à être exécuté sur un terminal informatique (2) d'un utilisateur organisateur de réunions (A), ledit programme comprenant des instructions pour permettre la composition, l'envoi et la réception de messages électroniques, caractérisé en ce qu'il comprend en outre des instructions pour créer un message électronique de sondage dont le corps (20) comprend un formulaire électronique de sondage contenant au moins une date de réunion, des instructions pour archiver ledit message électronique sur le terminal informatique (2) de l'utilisateur organisateur (A), ledit message étant archivé avec un tableau de sondage correspondant au formulaire électronique de sondage, et des instructions pour, lors de la réception d'une réponse d'un des destinataires (B; C) au message électronique de sondage, mettre à jour automatiquement le tableau de sondage du message électronique archivé en fonction des informations contenues dans la réponse reçue. An electronic mail client computer program to be executed on a computer terminal (2) of a meeting organizer user (A), said program including instructions for enabling the composition, sending and receiving of electronic messages, characterized in that it further comprises instructions for creating an electronic survey message whose body (20) comprises an electronic survey form containing at least one meeting date, instructions for archiving said electronic message on the computer terminal (2) of the organizing user (A), said message being archived with a polling table corresponding to the electronic survey form, and instructions for, when receiving a response from one of the recipients (B C) the survey e-mail, automatically update the survey table of the archived e-mail message based on information s contained in the response received.
9. Programme selon la revendication 8, caractérisé en ce qu'il comprend en outre des instructions pour insérer un champ d'indication de sondage dans l'entête du message électronique de sondage.9. Program according to claim 8, characterized in that it further comprises instructions for inserting a sounding field indication in the header of the sounding electronic message.
10. Programme selon la revendication 8 ou 9, caractérisé en ce qu'il comprend en outre des instructions pour créer dans la boîte de réception de l'utilisateur organisateur (A), ou dans tout autre dossier accessible par le client de messagerie, un répertoire dont le nom correspond à l'objet indiqué dans le message électronique de sondage, ledit message étant archivé dans ledit répertoire.10. Program according to claim 8 or 9, characterized in that it further comprises instructions for creating in the inbox of the organizing user (A), or in any other folder accessible by the mail client, a directory whose name corresponds to the object indicated in the survey e-mail message, said message being archived in said directory.
1 1. Programme selon l'une quelconque des revendications 8 à 10, caractérisé en ce qu'il comprend en outre des instructions pour enregistrer provisoirement, dans l'agenda du client de messagerie électronique de l'utilisateur organisateur (A), chaque date de réunion proposée dans le formulaire électronique de sondage.A program according to any one of claims 8 to 10, characterized in that it further comprises instructions for temporarily recording, in the agenda of the email client of the organizing user (A), each date proposed meeting in the electronic survey form.
12. Programme selon l'une quelconque des revendications 8 à 10, caractérisé en ce qu'il comprend en outre des instructions pour envoyer, en réponse à une validation d'une date de réunion par l'utilisateur organisateur (A) à partir du message électronique de sondage archivé sur son terminal, un nouveau message électronique indiquant la date de réunion validée à chaque destinataire (B; C) du message électronique de sondage.12. Program according to any one of claims 8 to 10, characterized in that it further comprises instructions for sending, in response to a validation of a meeting date by the organizing user (A) from the an electronic survey message archived on its terminal, a new electronic message indicating the date of meeting validated to each recipient (B; C) of the electronic survey message.
13. Programme selon la revendication 12, caractérisé en ce qu'il comprend en outre des instructions pour supprimer de l'agenda les dates provisoirement enregistrées autres que celles correspondant à la date de réunion.13. Program according to claim 12, characterized in that it further comprises instructions for removing from the agenda the provisionally recorded dates other than those corresponding to the date of meeting.
14. Support d'enregistrement sur lequel est stocké le programme selon l'une quelconque des revendications 8 à 13. Recording medium on which the program according to any one of claims 8 to 13 is stored.
15. Terminal informatique (2) caractérisé en ce qu'il comprend un programme d'ordinateur de client de messagerie informatique selon l'une quelconque des revendications 8 à 13.15. Computer terminal (2) characterized in that it comprises a computer messaging client computer program according to any one of claims 8 to 13.
16. Signal destiné à être transmis d'un premier terminal à au moins un deuxième terminal au travers d'au moins un réseau de communication, ledit signal étant porteur d'un message électronique, ledit signal étant caractérisé en ce que ledit message comprend un formulaire électronique de sondage comprenant au moins une date de réunion.16. Signal intended to be transmitted from a first terminal to at least one second terminal through at least one communication network, said signal carrying an electronic message, said signal being characterized in that said message comprises a electronic survey form including at least one meeting date.
17. Signal selon la revendication 16, caractérisé en ce qu'il est porteur de données d'entêté dudit message, lesdites données comprenant au moins un champ d'indication de message de sondage. 17. Signal according to claim 16, characterized in that it carries stubborn data of said message, said data comprising at least one polling message indication field.
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TW250433B (en) * 1992-12-21 1995-07-01 Lilly Co Eli
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