WO2007148005A1 - Method and system for tracking a meeting by electronic messages - Google Patents

Method and system for tracking a meeting by electronic messages Download PDF

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WO2007148005A1
WO2007148005A1 PCT/FR2007/051442 FR2007051442W WO2007148005A1 WO 2007148005 A1 WO2007148005 A1 WO 2007148005A1 FR 2007051442 W FR2007051442 W FR 2007051442W WO 2007148005 A1 WO2007148005 A1 WO 2007148005A1
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WO
WIPO (PCT)
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message
meeting
tracking
directory
date
Prior art date
Application number
PCT/FR2007/051442
Other languages
French (fr)
Inventor
Patricia Holysz-Fouquet
Nicolas Loque
Agnès Foucher
Original Assignee
France Telecom
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by France Telecom filed Critical France Telecom
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    • GPHYSICS
    • G06COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06QINFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00Administration; Management
    • G06Q10/10Office automation; Time management
    • G06Q10/109Time management, e.g. calendars, reminders, meetings or time accounting
    • GPHYSICS
    • G06COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06QINFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00Administration; Management
    • G06Q10/10Office automation; Time management

Definitions

  • the present invention relates to electronic messaging services for scheduling meetings between participants.
  • E-mail clients such as Microsoft Outlook TM and Outlook Express TM, Mozilla Thunderbird TM, Lotus Notes TM, etc.
  • E-mail clients currently used in enterprise LANs allow their users to schedule meetings by automatically generating the Sending meeting e-mail messages to all selected participants from the meeting user's contact list. If this feature proves useful for the meeting organizer who can send messages in a grouped way to query each other about their availability, it generates in parallel for this one a large number of difficult answers. to manage. Indeed, the user who organizes the meeting receives the response messages in a manner that is dispersed over time. He must, therefore, regularly check his inbox before the date of the meeting to see if all the solicited attendees have responded and relaunched those who did not respond. This task is further complicated by the fact that response messages are received in the inbox along with all other e-mail messages.
  • the present invention aims to overcome these disadvantages by proposing a solution that allows a user who wishes to organize one or more meetings by email to have a tool that allows the latter to simplify the consultation and management messages to be exchanged for the organization of each meeting.
  • the invention proposes a method for organizing meetings by electronic messages between several users each comprising a terminal equipped with an electronic mail client, said method comprising a step of creation, by an organizing user, of a an electronic message for meeting request and a step of sending said message to one or more recipients, characterized in that said method further comprises: a) during the step of creating the meeting request electronic message, a step of insertion, by the messenger of the organizing user, of a meeting tracking field in the header of said message, c) a step of creating, in the inbox of the organizing user, a tracking directory, d) when receiving a response message from one of the recipients to the meeting request e-mail message on the terminal of the organizing user, a step of detection by the email client of the organizer user of the meeting tracking field, and e) a storage step by the messaging client of the organizing user of said response message in the tracking directory in response to the detection of the meeting tracking field.
  • the response messages received from the surveyed recipients can be automatically processed at their location.
  • receiving by the computer program of e-mail client based on the terminal of the user organizer, to be classified in a directory dedicated to the organization of the meeting.
  • the method of the invention allows the organizing user to have a quick and synthetic reading of the answers concerning the same meeting.
  • another benefit of creating a dedicated tracking directory for each meeting is to not clutter the inbox of the organizing user.
  • the name of the tracking directory preferably matches the object specified in the meeting request message.
  • the method further comprises, during the step of creating the meeting request electronic message, a step of selecting a stimulus parameter comprising at least one stimulus date and a step of automatically sending at least one reminder message to recipients who did not respond to the meeting request e-mail message on the retry date specified in the retry parameter.
  • the task of relaunching participants who have not responded to their meeting request message is considerably simplified for the organizer since it is done automatically on a date determined in advance by the organizing user (optional).
  • the method further comprises, during the step of creating the meeting request electronic message, a step of selecting a deletion parameter of the tracking directory comprising at least a date of deletion and a step of automatic deletion of the tracking directory on the deletion date specified in the deletion parameter.
  • the organizing user thus has the possibility of setting at the time of the creation of his meeting request message a date (generally later than the date of the meeting) at which he wishes to delete the tracking directory as well as all the messages which therein. are classified. The management of the tracking directories and their content is thus automatically ensured, which makes it possible not to clutter the terminal of the organizing user with directories and messages become obsolete.
  • the present invention also relates to an electronic mail client computer program for execution on a computer terminal of a meeting organizer user, said program comprising instructions for enabling the composition, sending and receiving of electronic messages. , characterized in that it further comprises: - instructions for, during the creation of an electronic message meeting request, inserting a meeting tracking field in the header of said message,
  • the invention proposes to improve the existing mail clients to allow their users to have a meeting tracking means to automatically classify the response messages to a meeting request in a dedicated tracking directory and facilitate their consultation by the user organizer without cluttering his inbox.
  • the program further comprises instructions for, during the creation of the meeting request e-mail message, allowing selection of a stimulus parameter including at least one stimulus date and instructions for sending automatically a message of recovery to the recipients Did not respond to the meeting request e-mail on the retry date specified in the retry setting.
  • the program of the invention also allows the user organizer to have an automatic restart of participants who have not responded to the meeting request.
  • the program further comprises instructions for, during the creation of the meeting request e-mail message, allowing the selection of a deletion parameter of the tracking directory including at least one deletion date. and instructions to automatically delete the tracking directory on the delete date specified in the delete parameter.
  • the program allows the organizing user to define in advance a date at which the tracking directory and its contents will be automatically deleted.
  • the program described above can be stored on a recording medium in particular for installation on a computer terminal.
  • the invention also relates to a computer terminal characterized in that it comprises a mail client computer program as defined above.
  • the present invention finally relates to a signal carrying an electronic message, and in particular stubborn data of said message, intended to be transmitted from a first terminal to at least one second terminal through at least one communication network.
  • said signal being characterized in that the header of said message comprises a meeting tracking field.
  • the message header includes at least one identification field of a meeting tracking directory.
  • This digital signal can be routed via an electrical or optical cable, radio or other means.
  • FIG. 1 is a general schematic view of an embodiment of the system according to FIG.
  • FIG. 2 is a flowchart illustrating the steps implemented in the meeting tracking method according to one embodiment of the invention
  • FIG. 3 illustrates an example of a meeting tracking setting window according to the invention
  • the present invention proposes a tool for tracking and managing electronic messages (e-mail) exchanged during the organization of meetings by e-mail.
  • This service uses existing e-mail and provides the meeting organizer with the management of e-mail messages to answer meeting requests, reminder messages, and the ranking of all these e-mails in a dedicated directory.
  • the invention proposes to integrate functionalities essentially in software form (processing engine) in the messaging clients of the terminals used to carry out exchanges of electronic messages.
  • the proposed features are compatible with the standards and protocols currently used for email, which allows any user to benefit from the follow-up service and recovery of the invention from his email client that he usually uses.
  • the implementation of the present invention in the terminals is done at the level of the email client.
  • the features related to meeting tracking according to the invention are integrated with existing e-mail clients in the form of computer instructions (processing engine program instructions).
  • the invention can be implemented in the form of additional software ("add-on") compatible with the main Market e-mail clients (Microsoft Outlook TM and Outlook Express TM, Mozilla Thunderbird TM, Lotus Notes TM and WebMail TM).
  • additional software Microsoft Outlook TM and Outlook Express TM, Mozilla Thunderbird TM, Lotus Notes TM and WebMail TM.
  • FIG. 1 is an overall view of a system 1 in which the meeting tracking method according to the invention can be implemented.
  • the system includes a plurality of users A, B and C each equipped with a terminal and one or more mail servers to which users have access from their terminal to receive and send e-mail.
  • Each terminal includes an e-mail client that corresponds to a messaging software that can compose and receive messages, respond to them or manipulate mailboxes.
  • the messaging client can either correspond to a new version of software integrating the features associated with the meeting organization method according to the invention, or correspond to an existing version (such as for example Microsoft Outlook TM and Outlook Express TM, Mozilla Thunderbird TM, Lotus Notes TM and WebMail TM), the terminal being then equipped in this case with additional software ("add-on") allowing the implementation of the functions of the meeting organization process.
  • the users A and B are part of the same company and exchange electronic messages between their terminals 2 and 3 via a local messaging server 11 accessible via a local communication network (intranet ) 13.
  • the user C is not part of the same company as the users A and B, his terminal 4 not being directly connected to the local communication network 13.
  • the message exchanges between the user C and the user user A or B is via an e-mail server 12 accessible by an open communication network (I nternet) 14, the local communication network 13 having access 8 thereto (generally protected by a device -traffic light).
  • I nternet open communication network
  • the local communication network 13 having access 8 thereto (generally protected by a device -traffic light).
  • FIG. 1 shows three users A, B and C respectively equipped with terminals 2, 3 and 4.
  • terminals 2, 3 and 4 the person skilled in the art will consider without difficulty the implementation of such a system on a larger scale with a greater number of users both at the level of the local network 13 and the open network 14.
  • the servers 11 and 12 conventionally comprise means of connection to the networks 13 and 14 respectively via communication lines 6 and 10, storage means and processing means.
  • the communication lines 5, 7 and 9 of the terminals are lines of bidirectional transmissions of wired electric, optical, or other (radio local loop, infrared link, etc. ..) depending on the type of terminal used (fixed or mobile).
  • One embodiment of the method of organizing meetings according to the invention in the system of FIG. 1 will be described in relation to the flowchart of FIG. 2.
  • the user A wants to organize a meeting with users B and C.
  • a first step S1 the user A creates a new meeting request e-mail message, for example using a meeting request creation function available on the "Meeting request" tab of the interface calendar user of his email client.
  • the selection of this function results in the display of a message creation window comprising, in a known manner, tabs allowing the user A to provide particular information. the purpose and date of the proposed meeting, the text accompanying the meeting request message and the list of participants invited to the meeting.
  • the "Name tracking directory” parameter which is the name of the dedicated tracking directory that will be created for the classification of reply messages to this meeting request.
  • the name of the dedicated tracking directory corresponds to the object specified in the meeting request e-mail message ("Mail Project - Monthly Advancement” in Figure 3).
  • User A can then activate or deactivate the automatic restart functionality by entering the parameter "Restart of participants” respectively with the value "Yes” or “No”.
  • SiI activates this feature ("Revival of participants: Yes” in Figure 3), and then informs the "Retry date” parameter to set the date on which the meeting request e-mail message should be sent to participants who do not have answered.
  • the user A also has an automatic deletion of the dedicated tracking directory that activates / deactivates it by filling in the value "Yes'V'No" the parameter "Deletion of the tracking directory". If he activates this feature ("Deleting Tracking Directory: Yes" in Figure 3), he then fills the "Deletion Date” parameter to set the date on which the directory should be automatically deleted.
  • a specific meeting tracking field is added to the message header (step S3). (This field will be named “Tracking”, with a value of "1” if meeting tracking is enabled).
  • a "Follow-up" field " corresponding to a meeting tracking field is added in the message header.
  • the manner in which this field is inserted into the message header and the format or syntax of this field are preferably chosen to be compatible with the message formats used in standardized / standardized messaging protocols.
  • messages can be seen as having a header and a body. The header contains any information necessary to complete the transmission and delivery while the body contains the text of the message.
  • This field indicates, according to the value assigned to it, namely 0 or 1, the activation or not of the meeting tracking option for the message in question, in order to offer the associated features described above.
  • a "Directory” field is associated with the “Tracking” field to indicate the name of the dedicated tracking directory in which the messages exchanged must be classified. at the relevant meeting request.
  • the processing engine recognizes the activation of the meeting tracking option by the value "1" assigned to the field " Track "and archive (re-route) the message in the" Meeting Tracking / Dedicated Tracking Directory Name "directory specified in the" Directory "field.
  • An example of a standard stubborn e-mail message is shown below:
  • the additional specific fields include in this example an activation indication field of the follow-up mode "follow-up: /” and an identification field of the tracking directory "Directory: Messaging Project - M entual Update”.
  • the activation field of the follow-up mode of meeting comprises: a string of alphanumeric characters "tracked” identifying this field; an assignment character which in this example is the ":"character; a Boolean value ("1" or “0", “TRUE” or “FALSE”, ..) in the form of an alphanumeric / numeric character string indicating whether the tracking mode is activated or not.
  • the identification field of the tracking directory comprises: a string of alphanumeric characters "Directory” identifying this field; an assignment character which in this example is the ":”character; an alphanumeric / numeric character string giving the identifier of the tracking directory, which in the example given is the name of the directory; any other way of identifying the directory is possible.
  • the meeting request e-mail message is sent to the indicated recipients (participants) (step S4).
  • a new dedicated tracking directory is created, under the Inbox "Meeting Tracking" directory, for example with the name of the subject specified in the meeting request e-mail message (example: "messaging project - Monthly progress') (step S5).
  • the meeting request e-mail message is archived (re-routed) in the "Meeting Tracking / Messaging Project - Monthly Progress" directory (and ape S6). o Recording the date of the meeting in the calendar of the user A organizer of the meeting (step S7).
  • the "delete” parameter set to "1" will indicate to the processing engine, when it moves to the "Y" date, to delete the tracking directory.
  • Each recipient (participant) then receives in the inbox of his email client, the meeting request email message.
  • Each response of a recipient to the meeting request message, his reply message is received by the messenger client of the user A organizer of the meeting (step S10).
  • the processing engine identifies the meeting tracking field ("Tracking: 1") present in the message header and archives the response message received in the dedicated tracking directory whose name is also indicated in the header of the message.
  • message (“Directory: Name of the dedicated tracking directory") (step S1 1).
  • the processing engine daily scans the dedicated tracking directory corresponding to the user-initiated meeting request.
  • the processing engine controls the value of the parameter
  • Step S14 determines whether the date the deletion date corresponds to the current date (step S14). If the current date matches on the date of deletion, the processing engine deletes the dedicated tracking directory and its contents (step S15). The meeting is still present in the user's calendar.
  • the processing engine sequentially performs the analysis described above for each of them.
  • the present invention proposes to use formats and methods of transport that synchronize the calendars and contacts of an e-mail client.
  • These formats standardized by the I ETF, are notably known under the names vCal, iCal and vCard. The specifications of these three "open" formats are published, available and usable. These formats are independent of messaging client software and, therefore, interoperable with any email client.
  • vCal vCalendar version 2.0 (referring to RFC_2445) is shown below:
  • the messaging client processing engine will generate a request under one of these formats to enable the activation of the meeting tracking, the creation of the dedicated tracking directory, the activation of the automatic restart of the participants who have not responded and the activation of the automatic deletion of the dedicated tracking directory.
  • the standard request for meeting request can be modified in the following way (the modified or added fields are indicated in bold):
  • the present invention provides new features in existing email clients to enable their users to have a meeting tracking facility to automatically classify response messages to a meeting request in a dedicated tracking directory and facilitate their consultation by the user organizer without cluttering his inbox.
  • the features of the invention allowing the automatic classification of response messages in a dedicated directory can be applied to other services than those relating to the organization of meetings.

Abstract

The invention relates to a method of organizing meetings by electronic messages between several users (A, B, C) each comprising a terminal (2; 3; 4) equipped with an electronic messaging client, said method comprising a step of creating, by an organizing user (A), an electronic message requesting a meeting and a step of sending said message to one or more recipients (B, C). The method furthermore comprises, during the step of creating the meeting request message, a step of inserting, by the messaging client of the organizing user (A), a meeting tracking field into the header of said message, followed by a step of creating, in the inbox of the organizing user, a tracking folder. Thus, on receipt of a response message from one of the recipients (B; C) to the electronic meeting request message on the terminal (2) of the organizing user (A), the response message is stored by the messaging client of the latter in the tracking folder in response to the detecting of the meeting tracking field.

Description

PROCECE ET SYSTEM E DE SUI Vl DE REUN I ON PAR MESSAGES PROCECE AND SYSTEM OF SUI VI OF REUN I ON BY MESSAGES
ÉLECTRONI QUESELECTRONI QUES
Dom ai ne de l'i nventionDom nity of the invention
La présente invention concerne les services de messageries électroniques qui permettent de planifier des réunions entre des participants.The present invention relates to electronic messaging services for scheduling meetings between participants.
Art antérieu rPrior art
Les clients de messagerie électronique (comme par exemple Microsoft Outlook™ et Outlook Express™, Mozilla Thunderbird™, Lotus Notes™, etc.) actuellement utilisés dans les réseaux locaux d'entreprise permettent à leurs utilisateurs d'organiser des réunions en générant automatiquement l'envoi de messages électroniques de demande de réunion à tous les participants sélectionnés depuis la liste des contacts de l'utilisateur organisateur de la réunion. Si cette fonctionnalité s'avère pratique pour l'utilisateur organisateur de la réunion qui peut envoyer de façon groupée les messages permettant d'interroger les uns et les autres sur leurs disponibilités, elle génère en parallèle pour celui-ci un nombre important de réponses difficile à gérer. En effet, l'utilisateur organisateur de la réunion reçoit les messages de réponse de façon dispersée dans le temps. I l doit, par conséquent, consulter régulièrement sa boîte de réception avant la date de la réunion pour vérifier si tous les participants sollicités ont répondu et relancé ceux qui n'ont pas répondu. Cette tâche est encore compliquée par le fait que les messages de réponse sont reçus dans la boîte de réception avec tous les autres messages électroniques.E-mail clients (such as Microsoft Outlook ™ and Outlook Express ™, Mozilla Thunderbird ™, Lotus Notes ™, etc.) currently used in enterprise LANs allow their users to schedule meetings by automatically generating the Sending meeting e-mail messages to all selected participants from the meeting user's contact list. If this feature proves useful for the meeting organizer who can send messages in a grouped way to query each other about their availability, it generates in parallel for this one a large number of difficult answers. to manage. Indeed, the user who organizes the meeting receives the response messages in a manner that is dispersed over time. He must, therefore, regularly check his inbox before the date of the meeting to see if all the solicited attendees have responded and relaunched those who did not respond. This task is further complicated by the fact that response messages are received in the inbox along with all other e-mail messages.
En outre, il arrive très souvent qu'un utilisateur de la messagerie électronique organise plusieurs réunions en parallèle. Dans ce cas, la situation devient rapidement ingérable pour l'utilisateur organisateur des réunions car le nombre de messages de réponse augmente en fonction du nombre de réunions et de participants sollicités pour chacune des réunions. L'utilisateur organisateur des réunions doit alors retrouver dans sa boîte de réception les messages de réponse parmi tous les autres messages électroniques et identifier pour chacun des messages de réponse la réunion concernée. I l doit ensuite déterminer pour chaque réunion les participants qui n'ont pas répondu pour les relancer avant la date prévue de réunion.In addition, it often happens that an email user organizes multiple meetings in parallel. In this case, the situation quickly becomes unmanageable for the user organizing the meetings because the number of response messages increases depending on the number of meetings and participants requested for each of the meetings. meetings. The user who organizes the meetings must then find in his inbox the reply messages among all the other electronic messages and identify for each of the response messages the meeting concerned. He must then determine for each meeting the participants who did not answer to relaunch them before the scheduled date of the meeting.
Obj et et description succi ncte de l'i nventionObj and short description of the invention
La présente invention a pour objet de pallier ces inconvénients en proposant une solution permettant à un utilisateur qui souhaite organiser une ou plusieurs réunions par messagerie électronique de disposer d'un outil permettant à ce dernier de simplifier la consultation et la gestion des messages devant être échangés pour l'organisation de chaque réunion.The present invention aims to overcome these disadvantages by proposing a solution that allows a user who wishes to organize one or more meetings by email to have a tool that allows the latter to simplify the consultation and management messages to be exchanged for the organization of each meeting.
A cet effet, l'invention propose un procédé d'organisation de réunions par messages électroniques entre plusieurs utilisateurs comprenant chacun un terminal équipé d'un client de messagerie électronique, ledit procédé comprenant une étape de création, par un utilisateur organisateur, d'un message électronique de demande de réunion et une étape d'envoi dudit message à un ou plusieurs destinataires, caractérisé en ce que ledit procédé comprend en outre : a) lors de l'étape de création du message électronique de demande de réunion, une étape d'insertion, par le client de messagerie de l'utilisateur organisateur, d'un champ de suivi de réunion dans l'entête dudit message, c) une étape de création, dans la boîte de réception de l'utilisateur organisateur, d'un répertoire de suivi, d) lors de la réception d'un message de réponse d'un des destinataires au message électronique de demande de réunion sur le terminal de l'utilisateur organisateur, une étape de détection par le client de messagerie de l'utilisateur organisateur du champ de suivi de réunion, et e) une étape de stockage par le client de messagerie de l'utilisateur organisateur dudit message de réponse dans le répertoire de suivi en réponse à la détection du champ de suivi de réunion.For this purpose, the invention proposes a method for organizing meetings by electronic messages between several users each comprising a terminal equipped with an electronic mail client, said method comprising a step of creation, by an organizing user, of a an electronic message for meeting request and a step of sending said message to one or more recipients, characterized in that said method further comprises: a) during the step of creating the meeting request electronic message, a step of insertion, by the messenger of the organizing user, of a meeting tracking field in the header of said message, c) a step of creating, in the inbox of the organizing user, a tracking directory, d) when receiving a response message from one of the recipients to the meeting request e-mail message on the terminal of the organizing user, a step of detection by the email client of the organizer user of the meeting tracking field, and e) a storage step by the messaging client of the organizing user of said response message in the tracking directory in response to the detection of the meeting tracking field.
Ainsi, en insérant un champ de suivi de réunion et en créant un répertoire de suivi spécifique pour chaque message de demande de réunion, les messages de réponses reçus des destinataires sondés, qui contiennent eux aussi le champ de suivi, peuvent être traités automatiquement à leur réception par le programme d'ordinateur de client de messagerie électronique, basé sur le terminal de l'utilisateur organisateur, pour être classés dans un répertoire dédié à l'organisation de la réunion. Le procédé de l'invention permet à l'utilisateur organisateur d'avoir une lecture rapide et synthétique des réponses concernant une même réunion. En outre, un autre avantage de la création d'un répertoire de suivi dédié pour chaque réunion est de ne pas encombrer la boîte de réception de l'utilisateur organisateur. Le nom du répertoire de suivi correspond de préférence à l'objet indiqué dans le message de demande de réunion.Thus, by inserting a meeting tracking field and creating a specific tracking directory for each meeting request message, the response messages received from the surveyed recipients, which also contain the tracking field, can be automatically processed at their location. receiving by the computer program of e-mail client, based on the terminal of the user organizer, to be classified in a directory dedicated to the organization of the meeting. The method of the invention allows the organizing user to have a quick and synthetic reading of the answers concerning the same meeting. In addition, another benefit of creating a dedicated tracking directory for each meeting is to not clutter the inbox of the organizing user. The name of the tracking directory preferably matches the object specified in the meeting request message.
Selon un aspect de l'invention, le procédé comprend en outre, lors de l'étape de création du message électronique de demande de réunion, une étape de sélection d'un paramètre de relance comprenant au moins une date de relance et une étape d'envoi automatique d'au moins un message de relance aux destinataires n'ayant pas répondu au message électronique de demande de réunion à la date de relance indiquée dans le paramètre de relance. La tâche de relance des participants n'ayant pas répondu à son message de demande de réunion est considérablement simplifiée pour l'organisateur puisque celle-ci est effectuée automatiquement à une date déterminée à l'avance par l'utilisateur organisateur (optionnel).According to one aspect of the invention, the method further comprises, during the step of creating the meeting request electronic message, a step of selecting a stimulus parameter comprising at least one stimulus date and a step of automatically sending at least one reminder message to recipients who did not respond to the meeting request e-mail message on the retry date specified in the retry parameter. The task of relaunching participants who have not responded to their meeting request message is considerably simplified for the organizer since it is done automatically on a date determined in advance by the organizing user (optional).
Selon une autre aspect de l'invention, le procédé comprend en outre, lors de l'étape de création du message électronique de demande de réunion, une étape de sélection d'un paramètre de suppression du répertoire de suivi comprenant au moins une date de suppression et une étape de suppression automatique du répertoire de suivi à la date de suppression indiquée dans le paramètre de suppression. L'utilisateur organisateur a ainsi la possibilité de fixer au moment de la création de son message de demande de réunion une date (en général postérieure à celle de la réunion) à laquelle il souhaite supprimer le répertoire de suivi ainsi que tous les messages qui y sont classés. La gestion des répertoires de suivi et de leur contenu est ainsi assurée automatiquement, ce qui permet de ne pas encombrer le terminal de l'utilisateur organisateur avec des répertoires et des messages devenus obsolètes.According to another aspect of the invention, the method further comprises, during the step of creating the meeting request electronic message, a step of selecting a deletion parameter of the tracking directory comprising at least a date of deletion and a step of automatic deletion of the tracking directory on the deletion date specified in the deletion parameter. The organizing user thus has the possibility of setting at the time of the creation of his meeting request message a date (generally later than the date of the meeting) at which he wishes to delete the tracking directory as well as all the messages which therein. are classified. The management of the tracking directories and their content is thus automatically ensured, which makes it possible not to clutter the terminal of the organizing user with directories and messages become obsolete.
La présente invention concerne également un programme d'ordinateur de client de messagerie électronique destiné à être exécuté sur un terminal informatique d'un utilisateur organisateur de réunions, ledit programme comprenant des instructions pour permettre la composition, l'envoi et la réception de messages électroniques, caractérisé en ce qu'il comprend en outre: - des instructions pour, lors de la création d'un message électronique de demande de réunion, insérer un champ de suivi de réunion dans l'entête dudit message,The present invention also relates to an electronic mail client computer program for execution on a computer terminal of a meeting organizer user, said program comprising instructions for enabling the composition, sending and receiving of electronic messages. , characterized in that it further comprises: - instructions for, during the creation of an electronic message meeting request, inserting a meeting tracking field in the header of said message,
- des instructions pour créer, dans la boîte de réception de l'utilisateur organisateur, un répertoire de suivi, et - des instructions pour, lors de la réception d'un message de réponse d'un des destinataires au message électronique de demande de réunion, détecter le champ de suivi de réunion et stocker ledit message de réponse dans le répertoire de suivi en réponse à la détection du champ de suivi de réunion. Ainsi, l'invention propose d'améliorer les clients de messagerie existants pour permettre à leurs utilisateurs de disposer d'un moyen de suivi de réunion permettant de classer automatiquement les messages de réponse à une demande de réunion dans un répertoire de suivi dédié et de faciliter leur consultation par l'utilisateur organisateur sans encombrer sa boîte de réception.- instructions for creating, in the inbox of the organizing user, a tracking directory, and - instructions for, upon receiving a reply message from one of the recipients to the meeting request e-mail message , detecting the meeting tracking field and storing said response message in the tracking directory in response to detecting the meeting tracking field. Thus, the invention proposes to improve the existing mail clients to allow their users to have a meeting tracking means to automatically classify the response messages to a meeting request in a dedicated tracking directory and facilitate their consultation by the user organizer without cluttering his inbox.
Selon un aspect de l'invention, le programme comprend en outre des instructions pour, lors de la création du message électronique de demande de réunion, permettre la sélection d'un paramètre de relance comprenant au moins une date de relance et des instructions pour envoyer automatiquement un message de relance aux destinataires n'ayant pas répondu au message électronique de demande de réunion à la date de relance indiquée dans le paramètre de relance.According to one aspect of the invention, the program further comprises instructions for, during the creation of the meeting request e-mail message, allowing selection of a stimulus parameter including at least one stimulus date and instructions for sending automatically a message of recovery to the recipients Did not respond to the meeting request e-mail on the retry date specified in the retry setting.
Le programme selon l'invention permet également à l'utilisateur organisateur de disposer d'une relance automatique des participants n'ayant pas répondu à la demande de réunion.The program of the invention also allows the user organizer to have an automatic restart of participants who have not responded to the meeting request.
Selon un autre aspect de l'invention, le programme comprend en outre des instructions pour, lors de la création du message électronique de demande de réunion, permettre la sélection d'un paramètre de suppression du répertoire de suivi comprenant au moins une date de suppression et des instructions pour supprimer automatiquement le répertoire de suivi à la date de suppression indiquée dans le paramètre de suppression.According to another aspect of the invention, the program further comprises instructions for, during the creation of the meeting request e-mail message, allowing the selection of a deletion parameter of the tracking directory including at least one deletion date. and instructions to automatically delete the tracking directory on the delete date specified in the delete parameter.
De cette manière, le programme permet à l'utilisateur organisateur de définir à l'avance une date à laquelle le répertoire de suivi et son contenu seront automatiquement supprimés.In this way, the program allows the organizing user to define in advance a date at which the tracking directory and its contents will be automatically deleted.
Le programme décrit précédemment peut être stocké sur un support d'enregistrement notamment pour être installé sur un terminal informatique.The program described above can be stored on a recording medium in particular for installation on a computer terminal.
L'invention concerne encore un terminal informatique caractérisé en ce qu'il comprend un programme d'ordinateur de client de messagerie tel que défini précédemment.The invention also relates to a computer terminal characterized in that it comprises a mail client computer program as defined above.
La présente invention concerne enfin un signal porteur d'un message électronique, et en particulier de données d'entêté dudit message, destiné à être transmis d'un premier terminal à au moins un deuxième terminal au travers d'au moins un réseau de communication, ledit signal étant caractérisé en ce que l'entête dudit message comprend un champ de suivi de réunion.The present invention finally relates to a signal carrying an electronic message, and in particular stubborn data of said message, intended to be transmitted from a first terminal to at least one second terminal through at least one communication network. , said signal being characterized in that the header of said message comprises a meeting tracking field.
Selon un aspect de l'invention, l'entête du message comprend au moins un champ d'identification d'un répertoire de suivi de réunion. Ce signal numérique peut être acheminé via un câble électrique ou optique, par radio ou par d'autres moyens. Brève description des dessi nsAccording to one aspect of the invention, the message header includes at least one identification field of a meeting tracking directory. This digital signal can be routed via an electrical or optical cable, radio or other means. Brief description of the drawings
Les caractéristiques et avantages de la présente invention ressortiront mieux de la description suivante, faite à titre indicatif et non limitatif, en regard des dessins annexés sur lesquels : la figure 1 est une vue schématique globale d'un mode de réalisation du système selon l'invention, la figure 2 est un ordinogramme illustrant les étapes mises en œuvre dans le procédé de suivi de réunion conformément à un mode de réalisation de l'invention, la figure 3 illustre un exemple de fenêtre de paramétrage du suivi de réunion selon l'invention.The features and advantages of the present invention will become more apparent from the following description, given by way of non-limiting indication, with reference to the appended drawings, in which: FIG. 1 is a general schematic view of an embodiment of the system according to FIG. FIG. 2 is a flowchart illustrating the steps implemented in the meeting tracking method according to one embodiment of the invention; FIG. 3 illustrates an example of a meeting tracking setting window according to the invention; .
Description détai llée des m odes de réalisation de l'i nventionDetailed description of the methods of carrying out the invention
La présente invention propose un outil de suivi et de gestion des messages électroniques (e-mail) échangés lors de l'organisation de réunions par messagerie électronique. Ce service utilise les messageries électroniques existantes et assure pour l'utilisateur organisateur de réunions la gestion des messages électroniques de réponse à ses demandes de réunion, des messages de relance ainsi que le classement de tous ces échanges dans un répertoire dédié.The present invention proposes a tool for tracking and managing electronic messages (e-mail) exchanged during the organization of meetings by e-mail. This service uses existing e-mail and provides the meeting organizer with the management of e-mail messages to answer meeting requests, reminder messages, and the ranking of all these e-mails in a dedicated directory.
A cet effet, l'invention propose d'intégrer des fonctionnalités essentiellement sous forme logicielle (moteur de traitement) dans les clients de messagerie des terminaux utilisés pour réaliser des échanges de messages électroniques. Les fonctionnalités proposées sont compatibles avec les normes et protocoles actuellement utilisés pour le courrier électronique, ce qui permet à tout utilisateur de bénéficier du service de suivi et de relance de l'invention à partir de son client de messagerie qu'il utilise habituellement.For this purpose, the invention proposes to integrate functionalities essentially in software form (processing engine) in the messaging clients of the terminals used to carry out exchanges of electronic messages. The proposed features are compatible with the standards and protocols currently used for email, which allows any user to benefit from the follow-up service and recovery of the invention from his email client that he usually uses.
La mise en œuvre de la présente invention dans les terminaux s'effectue au niveau du client de messagerie électronique. Les fonctionnalités liées au suivi de réunion selon l'invention (création de messages électroniques de demande de réunion avec classement des réponses dans un répertoire de suivi, envoi de messages électronique de relance et suppression automatique du répertoire de suivi) sont intégrées aux clients de messageries électroniques existants sous forme d'instructions informatiques (instructions programme de moteur de traitement).The implementation of the present invention in the terminals is done at the level of the email client. The features related to meeting tracking according to the invention (creation of meeting request electronic messages with classification of replies in a tracking directory, sending e-mail messages and automatic deletion of the tracking directory) are integrated with existing e-mail clients in the form of computer instructions (processing engine program instructions).
Pour permettre une diffusion et une intégration rapides de l'invention dans les clients de messagerie électronique déjà installés sur des terminaux, l'invention peut être mise en œuvre sous forme d'un logiciel additionnel ("add-on") compatible avec les principaux clients de messagerie électronique du marché (Microsoft Outlook™ et Outlook Express™, Mozilla Thunderbird™, Lotus Notes™ et WebMail™).To enable rapid dissemination and integration of the invention in electronic mail clients already installed on terminals, the invention can be implemented in the form of additional software ("add-on") compatible with the main Market e-mail clients (Microsoft Outlook ™ and Outlook Express ™, Mozilla Thunderbird ™, Lotus Notes ™ and WebMail ™).
La solution proposée par la présente invention consiste notamment, comme décrit ci-après en détail, à intégrer dans les clients de messagerie électronique une interface de suivi de réunion permettant notamment à l'utilisateur organisateur de réunions, lors de la création de son message électronique de demande de réunion, d'activer un suivi des messages de réponse, de définir le répertoire dédié de suivi dans lequel ils seront classés, de programmer une ou plusieurs relances automatiques et/ou de fixer une date de suppression automatique du répertoire de suivi. La figure 1 est une vue globale d'un système 1 dans lequel le procédé de suivi de réunion selon l'invention peut être mis en œuvre. Le système comprend une pluralité d'utilisateurs A, B et C chacun équipé d'un terminal et un ou plusieurs serveurs de messagerie auxquels les utilisateurs ont accès depuis leur terminal afin de recevoir et envoyer du courrier électronique. Chaque terminal comprend un client de messagerie qui correspond à un logiciel de messagerie permettant notamment de composer et de recevoir des messages, d'y répondre ou de manipuler des boîtes aux lettres. Conformément à l'invention, le client de messagerie peut soit correspondre à une version nouvelle de logiciel intégrant les fonctionnalités associées au procédé d'organisation de réunions selon l'invention, soit correspondre à une version existante (comme par exemple Microsoft Outlook™ et Outlook Express™, Mozilla Thunderbird™, Lotus Notes™ et WebMail™), le terminal étant alors équipé dans ce cas d'un logiciel additionnel ("Add-on") permettant la mise en œuvre des fonctionnalités du procédé d'organisation de réunions. Dans l'exemple du système représenté en figure 1 , les utilisateurs A et B font partie d'une même entreprise et échangent des messages électroniques entre leur terminaux 2 et 3 via un serveur de messagerie local 11 accessible par un réseau de communication local (intranet) 13. L'utilisateur C ne fait pas partie de la même entreprise que les utilisateurs A et B, son terminal 4 n'étant pas relié directement au réseau de communication local 13. Les échanges de messages entre l'utilisateur C et l'utilisateur A ou B s'effectue via un serveur de messagerie électronique 12 accessible par un réseau de communication ouvert (I nternet) 14, le réseau de communication local 13 ayant un accès 8 vers celui-ci (en général protégé par un dispositif de pare-feu).The solution proposed by the present invention consists in particular, as described below in detail, in integrating in e-mail clients a meeting tracking interface, in particular for the user who organizes meetings, when creating his e-mail message. meeting request, to activate a follow-up of the response messages, to define the dedicated tracking directory in which they will be classified, to program one or more automatic reminders and / or to set a date for automatic deletion of the tracking directory. Figure 1 is an overall view of a system 1 in which the meeting tracking method according to the invention can be implemented. The system includes a plurality of users A, B and C each equipped with a terminal and one or more mail servers to which users have access from their terminal to receive and send e-mail. Each terminal includes an e-mail client that corresponds to a messaging software that can compose and receive messages, respond to them or manipulate mailboxes. According to the invention, the messaging client can either correspond to a new version of software integrating the features associated with the meeting organization method according to the invention, or correspond to an existing version (such as for example Microsoft Outlook ™ and Outlook Express ™, Mozilla Thunderbird ™, Lotus Notes ™ and WebMail ™), the terminal being then equipped in this case with additional software ("add-on") allowing the implementation of the functions of the meeting organization process. In the example of the system represented in FIG. 1, the users A and B are part of the same company and exchange electronic messages between their terminals 2 and 3 via a local messaging server 11 accessible via a local communication network (intranet ) 13. The user C is not part of the same company as the users A and B, his terminal 4 not being directly connected to the local communication network 13. The message exchanges between the user C and the user user A or B is via an e-mail server 12 accessible by an open communication network (I nternet) 14, the local communication network 13 having access 8 thereto (generally protected by a device -traffic light).
Le système de la figure 1 montre trois utilisateurs A, B et C respectivement équipés de terminaux 2, 3 et 4. Toutefois, au vu de la description qui suit, l'homme du métier envisagera sans difficulté la mise en œuvre d'un tel système à plus grande échelle avec nombre d'utilisateurs plus important aussi bien au niveau du réseau local 13 que du réseau ouvert 14.The system of FIG. 1 shows three users A, B and C respectively equipped with terminals 2, 3 and 4. However, in view of the description which follows, the person skilled in the art will consider without difficulty the implementation of such a system on a larger scale with a greater number of users both at the level of the local network 13 and the open network 14.
Les serveurs 11 et 12 comprennent de manière conventionnelle des moyens de connexion aux réseaux 13 et 14 respectivement via des lignes de communications 6 et 10, des moyens de stockage et des moyens de traitement. Les lignes de communication 5, 7 et 9 des terminaux sont des lignes de transmissions bidirectionnelles de type filaire électrique, optique, ou autres (boucle locale radio, liaison infrarouge, etc ..) suivant le type de terminal utilisé (fixe ou mobile). Un mode de mise en œuvre du procédé d'organisation de réunions selon l'invention dans le système de la figure 1 va être décrit en relation avec l'ordinogramme de la figure 2. Dans cet exemple de mise en œuvre, l'utilisateur A souhaite organiser une réunion avec les utilisateurs B et C.The servers 11 and 12 conventionally comprise means of connection to the networks 13 and 14 respectively via communication lines 6 and 10, storage means and processing means. The communication lines 5, 7 and 9 of the terminals are lines of bidirectional transmissions of wired electric, optical, or other (radio local loop, infrared link, etc. ..) depending on the type of terminal used (fixed or mobile). One embodiment of the method of organizing meetings according to the invention in the system of FIG. 1 will be described in relation to the flowchart of FIG. 2. In this example of implementation, the user A wants to organize a meeting with users B and C.
Dans une première étape S1 , l'utilisateur A crée un nouveau message électronique (e-mail) de demande de réunion en utilisant par exemple une fonction de création de demande de réunion disponible sous l'onglet "Demande de réunion" de l'interface utilisateur du calendrier de son client de messagerie. La sélection de cette fonction entraîne l'affichage d'une fenêtre de création de message comprenant de façon connue des onglets permettant à l'utilisateur A de renseigner notamment l'objet et la date de la réunion envisagée, le texte accompagnant le message de demande de réunion ainsi que la liste des participants conviés à la réunion.In a first step S1, the user A creates a new meeting request e-mail message, for example using a meeting request creation function available on the "Meeting request" tab of the interface calendar user of his email client. The selection of this function results in the display of a message creation window comprising, in a known manner, tabs allowing the user A to provide particular information. the purpose and date of the proposed meeting, the text accompanying the meeting request message and the list of participants invited to the meeting.
Une fois ces éléments renseignés dans le message de demande de réunion, l'utilisateur A va utiliser la fonction de suivi de réunion propre à l'invention (fonction intégrée dans le client de messagerie à l'origine ou à la suite de l'installation ultérieure d'un ajout de logiciel ("Add-on")). Cette fonction est disponible à partir d'un onglet "Suivi de réunion" qui apparaît après la sélection de l'onglet/fonction "Demande de réunion". En cliquant sur l'onglet "Suivi de réunion", une fenêtre, telle qu'illustrée en figure 3, apparaît pour permettre à l'utilisateur de sélectionner et paramétrer les fonctionnalités proposées pour le suivi de réunions (étape S2). Comme représentée sur la figure 3, l'utilisateur A renseigne un premier paramètre "Suivi de réunion" pour activer le service ("Suivi de réunion: Oui") ou le désactiver ("Suivi de réunion: Non", non représenté sur la figure 3). Lorsque l'utilisateur A active le service de suivi de réunion, il renseigne le paramètre "Nom répertoire de suivi" qui correspond au nom du répertoire de suivi dédié qui sera créé pour le classement des messages de réponse à la présente demande de réunion. Par défaut, le nom du répertoire de suivi dédié correspond à l'objet indiqué dans le message électronique de demande de réunion ("Projet messagerie - Avancement mensuel" sur la figure 3). L'utilisateur A peut ensuite activer ou non la fonctionnalité de relance automatique en renseignant le paramètre "Relance des participants" respectivement avec la valeur "Oui" ou "Non". SiI active cette fonctionnalité ("Relance des participants: Oui" sur la figure 3), il renseigne alors le paramètre "Date de relance" pour fixer la date à laquelle doit être renvoyé le message électronique de demande de réunion aux participants n'ayant pas répondu. L'utilisateur A dispose en outre d'une fonctionnalité de suppression automatique du répertoire de suivi dédié qu'il active/désactive en renseignant avec la valeur "Oui'V'Non" le paramètre "Suppression du répertoire de suivi". S'il active cette fonctionnalité ("Suppression du répertoire de suivi: Oui" sur la figure 3), il renseigne alors le paramètre "Date de suppression" pour fixer la date à laquelle le répertoire doit être automatiquement supprimé. Lors de la validation du message électronique de demande de réunion, par exemple en cliquant sur l'onglet "Enregistrer et fermer" de la fenêtre de création du message, un champ spécifique de suivi de réunion est ajouté dans l'entête du message (étape S3). (On nommera ce champ "Suivi", avec une valeur à "1 " si le suivi de réunion est activé).Once these elements are entered in the meeting request message, user A will use the meeting-specific meeting function of the invention (function integrated in the mail client at the origin or after the installation subsequent addition of software ("Add-on"). This feature is available from a "Meeting Tracking" tab that appears after selecting the "Meeting Request" tab / function. By clicking on the "Meeting Tracking" tab, a window, as illustrated in Figure 3, appears to allow the user to select and set up the proposed features for meeting tracking (step S2). As shown in FIG. 3, the user A informs a first "Meeting tracking" parameter to activate the service ("Meeting tracking: Yes") or deactivate it ("Meeting tracking: No", not shown in FIG. 3). When user A activates the meeting tracking service, he / she enters the "Name tracking directory" parameter, which is the name of the dedicated tracking directory that will be created for the classification of reply messages to this meeting request. By default, the name of the dedicated tracking directory corresponds to the object specified in the meeting request e-mail message ("Mail Project - Monthly Advancement" in Figure 3). User A can then activate or deactivate the automatic restart functionality by entering the parameter "Restart of participants" respectively with the value "Yes" or "No". SiI activates this feature ("Revival of participants: Yes" in Figure 3), and then informs the "Retry date" parameter to set the date on which the meeting request e-mail message should be sent to participants who do not have answered. The user A also has an automatic deletion of the dedicated tracking directory that activates / deactivates it by filling in the value "Yes'V'No" the parameter "Deletion of the tracking directory". If he activates this feature ("Deleting Tracking Directory: Yes" in Figure 3), he then fills the "Deletion Date" parameter to set the date on which the directory should be automatically deleted. When validating the meeting request e-mail message, for example by clicking the "Save and Close" tab of the message creation window, a specific meeting tracking field is added to the message header (step S3). (This field will be named "Tracking", with a value of "1" if meeting tracking is enabled).
En effet, pour permettre l'identification des messages échangés (en particulier ceux envoyés en réponse au message de demande de réunion de l'utilisateur organisateur) lors d'une demande de réunion avec suivi de réunion selon l'invention, un champ "Suivi", correspondant à un champ de suivi de réunion est ajouté dans l'entête du message. La manière d'insérer ce champ dans l'entête des messages et le format ou la syntaxe de ce champ sont choisis de préférence de manière à être compatibles avec les formats de messages utilisés dans les protocoles normalisés/ standardisés de messagerie. Dans le contexte du courrier électronique, les messages peuvent être vus comme ayant une entête et un corps. L'entête contient n'importe quelle information nécessaire pour accomplir la transmission et la livraison tandis que le corps contient notamment le texte du message.Indeed, to enable the identification of the exchanged messages (in particular those sent in response to the meeting request message of the organizing user) during a meeting request with meeting tracking according to the invention, a "Follow-up" field ", corresponding to a meeting tracking field is added in the message header. The manner in which this field is inserted into the message header and the format or syntax of this field are preferably chosen to be compatible with the message formats used in standardized / standardized messaging protocols. In the context of email, messages can be seen as having a header and a body. The header contains any information necessary to complete the transmission and delivery while the body contains the text of the message.
Ce champ indique, en fonction de la valeur qui lui est attribuée, à savoir 0 ou 1 , l'activation ou non de l'option de suivi de réunion pour le message en question, en vue d'offrir les fonctionnalités associées précédemment décrites.This field indicates, according to the value assigned to it, namely 0 or 1, the activation or not of the meeting tracking option for the message in question, in order to offer the associated features described above.
Par ailleurs, lorsque le service de suivi de réunion est activé (champ "Suivi: 1 "), un champ "Directory" est associé au champ "Suivi" pour indiquer le nom du répertoire dédié de suivi dans lequel doivent être classés les messages échangés lors de la demande de réunion concernée. Ces deux champs étant présents dans l'entête du message de demande de réunion, ils seront automatiquement présents dans l'entête de tout message envoyés en réponse audit message de demande de réunion.In addition, when the meeting tracking service is activated ("Tracking: 1" field), a "Directory" field is associated with the "Tracking" field to indicate the name of the dedicated tracking directory in which the messages exchanged must be classified. at the relevant meeting request. These two fields being present in the header of the meeting request message, they will automatically be present in the header of any message sent in response to said meeting request message.
Ainsi, lorsqu'un message contenant dans son entête ces deux champs est reçu sur le terminal de l'utilisateur organisateur, le moteur de traitement reconnaît l'activation de l'option de suivi de réunion par la valeur "1 " attribuée au champ "Suivi" et archive (re-route) le message dans le répertoire "Suivi de réunion/nom de répertoire de suivi dédié" indiqué dans le champ "Directory". Un exemple d'entêté standard d'un message électronique (e-mail) est présenté ci-dessous:Thus, when a message containing in its header these two fields is received on the terminal of the organizing user, the processing engine recognizes the activation of the meeting tracking option by the value "1" assigned to the field " Track "and archive (re-route) the message in the" Meeting Tracking / Dedicated Tracking Directory Name "directory specified in the" Directory "field. An example of a standard stubborn e-mail message is shown below:
From: Useri RD-BIZZ-CAE (User1@francetelecom.com) To: User2 RD-BIZZ-CAE (User2@francetelecom. corn) To: User3 RD-BIZZ <User3@francetelecom.com> Subject: Projet Messagerie - Avancement mensuel Date: Tue, 4 Apr 200609:46:01 +0100From: Useri RD-BIZZ-CAE (User1@francetelecom.com) To: User2 RD-BIZZ-CAE (User2@francetelecom.com) To: User3 RD-BIZZ <User3@francetelecom.com> Subject: Messaging Project - Monthly Progress Date: Tue, 4 Apr 200609: 46: 01 +0100
Ml ME- Version: 1.0Ml ME- Version: 1.0
Un exemple d'entêté du même message que précédemment mais maintenant marquée comme message avec suivi de réunion, c'est-à-dire avec l'ajout des champs spécifiques additionnels (ici en gras), est présenté ci-dessous:An example of stubborn of the same message as before but now marked as a message with meeting tracking, that is with the addition of additional specific fields (here in bold), is presented below:
From: Useri RD-BI ZZ-CAE (Useri @f rancetelecom.com) To: User2 RD-BIZZ-CAE (User2@francetelecom.com) To: User3 RD-BIZZ <User3@francetelecom.com> Subject: Projet Messagerie - A vancement mensuel Date: Tue, 4 Apr 200609:46:01 +0100From: Useri RD-BI ZZ-CAE (Useri@fancetelecom.com) To: User2 RD-BIZZ-CAE (User2@francetelecom.com) To: User3 RD-BIZZ <User3@francetelecom.com> Subject: Messaging Project - Monthly Progress Date: Tue, 4 Apr 200609: 46: 01 +0100
Suivi: 1Follow-up: 1
Directory: Projet Messagerie - Avancement mensuel Ml ME- Version: 1.0Directory: Mail Project - Monthly Progress Ml ME- Version: 1.0
Les champs spécifiques additionnels comprennent dans cet exemple un champ d'indication d'activation du mode suivi de réunion "suivi : /" et un champ d'identification du répertoire de suivi " Directory: Projet Messagerie - A vancem ent m ensuel " .The additional specific fields include in this example an activation indication field of the follow-up mode "follow-up: /" and an identification field of the tracking directory "Directory: Messaging Project - M entual Update".
Le champ d'activation du mode suivi de réunion comprend: une chaîne de caractères alphanumérique "suivi" identifiant ce champ; un caractère d'affectation qui dans cet exemple est le caractère ":"; une valeur booléenne ("1 " ou "0", "TRUE" ou "FALSE", ..) sous forme de chaîne de caractères alphanumériques/numériques indiquant si le mode suivi est activé ou non. Le champ d'identification du répertoire de suivi comprend: une chaîne de caractères alphanumériques " Directory " identifiant ce champ; un caractère d'affectation qui dans cet exemple est le caractère ":"; - une chaîne de caractères alphanumériques/numériques donnant l'identifiant du répertoire de suivi, qui dans l'exemple donné est le nom du répertoire; tout autre mode d'identification du répertoire est envisageable. Après validation du message électronique de demande de réunion, les actions suivantes sont déclenchées par le moteur de traitement : o Le message électronique de demande de réunion est envoyé aux destinataires (participants) indiqués (étape S4). o Un nouveau répertoire de suivi dédié est créé, sous le répertoire "Suivi de réunion' de la boîte de réception, avec pour nom par exemple celui de l'objet indiqué dans le message électronique de demande de réunion (exemple: "projet messagerie - Avancement mensuel') (étape S5). o Le message électronique de demande de réunion est archivé (re- routé) dans le répertoire "Suivi de réunion/projet messagerie - A vancement mensuel" ( et ape S6) . o Enregistrement de la date de la réunion dans le calendrier de l'utilisateur A organisateur de la réunion (étape S7). o Ajout de deux nouveaux paramètres paramètres dans les propriétés du répertoire de suivi : Un paramètre "relance", positionné à "1 " avec la date de relance "X" choisie par l'utilisateur A (étape SS). Un paramètre "suppression", positionné à "1 " avec la date de suppression "Y' choisie par l'utilisateur A (étape S9). Le paramètre "relance" positionné à "1 " indiquera au moteur de traitement, lors de son passage dans le répertoire à la date "X", de relancer les participants n'ayant pas répondu. Pour cela, il vérifiera dans le mail d'invitation 'stocké dans le répertoire de suivi) la liste des participants n'ayant pas répondu afin de générer un mail de relance auprès de ces derniers.The activation field of the follow-up mode of meeting comprises: a string of alphanumeric characters "tracked" identifying this field; an assignment character which in this example is the ":"character; a Boolean value ("1" or "0", "TRUE" or "FALSE", ..) in the form of an alphanumeric / numeric character string indicating whether the tracking mode is activated or not. The identification field of the tracking directory comprises: a string of alphanumeric characters "Directory" identifying this field; an assignment character which in this example is the ":"character; an alphanumeric / numeric character string giving the identifier of the tracking directory, which in the example given is the name of the directory; any other way of identifying the directory is possible. After validation of the meeting request e-mail message, the following actions are triggered by the processing engine: o The meeting request e-mail message is sent to the indicated recipients (participants) (step S4). o A new dedicated tracking directory is created, under the Inbox "Meeting Tracking" directory, for example with the name of the subject specified in the meeting request e-mail message (example: "messaging project - Monthly progress') (step S5). o The meeting request e-mail message is archived (re-routed) in the "Meeting Tracking / Messaging Project - Monthly Progress" directory (and ape S6). o Recording the date of the meeting in the calendar of the user A organizer of the meeting (step S7). o Addition of two new parameter parameters in the properties of the tracking directory: A "restart" parameter, set to "1" with the restart date "X" chosen by the user A (step SS). A "deletion" parameter, set to "1" with the deletion date "Y" chosen by the user A (step S9). The "restart" parameter set to "1" will indicate to the processing engine, during its passage. in the directory at the date "X", to relaunch the participants who did not answer. For this, it will check in the invitation mail 'stored in the tracking directory) the list of participants who have not responded to generate a reminder email with them.
Le paramètre "suppression" positionné à "1 " indiquera au moteur de traitement, lors de son passage à la date "Y', de supprimer le répertoire de suivi.The "delete" parameter set to "1" will indicate to the processing engine, when it moves to the "Y" date, to delete the tracking directory.
Chaque destinataire (participant) reçoit ensuite dans sa boîte de réception de son client de messagerie électronique, le message électronique de demande de réunion.Each recipient (participant) then receives in the inbox of his email client, the meeting request email message.
A chaque réponse d'un destinataire au message de demande de réunion, son message de réponse est reçu par le client de messagerie de l'utilisateur A organisateur de la réunion (étape S10). Le moteur de traitement identifie alors le champ de suivi de réunion ("Suivi: 1 ") présent dans l'entête du message et archive le message de réponse reçu dans le répertoire de suivi dédié dont le nom est également indiqué dans l'entête du message ("Directory: Nom du répertoire de suivi dédié") (étape S1 1 ).Each response of a recipient to the meeting request message, his reply message is received by the messenger client of the user A organizer of the meeting (step S10). The processing engine then identifies the meeting tracking field ("Tracking: 1") present in the message header and archives the response message received in the dedicated tracking directory whose name is also indicated in the header of the message. message ("Directory: Name of the dedicated tracking directory") (step S1 1).
Parallèlement aux échanges de messages, l'option de suivi de réunion ayant été activée à la création du message de demande de réunion, le moteur de traitement analyse quotidiennement le répertoire de suivi dédié correspondant à la demande de réunion initiée par l'utilisateurIn addition to message exchanges, with the meeting tracking option enabled when the meeting request message was created, the processing engine daily scans the dedicated tracking directory corresponding to the user-initiated meeting request.
A. Dans un premier temps, le moteur de traitement contrôle la valeur du paramètre "Relance". Si cette valeur est égale à 1 comme dans l'exemple décrit ici (Relance= 1 ), il détermine si la date de relance correspond à la date courante (étape S12). Si la date courante correspond à la date de relance, le moteur de traitement vérifie la liste des participants n'ayant pas répondu et envoie un message électronique de relance à chacun d'entre eux (étape S13). Cet envoi de message de relance peut correspondre simplement au renvoi du message électronique de demande de réunion.A. As a first step, the processing engine checks the value of the "Restart" parameter. If this value is equal to 1 as in the example described here (Recovery = 1), it determines whether the restart date corresponds to the current date (step S12). If the current date corresponds to the restart date, the processing engine checks the list of non-responding participants and sends a restart message to each of them (step S13). This sending of a reminder message may simply correspond to the return of the meeting request e-mail message.
De même, le moteur de traitement contrôle la valeur du paramètreSimilarly, the processing engine controls the value of the parameter
"Suppression". Si cette valeur est égale à 1 comme dans l'exemple décrit ici (Suppression^ ), il détermine si la date la date de suppression correspond à la date courante (étape S14). Si la date courante correspond à la date de suppression, le moteur de traitement supprime le répertoire de suivi dédié concerné ainsi que son contenu (étape S15). La réunion reste toutefois présente dans le calendrier de l'utilisateur."Deleting". If this value is equal to 1 as in the example described here (Deletion ^), it determines whether the date the deletion date corresponds to the current date (step S14). If the current date matches on the date of deletion, the processing engine deletes the dedicated tracking directory and its contents (step S15). The meeting is still present in the user's calendar.
Lorsque plusieurs répertoires de suivi dédiés sont présents sous le répertoire suivi de réunion, le moteur de traitement effectue de manière séquentielle l'analyse décrite précédemment pour chacun d'entre eux.When several dedicated tracking directories are present under the meeting tracking directory, the processing engine sequentially performs the analysis described above for each of them.
Pour la mise en œuvre des traitements associés au suivi de réunion tels que décrits précédemment (classements des messages dans répertoire de suivi dédié, relance automatique, suppression automatique du répertoire de suivi dédié), la présente invention propose d'utiliser des formats et méthodes de transport qui permettent de synchroniser les calendriers et les contacts d'un client de messagerie électronique. Ces formats, normalisés par l'I ETF, sont notamment connus sous les noms vCal, iCal et vCard. Les spécifications de ces trois formats "ouverts" sont publiés, disponibles et utilisables. Ces formats sont indépendants des logiciels de clients de messagerie et présentent, par conséquent, une interopérabilité avec n'importe quel client de messagerie.For the implementation of the processing associated with meeting tracking as described above (classification of messages in dedicated tracking directory, automatic restart, automatic deletion of the dedicated tracking directory), the present invention proposes to use formats and methods of transport that synchronize the calendars and contacts of an e-mail client. These formats, standardized by the I ETF, are notably known under the names vCal, iCal and vCard. The specifications of these three "open" formats are published, available and usable. These formats are independent of messaging client software and, therefore, interoperable with any email client.
A titre d'exemple, une requête standard de demande de réunion au format vCal (vCalendar), version 2.0 (en référence à la norme RFC_2445), est présentée ci-dessous:For example, a standard meeting request request in vCal (vCalendar) version 2.0 (referring to RFC_2445) is shown below:
BEGIN: VCALENDARBEGIN: VCALENDAR
VERSI ON: 1.0VERSI ON: 1.0
BEGI 'N: VEVENT CATEGORI ES: MEETI NGBEGI 'N: VEVENT CATEGORI ES: MEETI NG
STA TUS: TENTA Tl VESTA TUS: TENTA Tl VE
ORGANI ZER: MAI L TO:UserA@franœtelecom. cornORGANI ZER: MAY L TO: UserA @ franœtelecom. corn
A TTENDEE; PARTSTA T= ACCEPTED: MAI L TO:UserB@francetelecom. cornAT TTENDEE; PARTSTA T = ACCEPTED: MAY L TO: UserB @ francetelecom. corn
A TTENDEE; PARTSTA T= ACCEPTED: MAI L TO:UserC@francetelecom. corn DTSTART: 20060401 T033000ZAT TTENDEE; PARTSTA T = ACCEPTED: MAY L TO: UserC @ francetelecom. corn DTSTART: 20060401 T033000Z
DTEND: 1200660401 T043000ZDTEND: 1200660401 T043000Z
SUMMARY: Réunion suivi de projet MessagerieSUMMARY: Messaging Project Tracking Meeting
DESCRIPTION: Point d'avancement travaux S1 2006DESCRIPTION: Work progress S1 2006
CLASS: PRI VATE END: VEVENTCLASS: PRI VATE END: VEVENT
END: VCALENDAREND: VCALENDAR
Selon l'invention, après que l'utilisateur ait renseigné tous les paramètres de l'option de suivi de réunion comme décrit précédemment en relation avec la figure 3, le moteur de traitement du client de messagerie va générer une requête sous un de ces formats pour permettre l'activation du suivi de réunion, la création du répertoire de suivi dédié, l'activation de la relance automatique des participants n'ayant pas répondu et l'activation de la suppression automatique du répertoire de suivi dédié. Conformément à l'invention, la requête standard de demande de réunion peut être modifiée de la façon suivante (les champs modifiés ou ajoutés sont indiqués en gras) :According to the invention, after the user has entered all the parameters of the meeting tracking option as previously described in connection with FIG. 3, the messaging client processing engine will generate a request under one of these formats to enable the activation of the meeting tracking, the creation of the dedicated tracking directory, the activation of the automatic restart of the participants who have not responded and the activation of the automatic deletion of the dedicated tracking directory. According to the invention, the standard request for meeting request can be modified in the following way (the modified or added fields are indicated in bold):
BEGIN: VCALENDARBEGIN: VCALENDAR
VERSI ON: 1.0VERSI ON: 1.0
BEGI 'N: VEVENTBEGI 'N: VEVENT
CA TEGORI ES: MEETI NGCA TEAM TEGORI: MEETI NG
STA TUS: TENTA Tl VE SUI VI: 1STA TUS: TENTA Tl VE SUI VI: 1
DIRECTORYJNI T: name of direct oryDIRECTORYJNI T: name of direct ory
RELANCE: 1RELANCE: 1
DT_R: 20060402T033000ZDT_R: 20060402T033000Z
Dl RECTORY_DEL: 1 DT_DEL: 1200660401 T043000ZDl RECTORY_DEL: 1 DT_DEL: 1200660401 T043000Z
ORGANI ZER: MAI L TO:UserA@francetelecom. cornORGANI ZER: MAY L TO: UserA @ francetelecom. corn
A TTENDEE; PARTSTA T= ACCEPTED: MAI L TO:UserB@francetelecom. cornAT TTENDEE; PARTSTA T = ACCEPTED: MAY L TO: UserB @ francetelecom. corn
A TTENDEE; PARTSTA T= ACCEPTED: MAI L TO:UserC@franœtelecom. cornAT TTENDEE; PARTSTA T = ACCEPTED: MAY L TO: UserC @ franœtelecom. corn
DTSTART: 20060401 T033000Z DTEND: 1200660401 T043000ZDTSTART: 20060401 T033000Z DTEND: 1200660401 T043000Z
SUMMARY: Réunion suivi de projet MessagerieSUMMARY: Messaging Project Tracking Meeting
DESCRIPTION: Point d'avancement travaux S1 2006DESCRIPTION: Work progress S1 2006
CLASS: PRI VATECLASS: PRI VATE
END: VEVENT END: VCALENDAREND: VEVENT END: VCALENDAR
Le tableau ci-dessous donne la description des champs ajoutés/modifiés:The table below gives the description of the added / modified fields:
Figure imgf000017_0001
Figure imgf000018_0001
Figure imgf000017_0001
Figure imgf000018_0001
La présente invention apporte des nouvelles fonctionnalités dans les clients de messagerie existants pour permettre à leurs utilisateurs de disposer d'un moyen de suivi de réunion permettant de classer automatiquement les messages de réponse à une demande de réunion dans un répertoire de suivi dédié et de faciliter leur consultation par l'utilisateur organisateur sans encombrer sa boîte de réception.The present invention provides new features in existing email clients to enable their users to have a meeting tracking facility to automatically classify response messages to a meeting request in a dedicated tracking directory and facilitate their consultation by the user organizer without cluttering his inbox.
Les fonctionnalités de l'invention permettant le classement automatique des messages de réponse dans un répertoire dédié peuvent être appliquées à d'autres services que ceux relatifs à l'organisation de réunions. The features of the invention allowing the automatic classification of response messages in a dedicated directory can be applied to other services than those relating to the organization of meetings.

Claims

REVENDI CATI ONS REVENDI CATI ONS
1. Procédé d'organisation de réunions par messages électroniques entre plusieurs utilisateurs (A, B, C) comprenant chacun un terminal (2; 3; 4) équipé d'un client de messagerie électronique, ledit procédé comprenant une étape de création, par un utilisateur organisateur (A), d'un message électronique de demande de réunion et une étape d'envoi dudit message à un ou plusieurs destinataires (B, C), caractérisé en ce que ledit procédé comprenant en outre : a) lors de l'étape de création du message électronique de demande de réunion, une étape d'insertion, par le client de messagerie de l'utilisateur organisateur (A), d'un champ de suivi de réunion dans l'entête dudit message, c) une étape de création, dans la boîte de réception de l'utilisateur organisateur, d'un répertoire de suivi, d) lors de la réception d'un message de réponse d'un des destinataires (B; C) au message électronique de demande de réunion sur le terminal (2) de l'utilisateur organisateur (A), une étape de détection par le client de messagerie de l'utilisateur organisateur (A) du champ de suivi de réunion, et e) une étape de stockage par le client de messagerie de l'utilisateur organisateur (A) dudit message de réponse dans le répertoire de suivi en réponse à la détection du champ de suivi de réunion.A method of organizing electronic message meetings between several users (A, B, C) each comprising a terminal (2; 3; 4) equipped with an electronic mail client, said method comprising a creation step, by an organizer user (A), a meeting request e-mail message and a step of sending said message to one or more recipients (B, C), characterized in that said method further comprising: a) when step of creating the meeting request e-mail message, a step of inserting, by the messenger client of the organizing user (A), a meeting tracking field into the header of said message, c) a step of creating, in the inbox of the organizing user, a tracking directory, d) when receiving a response message from one of the recipients (B; C) to the electronic request message of meeting on the terminal (2) of the organizing user (A), a step of detection by the messenger client of the organizing user (A) of the meeting tracking field, and e) a storage step by the messaging client of the organizing user (A) of said message response in the tracking directory in response to detecting the meeting tracking field.
2. Procédé selon la revendication 1 , caractérisé en ce qu'il comprend en outre, lors de l'étape de création du message électronique de demande de réunion, une étape de sélection d'un paramètre de relance comprenant au moins une date de relance et une étape d'envoi automatique d'au moins un message de relance aux destinataires n'ayant pas répondu au message électronique de demande de réunion à la date de relance indiquée dans le paramètre de relance.2. Method according to claim 1, characterized in that it further comprises, during the step of creating the meeting request electronic message, a step of selecting a stimulus parameter comprising at least one stimulus date. and a step of automatically sending at least one reminder message to recipients who have not responded to the meeting request e-mail message on the retry date specified in the retry parameter.
3. Procédé selon la revendication 1 ou 2, caractérisé en ce que le message comprend en outre un champ d'identification du répertoire de suivi. 3. Method according to claim 1 or 2, characterized in that the message further comprises an identification field tracking directory.
4. Procédé selon l'une quelconque des revendications 1 à 3, caractérisé en ce que, le champ d'identification du répertoire de suivi comprend le nom du répertoire de suivi, le nom du répertoire de suivi correspondant à l'objet indiqué dans le message électronique de demande de réunion.4. Method according to any one of claims 1 to 3, characterized in that, the identification field of the tracking directory includes the name of the tracking directory, the name of the tracking directory corresponding to the object indicated in the meeting request email.
5. Procédé selon l'une quelconque des revendications 1 à 4, caractérisé en ce qu'il comprend en outre, lors de l'étape de création du message électronique de demande de réunion, une étape de sélection d'un paramètre de suppression du répertoire de suivi comprenant au moins une date de suppression et une étape de suppression automatique du répertoire de suivi à la date de suppression indiquée dans le paramètre de suppression.5. Method according to any one of claims 1 to 4, characterized in that it further comprises, during the step of creating the meeting request electronic message, a step of selecting a deletion parameter of the tracking directory comprising at least one delete date and a step of automatically deleting the tracking directory on the deletion date indicated in the deletion parameter.
6. Programme d'ordinateur de client de messagerie électronique destiné à être exécuté sur un terminal informatique (2) d'un utilisateur organisateur de réunions (A), ledit programme comprenant des instructions pour permettre la composition, l'envoi et la réception de messages électroniques, caractérisé en ce qu'il comprend en outre:An electronic mail client computer program for execution on a computer terminal (2) of a meeting organizer user (A), said program comprising instructions for enabling the composition, sending and receiving of electronic messages, characterized in that it further comprises:
- des instructions pour, lors de la création d'un message électronique de demande de réunion, insérer un champ de suivi de réunion dans l'entête dudit message,- instructions for, when creating a meeting request email message, inserting a meeting tracking field in the header of said message,
- des instructions pour créer, dans la boîte de réception de l'utilisateur organisateur, un répertoire de suivi, etinstructions for creating, in the inbox of the organizing user, a tracking directory, and
- des instructions pour, lors de la réception d'un message de réponse d'un des destinataires (B; C) au message électronique de demande de réunion, détecter le champ de suivi de réunion et stocker ledit message de réponse dans le répertoire de suivi en réponse à la détection du champ de suivi de réunion.- instructions for, upon receiving a response message from one of the recipients (B; C) to the meeting request email message, detecting the meeting tracking field and storing said reply message in the directory of followed in response to detecting the meeting tracking field.
7. Programme selon la revendication 6, caractérisé en ce qu'il comprend en outre des instructions pour, lors de la création du message électronique de demande de réunion, permettre la sélection d'un paramètre de relance comprenant au moins une date de relance et des instructions pour envoyer automatiquement un message de relance aux destinataires n'ayant pas répondu au message électronique de demande de réunion à la date de relance indiquée dans le paramètre de relance.7. Program according to claim 6, characterized in that it further comprises instructions for, during the creation of the meeting request e-mail message, allow the selection of a stimulus parameter including at least one stimulus date and of the instructions to automatically send a retry message to recipients who have not responded to the meeting request e-mail message on the retry date specified in the retry setting.
8. Programme selon la revendication 6 ou 7, caractérisé en ce qu'il comprend en outre des instructions pour donner au répertoire de suivi un nom correspondant à l'objet indiqué dans le message électronique de demande de réunion.8. Program according to claim 6 or 7, characterized in that it further comprises instructions for giving the tracking directory a name corresponding to the object indicated in the meeting request e-mail message.
9. Programme selon l'une des revendications 6 à 8, caractérisé en ce qu'il comprend en outre des instructions pour, lors de la création du message électronique de demande de réunion, permettre la sélection d'un paramètre de suppression du répertoire de suivi comprenant au moins une date de suppression et des instructions pour supprimer automatiquement le répertoire de suivi à la date de suppression indiquée dans le paramètre de suppression.9. Program according to one of claims 6 to 8, characterized in that it further comprises instructions for, during the creation of the meeting request electronic message, allow the selection of a deletion parameter of the directory of tracking including at least one delete date and instructions for automatically deleting the tracking directory on the deletion date specified in the deletion parameter.
10. Support d'enregistrement sur lequel est stocké le programme selon l'une quelconque des revendications 6 à 9.Recording medium on which the program according to any of claims 6 to 9 is stored.
1 1. Terminal informatique (2) caractérisé en ce qu'il comprend un programme d'ordinateur de client de messagerie informatique selon l'une quelconque des revendications 6 à 9.1 1. Computer terminal (2) characterized in that it comprises a computer messaging client computer program according to any one of claims 6 to 9.
12. Signal destiné à être transmis d'un premier terminal à au moins un deuxième terminal au travers d'au moins un réseau de communication, ledit signal étant porteur d'un message électronique, ledit signal étant caractérisé en ce que l'entête dudit message comprend un champ de suivi de réunion.12. Signal intended to be transmitted from a first terminal to at least one second terminal through at least one communication network, said signal carrying an electronic message, said signal being characterized in that the header of said message includes a meeting tracking field.
13. Signal selon la revendication 12, l'entête dudit message comprenant au moins un champ d'identification d'un répertoire de suivi. 13. The signal of claim 12, the header of said message comprising at least one identification field of a tracking directory.
PCT/FR2007/051442 2006-06-22 2007-06-15 Method and system for tracking a meeting by electronic messages WO2007148005A1 (en)

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Publication number Priority date Publication date Assignee Title
US10755236B2 (en) 2010-11-24 2020-08-25 International Business Machines Corporation Device-independent attendance prompting tool for electronically-scheduled events

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