TWI579720B - A system and a method for establishing an electronic file and data - Google Patents

Description

可將電子檔案與資料建立關聯的系統及其方法

本發明是一種可將實體文件電子化留存，特別是一種可將電子檔案與資料建立關聯的系統及其方法。

各行各業係將業務相關的實體文件(即紙本文件)進行電子化留存已是趨勢，其中在保險這個行業中，存在一保險經紀人的角色，係為客戶(即一般民眾)的代理人，且依其專業知識為客戶提供多家保險公司的保險商品搭配，而保險經紀人通常會將客戶的紙本保單，轉換成電子檔案留存。

請參閱第1圖，係為習知一種將電子檔與資料建立關聯的流程圖。在過去一般最常見將紙本文件電子化的方法，首先，以人工建立資料(例如：建立表單)；接著自資料中取出唯一識別值(通常是一個唯一而不重複的受理序號)；接著使用一般掃描器，將紙本文件掃描成電子檔，最後以人工配對唯一識別值與電子檔的檔名，再將該電子檔上傳儲存，而每一份紙本文件都必需如上述流程反覆操作。從上述可知，以人工配對唯一識別值與電子檔的檔名，將電子檔與資料建立關聯其效率差，且若稍有疏失，電子檔與資料關聯性容易遺失(即必須重新開啟電子檔，從內容中尋找與資料的關聯性)。

請參閱第2圖，係為習知另一種將電子檔與資料建立關聯的 流程圖。近年來有發展出另一種紙本文件電子化的方法，首先，同樣地以人工建立資料；接著使用印表機列印該資料唯一識別的專屬條碼頁；然後將專屬條碼頁置於該紙本文件的第一頁上；接著可依據紙本文件份數的多寡重複上述作業數次；再來以專用掃描器將紙本文件轉為電子檔案；接著專用掃描器辨識電子檔案第一頁上的專屬條碼，將檔名改為條碼值，並移除電子檔的第一頁；再來看是否需要再掃描其他紙本文件，接著以人工配對條碼值與檔名，最後將該檔案上傳並除儲存。從上述可知，此方式雖比傳統方式較有效率，但如印表機必須設置在操作人員身旁，且因印出唯一識別的專屬條碼頁不能重複，故這些條碼紙張在掃描後隨即作廢(即耗材成本高)，既浪費成本又不環保。另外，採用專用掃描器其採購成本及維修成本又偏高，使整體設備價格居高不下。

有鑑於上述問題，本發明提供一種可將電子檔案與資料建立關聯的系統及其方法，係可降低整體之設備成本、耗材成本與時間成本，而能有效地進行全面性、大批量的電子化歸檔作業。

本發明的一種可將電子檔案與資料建立關聯的系統及其方法，該系統主要係由一操作界面、一標籤辨識器、一電子檔案產生器及一伺服器所組成。操作界面用以建立往後欲關聯於實體文件的一資料；標籤辨識器係與操作界面電性連接，標籤辨識器可辨識置放於實體文件首頁之上的一可重複利用的標籤，並將可重複利用的標籤碼輸入於操作界面之資料中；電子檔產生器係與操作界面電性連接，電子檔產生器可將至少一份首頁之上具可重複利用標籤的實體文件，轉換為一過渡電子檔案；伺服器 係與操作界面電性連接，伺服器具有至少一處理單元及一儲存單元，將任意數量之過渡電子檔平行上傳至伺服器之儲存單元，當每個過渡電子檔上傳完成時，分別由伺服器之其中一處理單元開啟該過渡電子檔，以該過渡電子檔首頁之標籤碼與資料中的相同的標籤碼配對，並重新命名該過渡電子檔為最終電子檔，而建立該最終電子檔與該被配對資料的關聯，並同步移除該最終電子檔首頁與該被配對資料中相配對的標籤碼。

1‧‧‧可將電子檔案與資料建立關聯的系統

10‧‧‧前端裝置

11‧‧‧操作界面

12‧‧‧標籤辨識器

13‧‧‧電子檔案產生器

20‧‧‧後台裝置

21‧‧‧伺服器

210‧‧‧處理單元

220‧‧‧儲存單元

D‧‧‧實體文件

T、T1、T2‧‧‧標籤

[第1圖]習知一種將電子檔與資料建立關聯的流程圖。

[第2圖]習知另一種將電子檔與資料建立關聯的流程圖。

[第3圖]本發明的系統架構圖。

[第4圖]本發明將電子檔與資料建立關聯的流程圖。

[第5圖]本發明切割電子檔的示意圖。

請參閱第3圖，係為本發明的系統架構圖。在本實施例中，一個將電子檔與資料建立關聯的系統1，主要係由一操作界面11、一標籤辨識器12、一電子檔案產生器13及一伺服器20所組成。操作界面11，例如是瀏覽器(Browser)、應用程式(Desktop Application或Mobile Application)界面等可將電子資料輸入之界面，用以建立往後欲關聯於實體文件D的一資料。此實體文件D(即紙本文件)例如是保單。在操作界面11上建立資料，在本實施例中，係於操作界面11上設立至少一個欄位，並選擇性的將關聯於實體文件D上的資訊，如：姓名、生日等資料填入。標籤辨識器12，係與操作界面 11電性連接，標籤辨識器12可辨識置放於實體文件D首頁之上的一可重複利用的標籤T，並將可重複利用的標籤碼輸入於操作界面11之資料中。以本實施例而言，標籤T可為一維條碼、二維條碼、文字等具被辨識力的圖像、符號或文字；標籤辨識器12可為一維條碼掃描器、二維條碼掃描器、文字辨識器等具圖像、符號或文字辨識能力之設備。電子檔產生器13係與操作界面11電性連接，電子檔產生器13可將至少一份首頁之上具可重複利用標籤T的實體文件D，轉換為一過渡電子檔案。以本實施例而言，電子檔產生器13可為影像擷取器，例如是掃描器、具攝像功能之行動電話、相機，且轉換的檔案格式可為文件或圖片，例如PDF檔、TIFF圖檔等可以儲存圖形或文字資料之檔案格式。而伺服器21，係與該操作界面11電性連接，該伺服器21主要由至少一處理單元210及一儲存單元220所組成。以本實施例而言，上述操作界面11、標籤辨識器12、電子檔產生器13可組成一前端裝置10(即客戶端)，而伺服器21則可組成一後台裝置20(即服務端)。

接著，請同步參閱第3圖及第4圖，第4圖係為本發明將電子檔與資料建立關聯的流程圖。以本實施例而言，本發明的步驟流程為：步驟1：於一操作界面11上建立往後欲關聯於實體文件D的一資料；步驟2：由一標籤辨識器12辨識放於實體文件D首頁之上的一可重複利用的標籤T，並將可重複利用的標籤碼輸入於操作界面11之資料中；步驟3：由一電子檔產生器13將至少一份首頁之上具可重複利用標籤T的實體文件D，轉換為一過渡電子檔案；以及步驟4：由操作界面11平行上傳任意數量之過渡電子檔至一伺服器21之一儲存單元220，其中平行上傳意指於同一時間有至少一個過渡電子檔正在 上傳，當每個過渡電子檔上傳完成時，分別由伺服器21之其中一處理單元210執行程式開啟此過渡電子檔，此意指軟體平行處理，當過渡電子檔內的標籤為複數個時，依該些標籤頁為界切割該過渡電子檔為若干份子過渡電子檔(檔案格式可與過渡電子檔的格式相同)並儲存，每份子過渡電子檔儲存後，分別以該份子過渡電子檔首頁之該標籤碼與該資料中的相同的標籤碼配對，並重新命名該子過渡電子檔為最終電子檔，而建立該份最終電子檔與該被配對資料的關聯，並同步移除該份最終電子檔首頁與該被配對資料中相配對的標籤碼。

上述可重複利用的一標籤T於被配對完成後，即可於上述步驟1到4中被重複利用，意指系統中同一時間僅能有單一資料擁有該標籤T之標籤碼，換句話說，若該標籤T尚未被配對完成時，不可重複利用，若該標籤T於未被配對完成時，即被重複利用於上述步驟1到4中，則會造成系統無法以該標籤T之標籤碼唯一配對已建立之一資料。

上述可重複利用的一標籤T之數量可為一個以上，當可重複利用的一標籤T之數量為一個以上時，可縮短其重複利用之循環時間，使得步驟2不會因暫無可重複利用的一標籤T而受阻。

上述說明是以保單留存舉例說明，因此於操作界面11上建立往後欲關聯於實體文件D的一資料時需輸入保單上的部份資料。但可將本案應用於建立任何資料與任何檔案間的關聯，例如建立一美食介紹文章與一餐廳菜單之關聯時，美食介紹文章中不必要輸入餐廳菜單中之任何資料，也可以建立與餐廳菜單間的關聯。因此於建立往後欲關聯於實體文件D的一資料時，僅標籤碼為必要輸入資料。

上述說明是以保單留存舉例說明，但可將本案應用於建立任何資料與任何檔案間的關聯，例如在合約管理系統中建立合約紀錄與合約電子檔間的關聯、在發票管理系統中建立發票紀錄與發票電子檔間的關聯、在簽核系統中建立簽核紀錄與簽核文件電子檔間的關聯、在會議紀錄管理系統中建立會議記錄與已簽名之會議記錄電子檔間的關聯。

請參閱第5圖，係為本發明切割電子檔的示意圖。呈如上述步驟4，較詳細的說，假設過渡電子檔是由兩份實體文件所組成，此過渡電子檔內的標籤T1、T2為共2個，在進行檔案切割時，會以標籤T1加上p1及p2共三頁存為子過渡電子檔(一)，及以標籤T2加上p3及p4共三頁存為子過渡電子檔(二)，並以每份子過渡電子檔首頁之標籤碼與資料中的相同的標籤碼配對(如：標籤T1的標籤碼是YAO-123456，會自動與含有YAO-123456的資料配對；標籤T2的標籤碼是YAO-987654，會自動與含有YAO-987654的資料配對)，並重新命名子過渡電子檔(一)為最終電子檔(一)、重新命名子過渡電子檔(二)為最終電子檔(二)，而建立每份最終電子檔與被配對資料的關聯，並同步移除每份最終電子檔首頁與被配對資料中相配對的標籤碼，以本例而言意即在建立最終電子檔與資料的關聯後，移除標籤T1、T2，最終電子檔(一)最後剩p1及p2共兩頁，最終電子檔(二)最後剩p3及p4共兩頁，而與原始的兩份實體文件內容相同。

上述說明是以實體文件為多份舉例說明，熟悉該項技術者應知，若當實體文件僅為一份時，標籤T數量為一個，所有流程皆相同，但可省略上述的檔案切割步驟。

綜上所述，採用本發明可將電子檔案與資料建立關聯的系統 及其方法，至少具備以下優點：

(1)相較於傳統技術，不需每次進行電子化歸檔作業時，必須以印表機列印具有專屬條碼的紙張，故耗材成本可降低。

(2)相較於傳統技術，也不需採用昂貴的專用掃描機，可降低整體之設備成本。

(3)相較於傳統技術，不需將每份文件掃描為獨立檔案，而可將多文件掃描為一個檔案，再由程式自動切割，可大幅降低掃描所需的等待時間。

(4)相較於傳統技術，以軟體辨識技術取代專用硬體辨識技術，利用檔案平行上傳與軟體平行處理能力，同時可處理多份文件，其時間成本可大幅下降，而能有效地進行全面性、大批量的電子化歸檔作業。

雖然本發明的技術內容已經以較佳實施例揭露如上，然其並非用以限定本發明，任何熟習此技藝者，在不脫離本發明之精神所作些許之更動與潤飾，皆應涵蓋於本發明的範疇內，因此本發明之保護範圍當視後附之申請專利範圍所界定者為準。

1‧‧‧可將電子檔案與資料建立關聯的系統

10‧‧‧前端裝置

11‧‧‧操作界面

12‧‧‧標籤辨識器

13‧‧‧電子檔案產生器

20‧‧‧後台裝置

21‧‧‧伺服器

210‧‧‧處理單元

220‧‧‧儲存單元

D‧‧‧實體文件

T‧‧‧標籤

Claims (10)

1. 一種可將電子檔案與資料建立關聯的系統，適用於將至少一份實體文件電子化留存，該系統包括：一操作界面，用以建立往後欲關聯於該實體文件的一資料；一標籤辨識器，係與該操作界面電性連接，該標籤辨識器可辨識置放於該實體文件首頁之上的一可重複利用的標籤，並將該可重複利用的標籤碼輸入於該操作界面之該資料中；一電子檔產生器，係與該操作界面電性連接，該電子檔產生器可將至少一份該首頁之上具該可重複利用標籤的實體文件，轉換為一過渡電子檔案；以及一伺服器，係與該操作界面電性連接，該伺服器具有至少一處理單元及一儲存單元，將任意數量之過渡電子檔平行上傳至該伺服器之該儲存單元，當每個過渡電子檔上傳完成時，分別由該伺服器之其中一處理單元開啟該過渡電子檔，以該過渡電子檔首頁之該標籤碼與該資料中的相同的標籤碼配對，並重新命名該過渡電子檔為最終電子檔，而建立該最終電子檔與該被配對資料的關聯，並同步移除該最終電子檔首頁與該被配對資料中相配對的標籤碼。
2. 如請求項1所述之可將電子檔案與資料建立關聯的系統，其中該操作界面、該標籤辨識器、該電子檔產生器組成一前端裝置，而該伺服器則為一後台裝置。
3. 如請求項1所述之可將電子檔案與資料建立關聯的系統，其中該操作界面可為瀏覽器(Browser)、應用程式(Desktop Application或Mobile Application) 界面。
4. 如請求項1所述之可將電子檔案與資料建立關聯的系統，其中該標籤可為一維條碼、二維條碼、文字，而該標籤辨識器可為一維條碼掃描器、二維條碼掃描器、文字辨識器。
5. 如請求項1所述之可將電子檔案與資料建立關聯的系統，其中該電子檔產生器可為影像擷取器。
6. 如請求項1所述之可將電子檔案與資料建立關聯的系統，其中該過渡電子檔及該最終電子檔的檔案格式可為文件PDF檔、圖片TIFF檔。
7. 一種將電子檔案與資料建立關聯的方法，適用於將至少一份實體文件電子化留存用，該方法的步驟為：於一操作界面上建立往後欲關聯於該實體文件的一資料；由一標籤辨識器辨識放於該實體文件首頁之上的一可重複利用的標籤，並將該可重複利用的標籤碼輸入於該操作界面之該資料中；由一電子檔產生器將至少一份該首頁之上具該可重複利用標籤的實體文件，轉換為一過渡電子檔案；以及由該操作界面平行上傳任意數量之過渡電子檔至一伺服器之一儲存單元，當每個過渡電子檔上傳完成時，分別由該伺服器之其中一處理單元開啟該過渡電子檔，以該過渡電子檔首頁之該標籤碼與該資料中的相同的標籤碼配對，並重新命名該過渡電子檔為最終電子檔，而建立該最終電子檔與該被配對資料的關聯，並同步移除該最終電子檔首頁與該被配對資料中相配對的標籤碼。
8. 如請求項7所述之將電子檔案與資料建立關聯的方法，其中當該過渡電子 檔內的標籤為複數個時，更包括一檔案切割步驟，依該些標籤頁為界切割該過渡電子檔為若干份子過渡電子檔並儲存，每份子過渡電子檔儲存後，分別以該份子過渡電子檔首頁之該標籤碼與該資料中的相同的標籤碼配對，並重新命名該子過渡電子檔為最終電子檔，而建立該份最終電子檔與該被配對資料的關聯，並同步移除該份最終電子檔首頁與該被配對資料中相配對的標籤碼。
9. 如請求項7所述之將電子檔案與資料建立關聯的方法，其中由該標籤辨識器辨識放於該實體文件首頁之上的一可重複利用的標籤，其標籤可為一維條碼、二維條碼、文字，而標籤辨識器可為一維條碼掃描器、二維條碼掃描器、文字辨識器，並將該可重複利用的標籤碼輸入於該操作界面之該資料中。
10. 如請求項7所述之將電子檔案與資料建立關聯的方法，其中由該電子檔產生器係透過影像擷取，將該首頁之上具該可重複利用標籤的實體文件，轉換為該過渡電子檔案。