TWI459317B - 辦公室自動化整合系統及其方法 - Google Patents

Description

辦公室自動化整合系統及其方法

一種辦公室自動化整合系統及其方法，特別係指一種利用無線射頻標籤可作為身份辨識的特性，將門禁管理系統、企業網路控管系統及簡訊收發系統等的功能整合為一體的之辦公室自動化整合系統及其方法。

隨著科技的發達，以往辦公室的環境架設及文件處理等也逐漸轉往e化的方向發展。舉例來說，以往的辦公室進出人員控管只能透過人為的管理來篩選過濾，而隨著無線射頻標籤技術的發展，現在的進出人員控管僅需要自動門搭配一台無線射頻感測器就可以根據讀取無線射頻標籤及身份比對的結果判斷使用者是否可進入辦公室。

然而，在辦公室環境中，除了進出辦公室需要進行身份辨識外，許多情境下也需要應用到身份辨識。例如：公司的企業網路的登錄、公司電子郵件的收發、公司特定設備如：印表機、傳真機等的使用、辦公室的個人電腦的啟動等等，若是每一種不同設備的使用前都必須要執行登錄動作，對於使用者來說有時會一再重複相同的事情，使得時間的使用效率也大打折扣。

綜上所述，可知先前技術中長期以來一直存在辦公室自動化效率不佳造成使用者時間利用效率低落的問題，因此有必要提出改進的技術手段，來解決此一問題。

有鑒於先前技術存在的問題，本發明遂揭露一種辦公室自動 化整合系統及其方法，其中：本發明所揭露之辦公室自動化整合系統，適用於具有企業網路的公室中，其包含：一門禁管理系統，與入口無線射頻標籤感測器及出口無線射頻標籤感測器連接，其中入口無線射頻標籤感測器設置於辦公室的自動門入口位置，出口無線射頻標籤感測器設置於辦公室的自動門出口位置，門禁管理系統用以根據入口無線射頻標籤感測器接收到的無線射頻標籤判斷對應無線射頻標籤的使用者是否為合法通行者，當為合法通行者時，開啟自動門並將感測到的該無線射頻標籤的內容傳送至一企業網路控管系統中，門禁管理系統更用以根據出口無線射頻標籤感測器感測到無線射頻標籤時，開啟自動門並觸發企業網路控管系統監控對應無線射頻標籤的該使用者的電子郵件接收狀況，門禁管理系統亦用以設定使用者的位置狀態為進入辦公或外出：企業網路控管系統，用以於門禁管理系統設定使用者的位置狀態為進入辦公且具有企業網路的登錄權限時，將使用者登錄至該企業網路中，並透過企業網路啟動該使用者於辦公室的個人電腦，並用以於門禁管理系統設定使用者的位置狀態為外出時，監控對應使用者的電子郵件接收狀況；及簡訊收發系統，用以於企業網路中接收到對應使用者的電子郵件時傳送提示訊息至使用者設置的手持式裝置中，其中，門禁管理系統、企業網路控管系統及簡訊收發系統係透過企業網路彼此相連。

本發明所揭露之辦公室自動化整合方法，適用於設置有門禁管理系統、企業網路控管系統及簡訊收發系統且三者彼此透過企業網路連結的辦公室中，所述方法包含下列步驟：於辦公室的自 動門入口位置設置入口無線射頻標籤感測器，並於辦公室的自動門出口位置設置出口無線射頻標籤感測器，並將入口無線射頻標籤感測器及出口無線射頻標籤感測器與門禁管理系統連接；當入口無線射頻標籤感測器感測到使用者的無線射頻標籤時，門禁管理系統根據無線射頻標籤辨識使用者是否為合法通行者，當使用者為合法通行者時，執行下列步驟：門禁管理系統開啟自動門並設定使用者的位置狀態為進入辦公；及企業網路控管系統判斷使用者是否具有企業網路的登錄權限，當使用者具有企業網路的登錄權限時，將使用者登錄至企業網路中，並透過企業網路啟動使用者於辦公室的個人電腦；及當出口無線射頻標籤感測器感測到使用者的無線射頻標籤時，執行下列步驟：門禁管理系統開啟自動門並查詢使用者的位置狀態，當使用者的位置狀態為進入辦公時，設定位置狀態為外出；及當企業網路中接收到對應使用者的電子郵件時，企業網路控管系統透過簡訊收發系統傳送提示訊息至使用者設置的手持式裝置中。

本發明所揭露之系統與方法如上，與先前技術之間的差異在於本發明具有透過利用無線射頻標籤可作為身份辨識的特性，將門禁管理系統、企業網路控管系統及簡訊收發系統等的功能整合為一體的技術手段。

透過上述的技術手段，本發明可以達成提高辦公室自動化的效率的技術功效。

以下將配合圖式及實施例來詳細說明本發明之實施方式，藉此對本發明如何應用技術手段來解決技術問題並達成技術功效的 實現過程能充分理解並據以實施。

首先，請先參考「第1圖」，為本發明辦公室自動化整合系統的架構示意圖，將用以說明本發明系統整合的架構及各子系統所執行的操作。本發明所述的辦公室自動化整合系統適用於具有企業網路的辦公室中，所述的企業網路，指的是辦公室內部連結各種電子郵件伺服器、輸出設備及個人電腦的內部網路。於本發明所述之辦公室自動化整合系統其包含了門禁管理系統110、企業網路控管系統120及簡訊收發系統130，門禁管理系統110、企業網路控管系統120及簡訊收發系統130三者是透過企業網路100以有線或無線相連方式相連，藉此以透過企業網路100彼此進行訊息的交換和執行不同操作的處理，門禁管理系統110、企業網路控管系統120及簡訊收發系統130三者之間所彼此交換的訊息和操作處理，稍後將於本實施方式進行說明。

門禁管理系統110，負責進行辦公室出入口的自動門控管，於門禁管理系統110當中將會儲存有具有合法進入權限的人員名單以供讀取使用者的無線射頻標籤101後作為身份比對。在另一個實施例中，門禁管理系統110也可以不儲存具合法進入權限的人員名單，僅儲存可以辨別演算無線射頻標籤101的部分儲存內容的程序，例如：無線射頻標籤內儲存了員工編號，該員工編號經過特殊編碼處理後為一個唯一且不重複的號碼，當無線射頻標籤被讀取後，門禁管理系統110中儲存的演算程序可以對該員工編號進行演算辨別出是否為合法進入者。在前述的兩種門禁管理系統110辨識無線射頻標籤的過程，可以依據主動式無線射頻標籤或是被動式無線射頻標籤的特性決定辨識機制，由於主動式無線 射頻標籤及被動式無線射頻標籤於業界為習知規範，應為本領域具通常知識者所能理解並加以變更，在此則不針對其他可能的辨識方式加以贅述。

同時，門禁管理系統110將會與入口無線射頻標籤感測器111及出口無線射頻標籤感測器112相連接，其中，入口無線射頻標籤感測器111設置於辦公室自動門的入口位置，而出口無線射頻標籤感測器112則設置在辦公室自動門的出口位置。當使用者將無線射頻標籤101放置在入口無線射頻標籤感測器111的感測範圍時，或是當使用者將無線射頻標籤101放置在出口無線射頻標籤感測器112的感測範圍時，門禁管理系統110將會讀取無線射頻標籤101中的資訊並辨識使用者的身份是否為合法出入的人員。

於本發明所述的每一個無線射頻標籤101中，都是唯一且不重複對應於一個使用者，其中無線射頻標籤至少儲存有身份驗證資訊、個人電腦位址設定及簡訊收發識別號。

需要說明的是，門禁管理系統110接收到無線射頻標籤101後，將會根據無線射頻標籤101的感測位置來決定使用者的位置狀態。當無線射頻標籤101是由入口無線射頻標籤感測器111所感測到時，則門禁管理系統110將會設定使用者的位置狀態為進入辦公，當無線射頻標籤101是由出口無線射頻標籤感測器112所感測到時，則門禁管理系統110將會先讀取使用者的目前位置狀態，若目前的位置狀態為進入辦公時，門禁管理系統110將會更改位置狀態為外出。雖然在此以簡單的進入辦公及外出兩種狀態設定說明門禁管理系統110在入口無線射頻標籤感測器111及出口無線射頻標籤感測器112兩裝置感測到無線射頻標籤時的差 異，但實際上門禁管理系統110可以再加入其他的辨識參數來進行使用者的位置狀態設定。舉例來說，若是加入了上下班時間的參數記錄，門禁管理系統110可以多設置一個位置狀態為下班。除此之外，門禁管理系統110也可以設置位置狀態的偵錯設定程序，藉此當使用者連續兩次都是在入口無線射頻標籤感測器111感應無線射頻標籤101時，門禁管理系統110可以執行依據一連串的位置狀態記錄來判斷使用者是否有漏缺的感應標籤記錄並提示使用者重新設定。

當門禁管理系統110辨識出使用者為合法通行者時，將會開啟自動門並將感測到的無線射頻標籤101的內容傳送至企業網路控管系統120中，當企業網路控管系統120接收到無線射頻標籤101的內容後，將會依據無線射頻標籤101的內容判斷使用者是否具有企業網路100的登錄權限，若符合登錄權限，企業網路控管系統120將會把使用者登錄到企業網路100中，並同時透過企業網路100以網路遠端喚醒(Wake On Lan,WOL)模式啟動使用者的辦公室個人電腦121，藉此使用者進入辦公室時，個人電腦121即可被啟動，節省使用者等待開機的時間。

當使用者欲外出，如：中午用餐、外出洽公時，將無線射頻標籤101放置於出口無線射頻標籤感測器112的感測範圍時，門禁管理系統110將會開啟自動門並查詢使用者的目前位置狀態，當使用者的目前位置狀態為進入辦公時，設定位置狀態為外出。門禁管理系統110設定位置狀態為外出後，將會觸發企業網路控管系統120開始監控使用者的電子郵件接收狀況，當使用者接收到電子郵件時，簡訊收發系統130將會傳送提示訊息至使用者設 置的手持式裝置中，藉此當使用者外出時，仍然能夠掌握重要的電子郵件訊息。由於自企業網路100與外部網路通常為有限相通或是完全不相通，因此透過企業網路100所接收到電子郵件有時並不一定能夠透過一般網路傳到不在辦公室內的使用者手上。而本發明的簡訊收發系統130是一個企業網路100與外部通訊網路之間的溝通橋樑，透過簡訊收發系統130傳送簡訊後，使用者便可輕易掌握辦公室內電子郵件的收發狀況。此外，簡訊收發系統130可以根據接收到的電子郵件的時間先後批次產生該提示訊息並進行傳送，以避免過多的簡訊傳送造成使用者的困擾。

接下來，將搭配以本發明「第2圖」搭配某一辦公室人員進出辦公室的情況作為實施例來說明本發明的詳細實施方式。

首先，本發明之辦公室自動化整合方法，是適用於設置有門禁管理系統、企業網路控管系統及簡訊收發系統且三者彼此透過企業網路連結的辦公室中，其中入口無線射頻標籤感測器係設置於辦公室的自動門入口位置，並出口無線射頻標籤感測器係設置於辦公室的自動門出口位置，並將入口無線射頻標籤感測器及出口無線射頻標籤感測器均與門禁管理系統連接。

假設現有一員工編號“0003867201”的員工持著具有無線射頻標籤的員工證放置於入口無線射頻感測器的感測範圍，當辦公室的入口無線射頻感測器感測到使用者的無線射頻標籤時，門禁管理系統辨識使用者身分(步驟201)。假設辨識後員工編號“0003867201”的員工為合法通行者時，門禁管理系統將會開啟自動門並設定使用者的位置狀態為進入辦公(步驟202)。

接著，企業網路控管系統將會判斷員工編號“0003867201”的員工是否具有登錄權限，當企業網路控管系統判斷為具有登錄 權限時，將該員工登錄至企業網路並透過企業網路啟動該員工的辦公電腦(步驟203)。

假設當該員工中午用餐需離開辦公室時，將員工証放置在出口無線射頻標籤感測器的感測範圍，當出口無線射頻標籤感測器感測到使用者的無線射頻標籤(步驟204)後，門禁管理系統開啟自動門並更新使用者的位置狀態為外出(步驟205)，並啟動企業網路控管系統監控使用者是否接收到電子郵件，當使用者自企業網路中接收到電子郵件時，企業網路控管系統透過簡訊收發系統傳送提示訊息至使用者設置的手持式裝置中(步驟206)。

綜上所述，可知本發明與先前技術之間的差異在於具有透過利用無線射頻標籤可作為身份辨識的特性，將門禁管理系統、企業網路控管系統及簡訊收發系統等的功能整合為一體的技術手段，藉由此一技術手段可以解決先前技術所存在的問題，進而達成提高辦公室自動化的效率的技術功效。

雖然本發明所揭露之實施方式如上，惟所述之內容並非用以直接限定本發明之專利保護範圍。任何本發明所屬技術領域中具有通常知識者，在不脫離本發明所揭露之精神和範圍的前提下，可以在實施的形式上及細節上作些許之更動。本發明之專利保護範圍，仍須以所附之申請專利範圍所界定者為準。

100‧‧‧企業網路

101‧‧‧無線射頻標籤

101‧‧‧無線射頻標籤

110‧‧‧門禁管理系統

111‧‧‧入口無線射頻標籤感測器

112‧‧‧出口無線射頻標籤感測器

120‧‧‧企業網路控管系統

121‧‧‧個人電腦

130‧‧‧簡訊收發系統

步驟201‧‧‧當辦公室的入口無線射頻感測器感測到使用者的無線射頻標籤時，門禁管理系統辨識使用者身分

步驟202‧‧‧當使用者為合法通行者時，門禁管理系統開啟自動門並設定使用者的位置狀態為進入辦公

步驟203‧‧‧當企業網路控管系統判斷使用者具有登錄權限時，將使用者登錄至企業網路並透過企業網路啟動使用者的辦公電腦

步驟204‧‧‧出口無線射頻標籤感測器感測到使用者的無線射頻標籤

步驟205‧‧‧門禁管理系統開啟自動門並更新使用者的位置狀態為外出

步驟206‧‧‧當使用者自企業網路中接收到電子郵件時，企業網路控管系統透過簡訊收發系統傳送提示訊息至使用者設置的手持式裝置中

第1圖為本發明辦公室自動化整合系統的架構示意圖。

第2圖為本發明辦公室自動化整合方法的流程圖。

100‧‧‧企業網路

101‧‧‧無線射頻標籤

110‧‧‧門禁管理系統

111‧‧‧入口無線射頻標籤感測器

112‧‧‧出口無線射頻標籤感測器

120‧‧‧企業網路控管系統

121‧‧‧個人電腦

130‧‧‧簡訊收發系統

Claims (10)

1. 一種辦公室自動化整合系統，適用於具有一企業網路的一辦公室中，其包含：一門禁管理系統，與一入口無線射頻標籤感測器及一出口無線射頻標籤感測器連接，其中該入口無線射頻標籤感測器設置於該辦公室的自動門入口位置，該出口無線射頻標籤感測器設置於該辦公室的自動門出口位置，該門禁管理系統用以根據該入口無線射頻標籤感測器接收到的一無線射頻標籤判斷對應該無線射頻標籤的一使用者是否為合法通行者，當為合法通行者時開啟自動門、設定該使用者的一位置狀態為進入辦公以及將感測到的該無線射頻標籤的內容傳送至一企業網路控管系統中，該門禁管理系統更用以根據該出口無線射頻標籤感測器感測到該無線射頻標籤時開啟自動門以及依據上班時間至下班時間的時間範圍將該使用者的該位置狀態設定為外出或是下班，並當該使用者的該位置狀態設定為外出時觸發該企業網路控管系統監控對應該無線射頻標籤的該使用者的電子郵件接收狀況；該企業網路控管系統，用以於該門禁管理系統設定該使用者的該位置狀態為進入辦公且具有該企業網路的登錄權限時，將該使用者登錄至該企業網路中，並透過該企業網路啟動該使用者於該辦公室的一個人電腦，並用以於該門禁管理系統設定該使用者的該位置狀態為外出時，監控對應該使用者的電子郵件接收狀況；及一簡訊收發系統，用以於該門禁管理系統設定該使用者的 該位置狀態為外出並當該企業網路控管系統監控到該企業網路中接收到對應該使用者的電子郵件時傳送一提示訊息至該使用者設置的一手持式裝置中；其中，該門禁管理系統、該企業網路控管系統及該簡訊收發系統係透過該企業網路彼此相連。
2. 如申請專利範圍第1項所述之辦公室自動化整合系統，其中該無線射頻標籤係唯一且不重複對應該使用者，該無線射頻標籤至少儲存有一身份驗證資訊、一個人電腦位址設定及一簡訊收發識別號。
3. 如申請專利範圍第1項所述之辦公室自動化整合系統，其中該辦公室中對應各使用者的個人電腦均對應有一網路遠端喚醒(Wake On Lan,WOL)模組。
4. 如申請專利範圍第1項所述之辦公室自動化整合系統，其中該簡訊收發系統更用以根據接收到的電子郵件的時間先後批次產生該提示訊息並進行傳送。
5. 如申請專利範圍第1項所述之辦公室自動化整合系統，其中該無線射頻標籤係為主動式或被動式。
6. 一種辦公室自動化整合方法，適用於設置有一門禁管理系統、一企業網路控管系統及一簡訊收發系統且三者彼此透過一企業網路連結的一辦公室中，該方法包含下列步驟：於該辦公室的自動門入口位置設置一入口無線射頻標籤感測器，並於該辦公室的自動門出口位置設置一出口無線射頻標籤感測器，並將該入口無線射頻標籤感測器及該出口無線射頻標籤感測器與該門禁管理系統連接； 當該入口無線射頻標籤感測器感測到一使用者的一無線射頻標籤時，該門禁管理系統根據該無線射頻標籤辨識該使用者是否為合法通行者，當該使用者為合法通行者時，執行下列步驟：該門禁管理系統開啟自動門、設定該使用者的一位置狀態為進入辦公以及將感測到的該無線射頻標籤的內容傳送至該企業網路控管系統中；及該企業網路控管系統判斷該使用者是否具有該企業網路的登錄權限，當該使用者具有該企業網路的登錄權限時，將該使用者登錄至該企業網路中，並透過該企業網路啟動該使用者於該辦公室的一個人電腦；及當該出口無線射頻標籤感測器感測到該使用者的該無線射頻標籤時，執行下列步驟：該門禁管理系統開啟自動門以及依據上班時間至下班時間的時間範圍設定該使用者的該位置狀態為外出或是下班；及於該門禁管理系統設定該使用者的該位置狀態為外出並當該企業網路控管系統監控到該企業網路中接收到對應該使用者的電子郵件時，該企業網路控管系統透過該簡訊收發系統傳送一提示訊息至該使用者設置的一手持式裝置中。
7. 如申請專利範圍第6項所述之辦公室自動化整合方法，其中該無線射頻標籤係唯一且不重複對應該使用者，該無線射頻標籤至少儲存有一身份驗證資訊、一個人電腦位址設定及一 簡訊收發識別號。
8. 如申請專利範圍第6項所述之辦公室自動化整合方法，其中該辦公室中對應各使用者的個人電腦均對應有一網路遠端喚醒(Wake On Lan,WOL)模組。
9. 如申請專利範圍第6項所述之辦公室自動化整合方法，其中該企業網路控管系統透過該簡訊收發系統傳送該提示訊息至該使用者設置的該手持式裝置中的步驟中，該簡訊收發系統更用以根據接收到的電子郵件的時間先後批次產生該提示訊息並進行傳送。
10. 如申請專利範圍第6項所述之辦公室自動化整合方法，其中該無線射頻標籤係為主動式或被動式。