TWI411929B - 文檔管理系統及方法 - Google Patents

Description

文檔管理系統及方法

本發明涉及一種文檔管理系統及方法。

面對大量的文檔，需要對文檔的版本進行有效的管理，傳統的文檔版本管理採用手動保存文檔版本，查詢某一版本的文檔需要花費很長時間，如何區別不同版本之間的差別將是一大問題。

另一方面，基於同步開發與共用資源的需求，需要在每次修改後保存以前的版本，便於以後查看，不至於新的修改把舊版本的文檔完全覆蓋而無法查看以前的歷史記錄。因此，需要在一個版本修改結束後保存舊的版本，如果用戶想重新修改舊版本，可以調出舊版本再次修改，保證修改文檔的完整性。

鑒於以上內容，有必要提供一種文檔管理系統及方法，其可自動記錄文檔的版本，自動比對文檔、合併文檔及拆分文檔。

一種文檔管理系統，包括客戶電腦、文檔管理伺服器、資料庫及文檔伺服器，所述文檔管理伺服器跟客戶電腦、資料庫及文檔伺服器相連，所述資料庫存儲有文檔的相關資訊，所述文檔的相關資訊包括文檔路徑，所述文檔伺服器存儲有不同版本的文檔，所述文檔管理伺服器包括：配置文檔，用於給文檔管理伺服器設置文檔比對功能、文檔合併功能及文檔拆分功能；文檔創建模組， 用於創建文檔，將所述文檔保存到文檔伺服器中，並將所述文檔的相關資訊存儲於資料庫中；文檔比對模組，用於根據文檔的文檔路徑從文檔伺服器中讀取需要比對的兩個文檔，對所述兩個文檔進行比對，找出所述兩個文檔之間的不同處；文檔合併模組，用於根據文檔的文檔路徑從文檔伺服器中讀取需要合併的兩個文檔，將所述兩個文檔合併成一個新的文檔，並在資料庫中記錄該新文檔的相關資訊；文檔拆分模組，用於根據文檔的文檔路徑從文檔伺服器中讀取需要拆分的文檔及相應的拆分點，從所述拆分點處將該文件拆分成兩個文檔，並在資料庫中記錄拆分後兩個文檔的相關資訊。

一種文檔管理方法，包括如下步驟：設置配置文檔，所述配置文檔中設置有文檔比對功能、文檔合併功能及文檔拆分功能；創建文檔，將所述文檔保存到文檔伺服器中，並將所述文檔的相關資訊存儲於資料庫中，所述文檔的相關資訊包括文檔路徑；如果有文檔比對請求，根據文檔的文檔路徑從文檔伺服器中讀取需要比對的兩個文檔，對所述兩個文檔進行比對，找出所述兩個文檔之間的不同處；如果有文檔合併請求，根據文檔的文檔路徑從文檔伺服器中讀取需要合併的兩個文檔，將所述兩個文檔合併成一個新的文檔，並在資料庫中記錄該新文檔的相關資訊；如果有文檔拆分請求，根據文檔的文檔路徑從文檔伺服器中讀取需要拆分的文檔及相應的拆分點，從所述拆分點處將該文件拆分成兩個文檔，並在資料庫中記錄拆分後兩個文檔的相關資訊。

相較於習知技術，所述的文檔管理系統及方法，可以自動記錄文檔的版本，自動比對文檔、合併文件及拆分文件，提高了文件管理的效率，降低了文件管理成本。

參閱圖1所示，係本發明文檔管理系統較佳實施例的硬體架構圖。該系統主要包括客戶電腦10、網路20、文檔管理伺服器30、資料庫40及文檔伺服器50。所述客戶電腦10透過網路20跟文檔管理伺服器30相連，所述文件管理伺服器30連接有資料庫40及文檔伺服器50。所述文檔伺服器50用於存儲各種不同版本的文檔，每個文檔在資料庫40中都有唯一的文檔編號進行標識。所述資料庫40用於存儲文檔資訊(如文檔編號、文檔案名字、文檔版本號、文檔路徑、用戶自定義的文檔標識及文檔的修改記錄等)，所述文檔路徑即文檔在文檔伺服器50中的存儲位置。所述文檔管理伺服器30中存儲有用於文檔管理的配置文檔，所述配置文檔包括：是否需要對文檔進行加密、是否需要記錄日誌、是否需要文檔比對功能、是否需要文檔合併功能及是否需要文檔拆分功能等。所述文檔比對是指文檔管理伺服器30對同一文檔的兩個不同版本進行比對，找出兩個不同版本之間的不同處，並將該不同處顯示在客戶電腦10上。所述文檔合併是指文檔管理伺服器30將同一文檔的兩個不同版本合併成一個新的文檔，並在資料庫40中記錄該新文檔的版本號。所述文檔拆分是指文檔管理伺服器30將一個文檔拆分成兩個文檔，並在資料庫40中記錄拆分後兩個文檔的版本號。當需要在文檔管理伺服器30中增加某一項功能時，只需要 修改所述配置文檔中的設置即可。例如，當需要在文檔管理伺服器30中增加文檔比對功能時，則將配置文檔中是否需要文檔比對功能設置為是。可以用一個標誌位元來標識是否需要文檔比對功能，用1標識需要文檔比對功能，用0標識不需要文檔比對功能。同樣的，對於所述配置文檔中的其他功能設置，也可以用標誌位元來標識是否需要該項功能。

用戶可以透過客戶電腦10中的瀏覽器訪問所述文檔管理伺服器30。例如，用戶在客戶電腦10上創建一個文檔並上傳到文檔管理伺服器30，文件管理伺服器30會將該文檔的相關資訊(文檔編號、文檔名字、文檔版本號、文檔路徑及用戶自定義的文檔標識等)存儲於資料庫40中。當用戶需要修改該文檔時，可以透過瀏覽器登錄到所述文檔管理伺服器30調出該文檔，對該文檔進行修改。文檔管理伺服器30將修改後的文檔保存成新的版本，將該新版本的文檔存儲於文檔伺服器50中，並將該新版本文檔的相關資訊(文檔編號、文檔名字、文檔版本號、文檔路徑及用戶自定義的文檔標識等)保存在資料庫40中。同一文檔用相同的文檔編號來記錄，同一文檔的不同版本用不同的文檔版本號來記錄，根據文檔版本號的不同可以對文檔的不同版本進行追蹤記錄。

另外，用戶可以對不同版本的文檔自定義文檔標識(如草稿、正式版及最終版等)，文檔管理伺服器30會將該用戶自定義的文檔標識存儲於資料庫40中。當用戶需要查詢特定文檔標識的文檔(如最終版的文件)時，文件 管理伺服器30會在資料庫40中尋找該用戶自定義的文檔標識對應的文檔及文檔路徑，將該文檔路徑作為超鏈結顯示在客戶電腦10上。用戶透過點擊該超鏈結，從文檔伺服器50中獲取所要查詢的文檔，進一步可以對該文檔進行修改並創建新版本的文檔，然後文檔管理伺服器30將修改後的新版本文檔保存在文檔伺服器50中。

參閱圖2所示，係本發明文檔管理系統中文檔管理伺服器的功能模組圖。本發明所稱的模組是完成一特定功能的電腦程式段，比程式更適合於描述軟體在電腦中的執行過程，因此在本發明以下對軟體描述中都以模組描述。所述文檔管理伺服器30包括文檔創建模組310、文檔加密模組311、文檔解密模組312、文檔比對模組313、文檔合併模組314、文檔拆分模組315及日誌記錄模組316。

首先，系統管理員在文檔管理伺服器30中設置用於文檔管理的配置文檔，所述配置文檔包括：是否需要對文檔進行加密、是否需要記錄日誌、是否需要文檔比對功能、是否需要文檔合併功能及是否需要文檔拆分功能等。

然後，用戶透過文檔創建模組310創建文檔，文檔加密模組311對該文檔加密後，文檔創建模組310將所述文檔保存到文檔伺服器50中，並將所述文檔的相關資訊(文檔編號、文檔名字、文檔版本號、文檔路徑及用戶自定義的文檔標識等)存儲於資料庫40中。

當配置文檔中設置有文檔比對功能，用戶選擇同一文檔的兩個不同版本進行比對後，文檔比對模組313根據該文 檔兩個版本的文檔路徑從文檔伺服器50中讀取所述兩個不同版本的文檔。如果該用戶身份合法，即該用戶通過口令、證書認證，則文檔解密模組312會對所述兩個不同版本的文檔進行解密。然後，文檔比對模組313對所述兩個不同版本的文檔進行比對，找出兩個不同版本文檔之間的不同處，並將該不同處顯示在用戶電腦10上。如果該用戶身份不合法，即該用戶沒有通過口令、證書認證，則該用戶無法比對所述文檔。

當配置文檔中設置有文檔合併功能，用戶選擇將同一文檔的兩個不同版本合併成一個新文檔後，文檔合併模組314根據該文檔兩個版本的文檔路徑從文檔伺服器50中讀取所述兩個不同版本的文檔。如果該用戶身份合法，則文檔解密模組312會對所述兩個不同版本的文檔進行解密。然後，文檔合併模組314將所述兩個不同版本的文檔合併成一個新的文檔，並在資料庫40中記錄該新文檔的相關資訊(文檔編號、文檔名字、文檔版本號、文檔路徑及用戶自定義的文檔標識等)。如果該用戶身份不合法，則該用戶無法合併所述文檔。

當配置文檔中設置有文檔拆分功能，用戶選擇好將要拆分的文檔及相應的拆分點後，文檔拆分模組315根據該文檔的文檔路徑從文檔伺服器50中讀取該文檔。如果該用戶身份合法，則文檔解密模組312會對該文檔進行解密。然後，文檔拆分模組315從所述拆分點處將該文件拆分成兩個文檔，並在資料庫40中記錄拆分後兩個文檔的相關資訊(文檔編號、文檔名字、文檔版本號、文檔路徑及 用戶自定義的文檔標識等)。如果該用戶身份不合法，則該用戶無法拆分所述文件。

所述日誌記錄模組316用於記錄文檔比對、文檔合併及文檔拆分過程中發生的錯誤，以便於錯誤處理。

參閱圖3所示，係本發明文檔管理方法較佳實施例的流程圖。首先，步驟S401，系統管理員在文檔管理伺服器30中設置用於文檔管理的配置文檔，所述配置文檔包括：是否需要對文檔進行加密、是否需要記錄日誌、是否需要文檔比對功能、是否需要文檔合併功能及是否需要文檔拆分功能等。以下描述假設所述配置文檔中設置有文檔比對功能、文檔合併功能及文檔拆分功能。

步驟S402，用戶透過文檔創建模組310創建文檔，文檔加密模組311對該文檔加密後，文檔創建模組310將所述文檔保存到文檔伺服器50中，並將所述文檔的相關資訊(文檔編號、文檔名字、文檔版本號、文檔路徑及用戶自定義的文檔標識等)存儲於資料庫40中。

步驟S403，根據用戶選擇判斷是否需要進行文檔比對，如果不需要進行文檔比對，則進入流程S405。

步驟S404，如果用戶選擇同一文檔的兩個不同版本進行比對，則文檔比對模組313根據該文檔兩個版本的文檔路徑從文檔伺服器50中讀取所述兩個不同版本的文檔。如果該用戶身份合法，則文檔解密模組312會對所述兩個不同版本的文檔進行解密。然後，文檔比對模組313對所述兩個不同版本的文檔進行比對，找出兩個不同版本文檔 之間的不同處，並將該不同處顯示在用戶電腦10上。如果該用戶身份不合法，則該用戶無法比對所述文件。在文檔比對過程當中，日誌記錄模組316會記錄下文檔拆分過程中發生的錯誤。

步驟S405，根據用戶選擇判斷是否需要進行文檔合併，如果不需要進行文檔合併，則進入流程S407。

步驟S406，如果用戶選擇將同一文檔的兩個不同版本合併成一個新文檔，則文檔合併模組314根據該文檔兩個版本的文檔路徑從文檔伺服器50中讀取所述兩個不同版本的文檔。如果該用戶身份合法，則文檔解密模組312會對所述兩個不同版本的文檔進行解密。然後，文檔合併模組314將所述兩個不同版本的文檔合併成一個新的文檔，並在資料庫40中記錄該新文檔的相關資訊(文檔編號、文檔名字、文檔版本號、文檔路徑及用戶自定義的文檔標識等)。如果該用戶身份不合法，則該用戶無法合併所述文檔。在文檔合併過程當中，日誌記錄模組316會記錄下文檔合併過程中發生的錯誤。

步驟S407，根據用戶選擇判斷是否需要進行文檔拆分，如果不需要進行文檔拆分，則流程結束。

步驟S408，如果用戶選擇將一個文檔拆分成兩個文檔及相應的拆分點，則文檔拆分模組315根據該文檔的文檔路徑從文檔伺服器50中讀取該文檔。如果該用戶身份合法，則文檔解密模組312會對該文檔進行解密。然後，文檔拆分模組315從所述拆分點處將該文件拆分成兩個文檔， 並在資料庫40中記錄拆分後兩個文檔的相關資訊(文檔編號、文檔名字、文檔版本號、文檔路徑及用戶自定義的文檔標識等)。如果該用戶身份不合法，則該用戶無法拆分所述文件。在文檔拆分過程當中，日誌記錄模組316會記錄下文檔拆分過程中發生的錯誤。

本發明文檔管理系統及方法，雖以較佳實施例揭露如上，然其並非用以限定本發明。任何熟悉此項技藝之人士，在不脫離本發明之精神及範圍內，當可做更動與潤飾，因此本發明之保護範圍當視後附之申請專利範圍所界定者為準。

10‧‧‧客戶電腦

20‧‧‧網路

30‧‧‧文檔管理伺服器

40‧‧‧資料庫

50‧‧‧文檔伺服器

310‧‧‧文檔創建模組

311‧‧‧文檔加密模組

312‧‧‧文檔解密模組

313‧‧‧文檔比對模組

314‧‧‧文檔合併模組

315‧‧‧文檔拆分模組

316‧‧‧日誌記錄模組

圖1係本發明文檔管理系統較佳實施例的硬體架構圖。

圖2係圖1所示文檔管理伺服器的功能模組圖。

圖3係本發明文檔管理方法較佳實施例的流程圖。

S401‧‧‧設置用於文檔管理的配置文檔

S402‧‧‧創建並加密文檔，記錄文檔的相關資訊

S403‧‧‧是否比對文檔

S404‧‧‧比對文檔不同版本之間的差別

S405‧‧‧是否合併文檔

S406‧‧‧將兩個文檔合併成一個新文檔

S407‧‧‧是否拆分文檔

S408‧‧‧將一個文檔拆分成兩個新文檔

Claims (10)

1. 一種文檔管理系統，包括客戶電腦、文檔管理伺服器、資料庫及文檔伺服器，所述文檔管理伺服器與客戶電腦、資料庫及文檔伺服器相連，所述資料庫存儲有文檔的相關資訊，所述文檔的相關資訊包括文檔路徑及用戶自定義的文檔標識，所述文檔伺服器存儲有不同版本的文檔，其中，所述文檔管理伺服器包括：配置文檔，用於給文檔管理伺服器設置文檔比對功能、文檔合併功能及文檔拆分功能；文檔創建模組，用於創建文檔，將所述文檔保存到文檔伺服器中，並將所述文檔的相關資訊存儲於資料庫中；文檔比對模組，用於根據文檔的文檔路徑從文檔伺服器中讀取需要比對的兩個文檔，如果該用戶身份合法，則對所述兩個文檔進行比對，找出所述兩個文檔之間的不同處；文檔合併模組，用於根據文檔的文檔路徑從文檔伺服器中讀取需要合併的兩個文檔，如果該用戶身份合法，則將所述兩個文檔合併成一個新的文檔，並在資料庫中記錄該新文檔的相關資訊；文檔拆分模組，用於根據文檔的文檔路徑從文檔伺服器中讀取需要拆分的文檔及相應的拆分點，如果該用戶身份合法，則從所述拆分點處將該文件拆分成兩個文檔，並在資料庫中記錄拆分後兩個文檔的相關資訊；及所述文檔管理伺服器，還用於當用戶需要查詢特定文檔標識的文檔時，從資料庫中尋找該用戶自定義的文檔標識對應的文檔及文檔路徑，將該文檔路徑作為超鏈接顯示在客 戶電腦上。
2. 如申請專利範圍第1項所述的文檔管理系統，其中，所述文檔的相關資訊還包括文檔編號、文檔名字及文檔版本號。
3. 如申請專利範圍第1項所述的文檔管理系統，其中，所述配置文檔還用於給文檔管理伺服器設置文檔加密功能、文檔解密功能及日誌記錄功能。
4. 如申請專利範圍第3項所述的文檔管理系統，其中，所述文檔管理伺服器還包括：文檔加密模組，用於對保存到文檔伺服器中的文檔進行加密；及文檔解密模組，用於對從文檔伺服器中讀取的文檔進行解密。
5. 如申請專利範圍第3項所述的文檔管理系統，其中，所述文檔管理伺服器還包括：日誌記錄模組，用於記錄文檔比對、文檔合併及文檔拆分過程中發生的錯誤。
6. 一種文檔管理方法，該方法包括如下步驟：設置配置文檔，所述配置文檔中設置有文檔比對功能、文檔合併功能及文檔拆分功能；創建文檔，將所述文檔保存到文檔伺服器中，並將所述文檔的相關資訊存儲於資料庫中，所述文檔的相關資訊包括文檔路徑及用戶自定義的文檔標識；如果有文檔比對請求，根據文檔的文檔路徑從文檔伺服器中讀取需要比對的兩個文檔，如果該用戶身份合法，則對所述兩個文檔進行比對，找出所述兩個文檔之間的不同處 ；如果有文檔合併請求，根據文檔的文檔路徑從文檔伺服器中讀取需要合併的兩個文檔，如果該用戶身份合法，則將所述兩個文檔合併成一個新的文檔，並在資料庫中記錄該新文檔的相關資訊；如果有文檔拆分請求，根據文檔的文檔路徑從文檔伺服器中讀取需要拆分的文檔及相應的拆分點，如果該用戶身份合法，則從所述拆分點處將該文件拆分成兩個文檔，並在資料庫中記錄拆分後兩個文檔的相關資訊；及如果用戶需要查詢特定文檔標識的文檔，則從資料庫中尋找該用戶自定義的文檔標識對應的文檔及文檔路徑，將該文檔路徑作為超鏈接顯示在客戶電腦上。
7. 如申請專利範圍第6項所述的文檔管理方法，其中，所述文檔的相關資訊還包括文檔編號、文檔名字及文檔版本號。
8. 如申請專利範圍第6項所述的文檔管理方法，其中，所述配置文檔中還設置有文檔加密功能、文檔解密功能及日誌記錄功能。
9. 如申請專利範圍第8項所述的文檔管理方法，其中，該方法還包括步驟：對保存到文檔伺服器中的文檔進行加密；及對從文檔伺服器中讀取的文檔進行解密。
10. 如申請專利範圍第8項所述的文檔管理方法，其中，該方法還包括記錄文檔比對、文檔合併及文檔拆分過程中發生的錯誤。