TW200907710A - Method and system to improve efficiency of email discussion within email clients - Google Patents

Description

200907710 九、發明說明： 【發明所屬之技術領域】 本發明係關於電子郵件系統及其方法，且特定古之，係 關於於電子郵件客戶端内改善電子郵件討論效率之方法及 其電子郵件系統。 【先前技術】 r' 作為最重要之通信工具，電子郵件廣泛用於商業環境 中。在許多狀況下，電子郵件被選擇為討論工具，不同使 用者在其中輸入其自己之内容且互相評論。當使用者獲得 具有較長歷史之討論之電子郵件時，使用者難以識別哪一 使用者輸入了哪些内容。通常，一些使用者可選擇不同顏 色來表示自己且既而區分其輸入之内容。但此產生了許多 冗餘的重複操作且易於發生錯誤。另一方面 f許多次時，難以擷取由特定使用者輸入之内容，即使該 等内容具有不同式樣時亦如此。在使用者答覆其他使用者 電子郵件時，現有電子郵件客戶端將在每一行之開始處添 加特殊符號。但錢可能t因重新格式化電子郵件内容而 受到破壞。—些進階電子郵件客戶端（諸如，Lotus Notes) 使用可擴展格式將電子郵件中所引用之内容視為整體元 素仁田使用者需要自由地將其自己之評論插入所引用之 内谷之間時，此等評論將破壞原始元素結構且發生同樣的 問題。 2〇05 年 10 月 20 日公開且題為”Displaying Conversations

In a C〇nversation_Based Email System”的國際申請案 123674.doc 200907710 WO Μ05/09·”描述一基於交談之電子郵件系統，其 試圖解決上述問題。此申請案提議一支援討論之完全電; 郵件系統，其支援使用者手動加標籤於電子郵件内容 行分類及組織。該系統根據討論線緒而提供此等標藏之有 效視覺呈現及相關聯之搜尋定位。此系統所實施之核 ”交談引擎”’經由該交談引擎解決了使不同電子郵相容 與討論線緒相關聯之問顯。缺& 门鸿&而’此系統需要伺服 (諸如，交談引擎）之支援；且解決上述問題之方法係加押 藏於電子郵件之標頭（主要與併入有複數個相關聯之電: 郵件之有效呈現有關），其並不匹配當前使用者使用電子 郵件系統的自然約定’從而給電子郵件之使用者帶來一此 不便。 4 【發明内容】 £ . 沒有適當的解決方案來解決上述問題。㈣此，本發明 之-目標在於提議—種於電子郵件客戶端内改善電子郵件 时論效率之方法及其電子郵件系統，亦即，在於提議一種 於電子郵件中插入標籤以便區分由使用者以不同式 ^容的新穎討論模式。此方法及系統可在使用者答覆並 轉！X電子郵件時識別由不同使用者編寫之内容。 本發明提供—種於電子郵件客戶端内改善電子郵件对論 件系統，該系統包含:-電子郵件標籤_ 生 慮電子郵件内容中之特殊標籤，擷取原始電子郵 二内容，並識別標鐵相關資訊，該標籤相關資訊包括對應 電子郵件内谷之至少一作者姓名；及一内容式樣設定: 123674.doc 200907710 件，其用於接收並保存出^ ^ ^ . 由5亥電子郵件標籤過濾器饋送之該 標籤相關資訊，接著根據 人 像”亥&威資訊而識別電子郵件 之哪一部分係由哪-作者所寫，且使用每-作者之使用者 定製式樣將正確式樣指派給對應内容。 用者 本發明亦提供一種於雷； 、電子郵件客戶端内改善電子 論效率之方法，其包含·、Α7 |仟4 3 .過濾電子郵件内容中之特殊 籤，擷取原始電子郵杜向^ 你 _ , 牛内谷，並識別標籤相關資訊，該標 籤相關資訊包括對廊於雷；# 丁愿於電子郵件内容之至少一作者姓 及保存该標籤相關資訊，接 接者根據该私籤資訊而識別電子 郵件内容之哪-部分係由哪一作者所寫，且使用每一作者 之使用者定製^樣將正確^樣指派給對應内容。 當切換至討論模式時，本發明之方法及系統自動設定由 不同使用者編寫之内容之不同式樣。自動選擇另一不同式 樣用於使用者所寫之内容。 又’可藉由打開/關閉表示使用者之按紐來加亮由不同 使用者編寫之内容。 本發明亦提供一種包含於電腦可讀媒體中之程式產品， 其包合用於執行上述方法之電腦可執行程式碼。本發明可 輔助使用者迅速理解電子郵件之上下文且清楚地表示使用 之觀點（尤其是在其答覆將引用由其他使用者所 之内容時）。 ‘”、 本發月之方法及系統的情況下，將藉由輕型標籤標記 方法來支援電子郵件討論模式以將對應標籤直接添加至電 子郵件之相關内容，使得其可在無伺服器方之支援的情況 123674.doc 200907710 下直接實施於電子郵件客 古〇 Μ午客戶知上〇本發明亦可藉由將標籤 直接肷入電子郵件内容中而在一 长皁電子郵件内組織不同使 用者之討論内容。此外，本 知乃主要藉由自動標記由使用 輸入之内容來區分不同使用者4該等輪人内容可分散 於早一電子郵件内的不同位置’其匹配當前使用者使用該 電子郵件系統的自然約定。 【實施方式】 當使用者接收由許多其他㈣者答覆並轉發了許多次之 電子郵件時，難以在電子郵件中區分並找到由不同使用者 編寫之内容。本發明之發明者設計一種識別該等内容之討 論模式。在圖！中展示本發明之基本設計。如圖艸所示， 在電子郵件客戶端軟體之使用者介面上存在標記為"討論" 之按钮U，其用於在正常模式與討論模式之間切換。在" 作者姓名條”12上列出參與編寫電子郵件内容之每一使用 者（亦即’已在電子郵件中寫入内容之每-使用者）之姓 名對於每一姓名，有特殊的指派文字式樣及勾選框 (checkbox)。|電子郵件主體中，當討論模式在作用中（亦 即，切換至討論模式）時，根據對應之作者姓名之文字式 樣而向由$同使用者輸入之文字指派不同《字式樣（當前 為所使用之文字顏色）。 使用者可藉由點擊討論按鈕11而切換至電子郵件討論模 式。當討論模式在作用中時，將㈣到參與編寫電㈣件 内谷之所有人且接著將其添加至作者姓名條12。每一作者 具有私派之特殊文字式樣以表示由自己輸入之文字内容。 123674.doc 200907710 顏色可用作區分式樣。使用者可藉由取消勾選（un_check) 在作者姓名條12上之作者姓名之前的勾選框來撤銷啟動不 需要之内容。將以灰色式樣顯示由被取消勾選之作者所寫 之内容。且因此’使用者可藉由選擇感興趣的人而迅速找 到並定位其需要之内容。如圖2中所示，使用者取消勾選 作者姓名Chi chang yan"，且由” chi chang yan"輸入之所 有内容於是被標為灰色，而由姓名仍被勾選之其他作者所 广' \

寫之内容將保持原始顯示以便處於相對於灰色之加亮狀態 (加亮顯示）。 使用討論模式之典型使用情形為： 1_打開待答覆之電子郵件； 2.切換至討論模式； 3·藉由選擇感興趣的人而選擇内容； 4.在適當位置輸入答覆内容。 可由電子郵件客戶端上之簡單架構來實施本發明。圖3 給出本發明之實施架構之示意圖。如圖3中所示，三個主 要組件用來實施本發明之電子郵件討論模式：電子郵件標 籤過滤器3卜内容式樣設定組件32及標籤組成引擎巾:

Condition Engine)33。將參看圖3描述根據本發明之實 施例之系統中的組件及根據本發明之電子郵件討論模式於 電子郵件客戶端内之操作流程。 子郵件時，使用電子郵件 容内部之特殊標籤且識別 之作者姓名。在由電子郵 當使用者在討論模式中打開電 標籤過濾器3 1來過濾電子郵件内 標籤相關資訊，諸如對應於内容 123674.doc 200907710 件t臧過;慮器3 1處理原始電子郵件内容之後，掏取原始電 子郵件内容且饋送分離之標籤相關資訊至内容式樣設定組 件32。電子郵件標籤過濾器31可使用電子郵件客戶端上之 指令碼（例如，Lotus Notes上之Notes指令碼）藉由一般字串 匹配演算法予以實施。細節實施係基於所選擇之標籤。對 於純文字（plain text)電子郵件，可使用字串型樣搜尋演算 法，且對於基於HTML之電子郵件，可使用HTMl標籤解 δ翠器。内谷式樣設定組件32接收由電子郵件標籤過濾器3 j 饋送之標籤資訊。内容式樣設定組件32保存標籤資訊以識 別電子郵件内容之哪一部分係由哪一使用者所寫。又，藉 由每一作者之使用者定製式樣，内容式樣設定組件32指派 對應内容之正確式樣。在當前使用者輸入新的内容或修改 現有内容時，内容式樣設定組件32相應地更新其保存之標 籤資訊。標籤組成引擎組件33根據由内容式樣設定組件32 保存之標籤資訊將標籤插入至電子郵件内容中。標藏組成 引擎33僅在使用者發送或保存電子郵件時被執行一次。標 籤組成引擎33具有簡易實施，因為内容式樣設定組件32已 保存了所有位置相關資訊。且標籤組成引擎33僅需移動給 定位置並插入對應標籤。 上述實施為輕型架構，且藉由使用電子郵件客戶端内部 之客戶知）}曰令碼（例如，Lotus Notes上之Note指令碼戈 Microsoft Outlook上之VB指令碼）可容易地開發出所有組 件。參看圖3，例如，在Lotus N〇tes上，N〇tes指令碼預過 濾'器（prefilter)可用於實施電子郵件標籤過濾器3丨。當使用 123674.doc -11 - 200907710

Lotus Notes客戶端打開電子郵件時（如圖3中所示，接收到 的電子、郵件），L〇tus Notes客戶端將調用預過滤器功能。 由預過滤器功能實施之電子郵件標鐵過滤器3 ι用於自電子 郵件内容擷取作者標籤及相關内容位置。需要兩個額外使 用者介面（m)組件34:討論模式按叙n及作者姓名條12, f者皆可藉由使用Notes指令碼予以實施。由電子郵件標 戴過遽器32調用内容式樣設定組件31以設定正確文字式 樣。對於由當前使用者輸入之文字，可俘獲鍵盤事件且可 藉由使用内容式樣設定組件32來指派正確文字式樣，使得 使用者檢視在電子郵件客戶端（在本文中為心…客 戶端）之使用者介面上以各種式樣顯示之電子郵件内容。 當使用者經由編輯而完成電子郵件組成且點擊發送按紐 時，原始發送功能由標籤組成引擎組件33替代。標藏会且成 =擎組件33將呈各種式樣之文字轉釋為具有對應標藏之内 各，且接著調用原始發送功能。在整個過程期間，使用者 不知曉任何標籤之存在且僅看到表示不同使用者之不同式 樣。由本發明之系統藉由隨機數產生器或自使 定中之預定義表自動選擇文字式樣。 藉由上述標籤機構，本發明之方法及系統可處理呈 HTML格式及純文字格式之電子郵件。呈此兩種袼式之電 子郵件可由大多數電子郵件客戶端軟體及基於網路之電子 郵件應用軟體支援。 在下文中給出可用於本發明之電子郵件討論模式之標 的簡單實例。在此處假設在電子郵件内容中僅使用：文 I23674.doc -12· 200907710 字。 使用本發明之電子郵件討論模式，可插入[##[Auth〇r_

Amh〇rname:<contents>]##]以標記由姓名為八她的⑽㈣之 作者所寫之内容。舉例而言： [##[Author-Tom:Tom say yes]##] [##[Author-Jerry:No I don't agree]##]

思明電子郵件内容正由兩個作者編寫。電子郵件標籤過 濾器3 1在電子郵件内容中搜尋所有,，[##["及”料]"，擷取對 應内容且將結果饋送至内容式樣設定組件32。内容式樣設 定組件32偵測到在電子郵件中存在兩個作者且對於每一作 者指派一顏色。因此，使用者將看到： 化所μ少少以（第一行，以藍色顯示） W/D⑽㈣（第二行，以綠色顯示）。 將自動地加標籤於由使用者輸入之所有内容。若使用者 輸入含有特殊標籤”[##[Auth〇r%v，]料]”的内容，則其將被 轉譯為’’w[auth0r”或以避免與本發明中所使用之 標籤相混淆。 與國際申請案W02005/098701A2中所揭示之先前技術相 比，為了支援電子郵件討論，本發明藉由輕型標鐵標記方 法將對應標記直接添加至f子郵件之相關内容，使得其可 在無健H方（諸如，制際申請案中所需之交談引擎 支援的情況下直接實施於電子郵件客戶端中。《了解決上 文提及之問題’本發明將標籤直接嵌入電子郵件内容中且 可在單-電子郵件内組織不同使用者之討論内容。此外， 123674.doc •13- 200907710 本i月主要藉由自動標記使用者之輸入内容來區分不同使 用者，且該等輸入内容可分散於單一電子郵件内的不同位 置，其匹配當前使用者使用該電子郵件系統的自然約定。 本發明中所使用之機構亦不同於在MS w〇rd(Micr〇s〇ft之 字處理軟體）中追蹤改變之功能。MS Word藉由其自己的字 處理引擎來實施追蹤改變之功能。當使用者打開或啟用追 蹤改變之功能時，Ms WGi<d記錄由使用者製作之文件中的 改變’且接著保存此文件中之此等改變；使得ms W㈤可 追縱此等改變。以私用格式保存該等改變，且為了讀取私 用格式，需要首先安裝MS 〇心應用軟體。且即使藉由 所安裝之程式軟冑，仍然不可平滑地與基於網路之電子郵 件應用軟體整合。 因為電子郵件應用軟體係標準應用軟體，而MS Word係 #用應用軟體’所以為了在電子郵件應用軟體中支援討論 模式’本發明可將標m詩呈htmw式及純文字格^ i. 電子郵件’且使用標籤過濾器及標籤組成機構來處理電子 郵件内容。 电丁 【圖式簡單說明】 圖1展不根據本發明之實施例之討論模式的基本設計使 用者介面。 =展入示根據圖i中所示之本發明之實施例在討論模式之 使用者"面中加亮由不同使用者所寫之内容。 圖3展示根據本發明之實施例之系統中 發明之電子郵件討論模式於電子郵件客戶端中之操= 123674.doc 14- 200907710 程。 【主要元件符號說明】 11 討論按紐 12 作者姓名條 31 電子郵件標籤過濾器 32 内容式樣設定組件 33 標籤組成引擎 34 使用者介面組件

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Claims (1)

1. 200907710 十、申請專利範圍： L種於-電子郵件客戶端内改善電子郵件討論效率之電 子郵件系、統’該電子郵件系統包含： 電子郵件標籤過濾器’其過濾電子郵件内容中之一 特殊標籤’擷取原始電子郵件内容，並識別標籤相關資 Λ耗籤相關資tfl包括對應於該等電子郵件内容之至 少一作者姓名；及

   一内容式樣設定組件’其用於接收並保存由該電子郵 件標鐵㈣器饋送之該標籤相關資訊，接著根據該標籤 資訊而識別該等電子郵件内容之哪—部分係由哪一作者 所寫J·使用母-作者之„使用者定製式樣將正確式樣 指派給對應内容。 2·如請求項1之電子郵件系統，其中： 該電子郵件標籤過渡器係藉由使用該電子郵件客戶端 上之指令碼由--般字♦匹配演算法予以實施。 3.如請求項2之電子郵件系統，其中： 對於-純文字電子郵件，使用一字串型樣搜尋演算法 來實施該電子郵件標籤㈣器，且對於-HTML式電子 郵件HHTML標鐵解譯器來實施該電子郵件標藏 過濾器。 4.如請求項2之電子郵件系統，其中： 對於一 Lotus Notes電子郵件客戶端，制一 指令 碼預過滤器來實施該電子郵件標籤過濾器。 5·如請求項1之電子郵件系統，其中： 123674.doc 200907710 —在一當前作者輸入新的内容或修改現有内容時，該内 容式樣設定組件相應地更新其料之該標籤資訊。 6.如請求項1之電子郵件系統，其進一步包含·· 心藏組成引擎，其用於根據由該内容式樣設定組件 保存之該標籤相關資訊而將該等標籤插人該等電子郵件 内容中。 7·如請求項6之電子郵件系統，其中·· 該標籤組成引擎僅在—佶用去 丨里牡便用者發达或儲存該電子郵件 時被執行一次。 8·如請求項6之電子郵件系統，其中： 該電子郵件客戶端之一原始發送功能由該標籤組成引 擎替代’且當-使用者點擊—發送按紐以發送該電子郵 件時，，標籤組成引擎將呈各種式樣之文字轉譯為具有 對應標籤之内容，且接菩％田分带7 接者凋用該電子郵件客戶端之該原 始發送功能。 9·如請求項1之電子郵件率 乐、·兄其進一步包含在該電子郵 件客戶端之一使用者介面 面上之兩個額外使用者介面組 件： 之間切換；及 一作者姓名條’其用於列屮 — 幻出在该電子郵件中寫入内容 之母一作者之一姓名， — 將—特殊文字式樣及一用於勾 選及取消勾選該對應作者 。選框^曰派給每一姓名。 10·如請求項9之電子郵件系統，其中： 123674.doc 200907710 IT谷产端之該使用者介面上的一 本體中，當切換？4〜u L 电卞到件 作參Μ 以㈣式時，根據H給該對應之 作者姓名之該笤寺空 予式樣而分別向由不同作者輸入之文 子才曰派不同文字式樣。 11 如清求項10之雷+翻姓么 葬由敢Ή n -具有-加亮功能以： 精由取4勾選在該作者姓 _办# ^ 條上之该作者姓名之前的 該勾選框來撤銷啟動不需 作者所宜要之内谷而由經勾選之其他 麵仍明應之文字式樣得以顯示，使得由 12 = 者所寫之該等内容被相對加亮》 法，其包=郵件客戶端内改善電子郵件討論效率之方 件：！電子郵件内容中之一特殊標籤，操取原始電子郵 各，並4別標籤相關資訊， ^ ^ 應於該等電子郵件内容之至少一作;姓滅名相關及貝讯包括對 等關資訊’接著根據該標藏資訊而識別該 作者之一使用者定製式樣將正確式樣指派給對應内 13.如請求項12之方法，其中： 藉由使用該電子郵件客戶端上之指令碼由一一 匹配演算法來實施過濾該等電子郵 籤的步驟。 ¥子郵件内谷中之該特殊標 14·如請求項13之方法，其中·· 對於'純文字電子郵件’使用—字串型樣搜尋演算法 123674.doc 200907710 來實施該電子郵件標籤之該過濾，且對於一 html式電 子郵件，使用一 HTML標籤解譯器來實施該電子郵件標 籤之該過濾。 15.如請求項13之方法，其中： 對於— Lotus Notes電子郵件客戶端，使用—Ν_指令 碼預過濾器來實施該電子郵件標籤之該過濾。 16·如請求項12之方法，其中： 在一當前作者輸入新的内容或修改現有内容時，相應 地更新所保存之該標籤資訊。 17. 如請求項12之方法，其進一步包含： 根據所保存之該標籤相關資訊，將該等標藏插入該等 電子郵件内容中。 18. 如請求項17之方法，其中： 者料或料該電子郵件時執㈣將該等 榇織插入該等電子郵件内容中的步驟一次。 19. 如請求項17之方法，其中： 當-使用者點擊-發送按紐以發送該電子郵件時’將 呈各種式樣之文字轉譯為具有對應標籤之㈣， 調用該電子郵件客戶端之一原始發送功能。 接者 2〇·如請求項12之方法，其進一 夕―饮 在該電子郵件客戶端 -使用者介面上實施兩個額外使用者介面組件： —討論模式按鈕，其用於在_正常 之間切換；* 常模式與—討論模式 一作者姓名條 其用於列出在該電子郵件中寫 入内容 123674.doc 200907710 勾 之每一作者之一姓名，且將一特殊文字式樣及—用於 選及取消勾選該對應作者之勾選框指派給每一姓名。 2 1.如請求項2 0之方法，其中： 在該電子郵件客戶端之該使用者介面上的一電子郵件 本體中’當切換至該討論模式時，根據指派給該對應作 者姓名之該等文字式樣而分別向由不同作者輸入之文字 指派不同文字式樣。

   22.如請求項2 1之方法’其實施一加亮功能以： 23. 藉由取消勾選在該作者姓名條上之該作者姓名之前的 該勾選框來撤銷啟動不需要之内容，而由經勾選之^他 作者所寫之内容仍以對應之文字式樣得以顯示，使得由 經勾選之該等其他作者所寫之該等内容被相對加亮。 一種包含於一電腦可讀媒體中之程式產品，其包含用於 執打如請求項12至22中任一項中之方法步驟的電腦可執 行程式竭。

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