RU59857U1

RU59857U1 - DOCUMENT OPERATION OPTIMIZATION SYSTEM

Info

Publication number: RU59857U1
Application number: RU2006129204/22U
Authority: RU
Inventors: Андрей Борисович Малышев; Светлана Валентиновна Шамина
Original assignee: Андрей Борисович Малышев; Светлана Валентиновна Шамина
Priority date: 2006-08-14
Filing date: 2006-08-14
Publication date: 2006-12-27

Abstract

Изобретение относится к области сетей связи, а более конкретно к системам оптимизации документооборота. Система оптимизации документооборота содержит по меньшей мере один сервер, подключенный к сети передачи данных, причем к упомянутой сети передачи данных подключено по меньшей мере одно пользовательское устройство, при этом упомянутый сервер соединен с по меньшей мере двумя периферийных устройствами, причем упомянутый сервер соединен с по меньшей мере одним устройством вычисления объемов печати и копирования, с по меньшей мере одним устройством вычисления объемов печати и копирования по каждому периферийному устройству, с по меньшей мере одним датчиком технического износа периферийного устройство, причем на накопителе данных сервера содержится информация о себестоимости одного отпечатанного или от копированного листа по каждому из по меньшей мере двух периферийных устройств. Техническим результатом является определение среднестатистических объемов печати и копирования по подразделениям и пользователям, определение среднестатистических объемов печати и копирования по каждому периферийному устройству, определение себестоимости одного отпечатанного или откопированного листа по каждому периферийному устройству, оперативное определение износа каждого периферийного устройства, определение документопотоков, содержащих конфиденциальную информацию и требующих повышенной степени контроля, перераспределение заданий на печать между периферийными устройствами в зависимости от количества страниц в задании периферийных устройств с целью снижения затрат на бумажный оборот.The invention relates to the field of communication networks, and more particularly to workflow optimization systems. The workflow optimization system comprises at least one server connected to a data network, wherein at least one user device is connected to said data network, said server being connected to at least two peripheral devices, said server being connected to at least at least one device for calculating print and copy volumes, with at least one device for calculating print and copy volumes for each peripheral device, with at least m There is one peripheral technical wear indicator, and the server data store contains information about the cost of one printed or from a copied sheet for each of at least two peripheral devices. The technical result is the determination of the average print and copy volumes by departments and users, the determination of the average print and copy volumes for each peripheral device, the determination of the cost of one printed or copied sheet for each peripheral device, the rapid determination of the wear of each peripheral device, the determination of document flows containing confidential information and requiring a high degree of control, redistribution printing tasks between peripheral devices depending on the number of pages in the peripheral device task in order to reduce paper costs.

Description

Изобретение относится к области сетей связи, а более конкретно к системам оптимизации документооборота.The invention relates to the field of communication networks, and more particularly to workflow optimization systems.

Известна система учета предоставления почтово-банковских услуг, обеспечивающая автоматическое зачисление пенсий на текущие пенсионные счета, позволяющая ввести электронный документооборот, автоматизацию взаиморасчетов, отчетности и контроля (патент RU 2100841 G 06 F 17/60, 1997 г.).A well-known accounting system for the provision of postal banking services, providing automatic transfer of pensions to current retirement accounts, allows you to enter electronic document management, automation of mutual settlements, reporting and control (patent RU 2100841 G 06 F 17/60, 1997).

Ближайшим аналогом является устройство для подсчета документов, содержащее направляющую планку, определяющую направляющую поверхность транспортировки документов, правый, центральный и левый датчики, генерирующие соответствующие сигналы в ответ на наличие части документа в соответствующей части направляющей поверхности, цифровые устройства для взятия выборок сигнала левого или правого или центрального датчиков с получением их соответствующих репрезентативных значений и программируемый контроллер, соединенный с цифровым устройством взятия выборок и запрограммированный на получение результата подсчета документов, управляющих сигналов для управления работой устройства и сигналов состояния для контроля работы устройства в ответ на соответствующие репрезентативные значения (патент RU 2144697 G 07 D 7/04, 2000 г.).The closest analogue is a device for counting documents, containing a guide bar defining a guide surface for transporting documents, right, center and left sensors that generate the corresponding signals in response to the presence of a part of the document in the corresponding part of the guide surface, digital devices for sampling the signal left or right or central sensors with their corresponding representative values and a programmable controller connected to a digital device ohm taking samples and programmed to receive the count of documents, control signals for controlling operation of the apparatus, and status signals for monitoring the operation in response to the respective representative values (patent RU 2144697 G 07 D 7/04, 2000 YG).

Описанные аналоги сложны и не адаптированы к решению задачи определения среднестатистических объемов печати и копирования при наличии нескольких пользователей.The described analogues are complex and not adapted to solve the problem of determining the average print and copy volumes in the presence of several users.

Задачей, решаемой предлагаемой полезной моделью является определение среднестатистических объемов печати и копирования по подразделениям и пользователям.The problem solved by the proposed utility model is to determine the average print and copy volumes by units and users.

Также, задачей, решаемой предлагаемой полезной моделью является определение среднестатистических объемов печати и копирования по каждому периферийному устройству.Also, the problem solved by the proposed utility model is to determine the average print and copy volumes for each peripheral device.

Кроме того, задачей, решаемой полезной моделью является определение себестоимости одного отпечатанного или откопированного листа по каждому периферийному устройству.In addition, the problem solved by the utility model is to determine the cost of one printed or copied sheet for each peripheral device.

Еще одной задачей, решаемой предлагаемой полезной моделью является оперативное определение износа каждого периферийного устройства.Another problem solved by the proposed utility model is the operational determination of the wear of each peripheral device.

Также, еще одной задачей, решаемой предлагаемой полезной моделью является контроль документопотоков, содержащих конфиденциальную информацию и требующих повышенной степени контроля.Also, another task solved by the proposed utility model is the control of document flows containing confidential information and requiring an increased degree of control.

Еще одной задачей, решаемой предлагаемой полезной моделью является перераспределение заданий на печать между периферийными устройствами в зависимости от количества страниц в задании периферийных устройств с целью снижения затрат на бумажный оборот.Another problem solved by the proposed utility model is the redistribution of print jobs between peripheral devices depending on the number of pages in the task of peripheral devices in order to reduce paper costs.

Сущность предлагаемой полезной модели заключается в том, что система оптимизации документооборота содержит по меньшей мере один сервер, подключенный к сети передачи данных, причем к упомянутой сети передачи данных подключено по меньшей мере одно пользовательское устройство, при этом упомянутый сервер соединен с по меньшей мере двумя периферийных устройствами, причем упомянутый сервер соединен с по меньшей мере одним устройством вычисления объемов печати и копирования, с по меньшей мере одним устройством вычисления объемов печати и копирования по каждому периферийному устройству, с по меньшей мере одним датчиком технического износа периферийного устройство, причем на накопителе данных сервера содержится The essence of the proposed utility model lies in the fact that the workflow optimization system contains at least one server connected to a data network, and at least one user device is connected to said data network, while said server is connected to at least two peripheral devices, said server being connected to at least one device for calculating print volumes and copying, with at least one device for calculating print volumes and to drinking tests for each peripheral device, with at least one peripheral device technical wear sensor, and the server data storage device contains

информация о себестоимости одного отпечатанного или от копированного листа по каждому из по меньшей мере двух периферийных устройств.information on the cost of one printed or from a copied sheet for each of at least two peripheral devices.

Техническим результатом, достигаемым при реализации предлагаемой полезной модели, является определение среднестатистических объемов печати и копирования по подразделениям и пользователям.The technical result achieved by the implementation of the proposed utility model is to determine the average print and copy volumes by departments and users.

Также, техническим результатом, достигаемым при реализации предлагаемой полезной модели, является определение среднестатистических объемов печати и копирования по каждому периферийному устройству.Also, the technical result achieved by the implementation of the proposed utility model is the determination of the average print and copy volumes for each peripheral device.

Кроме того, техническим результатом, достигаемым при реализации предлагаемой полезной модели, является определение себестоимости одного отпечатанного или откопированного листа по каждому периферийному устройству.In addition, the technical result achieved by the implementation of the proposed utility model is to determine the cost of one printed or copied sheet for each peripheral device.

Еще одним техническим результатом, достигаемым при реализации предлагаемой полезной модели, является оперативное определение износа каждого периферийного устройства.Another technical result achieved by the implementation of the proposed utility model is the operational determination of the wear of each peripheral device.

Также, еще одним техническим результатом, достигаемым при реализации предлагаемой полезной модели, является определение документопотоков, содержащих конфиденциальную информацию и требующие повышенной степени контроля.Also, another technical result achieved by the implementation of the proposed utility model is the identification of document flows containing confidential information and requiring an increased degree of control.

Еще одним техническим результатом, достигаемым при реализации предлагаемой полезной моделью является перераспределение заданий на печать между периферийными устройствами в зависимости от количества страниц в задании периферийных устройств с целью снижения затрат на бумажный оборот.Another technical result achieved by the implementation of the proposed utility model is the redistribution of print jobs between peripheral devices depending on the number of pages in the task of peripheral devices in order to reduce paper costs.

Указанные технические результаты достигаются за счет заявленного выполнения системы оптимизации документооборота, The indicated technical results are achieved due to the declared implementation of the document management system,

содержащей сервер, подключенный к сети передачи данных. При необходимости можно использовать два и более серверов. К упомянутой сети передачи данных подключено одно, два, три или более пользовательских устройств, количество которых определяется производственной необходимостью. Сервер, подключенный к сети передачи данных, соединен также с несколькими, по меньшей мере двумя, периферийными устройствами. Кроме того, сервер соединен с устройством вычисления объемов печати и копирования, с устройством вычисления объемов печати и копирования по каждому периферийному устройству, с датчиком технического износа периферийного устройства. Количество устройств вычисления объемов печати и копирования, а также устройств вычисления объемов печати и копирования по каждому периферийному устройству и датчиков технического износа периферийного устройства может быть более одного (два, три и более). Их количество определяется производственными потребностями и решаемыми задачами.containing a server connected to a data network. If necessary, you can use two or more servers. One, two, three or more user devices are connected to the data transmission network, the number of which is determined by the production need. A server connected to a data network is also connected to several at least two peripheral devices. In addition, the server is connected to a device for calculating print and copy volumes, with a device for calculating print and copy volumes for each peripheral device, with a sensor for technical wear of the peripheral device. The number of devices for calculating print and copy volumes, as well as devices for calculating print and copy volumes for each peripheral device and sensors for technical wear of a peripheral device can be more than one (two, three or more). Their number is determined by production needs and tasks to be solved.

Накопитель данных сервера содержит информацию о себестоимости одного отпечатанного или от копированного листа по каждому из периферийных устройств.The server data storage device contains information about the cost of one printed or from a copied sheet for each of the peripheral devices.

Сервер, входящий в состав заявленной системы, может представлять собой обычный сервер, используемый в локальных сетях или сети Интернет, например, на базе обычного персонального IBM-совместимого компьютера, на базе компьютеров производства фирмы Apple и т.д. На носителе данных (например, на жестком диске) сервера содержится (и постоянно пополняется?) база данных, содержащая сведения о каждом периферийном устройстве и о каждой операции, произведенной каждым периферийным устройством.The server included in the claimed system can be a regular server used in local networks or the Internet, for example, based on a regular personal IBM-compatible computer, based on computers manufactured by Apple, etc. The data carrier (for example, on the hard disk) of the server contains (and is constantly updated?) A database containing information about each peripheral device and about each operation performed by each peripheral device.

Пользовательским устройством, входящим в состав заявленной системы является обычный персональный компьютер, соединенный с сетью передачи данных (например, с локальной сетью). В случае, если сеть The user device that is part of the claimed system is a regular personal computer connected to a data network (for example, a local area network). In case the network

передачи данных является беспроводной сетью передачи данных (Bluetooth, Wi-Fi и т.п.), пользовательское устройство должно быть оборудовано соответствующим устройством (Bluetooth, Wi-Fi и т.п.) для подключения к данному типу беспроводной сети передачи данных. Иными словами, в таком случае пользовательским устройством может являться как персональный компьютер, так и КПК, смартфон, телефон с поддержкой Bluetooth и/или Wi-Fi и т.п.Data transfer is a wireless data transfer network (Bluetooth, Wi-Fi, etc.), the user device must be equipped with an appropriate device (Bluetooth, Wi-Fi, etc.) to connect to this type of wireless data transfer network. In other words, in this case, the user device can be either a personal computer, a PDA, a smartphone, a phone with Bluetooth and / or Wi-Fi support, etc.

Периферийными устройствами, входящими в состав предлагаемой системы являются принтеры и/или копировальные аппараты и/или принтеры с возможностью сканирования документов. Упомянутые устройства должны быть выполнены с возможностью подключения к сети передачи данных (т.н. сетевые принтеры). В случае если сеть передачи данных является беспроводной сетью передачи данных, периферийное устройство должно поддерживать соединение с данным типом беспроводной сети передачи данных или соединяться с данной беспроводной сетью передачи данных с помощью адаптера. Например, в случае, если беспроводная сеть передачи данных является сетью типа Wi-Fi, то обычный сетевой принтер можно соединить с упомянутой беспроводной сетью передачи данных с помощью адаптера Wi-Fi к принтеру (например с помощью адаптера Nikon Wi-Fi PD-10 или радиоитерфейса Citzen CLP 521 IR, в случае если в качестве периферийного устройства используется принтер Citzen CLP 521).The peripheral devices that make up the proposed system are printers and / or copy machines and / or printers with the ability to scan documents. The devices mentioned must be configured to connect to a data network (so-called network printers). If the data network is a wireless data network, the peripheral device must be connected to this type of wireless data network or connected to this wireless data network using an adapter. For example, if the wireless data network is a Wi-Fi network, then a regular network printer can be connected to the mentioned wireless data network using a Wi-Fi adapter to a printer (for example, using a Nikon Wi-Fi PD-10 adapter or radio interface of Citzen CLP 521 IR, if a Citzen CLP 521 printer is used as a peripheral device).

Устройство вычисления объемов печати и копирования и устройство вычисления объемов печати и копирования по каждому периферийному устройству может быть выполнено в качестве блока, входящего в состав стандартного сетевого принтера.A device for calculating print and copy volumes and a device for calculating print and copy volumes for each peripheral device can be implemented as a unit included in a standard network printer.

Предлагаемая система работает следующим образом.The proposed system works as follows.

Вычисление среднестатистических объемов печати происходит следующим образом. При поступлении команды на печать от The calculation of the average print volumes is as follows. When a command to print from

пользовательского устройства периферийное устройство автоматически подсчитывает количество листов, которое необходимо напечатать, сохраняет эти данные в своей памяти и производит печать. После окончания печати сервер сети передачи данных получает от устройства вычисления объемов печати соответствующего периферийного устройства количество отпечатанных листов и сохраняет эти данные в своей базе данных. Подсчет среднестатистического значения объемов печати производится путем вычисления сервером среднего арифметического количества отпечатанных данным периферийным устройством за заданный период времени. При этом подсчитанное среднестатистическое значение объемов печати сохраняется в базе данных сервера. Вычисление среднестатистических объемов копирования происходит по аналогичной схеме.the user device, the peripheral device automatically calculates the number of sheets to be printed, stores this data in its memory, and prints. After printing, the data network server receives from the device for calculating the print volume of the corresponding peripheral device the number of printed sheets and stores this data in its database. The calculation of the average statistical value of print volumes is performed by calculating by the server the arithmetic average of the number printed by this peripheral device for a given period of time. In this case, the calculated average value of print volumes is stored in the server database. The calculation of the average volume of copying occurs in a similar way.

Определение себестоимости одного отпечатанного или откопированного листа по каждому периферийному устройству происходит следующим образом. Из базы данных сервера запрашиваются сведения о требуемом периферийном устройстве (данные об обновлении картриджа, и количестве израсходованной бумаги и т.п.). Исходя из запрошенных данных, сервер подсчитывает себестоимость каждого отпечатанного листа данного периферийного устройства.The cost of one printed or copied sheet for each peripheral device is determined as follows. From the server database, information is requested about the required peripheral device (data on updating the cartridge, and the amount of paper used, etc.). Based on the requested data, the server calculates the cost of each printed sheet of this peripheral device.

В случае если в периферийном устройстве закончилась бумага, необходимо заменить картридж, произошло замятие бумаги или произошла какая-либо поломка блока периферийного устройства, то от датчика технического износа периферийного устройства соответствующего периферийного устройства на сервер отправляется соответствующее сообщение, которое сохраняется в базе данных и одновременно отображается на мониторе сервера.If the peripheral device runs out of paper, it is necessary to replace the cartridge, a paper jam has occurred or any breakdown of the peripheral device block has occurred, then a corresponding message is sent to the server from the peripheral device wear indicator of the corresponding peripheral device, which is stored in the database and displayed simultaneously on the server monitor.

Также сервер периодически (например, раз в 2-3 месяца) осуществляет сбор статистической информации об объемах печати и Also, the server periodically (for example, once every 2-3 months) collects statistical information about print volumes and

копирования в подразделениях и по каждому пользователю от каждого пользовательского устройства, подключенного к сети передачи данных предлагаемой системы.copying in departments and for each user from each user device connected to the data transmission network of the proposed system.

Предлагаемая система также позволяет на основании полученных и обработанных сервером результатов от периферийных устройств и пользовательских устройств вырабатывать рекомендации по наиболее рациональному составу и распределению периферийного оборудования между подразделениями (пользователями), по укрупненному распределению потоков печати и копирования между оборудованием, по установлению квот на объемы печати и копирования по подразделениями (пользователям), по максимально допустимому объему печати на персональных периферийных устройствах, причем данные подсчеты производятся с помощью существующего программного обеспечения.The proposed system also allows, based on the results received and processed by the server, from peripheral devices and user devices to develop recommendations on the most rational composition and distribution of peripheral equipment between units (users), on an enlarged distribution of print and copy flows between equipment, on setting quotas for print volumes and copying by departments (users), by the maximum allowable print volume on personal peripheral devices, and these calculations are made using existing software.

Кроме того, собранные и сохраненные в базу (в базе???) данных сервера статистические данные позволяют произвести рационализацию состава и распределения периферийного оборудования между подразделениями (пользователями), осуществлять контроль и учет процессов печати и копирования, создания, просмотра и анализа базы данных отпечатанных (откопированных) документов, обеспечивать автоматическое перераспределение потоков печати в зависимости от объема, создавать условия для регулярного предоставления аналитических отчетов, содержащих информацию о текущем состоянии периферийного оборудования, бумажного документооборота и затратах на его организацию, а также проводить дистанционный мониторинг технического состояния периферийного оборудования.In addition, the statistics collected and stored in the database (in the database ???) of the server data allow rationalization of the composition and distribution of peripheral equipment between departments (users), control and accounting of printing and copying processes, creation, viewing and analysis of the printed database (copied) documents, provide automatic redistribution of print flows depending on the volume, create conditions for the regular provision of analytical reports containing information information about the current state of peripheral equipment, paperwork and the costs of its organization, as well as remote monitoring of the technical condition of peripheral equipment.

Пример реализации устройства. Например, в очереди на печать в первом периферийном устройстве стоит большее количество страниц, чем во втором периферийном устройстве. В этом случае сервер выполняет перераспределение заданий на печать между периферийными An example implementation of the device. For example, a print queue in the first peripheral device has more pages than in the second peripheral device. In this case, the server redistributes print jobs between peripheral

устройствами, т.е. направляет на печать страницы на второе периферийное устройство для уменьшения количества израсходованной бумаги в первом периферийном устройстве и осуществляя тем самым оптимизацию распределения документооборота и снижение затрат на бумажный оборот. При этом на пользовательское устройство, с которого было отправлено задание на печать на первое периферийное устройство, от сервера отправляется сообщение, содержащее информацию о том, что данное задание на печать было перераспределено на второе периферийное устройство.devices i.e. sends to print a page on the second peripheral device to reduce the amount of paper consumed in the first peripheral device and thereby optimizing the distribution of document flow and reducing the cost of paper circulation. In this case, a message containing information that the print job was redistributed to the second peripheral device is sent from the server to the user device from which the print job was sent to the first peripheral device.

Организация комплексного технического обслуживания предлагаемой системы, обеспечивающего бесперебойную работу оборудования осуществляется за счет наличия технического администратора, использующего дистанционный мониторинг технического состояния, а также поставок расходных материалов и запасных частей.The organization of comprehensive maintenance of the proposed system, ensuring the uninterrupted operation of equipment is carried out due to the presence of a technical administrator using remote monitoring of the technical condition, as well as the supply of consumables and spare parts.

При необходимости, используя базу данных сервера, возможно осуществить разработку смет затрат на будущие периоды по обеспечению бумажного документооборота.If necessary, using the server database, it is possible to develop cost estimates for future periods to ensure paper workflow.

Claims

A workflow optimization system comprising at least one server connected to a data network, wherein at least one user device is connected to said data network, said server being connected to at least two peripheral devices, said the server is connected to at least one device for calculating print and copy volumes, at least one device for calculating print and copy volumes for each peripheral device, at least it least one wear sensor technical peripheral device, wherein the server data store contains information on the cost of the printed or copied sheet for each of the at least two peripheral devices.