KR20180109163A - 이메일을 통한 자료통합 시스템이 구비된 전문가용 업무관리 운영시스템 - Google Patents

Abstract

본 발명은 전문가용 업무관리 운영시스템에 대한 것이다. 본 발명에서는 이메일과 전산자료에 의하여 주고받는 모든 데이타와 이미지, 첨부파일은 통제서버를 통하여 모두 자동으로 분류되어 저장된다. 분류되어 저장된 데이타는 자료파트에 항목별로 자동으로 임시 입력되며, 상기 자동으로 항목별로 임시 입력된 데이타는 작업자에 의하여 검토되어 예비 확정되며, 예비 확정된 데이타는 책임자에 의하여 재검토되어 확정된다.
전문가용 업무관리 운영시스템은 재무관리 파트가 포함 된다. 재무파트에는 은행의 통장에 대한 데이타가 실시간으로 재무파트에 연동되어 자료가 전송되어 오며; 상기 통장의 데이타가 재무파트의 데이타의 항목에 자동으로 입력이 처리된다. 상기 재무파트의 데이타는 회계관리 프로그램과 연계되어 자체적으로 회계정리가 수행된다.
재무파트의 자료 중에서 일정부분이 프로그램에 의하여 랜덤하게 표본 추출되어 오너에게 직접 확인하도록 하는 감시기능을 추가한 것을 특징으로 한다.

Description

이메일을 통한 자료통합 시스템이 구비된 전문가용 업무관리 운영시스템 {Professional operation management system with integrated data integration system via email}

이메일을 통한 자료통합 시스템이 구비된 전문가용 업무관리 운영시스템에 대한 것이다. 많은 자료를 정리하며 관리하는 전문가용 업무관리에서는 자료들을 효율적으로 관리하는 것이 필요하다.

자료를 정리하며 관리하는 인력이 있다. 특히 기일관리가 필요로 되는 전문업무를 하는 경우에는 정확한 업무관리 운영시스템이 요구된다.

이러한 취지로 기존에도 여러 가지 형태의 전문가용 업무관리 운영시스템이 존재한다.

본 발명에서는 전문가란 변리사, 변호사, 세무사, 회계사, 노무사, 의사 등의 전문업에 종사하는 사람들을 의미한다. 특히 전문가들 중에서 기일관리 등이 요구되는 변리사와 변호사에 있어서 본 발명은 더욱 유용하다.

전문가용 업무관리 운영시스템에서 주고받는 모든 자료에 대하여 체계적으로 정리를 하며 보관하는 것은 대단히 중요하다. 이러한 자료를 정리하는 것에 인력이 활용되지만 많은 자료를 정확히 분류하여 저장하고, 저장된 자료로부터 필요한 자료만을 불러들이기란 용이치가 않다.

본 발명은 주고받는 모든 자료에 대하여 검색 가능한 형태로 자료를 정리하며 분류하여 보관하도록 하는 시스템을 구비한다. 특히 이메일이나 전산을 통하여 주고받는 자료, 이미지, 첨부파일 등에 대한 모든 자료를 자동으로 수신하여, 키워드를 지정하고 분류하여 자료들을 자동으로 보관되게 한다.

이러한 자료들은 자료의 성격에 따라서 필요한 자료정리 프로그램에 자동으로 입력이 되도록 한다. 필요한 항목에 필요한 자료들이 입력이 되도록 하며, 검색을 통하여 필요한 자료의 원문을 신속히 찾을 수가 있도록 한다.

이메일을 통하여 주고받는 자료는 대부분 문자로 되어 있다. 수신자, 발신자, 발신일자, 수신일자, 제목, 내용, 내용 중의 숫자, 내용 중의 키워드 등등을 바탕으로 이메일의 분류작업이 자동으로 진행되며, 검색 가능한 형태로 분류되어 날자 순으로 체계적으로 저장이 된다.

물론 첨부된 이미지나 첨부된 파일도 키워드가 자동 배정되어 자동 저장이 되며, 검색에 의하여 용이하게 불러올 수가 있도록 한다.

수많은 종류의 자료들이 이 같은 방법으로 체계적으로 분류되어 저장되며 검색이 가능하도록 하며, 이들 저장된 자료들은 전문가용 업무관리 운영시스템에서 사용되는 자료창의 항목별로 자동으로 입력이 된다.

물론 자동으로 입력된 자료는 임의 자료이며, 담당자의 확인작업을 통하여 자료로 확정이 된다.

본 발명을 사용하면 인력의 활용이 효율적으로 일어나며, 자료를 정리하는 부분에 대한 업무실수를 줄일 수가 있게 된다.

본 발명은 기본적으로 자료의 자동분류 및 정리와 저장이 이루어진다. 그 외에도 저장된 자료의 분석 및 관리가 진행된다. 필요한 형태로 자료가 가공되어 이해하기 쉬운 형태로 보여지도록 한다. 그래프나 도표 등을 사용하여 자료들이 필요한 형태로 가공되어 보여지도록 한다.

본 발명에서는 자료들의 효율적인 분류와 저장, 그리고 검색과 분석과 관리가 상당히 중요한 요소가 된다.

실무자는 종래에는 관리자료에 접근하여 필요한 자료를 확인하는 수준에서 업무관리 운영시스템이 활용되는 정도였다.

그러나 본 발명에서는 모든 업무를 본 발명의 업무관리 운영시스템 안에서 진행할 수가 있도록 한다. 실무를 진행하면서 필요한 모든 자료들을 용이하게 불러와서 작업을 행할 수가 있도록 하며, 진행된 작업이 용이하게 저장되게 한다.

추가 작업을 하고자 할 때, 이전에 작업한 내용에 쉽게 접근을 할 수가 있도록 하여 연속 작업을 가능하게 한다. 즉 실무자의 모든 작업은 본 발명의 업무관리 운영시스템에 접속하여, 본 발명의 업무관리 운영시스템의 내부에서 모든 작업이 이루어 지고, 저장되고, 활용이 되도록 한다.

또한 본 발명의 업무관리 운영시스템에서 진행되는 모든 스케줄과 관리는 이메일과 핸드폰을 통하여 연동이 된다. 중요한 메세지나 경고를 자동으로 사용자에게 알려주도록 한다. 외부에서도 핸드폰이나 인터넷을 통하여 업무관리 운영시스템에 접근가능하도록 한다. 모바일을 통하여 접근 가능하다. 모바일을 통하여 문자나 이메일을 보내면 그 자료가 바로 분류 저장되며 입력된다.

또한 경리자료에서, 통장이나 카드를 통하여 진행되는 자금의 흐름은 자료를 실시간으로 전송받아 경리자료에 반영된다. 경리자료는 회계 프로그램과 연동하여 회계자료를 분석 및 분류된다. 이같이 정리된 자료는 일정 주기로 회계사무소에 보내어져 세무자료를 활용된다.

본 발명은 전문가용 업무관리 운영시스템에서 효율적인 검색과 자료정리가 가능하며, 동시에 실무처리를 운영시스템 내에서 할 수가 있도록 한다.

본 발명에서는 이메일과 전산자료에 의하여 주고받는 모든 데이터와 이미지, 첨부파일은 통제서버를 통하여 모두 자동으로 분류되어 저장된다. 상기 분류되어 저장된 데이터는 자료파트에 항목별로 자동으로 임시 입력되며, 상기 자동으로 항목별로 임시 입력된 데이터는 작업자에 의하여 검토되어 예비 확정된다. 예비 확정된 데이터는 책임자에 의하여 재검토되어 확정된다.

본 발명의 상기 전문가용 업무관리 운영시스템은 재무관리 파트가 포함되어 있다. 재무파트에는 은행의 통장에 대한 데이터가 실시간으로 재무파트에 연동되어 자료가 전송된다. 상기 통장의 데이터가 재무파트의 데이터의 항목에 자동으로 입력이 처리된다. 상기 재무파트의 데이터는 회계관리 프로그램과 연계되어 자체적으로 회계정리가 수행된다.

재무파트의 자료 중에서 일정부분이 프로그램에 의하여 랜덤하게 표본 추출되어 오너에게 직접 제공된다. 오너는 표본 자료를 직접 확인하여 감시기능을 할 수가 있게 한다.

본 발명은 자료의 자동입력이 가능하다. 입력된 자료들과 저장된 자료들에 대한 검색이 용이하다. 입력된 자료들은 모두 통신수단을 통하여 모바일과 이메일로 송수신 가능하다. 입력된 자료들은 분석 및 관리된다. 적절한 형태로 주기적으로 내용이 분석 및 관리되어 관리자와 실무자에게 고지된다.

입력된 자료는 엑셀 자료를 업로드 하여 일괄정리를 할 수가 있다. 엑셀자료의 업로드에 의하여 일괄 비교분석을 행할수도 있다.

도 1은 전문가용 업무관리 운영시스템의 주요 시스템 구성을 설명한다.
도 2는 본 발명의 전문가용 업무관리 운영시스템에서 검색시의 디스플레이 구조에 대한 설명도이다.
도 3는 본 발명의 전문가용 업무관리 운영시스템에서 검색식의 일 실시예를 보인 것이다.
도 4는 본 발명의 전문가용 업무관리 운영시스템의 메인창에 대한 실시예이다.
도 5는 효율적 고객관리를 위한 서비스에 대한 설명도이다.
도 6은 오너용 진단 프로그램에 대한 설명도이다.
도 7은 이 메일의 데이터 저장에 대한 실시예이다.

본 발명은 전문가용 업무관리 운영시스템에 대한 것이다.

본 발명에서는 특히 특허사무소용 운영시스템을 중심으로 설명을 한다. 본 발명의 가장 큰 특징은, 자료관리에 대한 효율성과 검색을 용이하게 하도록 하는 것이다. 종래에는 인력에 의하여 자료를 일일이 입력하였다. 그러나 지금은 대부분 이메일과 전산자료에 의하여 데이타를 주고받는 것이 보편적인 업무형태가 되었다.

이러한 데이타를 인식하여, 주고받는 데이타를 분류하여 저장하고, 저장된 데이타를 효율적으로 검색하면 업무의 효율을 극대화 시킬 수가 있다. 이는 업무의 실수를 방지할 수가 있는 장점도 제공한다. 특허의 경우에는 주로 특허사무소와 특허청 간의 전자문서의 송수신이 대부분이다. 그리고 해외 출원 건이 있으면, 해외 대리인과의 이메일의 송수신이 대부분이다. 고객과의 관계에서도 대부분 이메일을 통하여 자료의 송수신을 하고 있다.

본 발명에서는 이메일로 데이타를 주고받는 모든 정보들을 자동적으로 웹사이트에서 분류 및 저장하게 하며, 이를 검색할 수 있게 한다. 특허청과의 주고받는 모든 전자문서들도 자동적으로 분류 및 저장되게 한다. 물론 자료들을 필요한 형태로 분석하여 경영의 자료를 활용을 할 수가 있게 한다.

이러한 시스템의 구축을 통하여, 업무의 실수를 방지하고 인력을 최대한 효율적으로 활용할 수가 있도록 한다.

전문가용 업무관리 운영시스템에서 가장 기본적인 것은 자료의 입력과 관리에 대한 부분이다. 기초적으로 자료가 확보되면, 그 후에 자료의 분석과 관리를 할 수가 있게 된다. 자료의 분석에는 실적과 손익분석이 중요하며, 이를 위하여 그래프 또는 도표로 알기 쉽게 표현을 할 수가 있다. 관리를 위하여 기일등의 주요 항목에는 경고를 하는 경고시스템을 도입하며, 이러한 내용을 이메일과 핸드폰을 통하여 자동으로 통지를 할 수가 있게 한다.

기존의 전문가용 업무관리 운영시스템에서는 웹사이트 또는 프로그램은 자료를 입력하고 관리하는 기능이 대부분이었다. 그러나 본 발명에서는 업무에 대한 종사자들이 실무를 본 웹사이트 또는 프로그램을 통하여 보게 한다. 종래에는 실무사가 업무를 진행하면서 필요시에는 자료를 찾기 위하여 전문가용 업무관리 운영시스템에 접근하고, 자료를 확인하면 다시 운영시스템에서 빠져나와서 실무작업을 하였다. 그러나 본 발명에서는 실무자의 업무자체가 전문가용 업무관리 운영시스템 안에서 일어나도록 하여, 업무수행의 효율성을 높일 수가 있게 한다.

이를 위하여서는 검색의 기능이 용이하며 신속 정확할 필요가 있다. 작업자가 작업한 내용이 잘 보존되어 이어서 업무를 진행하는 것이 편리하도록 기능을 제공한다. 업무 중에 필요한 자료를 언제든지 호출하여 사용할 수가 있도록 신속한 자료 검색시스템이 구축된다. 각 작업자에게 주어진 ID에 대하여, 작업자 간의 간섭이 방지되도록 하는 시스템도 구축된다.

본 발명에서 또 다른 특징의 하나는 은행자료와 재무자료가 연동이 되어 자동으로 처리를 하도록 하는 것에 있다. 입력된 재무자료는 회계프로그램과 연동되어 세무 및 회계정리가 기본적으로 마련될 수가 있도록 한다. 이러한 시스템을 통하여 경리업무의 실수가 많이 방지가 된다.

프로그램은 재무자료 중에서 일정부분을 랜덤하게 표본 추출하여 오너에게 확인을 할 수가 있도록 한다. 이 기능을 통하여 오너는 경리자료가 현실과 맞는지를 확인할 수가 있어 경리기능의 감시기능을 원활히 수행할 수가 있게 된다.

본 발명의 다양한 기능들은 직급에 따라서, 직책에 따라서 접근할 수가 있는 범주를 세팅할 수가 있게 한다. 여러 가지 공지기능과 알람기능 및 경고기능을 갖게한다. 특히 스케쥴 관리기능을 통하여, 모든 사용자에 대한 스케쥴 내용이 자동으로 핸드폰 또는 이메일로 보내도록 하여 일정관리가 수행되게 한다.

이하에서 본 발명을 상술한다.

도 1은 전문가용 업무관리 운영시스템의 주요 시스템 구성을 설명한다.

전체는 1.각종 자료 입력부 2.자료의 관리 분석 검색부 3.실무 처리부 4.전산 및 통신시스템으로 구축이 된다.

1.각종 자료 입력부에는 국내출원 자료, 해외 출원자료, 대인자료, 재무자료를 포함한다.

2.자료의 관리 분석 검색부는 기일관리, 그래프분석, 스케쥴 관리, 검색기능을 포함한다.

3.실무 처리부는 상담,약정,출원,OA,심판의 실무를 진행한다.

4.전산 및 통신시스템은 모든 이메일 송수신, 네트 웍, 백업과 보안, 저장에 대한 기능을 수행한다.

본 발명의 시스템은 크게 자료파트, 분석파트, 전산파트로 나눠진다.

자료파트는 국내 출원자료, 해외 출원자료, 대인자료, 재무자료를 포함한다.

분석파트는 기일관리(경보) 파트, 그래프 분석(실적 및 재무) 파트, 스케쥴 관리 파트, 검색파트, 실무파트를 포함한다.

전산파트는 이메일 송수신 파트, 내부 메신저 파트, 자체 백업과 보안 파트를 포함한다.

국내 출원자료 파트는, 국내 출원과 PCT 출원에 대한 자료를 입력, 출력, 관리한다. 이에는 특허청에 출원 건의 심사, 등록, 연차에 대한 자료를 포함한다. 이들 자료는 특허청에 전산으로 자료를 제출하거나 특허청으로부터 자료를 통지받은 자료에서 프로그램에 의하여 자동적으로 해당 자료들이 입력되도록 구성한다.

이같이 입력된 자료들은 확인을 위하여 담당자에 의하여 자료에 대한 컨펌과 상급자에 의한 재컨펌을 통하여 자료로서 확인입력이 되도록 한다.

출원, 심사, 등록, 연차란에 들어가야만 하는 항목에 공백이 있으면 자동경고로 자료 보강을 하게 한다. 일괄작업을 위하여 특허청자료를 엑셀로 일관 업로드하면 입력된 자료와 일괄 비교 업로드 자료가 비교 검토되고, 수정할 부분을 표시가 나게 하여 수정을 할 수가 있도록 한다.

해외 출원자료 파트는, 해외 출원에 대한 자료의 입력,출력,관리에 대한 것을 처리한다. 이들은 해외 출원건에 대한 심사, 등록, 연차에 대한 자료들이 입력 출력 관리되는 것이다. 이러한 자료들은 해외 대리인에게 제출하는 이메일 및 관련 파일 또는 해외 대리인으로부터 통지받은 이메일 및 관련 파일에서부터 자동적으로 해당 자료가 입력되도록 한다. 이같이 입력된 자료들은 확인을 위하여 담당자에 의하여 자료에 대한 컨펌과 상급자에 의한 재컨펌을 통하여 자료로서 확인입력이 되도록 한다.

출원, 심사, 등록, 연차란에 들어가야만 하는 항목에 공백이 있으면 자동경고로 자료 보강을 하게 한다. 일괄작업을 위하여 특허청자료를 엑셀로 일관 업로드하면 입력된 자료와 일괄 비교 업로드 자료가 비교 검토되고, 수정할 부분을 표시가 나게 하여 수정을 할 수가 있도록 한다.

해외 출원자료 파트의 일부 코너에는 거래를 할 수 있는 해외 대리인들과 홈페이지 및 이메일과 연결될 수 있는 안내처를 마련한다. 특히 상호간에 교환특허를 이룰 수가 있는 교환출원 안내 웹사이트와 연결하여 해외 출원에 대한 편의를 제공한다.

대인자료 파트는, 주로 업무와 연관된 사람과의 자료를 정리하는 곳이다. 업무와 연관된 사람에는 출원인, 심사관, 거래 대리인, 고객 등이 있다. 이들에 대한 자료는 주고받는 이메일에서 또는 명함관리를 바탕으로 기초 데이터 베이스가 구축이 된다. 물론 이들의 자료는 엑셀로 정리하여 일괄적으로 업로드 하거나 자료정비를 할 수가 있도록 하는 것이 편리하다. 사람에 대한 자료는 이름, 영문이름, 주소, 전화번호, 이메일, 사무소명칭, 팩스, 핸드폰, 홈페이지, 특징 등등의 자료가 기본적으로 입력이 된다. 그 이외에도 해당 사람과 관련된 정보들이 추가된다. 예를 들면 접촉된 경위, 이력, 주소와 전화번호의 변경관계 등이 정보가 누적 기록되며 관리되도록 한다.

재무자료 파트는, 특허사무소에 관련된 자금의 흐름에 대한 정보를 입력, 출력, 관리하는 곳이다. 자금의 입금, 출금, 미수금, 미송금, 예치금 등이 관리된다. 이들의 자금에 대한 정보는 통장과 연동되어 통장의 기록사항이 바로 반응되어 관리되도록 하는 것이 편리하다. 이들 자료는 회계관리 프로그램과 연동되어, 프로글매에 의하여 기록된 내용들이 회계적으로 세무적으로 잘 정리되도록 한다. 이같이 정리된 자료는 바로 주기적으로 회계사무소에 보내어져 세금에 대한 자료로 활용한다.

이러한 작업은 경리를 담당하는 사람의 업무를 줄여주며, 업무실수에 대한 우려를 미리 방지를 할 수가 있게 한다. 재무관련 파트에 청구서에 대한 자료를 구축할 수도 있다.

자금의 지출부분에 대한 통제기능으로서, 책임자의 관리감독을 더욱 명확히 할 수가 있도록 감독기능을 부가할 수가 있다. 프로그램에 의하여 랜덤하게 추출된 자료를 관리자에게 주기적으로 제공하여 관리자 직접 실제상황이 그대로 진행되었는지를 체크하는 관리감독을 기능을 부가할 수가 있다. 이는 모든 지출자료를 확인하지 않는다 하더라도 부분적인 랜덤한 지출과정에 대한 감독을 함으로써 경리처리에 대한 안정성을 높게 유지를 할 수가 있게 한다.

상기의 입력된 자료들을 기반으로 필요한 관리 및 분석기능을 도입하여, 업무의 실수를 방지하게 할 뿐만 아니라 신속하고 정확한 업무 내역을 파악할 수가 있도록 하는 것이 중요하다.

본 발명에서는 이들을 분석파트라 정의한다. 분석파트는 기일관리(경보) 파트가 가장 중요하다. 기일을 놓치면 중대한 법적인 문제가 발생하기 때문이다.

기일관리 파트는, 경보시스템을 갖는다. 관리주기를 세팅하여 자동으로 관리 리스트가 표시되도록 한다. 긴급 건에 대하여서는 이메일 또는 핸드폰으로 위험수위가 통지되도록 한다.

실적에 대하여 처리 건수를 기준으로 월별, 연도별로 분석을 하도록 그래프 및 도표를 제공하게 한다. 수익을 기준으로 월별, 연도별로 분석을 하도록 그래프 및 도표를 제공하게 한다.

분석파트의 일부로서 스케쥴 관리 파트를 넣을 수가 있다. 여러 직원이 함께 사용하므로 개인별의 인식을 가능하도록 하기 위하여 직원마다 ID를 부여하여 관리를 하도록 하는 것이 바람직하다.

분석파트의 중요부는 검색파트이다. 검색은 기본적으로 키워드를 중심으로 신속하고 정확하게 전체 데이터에 대하여 찾고자 하는 자료를 정확히 찾도록 하는 기능을 제공한다. 이러한 검색을 위하여 모든 자료들은 색인어와 함께 검색이 편리하도록 분류되어 저장이 된다. 주고받는 모든 이메일과 첨부파일이 분류되어 저장되며, 입력 되어져 있는 모든 데이타 검색에 사용된다.

검색과 더불어 실무파트가 운영된다. 모든 실무자들은 페이퍼레스로 업무를 볼 수가 있도록 시스템이 구축된다. 이를 위하여 필요한 자료가 즉각 제공되도록 하는 것이 필요하며, 제공된 자료에 대하여 실무자가 작업을 하면 바로 저장이 되어 이어서 작업을 언제든지 가능할 수가 있도록 한다. 이러한 실무파트에는 각 작업자마다 부여된 ID에 의하여 업무를 쉽게 접근을 할 수가 있게 한다.

작업자가 작업한 내용이 잘 분류되어 저장되며, 해당 내용을 언제든지 불러서 작업이 가능하도록 하는 것이 필요하다. 물론 이렇게 작업이 진행된 모든 자료는 자동으로 시스템 전체에서 백업되지만 각 작업자를 위한 저장공간이 별도로 배정되어 작업자의 사용이 편리하도록 하여 준다.

그래프 분석파트는 실적 건수와 수익에 대하여 주로 수행된다. 이들은 월별,연도별로, 실적 그래프분석 - 출원, 등록, 연차에 대한 건수기준으로 그래프 분석이 이뤄진다. 수익을 기준으로 수지 그래프분석 - 수익, 지출, 손익, 부채, 미송금, 미수금, 예치금에 대한 그래프 분석도 이뤄진다.

스케쥴 관리 파트는, 사용자 ID별로 스케쥴 관리가 이뤄진다. 출장, 미팅 등의 약속 스케쥴도 이메일을 바탕으로 자동으로 입력된다. 입력된 자료는 일정으로 관리되어 메일과 핸드폰으로 연동하여 알려준다.

검색 파트는, 가장 중요한 시스템 중의 일부이다. 모든 자료, 이메일, 이미지, 첨부파일과 특허청과 전산으로 주고받은 모든 자료 등은 기본적으로 날자 순으로 자동 저장된다. 모든 저장된 자료에는 검색을 위한 키워드가 함께 저장이 된다.

이들은 검색 키워드가 배정되어 저장된다. 저장소에서 키워드를 통하여 검색이 가능하도록 한다.

실무파트는, 고객과의 상담, 약정으로부터 시작된다. 그 후 출원에 대한 실무작업과, OA 또는 심판에 대한 실무작업이 있다. 이러한 실무작업은 전문가용 업무관리 운영시스템 안에서 이루어 지도록 한다.

실무자가 자기 ID를 입력하면, 자기 ID 해당업무가 자동 통보 및 호출되며, 정밀검색으로 업무에 신속정확 접근해 업무처리 및 저장이 되도록 한다. 이렇게 하며면 페이퍼레스 업무환경이 구축된다. 물론 이를 위하여 빠르게 화면이 보이도록 하는 것이 필요하다. ID와 직급 또는 임무에 따라서 검색과 자료 접근에 대한 제한을 두게 된다. 즉 소장, 변리사, 경리, 인커밍 실무자, 아웃고잉 실무자, 국내출원 실무자, 해외출원 실무자 등등으로 접근의 한계를 정한다.

이메일 송수신 파트는, 자체 메일링 시스템 구축하여 메일 및 자료의 송수신 시스템을 구축한다. 기본적으로 사무소의 업무와 관련된 모든 이메일을 통합하여 관리하며 저장되도록 한다. 송수신한 모든 자료는 자동 분류되어 자동 저장된다.

내부 메신저 파트는, 자체 메신저 구축한다. 핸드폰과 연동하여 운영한다.

자체 백업과 보안 파트는, 클라우드를 사용하여 바이러스에 대한 대비를 한다. 시스템에 의한 자동 백업구축과 보안장치가 유지되도록 한다.

주기적으로 사무소별 자체백업이 실행되게 한다.

본 발명은 이메일의 송수신을 기반으로 자동 데이타 저장이 시작된다. 특허청과의 전산자료는 기본이다. 대리인간의 이메일 송수신, 고객과의 이메일 송수신이 자동으로 분류 및 저장된다. 이는 특허의 출원, OA, 등록, 연차, 고객과의 이메일 및 직원간의 이메일에도 적용이 된다. 특허사무소에서 특허청 또는 해외 대리인에게 파일 또는 이메일을 주고 받으면 관련된 모든 자료가 자동적으로 모두 관리프로그램에 입력되고,확인 재확인을 통하여 확정된다.

이메일의 정보들을 시간, 이름, 사건, 번호, 키워드 등으로 읽어 들여서 분석하고 분류하고, 입력란에 자동으로 배열되도록 한다.

모든 이 메일은 시간순으로 일괄 보관되며, 관련된 첨부파일이나 이미지 등도 따로 보관되며, 검색을 통하여 불러들이도록 한다. 모든 자료들은 검색식을 통하여 용이하게 관련된 내용을 불러내도록 한다. 데이터 분석을하여 일목요연하게 분석이 가능하도록 구성한다. 이 메일로 보내는 순간, 주로 특허청에 보내는 메일 또는 특허청에서 온 메일은 프로그램에 의하여 이 메일이 바로 분석되며, 관련된 자료들이 바로 저장되고 백업되도록한다.

출장지에서 담당자가 사진을 찍어서 파일명을 붙여서 이메일로 전송하면, 출장내용과 이미지가 즉시 저장되도록 한다.

도 2는 본 발명의 전문가용 업무관리 운영시스템에서 검색시의 디스플레이 구조에 대한 설명도이다. 자료를 검색을 하면, 일부분에는 관련자료 표시부가 나타나고, 일부분에는 관련된 자료의 리스트부가 나타난다. 상기 리스트의 일 부분을 클릭하면 세부 내역이 보이도록 한다. 관련자료 표시부는 저장된 자료들 중에서 해당되는 자료가 일정한 양식으로 보여지게 되는 것이다. 이러한 자료의 가장 대표적인 것으로는 국내 출원자료, 해외 출원자료, 대인 자료, 재무 자료 등이 있다.

이들 각각의 자료들은 모두 표현하기에 가장 좋고, 정리하기에 가장 편리한 형태로 일목요연하게 테이블로 정리가 되어진다.

빠른 작업의 이동을 위하여 일부분에는 여러 자료의 접근과, 관리 프로그램의 접근이 용이하도록 컨택루트가 구성된다. 이메일 송수신과 내부 네트웍과의 연계성도 편리하게 한다.

도 3는 본 발명의 전문가용 업무관리 운영시스템에서 검색식의 일 실시예를 보인 것이다. 저장된 자료에서 여러개의 키워드를 사용하여 신속하게 해당 자료를 불러오는 것은 매우 중요하다. 관련된 모든 자료를 불러오고, 그 중에서 필요한 자료들만 선별적으로 선택하여 보면서, 작업을 할 수가 있도록 하는 것이 편리하다.

키워드에는 주로 기간, 장소, 고유번호, 인명, 이메일 주소, 기일, 그래프, 자금 등의 큰 카테고리를 정하고, 그 카테고리를 누르면 세부적인 항목을 검색할 수가 있도록 하는 것이 좋다. 세부 항목에서도 다시 부분 부분을 나누어서 내용을 상세히 선택을 하게 할 수가 있다.

여러 개의 검색식을 동시에 만족하는 자료를 신속하게 찾아서, 빠르게 보여주도록 하며, 필요시 자료를 불러내어 활용하게 한다. 활용되어 작업이 진행된 자료는 다시 분류되어 저장이 되게 한다.

도 4는 본 발명의 전문가용 업무관리 운영시스템의 메인창에 대한 실시예이다. 메인 창은 자료파트, 분석파트(관리파트, 검색포함), 실무파트, 시스템 파트로 대별되어 나열되어 있다. 검색에서는 자체 웹사이트의 자료 검색뿐만 아니라, 선행기술 등의 자료 조사를 하기 위하여 전문 검색사이트와 연계시킬 수가 있다.

도 5는 효율적 고객관리를 위한 서비스에 대한 설명도이다. 서비스에 대한 항목은 다양하게 추가를 할 수가 있다. 1. 고객에게 출원상황에 대한 주기적 공지기능. 2. 선행기술 안내기능. 3. 주기적 안부인사 기능. 4. 공지사항의 자동발송 기능. 5. PCT 자동안내 기능. 6. PCT기간 안내 기능. 7. 고객 ID로 고객의 자료 직접 체크 기능. 8. 기술동향 제공 기능. 9. 선행기술 조사보고 기능. 10. 세미나 개최 기능. 11. 발명전시회 안내 기능. 12. 고객별 출원내용 그래프(도표)로 분석기능. 13. 출원동향 분석 제공기능. 14. 고객별 출원빈도(연도별) 분석(그래프,도표) 기능

도 6은 오너용 진단 프로그램에 대한 설명도이다. 오너용이란 특허사무소의 대표 또는 책임자가 메인 프로그램에 대하여 진단을 하거나 보조용으로 사용하는 기능을 의미한다. 이에 대하여 직원이 운영하는 것을 메인 관리 프로그램이라 칭한다. 메인 관리 프로그램은 담당직원이 자료를 항상 정비하며 프로그램을 관리한다. 그러나 이러한 메인 관리 프로그램은 기능이 복잡하므로 오너가 알기에는 한계가 있다. 오너는 위험관리와 실적관리 재정관리 등의 총합적인 부분을 알고자 한다.

이러한 오너의 요구에 부응하는 것이 오너용 진단 프로그램이다. 이것은 메인 관리 프로그램을 기반으로 구축된다. 분석기능과 진단기능이 주된 기능이다. 이는 다루기가 간편하며, 간단한 조작으로 원하는 결과물을 볼 수가 있게 한다.

전체에 대한 개념을 정리하게 한다. 총제적인 위험관리를 할 수가 있게 한다. 경리 등과 같은 자금의 흐름에서 감시기능을 수행할 수가 있게 한다. 주로 그래프 또는 도표를 통하여 한눈에 분석이 용이하도록 분석기능을 강화시킨다. 경리에서 부정의 의혹이 없도록 투명하게 관리되게 하며, 랜덤한 표본 추출을 통하여 통제기능을 강화한다. 통장의 입출금 사항은 바로 데이터로 입력되어 정확한 운영이 이루어지도록 한다.

이러한 오너용 진단 프로그램은 메인 관리 프로그램을 얼마든지 대체를 할 수가 있다. 메인 관리 프로그램의 업무를 훨씬 줄이는 자동화 형태로 오너용 진단 프로그램이 작동된다. 오너용 진단 프로그램에 의하여 오너가 충분히 익숙하여 지면, 메인 관리 프로그램을 없앨 수도 있다. 오너용 진단 프로그램은 다양한 기능을 추가할 수가 있다.

1. 실적 & 수익 분석 진단기능. - 이는 그래프와 도표 기능을 통하여, 월별 연도별 분석을 제공한다.

2. 경리 감시 진단기능(통장연동). - 이는 통장과 연동하여 데이터가 정리되며, 회계 프로그램과 연동하여 세무, 회계 자료를 자동적으로 생성한다.

3. 메인 프로그램(직원용 메인 관리 프로그램)의 데이터 에러 진단기능. - 이는 메인 관리 프로그램에 어떤 오류가 있는지 진단하는 기능이다. 특히 기일관리의 기능이 정확히 수행되는 지를 체크 하며, 당연히 입력되어 있어야만 하는 항목에 입력되지 않은 부분을 체크 한다. 자료의 오류를 발견하여 수정토록하는 기능을 제공한다.

4. 일괄 업로드 기능. - 방대한 량의 데이터를 한꺼번에 엑셀로 업로드 시킬 수가 있도록 한다. 특허청으로부터 관련자료를 입수하여 방대한 량의 자료를 엑셀로 정리하여 프로그램에 업로드를 시킨다. 업로드된 자료와 기존 자료를 비교분석하여 이상이 발견되면, 검토를 하도록 표시가 된다.

5. 기일관리 진단 및 경고기능(모바일 연동). - 기일관리는 관리 프로그램의 핵심이다. 법정기일을 반드시 준수하여야 하므로 정확한 관리가 필요하다. 기일관리에 유의할 자료들을 모바일을 통하여 직원과 오너에게 연락이 가도록 한다. 경고에 대한 수위를 조절하여 업무의 실수함이 방지되도록 조정한다.

6. 고객관리 진단 안내기능(모바일 연동). - 고객 관리, 고객 홍보를 주기적으로 관리하도록 프로그램으로 세팅을 한다. 이러한 사항이 방치되지 않도록 모바일을 통하여 관리의 필요성이 오너에게 전달되도록 한다.

7. 고객별 출원빈도 진단 그래프(도표) 기능. - 실적, 수익 등의 자료가 그래프와 도표를 통하여 정리되어 오너에게 보여지는 것과 같이 고객별로 출원빈도를 조사하여 연간,월간 자료로 그래프와 도표를 오너에게 보고되도록 한다.

도 7은 이 메일의 데이터 저장에 대한 실시예이다. 모든 이메일은 날짜 순으로 저장이 되며, 검색 가능하도록 한다. 물론 원본 이메일을 그대로 재생할 수가 있도록 한다. 따라서 저장된 자료와 원본 이메일은 서로 연결이 되도록 관리한다. 저장에 대한 방법은 다양하다. 이 메일의 내용이 먼저 항목별로 구분되며, 구분된 항목이 자동으로 저장공간에 구분되어 입력이 되도록 한다.

이 메일은 전체 직원의 이메일을 함께 저장되도록 하는 것이 좋지만, 환경에 따라서 부분적으로만 저장을 하는 경우가 있다. 가장 기본적으로는 공용메일을 저장하도록 한다.

1. 공용메일로 오는 것만 데이터 처리 (개인 메일은 지정시만).

2. 이 메일 내용이 항목별로 분류된 [메일자료] 저장소 구축.

3. 이 메일 내용을 항목별로 분리하여 [메일자료]에 저장.

4. [메일자료]에는 원래의 메일주소로 연결하여 보관.

5. 저장소를 [특허청 관련 메일자료], [대리인 관련 메일자료] 분류해 저장.

6. 모든 자료에는 원래의 메일로 연결되는 고리 형성.

7. [별첨자료, 이미지 자료] 저장소 구축하고, 원래의 메일로 연결고리 형성.

본 발명은, 본 발명에 속하는 기술 분야에서 통상의 지식을 가진 자가, 본 발명의 기술적 사상을 벗어나지 않는 범위 내에서, 여러 가지 치환 변형이 가능하므로, 본 발명은 전술한 실시예 및 첨부된 도면에만 한정되는 것은 아니다.

1: 전문가용 업무관리 운영시스템의 주요 시스템 구성
2: 자료 표시부

Claims (8)

1. 전문가용 업무관리 운영시스템에 있어서,
   이메일과 전산자료에 의하여 주고받는 모든 데이터와 이미지, 첨부파일은 통제서버를 통하여 모두 자동으로 분류되어 저장되며;
   상기 분류되어 저장된 데이터는 자료파트에 항목별로 자동으로 임시입력되며;
   상기 자동으로 항목별로 임시입력된 데이터는 작업자에 의하여 검토되어 예비 확정되며, 예비 확정된 데이터는 책임자에 의하여 재검토되어 확정되는 것을 특징으로 하는 전문가용 업무관리 운영시스템.
2. 제 1항에 있어서, 상기 전문가용 업무관리 운영시스템은 재무관리 파트가 포함되어져 있으며; 상기 재무파트에는 은행의 통장에 대한 데이타가 실시간으로 재무파트에 연동되어 자료가 전송되어 오며; 상기 통장의 데이타가 재무파트의 데이타의 항목에 자동으로 입력이 처리되도록 하며; 상기 재무파트의 데이타는 회계관리 프로그램과 연계되어 자체적으로 회계정리가 수행되는 것을 특징으로 하는 전문가용 업무관리 운영시스템.
3. 제 2항에 있어서, 재무파트의 자료 중에서 일정부분이 프로그램에 의하여 랜덤하게 표본 추출되어 오너에게 직접 확인하도록 하는 감시기능을 추가한 것을 특징으로 하는 것을 특징으로 하는 전문가용 업무관리 운영시스템.
4. 제 1항에 있어서, 자료파트는 1.각종 자료 입력부 2.자료의 관리, 분석, 검색부 3.실무 처리부 4.전산 및 통신 시스템을 포함하는 것을 특징으로 하는 전문가용 업무관리 운영시스템.
5. 제 4항에 있어서, 각종 자료 입력부에는 국내출원 자료, 해외 출원자료, 대인자료, 재무자료를 포함하는 것을 특징으로 하는 전문가용 업무관리 운영시스템.
6. 제 4항에 있어서, 자료의 관리, 분석, 검색부는 기일관리, 그래프분석, 스케쥴 관리, 검색기능을 포함하는 것을 특징으로 하는 전문가용 업무관리 운영시스템.
7. 제 4항에 있어서, 실무 처리부는 상담, 약정, 출원, OA, 심판의 실무를 진행하도록 구성된 것을 특징으로 하는 전문가용 업무관리 운영시스템.
8. 제 4항에 있어서, 전산 및 통신 시스템은 모든 이메일 송수신, 네트 웍, 백업과 보안, 저장에 대한 기능을 수행하는 것을 특징으로 하는 전문가용 업무관리 운영시스템.
   
   

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