KR20180025402A - 오프라인 문서 추적 방법 및 문서 추적 시스템 - Google Patents

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Abstract

본 발명은 오프라인 문서에 인쇄된 인식 마크로부터 해당 문서의 버전 정보, 부가 정보 등을 확인하여 오프라인 문서의 신뢰성 및 보안성을 향상시킬 수 있는 오프라인 문서 추적 방법 및 문서 추적 시스템에 관한 것으로,
본 발명의 실시예에 따른 오프라인 문서 추적 방법은,
전자 문서에 상기 전자 문서에 관한 연관 정보를 포함하는 고유 식별자를 삽입하는 단계; 및, 상기 고유 식별자를 사용자 단말기가 인식할 수 있는 인식 마크로 변환한 후, 상기 전자 문서의 빈 영역에 삽입하여 오프라인 문서로 출력하는 단계를 포함한다.

Description

오프라인 문서 추적 방법 및 문서 추적 시스템{Off-line document tracking method and document tracking system}
본 발명은 오프라인 문서 추적 방법 및 문서 추적 시스템에 관한 것으로, 보다 구체적으로는 오프라인 문서에 인쇄된 인식 마크로부터 해당 문서의 버전 정보, 부가 정보 등을 확인하여 오프라인 문서의 신뢰성 및 보안성을 향상시킬 수 있는 오프라인 문서 추적 방법 및 문서 추적 시스템에 관한 것이다.
현재 기업, 개인 간의 거래에서 널리 활용되는 계약서의 경우, 실제 현장에서 종이 문서로 출력된 계약서가 수정 사항이 없는 최종본인 지를 확인할 수 없다.
이로 인해, 계약서 작성자가 실수로 최종본이 아닌 계약서를 출력하고, 이에 의해 계약이 체결된 경우, 양 당사자가 다시 계약서를 작성하지 않는 한, 계약서의 효력이 유지되어 어느 일 당사자에게 불측의 손해를 끼칠 우려가 있다.
또한, 기업 내에서의 결재 서류의 경우에도, 실제 결재자에게 상신된 결재 서류가 최종본인 지를 결재자는 확인할 수 없다. 따라서, 결재 서류가 여러 번 수정되었음에도 불구하고 최종 버전의 결재 서류가 아닌 경우, 결재 서류 검토 중에 작성자를 호출하여 내용을 확인하는 등의 번거로움이 존재한다.
또한, 작성자도 동일 내용의 결재 서류를 여러 버전을 거듭하여 수정하면서 작성했는데도 불구하고, 실수로 이전 버전의 결재 서류를 출력하는 경우, 출력시에 이전 버전의 결재 서류임을 알았다면 다시 최종본을 출력하면 되지만, 출력된 결재 서류가 최종본임을 확인하기 위해서는 인쇄된 결재 서류의 내용을 다시 한번 검토해야 하는 번거로움이 있다.
또한, 이전 버전의 결재 서류를 출력한 경우, 최종본 서류를 다시 찾아야 하는데, 작성자인 경우에는 최종본의 위치를 쉽게 알 수도 있으나, 작성자가 아닌 경우에는 최종본의 위치를 찾기 어려우며, 찾는데 상당한 시간이 소요되는 번거로움이 있다.
또한, 계약서 등의 전자 문서에 작성된 내용에 개인 신상 정보나 기업 비밀 정보가 포함되어 있고, 이를 오프라인 문서로 출력하여 관리하면, 관리 부주의 등으로 인하여 제3자에게 노출될 우려가 있다.
이에, 오프라인 문서의 신뢰성, 보안성을 향상시킬 수 있는 오프라인 문서 추적 방법 및 문서 추적 시스템의 개발이 필요한 실정이다.
본 발명은 오프라인 문서에 인쇄된 인식 마크로부터 해당 문서의 버전 정보, 부가 정보 등을 확인하여 오프라인 문서의 신뢰성 및 보안성을 향상시킬 수 있는 오프라인 문서 추적 방법 및 문서 추적 시스템을 제공하는 것을 목적으로 한다.
본 발명의 실시예에 따른 오프라인 문서 추적 방법은,
전자 문서에 상기 전자 문서에 관한 연관 정보를 포함하는 고유 식별자를 삽입하는 단계; 및, 상기 고유 식별자를 사용자 단말기가 인식할 수 있는 인식 마크로 변환한 후, 상기 전자 문서의 빈 영역에 삽입하여 오프라인 문서로 출력하는 단계를 포함한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 연관 정보는, 상기 전자 문서의 적어도 하나 이상의 버전 정보인 것을 특징으로 한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 연관 정보는, 상기 적어도 하나 이상의 버전 정보와, 상기 버전 정보와 관련된 부가 정보를 포함하는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 인식 마크는, 바코드 또는 QR 코드인 것을 특징으로 한다.
본 발명의 일 양상에 의하면,상기 사용자 단말기에 의해, 상기 출력된 오프라인 문서에 삽입된 상기 인식 마크가 인식되면, 상기 사용자 단말기의 화면을 통해 상기 연관 정보가 표시되는 단계를 포함하는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 연관 정보는, 상기 전자 문서의 적어도 하나 이상의 버전 정보 및 상기 적어도 하나 이상의 버전 정보와 연관된 부가 정보를 포함하는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 오프라인 문서로 출력하는 단계는, 기설정된 기준에 의한 비밀 정보를 제외한 정보가 오프라인 문서로 출력되는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 사용자 단말기에 의해, 상기 출력된 오프라인 문서에 삽입된 상기 인식 마크가 인식되면, 상기 사용자 단말기의 화면을 통해 상기 비밀 정보가 표시되는 단계를 포함하는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 사용자 단말기의 화면을 통해 전자 서명 입력란이 표시되는 것을 특징으로 한다.
또한, 상기 오프라인 문서 추적 방법을 수행하도록 작성되어 컴퓨터에서 독출 가능한 기록 매체에 기록된 컴퓨터 프로그램을 포함한다.
또한, 본 발명의 실시예에 따른 문서 추적 관리 서버는,
유무선 통신망을 경유하여 사용자 단말기와 연동하는 기능을 수행하는 서버 통신부; 연관 정보를 포함하는 고유 식별자가 삽입된 적어도 하나 이상의 전자 문서를 저장하는 서버 저장부; 상기 사용자 단말기로부터 정보 전송 요청이 수신되면, 상기 서버 저장부에 저장된 전자 문서 중에서 상기 정보 전송 요청에 대응하는 전자 문서를 추출하여 상기 사용자 단말기로 전송하는 서버 제어부;를 포함한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 연관 정보는, 상기 전자 문서의 적어도 하나 이상의 버전 정보인 것을 특징으로 한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 연관 정보는, 상기 전자 문서가 다수의 페이지를 포함하는 경우, 상기 페이지에 대한 정보를 포함하는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 연관 정보는, 상기 적어도 하나 이상의 버전 정보와, 상기 버전 정보와 관련된 부가 정보를 포함하는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 연관 정보는, 상기 사용자 단말기에 기설정된 기준에 의한 비밀 정보가 표시되도록 하는 증강 현실 데이터를 포함하는 것을 특징으로 한다.
또한, 본 발명의 실시예에 따른 사용자 단말기는,
상기 문서 추적 관리 서버와 연동하며, 전자 문서가 출력된 오프라인 문서에 인쇄된 인식 마크를 인식하여 상기 문서 추적 관리 서버로 정보 전송 요청을 수행하고, 상기 문서 추적 관리 서버로부터 전송된 상기 오프라인 문서에 관한 연관 정보를 수신하여 표시한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 인식 마크는, 상기 연관 정보를 포함하는 고유 식별자가 변환되어 생성되는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 연관 정보는, 상기 전자 문서의 고유 식별자에 포함된 정보이며, 상기 전자 문서의 버전 정보, 상기 버전 정보와 관련된 부가 정보, 및 기설정된 기준에 의한 비밀 정보 중 적어도 어느 하나를 포함하는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 버전 정보가 최종 버전이 아닌 경우, 최종 버전을 다운로드할 수 있는 다운로드 아이콘을 제공하는 것을 특징으로 한다.
또한, 본 발명의 실시예에 따른 문서 추적 시스템은,
연관 정보를 포함하는 고유 식별자가 삽입된 적어도 하나 이상의 전자 문서를 저장하며, 사용자 단말기로부터 정보 전송 요청이 수신되면, 상기 저장된 전자 문서 중에서 상기 정보 전송 요청에 대응하는 전자 문서를 추출하여 상기 사용자 단말기로 전송하는 문서 추적 관리 서버; 상기 문서 추적 관리 서버와 연동하며, 전자 문서가 출력된 오프라인 문서에 인쇄된 인식 마크를 인식하여 상기 문서 추적 관리 서버로 정보 전송 요청을 수행하고, 상기 문서 추적 관리 서버로부터 전송된 상기 오프라인 문서에 관한 연관 정보를 수신하여 표시하는 사용자 단말기를 포함한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 연관 정보는, 상기 전자 문서의 적어도 하나 이상의 버전 정보인 것을 특징으로 한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 연관 정보는, 상기 전자 문서가 다수의 페이지를 포함하는 경우, 상기 페이지에 대한 정보를 포함하는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 연관 정보는, 상기 적어도 하나 이상의 버전 정보와, 상기 버전 정보와 관련된 부가 정보를 포함하는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 연관 정보는, 상기 사용자 단말기에 기설정된 기준에 의한 비밀 정보가 표시되도록 하는 증강 현실 데이터를 포함하는 것을 특징으로 한다.
기타 본 발명의 다양한 측면에 따른 구현예들의 구체적인 사항은 이하의 상세한 설명에 포함되어 있다.
본 발명의 실시 형태에 따르면, 오프라인 문서에 인쇄된 인식 마크로부터 해당 문서의 버전 정보, 부가 정보 등을 확인하여 오프라인 문서의 신뢰성 및 보안성을 향상시킬 수 있다.
도 1은 본 발명의 실시예에 따른 오프라인 문서 추적 방법이 도시된 순서도이다.
도 2는 본 발명의 실시예에 따른 오프라인 문서 추적 방법에서 전자 문서에 고유 식별자가 삽입된 것을 예시하는 도면이다.
도 3은 문서 추적 관리 서버에 등록되는 전자 문서의 파일 저장 구조가 도시된 도면이다.
도 4는 본 발명의 실시예에 따른 오프라인 문서 추적 방법에서 인식 마크가 삽입된 오프라인 문서를 출력하는 과정이 예시된 도면이다.
도 5 및 도 6은 본 발명의 실시예에 따른 오프라인 문서 추적 방법에서 인식 마크가 삽입된 오프라인 문서가 예시된 도면이다.
도 7은 도 6에 따른 전자 문서의 파일 저장 구조가 도시된 도면이다.
도 8은 본 발명의 실시예에 따른 오프라인 문서 추적 방법에서 사용자 단말기에 인식 마크가 인식되면, 사용자 단말기에 연관 정보가 표시되는 것이 예시된 도면이다.
도 9는 본 발명의 실시예에 따른 오프라인 문서 추적 방법에서 사용자 단말기에 인식 마크가 인식되면, 사용자 단말기에 비밀 정보가 표시되는 것이 예시된 도면이다.
도 10은 도 9에 따른 전자 문서의 파일 저장 구조가 도시된 도면이다.
도 11은 본 발명의 일 실시예에 따른 문서 추적 관리 서버 및 이를 포함한 오프라인 문서 추적 시스템이 도시된 도면이다.
도 12는 본 발명의 오프라인 문서 추적 시스템에서 사용되는 사용자 단말기가 도시된 도면이다.
도 13은 본 발명의 일 실시예에 따른 문서 추적 관리 서버가 도시된 도면이다.
본 발명은 다양한 변환을 가할 수 있고 여러 가지 실시예를 가질 수 있는 바, 특정 실시예를 예시하고 상세한 설명에 상세하게 설명하고자 한다. 그러나, 이는 본 발명을 특정한 실시 형태에 대해 한정하려는 것이 아니며, 본 발명의 사상 및 기술 범위에 포함되는 모든 변환, 균등물 내지 대체물을 포함하는 것으로 이해되어야 한다.
본 발명에서 사용한 용어는 단지 특정한 실시예를 설명하기 위해 사용된 것으로, 본 발명을 한정하려는 의도가 아니다. 단수의 표현은 문맥상 명백하게 다르게 뜻하지 않는 한, 복수의 표현을 포함한다. 본 발명에서, '포함하다' 또는 '가지다' 등의 용어는 명세서상에 기재된 특징, 숫자, 단계, 동작, 구성요소, 부품 또는 이들을 조합한 것이 존재함을 지정하려는 것이지, 하나 또는 그 이상의 다른 특징들이나 숫자, 단계, 동작, 구성요소, 부품 또는 이들을 조합한 것들의 존재 또는 부가 가능성을 미리 배제하지 않는 것으로 이해되어야 한다. 이하, 도면을 참조하여 본 발명의 실시예에 따른 오프라인 문서 추적 방법 및 문서 추적 시스템을 설명한다.
도 1은 본 발명의 실시예에 따른 오프라인 문서 추적 방법이 도시된 순서도이다. 도 2는 본 발명의 실시예에 따른 오프라인 문서 추적 방법에서 전자 문서에 고유 식별자가 삽입된 것을 예시하는 도면이다. 도 3은 문서 추적 관리 서버에 등록되는 전자 문서의 파일 저장 구조가 도시된 도면이다. 도 4는 본 발명의 실시예에 따른 오프라인 문서 추적 방법에서 인식 마크가 삽입된 오프라인 문서를 출력하는 과정이 예시된 도면이다. 도 5 및 도 6은 본 발명의 실시예에 따른 오프라인 문서 추적 방법에서 인식 마크가 삽입된 오프라인 문서가 예시된 도면이다. 도 7은 도 6에 따른 전자 문서의 파일 저장 구조가 도시된 도면이다. 도 8은 본 발명의 실시예에 따른 오프라인 문서 추적 방법에서 사용자 단말기에 인식 마크가 인식되면, 사용자 단말기에 연관 정보가 표시되는 것이 예시된 도면이다. 도 9는 본 발명의 실시예에 따른 오프라인 문서 추적 방법에서 사용자 단말기에 인식 마크가 인식되면, 사용자 단말기에 비밀 정보가 표시되는 것이 예시된 도면이다. 도 10은 도 9에 따른 전자 문서의 파일 저장 구조가 도시된 도면이다.
도 1에 도시된 바와 같이, 본 발명의 일 실시예에 따른 오프라인 문서 추적 방법은, 전자 문서에 고유 식별자를 삽입하는 단계(S100)와, 고유 식별자를 인식 마크로 변환한 후 오프라인 문서로 출력하는 단계(S200)와, 사용자 단말기로 오프라인 문서에 인쇄된 인식 마크를 인식하여 연관 정보를 표시하는 단계(S300)를 포함한다. 이때, 오프라인 문서로 출력하는 단계(S200)는 기설정된 기준에 의한 비밀 정보를 제외한 정보가 오프라인 문서로 출력되도록 할 수 있다.
1. 전자 문서에 연관 정보를 포함하는 고유 식별자를 삽입하는 단계(S100)
먼저, 전자 문서에 고유 식별자를 삽입한다. 여기서, 전자 문서는 개인용 컴퓨터(PC: Personal Computer), 노트북, 개인휴대용 정보단말기(PDA: Personal Digital Assistant) 및 이동통신 단말기(Mobile Communication Terminal) 등을 통해 MS 워드, 한글, 캐드, 이미지　등의 오프라인으로 출력 가능한 형태의 문서 작성 및 디지털파일 저작 어플리케이션에 의해 작성된 전자 파일이다.
본 발명의 실시예에 따른 전자 문서는 1인의 작성자가 작성한 전자 문서일 수도 있고, 다수의 작성자가 협업하여 작성한 하나의 전자 문서일 수 있다.
여기서, 본 발명의 실시예에 따른 전자 문서는 본 발명의 출원인이 출원하여 등록받은 등록번호 10-1623742호에 기재된 "파일 연관 메시지 공유 방법 및 메시지 공유 시스템"에 의해 작성된 전자 문서일 수 있으며, 본 명세서는 등록번호 10-1623742호에 기재된 내용을 포함함을 밝힌다.
즉, 본 발명의 실시예에 따른 전자 문서는 다수의 작성자 단말기에서 구동되는 메시지 공유 클라이언트와, 작성자 단말기와 네트워크를 통해 연결된 메시지 공유 서버를 포함하는 메시지 공유 시스템에 의해 작성된 전자 문서일 수 있으며, 이에 따라 작성된 전자 문서의 메터 데이터 필드 또는 헤더(header) 또는 풋터(footer)에는 인증키, 파일 식별자 등의 고유 식별자가 포함된다.
본 발명의 실시예에서 고유 식별자는 해당 전자 문서에 대한 연관 정보를 포함한다. 연관 정보는 특정 전자 문서를 식별하는 파일 식별자와, 동일한 파일 식별자를 가지는 전자 문서 중에서 버전에 대한 정보를 알리는 버전 정보와, 해당 버전의 전자 문서에 부가된 부가 정보를 포함한다.
고유 식별자는 전자 문서가 작성된 이후에 복사가 이루어진 경우, 복사된 전자 문서가 하나의 '부모 파일'에서 파생된 전자 문서임을 식별하게 한다. 또한, 고유 식별자는 전자 문서가 작성된 이후에 수정이 이루어진 경우, 수정된 전자 문서가 하나의 '부모 파일'에서 수정되었음을 알린다. 즉, 고유 식별자는 전자 문서가 복사 또는 수정된 경우, 복사 또는 수정되었음을 알리는 버전 정보를 포함한다. 또한, 고유 식별자는 전자 문서가 작성된 후, 수정이 있을 때마다 다수의 작성자에 의해 부가된 부가 정보를 포함한다.
예를 들어, 제1 작성자에 의해 최초로 작성된 전자 문서(제1 버전)에 대해, 검수자의 코멘트(제1 버전에 대한 부가 정보)가 기재되면, 최초 전자 문서 및 코멘트는 메시지 공유 서버에 저장되면서 검수자의 코멘트가 제1 작성자에게 전달되고, 이후 검수자의 코멘트에 따라 제1 작성자가 수정한 전자 문서(제2 버전)에 대해 검수자의 코멘트(제2 버전에 대한 부가 정보)가 기재되면, 수정된 전자 문서 및 코멘트가 메시지 공유 서버에 저장되면서 검수자의 코멘트가 제1 작성자에게 전달된다.
이러한 과정을 거쳐서 최종 전자 문서가 확정되면 확정된 최종 전자 문서가 메시지 공유 서버에 저장된다. 한편, 문서의 작성 단계에 따라 작성 주체가 다른 경우, 다수의 작성자가 전자 문서 작성에 관여할 수 있으며, 제1 단계에서 제1 작성자가 작성한 전자 문서(제1 버전)에 대해 검수자가 코멘트(제1 버전에 대한 부가 정보)를 기재하여 제2 작성자에게 전달하고, 제2 작성자가 작성한 전자 문서(제2 버전)에 대해 검수자가 코멘트(제2 버전에 대한 부가 정보)를 기재하여 다음 작성자에게 전달하는 것을 반복하여 하나의 최종 전자 문서를 확정할 수 있다.
이러한 과정은 상술한 등록 특허의 메시지 공유 클라이언트와 메시지 공유 서버에 의해 수행될 수 있으며, 전자 문서의 버전 정보와 부가 정보는 전자 문서의 메터 데이터 필드 또는 헤더(header) 또는 풋터(footer)에 고유 식별자로서 삽입된다.
한편, 전자 문서가 다수의 페이지로 이루어지는 경우, 고유 식별자는 전자 문서의 페이지 정보를 포함할 수 있다.
도 2는 전자 문서에 고유 식별자가 삽입된 것을 예시하는 도면으로, 운영 체제에 따라 조금씩 다르며, 일부 운영 체제는 유저 모드(user mode)의 어플리케이션이 파일 시스템에 직접 접근하게 하는 대신에 커널 모드(kernel mode)에서 동작하는 파일 필터 드라이버를 통해 파일 시스템에 접근하게 한다. 파일 필터 드라이버를 이용하여, 실제로 파일 시스템에는 헤더와 원래의 전자 문서가 결합된 형태, 또는 원래의 전자 문서에 풋터가 결합된 형태로 저장하면서, 유저 모드의 문서 작성 어플리케이션으로 하여금 파일 시스템에 저장된 전자 문서를, 헤더 또는 풋터가 없는, 순수한 공유 파일로만 인식하도록 설정할 수 있다. 도 2에서 고유 식별자로서 파일 식별자와 인증키가 예시되어 있으나, 상술한 버전 정보와 부가 정보도 포함될 수 있다.
한편, 도 3에는 후술하는 문서 추적 관리 서버에 등록되는 전자 문서의 파일 저장 구조가 도시되어 있다. 도시된 바와 같이, 전자 문서는 전자 문서 파일 뿐만 아니라, 파일 식별자와 파일 해쉬값 및 해당 전자 문서 파일의 버전 정보를 포함한다.
2. 고유 식별자를 인식 마크로 변환한 후 오프라인 문서로 출력하는 단계(S200)
상기 S100 단계에서 전자 문서에 고유 식별자를 삽입하고, 고유 식별자를 인식 마크로 변환한 후, 오프라인 문서로 출력한다.
상기 S100 단계에서 전자 문서에 삽입된 고유 식별자는 특정 전자 문서를 식별하는 파일 식별자와, 동일한 파일 식별자를 가지는 전자 문서 중에서 버전에 대한 정보를 알리는 버전 정보와, 해당 버전의 전자 문서에 부가된 부가 정보를 포함한다.
본 단계(S200)에서는 이러한 고유 식별자를 인식 마크(M)로 변환한다. 인식 마크는, 예를 들어, 바코드 또는 QR 코드일 수 있으며, 이에 한정되지는 않고, 통상적으로 컴퓨터가 인식할 수 있는 모든 형태의 인식 마크를 포함한다. 바코드 또는 QR 코드는 공지의 바코드 제작 프로그램 또는 QR 코드 제작 프로그램을 사용하여 변환할 수 있다. 이하, 인식 마크의 일 예로 QR 코드를 예시하여 설명한다.
QR 코드는 전자 문서에 기재되는 것이 아니라, 오프라인 문서에 기재된다. 즉, 전자 문서에는 QR 코드가 없으며, 전자 문서를 프린터 장치로 종이 문서의 형태로 출력할 때 QR 코드가 인쇄된다.
도 4에 도시된 바와 같이, QR 코드는 가상의 프린터 드라이버를 이용하여 인쇄할 수 있다. 즉, 사용자의 컴퓨터에 QR 코드가 인쇄되는 프린터 드라이버를 설치한 후, 인쇄하고자 하는 전자 문서를 지정하여 인쇄를 요청하면, 해당 프린터 드라이버는 전자 문서에 고유 식별자가 삽입되어 있는 지를 확인하고, 고유 식별자가 삽입되어 있으면, 고유 식별자를 QR 코드로 변환한 후, 전자 문서의 빈 영역에 QR 코드를 인쇄하는 방식으로 오프라인 문서를 출력할 수 있다.
일반적인 프린터 드라이버를 사용하는 경우라도, 사용자의 컴퓨터에서 인쇄 명령이 입력되면, 프린터 필터 드라이버가 인쇄 데이터 내용을 획득하여 QR 코드 제작 프로그램이 인쇄하고자 하는 전자 문서에 고유 식별자가 삽입되어 있는 지를 확인하고, 고유 식별자가 삽입되어 있으면, 고유 식별자를 QR 코드로 변환한 후, 전자 문서의 빈 영역에 QR 코드를 인쇄하는 방식으로 오프라인 문서를 출력할 수 있다.
이 외에 전자 문서가 웹페이지에서 작성되는 문서 형태로 제공되는 경우에도, 해당 전자 문서가 고유 식별자를 가지고 있다면, 웹 서버의 모듈에서 웹페이지 내에 QR 코드를 삽입하여 인쇄시에 고유 식별자를 QR 코드로 변환하여 오프라인 문서로 출력할 수 있다.
이때, 오프라인 문서에 인쇄되는 바코드 또는 QR 코드와 같은 인식 마크에는 특정 전자 문서를 식별하는 파일 식별자와, 동일한 파일 식별자를 가지는 전자 문서 중에서 버전에 대한 정보를 알리는 버전 정보를 포함한다. 또한, 해당 버전의 전자 문서에 부가된 부가 정보를 포함할 수 있다. 부가 정보는 해당 버전의 전자 문서에 대한 작성자의 코멘트 또는 검수자의 코멘트 등, 해당 전자 문서 작성과 관련된 정보를 포함한다. 한편, 전자 문서가 다수의 페이지로 이루어지는 경우, 고유 식별자는 전자 문서의 페이지 정보를 포함할 수 있으며, 페이지 정보도 인식 마크에 포함되어 인쇄될 수 있다.
도 5는 인식 마크가 인쇄된 오프라인 문서를 예시하고 있고, 도 6은 다수의 페이지로 이루어진 오프라인 문서에서 각각의 페이지에 인식 마크(M)가 인쇄된 것을 예시하고 있다. 도 7은 도 6에 따른 전자 문서의 파일 저장 구조가 도시된 도면으로, 도 3의 파일 저장 구조에 페이지 번호 및 부가 정보가 더 포함되어 있다.
한편, 전자 문서는 유형 별로 다양한 전자 문서가 있고, 경우에 따라 제3자에게 알려져서는 안되는 보안이 필요한 정보가 기재될 수 있다. 즉, 전자 문서에는 개인정보, 진료 기록, 기업 비밀, 주민등록번호, 신용카드 번호, 계좌 번호, 전화 번호, 주소 등과 같은 비밀 정보들이 포함될 수 있다. 이러한 전자 문서를 오프라인 문서로 출력하면 의도하지 않게 제3자에게 노출될 수 있다.
따라서, 본 단계(S200)에서는 기설정된 기준에 의한 비밀 정보를 제외한 정보가 오프라인 문서로 출력되도록 할 수 있다. 여기서, 기설정된 기준은 보안이 필요한 항목에 해당하는 문자에 대해 미리 정하고, 전자 문서 출력시에 문자인식 프로그램(OCR), 이미지 패턴 인식 기술 등을 이용하여 미리 정해진 문자가 독출되는 경우, 해당 항목이 출력되지 않도록 한다. 이를 위해 보안이 필요한 항목 리스트를 정하고, 인쇄시에 문자인식 프로그램(OCR), 이미지 패턴 인식 프로그램이 전자 문서에 기재된 문자를 읽어 들이고, 해당 문자가 독출되면 해당 문자가 있는 라인을 출력하지 않도록 프린터를 제어하는 방식으로 구현될 수 있다. 물론, 이러한 방식에 한정되지 않고 다른 방식으로 구현될 수도 있다.
3. 사용자 단말기로 오프라인 문서에 인쇄된 인식 마크를 인식하여 연관 정보를 표시하는 단계(S300)
본 단계에서는 사용자 단말기를 이용하여 S200 단계에서 출력된 오프라인 문서에 인쇄된 인식 마크를 인식하여 오프라인 문서의 원본인 전자 문서에 포함된 연관 정보를 표시한다. 여기서, 연관 정보는 원본인 전자 문서의 버전 정보와, 해당 버전의 전자 문서에 대해 작성자 등에 의해 기재된 부가 정보를 포함한다.
예를 들어, 도 8에 도시된 바와 같이, 원본 전자 문서가 서비스 이용 계약서이며, 작성 과정 중에 수정이 이루어져서 2개의 버전을 가지는 경우, 작성자나 검수자는 제1 버전에 "이 파일 수정했습니다. 이 파일을 계약에 사용하지 마세요."라고 부가 정보를 기재할 수 있다. 그리고, 최종 버전인 제2 버전에는 "이 파일이 최종본입니다."라고 부가 정보를 기재할 수 있다.
이러한 각각의 버전 정보와 부가 정보는 S100 단계에서 고유 식별자에 포함되고, S200 단계에서 인식 마크로 변환되어 오프라인 문서로 출력되는데, 실수로 제1 버전의 계약서를 오프라인 문서로 출력한 경우, 사용자 단말기(100)로 인식 마크(M)를 인식하면, 해당 문서의 버전 정보 및 부가 정보를 확인할 수 있다.
또한, 해당 문서가 최종 버전이 아닌 경우, 최종 버전에 대한 정보를 추가로 제공할 수 있으며, 사용자 단말기를 통해 최종 버전의 전자 문서를 다운로드 하도록 할 수 있다.
한편, S200 단계에서 비밀 정보를 제외한 정보가 오프라인 문서로 출력된 경우, 사용자 단말기를 이용하여 S200 단계에서 출력된 오프라인 문서에 인쇄된 인식 마크를 인식하여 오프라인 문서의 원본인 전자 문서에 포함된 비밀 정보를 표시한다.
예를 들어, 도 9에 도시된 바와 같이, 원본 전자 문서에는 이용자의 주민 번호, 전화 번호, 서명 등의 개인 정보가 기재되어 있으나, 오프라인 문서 출력 과정에서 이러한 정보의 출력이 제외된 경우(도면 부호 A 참조), 사용자 단말기(100)로 인식 마크(M)를 인식하면 사용자 단말기의 화면을 통해 비밀 정보가 표시되어 출력 제외된 비밀 정보를 확인할 수 있다. (도면 부호 B 참조) 비밀 정보를 확인한 사용자는 사용자 단말기의 화면에 표시된 전자 서명 입력란에 전자 서명하여 계약을 체결할 수 있다. 이때 전자 서명된 전자 문서는 문서 추적 관리 서버에 저장된다.
이러한 비밀 정보의 표시는 고유 식별자에 부가 정보로서 증강 현실 데이터를 삽입하여 구현할 수 있으며, 이에 따른 전자 문서의 파일 저장 구조가 도 10에 도시되어 있다.
다음으로, 도 11 내지 도 13을 참조하여 본 발명의 일 실시예에 따른 오프라인 문서 추적 시스템을 설명한다.
도 11은 본 발명의 일 실시예에 따른 문서 추적 관리 서버 및 이를 포함한 오프라인 문서 추적 시스템이 도시된 도면이다. 도 12는 본 발명의 오프라인 문서 추적 시스템에서 사용되는 사용자 단말기가 도시된 도면이다. 도 13은 본 발명의 일 실시예에 따른 문서 추적 관리 서버가 도시된 도면이다.
도면에 도시된 바와 같이, 본 발명의 일 실시예에 따른 오프라인 문서 추적 시스템은, 사용자 단말기(100)와, 문서 추적 관리 서버(200)와, 유무선 통신망을 포함한다.
사용자 단말기(100)는 사용자의 키 조작에 따라 유무선 통신망(N)을 경유하여 문서 추적 관리 서버(200)에 접속할 수 있는 단말기를 말하는 것이며, 개인용 컴퓨터(PC: Personal Computer), 노트북, 개인휴대용 정보단말기(PDA: Personal Digital Assistant) 및 이동통신 단말기(Mobile Communication Terminal) 등 중 어느 하나일 수 있다.
도 12에 도시된 바와 같이, 사용자 단말기(100)는 사용자 단말기 통신부(110), 사용자 단말기 입력부(120), 사용자 단말기 제어부(130), 사용자 단말기 저장부(140), 사용자 단말기 출력부(150) 및 인식 마크 리더기(160)를 포함하여 구성될 수 있다.
사용자 단말기(100)는 오프라인 문서에 인쇄된 인식 마크를 인식하여 문서 추적 관리 서버(200)에 전송하고, 문서 추적 관리 서버(200)로부터 인식 마크와 대응하는 전자 문서에 대한 연관 정보를 수신하여 표시한다.
사용자 단말기 통신부(110)는 유무선 통신망(N)을 통해 문서 추적 관리 서버(200)와 다양한 정보의 송수신을 지원하는 역할을 수행한다. 사용자 단말기 통신부(110)는 사용자 단말기 제어부(130)의 제어에 따라 인식 마크 리더기(160)에 의해 입력된 정보를 문서 추적 관리 서버(200)로 전송하여 정보 전송 요청을 하고, 문서 추적 관리 서버(200)로부터 전송된 전자 문서를 수신한다.
사용자 단말기 입력부(120)는 사용자로부터 입력되는 숫자 및 문자 정보 등의 다양한 정보, 각종 기능 설정 및 사용자 단말기(100)의 기능 제어와 관련하여 입력되는 신호를 사용자 단말기 제어부(130)로 전달한다.
사용자 단말기 제어부(130)는 사용자 단말기(100)의 전반적인 제어를 수행하는 것으로, 하드웨어적으로 CPU(Central Processing Unit)/MPU (Micro Processing Unit)를 포함하는 적어도 하나 이상의 프로세서와 적어도 하나 이상의 메모리 로딩 데이터가 로딩되는 실행 메모리(예컨대, 레지스터 및/또는 RAM(Random Access Memory)) 및 상기 프로세서와 메모리로 적어도 하나 이상의 데이터들을 입출력하는 버스(BUS)를 포함하여 이루어질 수 있다.
사용자 단말기 저장부(140)는 데이터를 저장하기 위한 장치로, 주 기억 장치 및 보조 기억 장치를 포함하고, 사용자 단말기(100)의 기능 동작에 필요한 응용 프로그램을 저장한다. 이러한 사용자 단말기 저장부(140)는 크게 프로그램 영역과 데이터 영역을 포함할 수 있다. 여기서, 사용자 단말기(100)는 사용자의 요청에 상응하여 각 기능을 활성화하는 경우, 사용자 단말기 제어부(130)의 제어하에 해당 응용 프로그램들을 실행하여 각 기능을 제공하게 된다.
사용자 단말기 출력부(150)는 사용자 단말기(100)의 기능 수행 중에 발생하는 일련의 동작상태 및 동작결과 등에 대한 정보를 디스플레이한다.
또한, 사용자 단말기 출력부(150)는 사용자 단말기(100)의 메뉴 및 사용자가 입력한 사용자 데이터 등을 표시할 수 있다. 특히, 본 발명의 실시예에 따른 사용자 단말기 출력부(150)는 문서 추적 관리 서버(200)에서 전송된 전자 문서를 표시한다. 이때, 표시되는 내용은 전자 문서 내용이 아니라 해당 전자 문서의 고유 식별자에 포함된 연관 정보를 표시한다. 연관 정보는 전송 받은 전자 문서의 버전 정보와, 해당 버전과 연관되어 기재된 부가 정보를 포함한다..
또한, 사용자 단말기 출력부(150)는 인쇄된 오프라인 문서에서 출력 제외된 비밀 정보에 대한 내용을 문서 추적 관리 서버(200)에서 전송받아 표시한다.
인식 마크 리더기(160)는 바코드, QR 코드와 같은 인식 마크(M)를 인식할 수 있는 인식 마크 리더기를 탑재한다.
이와 같이 구성되는 사용자 단말기(100)는 오프라인 문서에 인쇄된 인식 마크를 인식하여 문서 추적 관리 서버(200)에 정보 전송 요청하고, 문서 추적 관리 서버(200)로부터 인식 마크와 대응하는 전자 문서에 대한 연관 정보를 수신하여 표시한다.
연관 정보로부터 오프라인 문서의 버전 정보, 부가 정보를 확인한 사용자는 해당 오프라인 문서를 신뢰할 수 있게 된다. 만약, 오프라인 문서의 버전이 최종 버전이 아닌 경우, 사용자는 사용자 단말기에 제공된 다운로드 아이콘을 통해 최종 버전의 전자 문서를 다운로드 받을 수 있다. 한편, 전자 문서에 비밀 정보가 포함되어 오프라인 문서에 인쇄되지 않은 경우, 연관 정보 수신시에 비밀 정보를 함께 수신하여 표시한다.
도 12를 참조하여, 문서 추적 관리 서버(200)에 대해 상세히 설명한다. 문서 추적 관리 서버(200)는, 서버 통신부(210)와, 서버 제어부(220)와, 서버 저장부(230)를 포함한다.
서버 통신부(210)는 유무선 통신망을 경유하여 사용자 단말기(100)와 연동하는 기능을 수행하는 통신 수단으로서, 각종 데이터를 송수신하는 기능을 수행한다. 특히, 서버 통신부(210)는 사용자 단말기(100)로부터 정보 전송 요청을 수신하고, 정보 전송 요청에 대응하는 전자 문서 연관 정보를 사용자 단말기(100)로 송신한다.
서버 저장부(230)는 서버의 구동에 필요한 각종 데이터를 저장하는 저장한다. 특히, 서버 저장부(230)는 적어도 하나 이상의 전자 문서와 해당 전자 문서의 연관 정보가 저장된 전자 문서 데이터베이스를 포함한다.
이때, 연관 정보는 해당 전자 문서의 버전 정보와, 버전 정보 별로 기재된 부가 정보를 포함한다. 버전 정보는 해당 버전의 전자 문서 작성자, 작성 시기 등에 대한 정보를 포함할 수 있으며, 부가 정보는 해당 버전의 전자 문서 작성자의 코멘트 또는 검수자의 코멘트 등을 포함할 수 있다.
또한, 전자 문서가 다수의 페이지를 포함하는 경우, 연관 정보는 페이지에 대한 정보를 포함할 수 있다.
또한, 전자 문서에 기설정된 기준에 의한 비밀 정보가 포함되는 경우, 연관 정보는 상기 비밀 정보가 사용자 단말기에 표시되도록 하는 증강 현실 데이터를 포함할 수 있다.
서버 제어부(220)는 사용자 단말기(100)로부터 정보 전송 요청이 수신되면, 서버 저장부(230)에 저장된 전자 문서 중에서 정보 전송 요청에 대응하는 전자 문서를 추출하여 사용자 단말기로 전송한다.
다음으로, 상술한 바와 같은 본 발명의 실시예에 따른 오프라인 문서 추적 시스템의 동작 과정을 설명한다.
예를 들어, 전자 문서가 계약서인 경우, 연관 정보를 포함하는 고유 식별자가 삽입된 전자 문서를 인쇄하면, 오프라인 문서에는 고유 식별자가 인식 마크로 변환되어 인쇄된다.
계약 상대방은 이 오프라인 문서가 최종적인 계약서인 지를 확인하기 위해 사용자 단말기로 인식 마크를 인식하여 문서 추적 관리 서버로 정보 전송 요청한다.
문서 추적 관리 서버는 정보 전송 요청에 대응하는 전자 문서 연관 정보를 추출하여 사용자 단말기로 송신한다. 이때, 연관 정보에는 해당 전자 문서의 버전 정보, 부가 정보, 비밀 정보가 포함된다.
사용자 단말기는 오프라인 문서와 대응하는 전자 문서에 대한 연관 정보를 표시하고, 사용자는 오프라인 문서의 버전 정보, 부가 정보, 비밀 정보를 확인하여 현재의 계약서가 최종본인 지를 확인할 수 있다.
또한, 최종본 임을 확인한 경우, 사용자 단말기를 통해 전자 서명을 수행하거나, 오프라인 문서에 서명을 하여 계약을 체결할 수 있게 된다.
이는 회사 내부의 문서인 경우에도 유용하게 적용될 수 있다.
기안자가 연관 정보를 포함하는 고유 식별자가 삽입된 전자 문서를 인쇄하면, 오프라인 문서에는 고유 식별자가 인식 마크로 변환되어 인쇄된다.
결재자가 스마트폰으로 기안자의 결재 서류에 인쇄된 인식 마크를 인식하여 서버로 전송하면, 서버에서 결재 서류의 버전 정보, 부가 정보를 결재자의 스마트폰으로 전송한다.
결재자는 전송된 정보로부터 현재의 결재 서류가 최종본 임을 확인하고 결재를 진행한다.
이상, 본 발명의 일 실시예에 대하여 설명하였으나, 해당 기술 분야에서 통상의 지식을 가진 자라면 특허청구범위에 기재된 본 발명의 사상으로부터 벗어나지 않는 범위 내에서, 구성 요소의 부가, 변경, 삭제 또는 추가 등에 의해 본 발명을 다양하게 수정 및 변경시킬 수 있을 것이며, 이 또한 본 발명의 권리범위 내에 포함된다고 할 것이다.

Claims (24)

  1. 전자 문서에 상기 전자 문서에 관한 연관 정보를 포함하는 고유 식별자를 삽입하는 단계; 및,
    상기 고유 식별자를 사용자 단말기가 인식할 수 있는 인식 마크로 변환한 후, 상기 전자 문서의 빈 영역에 삽입하여 오프라인 문서로 출력하는 단계;
    를 포함하는 오프라인 문서 추적 방법.
  2. 전자 문서에 상기 전자 문서에 관한 연관 정보를 포함하는 고유 식별자를 삽입하는 단계; 및,
    상기 고유 식별자를 사용자 단말기가 인식할 수 있는 인식 마크로 변환한 후, 상기 전자 문서의 빈 영역에 삽입하여 오프라인 문서로 출력하는 단계;
    를 포함하는 오프라인 문서 추적 방법.
  3. 청구항 2에 있어서, 상기 연관 정보는,
    상기 적어도 하나 이상의 버전 정보와, 상기 버전 정보와 관련된 부가 정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 오프라인 문서 추적 방법.
  4. 청구항 1에 있어서, 상기 인식 마크는,
    바코드 또는 QR 코드인 것을 특징으로 하는 오프라인 문서 추적 방법.
  5. 청구항 1에 있어서,
    상기 사용자 단말기에 의해, 상기 출력된 오프라인 문서에 삽입된 상기 인식 마크가 인식되면, 상기 사용자 단말기의 화면을 통해 상기 연관 정보가 표시되는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 오프라인 문서 추적 방법.
  6. 청구항 1에 있어서,
    상기 사용자 단말기에 의해, 상기 출력된 오프라인 문서에 삽입된 상기 인식 마크가 인식되면, 상기 사용자 단말기의 화면을 통해 상기 연관 정보가 표시되는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 오프라인 문서 추적 방법.
  7. 청구항 1에 있어서, 상기 오프라인 문서로 출력하는 단계는,
    기설정된 기준에 의한 비밀 정보를 제외한 정보가 오프라인 문서로 출력되는 것을 특징으로 하는 오프라인 문서 추적 방법.
  8. 청구항 7에 있어서,
    상기 사용자 단말기에 의해, 상기 출력된 오프라인 문서에 삽입된 상기 인식 마크가 인식되면, 상기 사용자 단말기의 화면을 통해 상기 비밀 정보가 표시되는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 오프라인 문서 추적 방법.
  9. 청구항 8에 있어서,
    상기 사용자 단말기의 화면을 통해 전자 서명 입력란이 표시되는 것을 특징으로 하는 오프라인 문서 추적 방법.
  10. 청구항 1 내지 청구항 9 중 어느 한 항에 의한 오프라인 문서 추적 방법을 수행하도록 작성되어 컴퓨터에서 독출 가능한 기록 매체에 기록된 컴퓨터 프로그램.
  11. 유무선 통신망을 경유하여 사용자 단말기와 연동하는 기능을 수행하는 서버 통신부;
    연관 정보를 포함하는 고유 식별자가 삽입된 적어도 하나 이상의 전자 문서를 저장하는 서버 저장부;
    상기 사용자 단말기로부터 정보 전송 요청이 수신되면, 상기 서버 저장부에 저장된 전자 문서 중에서 상기 정보 전송 요청에 대응하는 전자 문서를 추출하여 상기 사용자 단말기로 전송하는 서버 제어부;
    를 포함하는 문서 추적 관리 서버.
  12. 청구항 11에 있어서, 상기 연관 정보는,
    상기 전자 문서의 적어도 하나 이상의 버전 정보인 것을 특징으로 하는 문서 추적 관리 서버.
  13. 청구항 11에 있어서, 상기 연관 정보는,
    상기 전자 문서가 다수의 페이지를 포함하는 경우, 상기 페이지에 대한 정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 문서 추적 관리 서버.
  14. 청구항 12에 있어서, 상기 연관 정보는,
    상기 적어도 하나 이상의 버전 정보와, 상기 버전 정보와 관련된 부가 정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 문서 추적 관리 서버.
  15. 청구항 11에 있어서, 상기 연관 정보는,
    상기 사용자 단말기에 기설정된 기준에 의한 비밀 정보가 표시되도록 하는 증강 현실 데이터를 포함하는 것을 특징으로 하는 문서 추적 관리 서버.
  16. 청구항 11 내지 청구항 15 중 어느 한 항의 문서 추적 관리 서버와 연동하며,
    전자 문서가 출력된 오프라인 문서에 인쇄된 인식 마크를 인식하여 상기 문서 추적 관리 서버로 정보 전송 요청을 수행하고,
    상기 문서 추적 관리 서버로부터 전송된 상기 오프라인 문서에 관한 연관 정보를 수신하여 표시하는 사용자 단말기.
  17. 청구항 16에 있어서, 상기 인식 마크는,
    상기 연관 정보를 포함하는 고유 식별자가 변환되어 생성되는 것을 특징으로 하는 사용자 단말기.
  18. 청구항 16에 있어서, 상기 연관 정보는,
    상기 전자 문서의 고유 식별자에 포함된 정보이며,
    상기 전자 문서의 버전 정보, 상기 버전 정보와 관련된 부가 정보, 및 기설정된 기준에 의한 비밀 정보 중 적어도 어느 하나를 포함하는 것을 특징으로 하는 사용자 단말기.
  19. 청구항 18에 있어서,
    상기 버전 정보가 최종 버전이 아닌 경우, 최종 버전을 다운로드할 수 있는 다운로드 아이콘을 제공하는 것을 특징으로 하는 사용자 단말기.
  20. 연관 정보를 포함하는 고유 식별자가 삽입된 적어도 하나 이상의 전자 문서를 저장하며, 사용자 단말기로부터 정보 전송 요청이 수신되면, 상기 저장된 전자 문서 중에서 상기 정보 전송 요청에 대응하는 전자 문서를 추출하여 상기 사용자 단말기로 전송하는 문서 추적 관리 서버;
    상기 문서 추적 관리 서버와 연동하며, 전자 문서가 출력된 오프라인 문서에 인쇄된 인식 마크를 인식하여 상기 문서 추적 관리 서버로 정보 전송 요청을 수행하고, 상기 문서 추적 관리 서버로부터 전송된 상기 오프라인 문서에 관한 연관 정보를 수신하여 표시하는 사용자 단말기
    를 포함하는 문서 추적 시스템.
  21. 청구항 20에 있어서, 상기 연관 정보는,
    상기 전자 문서의 적어도 하나 이상의 버전 정보인 것을 특징으로 하는 문서 추적 시스템.
  22. 청구항 20에 있어서, 상기 연관 정보는,
    상기 전자 문서가 다수의 페이지를 포함하는 경우, 상기 페이지에 대한 정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 문서 추적 시스템.
  23. 청구항 21에 있어서, 상기 연관 정보는,
    상기 적어도 하나 이상의 버전 정보와, 상기 버전 정보와 관련된 부가 정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 문서 추적 시스템.
  24. 청구항 20에 있어서, 상기 연관 정보는,
    상기 사용자 단말기에 기설정된 기준에 의한 비밀 정보가 표시되도록 하는 증강 현실 데이터를 포함하는 것을 특징으로 하는 문서 추적 시스템.
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