KR20150063271A - 협업 서비스 제공 시스템, 및 방법 - Google Patents

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Abstract

협업 서비스 제공 시스템, 및 방법이 개시된다. 협업 서비스 제공 시스템은 자료 저장부, 및 자료 전송부를 포함한다. 자료 저장부는 자료 등록자로부터 입력된 자료를 저장하고, 자료 전송부는 입력된 자료를 자료 등록자로부터 설정된 자료 수신자의 계정으로 전송한다. 이때, 자료 저장부는 입력된 자료가 미리 설정된 기준에 의해 미리 저장된 자료와 동일한 자료로 판단되는 경우 입력된 자료를 미리 입력된 자료와 구별하여 저장한다. 이와 같이, 자료 등록자가 자료 등록시 단순히 자료를 시스템에 저장하기만 하는 것이 아니라, 저장된 자료를 이용할 다른 사용자에게 전송하고 자료의 저장도 미리 저장된 자료와 구분하여 수행함으로써, 기업 내부 또는 서로 다른 기업들 사이에서의 원활하고 신속한 협업과 협업 과정에 생성된 자료에 대한 체계적인 관리가 가능하게 된다.

Description

협업 서비스 제공 시스템, 및 방법{SYSTEM AND METHOD FOR PROVIDING COOPERATION SERVICE}
본 발명은 업무 지원 서비스를 제공하기 위한 시스템, 및 방법에 관한 것으로서, 더욱 상세하게는 기업 내부 또는 서로 다른 기업들 사이에서의 협업을 원활히 수행할 수 있도록 해주는 서비스를 제공하는 시스템, 및 방법에 관한 것이다.
최근 글로벌 사업의 확대로 해외 프로젝트의 증가 및 대형 사업 규모(EPC Turn-Key)의 프로젝트가 증가 되는 등 플랜트 엔지니어링(Engineering)의 내·외부 환경이 변화되고 있다.
프로젝트가 대형화, 글로벌화, 다변화 추세로 변화되면서 업무단계별 담당자 또는 부서간, 회사간의 협업이 더욱 중요해지고 있으며, 특히 해외 프로젝트의 경우 물리적인 시간, 예산 등 국내 프로젝트와는 또 다른 어려운 점이 있어 협업의 중요성이 더욱 부각된다.
따라서 인터페이스(Interface) 부분의 의사전달이 명확하지 않거나, 문제 발생시 신속한 해결이 되지 않으면, 프로젝트의 원활한 진행과 효율성 향상을 기대할 수 없다.
다시 말해, 국내는 물론 해외에서 수행하는 모든 사내 프로젝트의 수행원뿐만 아니라 발주사, 설계사, 설비공급사가 함께 진행하는 시스템의 필요성과 프로젝트 계약에서 준공까지 원활한 협업 관계를 통한 성공적인 사업수행이 필요하다.
과거에는 사내 직원들간의 협업은, 자료 작성 직원이 자료 작성을 완료 후 상호 협업을 수행하기 위하여 시스템에 등록하여 등록이 완료되면, 관련 담당자가 시스템에 접속하여 해당 자료를 불러내어 확인 및 수정 작업 후 시스템 내로 저장하는 형태로 진행되었다.
그런데 이러한 형태로 협업이 진행되는 경우, 한 사람의 작업이 끝나야 다른 사람이 작업할 수 있기 때문에, 여러 사람이 검토해야 할 경우에는 시간이 많이 소요되는 문제가 있었다.
또한, 협업을 필요시에만 시스템에 등록하여 진행하기 때문에, 자료 검토자들은 등록 내용을 인지하지 못하는 경우가 많았다. 따라서 등록한 사람이 별도로 연락을 해 주어야 하는 문제점이 있었다.
게다가 대외협업 기능은 없어서 이메일 또는 웹하드 등의 온라인 방법으로 전달하거나, 우편이나 직접 찾아가서 전달하는 오프라인 방법으로 업무를 수행하여야만하였다.
이 경우 자료의 분실과 정확한 전달이 되지 않는 등 체계적인 자료관리가 곤란하였으며, 의사 결정 지연으로 인한 신속한 업무처리 지연으로 후속업무 진행에 문제점이 발생하고 있었다.
본 발명은 상술한 종래의 문제점을 해결하기 위해 안출된 것으로서, 기업 내부 또는 서로 다른 기업들 사이에서의 원활하고 신속한 협업의 수행과 협업 과정에 생성된 자료에 대한 체계적인 관리가 가능하도록 해 주는 시스템, 및 방법을 제공하는 것을 목적으로 한다.
상기 목적을 달성하기 위해 본 발명에 따른 협업 서비스 제공 시스템은 자료 저장부, 및 자료 전송부를 포함한다.
자료 저장부는 자료 등록자로부터 입력된 자료를 저장하고, 자료 전송부는 입력된 자료를 자료 등록자로부터 설정된 자료 수신자의 계정으로 전송한다. 이때, 자료 저장부는 입력된 자료가 미리 설정된 기준에 의해 미리 저장된 자료와 동일한 자료로 판단되는 경우 입력된 자료를 미리 입력된 자료와 구별하여 저장한다.
이와 같이, 자료 등록자가 자료 등록시 단순히 자료를 시스템에 저장하기만 하는 것이 아니라, 저장된 자료를 이용할 다른 사용자에게 전송하고 자료의 저장도 미리 저장된 자료와 구분하여 수행함으로써, 기업 내부 또는 서로 다른 기업들 사이에서의 원활하고 신속한 협업과 협업 과정에 생성된 자료에 대한 체계적인 관리가 가능하게 된다.
또한, 협업 서비스 제공 시스템은 자료 전송 정보를 미리 설정된 수신자의 통신 단말로 전송하는 전송 정보 통지부를 더 포함할 수 있다. 이러한 구성에 의하면, 자료 수신자가 협업 서비스 제공 시스템에 접속된 상태가 아니거나, 전송된 자료의 검토가 어려운 상황에 있는 경우에도 신속히 자료의 수신 사실을 인지할 수 있게 된다.
또한, 자료 수신자의 계정이 존재하지 않는 경우 자료 수신자의 계정을 생성하는 수신자 계정 생성부를 더 포함할 수 있다. 이러한 구성에 의하면, 협업 서비스 제공 시스템의 운영 기업의 일원이 아닌 경우에도 용이하게 협업 서비스 제공 시스템을 이용할 수 있게 된다.
이때, 수신자 계정의 생성 정보를 미리 설정된 수신자의 통신 단말로 전송하는 계정 생성 정보 통지부를 더 포함할 수 있다. 이 경우 자료 수신자에게 보다 용이하고 신속하게 계정의 생성 사실을 통지할 수 있게 된다.
또한, 이때의 계정 생성 정보는 수신자 계정에 접속할 수 있도록 해 주는 접속 수단 정보를 포함할 수 있다. 이러한 구성에 의하면, 생성된 계정에 대한 권한을 가진 정당한 수신자만이 시스템에 접속할 수 있게 된다.
아울러, 상기 시스템을 방법의 형태로 구현한 발명이 함께 개시된다.
본 발명에 의하면, 자료 등록자가 자료 등록시 단순히 자료를 시스템에 저장하기만 하는 것이 아니라, 저장된 자료를 이용할 다른 사용자에게 전송하고 자료의 저장도 미리 저장된 자료와 구분하여 수행함으로써, 기업 내부 또는 서로 다른 기업들 사이에서의 원활하고 신속한 협업과 협업 과정에 생성된 자료에 대한 체계적인 관리가 가능하게 된다.
또한, 자료 수신자가 협업 서비스 제공 시스템에 접속된 상태가 아니거나, 전송된 자료의 검토가 어려운 상황에 있는 경우에도 신속히 자료의 수신 사실을 인지할 수 있게 된다.
또한, 협업 서비스 제공 시스템의 운영 기업의 일원이 아닌 경우에도 용이하게 협업 서비스 제공 시스템을 이용할 수 있게 된다.
또한, 자료 수신자에게 보다 용이하고 신속하게 계정의 생성 사실을 통지할 수 있게 된다.
또한, 생성된 계정에 대한 권한을 가진 정당한 수신자만이 시스템에 접속할 수 있게 된다.
도 1은 본 발명의 일 실시예에 따른 협업 서비스 제공 시스템의 개략적인 블록도.
도 2는 도 1의 협업 서비스 제공 시스템의 개념도.
도 3은 도 1의 협업 서비스 제공 시스템에서 수행되는 프로세스의 흐름을 도시한 개략적인 도면.
도 4는 도 1의 협업 서비스 제공 시스템에서의 대내 협업과정을 도시한 개략적인 도면.
도 5는 도 1의 협업 서비스 제공 시스템에서의 대외 협업 과정을 도시한 개략적인 도면.
이하, 첨부된 도면을 참조하여 본 발명의 바람직한 실시예를 설명한다.
도 1은 본 발명의 일 실시예에 따른 협업 서비스 제공 시스템의 개략적인 블록도이다.
협업 서비스 제공 시스템(100)은 통신 단말을 통해 사용자 단말이 접속할 수 있는 형태로 구현되며, 사용자 단말이 인터넷망을 통해 접속할 수 있도록 하는 웹사이트를 제공해 주는 웹서버로 구현되는 것이 일반적일 것이다.
이때, 협업 서비스 제공 시스템(100)이 제공하는 웹사이트는 하나의 웹사이트일 수도 있겠지만, 기업 내부 사용자가 접속할 수 있는 웹사이트와 기업 외부 사용자가 접속할 수 있는 웹사이트를 구분하여 복수로 제공할 수도 있을 것이다.
도 1에서, 협업 서비스 제공 시스템(100)은 자료 저장부(110), 자료 전송부(120), 전송 정보 통지부(130), 수신자 계정 생성부(140), 및 계정 생성 정보 통지부(150)를 포함한다.
이때, 협업 서비스 제공 시스템(100)의 각 구성 요소는 하드웨어만으로 구현될 수도 있겠지만, 하드웨어와 함께 동작하는 소프트웨어로 구현되는 것이 일반적일 것이다.
자료 정보 저장부(110)는 자료 등록자로부터 입력된 자료를 저장한다. 이때, 입력된 자료가 미리 설정된 기준에 의해 미리 저장된 자료와 동일한 자료로 판단되는 경우 입력된 자료를 미리 입력된 자료와 구별하여 저장한다.
여기서, 동일한 자료란 자료의 내용이 동일하다는 의미가 아니라, 파일명 등 미리 설정된 기준에 의해 동일한 자료라고 구분되는 것으로서, 실제로는 각각 이전 버전의 자료와 이를 보완한 수정 버전의 자료인 것이 일반적일 것이다.
자료 전송부(120)는 입력된 자료를 자료 등록자로부터 설정된 자료 수신자의 계정으로 전송한다.
이와 같이, 자료 등록자가 자료 등록시 단순히 자료를 시스템에 저장하기만 하는 것이 아니라, 저장된 자료를 이용할 다른 사용자에게 전송하고 자료의 저장도 미리 저장된 자료와 구분하여 수행함으로써, 기업 내부 또는 서로 다른 기업들 사이에서의 원활하고 신속한 협업과 협업 과정에 생성된 자료에 대한 체계적인 관리가 가능하게 된다.
예를 들어, 본 발명 협업 서비스 제공 시스템에 의하면, 하나의 자료에 대해 순차적으로 하나의 사용자만 작업할 수 있는 것이 아니라 다수의 사용자가 각각 동시에 작업을 수행할 수 있게 되며, 이들이 각각 등록한 자료는 다시 다른 사용자에게 전송되는 동시 서로 구별되어 시스템에 저장되게 된다.
이로 인해, 협업 진행이 훨씬 빠르게 수행될 수 있을 뿐만 아니라, 서로 다른 작업자에 의해 등록된 자료들이 각각 구별되어 저장되기 때문에 협업 과정에서 생성된 다수 자료의 체계적인 정리가 가능해 진다.
이러한 효과는 협업이 외부 기업과의 사이에서 수행될 때 더욱 현저한데, 종래에는 외부 기업과의 협업시에는 별도로 데이터를 시스템에 등록하기가 실질적으로 어려웠기 때문이다.
전송 정보 통지부(130)는 자료 전송 정보를 미리 설정된 수신자의 통신 단말로 전송한다. 이러한 구성에 의하면, 자료 수신자가 협업 서비스 제공 시스템에 접속된 상태가 아니거나, 전송된 자료의 검토가 어려운 상황에 있는 경우에도 신속히 자료의 수신 사실을 인지할 수 있게 된다.
자료 전송 정보란 자료가 수신자의 계정으로 전송되었다는 사실을 통지하기 위한 정보로서, 미리 설정된 수신자의 통신 단말로의 전송은 수신자로의 이메일 전송이나, 수신자의 이동 통신 단말로의 문자 메시지 전송 등의 형태를 이용하여 수행될 수 있을 것이다.
수신자 계정 생성부(140)는 자료 수신자의 계정이 존재하지 않는 경우 자료 수신자의 계정을 생성한다. 이러한 구성에 의하면, 협업 서비스 제공 시스템의 운영 기업의 일원이 아닌 경우에도 용이하게 협업 서비스 제공 시스템을 이용할 수 있게 된다.
계정 생성 정보 통지부(150)는 수신자 계정의 생성 정보를 미리 설정된 수신자의 통신 단말로 전송한다. 이 경우 자료 수신자에게 보다 용이하고 신속하게 계정의 생성 사실을 통지할 수 있게 된다.
이때의 계정 생성 정보는 수신자 계정에 접속할 수 있도록 해 주는 접속 수단 정보를 포함할 수 있다. 접속 수단 정보는, 예를 들어 식별 번호(ID)와 암호(PW)일 수 있으며, 이러한 구성에 의하면, 생성된 계정에 권한을 가진 정당한 수신자만이 접속할 수 있게 된다.
이하, 상기 실시예를 구체적인 예와 함께 더욱 상세히 설명한다.
도 2는 도 1의 협업 서비스 제공 시스템의 개념도이고, 도 3은 도 1의 협업 서비스 제공 시스템에서 수행되는 프로세스의 흐름을 도시한 개략적인 도면이다.
협업 서비스 제공 시스템(100)의 사용을 위하여 초기 설정을 위한 메뉴로 자료번호 체계, 서신 번호 체계는 자동 또는 수동 방식으로 선택할 수 있다. 자동방식에서는 시스템 내에서 설정된 내용을 제공하므로 실제 업무 시 별도 입력을 하지 않으나 수동방식에서는 자동 등록 시마다 번호체계를 입력해 줘야 한다.
설계 진도 관리 메뉴는 프로젝트 유형에 맞게 선택할 수 있도록 3가지 방식으로 나누어져 있다. 업체별 1식으로 관리하는 패키지방식과 Activity를 작성하여 상세히 관리를 할 수 있는 WBS방식, 그리고 설계도면 낱장으로 관리하는 Document 방식으로 제공하고 있다.
시스템 사용자 등록은 인사 명령에 의한 인사 시스템에서 수신받아 자동 등록하여 사용할 수 있으며, 계약회사 등록도 계약이 되면 구매계약시스템에서 수신하여 자동 등록이 되어 있어서, 실제 협업을 수행할 때 입력하지 않고 선택하도록 되어 있다.
도 4는 도 1의 협업 서비스 제공 시스템에서의 대내 협업 과정을 도시한 개략적인 도면이다.
국내(포항, 광양, 송도 등)는 물론 해외까지 협업할 수 있으며, 대내협업은 프로젝트의 분야 또는 부서별 상호 간 담당자의 자료검토와 최종 승인자의 확인까지 할 수 있도록 하여, 프로젝트에서 발생한 모든 검토서와 산출물이 역사와 함께 보관된다.
먼저, 발신 업무를 수행하여 도면을 상호 검토할 경우 'OUT' 메뉴에서 신규로 만들어서 제목, 수신자, 회신일을 입력하고 첨부 파일과 함께 발송한다. 검토 방법은 여러 사람에게 같이 배포하여 동시에 검토하는 방법과 선행 검토자가 끝나야 다음 사람이 검토할 수 있는 순차적 검토 방법이 있다.
또한, 다른 분야에서 수신한 자료를 처리할 때에는 'IN' 메뉴에서 접수된 리스트를 오픈하여 확인한다. 확인 후 의견이 있으면 코멘트를 등록하여 회신처리 하며, 의견이 없으면 완료처리 한다.
도 5는 도 1의 협업 서비스 제공 시스템에서의 대외 협업 과정을 도시한 개략적인 도면이다.
대외협업은 크게 발주사, 설계사, 설비공급사로 구분하여 협업하는 구조이며, 해당사에서는 언제 어디에서든지 시스템에 접속하여 커뮤니케이션을 할 수 있다. 협력사에서 시스템으로 자료를 제출하고자 할 경우에는 'OUT' 메뉴를 통하여 자료를 등록하면 된다.
등록된 자료는 시스템 운영사 측의 "WorkIn' 메뉴에 접수되어 담당자가 확인하여 후속 업무를 진행한다. 또한, 시스템 운영사 측으로부터 접수받은 자료는 'In' 메뉴에 접수되어 확인하는 구조로 되어 있다. 발주사의 협업 방법도 위의 내용과 동일하다.
최근의 이슈인 문서보안 문제는 지정된 문서 승인자의 확인을 받도록 시스템 내에서 복호화의 프로세스를 거치도록 하여 별도의 복호화 작업은 하지 않도록 하였다.
엔지니어링 업무의 경우 설계기간이 점점 짧아지고 있으며 이에 따라 정확한 도면을 만들어 내기 위해서는 빠르고 정확한 의사 결정이 필요하다. 또한, 기존의 축적된 엔지니어링 데이터 활용성이 더욱 중요해졌다.
특히, 해외 사업의 경우 발주처의 문서(Document) 협업관리 시스템의 요구가 보편화되는 추세로 프로젝트별로 개발하여 대응해야 하는 중복투자 발생 요인을 제거함과 동시에 글로벌화 추세에 따라 해외업체와의 협업도 점차 증가하고 있다.
본 발명은 엔지니어링 업무를 위하여 협업 시스템을 구축하여 사내 및 사외 이해관계자와 협업을 통하여 실시간으로 의사결정을 하는 방법에 관한 것이다.
프로젝트의 원활한 수행을 위하여 시스템 운영사 직원들간의 협업은 물론, 시스템 운영사 계약된 회사(설계사, 설비공급사)와 상호 도면 및 문서를 주고 받으며 업무를 시스템을 통하여 실시간으로 발신, 수신하여 관련 내용을 검토 및 수정 작업을 진행하게 된다.
따라서 프로젝트 시작부터 종료시까지 시스템에 등록된 문서(Document)를 해당 시점에 시스템으로 발신을 하면 수신자는 자료를 확인하여 회신함으로써 신속한 의사결정은 물론 정확한 내용을 전달함으로써 업무의 효율성 증대는 물론 체계적인 자료보관으로 지식자료의 자산화가 가능하게 해 준다.
본 발명에 의해, 프로젝트를 계약에서 준공까지 원활한 협업 관계를 통하여 성공적인 사업수행은 물론 프로젝트 수행중에 발생한 성과물을 체계적으로 관리할 수 있게 된다.
국내는 물론 해외에서 수행하는 기업 내부의 모든 프로젝트 수행원뿐만 아니라 발주사, 설계사, 설비공급사가 함께 신속한 의사소통으로 문제점 해결은 물론 업무의 효율을 높임과 동시에 문서의 공유와 축적으로 데이터베이스(Data Base)를 통한 지식자료 자산화를 만들어 설계향상은 물론 공기 및 원가절감 실현에 기여할 수 있다.
따라서 이를 통하여 경쟁력 있는 설계향상 방안과 엔지니어링 업무 효율 증대로 원활한 프로젝트 수행에 기여할 수 있을 것으로 기대한다.
본 발명이 비록 일부 바람직한 실시예에 의해 설명되었지만, 본 발명의 범위는 이에 의해 제한되어서는 아니 되고, 특허청구범위에 의해 뒷받침되는 상기 실시 예의 변형이나 개량에도 미쳐야 할 것이다.
100: 협업 서비스 제공 시스템.
110: 자료 저장부
120: 자료 전송부
130: 전송 정보 통지부
140: 수신자 계정 생성부
150: 계정 생성 정보 통지부

Claims (10)

  1. 자료 등록자로부터 입력된 자료를 저장하는 자료 저장부; 및
    상기 입력된 자료를 상기 자료 등록자로부터 설정된 자료 수신자의 계정으로 전송하는 자료 전송부를 포함하며,
    상기 자료 저장부는 상기 입력된 자료가 미리 설정된 기준에 의해 미리 저장된 자료와 동일한 자료로 판단되는 경우, 상기 입력된 자료를 미리 입력된 자료와 구별하여 저장하는 것을 특징으로 하는 협업 서비스 제공 시스템.
  2. 제 1항에 있어서,
    상기 자료 전송 정보를 미리 설정된 상기 수신자의 통신 단말로 전송하는 전송 정보 통지부를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 협업 서비스 제공 시스템.
  3. 제 1항에 있어서,
    상기 자료 수신자의 계정이 존재하지 않는 경우 상기 자료 수신자의 계정을 생성하는 수신자 계정 생성부를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 협업 서비스 제공 시스템.
  4. 제 3항에 있어서,
    상기 수신자 계정의 생성 정보를 미리 설정된 상기 수신자의 통신 단말로 전송하는 계정 생성 정보 통지부를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 협업 서비스 제공 시스템.
  5. 제 4항에 있어서,
    상기 계정 생성 정보는 상기 수신자 계정에 접속할 수 있도록 해 주는 접속 수단 정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 협업 서비스 제공 시스템.
  6. 협업 서비스 제공 시스템이,
    자료 등록자로부터 입력된 자료를 저장하는 자료 저장 단계; 및
    상기 입력된 자료를 상기 자료 등록자로부터 설정된 자료 수신자의 계정으로 전송하는 자료 전송 단계를 포함하며,
    상기 자료 저장 단계는 상기 입력된 자료가 미리 설정된 기준에 의해 미리 저장된 자료와 동일한 자료로 판단되는 경우, 상기 입력된 자료를 미리 입력된 자료와 구별하여 저장하는 것을 특징으로 하는 협업 서비스 제공 방법.
  7. 제 6항에 있어서,
    상기 자료 전송 정보를 미리 설정된 상기 수신자의 통신 단말로 전송하는 전송 정보 통지 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 협업 서비스 제공 방법.
  8. 제 6항에 있어서,
    상기 자료 수신자의 계정이 존재하지 않는 경우 상기 자료 수신자의 계정을 생성하는 수신자 계정 생성 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 협업 서비스 제공 방법.
  9. 제 8항에 있어서,
    상기 수신자 계정의 생성 정보를 미리 설정된 상기 수신자의 통신 단말로 전송하는 계정 생성 정보 통지부를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 협업 서비스 제공 방법.
  10. 제 9항에 있어서,
    상기 계정 생성 정보는 상기 수신자 계정에 접속할 수 있도록 해 주는 접속 수단 정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 협업 서비스 제공 방법.
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