KR20050053570A - 전자 결재 시스템의 활용 제고와 완성을 위한 수기문서스캔등록시스템 - Google Patents

Abstract

본 발명은 정부 및 공공기관과 국영기업에 도입된 전자문서시스템의 업무완성을 위한 것으로 더욱 상세히 말하면 수기문서로 관리되고 있는 문서들을 스캐너를 이용한 이미지 형태의 전자파일로 날짜별로 자동 분류하여 가공처리하는 수기문서를 전자문서로 변환, 등록하는 시스템이다.

2002년 11월, 공공기관 행정처리의 대국민 서비스를 제고하고 국가경쟁력 강화를 위해 국민의 정부가 역점적으로 추진해온 전자정부가 출범하였다. 이번에 완료된 전자정부 사업의 결과로 정부와 국민, 기업과의 거리는 더욱 좁혀져 민원인들은 이제 안방과 사무실에서 인터넷으로 접속하는 정부대표전자민원( www.egov.go.kr)을 통해 민원안내와 Non-stop/One-stop 민원처리 서비스를 제공받을 수 있게 되었다. 또한 공공기관 내부적으로도 다른 기관에 구축된 정보를 공동 활용할 수 있게 된 한편, 인사·재정 등의 공통행정업무의 정보화로 행정의 생산성 및 신뢰성이 크게 증진되는 계기를 마련하게 되었으며, 2004년1월1일을 기점으로 모든 결재수단을 전자문서로 할 수 있도록 구축한 “신 전자문서시스템”이 현재 각 정부기관 및 지방자치단체 등에서 전면시행하고 있다.

그러나 현실적으로는 각 정부기관 및 지방자치단체 등에는 전자문서 이외의 형태로 각종 인/허가 서류, 준공서류, 접수서류, 현장사진 등의 수기문서가 절대적으로 발생, 유통되고 있는 실정으로, 현재 일부의 행정부처 및 지방자치단체에서는 수기문서에 대한 전자파일로의 가공을 위하여 별도의 시스템을 도입하여 활용하고 있지만 그 사용의 불편함으로 인해 거의 모든 수기문서들이 방치되다시피 계속 쌓여 가고 있다. 이에 본 발명을 통해 정부 및 지방자치단체 등에서 발생되는 모든 수기문서를 전자파일로 가공하여 등록함으로써 전자정부 실현에 부합하는 문서 유통과 관리를 이루어 내면서 사용자의 편의성 및 행정의 생산성 및 신뢰성을 향상 시키고자 한다.

본 발명은 일반적인 사무용 OA 기기(FAX,복사기)처럼 사용자가 가장 편한 방법으로 구현할 수 있도록 만든 것으로 사용자가 수기문서를 전자문서로 만들기 위하여 스캔 전용 PC에서 사용자 아이디와 패스워드를 입력 한 후 수기문서를 스캐너에 올려 스캐너의 스캔버튼을 눌러 스캔이 완료되면 스캔 PC에 사용자 아이디와 패스워드에 해당되는 폴더로 자동 저장 되며, 이때 저장되는 이미지는 컬러 또는 흑백으로(JPG/TIF형태) 저장된다. 이렇게 저장된 이미지는 사용자가 사무용 PC를 통하여 클라이언트 툴을 실행 하게 되면 화면에 작업한 스캔 이미지들이 자동적으로 날짜별 폴더에 들어 있음을 알 수 있다. 필요에 따라 스캔한 이미지파일을 흑백 또는 컬러, 회전, 기울기 조정 등을 실행 할 수 있으며 조정이 끝난 후 완료를 하게 되면 스캔전용 툴이 설치된 PC에서 사용자PC로 스캔 된 이미지가 지정된 폴더로 이동하게 되는 것이다. 이로써 수기로 만들어 졌던 문서가 이미지 형태의 전자파일로 가공되어 유통 , 관리가 가능하게 되는 것이다. 각 사용자 별로 아이디와 패스워드를 부여함으로써 자신의 문서에 대한 전자화가 별도로 진행 가능하고 복사기처럼 간단한 스캐너의 버튼조작으로 모든 수기문서를 간단하게 전자파일화 할 수 있다.

이상과 같이 이루어진 본 발명은 사용자의 편의성, 즉 간단한 버튼 조작을 통하여 자신에게 쌓여 가던 수기문서를 어떠한 오류도 없이 사용자가 직접 이미지 형태의 전자파일로 생성, 관리하고 유통 시킬 수 있게 만든 것으로, 각 정부 기관 및 지방자치단체에게는 수기문서에 의한 관리를 전자문서로 전환하게 하여 문서관리의 효율성과 전자정부 구현이라는 정부의 정책에 부합하고 각 사용자들의 업무의 편의성 및 생산성, 효율성을 향상 시키는 효과를 제공한다.

Description

전자 결재 시스템의 활용 제고와 완성을 위한 수기문서 스캔등록시스템{Archive Scan Work System}

본 발명은 정부 및 공공기관과 국영기업에 도입된 전자문서시스템의 업무 완성을 위한 것으로 상세히 말하면 비전자문서로 관리되고 있는 문서들을 스캐너를 이용한 이미지 형태의 전자파일로 날짜 별로 자동 분류하여 가공 처리 하는 수기문서의 자동 등록시스템에 관한 것이다.

기존의 수기로 생산된 문서를 디지털 이미지 형태로 가공 하는 방식은 스캐너를 통하여 스캐너 PC에 있는 폴더에 일괄적으로 등록하고, 사용자는 자신의 PC에서 네트워크 설정을 통해 스캐너가 달려 있는 PC에 접속하여 폴더를 검색하고, 폴더 내에 자신이 스캔한 문서를 찾아 복사를 해 오는 방식이었다. 이 방식의 문제점은 스캐너 작업 시 발생하는 문서의 품질, 즉 비틀어짐, 흐리게 나타나는 점 등의 수정을 통한 문서품질 향상이 전혀 이루어 지지 않으며, 사용자가 자신이 한 스캔 이미지 문서를 폴더 내에서 선별하지 않으면 안 된다는 것, 모든 사용자들이 스캔한 문서가 한 폴더 안에 있음으로 인한 업무의 혼란은 물론 보안 유지 및 문서관리가 되지 않는다는 점이다. 사용자들의 이러한 불편함과 보안 상의 문제점 등으로 인하여 현재 활성화 되지 않고 있다.

본 발명은 이러한 제반 문제를 해결하기 위해 만들어진 발명으로 스캐너 PC에서 스캔 작업을 할 때 스캔 스테이션 내에서 사용자만의 아이디와 패스워드를 부여함으로써 사용자만의 폴더 생성과 함께 디지털 이미지 문서를 생성함으로 타 사용자가 그 문서에 접근하는 것을 방지하고, 디지털 이미지 문서가 섞이는 것을 방지를 한다.

스캔한 후 사용자가 자신의 PC에서 클라이언트 툴을 사용, 사용자만의 아이디와 패스워드를 부여 하며 자동적으로 스캔 작업한 목록들이 날짜 별로 폴더가 생성 되어 보여 진다. 폴더 속에 있는 디지털 이미지 문서를 수정 또는 보완할 수 있는 기능이 부여되어 있기 때문에 이를 통한 양질의 디지털 이미지 문서를 만들 수 있다. 수정과 보완이 끝나고 디지털 이미지 문서를 저장 하면 새로운 양질의 디지털 이미지 문서가 생산 되는 것이다.

본 발명은 정부 및 공공기관과 국영기업에 도입된 전자문서시스템의 업무 완성을

위한 것으로 더욱 상세히 말하면 비전자문서로 관리되고 있는 문서들을 스캐너를 이용한 이미지 형태의 전자파일로 변환 처리 하는 수기문서의 전자문서등록시스템이다.

도1은 이 시스템의 대략적인 개요도로서 수기문서의 전자문서로의 변환을 기본적으로 구성하여 설명한 것으로 스캐너(1)와 스캐너에 접속된 이미지 서버 컴퓨터(1)를 통해 수기문서를 전자문서로 이미지화 하여 개별 사용자가 자신의 컴퓨터(30)로 접속하게 함으로 문서의 섞임이나 문서를 찾는 번거로움을 피할 수 있는 것으로 수기문서를 전자문서로 생산하는 것이다. 개별 사용자는 도2에서 보는 바와 같이 스캐너 서버컴퓨터(1)에서 스캔프로그램을 실행하여 로그인을 한 후 스캐너 서버 컴퓨 터(1)에 연결된 스캐너로 수기문서를 스캔한다.

스캔 됨과 동시에 개별 사용자의 폴드가 생성 되면서 자동적으로 스캐너 서버 컴퓨터(1)에 이미지 형태의 전자문서로 생성된다. 도3은 스캔서버 프로그램 내부 운용 개요도로서 스캔서버 프로그램에 로그인 이후 연결되어 있는 스캐너를 선택한 후 스캐너에 있는 환경설정을 통하여 해상도, 용지설정, 농도설정, 급지설정, 흑백/칼라 선택을 통해 설정한다. 이는 초기 기본값으로 설정 되어 있으나 문서의 상태나 성질에 따라 사용자가 설정 하게끔 구성 되어 있다. 환경 설정이 끝나면 저장 경로가 자동으로 생성되어 스캔 한 수기문서가 자동 생성된 폴더에 저장 된다.

도4는 도1, 도2에 설명한 내용의 순서도로서 스캐너 서버 컴퓨터에서 스캔 프로그램을 실행하면 우선 스캐너가 있는 지를 체크하고 개별 사용자의 아이디와 패스워드를 입력하면 사용자 여부를 스캔 프로그램에서 체크한다. 정상적으로 체크가 이루어 지면 스캐너에서 시작버튼을 눌러 이미지를 칼라(JPG형태로 저장)로 스캔하면

개별 사용자의 폴더에 이미지 형태의 디지털 데이터로 저장이 된다. 도5는 개별사용자가 자신의 컴퓨터에서 스캔 클라이언트 프로그램을 실행 시킨다. 사용자 자신의 아이디와 패스워드를 입력하고 로그인 하면 자동적으로 스캔 서버 컴퓨터에 생성된 사용자의 저장 경로로 이동한다.

폴더 안에 있는 디지털 이미지를 선택하면 스캔 된 비전자문서가 활성화 되면서 각도 돌리기, 미세각 자동조절, 노이즈 제거, 용지크기재설정, 중간 정렬, 순서이동을 하여 통상의 정상적인 전자문서를 생성하게 된다. 도 6은 클라이언트 프로그램의 도5에서 설명한 내용의 순서도로서 먼저 사용자의 컴퓨터에서 가상 네트워크(Z드라이브)를 설정한다. 설정이 정상적으로 이루어지면 스캔한 이미지가 있는 스캔 서버 컴퓨터의 자신의 폴더에서 이미지가 전송되고 폴더를 열면 이미지가 보여 준 다. 컬러를 선택하고 컬러를 전환 시키면서 정확한 전자문서를 만들기위해 이미지를 편집하고 조정한다. 컬러인 경우는 JPG형태의 컬러 이미지로 저장되고, 흑백인

경우는 TIF 형태의 이미지로 저장되면 모든 작업이 끝나면서 새로운 전자문서를 생산하게 된다.

모든 발명의 효과가 그러하듯이 본 발명은 공공기관의 수기문서에 대해 전자문서로 전환하게 하므로써 공공업무의 사용자 편의성과 정부가 추구하는 전자정부 구현을 위해 반드시 필요한 것이라 하겠다. 현재 수기문서를 전자문서로 변환하는데 있어 공정처리에 관한 업무의 숙지 및 장비의 사용방법 등에 대한 교육을 받아야 하며, 그럼에도 불편한 사용법 및 조작등으로 인하여 사용이 거의 이루어지지 않고 있는 실정이다. 그러나 본 수기문서 등록시스템을 이용한다면 사무용 OA기기(복사기, 팩스 등)의 간편한 조작으로 업무를 완성하는데 그 효용성과 생산성, 편의성이 크다.

공공업무 중 가장 보편적이면서 중요한 업무인 문서관리 업무에 있어 본 수기문서 시스템을 채택한다면 전자정부 구현이라는 정부의 방침 뿐만아니라 업무를 완성하고 효율적으로 처리하는것에 있어 가장 효율적이 될수 있다.

1.사용자의 편의성에 그 효과가 있다

2. 특별한 교육 또는 설명 없이 간단하게 사용 할 수 있다.

3. 공공업무 중 문서관리 업무 완성의 마무리를 책임진다.

4. 현행방법에 있어서 문서관리업무의 집중 및 혼돈을 방지할 수 있다.

5. "공공기관의기록물관리에관한법률" :사무관리규정", "디지털/인코딩 지침"의

목적에 부합한다.

6. 현행 공공기관의 "신전자문서"의 완성을 도모한다.

도1은 시스템의 전체 구성도 이다.

도2는 작업과정의 흐름도이다.

도3은 스캔 서버 프로그램의 사용 흐름도이다.

도4는 스캔 스테이션의 전체적인 순서도이다.

도5는 사용자 클라이언트 프로그램의 사용 흐름도이다.

도6은 클라이언트 툴의 전체적인 순서도이다.

Claims (2)

1. 스캔 프로그램을 실행하면 우선 스캐너가 있는지를 체 크하고 개별사용자의 아이디와 패스워드를 입력하면 사용자 여부를 스캔 프로그램에서 체크, 정상적으로 체 크가 이루어 지면 스캐너에서 시작 버튼을 눌러 이미지를 칼라(JPG형태로 저장)로 스캔하면 개별사용자의 폴 더에 이미지의 형태의 디지털로 저장
2. 사용자의 컴퓨터에서 가상 네트워크(Z드라이 브)를 설정, 설정이 정상적으로 이루어지면 스캔한 이미지가 있는 스캔 서버 컴퓨터의 자신의 폴더에서 이미 지가 전송되고 폴더를 열면 이미지가 보여 진다. 컬러를 선택하고 컬러를 전환시키면서 정확한 전자문서를 만들기 위해 이미지를 편집, 조정. 컬러인 경우는 JPG형태의 컬러 이미지로 저장되고, 흑백인 경우는 TIF형 태의 이미지로 저장되면 모든 작업이 끝나면서 새로운 전자문서가 생산.