KR20010103365A - 하이브리드 매체를 이용한 실시간 대화형 전자결재 시스템및 그 서비스 방법 - Google Patents

Abstract

본 발명은 기존 전자결재의 단점인 비접촉적, 결재자의 컴퓨터 사용능력 미비문제를 해결하기 위하여 실시간 문자/음성/화상 통신시스템과 결재 서명처리기등의 하이브리드 매체를 전자결재에 적용시킨 인간친화형 전자결재 시스템 및 그 서비스 방법에 관한 것이다.

본 발명은 결재자가 전자결재 시스템을 로그인 하면 상신된 결재 화일 제목들이 표시됨과 동시에 결재를 상신한 사람들의 현재 로그인 상태를 표시해주는 기능과;

결재자가 우선적으로 로그인되어 있는 결재서류를 클릭하면 결재 내용이 나타남과 동시에 결재를 상신한 사람과 자동으로 호설정이 되어 화상회의 시스템이 구동되며 결재를 상신한 사람의 컴퓨터 화면도 결재자가 보고 있는 화면과 일치된 내용이 나타나므로 직접 결재를 받으러 가서 결재를 하듯이 질문과 설명을 할 수 있는 기능과;

설명을 듣고 내용을 읽으면서 문제가 없는 경우는 결재를 하게되는데 결재자는 타블렛(tablet)을 이용하여 직접 서명과 지시사항을 쓰면 내용이 결재 기안용지로 자동으로 입력되도록 하여 컴퓨터 사용에 익숙하지 못한 결재자나 미리 저장되어 있는 결재도장이나 서명이 갖고있는 비 신뢰성을 높이는 기능과;

현재 결재를 상신한 사람이 로그인되어 있지 않은 결재를 위해서 결재내용을 설명하는 음성화일을 첨부할 수 있고 결재자의 지시사항이나 질문도 음성화일로 처리될 수 있는 기능을 제공하기 때문에 설명이 필요한 결재와 결재 서명의 신뢰성 그리고, 컴퓨터 조작상의 불편성을 개선하였다.

Description

하이브리드 매체를 이용한 실시간 대화형 전자결재 시스템 및 그 서비스 방법{Real-time approval interactive electronic system using hybrid media and its service method}

본 발명은 설명이 필요한 전자결재를 위한 하이브리드 매체를 이용한 전자결재 시스템에 관한 것으로 특히 실시간 인터넷 멀티미디어 통신 매체와 이미지 입력장치를 전자결재에 적용하여 컴퓨터 사용능력이 부족한 결재자를 도와주고 대화가필요한 결재와 결재서명의 신뢰성을 향상시킨 인간친화형 시스템으로써 정보기술에 속한다.

최근들어 급속한 인터넷, 가상서비스 시스템들의 발전에 의하여 전자결재 시스템이 널리 보급되고 있고 거의 모든 것을 자동화하여 결재 사이클의 대폭적인 단축과 업무효율성을 확보하기는 하였으나 종래의 전자결재 시스템은 비실시간으로 이루어지는 문서에 의한 전자결재시스템이기 때문에 결재자가 결재에 대한 설명을 실시간으로 듣거나 질문할 수가 없는 문제점이 있고 결재서명이나 도장 또한 이미 저장되어 있는 도장이나 서명을 결재자의 컴퓨터 조작에 의하여 결재서류로 옮기는 기능을 컴퓨터 작업을 통하여 구현해야 하기 때문에 인간친화적이지 못한 문제점이 있었다.

결재자의 입장에서는 결재를 상신한 사람으로부터 결재내용에 대한 최소한의 설명과 의견을 듣고 싶어하는 특징과 결재서명을 손으로 직접하고 싶어하는 특징이 있는데 종래의 전자결재 시스템에서는 비실시간으로 이루어지는 문서에 의한 전자결재시스템이기 때문에 이를 해결할 수 없었다. 따라서, 본 발명은 결재자와 결재를 상신한 사람간의 실시간 대화가 가능한 문자/음성/화상같은 인터넷 멀티미디어 통신채널과 손으로 쓰는 결재자의 서명과 지시사항을 자동으로 입력시키는 기능을 구현하여 줌으로써 보다 용이하고 신뢰성이 있고 인간친화적이고 접촉적인 전자결재가 구현되도록 하기 위한 것이다.

본 발명은 결재자가 전자결재 시스템을 로그인 하면 상신된 결재화일 제목들이 표시됨과 동시에 결재를 올린 사람들의 현재 로그인 상태를 표시해주는 기능과;

결재자는 로그인되어 있는 결재서류를 클릭하면 결재내용이 나타남과 동시에 결재를 올린 사람과 호설정이 되어 음성/화상회의 시스템이 구동되며 결재를 올린 사람의 컴퓨터 화면도 결재자가 보고 있는 결재서류와 일치된 내용이 나타나는 기능과;

결재자가 손으르 쓰는 서명과 지시사항을 자동으로 전자결재 기안용지로 입력되는 기능을 제공하는 기술을 구현하여야 한다.

이러한 본 발명의 목적을 달성하기 위한 수단은, 상신된 결재화일 제목 끝 부분에 결재를 올린 사람들의 로그인 상태를 수시로 점검하여 현재의 로그인 상태를 표시해주는 기능과 결재자가 로그인되어 있는 결재서류를 클릭하면 결재내용이 나타남과 동시에 결재를 올린 사람과 자동으로 호설정이 되도록 하는 호설정 서버와 응용소프트웨어, 호설정이 되면 실시간으로 문자/음성/화상 통화가 가능한 인터넷화상회의 시스템, 그리고 결재자가 손으로 쓰는 서명과 지시사항을 자동으로 전자결재 기안용지로 입력시키는 기능을 구성함으로써 달성된다.

이러한 본 발명과 종래기술을 대비하여 보면, 종래기술에는 단지 문서나 이미지등으로 만들어진 결재내용을 정해진 경로로 전자결재 상신을 하면 결재자가 결재문서를 읽고 판단하여 결재나 혹은 반려를 전자적으로 하는 것으로 결재중에 설명을 듣기 위하여 결재를 올린 사람과 자동으로 결재서류가 일치됨과 동시에 음성과 화상통신이 이루어지는 시스템은 없으며 결재서명이나 도장 또한 이미 저장된 데이터를 컴퓨터를 조작하여 사용하는 기술만을 사용하고 있다.

본 발명의 핵심기술인 결재자가 시스템을 구동시키면 결재를 상신한 사람들의 현재 로그인 상태를 표시해주는 기술과 문자채팅, 인터넷 전화 그리고 인터넷 화상회의 시스템 기술, 자동으로 결재를 상신한 사람들과 결재자 사이를 연결해주는 호설정 기술, 그리고 손으로 쓰는 글씨나 서명을 컴퓨터로 입력받는 기술을 전자결재 시스템과 연동되도록 적용시킨 점이 독창적이다.

도 1은 본 발명에 의한 전자결재 시스템의 구성도와 동작흐름도

도 2은 본 발명에 의한 전자결재의 화면 설계 예시도

도 3은 본 발명에 의한 전자결재시스템의 호설정 프로토콜 및 결재 과정 예시도

＜ 도면의 주요부분에 대한 부호의 설명 ＞

10: 웹 카메라 20: 타블렛

30: 컴퓨터/전자결재 소프트웨어 40: 구내통신망/원거리통신망

50: 호설정서버 및 소프트웨어 60: 전자결재 서버 및 소프트웨어

이하, 본 발명의 실시예를 첨부된 도면을 참조해서 상세히 설명하면 다음과 같다. 도 1은 자동으로 결재자와 결재를 올린 사람들간의 호설정이 이루어지도록 호설정 서버를 구성한 전자결재 시스템의 전체적인 구성도이다.

기안자, 중간결재자, 최종결재자의 컴퓨터(30)에는 화상회의용 웹카메라(10)와 클라이언트 프로그램, 그리고 음성/화상회의 시스템과 손으로 쓰는 서명이나 지시사항을 자동으로 컴퓨터로 입력시키는 타블렛(20)이 설치된다. 전자결재 DB 및 서버(60)에는 전자결재에 필요한 데이터베이스와 서버 응용프로그램이 설치되고 호설정 서버(50)에는 기안자와 중간결재자, 그리고 최종결재자들의 로그인 상태표시와 그들 사이를 자동으로 연결해주는 호설정 기능을 수행하는 프로그램이 설치된다.

도 1에서 번호 ①, ②, ③, ④는 본 발명의 전자결재 시스템의 결재 흐름도이다. 호설정 서버와 타블렛이 각 사용자들에게 연결된 점을 제외하고는 종래 전자결재 시스템의 구성과 동일하다.

최초의 기안자는 결재서류를 작성하고 결재내용을 설명한 음성화일을 첨부하여 전자결재 서버로 전송한다.

중간결재자가 전자결재 시스템을 로그인하면 기안자가 상신한 결재내용이 전달되어 표시되므로 결재서류 내용을 볼 수 있다.

이때, 결재자의 화면에는 두 가지 형태 즉, 결재를 상신한 사람의 현재 로그인 상태를 보여주는 기능과 그들과 대화를 원할 경우에는 클릭만하면 자동으로 로그인 되어 있는 결재를 올린 사람과 연결시켜주는 호설정 기능이 추가되어 구현되어야 한다.

도 2는 이와 같은 로그인 상태 표시가 추가된 전자결재 시스템의 구현예시도를 보여준다.

도 2에서 로그인한 상태로 표시된 사용자는 현재 실시간으로 대화가 가능한 사람이고 로그인하지 않은 사용자의 결재는 대화는 불가능하고 기존 시스템과 같이 결재내용을 읽고 이메일등의 비실시간 대화를 통하여 처리하면 된다.

한편, 도 3은 위에서 설명된 로그인 상태표시와 기안자와 결재자들 사이의 실시간 음성/화상 통신 채널을 자동으로 연결해주는 호설정 프로토콜과 전자결재 과정이다.

우선, 기안자나 중간결재자, 그리고 최종 결재권자가 전자결재시스템에 로그인하면 전자결재용 호설정 서버에서는 특정 전자결재문서에 관련된 즉, 기안자, 참조자, 중간 및 최종결재자들의 로그인 상태를 알려준다.

만약, 최종결재권자가 중간결재자의 설명을 듣고싶어 로그인 되어있는 중간결재자를 클릭하면 호설정 서버에서는 최종결재권자가 보고있는 결재서류 내용과호출한 최종결재권자 정보를 호출당한 중간결재자에게 전송하여 통화를 설정시켜주며, 이때, 중간결재자의 컴퓨터화면을 최종결재권자의 컴퓨터화면과 일치시켜준다. 이를 위하여 URL을 자동으로 인식하여 전송해주는 기술이 사용된다. 이를 통하여 최종결재자와 중간결재자는 컴퓨터화면을 통하여 동일한 서류내용을 볼 수 있고 음성/화상을 통하여 실시간으로 대화를 할 수 있으며 결재서명이 쓰여지는 것도 볼 수 있다.

이와같은 동작은 기안자와 중간결재자, 중간결재자와 최종결재자, 그리고 최종결자와 기안자등 특정 결재문건에 관련된 모든 사용자들 사이에서 동일하게 수행될 수 있으므로 이들 사이의 즉각적인 인터넷상의 회의도 가능하다.

이상에서 상세하게 설명한 바와 같이 본 발명에 의하면, 전자결재상에서도 결재권자와 결재를 올린 사람들간의 실시간 음성/화상 통신채널을 통하여 대화가 가능하기 때문에 전자결재상의 비실시간성, 비접촉성, 비인간성, 설명의 불충분 문제를 해결하는 효과가 있다.

또한, 전자결재상의 전자서명과 지시사항도 본 발명의 손으로 직접 쓰는 서명과 지시사항 그리고 음성에 의한 지시사항을 통하여 컴퓨터 조작이 미숙한 결재권자를 도울 수 있으며 결재의 신뢰성도 높이는 효과가 었다.

특히, 본 발명에 사용된 자동 호설정 프로토콜 기술을 통하여 결재권자와 기안자의 현재 로그인 상태를 즉시 알 수 있고 호가 설정되면 원격지에 떨어져 있는 결재관련자들이 동일한 결재서류를 실시간으로 보면서 설명이 가능하기 때문에 전자결재의 현실감(reality)을 증가시켜 전자결재를 확산시키는 효과가 있다.

Claims (4)

1. 결재자가 전자결재 시스템을 로그인 하면 상신된 결재화일 제목들이 표시됨과 동시에 결재를 올린 사람들의 현재 로그인 상태를 표시해주는 기능과;

   결재자가 로그인되어 있는 결재서류를 클릭하면 결재내용이 나타남과 동시에 결재를 올린 사람과 호설정이 되어 음성/화상회의 시스템이 구동되며 결재를 올린 사람의 컴퓨터 화면도 결재자가 보고 있는 화면과 일치되는 기능과;

   결재자가 손으로 결재서명과 지시사항을 쓰면 자동으로 컴퓨터의 전자서류에 입력되는 기능과;

   특정 결재서류에 관련된 기안자, 중간결재권자, 최종결재권자, 그리고 참조자들 사이에 음성/화상회의 채널이 설정되어 결재관련한 회의/토론이 가능한 대화형 전자결재 시스템 및 서비스 방법
2. 전자결재 시스템의 공지사항이나 게시판에 그 공지사항이나 게시판 문서를 작성한 사람의 현재 로그인 상태를 보여주는 기능과 공지사항이나 게시판 내용에 대하여 질문할 것이 있고 그 작성자가 로그인 되어 있으면 음성/화상/문자 통신 채널이 자동으로 호 설정되어 실시간 대화가 가능한 것이 특징인 전자결재 시스템의 공지사항 및 게시판 시스템
3. 제 1항에서, 결재자가 로그인되어 있는 결재서류를 클릭하면 결재내용이 나타남과 동시에 결재를 올린 사람과 호설정이 되고 결재를 올린 사람의 컴퓨터 화면도 결재자가 보고 있는 화면과 일치되도록 URL과 URL 정보를 전송해주는 것을 특징으로 하는 전자결재 시스템
4. 제 1항에서, 수시로 기안자, 중간결재자, 최종결재자의 로그인 상태를 확인하여 현재의 로그인 상태를 표시해주고 만약, 결재자가 로그인되어 있는 결재서류를 클릭하면 결재내용, 기안자/중간결재자의 로그인정보와 IP를 자동으로 전송해주고 결재자가 질문할 것이 있어 통화를 요청하면 호설정이 됨과 동시에 URL정보를 전송해주는 것을 특징으로 하는 전자결재상의 실시간 호설정 기술