KR20010099047A - 수출서류 자동화 시스템과 그의 문서 관리방법 및 기록매체 - Google Patents

Abstract

본 발명의 수출서류 자동화 시스템과 그의 문서 관리방법 및 기록매체는 수출업체, 오퍼상의 사내 ERP시스템(101)과 연동하도록 근거리 통신망(LAN)으로 접속된 컴퓨터 단말기(1)를 구비하되, 컴퓨터 단말기(1)가 접속된 EDI 형식의 부가가치통신망(10)과 인터넷망(12)을 통해서 무역 유관 기관(20, 30)들에서 사용되는 수출서류들을 작성하는 것으로서, 컴퓨터 단말기(1)에 설치되어서 무역 유관 기관(20, 30)들의 수출 관련 서식을 데이터베이스 형태로 제공하며, 수출업자별 및 수입업자별로 제공되는 마스터 템플릿(121)을 통해 사용자로 하여금 필요한 항목을 선택하여 수출서류를 작성하도록, 기본기능(110)과 데이터베이스(120)와 응용기능(130)과 인터페이스(140)를 갖는 수출서류 자동화 프로그램(100)과, 인터넷망(12)에 접속되어서 업그레이드 서비스를 제공하는 정보서버(210)와 이메일 서비스를 제공하기 위한 메일서버(220)로 이루어진 정보 시스템(200)을 포함한다.

Description

수출서류 자동화 시스템과 그의 문서 관리방법 및 기록매체{AUTOMATED SYSTEM FOR EXPORTING DOCUMENTS AND METHOD FOR MANAGING DOCUMENT AND RECORDING MEDIUM THEREOF}

본 발명은 문서작성 프로그램을 이용한 수출서류 자동화 시스템에 관한 것으로서, 특히 전사적 자원관리시스템(ERP ; Enterprise Resource Planning) 및 전자문서교환시스템(EDI ; Electronic Data Interchange)과 연동하여 프로그램 내에서오퍼(offer) 및 완성된 수출서류를 수입업자(buyer)에게 이메일과, 팩스, 및 EDI 형태로 송수신할 수 있는 수출서류 자동화 시스템과 그의 문서 관리방법 및 기록 매체에 관한 것이다.

대한민국은 1940년대 미군정에 의해 정부수립 후, 1950년대에는 외국 원조경제 체제하에서 면방직, 제당, 제분 등 이른바 삼백산업이 육성되었고, 4.19혁명과 5.16쿠데타를 거치면서 등장한 군사정권에 의해 외자가 유치되어 경제개발 5개년 계획이 진행되었다. 이후, 대한민국은 1960년대 수출 지향형 개방정책을 통해 경제의 고도성장을 실현하고자 하였으나, 인플레이션과 불황 및 국제수지 악화에 따른 경제의 고도성장세가 주춤하였고, 이를 타개하기 위한 1970년대의 중화학공업 육성과 함께 수출 드라이빙 정책을 주도하였다. 이후 수출은 대한민국에 있어서 거시경제의 주축을 이루었으며, 국내 무역업자들은 수출에 필요한 세계 각국 정보와 수출 환경에 적응하는 한편, 수출대금의 눈에 보이지 않는 이자손실을 막을 수 있게 수출서류를 완벽하게 작성하는 것이 절실히 필요하게 되었다.

예를 들어, 대한민국의 수출업체는 유럽의 대부분 국가에서 수출 대금을 수령하는 방법인 추심후지급과 달리, 수출 서류 제출 즉시 전신환매입율을 기준으로 추심 예상일까지의 이자를 차감 후 수출 대금을 수령하는 추심전매입(B/P ; Bills Purchased before collection) 방법에 의존함으로써, 상대적으로 이자비용을 절감시키기 위해서 오류 없는 수출서류를 신속하고 정확하게 작성하는 것이 매우 중요하다.

또한, 밀레니엄 시대에 발맞춰서 대한민국의 수출 환경은 사이버 무역을 향해 나아가고 있으며, 이를 뒷받침해주는 전자상거래와 전자결제는 개인과 기업 또는 국가간을 초고속통신망으로 연결하는 국내외 통신 인프라를 통해 사이버 무역을 더욱 앞당기고 있다.

그리고, 일반적인 무역과 사이버 무역을 별개로 생각하지 않는 수출업체에서는 전자문서교환시스템(이하 'EDI'라 함)과 같은 전자화된 업무환경과 전사적 자원관리시스템(이하 'ERP'라 함)과 같은 총체적 업무 경영 솔루션을 통해서 경영의 효율화와 이윤의 극대화를 창출하고 있다.

여기에서, EDI는 기업 업무를 신속하게 처리하고 생산성을 향상시키기 위해 기업간 거래에 관한 정보를 전자화해서 컴퓨터와 통신망을 이용하여 표준화된 문서를 주고받는 시스템으로서, 대한민국의 대표적인 예로서, VAN(Value Added Network)망을 통해 무역 분야에 이용되는 종합무역 자동화망, 예를 들면 'KTNET', 'KOTIS' 등이 있다. 그리고, ERP는 전사적 자원 계획을 의미하는 것으로서, 기업 전체의 경영 자원을 효율적으로 활용한다는 관점 하에 구매, 생산, 물류, 회계 등의 업무 기능 전체의 최적화를 도모하는 시스템 내지 통합형 업무 패키지 소프트웨어를 의미한다.

일반적인 수출서류의 작성 절차는 도 1에 도시한 바와 같이, 사내 ERP시스템을 소유하고 있는 수출업체, 오퍼상과 같은 회사는 종합무역 자동화망의 EDI 플랫폼을 이용하여 국내/해외 인프라로 연결된 국내 무역 유관 기관 및 해외 무역 유관 기관과 수출에 관한 업무를 수행한다(S10). 회사는 수출 계약에 따라 특정 물품을 일정한 조건에 따라 팔거나 사겠다는 확정적 의사표시인 오퍼(offer)를 하게 되며, 계약 당사자로부터 전송받은 신용장(L/C ; Letter of Credit) 및 계약 내용을 사내 ERP시스템으로부터 출력하게 된다(S11). 여기에서, 신용장은 원활한 무역거래의 대금지불 및 상품 입수를 도모하기 위하여 수입상의 거래은행이 수입업자(신용장 개설의뢰인)의 요청으로 수출업자(seller)로 하여금 일정기간 및 일정조건하에서 운송서류(transport document)를 담보로 하여 수입업자, 신용장 개설은행 또는 개설은행이 지정하는 환거래 취결은행을 지급인으로 하는 화환어음을 발행하도록 하여 이 어음이 제시될 때에 지급 또는 인수할 것을 어음발행인(수출업자) 및 어음수취인(어음매입은행)에 대하여 확약하는 증서(document)이다. 바꾸어 말하면 신용장이란 특정은행이 수입업자의 지불능력을 특정조건 하에서 보증하는, 즉 상업신용(trade credit, commercial credit)을 은행신용(bank credit)으로 전환시켜주는 금융수단이다.

한편, 무역실무자는 출력된 신용장 내지 계약 내용을 보고 개인 컴퓨터 시스템(PC)에서 상업 송장(Commercial Invoice)과 포장 명세서(Packing List)를 아래아한글, 마이크로소프트 워드, 마이크로소프트 엑셀 등과 같은 일반적인 문서 작성 프로그램을 사용하여 작성한 후 출력한다(S12).

또한, 무역실무자는 선박회사, 통관사(관세사무소), 보험회사, 해당서류 발급 시청(시, 도), 기타 유관 기관과 같은 제 3의 무역 유관 기관의 서류인 선하증권(B/L ; Bills of Lading), 수출승인서(세관용), 수출보험서류, 원산지증명서(GSP ; Generalized System of Preferences), 기타 제반 증명서들을 접수한 후, 이들 각종 수출 서류를 확인한다(S13).

그런 다음, 무역실무자는 회사에 결재를 맡고 은행에 제출한다(S14). 이때, 은행의 외환담당직원은 국제상업회의소(ICC; International Chamber of Commerce)의 무역조건해석에 관한 국제 규칙(Incoterms ; International Rules for the Interpretation of Trade Terms), 외환신용장 통일규칙 및 관례(UCP ; Uniform Customs and Practice for Documentary Credit), ICC 500(신용장 통일규칙) 등의 각종 규칙에 벗어나지 않는 범위내에서, 제출된 수출 서류의 무결점 심사를 수행하고(S15), 결점이 발견되는 경우 제출 서류를 반려한다. 따라서, 무역실무자는 은행으로부터 서류상의 오류발생 통고를 받고 다시 위의 절차를 수행하여 수출 서류를 재작성하고, 은행은 재작성된 수출 서류를 재심사하여 심사 통과한 경우, 비로소 이를 추심(collection) 또는 매입(negotiation)한다(S16).

그러나, 일반적인 수출 서류 작성 방법에서는 무역실무자가 직접 일반적인 문서 작성 프로그램을 사용하여 수출 서류를 작성하기 때문에, 오류나 오타 등이 발생되어 수출 서류가 매입되지 못하고 반려되는 경우가 흔히 있으며, 무역전문가가 재작성 하더라도 대부분 서류 작성기간이 너무 오래 소요됨으로, 업무의 효율성 저하를 가져옴은 물론이고, 추심전매입에 따른 막대한 이자 손실이 발생되는 단점이 있다.

또한, 일반적인 수출 서류 작성에서는 은행, 관세청 등의 무역 유관 기관들이 EDI를 이용하여 입력하는 내용과, 무역실무자가 일반 문서 작성기를 사용하여 수출서류에 입력하는 내용이 중복됨으로써, 국가 전체적으로 중복 입력 업무에 따른 비효율적인 환경에 처해 있으며, 제 3의 무역 유관 기관의 서류를 접수하여 사용하기 때문에, 이들 서류에서 발생 가능한 오류에 대한 검수를 자동적으로 수행할 수 없어 비효율적으로 업무가 수행된다.

따라서, 이를 해결하기 위해서 솔루션으로 하나의 예를 들면, ERP 전문 솔루션 업체인 'KNI soft사'(http://www.knisoft.com)에 의해 개발되고 YKL 물류주식회사(http://www.ykl.co.kr)에 의해 사업 실시가 진행중인 수출입 물류 시스템(일명 'YES2000')은 웹방식 선하증권 출력을 통한 인터넷 네고시스템이다. 인터넷 네고시스템은 일종의 물류 업무를 통합한 시스템으로서, '서류작성'과 '팩스송신' 및 '확인작업' 등 기존의 업무처리 과정을 축소 재 설계하여 시스템 내에서 관련된 기초 데이터만 입력하면 원본은 그대로 출력되고 데이터는 다시 시스템의 서버로 이전돼 데이터베이스로 활용됨으로써, 선하증권, 보험증권, 수출승인서, 적하보험(C/I ; Cargo Insurance), 포장명세서, 환어음, 각종 인증서 등을 은행에서 출력하여 바로 매입할 수 있도록 되어 있다.

이와 같은 수출서류 프로그램을 이용한 수출서류 방법은 도 2에 도시된 바와 같이, 사내 ERP시스템을 소유하고 있는 회사가 ERP시스템과 종래의 수출입 물류 시스템을 가동시키고(S20), 이를 이용하는 무역실무자가 수출 서류를 작성하기 위해서 신용장 및 계약 내용을 문서로 출력한다(S21). 무역실무자가 수출 서류 작성을 위해 신용장 및 계약 내용을 문서로 출력하는 이유는 수출입 물류 시스템의 데이터와 종합무역 자동화망의 전자문서교환시스템(EDI)의 데이터가 상호 교환 내지 연동되지 않기 때문이다. 따라서, 무역실무자는 수출서류시 중복되는 내용이 있더라고 자신의 수출입 물류 시스템과 같은 수출서류프로그램의 전용 문서작성기를이용하여 내용을 반복 입력하거나, 출력된 신용장과 계약 내용을 육안으로 보면서 입력하기 때문에, 오타나 오류의 발생 요인이 있다. 또한, 무역실무자는 상기 전용 문서작성기를 사용하여 데이터베이스화된 24가지 정도의 기본 포맷 서식 중 상업송장, 포장 명세서, 수출 승인서 등의 내용을 입력한 후(S22 ∼ S24), 각각의 서류를 출력한다(S25). 그리고 일반적인 방법과 동일하게 선하증권(B/L ; Bills of Lading), 수출승인서(세관용), 수출보험서류, 원산지증명서, 기타 제반 증명서들을 제 3의 무역 유관 기관으로부터 접수하여 은행 또는 바이어에게 제출한다(S26). 그리고, 은행은 무결점 심사를 통해 제출 서류를 반려시키거나 신용장을 매입한다(S28).

그러나, 종래의 전용 문서작성기를 이용한 수출서류 방법은 일반적인 문서 작성기(한글, 워드, 엑셀 등)를 통해 내용을 입력하는 작업과 대동소이한 작업환경을 제공한다. 즉, 사용자는 기본 문서 포맷과 종합무역 자동화망으로부터 출력된 신용장 및 계약 내용을 육안으로 확인하면서 입력함으로써, 오류나 오타를 발생시킬 수 있는 확률이 매우 높고, 은행, 선박회사, 보험회사, 관세청 또는 해외 전자 무역 유관 기관별로 서로 다른 서식을 사용하는 수출 업무 환경에 적응하기가 매우 어렵고 사용이 불편하며, 전문적인 지식과 경험이 풍부한 사람도 자칫 실수를 유발할 수 있다.

또한, 종래의 수출서류 프로그램은 몇 가지 기본 수출 서류 포맷을 제공하여 내용 입력 작업을 수행하기 때문에, 작성할 수 있는 서류가 예를 들어, 상업 송장, 포장 리스트, 수출 승인서 등으로 국한된다. 즉, 종래의 수출서류 프로그램은 실제로 은행별, 선박회사별, 해당서류 발급 시청(시, 도), 기타 유관 기관에서 보유하고 있는 각종 서류 데이터들을 구비하고 있지 않기 때문에, 제 3의 무역 유관 기관에서 작성되는 서류를 직접 작성하지 못하며, 이로 인하여 중복 업무가 발생되며, 일관성 있는 문서 작성이 불가능한 단점이 있다.

또한, 종래의 수출서류 프로그램은 수출 품목, 단위, 국가별로 준비해야 할 서류 서식들의 차이점들에 대해서 사용자가 직접 수정을 하거나 확인해야 하는 불편이 있으며, 은행에서 반려된 서류의 오류는 많은 시간을 허비한 후에 피드백되며, 이후 사용자에 의해서 반복 입력 작업이 수행되기 때문에, 효율적인 작업은 차치하더라도, 정확하고 신속한 서류 작성이 어렵고, 문서 작성시 누락, 오기, 남용 등의 실수를 유발할 수 있으며, 은행에 서류 접수가 상대적으로 늦게 접수됨으로써, 막대한 이자 손실을 발생시키는 단점이 있다.

따라서, 본 발명은 상술한 바와 같은 종래 기술의 문제점들을 해결하기 위한 것으로서, 다양한 인터페이스를 구비하여 수입업자에게 오퍼 및 완성된 수출서류를 프로그램 내에서 이메일, 팩스, 전자문서교환(EDI)형태로 자동송수신할 수 있고, 사내 전사적 자원관리시스템의 데이터 연동에 따라 각종 업데이트 파일 정보를 자동으로 다운로드 받을 수 있는 수출서류 자동화 시스템을 제공하는 것을 그 목적으로 한다.

또한, 본 발명의 다른 목적은 수출업자 및 수입업자별 내지 제품코드 및 제품 단위별 마스터 템플릿 기능을 기본으로 사용자 환경에 맞게 데이터 테이블의 항목을 수정/저장할 수 있으며, 오퍼 내용과 신용장 내용의 자동 비교 검색 후, 수동 및 자동 입력할 수 있는 수출서류 자동화 시스템의 문서 관리방법을 제공하는 데 있다.

또한, 본 발명의 또 다른 목적은 기본적으로 4000여 종류의 수출 서류를 데이터베이스화하고 있으며, 수출서류 사업자의 정보시스템으로부터 업그레이드되고, 전자문서교환시스템과 전사적 자원관리시스템으로부터 입력되는 수출관련 정보 및 서식을 통해, 단 한번의 입력으로 서류를 작성 및 출력시킬 수 있는 수출서류 자동화 시스템의 문서 관리방법을 기록한 기록매체를 제공하는 데 있다.

도 1은 일반적인 수출서류의 작성 절차를 설명하기 위한 흐름도,

도 2는 종래 기술에 따른 수출서류 프로그램을 이용한 수출서류의 작성 절차를 설명하기 위한 흐름도,

도 3은 본 발명의 수출서류 자동화 시스템의 네트워크 개념도,

도 4는 도 3에 도시된 수출서류 자동화 시스템의 구성을 설명하기 위한 블록도,

도 5a 내지 도 5s는 도 4에 도시된 수출서류 자동화 시스템의 데이터 베이스를 설명하기 위한 도면들,

도 6은 본 발명의 수출서류 자동화 시스템의 문서 관리방법을 설명하기 위한 흐름도.

도 7은 본 발명의 수출서류 자동화 프로그램의 작동방법을 설명하기 위한 전체 흐름도.

도 8은 도 7에 도시된 신용장 현황 및 작성 방법을 설명하기 위한 흐름도,

도 9는 도 7에 도시된 파일전송 방법을 설명하기 위한 흐름도,

도 10은 도 7에 도시된 선적서류 작성 방법을 설명하기 위한 흐름도,

도 11은 도 7에 도시된 서류 출력 방법을 설명하기 위한 흐름도,

도 12는 도 7에 도시된 서류 검색 방법을 설명하기 위한 흐름도.

도 13은 도 7에 도시된 전자문서교환 방법을 설명하기 위한 흐름도,

<도면의 주요부분에 대한 부호의 설명>

1 : 컴퓨터 단말기 10 : VAN 망

12 : 인터넷망 20, 30 : 무역 유관 기관

100 : 수출서류 자동화 프로그램 101 : 사내 ERP시스템

110 : 기본기능 120 : DB

121 : 마스터 템플릿 130 : 응용기능

140 : 인터페이스 200 : 정보 시스템

210 : 정보서버 220 : 메일서버

상기한 바와 같은 본 발명의 목적들은 수출업체, 오퍼상의 사내 ERP시스템과 연동하도록 근거리 통신망(LAN)으로 접속된 컴퓨터 단말기를 구비하되, 컴퓨터 단말기가 접속된 EDI 형식의 부가가치통신망과 인터넷망을 통해서 무역 유관 기관들에서 사용되는 수출서류들을 작성하기 위한 전사적 자원관리시스템 및 전자문서교환시스템과 연동하는 수출서류 자동화 시스템에 있어서, 컴퓨터 단말기에 설치되어서 무역 유관 기관들의 수출 관련 서식을 데이터베이스 형태로 제공하며, 수출업자별 및 수입업자별로 제공되는 마스터 템플릿을 통해 사용자로 하여금 필요한 항목을 선택하여 수출서류를 작성하도록, 기본기능과 데이터베이스와 응용기능과 인터페이스를 갖는 수출서류 자동화 프로그램과, 인터넷망에 접속되어서 업그레이드 서비스를 제공하는 정보서버와 이메일 서비스를 제공하기 위한 메일서버로 이루어진 정보 시스템을 포함하는 것을 특징으로 하는 수출서류 자동화 시스템에 의해 달성된다.

이하 본 발명의 바람직한 실시예를 첨부 도면을 참조하여 설명한다.

도면에서, 도 3은 본 발명의 수출서류 자동화 시스템의 네트워크 개념도이고, 도 4는 도 3에 도시된 수출서류 자동화 시스템의 구성을 설명하기 위한 블록도이다. 또한, 도 5a 내지 도 5s는 수출서류 자동화 시스템의 데이터 베이스를 설명하기 위한 도면들이며, 도 6은 본 발명의 수출서류 자동화 시스템의 문서 관리방법을 설명하기 위한 흐름도이다. 도 7은 볼 발명의 수출서류 자동화 시스템의 작동방법을 설명하기 위한 전체 흐름도이고, 도 8내지 도 13은 주요 서류 작성 방법 및 사용방법들을 설명하기 위한 흐름도이다.

먼저, 도 3에 도시한 바와 같이, 본 발명의 수출서류 자동화 시스템은 수출업체, 오퍼상의 사내 ERP시스템(101)과 연동하도록 근거리 통신망(LAN)으로 접속된 행망용 PC 내지 개인 컴퓨터 단말기(1)에 가칭 수출서류 자동화 프로그램(100)을 제공하며, 프로그램 판매자 측에 설치되고 인터넷망(12)에 접속되며 업그레이드 서비스를 제공하기 위한 정보서버(210)와 이메일 서비스를 제공하기 위한 메일서버(220)로 이루어진 정보 시스템(200)을 구비한다.

여기에서, 개인 컴퓨터 단말기(1)는 메인보드(2)에 설치된 중앙연산장치(3 ; CPU)와 주기억장치(4 ; RAM)와 보조기억장치(5 ; ROM) 및 하드디스크(9) 및 비디오 카드를 구비하며, 입/출력장치로서 키보드(6), 마우스(8), 모니터, 프린터 등이 제공되며, 통신장치로서 모뎀, 랜카드 등의 어댑터(7)를 구비하며, 하드디스크(9)에는 수출서류 자동화 프로그램(100)이 통상의 프로그램 셋업(setup) 절차에 의해서 설치되어 있다.

이렇게 설치된 수출서류 자동화 프로그램(100)은 EDI 형식의 VAN망(10 ; Value Added Network)을 운영하는 종합무역 자동화 시스템(11)에 축적되어 데이터로 가공된 무역 통관 정보와, 제 3의 무역 유관 기관(20, 30)에서 발생하는 수출 문서 서식인 레포트(약 4000여 종류)를 기본 또는 부가적으로 구비한다. 여기에서, 종합무역 자동화 시스템(11)은 은행, 선박회사, 보험회사, 관세청 등의 국내 무역 유관 기관(20) 및 해외 무역 유관 기관(30)들에게 전자문서교환(EDI) 서비스를 제공한다.

또한, 수출서류 자동화 프로그램의 데이터베이스(이하 'DB'라 한다)는 내장된 ERP 모듈을 통해서, 랜으로 접속된 사내 ERP 시스템(101)의 정보를 ERP DB에 기록/저장하여 사용함으로써, 수출서류시 이중 입력을 최소화한다.

또한, 수출서류 자동화 프로그램(100)은 수출 문서 서식인 레포트들을 마스터 템플릿 형식으로 이용하도록 프로그램되어 있으며, EDI 모듈과 같은 인터페이스를 통해서 종합무역 자동화 시스템(11)에 접속하여, 국내 및 해외 무역 유관 기관(20, 30)의 시스템에 전자화된 문서를 이메일 또는 EDI 형식으로 전송 및 수신하도록 되어 있다.

여기에서, 마스터 템플릿이란 용어는 사용자 정보, 수출입업자정보, 은행정보, 기초정보, 제품정보, 코드정보 등과 같은 수출서류에 필요한 전반적인 문서작성용 정보의 묶음체로서, 수출서류 자동화 시스템을 통해 작성되는 서식들의 일정한 서식 구조를 정의하고 있는 다수의 정보 패턴을 의미하며, 사용자로 하여금 각각의 작업별로 항목을 선택하여 사용시 연관된 DB 레코드들을 호출 또는 저장하여 사용할 수 있어서 쉽고 편리한 사용자 중심의 작업환경을 제공한다.

이런 마스터 템플릿 형식을 구현하는 본 발명의 수출서류 자동화 프로그램(100)은 기본적으로 마이크로소프트사의 액셀(excel)과 SQL 서버/비쥬얼 베이직과 같은 범용 프로그래밍 언어로 프로그래밍 되어서, 개인 컴퓨터 단말 시스템 내지 행망용에 적합하다. 부가적으로, 수출서류 자동화 프로그램(100)은 웹 솔루션의 적용시, XML(Extensible Markup Language) 인터넷 언어 내지 사용자와의 상호작용을 통해 구현되는 서버측 스크립트 언어인 PHP(Hypertext Preprocessor), ASP(Active Server Pages) 또는 JSP(Java Server Pages)로 프로그래밍 되어 오프라인과 온라인을 통한 수출관련 포탈 서비스의 솔루션으로 사용된다.

도 4에 도시한 바와 같이, 수출서류 자동화 프로그램(100)은 프로그램 화면 상단의 텍스트 메뉴로도 액세스가 가능하지만, 그래픽 사용자 인터페이스(GUI)를 이용하여 사용자의 편의성과 친밀감을 극대화하기 위해서, 사용자 친화적 선택 메뉴, 콤보박스, 이미지 및 아이콘 등을 클릭하여 각각의 기능을 선택하도록 설계된 메인 업무 선택 화면을 제공한다. 수출서류 자동화 프로그램(100)의 기능들은 크게 기본기능(110)과 응용기능(130)으로 구분되며, 이런 기능(110, 130)들은 DB(120)와 연동하여 작동하고, 객체지향적으로 코딩되어 통상의 네트워크 역할과 데이터 병합 및 파일 전송의 역할을 수행하는 ERP 모듈과, EDI 모듈과, FAX 모듈과, 이메일 모듈을 구비하며, 하드 카피를 위해 문서를 출력시키는 역할을 하는 프린터 모듈을 구비한다. 또한, DB(120)는 일종의 통합 데이터베이스로서, 자체적으로 하기에 설명할 다수의 테이블에 레코드들을 기록 저장하면서도, 프로그램 로딩시 효율적인 문서 작업을 수행하도록 보조하는 마스터 템플릿(121)과, ERP 데이터베이스(122)와, 템플릿 데이터베이스(123)를 구비한다.

도 5a 내지 도 5s에 도시한 바와 같이, DB(120)는 각각의 도면들에 나열된 레코드들의 조합으로 이루어진 테이블을 갖는 것으로서, 사용자 정보(120a)와, 기초코드 정보(120b)와, 수출업자 정보(120c)와, 수출업자별 레포트 등록정보(120d)와, 수출업자별 제품정보(120e)와, 수입업자 정보(120f)와, 업체별 은행정보(120g)와, 마스터 제품정보(120h)와, 레포트정보(120i)와, 운송회사정보(120j)와, 선박정보(120k)와, 신용장 정보(120l)와, 수출/수입업자 연락처(120m)와, 문서 특별 기재 사항(120n)과, 선적정보(120o)와, 제품정보(120p)와, 제품 목록정보(120q)와, 수출업체별 문서 출력정보(120r)와, 관세통계통합 품목분류 정보(120s ; HsCode) 테이블로 이루어져 있고, 각각의 테이블(120a 내지 120s)들은 상세 항목인 레코드들로 구성되어 있다. 특히, 레포트정보(120i)는 4000여 종류의 수출 서류에 관한 정보를 저장하고 있고, 프로그램 코드의 외국어 정보 입력에 따라 한글판과 영문판 내지 기타 외국어 버전으로 프로그램 액세스가 가능하도록 되어 있다.

또한, 기본기능(110)들은 예를 들어, 사용자 확인을 위한 로그인 기능과, 사용자의 계층별로 서로 다른 권한 설정이 가능한 사용자권한 부여와, 관세청, 운송회사, 은행, 보험사, 조합 등과의 수출서류 내용 송수신과, 각종 수출서류 파일 전송과, 기초 자료 등록과, 수출서류 내역 등록과, 문서 출력과, 갱신일자 확인이 가능한 필수항목 체크 등의 기능을 구비한다. 그리고, 각각의 작업 화면에는 다음 작업과 이전 작업으로 이동할 수 있는 가이드 선택부가 제공된다.

그리고, 응용기능(130)들은 기본 정보 관리와, 자료 송수신과, 자료 출력과 자료 검색 및 도움말 관리 기능들이다.

한 예로서 기본 정보 관리 기능은 DB(120)의 코드정보와, 제품정보와 수출업자 정보와 수입업자 정보와 수출업체별 제품정보와 사용자 정보 등이 소정 패턴에 의해 묶여진 마스터 템플릿(121)에 의해 구현되어서, 사용자로 하여금 수출서류를 작성토록 하는 기능이다. 예를 들어, 서류작성자의 로그온 후, 사용자가 문서 작성을 요구한다. 이런 경우, 화면에는 문서 작성 작업을 위한 입력창과, 콤보 박스와, 선택창만 보여지고, 그 내부에서 기능을 수행하는 마스터 템플릿(121)에는 수출업자 정보 테이블(120c)의 업체명(회사명), 주소, 사업자 등록 번호, 관세청 등록번호, 원산지, 특별기재 사항과 같은 레코드들이 내부적으로 로딩됨과 동시에, 수입업자 정보 테이블의 업체명, 주소, 주거래 통화코드 등과 같은 레코드들이 로딩된다. 이와 함께, 마스터 템플릿(121)에는 수출업자별 레포트 등록정보 테이블(120d)과 수출업자별 제품정보 테이블(120e) 및 마스터 제품정보 테이블(120h)에 등록된 레포트 관련 레코드들과, 제품코드, 제품정보(단위, 수량 등)들이 로딩됨은 물론이고, 레포트정보 테이블(120i)과 운송회사정보 테이블(120j)과 선박정보 테이블(120k)과 기초코드 정보 테이블(120b)의 레코드들이 로딩된다.

이런 상태에서, 서류작성자는 수출서류에 작성할 데이터를 입력하는 과정을 수행하거나, 필요에 따라 기존문서 조회 요청을 하여 작업할 수 있으며, 이후 입력된 정보를 토대로, 신용장과 제 3 무역 유관 기관의 서류인 선하증권(B/L ; Bills of Lading), 수출승인서(세관용), 수출보험서류, 원산지증명서(GSP ; Generalized System of Preferences), 기타 제반 증명서, 선박 정보서, 선박별 제품출하 내역서, 제품 포장 명세서 등의 작성 작업을 수행할 수 있다.

아래에서, 앞서 설명한 본 발명의 수출서류 자동화 시스템의 문서 관리방법에 대해서 설명하겠다.

도 6에 도시한 바와 같이, 서류작성자가 개인 컴퓨터 단말기 내의 수출서류 자동화 프로그램을 작동시켜 자신의 아이디와 비밀번호를 입력할 경우, 수출서류 자동화 프로그램은 통상의 사용자 로그온 과정을 수행하여, 사용자 권한 부여와 함께 수출서류 자동화 프로그램을 활성화시킨다(S100).

이후, 서류작성자는 수출업자와 수입업자별 제품코드 및 단위와 같은 레코드들의 테이블을 소정 패턴으로 정의하여 사용자로 하여금 원하는 수출서류 서식과 항목 내용을 선택하여 사용할 수 있게 작업환경을 제공하는 마스터 템플릿을 로딩시키고(S101), 수입업자에게 제시할 오퍼(offer)를 작성한다(S102). 그리고, 해외 무역 유관 기관(30)들에게 전자문서교환 서비스를 제공하는 종합무역 자동화 시스템(11)을 통해서 신용장 및 계약내용을 수신받아 상술한 DB의 신용장 정보 테이블(도 5l 참조)에 저장한다(S103). 이런 경우, 본 발명의 수출서류 자동화 프로그램은 필수항목 체크기능으로 작성된 오퍼와 수신된 신용장 내지 계약 내용의 일치성을 판단한다(S104). 그리고, 일련의 수출선적 과정이 진행될 경우에, EDI와 이메일로 전송받은 파일을 데이터변환시켜 데이터베이스에 갱신하여 저장하되, 서류작성자가 상기 마스터 템플릿에서 갱신 저장된 상기 데이터베이스의 항목을 선택하여 입력하는 자동 입력 방식을 통해 정보 입력 작업을 수행한다(S105).

즉, 선박회사에서 작성한 선적 정보와 수출제품정보가 EDI 또는 이메일 서비스를 통해서 전송받고, 이때의 전송받은 정보 파일은 액셀 포맷이거나, 표준 EDI MIG 포맷이다. 이 경우, 프로그램 내의 EDI 모듈이 전송받은 정보 파일(액셀 파일, MIG 파일)을 본 발명의 DB 구조에 적합하게 변환시켜 DB에 저장하고, DB에 저장된 레코드들은 각각의 마스터 템플릿의 정보 구조에 맞게 연결되어, 결과적으로 마스터 템플릿이 로딩될 때, 업데이트된 레코드를 호출함으로써, 서류작성자의 입력을 최소화하거나 이중 입력을 방지할 수 있다.

또한, 마스터 템플릿이 로딩될 때 갱신된 DB 레코드들이 호출되기 때문에, 서류작성자는 4,000여종의 각종서류 파일을 템플릿 형식으로 선택하여 서류 파일을 작성하고, 또한 임시로 출력할 수 있게 된다(S106). 이후, 서류작성자가 실행명령을 클릭 할 경우, 이메일, 팩스, EDI를 통해서, 작성된 서류 파일 내지 임시 출력한 서류 문서가 제 3의 무역 유관 기관인 선박회사, 통관사(관세사무소), 보험회사, 해당서류 발급시청으로 전송되어, 담당 실무자들로 하여금 작성된 서류 파일 또는 문서를 검수하도록 하며, 검수된 서류 파일 또는 문서를 회신받는다(S107). 이때, 수출서류 자동화 프로그램은 EDI 서비스로 서류 파일(MIG 포맷)을 회신받은 경우, 필수항목 체크기능에 의해 자동적으로 기존 서류 파일과의 일치성 검사를 수행하고, 이후 변경 사항을 서류작성자에게 통보하여, 갱신된 정보를 덮어쓸지 여부를 물어 서류 파일을 갱신한다. 또한, 이메일로 서류 파일(액셀 포맷)을 회신받은 경우에는 서류작성자의 지시에 따라 EDI 모듈의 자료 변환 기능으로 변환되는 것을 제외하고는 EDI 서비스로 서류 파일을 회신받는 경우와 대동소이하다. 물론, 팩스를 통해서 회신을 받는 경우에는 서류작성자가 육안으로 수출서류 자동화 프로그램내의 서류 파일 내용과 팩스 문서 내용을 육안으로 비교하여 수정되거나 삭제된 사항을 체크하면서 서류 파일의 레코드를 갱신한 후, 최종 수출 서류를 작성하여 이메일, 팩스, EDI 또는 하드카피(종이로 인쇄) 형식으로 출력한다(S108). 이후, 서류작성자는 은행 또는 수입업자에게 상기 다양한 형식으로 출력한 서류 파일을 전송시키거나 직접 제출한다(S109).

아래에서, 앞서 상세히 설명한 바와 같은 본 발명의 수출서류 자동화 시스템의 응용 프로그램 작동방법에 대해서 설명하겠다.

도면에서, 도 7은 수입자와의 오퍼 과정 후에 신용장 형식의 수출서류를 작성할 때의 수출서류 자동화 프로그램의 작동방법을 도시한 전체 흐름도이다.

먼저, 서류작성자는 자신의 개인 컴퓨터 단말기의 전원을 온(ON)하여 마이크로소프트 윈도우시스템을 부팅시키고, 개인 컴퓨터 단말기 내의 수출서류 자동화 프로그램을 작동시키도록 자신의 아이디와 비밀번호를 입력한다. 수출서류 자동화 프로그램은 통상의 사용자 로그온 과정을 수행하여, 사용자 권한 부여와 함께 수출서류 자동화 프로그램을 활성화시킨다(S100). 이런 경우, 개인 컴퓨터 단말기의 모니터 화면에는 사용자 친화적(User friendly) 메인 업무 선택 화면이 디스플레이 된다(S110). 또한, 프로그램 내부에서는 인터넷망(12)을 통해서 프로그램 판매자측에 설치된 정보 시스템(200)의 정보서버(210)에 접속을 시도하는 과정이 수행되고, 이후 프로그램의 활성화에 사용된 서류작성자의 아이디, 비밀번호, 최근 DB 업그레이드 날짜, 프로그램 패치 날짜 등의 사용자 정보가 정보서버(210)에 전달된다. 이렇게 전달된 사용자 정보는 정보서버(210)의 사용자 정보 확인 프로세스를 통해서 확인된다(S200).

이후 정보서버(210)는 확인된 사용자에 한해서 사용자 확인 정보를 쿠키 형태로 사용자의 컴퓨터 단말기에 전송하고, 최신 DB 파일과, 프로그램 패치 파일을 다운로드시켜, 프로그램이 업그레이드된 상태에서 수출서류 자동화 시스템이 작동되도록 한다(S210).

그리고, 메인 업무 선택 화면이 디스플레이 될 때, 프로그램의 내부에서는 DB(120)와 연관된 마스터 템플릿(121)과 ERP 데이터베이스(122)와 템플릿 데이터베이스(123)가 로딩된다. 이후, 프로그램은 다양한 문서 작성을 위한 작동대기 상태가 된다.

일 예를 들어, 서류작성자가 다양한 문서 작업들 중 신용장을 작성하기 위해서, 메인 업무 선택 화면상에서 신용장 작성 관련 아이콘을 클릭 할 경우, 하기에 상세히 설명할 신용장 작성 단계(S300)가 진행되며, 이후 메인 업무 선택 화면 또는 작업 화면상에서 워크 플로우를 안내하는 가이드 선택부를 통해, 순차적 내지 선택적으로 파일전송 단계(S400)와, 선적내역서 작성 단계(S500)와, 출력 단계(S600)와, 검색 단계(S700)와, EDI 단계(S800)가 진행됨으로써 수출서류를 작성하게 된다.

도 8은 도 7에 도시된 신용장 현황 및 작성 방법을 설명하기 위한 흐름도로서, 그 신용장 작성 단계(S300)에서는 서류작성자가 다른 작업을 위해 메인 업무 선택 화면으로 이동할 수 있을 뿐만 아니라(S110), 서류작성자가 작업 화면에서 수출업자와 수입업자(본인 또는 타인)를 선택할 경우, 수출업자 정보 테이블(120c)과 수입업자 정보 테이블(120f)에서 서류작성자가 선택한 수출업자 및 수입업자에 관련된 레코드들이 로딩된다(S310, S320). 이와 함께 수출업자 및 수입업자와 관계된 마스터 템플릿(121)의 작업 화면상에는 은행정보, 기초정보, 코드정보 등이 로딩되어서, 서류작성자로 하여금 수출업자 및 수입업자 관련 정보를 확인하도록 한다(S330). 이때, 기존 신용장의 작성인 경우 단순히 로딩된 내용만을 확인하는 것으로 신용장 작성이 완성되고, 새로운 신용장의 작성인 경우에는 신용장 내역, 가격조건, 원산지, 특별기재사항, 지불방식, 운송수단 등의 입력 내용이 서류작성자에 의해서 입력된다(S340). 이후 서류작성자의 저장 명령이 입력될 경우에는 신용장 정보 테이블(120l)에 상기 입력 내용이 저장된다(S350). 그리고, 서류작성자는 작업 화면상에 나타난 가이드 선택부를 통해서 다음 작업, 즉 파일전송 단계(S400)를 수행하거나, 메인 업무 선택 화면으로 이동한다(S110).

도 9는 도 7에 도시된 파일전송 방법을 설명하기 위한 흐름도로서, 파일전송 단계(S400)에서는 다운로드 선택부를 서류작성자의 작업 화면상에 제공하며 기본적으로 마스터 템플릿(121)이 로딩된다(S410). 여기에서, 서류작성자가 다운로드 선택부를 클릭하여 다운로드를 받을 경우, ERP 모듈에 의해 사내 ERP 시스템으로부터 전송받은 서 ERP 데이터베이스(122)의 레코드들이 로딩 되면서 템플릿 데이터 베이스(123)가 갱신된다(S420). 갱신된 내용의 인덱스는 작업 화면상에 표시되어 사용자로 하여금 서류를 선택하도록 하며(S430), 서류작성자는 메인 업무 선택 화면으로 이동하거나(S110), 다음 단계인 선적내역서 작성 단계(S500)를 수행할 수 있다.

도 10은 도 7에 도시된 선적서류 작성 방법을 설명하기 위한 흐름도로서, 선적내역서 작성 단계(S500)에서는 앞서 로딩한 바와 같은 수출업자 정보 테이블(120c)과 수입업자 정보 테이블(120f)의 레코드들이 사용되며, 서류작성자가 작업 화면에서 특정 운송회사를 선택할 경우, 선택한 운송회사의 레코드(도 5j 참조)들이 운송회사 정보 테이블(120j)로부터 로딩된다(S510). 이후, 선적번호를 입력할 수 있는 선택 화면이 제공되며(S520), 서류작성자는 선적 내역을 입력하는 작업 화면을 호출한다(S530). 여기에서, 작업 화면에는 마스터 템플릿(121)이 로딩되어 기존 입력 내용(선적 내역, 선박명, 항해번호 등)이 표시되거나, 새로이 내용을 입력할 수 있게 화면이 표시되며, 이후 서류작성자가 입력을 하는 경우, 입력된 내용은 선적 정보 테이블(120o)에 저장된다.

그리고, 작업 화면에는 제품 선택 메뉴가 표시될 때(S540), 수출업자별 제품정보 테이블(120e)에서 제품 내역이 호출되어 표시되며, 이때 서류작성자는 수정 및 보안을 할 수 있고, 이렇게 수정 및 보안된 레코드들은 제품정보 테이블(120p)에 저장된다(S550).

이후 작업 화면을 통해 송장번호를 생성하여서(S560) 포장 명세서를 작성하며(S570), 이 포장 명세서의 작성시 입력한 레코드는 제품 목록정보(120q)에 저장된다. 즉, 서류작성자는 마스터 템플릿(121)을 사용하여서, 하나의 선적 내용에 따라 다수의 제품 또는 다수의 송장 내지 다수의 포장 명세서를 개별적으로 각각 작성하거나 한번 입력한 정보를 DB화하고, 이를 서류작성자가 선택하여 사용할 수 있다. 따라서, 본 발명의 수출서류 자동화 프로그램에서는 서로 다른 또는 동일 종류의 서류를 작성할 때 데이터의 이중 입력을 피할 수 있는 효과가 있다. 또한, 이런 효과는 비단 수출업자가 본 발명의 수출서류 자동화 프로그램을 사용하여 수출서류를 작성할 때 뿐만이 아니라, 수출업자와 수입업자를 모두 상대하는 오파상 또는, 하나의 컨테이너에 다수의 물품을 선적하여 수출하는 포워더들에게 매우 유용하게 이용할 수 있어서, 수출서류 작성 시간을 단축시키고, 정확한 데이터 입력이 가능하다.

도 11은 도 7에 도시된 서류 출력 방법을 설명하기 위한 흐름도로서, 출력 단계(S600)에서는 앞서 로딩된 수출업자 정보 테이블(120c)과 수입업자 정보 테이블(120f) 및 마스터 템플릿(121)이 사용되며, 서류작성자로 하여금 어떤 형식의 서류를 출력시킬 것인지를 선택하도록 하고(S610), 서류작성자가 선택한 종류에 대응하게 문서(230 ∼ 232)들을 출력한다(S630 ∼ S632). 이때, 출력된 문서(232)가 이메일 형식인 경우, 프로그램 판매자 측에 설치된 메일서버(220)를 통해서 국내 무역 유관 기관(20) 내지 해외 무역 유관 기관에 전송된다. 또한, 서류작성자가 EDI 출력을 선택하는 경우 하기의 EDI 단계(도 13 참조)가 수행될 수 있으며, 필요에 따라 서류 검색을 할 수 있다.

도 12는 도 7에 도시된 서류 검색 방법을 설명한 흐름도로서, 검색 단계(S700)를 수행할 수 있는 화면상에서 조건을 선택하면, 정보 테이블(120c)과 수입업자 정보 테이블(120f) 및 마스터 템플릿(121)에서 조건에 맞는 레코드를 검색한 후(S710), 이를 화면상에 표시함과 동시에 아이템 추가 검색 여부를 질의한다(S720). 이때, 서류작성자는 원하는 아이템을 추가하거나, 원하는 항목에 대한 조건 선택 사항 등을 선택할 수 있으며, 해당 항목에 관련된 서브 항목을 입력하여 다시 검색한다(S730). 그리고, 검색된 레코드 내지 서류들의 인덱스가 화면에 표시될 경우, 서류작성자는 원하는 항목을 클릭하여 모니터상에서 볼 수 있으며, 필요한 경우, 액셀 포맷으로 변환하여 저장한다(S740).

특히, 본 발명의 수출서류 자동화 프로그램은 검색된 결과가 서류 파일(레포트)인 경우, 그 서류 파일, 예를 들면 신용장 파일을 클릭할 경우, 바로 신용장 작성 단계(S300)가 진행되도록 되어 있다. 이는 각각의 문서 작성 도중 필요한 레코드와 서류 파일의 검색이 가능하며, 비단 신용장 작성뿐만 아니라 각각의 문서 작성시에도 대동소이한 워크 플로우로 운영되므로, 기타 문서 작성 방법에 대해서는 그 설명을 생략한다.

도 13에 도시한 바와 같이, EDI 단계(800)를 간략하게 설명하면, 출력된 서류 파일의 전송 여부를 서류작성자로 하여금 확인케 하고(S810), 서류작성자가 전송 명령을 하는 경우에 EDI 모듈(141)이 VAN망(10) 또는 인터넷망(12)에 접속된 종합무역 자동화 시스템(11)을 통해서 표준 EDI MIG 포맷의 서류 파일을 국내 무역 유관 기관(20) 내지 해외 무역 유관 기관에 전송한다.

상기한 본 발명에 따른 수출서류 자동화 시스템은 종합무역 자동화 시스템에 축적되어 데이터로 가공된 무역 통관 정보와, 제 3의 무역 유관 기관에서 발생하는 약 4000여 종류의 레포트와 함께 DB를 구비한 수출서류 자동화 프로그램을 제공함으로써, 수출업무에 필요한 거의 모든 서류를 작성할 수 있는 장점이 있다.

또한, 본 발명의 수출서류 자동화 시스템은 EDI 모듈을 구비한 수출서류 자동화 프로그램을 제공함으로써, 종합무역 자동화 시스템에 접속하여 전자문서교환을 수행할 수 있는 장점이 있다.

또한, 본 발명의 수출서류 자동화 프로그램은 제 3의 무역 유관 기관의 서류를 접수하여 사용하지 않고 마스터 템플릿을 통해 거의 대부분의 수출서류를 작성할 수 있어서, 제 3의 무역 유관 기관에 수출서류를 의탁하여 작성할 필요가 없고, 제 3의 무역 유관 기관에 의해 발생될 문서 에러를 미연에 방지할 수 있고, 필요한 경우, 파일 전송 기능을 통해 작성한 수출서류 파일을 제 3의 무역 유관 기관에 송신하여 검수받고, 이후 수신받아 데이터 변환을 통해 수출서류에 필요한 데이터로 사용할 수 있는 장점이 있다.

또한, 본 발명의 수출서류 자동화 프로그램은 ERP 모듈을 구비하여 사내 ERP 시스템과 데이터 연동됨으로써, 데이터 갱신 내지 새로운 데이터의 입력 후, 수출서류를 작성하기 위해서 다시 동일한 데이터를 입력하는 이중 입력 작업을 피할 수 있는 장점이 있다.

또한, 본 발명의 수출서류 자동화 프로그램은 서류 작업시, DB의 레코드들을 마스터 템플릿 형식으로 사용자의 모니터 화면에 보여주고, 사용자로 하여금 단순히 선택을 하거나 미미하게 수정을 하여 수출서류를 작성케 함으로써, 수출서류의 오타, 오기의 가능성을 최소화할 수 있으며, 수출서류 작성시간을 감소시켜서 매우 효율적이고 정확하게 수출서류를 작성할 수 있게 해준다.

또한, 본 발명의 수출서류 자동화 프로그램은 수출업자별 또는 수입업자별로 연관된 서브 데이터들이 마스터 템플릿 형식으로 호출되는 DB를 구비함으로써, 비단 수출업자용 수출서류에만 국한되어 사용되는 것이 아니라, 수출업자와 수입업자를 모두 상대하는 오파상에도 매우 적합한 장점이 있다.

또한, 본 발명의 수출서류 자동화 프로그램은 마스터 템플릿을 사용하여서 하나의 선적 내용에 따라 다수의 제품 또는 다수의 송장 내지 다수의 포장 명세서를 개별적으로 각각 작성할 수 있어서, 하나의 컨테이너에 다수의 수출품목을 수출할 때 사용하는 하우스 B/L(하우스 선하증권)의 작성이 매우 용이한 장점이 있다.

또한, 본 발명의 수출서류 자동화 시스템과 그의 문서 관리방법은 정확하고 신속하게 수출서류를 작성할 수 있기 때문에, 눈에 보이지 않는 이자 손실을 막을 수 있고, 국가적으로도 수출 증진에 일익을 담당할 수 있고, 무역 산업 전반에 걸쳐 널리 사용될 수 있는 혁신적인 발명인 것이다.

아울러 본 발명의 바람직한 실시예는 예시의 목적을 위해 개시된 것이며, 당업자라면 본 발명의 사상과 범위 안에서 다양한 수정, 변경, 부가 등이 가능할 것이며, 이러한 수정 변경 등은 이하의 특허청구의 범위에 속하는 것으로 보아야 할것이다.

Claims (9)

1. 수출업체, 오퍼상의 사내 ERP시스템(101)과 연동하도록 근거리 통신망(LAN)으로 접속된 컴퓨터 단말기(1)를 구비하되, 상기 컴퓨터 단말기(1)가 접속된 EDI 형식의 부가가치통신망(10)과 인터넷망(12)을 통해서 무역 유관 기관(20, 30)들의 수출서류들을 작성하기 위한 전사적 자원관리시스템(ERP ; Enterprise Resource Planning) 및 전자문서교환시스템(EDI ; Electronic Data Interchange)과 연동하는 수출서류 자동화 시스템에 있어서,

   상기 컴퓨터 단말기(1)에 설치되어서 상기 무역 유관 기관(20, 30)들의 수출 관련 서식을 데이터베이스 형태로 제공하며, 수출업자별 및 수입업자별로 제공되는 마스터 템플릿(121)을 통해 사용자로 하여금 필요한 항목을 선택하여 수출서류를 작성하도록, 기본기능(110)과 데이터베이스(120)와 응용기능(130)과 인터페이스(140)를 갖는 수출서류 자동화 프로그램(100)과,

   상기 인터넷망(12)에 접속되어서 업그레이드 서비스를 제공하는 정보서버(210)와 이메일 서비스를 제공하기 위한 메일서버(220)로 이루어진 정보 시스템(200)을 포함하는 것을 특징으로 하는 수출서류 자동화 시스템.
2. 제 1항에 있어서,

   상기 수출서류 자동화 프로그램(100)의 기본기능(110)은 로그인 기능과, 사용자의 계층별로 서로 다른 권한 설정이 가능한 사용자권한 부여와, 관세청, 운송회사, 은행, 보험사, 조합 등과의 수출서류 내용 송수신과, 각종 수출서류 파일 전송과, 기초 자료 등록과, 수출서류 내역 등록과, 문서 출력과, 갱신일자 확인이 가능한 필수항목 체크 기능들로 이루어진 것을 특징으로 하는 수출서류 자동화 시스템.
3. 제 1항에 있어서,

   상기 수출서류 자동화 프로그램(100)의 데이터베이스(120)는 상세 레코드들을 기록 저장한 사용자 정보(120a)와, 기초코드 정보(120b)와, 수출업자 정보(120c)와, 수출업자별 레포트 등록정보(120d)와, 수출업자별 제품정보(120e)와, 수입업자 정보(120f)와, 업체별 은행정보(120g)와, 마스터 제품정보(120h)와, 레포트정보(120i)와, 운송회사정보(120j)와, 선박정보(120k)와, 신용장 정보(120l)와, 수출/수입업자 연락처(120m)와, 문서 특별 기재 사항(120n)과, 선적정보(120o)와, 제품정보(120p)와, 제품 목록정보(120q)와, 수출업체별 문서 출력정보(120r)와, 관세통계통합 품목분류 정보(120s) 테이블로 이루어진 것을 특징으로 하는 수출서류 자동화 시스템.
4. 제 1항에 있어서,

   상기 마스터 템플릿(121)은 사용자 정보, 수출입업자정보, 은행정보, 기초정보, 제품정보, 코드정보 등과 같은 수출서류에 맞게 필요한 레코드들을 개별적으로 로딩하며, 상기 수출서류 자동화 프로그램(100)을 통해 작성되는 서식들의 일정한 서식 구조를 정의하는 다수의 정보 패턴인 것을 특징으로 하는 수출서류 자동화 시스템.
5. 전사적 자원관리시스템 및 전자문서교환시스템과 연동하는 수출서류 자동화 시스템의 문서 관리방법에 있어서,

   입력된 사용자의 아이디와 비밀번호로 사용자 로그온 과정을 수행하여, 사용자 권한 부여와 함께 수출서류 자동화 프로그램(100)을 활성화시키는 단계(S100)와,

   상기 수출서류 자동화 프로그램(100) 내에서 사용자로 하여금 원하는 수출서류 서식과 항목 내용을 선택하여 사용할 수 있게 작업환경을 제공하도록, 수출업자와 수입업자별 제품코드 및 단위와 같은 레코드들의 테이블을 소정 패턴으로 정의한 마스터 템플릿(121)을 로딩시켜 문서를 작성하는 단계(S101, S102)와,

   상기 작성한 문서와 수신된 신용장 및 계약내용의 일치성 판단을 수행하는 단계(S104)와,

   전자문서교환과 이메일로 전송받은 파일을 데이터변환시켜 데이터베이스에 갱신하여 저장하되, 서류작성자가 상기 마스터 템플릿(121)에서 갱신 저장된 상기데이터베이스의 항목을 선택하여 입력하는 자동 입력 방식을 통해 정보 입력 작업을 수행하는 단계(S105)와,

   4,000여종의 각종 수출서류 파일을 템플릿 형식으로 선택하여 수출서류 문서를 작성 및 출력하는 단계(S106)와,

   이를 제 3의 무역 유관 기관에서 검수하도록, 전자문서교환, 이메일, 팩스로 상기 제 3의 무역 유관 기관에 상기 작성한 문서를 송수신하는 단계(S107)와,

   상기 문서에 관련된 레코드를 갱신한 후, 최종 수출 서류를 작성하여 이메일, 팩스, EDI 또는 하드카피(종이로 인쇄) 형식으로 출력하는 단계(S108)를 포함하는 것을 특징으로 하는 수출서류 자동화 시스템의 문서 관리방법.
6. 제 5항에 있어서,

   상기 수출서류 자동화 프로그램(100)이 활성화된 경우(S100), 개인 컴퓨터 단말기(1)의 모니터 화면에 사용자 친화적(User friendly) 메인 업무 선택 화면이 디스플레이(S110) 되고, 상기 프로그램 내부에서 인터넷망(12)을 통해서 프로그램 판매자측에 설치된 정보 시스템(200)에 접속하며, 상기 정보 시스템(200)의 정보서버(210)가 사용자 정보 확인 과정(S200)을 통해서, 최신 DB 파일과, 프로그램 패치 파일을 다운로드(S210)시키고, 프로그램이 업그레이드된 상태에서 수출서류 자동화 시스템이 작동되도록 한 것을 특징으로 하는 수출서류 자동화 시스템의 문서 관리방법.
7. 제 5항에 있어서,

   상기 문서의 작성시 메인 업무 선택 화면으로 이동이 가능하고(S110), 작성자가 작업 화면에서 수출업자와 수입업자를 선택할 경우, 수출업자 정보 테이블(120c)과 수입업자 정보 테이블(120f)에서 서류작성자가 선택한 수출업자 및 수입업자에 관련된 레코드들이 로딩되며(S310, S320), 상기 수출업자 및 수입업자와 관계된 마스터 템플릿(121)의 작업 화면상에는 은행정보, 기초정보, 코드정보 등이 로딩되어서, 서류작성자로 하여금 수출업자 및 수입업자 관련 정보를 확인하며(S330), 기존 신용장의 작성인 경우 단순히 로딩된 내용만을 확인하는 것으로 신용장 작성이 완성되고, 새로운 신용장의 작성인 경우에는 신용장 내역, 가격조건, 원산지, 특별기재사항, 지불방식, 운송수단 등의 입력 내용이 서류작성자에 의해서 입력되어(S340), 신용장 정보 테이블(120l)에 상기 입력 내용이 저장되며(S350), 작업 화면상에 나타난 가이드 선택부를 통해서 다음 작업 단계를 수행하거나, 메인 업무 선택 화면으로 이동(S110)하는 것을 특징으로 하는 수출서류 자동화 시스템의 문서 관리방법.
8. 제 5항에 있어서,

   상기 수출서류 자동화 프로그램(100)의 서류 검색 방법은 작업 화면상에서조건을 선택하면, 정보 테이블(120c)과 수입업자 정보 테이블(120f) 및 마스터 템플릿(121)에서 조건에 맞는 레코드를 검색하고(S710), 검색된 결과를 작업 화면상에 표시함과 동시에 아이템 추가 검색 여부를 질의하며(S720), 서류작성자가 원하는 아이템을 추가하거나, 원하는 항목에 대한 조건 선택 사항 등을 선택하는 경우, 해당 항목에 관련된 서브 항목을 입력하여 다시 검색하여 모니터상에 출력하며, 액셀 포맷으로 변환하여 저장(S740)하는 것을 특징으로 하는 수출서류 자동화 시스템의 문서 관리방법.
9. 컴퓨터에서, 전사적 자원관리시스템 및 전자문서교환시스템과 연동하는 수출서류 자동화 시스템의 문서 관리방법을 기록한 기록매체에 있어서,

   입력된 사용자의 아이디와 비밀번호로 사용자 로그온 과정을 수행하여, 사용자 권한 부여를 하고, 수출업자와 수입업자별 제품코드 및 단위와 같은 레코드들의 테이블을 소정 패턴으로 정의한 마스터 템플릿을 로딩시켜 문서를 작성케 하며, 상기 작성한 문서와 수신된 신용장 및 계약내용의 일치성 판단을 수행하고, 전자문서교환과 이메일로 전송받은 파일을 데이터변환시켜 데이터베이스에 갱신하여 저장하되, 서류작성자가 상기 마스터 템플릿에서 갱신 저장된 상기 데이터베이스의 항목을 선택하여 입력하는 자동 입력 방식을 통해 정보 입력 작업을 수행하게 하며, 4,000여종의 각종 수출서류 파일을 템플릿 형식으로 선택하여 수출서류 문서를 작성 및 출력하게 하며, 이를 전자문서교환, 이메일, 팩스로 제 3의 무역 유관 기관에 상기 작성한 문서를 송수신 하여 상기 문서에 관련된 레코드를 갱신한 후, 최종 수출 서류를 작성하여 이메일, 팩스, 전자문서교환, 하드카피 형식으로 출력하는 수출서류 자동화 프로그램을 기록한 컴퓨터로 읽을 수 있는 기록매체.