KR100422435B1 - 다수간의 이메일 전송 관리 방법 - Google Patents

Abstract

본 발명은 이메일 전송 관리 방법에 관한 것으로서, 이메일을 통하여 시간적, 공간적 제한을 극복하고 간단한 회의, 회람, 의견 수렴이 가능하도록 하고, 이메일 발송 후에 취소나 내용 정정이 가능하도록 하는 것 등을 목적으로 한다.

이러한 목적을 달성하기 위하여, 본 발명에 의한 이메일 전송 관리 방법은 다수간의 이메일을 통한 회의가 가능하게 하기 위하여, 다수인 간의 이메일 전송을 관리하는 방법에 있어서, 이메일 송신자의 컴퓨터로부터 메일 본문, 수신자들의 이메일 주소 및 이동 전화 번호, 머리글을 포함하는 이메일을 수신하여 보관하는 단계와, 상기 수신자들의 이메일 주소로 상기 머리글을 포함하는 메일을 발송하는 단계로서, 상기 수신자들이 상기 본문을 열람할 수 있도록 상기 머리글은 상기 본문에 대한 링크를 포함하는 상기 발송 단계와, 상기 수신자들 중 어느 하나가 상기 본문에 덧글을 추가하는 경우, 상기 본문 및 덧글에 대한 링크를 가지는 머리글을 상기 송신자 및 수신자들의 이메일 주소로 이메일에 의해 전송하는 단계와, 상기 송신자가 상기 본문을 수정하는 경우, 수정된 본문에 대한 링크를 가지는 머리글을 상기 수신자들의 이메일 주소로 이메일에 의해 전송하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 한다.

Description

다수간의 이메일 전송 관리 방법 {Method of managing transferring e-mail among people}

본 발명은 다수인 간의 이메일을 통한 회의 또는 회람이 가능하도록 하는 이메일 전송 관리 방법에 관한 것이다.

종래의 이메일 시스템은 다음과 같은 문제점이 있다.

첫째, 3인 이상의 사람 간에 약속 장소나 시간을 결정하려고 할 때 종래의 이메일 시스템으로는 간단한 의견 조정조차 할 수 없다. 이메일 시스템을 대신하여 3자 통화 또는 회의 통화를 하거나, 인터넷을 통한 채팅, 영상 회의 등의 방법을 사용할 수 있지만, 이들 방법 모두 시간적 동시성을 확보해야 한다는 어려움이 있다. 또한, 게시판을 활용하는 방법을 사용할 수도 있지만, 사안이 발생할 때마다 전용 게시판을 개설하는 것은 현실적으로 매우 불가능하며, 각 구성원이 게시판 내용을 수시로 성의 있게 열람하는 것도 매우 비현실적이다.

둘째, 메일을 발송하고 난 후 취소나 내용 정정이 어렵다.

세째, 메일 수신 여부 확인이 확실하지 않다.

네째, 수신자의 이메일 주소를 잘못 기재한 경우, 메일 내용의 공개를 피할 수 없다.

다섯째, 메일 전송시 메일의 모든 내용을 보내게 되므로 보안에 취약하며, 또한, 불특정 다수에게 강제로 보내어 읽혀지도록 하는 것을 목적으로 하는 스팸 메일로 악용될 소지가 있다.

여섯째, 다수의 수신자에게 메일을 발송하는 경우, 종래의 이메일 시스템에서는 수신자 인원 수 만큼 메일이 복사되어 각 메일 서버에 보내진다. 이는 저장 공간과 전송 시간의 낭비가 된다.

일곱째, 일정 용량 이상의 이메일을 수신하지 못하도록, 수신자의 메일 저장 공간에 제한을 두고 있다는 문제점이 있다. 수신된 메일을 보관함에 따라 메일 서버의 저장 공간이 바로 포화되어 버리기 때문이다.

본 발명은 상기 문제점을 해결하기 위한 것으로서, 시간적, 공간적 제한을 극복하여 간단한 회의, 회람, 의견 수렴이 가능하도록 하는 이메일 시스템을 제공하는 것을 목적으로 한다.

또한, 본 발명은 이메일 발송 후에 취소나 내용 정정이 가능하고, 메일 수신 여부 확인이 정확하며, 수신자의 이메일 주소를 잘못 기재한 경우에도 메일 내용이 공개되는 일을 피할 수 있는 이메일 시스템을 제공하는 것을 목적으로 한다.

또한, 본 발명은 광고나 쿠폰을 메일에 이용하는 메일 송신자에게 일정한 혜택을 부여할 수 있고, 스팸 메일을 방지할 수 있고, 메일 서버의 저장 공간을 절약할 수 있고, 대용량의 파일도 첨부하여 전달할 수 있는 이메일 시스템을 제공하는 것을 목적으로 한다.

도 1은 본 발명에 의한 시스템 구성도.

도 2는 본 발명의 동작 원리를 나타내는 흐름도.

도 3은 이메일을 작성하는 화면의 예.

도 4는 수신자의 받은 메일 목록의 예.

도 5는 수신자가 메일 본문을 열람하게 되는 화면의 예.

* 도면의 주요 부분에 대한 부호의 설명 *

100 : 메일 서버 200 : 클라이언트 컴퓨터

본 발명은 상기 목적을 달성하기 위하여, 다수간의 이메일을 통한 회의가 가능하게 하기 위하여 다수인 간의 이메일 전송을 관리하는 방법에 있어서, 이메일 송신자의 컴퓨터로부터 메시지 본문, 수신자들의 이메일 주소, 머리글을 포함하는 이메일을 수신하여 보관하는 단계와, 상기 수신자들의 이메일 주소로 상기 머리글을 포함하는 메일을 발송하는 단계로서, 상기 수신자들이 상기 본문을 열람할 수 있도록 상기 머리글은 상기 본문에 대한 링크를 포함하는 상기 발송 단계와, 상기수신자들 중 어느 하나가 상기 본문에 덧글을 추가하는 경우, 상기 본문 및 덧글에 대한 링크를 가지는 머리글을 상기 송신자 및 수신자들의 이메일 주소로 이메일에 의해 전송하는 단계와, 상기 송신자가 상기 본문을 수정하는 경우, 수정된 본문에 대한 링크를 가지는 머리글을 상기 수신자들의 이메일 주소로 이메일에 의해 전송하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 한다.

메일을 작성하는 자는 메일 본문의 주변이나 바탕에 광고나 쿠폰을 배치할 수 있고, 메일 수신자는 메일의 본문을 열람할 때, 광고를 보게 되거나, 쿠폰을 다운로드 받아 사용하게 된다. 이 때 광고비의 일부를 사이버 머니 등의 형태로 메일 송신자에게 제공할 수 있다.

메일 송신자가 이메일 작성시 수신자의 휴대폰 번호를 설정해 놓은 경우, SMS(Short Message System)를 이용하여 수신자의 휴대폰으로 메일 발송 사실을 알릴 수 있고, 특히, 보안을 위한 암호를 설정해 놓은 경우, SMS(Short Message System)를 이용하여 수신자의 휴대폰으로 메일 발송 사실 및 암호를 알릴 수 있다. 이 경우, 메일 수신자는 암호를 입력해야만 메일 본문을 열람할 수 있다.

이하, 첨부된 도면을 참조하여 본 발명의 바람직한 실시 예를 상세히 설명하기로 한다.

도1은 본 발명에 의한 시스템의 구성도이다.

도1에 도시된 바와 같이, 본 발명에 의한 이메일 시스템은 다수의 메일 서버(1001 ~ 100n)와 다수의 클라이언트 컴퓨터(2001~200n)를 포함하고, 이들 메일서버와 클라이언트 컴퓨터는 인터넷으로 연결되어 있다. 이메일 서버는 도1에서 하나의 서버로 도시되었으나, 웹 환경을 제공하기 위한 웹 서버와 이메일의 송수신을 처리하기 위한 이메일 서버로 분리하여 구성할 수 있다.

메일을 발송하고자 하는 자는 클라이언트 컴퓨터를 이용하여 자신이 계정을 가지고 있는 메일 서버에 접속한 후, 메일의 수신자(recepient)의 이메일 주소, 메일 본문(message body), 머리글, 첨부 파일 등을 입력함으로써 메일을 작성하고, “전송” 버튼을 누름으로써 메일을 발송한다. 상기 메일 서버는 메일의 내용을 저장 공간에 보관하고, 메일 본문에 대한 링크를 포함하는 머리글만을 수신자의 메일 서버로 전송한다. 수신자는 자신이 계정을 가지고 있는 메일 서버를 통하여 머리글 메일을 배달받고, 메일 본문이 저장되어 있는 송신자의 메일 서버에 접속하여 메일 본문을 열람할 수 있다. 수신자는 메일 본문에 추가하여 자신의 의견을 덧글로 게재할 수 있는 바, 새로운 덧글이 추가될 때마다 메일 서버는 머리글을 포함하는 메일을 송수신자들에게 보내고, 다른 수신자들은 이 메일을 받고 메일 서버에 다시 접속하여 새로운 덧글을 확인할 수 있다.

도2는 도1에 도시된 메일 서버가 이메일의 전송을 관리하는 방법을 나타내는 플로우챠트이다.

메일을 발송하고자 하는 자는 클라이언트 컴퓨터를 통하여 자신이 계정을 가지고 있는 메일 서버에 접속하여 ID 및 패스워드를 입력함으로써 로그인 한다(S201). 그 후, 편지 쓰기 메뉴를 선택하여 이메일을 작성한다(S202).

이메일을 작성하는 화면의 예가 도3에 도시되어 있다. 도3에 도시된 바와 같이, 이메일은 송신자의 정보(301), 제목(302), 머리글(303), 수신자의 정보(304), 메일 본문(305), 첨부 파일(306), 유효 기한(307) 등을 입력하도록 구성할 수 있다. 또한, 수신자의 정보로서 휴대전화 번호를 입력할 수도 있는데, 이 경우에는 메일 서버가 SMS(Short Message System)를 이용하여 수신자의 휴대폰으로 메일 발송 사실을 실시간으로 알려줄 수 있고, 특히, 메일 송신자가 메일에 대한 비밀번호를 설정해놓은 경우에는 수신자의 휴대폰으로 암호 등의 문자를 보낼 수도 있다. 이러한 특징에 의하면, 수신자의 이메일 주소를 잘못 기재하여 메일의 내용이 공개되는 문제점을 예방할 수 있다.

메일 본문(305)의 주변이나 바탕에는 광고나 쿠폰을 선택하여 배치할 수 있으며(S203), 이 때 광고주가 메일 서버 운영자에게 지불하는 광고비의 일부를 사이버 머니 등의 형태로 보상받을 수 있다(S204).

송신자가 메일 작성을 완료하고 전송 버튼을 누르면, 메일 서버는 메일을 저장 공간에 보관하고, 수신자 전체에게 머리글만을 전송한다(S205). 메일의 수신자들 중 메일을 열람하지 않는 수신자가 있는 경우, 일정 시간 간격으로 미수신자에게 머리글을 전송하도록 미리 설정할 수 있다. 이처럼 메일 본문은 송신자가 속한 메일 서버에만 보관되고 수신자에게는 머리글만 전송되므로, 수신자 인원수만큼 메일이 복사되어 수신자의 메일 서버에 보관되는 종래 기술의 경우와 달리, 메일의 저장 공간을 절약하고 메일 전송 시간을 단축할 수 있는 장점이 있다. 또한, 머리글만 전송하므로, 불특정 다수에게 강제로 보내어 읽혀지는 것을 목적으로 하는 스팸 메일을 구조적으로 방지할 수 있다.

도4는 수신자가 메일을 받은 경우, 받은 메일 목록의 예를 도시한 것이다. 도4에서는 메일 제목과 머리글이 하나의 란으로 합쳐져 표시되어 있는데, 예를 들면, 제목에 마우스 커서를 옮겨 놓으면, 풍선 도움말처럼 머리글의 내용이 화면에 나타나게 설계할 수 있다. 이외에도 머리글과 메일 제목을 따로 구분하여 표시하도록 할 수 있다. 이 경우에는 메일 시스템을 따로 설계할 필요 없이, 기존의 메일 시스템과 호환하여 사용할 수 있다.

머리글은 메일 본문을 열람할 수 있도록 메일 본문에 대한 링크 정보, 예를 들어, 메일 서버의 URL과 메일의 고유번호를 포함한다.

메일 수신자가 머리글에서 메일 본문에 대한 링크를 클릭하면, 송신자의 메일 서버에 접속이 되고, 메일의 고유번호에 해당하는 메일 본문이 화면에 표시된다(S206). 이러한 화면의 예가 도5에 도시되어 있다.

도5에 도시된 바와 같이, 화면은 보낸 사람(501), 제목(502), 머리글(503), 메일 본문(504), 덧글 영역(505), 첨부 파일(506), 읽은 사람 체크 영역(507), 광고/쿠폰 영역(508)으로 구성될 수 있다.

수신자는 화면의 광고/쿠폰 영역(508)에서 광고를 볼 수 있고, 쿠폰이 있는 경우 다운로드 받을 수 있다. 읽은 사람 체크 영역(507)은 수신 확인을 표시하는 것인데, 본 발명에서는 종래 기술과 달리 수신자의 송신자의 서버에 접속하여 메일을 열람하는 것이기 때문에 수신 확인 여부가 정확하다.

덧글 영역(505)은 수신자는 메시지 본문을 읽고 난 후, 이에 대하여 의견을 덧붙이는 영역으로서, 수신자는 덧붙임 아이콘을 클릭하여, 메시지 본문의 추가 영역에 내용을 추가할 수 있고, 자신이 추가한 내용을 수정할 수도 있다(S208). 추가되는 글은 도5에 도시된 것처럼 송신자가 작성한 메시지 뒤에 계속 글이 추가되는 형태를 가질 수도 있지만, 수신자 수만큼 윈도우를 할당하도록 하고 수신자가 자신의 윈도우 안에서 자신의 글을 마음대로 추가하거나 수정할 수 있도록 구현할 수도 있다. 이 경우에는 메일을 읽는 화면에 사람 수 만큼의 작은 윈도우가 떠서 각각의 의사를 보여주므로, 회의를 하는 듯한 현장감이 느껴지게 할 수 있는 장점이 있다.

메일 본문(305)은 메일 송신자가 작성한 메시지가 표시되는 곳인데, 메일 송신자가 이 내용을 수정하는 것이 가능하다(S207). 종래에는 메일을 보내고 난 이후에 전송을 취소하거나 메일 내용을 정정하는 것이 어려웠고 특히 메일 송수신자가 서로 다른 메일 서버를 사용하는 경우에는 메일 발송후의 취소와 수정이 불가능하였다. 그러나 본 발명에서는 송신자가 발송한 메일이 송신자가 속한 메일 서버의 저장 공간에 보관되어 있기 때문에, 메일 수신자가 확인하기 전에 메일 발송을 취소하거나 내용을 수정하는 것이 가능하다.

이와 같이, 송신자에 의한 내용 수정이나 수신자에 의한 내용 추가/수정이 있는 경우, 메일 서버는 수신자 전체 또는 송수신자에게 이러한 최신 내용에 대한링크를 포함하는 머리글을 전송한다(S205). 일반적으로 이러한 머리글은 동일하므로, 수신자가 뒤늦게 메일을 확인하는 경우, 가장 최근의 머리글만 열어보면 그동안의 메일 송수신 히스토리를 알 수 있다. 만일 송수신자의 메일 서버가 동일한 메일 시스템을 사용한다면, 메시지 본문의 수정/추가 때 발송되는 머리글 메일은 기존의 머리글 메일을 대체하여 가장 최신의 상태를 유지하도록 할 수 있다. 이 경우, 메일 수신 목록에 새로운 머리글 메일이 누적되어 증가하지 않으므로, 메일 관리가 용이한 장점이 있다.

한편, 메일 서버는 메일의 수신자들 중 메일을 열람하지 않는 수신자가 있는 경우, 일정 시간 간격으로 미수신자에게 머리글을 전송할 수 있다(S209).

만일 수신자 전체가 메일을 열람하였거나, 송신자가 미리 설정해놓은 메일의 기한이 만료된 경우, 송신자는 그동안의 메일 내용을 정리하여 이를 최종메일로 하여 송수신자 전체에게 발송할 수 있다(S210). 여기서 메일내용의 정리라 함은, 송신자의 본문에 대한 회의, 회람, 의견 수렴과정에서 회람의 경우에는 모든 회람대상자들이 본문을 확인한 경우, 그리고 회의, 의견수렴과정의 경우에는 정해진 시간이 지난 후 또는 최종 의견이 도출된 때를 종결시점으로 하여, 최초 메일의 본문 내용에 대한 의견으로서의 덧글을 종합하여 수렴된 의견 내용을 도출하거나, 또는, 최초 메일의 본문과 본문에 대한 덧글들을 수신자 정보와 함께 통합하는 것을 말한다. 메일내용의 정리 중 본문 및 덧글 들을 종합하여 수렴된 의견을 도출하는 경우에는 최초 메일 송신자가 메일 본문과 덧글내용을 분석하여 직접작성할 수 있다. 그리고, 본문과 덧글을 올린 수신자 정보와 함께 수신자의 덧글을 통합하여 하나의 문서로서 메일내용을 정리하는 것은 송신자가 작성하거나, 메일서버에 의하여 자동으로 수행될 수 있다. 메일서버가 자동으로 수행하는 경우에는 메일서버가 하나의 문서에 본문을 복사, 쓰기 과정에 의해 기록한 후, 덧글을 올린 사람별 또는 날짜별로 덧글을 정리한 후 본문의 밑에 계속 모든 덧글을 붙여 씀으로서 수행되게 된다. 그리고, 상술한 바와 같이 메일내용의 정리과정에 의해서 생성된 종합된 도출내용 또는 본문과 덧글들이 수신자 정보와 함께 하나로 통합된 내용을 가지는 메일이 최종메일이 된다. 만일 메일 사용자가 그동안의 메일 내용을 정리할 필요가 없다고 판단되면, 최종 메일을 보내지 않아도 무방하고, 최종 결론 내용만 의미가 있을 때에는 최종 결론 내용만을 내용으로 하는 최종 메일만 보낼 수 있다. 이와 같은 과정으로 메일이 종료되면, 메일 서버는 메일을 일정기간 동안 보관하다가 삭제하거나, 바로 삭제한다. 이에 따라, 종래의 이메일 시스템에 비하여 상대적으로 저장 공간의 여유가 많기 때문에, 대용량의 첨부 파일도 허용할 수 있다.

본 발명에 의하면, 메일 이용자가 자신에게 머리글이 배달될 때만 메일 서버에 접속하여 메일 본문을 확인하면 되므로, 통상의 게시판처럼 새로운 내용이 올라와 있는지 확인하기 위해 수시로 접속해야 하는 불편함이 없다. 따라서 3인 이상의 사람 간에 약속 장소나 약속 시간을 결정할 때, 매우 편리하게 의견 조정을 할 수 있게 있다. 더 나아가, 이메일을 통하여 시간적, 공간적 제한을 극복하고 간단한 회의, 회람, 의견 수렴이 가능하도록 한다.

또한, 이메일 발송 후에 취소나 내용 정정이 가능하고, 메일 수신 여부 확인이 정확하며, 수신자의 이메일 주소를 잘못 기재한 경우에도 메일 내용이 공개되는 일을 피할 수 있는 효과가 있다.

또한, 광고나 쿠폰을 메일에 이용하는 메일 송신자에게 일정한 혜택을 부여할 수 있고, 스팸 메일을 방지할 수 있고, 메일 서버의 저장 공간을 절약할 수 있고, 대용량의 파일도 첨부하여 전달할 수 있는 효과가 있다.

Claims (9)

1. 다수간의 이메일을 통한 회의가 가능하게 하기 위하여, 메일 서버가 다수인 간의 이메일 전송을 관리하는 방법에 있어서,

   이메일 송신자의 컴퓨터로부터 메시지 본문, 수신자들의 이메일 주소, 머리글을 포함하는 이메일을 수신하여 보관하는 단계와,

   상기 수신자들의 이메일 주소로 상기 머리글을 포함하는 메일을 발송하는 단계로서, 상기 수신자들이 상기 본문을 열람할 수 있도록 상기 머리글은 상기 본문에 대한 링크를 포함하는 상기 발송 단계와,

   상기 수신자들 중 어느 하나가 상기 본문 열람 후, 덧글을 추가하거나 수정하는 경우, 상기 본문 및 덧글에 대한 링크를 가지는 머리글을 상기 송신자 및 수신자들의 이메일 주소로 이메일에 의해 전송하는 단계와,

   상기 송신자가 상기 본문을 수정하는 경우, 상기 수정된 본문에 대한 링크를 가지는 머리글을 상기 수신자들의 이메일 주소로 이메일에 의해 전송하는 단계를 포함하는 이메일 관리 방법.
2. 제 1 항에 있어서, 상기 메시지 본문은 광고나 쿠폰을 포함하는 것을 특징으로 하는 이메일 관리 방법.
3. 제 2 항에 있어서, 상기 송신자에게 사이버 머니와 같은 보상을 제공하는 것을 특징으로 하는 이메일 관리 방법.
4. 제 1 항에 있어서, 상기 송신자의 컴퓨터로부터 수신하는 이메일은 수신자의 휴대폰 번호, 첨부 파일, 메일 개시 시간, 메일 유효 기간, 또는 메일의 보안을 위한 암호를 포함하는 것을 특징으로 하는 이메일 관리 방법.
5. 제 4 항에 있어서, 상기 송신자의 컴퓨터로부터 수신하는 이메일이 수신자의 휴대폰 번호를 포함하는 경우, SMS(Short Message System)를 이용하여 수신자의 휴대폰으로 메일 발송 사실을 알리는 것을 특징으로 하는 이메일 관리 방법.
6. 제 4 항에 있어서, 상기 송신자의 컴퓨터로부터 수신하는 이메일이 수신자의 휴대폰 번호 및 암호를 포함하는 경우, SMS(Short Message System)를 이용하여 수신자의 휴대폰으로 메일 발송 사실 및 암호를 알리는 것을 특징으로 하는 이메일 관리 방법.
7. 제 4 항에 있어서, 상기 송신자의 컴퓨터로부터 수신하는 이메일이 메일 유효 기간을 포함하는 경우, 메일 유효 기간이 경과한 후, 최종 메일을 송신자 및 수신자들의 이메일 주소로 전송하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 이메일 관리 방법.
8. 제 7 항에 있어서, 상기 최종 메일은 새로 정리하여 작성되거나, 가장 최신의 덧글, 또는 본문과 덧글 전체를 포함하는 것을 특징으로 하는 이메일 관리 방법.
9. 제 1 항에 있어서, 상기 송신자와 상기 수신자들이 속한 이메일 서버가 동일한 경우, 상기 본문의 변동이 있을 때마다 발송되는 머리글 메일은 직전에 발송된 머리글 메일을 대체하는 것을 특징으로 하는 이메일 관리 방법.