JPH1153456A - 電子文書配信システム、電子文書配信プログラムが記憶された記憶媒体、及び電子文書配信のアクセス権管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 後流側の受信者であっても、受信順序が規定
された自分に対する電子文書配信の存在を確認すること
が可能な電子文書配信システムを提供する。 【解決手段】 ワークフロー途中の誰か承認者が非動機
に承認するまでは、グレー表示された送信者名と文書タ
イトルのみがワークフローの後続の受信者に配信され、
受信一覧画面に表示される。その結果、グレー表示を
（ダブル・）クリックする等で、早く読みたい受取人が
承認をせかしたり、代理承認者へ承認可否の問い合わせ
が送られたりする。次の受信者は、（代理）承認者がな
んらかのタイミングでオーソライズした時点で初めて、
文書本体が読めるようになる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子文書配信シス
テム、電子文書配信プログラムが記憶された記憶媒体、
及び電子文書配信のアクセス権管理方法に係り、詳細に
は、電子文書配信のアクセス権の管理に関する。

【０００２】

【従来の技術】ワードプロセッサ、パーソナルコンピュ
ータ、モバイルコンピュータ等の各種電子機器の普及
や、これら電子機器の普及に伴うパソコン通信、ＬＡＮ
（ローカル・エリア・ネットワーク）、インターネット
等の通信も広く普及している。これらの普及により、テ
キスト形式やＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）
形式等の各種形式で記述された文書を所定の受信者に送
信する電子文書配信システムが広く利用されている。電
子文書配信システムには、文書を特定の１人に送信した
り、複数人に同時に送信する場合の他、回覧や稟議のよ
うにアクセス可能な順序（ワークフロー）を指定して複
数人に送信する場合がある。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかし、従来の電子文
書配信システムでは、ワークフローが規定されている
と、上流側の受信者が承認又はアクセスをしない限り、
後流側の受信者は回覧等の電子文書配信が自分に対して
送信されていることを一切知ることができなかった。こ
のため、ワークフローの中間に怠慢な受信者がいたりす
ると仕事の流れが止まってしまうという問題がある。特
に、一刻を争う重要文書のアクセス権の判断が委ねられ
ていたりすると全体の処理が遅れ、せっかく開発した承
認ワークフローがマイナスの効果を発揮するおそれがあ
る。

【０００４】そこで本発明は、前記従来の課題を解決す
るために成されたもので、後流側の受信者であっても、
受信順序が規定された自分に対する電子文書配信の存在
を確認することが可能な電子文書配信システムを提供す
ることを第１の目的とする。また本発明は、現在アクセ
ス可能な受信者に対して催促をすることで、受信順序が
決められた電子文書の配信の遅れを少なくすることが可
能な電子文書配信システムを提供することを第２の目的
とする。また本発明は、後流側の受信者であっても、受
信順序が規定された自分に対する電子文書配信の存在を
確認することが可能な電子文書配信プログラムが格納さ
れた記憶媒体を提供することを第３の目的とする。また
本発明は、受信順序が決められた電子文書の配信の遅れ
を少なくすることが可能な電子文書配信プログラムが格
納された記憶媒体を提供することを第４の目的とする。
また本発明は、後流側の受信者であっても、受信順序が
規定された自分に対する電子文書配信の存在を確認する
ことが可能な電子文書配信のアクセス権管理方法を提供
することを第５の目的とする。また本発明は、受信順序
が決められた電子文書の配信の遅れを少なくすることが
可能な電子文書配信のアクセス権管理方法を提供するこ
とを第６の目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】請求項１に記載の発明で
は、受信者と受信順序が規定されたメール情報とメール
文書とを取得するメール取得手段と、前記メール取得手
段により取得された前記受信者に対して、前記受信順序
の順に前記メール文書のアクセスを可能にするアクセス
権管理手段と、備えた電子文書配信システムであって、
前記アクセス権管理手段は、現在アクセス可能な受信者
よりも順序が後の後受信者に対して、後にアクセスが可
能であることを知らせることで、前記第１の目的を達成
する。請求項２に記載した発明では、請求項１に記載の
電子文書配信システムにおいて、前記メール情報は、セ
キュリティに関する情報を含み、前記アクセス権管理手
段は、前記セキュリティ情報で前記後受信者によるアク
セスを認めている範囲でアクセス可能にする。請求項３
に記載した発明では、請求項１または請求項２に記載し
た電子文書配信システムにおいて、前記後受信者からの
早期アクセスの催促を受信する催促受信手段と、前記ア
クセス権管理手段は、前記催促受信手段により早期アク
セスの催促を受信した場合に、現在アクセス可能な受信
者に対して、前記後受信者がアクセス可能な状態にする
ことを催促することで、前記第２の目的を達成する。請
求項４に記載した発明では、請求項３に記載した電子文
書配信システムにおいて、前記アクセス権管理手段は、
前記催促受信手段により早期アクセスの催告を受信した
場合に、現在アクセス可能な受信者又はその代理承認者
から承認を得た後に、アクセス順序を次に進める。請求
項５に記載した発明では、受信者と受信順序が規定され
たメール情報とメール文書とを取得するメール取得機能
と、前記メール取得機能により取得された前記受信者に
対して、前記受信順序の順に前記メール文書のアクセス
を可能にするアクセス権管理機能と、をコンピュータに
実現させるためのコンピュータ読取り可能な電子文書配
信プログラムが記憶された記憶媒体であって、前記アク
セス権管理機能は、現在アクセス可能な受信者よりも順
序が後の後受信者に対して、後にアクセスが可能である
ことを知らせる、ことにより前記だい３の目的を達成す
る。請求項６に記載した発明では、請求項５に記載した
記憶媒体において、前記メール情報は、セキュリティに
関する情報を含み、前記アクセス権管理機能は、前記セ
キュリティ情報で前記後受信者によるアクセスを認めて
いる範囲でアクセス可能にする。請求項７に記載した発
明では、請求項５又は請求項６に記載した記憶媒体にお
いて、前記後受信者からの早期アクセスの催促を受信す
る催促受信機能と、前記アクセス権管理機能は、前記催
促受信機能により早期アクセスの催促を受信した場合
に、現在アクセス可能な受信者に対して、前記後受信者
がアクセス可能な状態にすることを催促する、ことによ
り前記第４の目的を達成する。請求項８に記載した発明
では、請求項７に記載した記憶媒体において、前記アク
セス権管理機能は、前記催促受信機能により早期アクセ
スの催告を受信した場合に、現在アクセス可能な受信者
又はその代理承認者から承認を得た後に、アクセス順序
を次に進める。請求項９に記載した発明では、受信者と
受信順序が規定されたメール情報とメール文書とを取得
し、前記取得した前記受信者に対して、前記受信順序の
順に前記メール文書のアクセスを可能にし、現在アクセ
ス可能な受信者よりも順序が後の後受信者に対して、後
にアクセスが可能であることを知らせる、ことで前記第
５の目的を達成する。請求項１０に記載した発明では、
前記請求項９に記載した電子文書配信のアクセス権監理
方法において、後受信者からの早期アクセスの催促を受
けた場合、現在アクセス可能な受信者に対して、前記後
受信者がアクセス可能な状態にする、ことで前記第６の
目的を達成する。

【０００６】

【発明の実施の形態】以下、本発明の電子文書配信シス
テム、電子文書配信プログラムが記憶された記憶媒体、
及び電子文書配信のアクセス権管理方法における好適な
実施の形態について、図１から図５を参照して説明す
る。 （１）実施形態の概要 本実施形態では、ワークフロー途中の誰か承認者が非動
機に承認するまでは、グレー表示された送信者名と文書
タイトルのみがワークフローの後続の受信者に配信さ
れ、受信一覧画面に表示される。その結果、グレー表示
を（ダブル・）クリックする等で、早く読みたい受取人
が承認をせかしたり、代理承認者へ承認可否の問い合わ
せが送られたりする。次の受信者は、（代理）承認者が
なんらかのタイミングでオーソライズした時点で初め
て、文書本体が読めるようになる。グレー表示の対象に
は、他の書誌情報（日時etc.) や要約文をオプションと
して加えることも可能である（そのような設定パラメー
タが提供されている）。これにより、新世代のアクセス
権管理機構として、非同期の協業のインタフェースを守
りつつアクセス承認の手続きを早めることができる。ま
たそもそも、従来のアクセス権管理機構では、その存在
を知り得なかった文書（グレー表示されたもの）を、そ
の重要度判断の手がかり（一群の関連文書の中に現れる
から）とともに認知することができるようになる。

【０００７】（２）実施の形態の詳細 以下本発明の電子文書配信システムは、電子メールシス
テムを例に説明するが、既存のワークフロー（掲示板ベ
ース、デスクトップ・ベース（クライアント・アプリの
作業画面に割り込み）、そして電子メール・ベース等）
・アプリを含む配信ルーティングアプリケーションプロ
グラムの全てに適用することが可能である。具体的に
は、インターネット上の選択的放送型の配信システム
や、ピン・ポイント・セールスを実現するパーソナライ
ズ配信システム等のｐｕｓｈｕ／ｐｕｌｌ型配信に適用
することができる。但し、本実施形態では説明のため、
電子メールシステムを例に説明することとする。

【０００８】図１は本実施形態の電子メールシステムに
おけるシステム構成をあらわしたものである。この図２
に示すように、電子メールシステムは、アクセス権の管
理を行うサーバと、電子メールの送受信等を行うワーク
ステーションＷＳ１、ＷＳ２、ＷＳ３、…で構成されて
いる。各サーバ１とワークステーションＷＳとはＬＡＮ
（ローカル・エリア・ネットワーク）、パソコン通信、
インターネット等のネットワーク接続がされている。

【０００９】図２は、アクセス権の管理を行うサーバ１
の構成を表したブロック図である。電子メールシステム
は、図１に示すように電子メールの管理を含めたシステ
ム全体の制御を行う制御部１１を備えている。この制御
部１１には、データバス等のバスライン２１を介して、
入力装置としてのキーボード１２やマウス１３、表示装
置１４、印刷装置１５、記憶装置１６、記憶媒体駆動装
置１７、通信制御装置１８、入出力Ｉ／Ｆ１９、及び文
字認識装置２０が接続されている。制御部１１は、ＣＰ
Ｕ１１１、ＲＯＭ１１２、ＲＡＭ１１３を備えている。
ＲＯＭ１１２は、ＣＰＵ１１１が各種制御や演算を行う
ための各種プログラムやデータが予め格納されたリード
オンリーメモリである。ＲＡＭ１１３は、ＣＰＵ１１１
にワーキングメモリとして使用されるランダムアクセス
メモリである。ＲＡＭ１１３には、本実施形態による電
子メールのアクセス権監理等の各種制御を行うためのエ
リアが確保されるようになっている。

【００１０】キーボード１２は、サーバ側で文書を作成
したり、ワークステーションＷＳのユーザに対するコメ
ントを作成したりする場合に文字を入力するためのかな
キーやテンキー、各種機能を実行するための機能キー、
カーソルキー、等の各種キーが配置されている。マウス
１３は、ポインティングデバイスであり、表示装置１４
に表示されたキーやアイコン等を左クリックすることで
対応する機能の指定を行う入力装置である。表示装置１
４は、例えばＣＲＴや液晶ディスプレイ等が使用され
る。この表示装置には、キーボード１２やマウス１３に
よる入力結果が表示されたり、ワークステーションユー
ザを表示したりするようになっている。印刷装置１５
は、表示装置１４に表示された文書や、記憶装置１６の
文書データベース１６４に格納された文書等の印刷を行
うためのものである。この印刷装置としては、レーザプ
リンタ、ドットプリンタ、インクジェットプリンタ、ペ
ージプリンタ、感熱式プリンタ、熱転写式プリンタ、等
の各種印刷装置が使用される。

【００１１】記憶装置１６は、読み書き可能な記憶媒体
と、その記憶媒体に対してプログラムやデータ等の各種
情報を読み書きするための駆動装置で構成されている。
この記憶装置１６に使用される記憶媒体としては、主と
してハードディスクが使用されるが、後述の記憶媒体駆
動装置１７で使用される各種記憶媒体のうちの読み書き
可能な記憶媒体を使用するようにしてもよい。記憶装置
１６は、仮名漢字変換辞書１６１、プログラム格納部１
６２、データ格納部１６３、文書データベース１６４、
ワークフロー格納部１６５、文書ベクトルデータベース
１６６、図示しないその他の格納部（例えば、この記憶
装置１６内に格納されているプログラムやデータ等をバ
ックアップするための格納部）等を有している。プログ
ラム格納部１６２には、本実施形態における電子メール
に関するアクセス権管理プログラムの他、文書ベクトル
作成処理プログラム、仮名漢字変換辞書１６１を使用し
て入力された仮名文字列を漢字混り文に変換する仮名漢
字変換プログラム等の各種プログラムが格納されてい
る。データ格納部１６３には、ユーザに関するデータ等
の、システムが必要とする各種データが格納されてい
る。

【００１２】文書データベース１６４には、電子メール
や典型文書等の各種文書が格納されている。典型文書
は、ワークステーションユーザから、電子メールに対し
て、回覧や稟議等のワークフローの決定支援を依頼され
た場合に使用される文書で、各ワークフローを特徴付け
る典型的な内容の文書が格納されている。この典型文書
のなかから電子メール文書と類似している典型文書が検
索され、その典型文書に対応付けられたワークフローが
決定支援を依頼したユーザに送信される。文書データベ
ース１６４に格納される各文書の形式は特に限定される
ものではなく、テキスト形式の文書、ＨＴＭＬ（Hyper
Text Markup Language）形式の文書、ＪＩＳ形式の文書
等の各種形式の文書の格納が可能である。

【００１３】ワークフロー格納部１６５には、文書デー
タベース１６４に格納された電子メールに対応付けて、
ワークフロー（受信者と受信順序）、送信者、セキュリ
ティ情報等のワークフローに関するメール情報が格納さ
れている。

【００１４】文書ベクトルデータベース１６６は、文書
データベース１６４に格納されている典型文書等の特徴
を表す文書ベクトルが格納されるデータベースである。
文書Ａｊｋの中から自動抽出されたキーワードｘに対し
て求められた重要度ｆ（ｘ）が文書ベクトルの要素値ｆ
（ｘ）として格納されている。各文書ベクトルの次元は
採用するキーワードｘ（重要語句）の数であるが、２文
書間の類似度を両文書ベクトルから求める場合には、両
文書のキーワードの和集合の数が両文書ベクトルの次元
となる。この場合、一方の文書ベクトルにのみ含まれる
キーワードに対する他方の文書ベクトルの要素値は、”
０”に定義される。

【００１５】文書ベクトルは、対象文書と類似する典型
文書を検索する場合等に使用される。すなわち、２つの
文書ベクトル間の角度に角度に依存するコサインにより
算出される類似度から類似する文書が決定される。一般
に、文書Ａｘの文書ベクトルＢｘと文書Ａｙの文書ベク
トルＢｙとの間の角度をθとし、両文書ベクトルの内積
をＢｘ・Ｂｙとし、両文書ベクトルの大きさをそれぞれ
｜Ｂｘ｜、｜Ｂｙ｜とした場合、両文書ベクトルの類似
度Ｓは次の数式１により求まる。この類似度Ｓの値は−
１≦Ｓ≦１の値をとり、１に近いほど２つの文書ベクト
ルが互いに平行に近く、２つの文書Ａｘと文書Ａｙは互
いに類似していると考えることができる。

【００１６】

【数１】類似度Ｓ＝ＣＯＳ（θ）＝（Ｂｘ・Ｂｙ）／
（｜Ｂｘ｜×｜Ｂｙ｜）

【００１７】記憶媒体駆動装置１７（図１）は、ＣＰＵ
１１１が外部の記憶媒体からコンピュータプログラムや
文書を含むデータ等を読み込むための駆動装置である。
記憶媒体に記憶されているコンピュータプログラム等に
は、本実施形態の電子メールシステムにより実行される
アクセス権管理等の各種処理プログラム、および、そこ
で使用される辞書、データ等も含まれる。ここで、記憶
媒体とは、コンピュータプログラムやデータ等が記憶さ
れる記憶媒体をいい、具体的には、フロッピーディス
ク、ハードディスク、磁気テープ等の磁気記憶媒体、メ
モリチップやＩＣカード等の半導体記憶媒体、ＣＤ−Ｒ
ＯＭやＭＯ、ＰＤ（相変化書換型光ディスク）等の光学
的に情報が読み取られる記憶媒体、紙カードや紙テープ
等の用紙（および、用紙に相当する機能を持った媒体）
を用いた記憶媒体、その他各種方法でコンピュータプロ
グラム等が記憶される記憶媒体が含まれる。本実施形態
の電子メールシステムにおいて使用される記憶媒体とし
ては、主として、ＣＤ−ＲＯＭやフロッピーディスク等
の記憶媒体が使用される。記憶媒体駆動装置１７は、こ
れらの各種記憶媒体からコンピュータプログラムを読み
込む他に、フロッピーディスクのような書き込み可能な
記憶媒体に対してＲＡＭ１１３や記憶装置１６に格納さ
れているデータ等を書き込むことが可能である。

【００１８】本実施形態の電子メールシステムでは、制
御部１１のＣＰＵ１１１が、記憶媒体駆動装置１７にセ
ットされた外部の記憶媒体からコンピュータプログラム
を読み込んで、記憶装置１６の各部に格納（インストー
ル）する。そして、本実施形態によるアクセス権管理等
の各種処理を実行する場合、記憶装置１６から該当プロ
グラムをＲＡＭ１１３に読み込み、実行するようになっ
ている。但し、記憶装置１６からではなく、記憶媒体駆
動装置１７により外部の記憶媒体から直接ＲＡＭ１１３
にプログラムを読み込んで実行することも可能である。
また、電子メールシステムによっては、本実施形態の他
言語文書検索処理プログラム等を予めＲＯＭ１１２に記
憶させておき、これをＣＰＵ１１１が実行するようにし
てもよい。さらに、本実施形態のアクセス権管理プログ
ラム等の各種プログラムやデータを、通信制御装置１８
を介して他の記憶媒体からダウンロードし、実行するよ
うにしてもよい。

【００１９】通信制御装置１８は、電子メールシステム
（サーバ１）とネットワーク接続された各ワークステー
ションや、他のネットワーク、他のパーソナルコンピュ
ータやワードプロセッサ等の各種電子機器との間を接続
するための制御装置である。入出力Ｉ／Ｆ１９は、音声
や音楽等の出力を行うスピーカ等の各種機器を接続する
ためのインターフェースである。文字認識装置２０は、
用紙等に記載された文字をテキスト形式やＨＴＭＬ等の
各種形式で認識する装置であり、イメージスキャナや文
字認識プログラム等で構成されている。

【００２０】以上のように構成された本実施形態の電子
メールシステムによるアクセス権管理の動作について、
図３から図５を使用して説明する。図３は、ユーザの
「川島一郎」がワークステーションＷＳ１から、他のユ
ーザを受信者に指定して、電子メールを送信する場合の
メール送信画面を表したものである。この図３に示すよ
うに、メール送信時に設定するメール情報としては、
「宛先」、「見出し」、「重要指定」、「至急指定」、
「親展指定」、「メール種類」、「期限指定」、「送信
順序指定」、「セキュリティ解除」、「次受信表示」が
ある。また、メール情報には図示しない他の画面で設定
可能な、他の書誌的事項等も含まれる。このメール送信
画面において、「重要指定」欄以下の欄は、設定された
項目が黒塗りの四角で表される。

【００２１】「宛先」欄には、メールを送信したい１名
又は複数名ユーザ（受信者）の指名が設定される。ここ
に設定される受信者名は、「メール種類」欄で「回覧」
や「稟議」が指定されていて、「送信順序」欄で「す
る」が指定されている場合、最左側の「山本太郎」から
右側に向かって順序づけられる。「見出し」欄には、メ
ール文書の見出しが入力され、ユーザ入力がされない場
合には、メール文書の１行目が見出しに使用される。

【００２２】「重要指定」欄、「至急指定」欄、「親展
指定」欄を「する」に設定すると、メールを受信したユ
ーザのメール受信画面で、それぞれ該当のアイコン（絵
文字）部分が濃く表示され、強調される。「親展指定」
が「する」に指定されると、送信者側で親展用のパスワ
ードが入力されないと読むことができなくなる。「メー
ル種類」欄の「指定なし」が設定されるとメールの種類
が無指定になり、「返要」は、返事が必要なメールのと
きに指定し、「伝言」が設定されると見出しのみが送信
され、「回覧」が指定されるとメール文書が回覧され、
「稟議」は稟議が必要なメール文書で指定する。図３に
示したメール送信画面では、メール種類として「回覧」
が指定されている。「期限指定」欄は、指定された期限
の設定画面が表示され、該当期限が入力される。「送信
順序指定」欄で「する」が選択されると、「宛先」欄に
記載された順に送信順序が決定される。

【００２３】「セキュリティ解除」欄は、本実施形態に
よるアクセス権管理処理において、セキュリティを解除
して、現在アクセスが可能な受信者よりも順序が後流側
受信者が確認できることが可能な項目を設定する欄であ
る。「共通に設定」が選択されると、宛先に記載した全
受信者に対して共通に設定される。「個別に設定」が選
択されると各受信者毎に、セキュリティの解除項目が設
定される。

【００２４】セキュリティ解除項目には、「見出し」
「文書タイトル」「文書要約」「前受信者名」「全受信
者名」「送信者名」「その他」がある。「文書要約」が
設定されていると、添付書類としてメール文書に要約が
添付されている場合にはその要約のセキュリティが解除
され、添付されていない場合には電子メールシステム側
で自動的に要約を作成し、その要約のセキュリティが解
除される。「前受信者名」が設定されていると、現在ア
クセス可能な受信者名についてのアクセスが可能にな
る。「全受信者名」が設定されていると、そのメール文
書が送信される全受信者名についてのアクセスが可能に
なる。「送信者名」が設定されていると、送信者の名
称、この場合には送信者「川島一郎」についてのアクセ
スが可能になる。「その他」の項目が設定されると、
「その他」と記載された枠内に、メール文書やメール情
報が表示され、送信者が任意の範囲を指定することで、
その範囲のセキュリティが解除される。

【００２５】「次受信表示」欄は日数又は／及び時間を
設定する欄で、ある受信者にメール文書を送信した後、
ここに設定された日数等が経過するまでにその受信者又
はその代理承認者が承認等をしない場合に、次の受信者
に対して、その次の順番でメール文書が送信される（ア
クセス可能になる）ことを表示する。この場合、次の受
信者には、「セキュリティ解除」欄で設定された項目だ
けがアクセス可能になる。

【００２６】以上の各設定を行った後、電子メールの送
信者は、図３のメール送信画面において「送信」キーを
選択すると、設定したメール情報とメール文書とがサー
バ１に送信される。サーバ１は、通信制御装置１８を介
してワークステーションＷＳ１から送信者「川島一郎」
の電子メールを受信すると、メール文書を文書データベ
ース１６４に格納するとともに、セキュリティ情報やワ
ークフロー（送信順序等）を含むメール情報をワークフ
ロー格納部１６５に格納する。そして、ワークフローに
規定された送信順に従って受信者「山本太郎」から順次
メール文書を送信し（アクセス可能な状態にし）、受信
者本人による承認が得られ次第、次の受信者「石川花
子」にメール文書を送信する。

【００２７】図４は、受信者「石川花子」の受信一覧画
面を表したものである。この図４に示すように、受信一
覧画面では、上段に全受信件数が１４件で、その内アク
セス可能な（メール文書を開くことが可能な）メール文
書が１４件で、次受信（ワークフローの順番が次である
電子メール）の件数が０件であることが表示されてい
る。受信一覧画面において、「未読」欄に封筒の絵柄の
アイコンが表示去れている電子メールは、受信後未だに
開いていない（読んでいない）メールであることを表し
ている。「メールの種類」には、図３のメール送信画面
で設定された回覧、伝言、稟議等の他に、重要指定、至
急指定、親展指定等の設定内容がアイコンで表示される
ようになっている。「ツール」欄は、そのメール文書を
作成したツール名（エディタ、一太郎等）が表示され
る。「送信者名」には電子メールの送信者名が表示さ
れ、「着信日時」にはメールを受信した日時が表示さ
れ、「見出し」欄にはメール文書の見出しが表示され
る。

【００２８】この図４に示すように、受信メール表示欄
４１には送信者「川島一郎」からの電子メールの書誌事
項が表示され、いつでもメール文書及びメール情報の内
容を確認することができる。

【００２９】一方、サーバ１は、ワークフロー格納部１
６５に格納したメール情報の「次受信表示」の期間（
日 時間後）を調べ、電子メールを受信者「石川花子」
に送信した後にその期間が経過しているか否かを調べ、
経過した時点で、次の受信者である「原田三四郎」に対
して次に電子メールを受信する順番であることを知らせ
る、セキュリティ解除項目の範囲でアクセス可能にす
る。

【００３０】図５は、次の受信者「原田三四郎」の受信
一覧画面を表したものである。この図５に示すように、
送信者「川島一郎」からの電子メールの次の受信者に該
当するため、上段に全受信件数が７件でのうち、アクセ
ス可能な件数が６件で、次受信（ワークフローの順番が
次である電子メール）の件数が１件であることが表示さ
れている。そして、次受信者「原田三四郎」の受信メー
ル表示欄５１に表示された当該電子メールの表示が、図
５に示すように、グレー表示される。そして、サーバ１
は、送信者「川島一郎」が図３のメール送信画面で設定
した、セキュリティ解除項目の範囲で表示可能にアクセ
ス権を管理する。なお、受信メール表示欄５１の「着信
日時」欄にカッコ付きで表示した日時は、現在アクセス
が可能な受信者「石川花子」のメール着信日時が表され
る。この項目に対してセキュリティがかかっている場合
には、次受信の表示がされた日時がカッコなしで表示さ
れる。「見出し」欄の表示「広告制作のポイント」は、
図３のメール送信画面で「見出し」のセキュリティが解
除されているために表示されている。

【００３１】以上説明したように、本実施形態によれ
ば、ワークフロー途中の受信者（承認者）が承認するま
で、グレー表示された送信者名と文書タイトルのみがワ
ークフローの次の受信者に配信され、受信一覧画面に表
示される。従って、従来のアクセス権管理機構では、そ
の存在を知り得なかった文書（グレー表示されたもの）
を、その重要度判断の手がかり（一群の関連文書の中に
現れるから）とともに認知することができる。

【００３２】以上、本実施形態の構成および他言語文書
検索の処理について説明したが、本発明では、これらの
各形態に限定されるものではなく、請求項に記載された
発明の範囲内で種々の変形をすることが可能である。例
えば、実施形態では、現在アクセス可能な受信者の、次
の受信者がセキュリティ解除された範囲でアクセス可能
にする場合に付いて説明したが、現在アクセス可能な受
信者よりも順序が後の受信者であれば、２名以上の受信
者に対して、後にアクセスが可能であることを知らせる
ようにしてもよい。

【００３３】また、後に自分に対する電子メールが送信
されることを受信一覧画面のグレー表示により知り、そ
の電子メール全体を早く読みたい受取人（後受信者「原
田三郎」等）は、グレー表示を（ダブル・）クリックす
る等することにより、承認を催促することができるよう
にしてもよい。この場合、サーバ１は、現在アクセス可
能な受信者「石川花子」に対し、その受信一覧画面（図
４）の該当受信メール表示欄４１を赤色表示や、点滅表
示等により、早期承認に催促がされていることを知らせ
る。そして、サーバ１は、一定期間（例えば、１日、３
日、１週間、催促者や電子メール送信者が任意に設定可
能なｎ日等）経過してもその受信者「石川花子」による
承認が得られない場合には、代理承認者が存在するか調
べ、存在する場合には、その代理承認者に承認可否の問
い合わせを送信する。次受信者には、（代理）承認者が
なんらかのタイミングでオーソライズした時点で初め
て、メール文書本体が読めるようになる。

【００３４】また、グレー表示の対象には、他の書誌情
報（日時etc.) や要約文をオプションとして加えること
も可能である（そのような設定パラメータが提供されて
いる）。これにより、新世代のアクセス権管理機構とし
て、非同期の協業のインタフェースを守りつつアクセス
承認の手続きを早めることができる。またそもそも、従
来のアクセス権管理機構では、その存在を知り得なかっ
た文書（グレー表示されたもの）を、その重要度判断の
手がかり（一群の関連文書の中に現れるから）とともに
認知することができるようになる。

【００３５】

【発明の効果】本発明によれば、受信者と受信順序が規
定されたメール情報とメール文書とを取得し、前記取得
した前記受信者に対して、前記受信順序の順に前記メー
ル文書のアクセスを可能にし、現在アクセス可能な受信
者よりも順序が後の後受信者に対して、後にアクセスが
可能であることを知らせるようにしたので、後流側の受
信者であっても、受信配信順序が規定された自分に対す
る電子文書配信の存在を確認することができる。また本
発明では、さらに、後受信者からの早期アクセスの催促
を受けた場合、現在アクセス可能な受信者に対して、前
記後受信者がアクセス可能な状態にするようにしたの
で、現在アクセス可能な受信者に対して催促をすること
で、受信順序が決められた電子文書の配信の遅れを少な
くすることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の１実施形態における電子メールシステ
ムの構成を表したブロック図である。

【図２】同上、実施形態におけるサーバの構成を表した
ブロック図である。

【図３】同上、実施形態において電子メールを送信する
送信者のメール送信画面を表した説明図である。

【図４】同上、実施形態において現在アクセスが可能な
受信者の受信一覧画面を表した説明図である。

【図５】同上、実施形態において次にアクセスが可能な
受信の受信一覧画面を表した説明図である。

【符号の説明】

１１ 制御部 １１２ ＲＯＭ １１３ ＲＡＭ １２ キーボード １３ マウス １４ 表示装置 １５ 印刷装置 １６ 記憶装置 １６１ 仮名漢字変換辞書 １６２ プログラム格納部 １６３ データ格納部 １６４ 文書データベース １６５ ワークフロー格納部 １６６ 文書ベクトルデータベース １７ 記憶媒体駆動装置 １８ 通信制御装置 １９ 入出力Ｉ／Ｆ ２０ 文字認識装置

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 受信者と受信順序が規定されたメール情
   報とメール文書とを取得するメール取得手段と、 前記メール取得手段により取得された前記受信者に対し
   て、前記受信順序の順に前記メール文書のアクセスを可
   能にするアクセス権管理手段と、を備えた電子文書配信
   システムであって、 前記アクセス権管理手段は、現在アクセス可能な受信者
   よりも順序が後の後受信者に対して、後にアクセスが可
   能であることを知らせることを特徴とする電子文書配信
   システム。
2. 【請求項２】 前記メール情報は、セキュリティに関す
   る情報を含み、 前記アクセス権管理手段は、前記セキュリティ情報で前
   記後受信者によるアクセスを認めている範囲でアクセス
   可能にすることを特徴とする請求項１に記載の電子文書
   配信システム。
3. 【請求項３】 前記後受信者からの早期アクセスの催促
   を受信する催促受信手段と、 前記アクセス権管理手段は、前記催促受信手段により早
   期アクセスの催促を受信した場合に、現在アクセス可能
   な受信者に対して、前記後受信者がアクセス可能な状態
   にすることを催促することを特徴とする請求項１または
   請求項２に記載の電子文書配信システム。
4. 【請求項４】 前記アクセス権管理手段は、前記催促受
   信手段により早期アクセスの催告を受信した場合に、現
   在アクセス可能な受信者又はその代理承認者から承認を
   得た後に、アクセス順序を次に進めることを特徴とする
   請求項３に記載の電子文書配信システム。
5. 【請求項５】 受信者と受信順序が規定されたメール情
   報とメール文書とを取得するメール取得機能と、 前記メール取得機能により取得された前記受信者に対し
   て、前記受信順序の順に前記メール文書のアクセスを可
   能にするアクセス権管理機能と、をコンピュータに実現
   させるためのコンピュータ読取り可能な電子文書配信プ
   ログラムが記憶された記憶媒体であって、 前記アクセス権管理機能は、現在アクセス可能な受信者
   よりも順序が後の後受信者に対して、後にアクセスが可
   能であることを知らせることを特徴とする電子文書配信
   プログラムが記憶された記憶媒体。
6. 【請求項６】 前記メール情報は、セキュリティに関す
   る情報を含み、 前記アクセス権管理機能は、前記セキュリティ情報で前
   記後受信者によるアクセスを認めている範囲でアクセス
   可能にすることを特徴とする請求項５に記載の電子文書
   配信プログラムが記憶された記憶媒体。
7. 【請求項７】 前記後受信者からの早期アクセスの催促
   を受信する催促受信機能と、 前記アクセス権管理機能は、前記催促受信機能により早
   期アクセスの催促を受信した場合に、現在アクセス可能
   な受信者に対して、前記後受信者がアクセス可能な状態
   にすることを催促することを特徴とする請求項５または
   請求項６に記載の電子文書配信システム。
8. 【請求項８】 前記アクセス権管理機能は、前記催促受
   信機能により早期アクセスの催告を受信した場合に、現
   在アクセス可能な受信者又はその代理承認者から承認を
   得た後に、アクセス順序を次に進めることを特徴とする
   請求項７に記載の電子文書配信プログラムが記憶された
   記憶媒体。
9. 【請求項９】 受信者と受信順序が規定されたメール情
   報とメール文書とを取得し、 前記取得した前記受信者に対して、前記受信順序の順に
   前記メール文書のアクセスを可能にし、 現在アクセス可能な受信者よりも順序が後の後受信者に
   対して、後にアクセスが可能であることを知らせること
   を特徴とする電子文書配信のアクセス権管理方法。
10. 【請求項１０】 後受信者からの早期アクセスの催促を
    受けた場合、 現在アクセス可能な受信者に対して、前記後受信者がア
    クセス可能な状態にすることを特徴とする請求項９に記
    載の電子文書配信のアクセス権管理方法。