JPH11112556A

JPH11112556A - メイル管理システム

Info

Publication number: JPH11112556A
Application number: JP9275800A
Authority: JP
Inventors: Tomomi Yamauchi; 伴美山内; Yoshitake Inoue; 喜勇井上; Toshiyuki Oda; 稔之織田
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1997-10-08
Filing date: 1997-10-08
Publication date: 1999-04-23

Abstract

(57)【要約】【課題】メイルの期待度をメイルの受信側で設定しメイ
ルを効率的に処理する。【解決手段】表示手段１０１、入力手段１０３、制御手
段１０４、記憶手段１０２、通信手段１０５、ユーザ環
境設定データベース部１０７から成るメイル管理システ
ム。制御手段１０１は、入力手段１０３によってユーザ
環境設定データベース部１０７に入力されたデータを参
照し、通信手段１０５を用いて一定間隔でメイルサーバ
１１０に接続して新規メイルの受信を確認し、新規メイ
ルの受信を確認したら、通信手段１０５を経由してヘッ
ダ情報を記憶手段１０２に格納し、ヘッダ情報とユーザ
環境設定データベース部１０７の「期待度」をユーザに
通知するメイル管理システム。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、インターネットや
パソコン通信を通じて受信するメイルを管理するメイル
管理ソフトに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年インターネットが普及し、連絡、情
報交換手段として電話、ＦＡＸ、手紙同様にインターネ
ットや社内メイルを活用するケースが増えている。今や
メイルが一番活用されていると言っても過言でない。

【０００３】しかし、普段からあまりメイルを活用しな
い人は、いつ新しいメイルが届いているのかを常時チェ
ックしないので、緊急メイルを放置してしまうなんてケ
ースがあるし、メイルを多用してる人でも、返事がすぐ
に欲しい場合など、ずっとメイルの到着を見張ってるわ
けにもいかないので、ユードラ（登録商標）、ＣＣメイ
ル（登録商標）等、ほとんどのメイル管理ソフトは、メ
イルの到着を知らせる機能を備えている。これらソフト
は、ユーザ環境設定として、設定した時間毎にサーバに
接続して新規メイルが届いたかどうかを確認し、受信
音、ダイアログボックス等で新規メッセージ受信通知を
行なったり、既読／未読数をステータスバーに表示して
いる。

【０００４】また、メイルを多用する人の場合、あまり
にメイルが数多く届くと送信者や内容毎でのメイルの管
理が手におえなくなるので、ヘッダ（Ｓｕｂｊｅｃｔ、
Ｔｏ、Ｆｏｒｍ）を参照して、自動的にメイルをフォル
ダに振り分ける機能を備えたＡｌｍａｉｌ等のソフトが
利用されている。また、ＣＣメイルにおいては、急ぎの
メイルの場合には、「緊急メイルである」という事を表
す速達マークが付く機能も備える。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、新規メ
ッセージ受信通知を受けたからメイルを開いてみたとこ
ろ、まったく興味の無いメールであったり、一度に大量
のメイルが届いた場合など、どのメイルから読むべきな
のかの優先度を判断するすべがない。

【０００６】そこで、本発明の目的は、受信したメイル
の取り扱いに関して、受信者側で優先度を設定する事に
より、効率的なメイル受信通知及び、メイル振り分け処
理を行なうことにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明のメイル管理システムは、表示手段と、ユー
ザが入力を行うための入力手段と、メイルサーバから受
信したメイルヘッダ及びメイル本体を格納する記憶手段
と、ユーザが設定した環境データを格納するユーザ環境
設定データベース部と、前記ユーザ環境設定データベー
スを参照に、定期的にメイルサーバに接続し、新規メイ
ルの受信をユーザに通知するる制御手段と、メイルサー
バとのデータ送受信に用いる通信手段を備え、前記制
御手段は、前記ユーザ環境設定データベースを参照に、
定期的にサーバに接続し、新規メールの受信を確認し、
前記ユーザ環境設定データベース部に記載された期待度
に従ってユーザに通知する。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下、本発明に係わるメイル管理
システムの実施の形態を実施例を図面を用いて説明す
る。

【０００９】

【実施例】図１は、本発明の実施例であるメイル管理シ
ステムの構成を示すブロック図である。

【００１０】図に於いて、メイル管理システム１００
は、表示手段１０１と、記憶手段１０２と、ユーザが入
力を行うための入力手段１０３と、メイル管理システム
を制御する制御手段１０４と、データの送受信に用いる
通信手段１０５と、ユーザが設定した環境データを格納
するユーザ環境設定データベース部１０７とから構成さ
れる。表示手段１０１にはユーザに入力を促す画面が表
示される。この画面に入力手段１０３を用いてデータを
入力する。この入力されたデータはユーザ環境設定デー
タベース部１０７に格納される。又、記憶手段１０２に
は通信手段１０５を経由して受信したメイルが格納され
る。

【００１１】メイル管理システム１００は、前記通信手
段１０５を介してメールサーバ１１０と接続されてお
り、前記メールサーバ１１０は、外部インターネット１
０２に接続されている。

【００１２】メイルサーバ１１０に取り込まれたメイル
は通信手段１０５を介して制御手段１０４に入力され、
ここで、制御手段１０４はユーザ環境設定データベース
部１０７のデータを参照した方法で表示手段１０１にメ
イル受信した旨の通知を行なう。

【００１３】なお、本実施例では、通信手段１０５とメ
イルサーバ１１０間の通信経路としては、電話回線を想
定し、入力手段１０３としては、マウス及びキーボード
を想定している。

【００１４】図２は、ユーザ環境設定データベースであ
り、（ａ）はサーバ接続間隔、（ｂ）は期待度通知マー
ク、（ｃ）はメイル送信者リストから成るユーザ環境設
定データベースを示す図である。

【００１５】図２（ａ）に示すサーバ接続間隔は、メイ
ル管理システム１００の制御手段１０４が、通信手段１
０５を用いてメイルサーバ１１０に接続され、メイルの
受信を確認する間隔を指す。接続間隔は「通常」と「緊
急」の２通りが設定可能で、「通常」は、通常の接続間
隔であり、本実施例では１０分に設定されている。「緊
急」は、自分が送信したメイルに対して急いで返事が欲
しい場合など、急いでいる場合に、メイルサーバ１１０
に接続する間隔を短く設定するものであり、本実施例で
は３分に設定されている。サーバ接続間隔の二つのモー
ド「通常」と「緊急」は、トグルで変わる。表示手段１
０１に、サーバ接続間隔を示すためのアイコンがどちら
かのモードで表示され、マウスでクリックすると、もう
一方のモードになる。ユーザは、待ちわびているメイル
がある際には、サーバ接続間隔のモードを「緊急」に設
定し、そうでない場合には、サーバに負荷がかからない
ように、「通常」モードにしておく。

【００１６】図２（ｂ）に示す期待度通知マークは、ユ
ーザが自分の送信者リストに基づいて決定する期待度で
ある。即ち、図２（ｃ）に示すメイル送信者リストに登
録されている送信者からのメイルを受信した際に、「期
待度」を通知するのに用いるマークである。「期待度」
が“最優先”の場合には、“★”マーク、「期待度」が
“優先”の場合には、“☆”マーク、「期待度」が“普
通”の場合には、無印、「期待度」が「迷惑」の場合に
は、“×”マークとなる。「期待度」が“迷惑”とは、
たとえはＤＭ（ダイレクトメール）等、毎回送られてく
るメイルが不必要と判断されたメイルの事を指す。例え
ば、「期待度」が“優先”である送信者“花子”からの
メイルを受信した際には、制御手段１０４は、表示手段
１０１に、メイルが届いた旨を通知するダイアログボッ
クスを、「☆」マークと共に表示する。

【００１７】図２（ｃ）に示すメイル送信者リストは、
本メイル管理システム１００のユーザが普段メイルの送
受信を行なっている人々から受信したメイルの取り扱い
を登録したデータベースであり、「メイルアドレス」に
対応した、「エイリアス」、「期待度」、「返信済み」
等の項目からなる。「メイルアドレス」は、送信者のメ
イルアドレス、「エイリアス」とは、受信側で設定する
メイルアドレスのニックネームに相当するもので、本シ
ステムがユーザにメールの受信を通知する際に用いる。
「期待度」は、受信者側で、送信者から受信するメイル
の優先度を設定するもので、「メイルを受信した場合に
すぐに読みたい」場合を優先度が高いという判断で設定
しており、“最優先”、“優先”、“普通”、“迷惑”
の４レベルからなる。制御手段１０４は、「期待度」の
高いメイルは、受信を確認したら、すぐにユーザに通知
する。一度のサーバ接続で複数のメイルを受信した場合
には優先度の最も高い送信者の「エイリアス」及び「通
知マーク」を用いて通知する。

【００１８】図３は、新規メイル通知画面を表す。３０
０は制御手段１０４が、メイルサーバ１１０に新規メイ
ルの受信を確認した際に、ユーザに通知するダイアログ
ボックス画面であり、メイルが届いた事を通知するメッ
セージ３０１と、すぐに読む場合に選択する「今すぐ読
む」ボタン３０２、すぐには読まない場合の「後で読
む」ボタン３０３から成る。メッセージ３０１には、
「期待度」がどのレベルのユーザからのメイルが届いた
かを通知する「期待度」を示すマークが添付される。例
えばこの場合、「エイリアス」が“？”で登録された
「優先度」が“最優先★”である送信者からのメイルを
受信したという事がわかる。この実施例で“？”は相手
方が不明と言う意味ではなく、「期待度」を付けたユー
ザは相手方をよく知っているが他の人に知られたくない
ため、単に“？”で表示しただけである。“最優先であ
る？からのメイルを受信した”という事を認識したユー
ザが、「今すぐ読む」ボタン３０２をマウスでクリック
した場合には、制御手段１０４は、通信手段１０５経由
でメイルサーバ１１０から受信したメイルの本体を、記
憶手段１０２に格納する。

【００１９】メイル受信リスト３０４は、ユーザが「今
すぐ読む」ボタン３０２を選択した場合にユーザに提示
する画面であり、「差出人」及び「用件」、「返信」の
リストと、送信者の優先度を示すマークから構成され
る。マークは、「読みたい度」が“最優先”の場合に
は、「★」で、“優先”の場合には、「☆」を添付し、
“普通”の場合には特にマークは添付しない。差出人
は、「読みたい度」の高い順にリストアップされるの
で、例えば、差出人３０５〜３０８のリストに示すよう
に、“最優先”の“？”、“優先”の“花子”、“普
通”の“マユ”の順となる。“最優先”の“？”には、
最優先である事を示す「★」マーク３０９、“優先”の
“花子”には、優先である事を示す「☆」マークを添付
してユーザにその旨を通知する。「読みたい度」が「普
通」の“マユ”は、無印となる。差出人３０８のよう
に、ユーザ環境設定データベース部１０７に登録されて
いないユーザからのメイルを受信した際には、特に「エ
イリアス」は設定されていないので、「差出人」として
はメイルアドレスそのものが表示される。受信したメイ
ルに返信した場合には自動的に「返信」の欄にチェック
マークが表示されるので、返信したかどうかを判別する
ことが出来る。

【００２０】図４はメイル管理システムの動作を示すフ
ローチャートである。

【００２１】ステップ４０１に於いて、制御手段１０４
は、ユーザ環境設定データベース部１０７のサーバ接続
間隔を参照する。スッテプ４０２に於いて、設定された
時間が経過したか否かをチェックし、設定された時間が
経過したら、スッテプ４０３に示すように通信手段１０
５を介してメイルサーバ１１０に接続する。なお、スッ
テプ４０２に於いて、設定時間が経過しない場合、即ち
“ＮＯ”の場合はスッテプ４０１に戻る。

【００２２】サーバー１１０に接続した後、ステップ４
０４に於いて新規メイルの有無が確認される。ステップ
４０４に於いて、新規メールが無い場合には、ステップ
４０１に戻り、有る場合には、ステップ４０５に進み、
ここで、メイルのヘッダ情報を、通信手段１０５を介し
てメイル管理システム１００の記憶手段１０２に格納す
る。ヘッダ情報には、送信者のメイルアドレス、受信日
時、用件等が含まれる。ヘッダ情報と、優先度リストか
ら、ステップ４０６に於いて優先度の高いメイルアドレ
ス有無を確認し、優先度の高い、即ち「期待度」の高い
メイルアドレスからのメイルを受信した場合にはステッ
プ４０７に進み、ここで通知方法情報、例えば「期待
度」を参照して、「期待度」の高い順にユーザに通知す
る。受信したメイルに「期待度」の高いメイルが含まれ
なかった場合には、ステップ４０１に戻る。

【００２３】メイルの通知には、最優先のメイルアドレ
スの優先度にあわせたマークを用いて通知する。（図３
の「期待度」を示すマーク３００を参照）ユーザが「今
すぐ読む」ボタン３０２を選択した場合には、メイルサ
ーバ１１０からメイルの本文を受信して記憶手段１０２
に格納し、図３に示すメイルの受信リストを表示する。
リストには、優先度マークが表示されている。

【００２４】図５は、ユーザ環境設定データベースを登
録する画面であり、５０１〜５０２は、文字入力フィー
ルド、５０３〜５０６は期待度選択チェックマーク、５
０７は登録ボタンである。

【００２５】なお、本実施例では、入力手段１０３とし
て、キーボード及びマウスと用いている。ユーザは、文
字入力フィールドにカーソルを合わせてマウスをクリッ
クし、キーボードで文字を入力する。

【００２６】ユーザが、「メイルアドレス」、「エイリア
ス」に該当情報を入力し、「最優先」から「迷惑」まで
の期待度選択チェックマーク５０３〜５０６の中から希
望の「期待度」をマウスで選んでマークを付け、これらの
データの正確な入力を確認した後に登録ボタン５０７を
クリックすると、制御手段１０４はユーザの入力したメ
イルアドレスに対応する諸情報を、ユーザ環境設定デー
タベース部１０７に登録する。

【００２７】なお、本実施例では、通信経路として電話
回線を用いたが、光ファイバ、ＣＡＴＶ等の有線通信
や、携帯電話、放送衛星、通信衛星等の無線通信、ＬＡ
Ｎ等の社内ネットワーク、ＦＡＸ等を用いてもよい。

【００２８】また、本実施例では、ユーザ環境設定デー
タベースとして、メイルアドレスに対応する「エイリア
ス」、「期待度」等の情報を用いたが、その他パラメー
タを用いてもよい。

【００２９】また、本実施例では、サーバの接続間隔の
２つのモード「通常」と「緊急」の変換には、画面上の
ボタンを用いてトグルで変える方法を用いたが、自分が
送信した後は、返事を待っているという事で、メイル送
信後に自動的に「緊急」モードに変えたり、また、自動
的に「緊急」モードにし、かつ時間に制限を設けてある
程度以上の時間が経過した場合には「通常」モードに変
えてもよい。このようにするには、制御手段１０４の中
にこのような制限を与える機能を設ければよい。

【００３０】更に、本実施例では、特に同優先度の送信
者からのメイルのリストアップの順番を特に述べてはい
ないが、こちらがメイルを送信したばかりの相手に関し
ては、返事が来るのを期待しているという事から、リス
トアップの優先順位を上げても良い。また、「期待度」
が下位であっても、「期待度」を変えることなく、リス
トアップの順位を上げてもよい。特に「速達」で送った
場合には、「期待度」が「通常」であってもリストアッ
プの上位に上げてもよい。この場合も制御手段１０４に
このような機能を持たせればよい。

【００３１】また、本実施例では、「期待度」が“迷
惑”であるメールの取り扱いを特には述べていないが、
「期待度」が“迷惑”であるメイルを受信した際には、
自動的に「もう、メイルは送らないで下さい」という旨
のメイルを送り返すことが出来る。この場合には、デフ
ォルトとしてユーザ環境設定データベース部１０７に文
章を入れておけば、「期待度」が“迷惑”を検出して上
記のようなメイルを送り返すことが出来る。更に、“迷
惑”メイルへの返信専用のボタンを設けて、そのボタン
を押したら、「もう、メイルは送らないで下さい」旨の
メイルを返信すことが出来る。この場合、図５のユーザ
環境設定データベース登録画面に返信文書欄を設けてお
き、この欄に文章を記入することにより、この文章をユ
ーザ環境設定データベース部１０７に登録することによ
り実施出来る。

【００３２】更にまた、本実施例では、ユーザ環境設定
データベース部において、「返信」チェックには、特に
期間は設けていないが、「未返信」である期間も記録し
て、「未返信」である旨をユーザに通知する機能を備え
ても良いし、あらかじめ定められた期間（例えば１週
間）を過ぎても「未返信」の場合には図３に示す新規メ
イル通知画面の返信欄を点滅させてもよい。これを行う
には、ユーザ環境設定データベース部１０７「未返信」
欄を設け、「点滅」、「未返信期間」のマークを選択出
来るようにするればよい。

【００３３】また、本実施例では、「期待度」として、
「最優先」、「優先」、「普通」、「迷惑」の４つのレ
ベルを用いたが、その他のパラメータ、形容詞等の表現
方法を用いても良い。

【００３４】また、本実施例では、未読メイルの自動処
理については特に述べていないが、メイル管理システム
が、自動的に未読期間を計算し、あらかじめ定められた
期間を経過したメイルをリストアップの上位にリストし
てもよく、更には色を変えて表示してもよい。

【００３５】「期待度」を表示する方法として、実施例
ではマークを付けることを提案したが、マークを付ける
変わりに色を変えたり、言葉で表わしたり等色々な表示
の仕方が採用できる。

【００３６】

【発明の効果】本発明により、インターネットにおける
メイル送受信において、受信者側で、受信したメイルの
「期待度」及び「期待度」に応じた受信メイルの表示を
設定出来る。

【図面の簡単な説明】

【図１】メイル管理システムを示すブロック図である。

【図２】ユーザ環境設定データベースを示す図である。

【図３】新規メイル通知画面を示す図である。

【図４】メイル管理システムフローを示す図である。

【図５】ユーザ環境設定データベース登録画面を示す図
である。

【符号の説明】

１００…メイル管理システム、１０１…表示手段、１０
２…記憶手段、１０３…入力手段、１０４…制御手段、
１０５…通信手段、１０７…ユーザ環境設定データベー
ス部、１１０…メイルサーバ、１１１…インターネッ
ト。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者織田稔之神奈川県横浜市戸塚区吉田町292番地株式会社日立製作所マルチメディアシステム開発本部内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】表示手段と、入力手段と、メイルサーバ
とのデータ送受信に用いる通信手段と、前記通信手段を
経由して受信したデータを格納する記憶手段と、メイル
システムに関する諸設定を記録するユーザ環境設定デー
タベース部と、前記ユーザ環境設定データベース部を参
照して、前記表示手段を用いてユーザに新規メイル受信
を通知する制御手段から成るメイル管理システムにおい
て、前記制御手段はメイルの新規受信を確認し、メイル
の新規受信を確認したら、前記通信手段経由で新規メイ
ルのヘッダを前記記憶手段に格納し、受信した前記新規
メイルのヘッダと前記ユーザ環境設定データベース部の
データから受信メイルの期待度を決定し、前記表示手段
を用いてユーザに新規メイルの受信を通知することを特
徴とするメイル管理システム。
【請求項２】請求項1に記載のメイル管理システムに
おいて、前記ユーザ環境設定データベース部にメイルサ
ーバに接続する時間間隔を設定し、前記制御手段は前記
ユーザ環境設定データベース部に設定された時間間隔を
参照して一定間隔でメイルサーバに接続してメイルの新
規受信を確認することを特徴とするメイル管理システ
ム。
【請求項３】請求項1に記載のメイル管理システムに
おいて、前記表示手段にユーザ環境設定用画面を表示
し、この画面を用いてユーザの環境を設定し、設定され
たユーザ環境を前記ユーザ環境設定データベース部に格
納することを特徴とするメイル管理システム。
【請求項４】請求項１に記載のメイル管理システムに
おいて、ユーザ環境設定データベース部は、メイルサー
バに接続する時間間隔と、ユーザがメイルを送受信する
相手に関する諸情報を格納する事を特徴とするメイル管
理システム。
【請求項５】請求項２に記載のメイル管理システムに
おいて、前記制御手段を前記メイルサーバに接続する時
間間隔には、「通常」と「緊急」の少なくとも2種類以
上のモードが存在する事を特徴とするメイル管理システ
ム。
【請求項６】請求項２に記載のメイル管理システムに
おいて、前記ユーザがメイルを送受信する相手に関する
諸情報はメイルアドレスに対応した、ニックネームに相
当する「エイリアス」、相手のメイルを読みたいと待ち
わびる度合いを示す「期待度」、相手からのメイルに対
して返信したか否かを示す「返信」等の情報のうち少な
くとも一つを備える事を特徴とするメイル管理システ
ム。
【請求項７】請求項５に記載のメイル管理システムに
おいて、前記サーバに接続する時間間隔は、メイルを送
信した後には間隔の短いモードになる事を特徴とするメ
イル管理システム。
【請求項８】請求項６に記載のメイル管理システムに
おいて、前記「期待度」は、メイルを「速達」で送信し
たら、送信相手の「期待度」を一時的に高いレベルに自
動的に上げる事を特徴とするメイル管理システム。
【請求項９】請求項６に記載のメイル管理システムに
おいて、ユーザに新規メイルの受信を通知する際、また
は受信したメイルをリスト表示する際に、ユーザに受信
したメイルの送信者の「期待度」がわかるように表示す
る事を特徴とするメイル管理システム。
【請求項１０】請求項９に記載のメイル管理システム
において、前記受信しため入るの送信者の「期待度」が
わかるような表示とは、色表示を替える、マークをつけ
る、言葉で表示する等である事を特徴とするメイル管理
システム。
【請求項１１】請求項６に記載のメイル管理システム
において、前記「期待度」の低い送信者からのメイルを
受信した際には、自動的に「今度はメイルを送らないで
欲しい」旨の文章を返信する機能を備えることを特徴と
するメイル管理システム。
【請求項１２】請求項６に記載のメイル管理システム
において、前記「期待度」の低い送信者からのメイルを
受信した際には、ボタン等を用いて、「今度はメイルを
送らないで欲しい」旨の文章を返信する機能を備える事
を特徴とするメイル管理システム。
【請求項１３】請求項１に記載のメイル管理システム
において、予め定められた期間が経過した未読のメイル
がある場合には、前記ユーザ環境設定データベース部か
らの情報を前記制御手段で制御して、前記未読のメイル
が分かるようにメイル通知リストに掲載することを特徴
とするメイル管理システム。